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INHALT
1. Vorbereitung
2. ErstellungderAusschreibungsunterlagen
3. Angebotsauswertung/Vergabeempfehlung
1.1 CHECKLISTEPROJEKT
1.Ausschreibungsvorbereitung☐ 1.1KlärungAusschreibungsumfang☐ 1.2FestlegungBieterkreis
2.ErstellungderAusschreibung☐ 2.1AufbauAusschreibungsstruktur☐ 2.2Massenzusammenstellung☐ 2.3ErstellungVertragsmuster☐ 2.4ErstellungLeistungsbeschreibung☐ 2.5Zusammenstellung Ausschreibungsunterlagen
3.Angebotsphase☐ 3.1VersandAusschreibungsunterlagen☐ 3.2Angebotserstellung durchdieBieter☐ 3.3Angebotsabgabe
1.1 CHECKLISTEPROJEKT
☐ 3.4AngebotsprüfungundAngebotsauswertung
☐ 3.5ErstellungPreisspiegel
4.Vergabevorschlag
☐ 4.1AbstimmungundAufklärungsgespräche
☐ 4.2Vergabevorschlag☐ 4.3VergabeanDienstleister
5.VorbereitungneuerDienstleister
☐ 5.1BeauftragungdesDienstleisters
1.2FESTLEGUNGZEITPLAN
• SehrschnelleAusschreibungohneAnforderunganVergaberecht 2-3Monate
• NormaleAusschreibungmitAufbauBetriebskonzeptundDatenerfassung 4-6Monate
• UmfangreicheAusschreibungenmitbesonderenAnforderungenimVergaberecht 6-9Monate
2. ERSTELLUNGDERAUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN
2.1 VerfahreneinerfunktionsorientiertenAusschreibung
2.2 Verfahreneinerergebnisorientierten Ausschreibung2.2.1 Definitioneinerergebnisorientierten Ausschreibung2.2.2 B.I.L.D– Methode2.2.3 GEFMA– Richtlinien
2.3 StrukturderAusschreibungsunterlagen2.3.1 Übersicht2.3.2 Ausschreibungstext,Vertrag2.3.3 Leistungsverzeichnis2.3.4 Leistungsbeschreibung2.3.5 AnhängezurLeistungsbeschreibung2.3.6 Preisblätter2.3.7 FormblätterzurAusschreibung
2.1 FUNKTIONSORIENTIERTEAUSSCHREIBUNGEN
• bisherwurdeüblicherweiseaufBasiseinerfunktionsorientiertenLeistungsbeschreibungmit
Leistungsverzeichnisausgeschrieben
à beinhalteteinedetaillierteErfassungundBeschreibungderLeistungendereinzelnen
Gewerke,derzuverwendendenMaterialienunddieHäufigkeitderTätigkeiten
à beieinerlangenBetriebsdauereinesGebäudesistdiedetaillierteErfassungaller
TätigkeitsbereichedesGebäudeskaumdarstellbar
• einWettbewerbzwischendenBieternfindetnuraufpreislicherEbenestatt
2.2 ERGBNISORIENTIERTEAUSSCHREIBUNGEN
2.2.1DefinitioneinerergebnisorientiertenAusschreibung
• eswerdenkeineTätigkeitenundzugehörigeHäufigkeitenfestgelegt,sonderndasdurchdieDienstleistungzu
erreichendeErgebnisinFunktionundQualität
• dasErreichendervereinbartenZielgrößenunterdengegebenenRandbedingungenistAufgabedes
Auftragnehmers
à QualitätenwerdennichtmehrausSichtdesVerrichtenden,sondernalsmessbareErgebnissebeschrieben
• damiterweitertsichderSpielraumdesAuftragnehmers,umseinFachwissenundInnovationspotentialzunutzen
undeineoptimaleProjektlösunganzubieten
• derWettbewerberweitertsichzueinemPreis- undLeistungswettbewerb
2.2 ERGBNISORIENTIERTEAUSSCHREIBUNGEN
2.2.1DefinitioneinerergebnisorientiertenAusschreibung
• ZielderAusschreibungisteintransparentes,nachhaltigesundqualitätsorientiertesKonzeptfürFM-
Dienstleistungen
• umTransparenzundVergleichbarkeitderAngebotezuermöglichen,müssendieBieterihreKalkulationsdetails
offenlegen
• MethodederQualitätssicherung:Raumgruppenzubilden,denenbestimmteQualitätsniveauszugeordnetwerden
à diesewerdeninweiterenSchrittenmitmaximalzulässigenFehlernhinterlegt
à NichterfüllunggehtmitSanktioneneinher
2.2 ERGBNISORIENTIERTEAUSSCHREIBUNGEN
2.2.2 B.I.L.D
• B.I.L.D.stehtdabeifürBetreuen,Inganghalten,LiefernundDokumentieren
à LeitfadenfürdiestrukturierteErstellungvonAusschreibungsunterlagenzu
ergebnisorientiertenFM-Leistungen
• dieMethodesolleinegleichbleibendguteQualitätderDatenaufnahmegarantieren
• derAuftragnehmerbietetdieGesamtleistungbeginnendmitderBetreuungundBeratungan
2.2 ERGBNISORIENTIERTEAUSSCHREIBUNGEN
2.2.3 GEFMA-Richtlinien
• dieGEFMA-Richtlinien lassensichebenfallsalsAusschreibungsleitfaden definieren
• fürdieAusschreibungundVergabevonkomplexenFM-LeistungendienendieRichtlinienGEFMA560
und960
• dieRichtlinien sollenzudeneinzelnenVerfahrensstufenOrientierunggeben,umdenbesonderen
AnforderungenandenWettbewerbfürkomplexeFM-Leistungengerechtzuwerden
• dieRichtlinie entledigtdenöffentlichenAuftraggeberjedochnichtvonderVerantwortung,das
Vergabeverfahrennachdengesetzlichen Vorschriftendurchzuführen
2.3 STRUKTURDERAUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN
2.3.1 Übersicht
• UnterscheidungzwischenAusschreibungmitTeilnahmewettbewerb undAusschreibungohne
Teilnahmewettbewerb
• KomponentenderAusschreibung:
Vertrag
Leistungsbeschreibung
Standardleistungskatalog
Leistungsverzeichnis
Liegenschaftsbeschreibung
2.3 STRUKTURDERAUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN
2.3.2 Ausschreibungstext,Vertrag
• AufbaunachGEFMA-Mustervetrag undGutachten- undErfahrensbezogenen Erweiterungen• RegelungderAnforderungenandieLeistungserbringung• EnthältwichtigeInformationenzu
LeistungsbereichenVertragslaufzeitVergütungundderenAnpassungBonus- undMalusregelungenPflichtenHaftungsfragenVertragsänderungenVerzeichnisdermitgeltendenUnterlagen
2.3 STRUKTURDERAUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN
2.3.3 Leistungsverzeichnis
• MassenzusammenstellungmitQuerverweisenaufdieLeistungsbeschreibungund
Standardleistungskataloge
• PreisermittlungàAuspreisungdurchdieBieter
• Aufbau:
GliederungnachGebäuden
GliederungnachGewerken
UnterteilunginLose
2.3 STRUKTURDERAUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN
2.3.4 Leistungsbeschreibung
• KonkretisierungdeszubeschaffendenGegenstandsdesVergabeverfahrens• ErläuterungderzuerbringendenLeistungen• GrundlageundBezugspunktderAngebotskalkulationderBieter• Inhalte
Allgemeine AnforderungenRückabwicklungbeiVertragsbeendigungAnforderunganWerkzeugezumGebäudemanagementQualitätsanforderungenNachweisderanforderungsgerechtenLeistungserbringung
2.3 STRUKTURDERAUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN
2.3.5 AnhängezuLeistungsbeschreibung
• Liegenschaftsbeschreibung
• Kataster
• Verzeichnisse
• Prioritätenpläne
2.3 STRUKTURDERAUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN
2.3.6 Preisblätter
• Preisangabenà allerelevantenEinzelpreisezusämtlichenPositionen&Endpreis
2.3 STRUKTURDERAUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN
2.3.7 FormblätterzurAusschreibung
• einFormblattisteinstandardisiertesMittelnzurErfassung,AnsichtundAufbereitungvonDaten
• siedienenderBearbeitunghäufigauftretender,gleichartigerGeschäftsfälle undtragenzueiner
effizienterenArbeitsweise bei
• Einheitliche Formblätter(EFB)findensichinTeil IIIdesVergabehandbuchsdes Bundesministeriums
fürVerkehr,BauundStadtentwicklung
• sieumfassenalleFormblätter,diefürdieadministrativeAbwicklungeinesBauvorhabensaußerhalb
desAuftragsvergabeverfahrens
3.ANGEBOTSAUSWERTUNG|VERGABEEMPFEHLUNG
3.1 Angebotsprüfung3.2 Auswahlverfahren
3.2.1 Preisstrategie3.2.2 Nutzwertanalyse
3.1Angebotsprüfung
Kriterien,diebeiderAngebotsprüfungbeispielsweise eineRollespielen:
1. Vollständigkeit2. ÜberprüfungderReferenzen
3. Angebotssumme4. Personalplanung
5. Flexibilität6. Bieterpräsentation
3.2Auswahlverfahren
3.2.1 Preisstrategie
3.2.2 Nutzwertanalyse
KriterienVollständigkeit
ReferenzenAngebotssummePersonalplanung
FlexibilitätBieterpräsentation
3.2Auswahlverfahren
3.2.1 Preisstrategie
3.2.2 Nutzwertanalyse
Kriterien GewichtungVollständigkeit 20%
Referenzen 15%Angebotssumme 30%Personalplanung 10%
Flexibilität 15%Bieterpräsentation 10%
3.2Auswahlverfahren
3.2.1 Preisstrategie
3.2.2 Nutzwertanalyse
Kriterien Gewichtung Unternehmen 1 Unternehmen 2 Unternehmen 3 Unternehmen 4Vollständigkeit 20% 10 7 6 10
Referenzen 15% 8 9 8 7Angebotssumme 30% 4 9 7 5Personalplanung 10% 6 5 5 5
Flexibilität 15% 7 5 6 8Bieterpräsentation 10% 9 8 7 8
3.2Auswahlverfahren
3.2.1 Preisstrategie
3.2.2 Nutzwertanalyse
Kriterien Gewichtung Unternehmen 1 Unternehmen 2 Unternehmen 3 Unternehmen 4Vollständigkeit 20% 10 x 0,2 = 2,0 7 x 0,2 = 1,4 6 x 0,2 = 1,2 10 x 0,2 = 2,0
Referenzen 15% 8 x 0,15 = 1,2 9 x 0,15 = 1,4 8 x 0,15 = 1,2 7 x 0,15 = 1,1Angebotssumme 30% 4 x 0,3 = 1,2 9 x 0,3 = 2,7 7 x 0,3 = 2,1 5 x 0,3 = 1,5Personalplanung 10% 6 x 0,1 = 0,6 5 x 0,1 = 0,5 5 x 0,1 = 0,5 5 x 0,1 = 0,5
Flexibilität 15% 7 x 0,15 = 1,1 5 x 0,15 = 0,8 6 x 0,15 = 0,9 8 x 0,15 = 1,2Bieterpräsentation 10% 9 x 0,1 = 0,9 8 x 0,1 = 0,8 7 x 0,1 = 0,7 8 x 0,1 = 0,8
Gesamt 100% 7 7,6 6,6 7,1
QUELLEN
• http://www.facility-management.de/artikel/fm_Ergebnisorientierte_Ausschreibungen_1215143.html
• http://www.facility-management.de/news/fm_MEC_Transparentes_Vergabesystem_fuer_FM-
Leistungen_1849784.html
• http://www.facility-management.de/artikel/fm_Sauber_ist_nicht_gleich_sauber__1709780.html
• http://www.oepp-plattform.de/media/attachments/Leitfaden-3_Ausschreibungsunterlagen_1.pdf
• http://vereinbarungen.fm-connect.com/ausschreibungen-im-fm/index.html
• http://www.gefma.de/uploads/tx_ttproducts/datasheet/GEFMA561_S1.2009-06.pdf
• http://www.beb-ev.de/wp-content/uploads/2015/10/ag-08.pdf
• Krimmling,Jörn(2013):FacilityManagement