Rolf-Jürgen Krome, BBS Verden 1

Einführung Einführung in dasin das

ProjektmanagementProjektmanagement

Nach: A. Beiderwieden: Projektmanagement

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Definition

Durchführung

Planung

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Projekte:Projekte:Umfangreiche Vorhaben zur Umfangreiche Vorhaben zur

Lösung eines komplexen Lösung eines komplexen ProblemsProblems

Einmaligkeit der Bedingungen Genaue Zielvorgabe Begrenzungen:

- zeitlich (konkreter Endtermin) - personell und - finanziell

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3

Mögliche Ausgangssituation I:Mögliche Ausgangssituation I:

Ein Produktionsunternehmen beabsichtigt, im kommenden Geschäftsjahr die Gesamtkosten um 10% zu reduzieren. Daher sollen die Abteilungen Einkauf, Lager und Produktion gemeinsam Vorschläge zur Optimierung der logistischen Prozesse entwickeln. 

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4

Mögliche Ausgangssituation II:Mögliche Ausgangssituation II:

Von den Mitarbeitern wird zunehmend ein verbessertes innerbetriebliches Kommunikations- und Informationssystem gefordert. Der Betriebsrat schlägt daher die Einführung eines Intranets vor.

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Die vier Phasen eines ProjektsDie vier Phasen eines Projekts::

1. DefinitionDas Projektmanagement bereitet das Projekt vor

2. PlanungEs werden verschiedene Teilpläne für das Projekt erstellt

3. DurchführungUmsetzung der Projektplanung

4. AbschlussAbnahme durch den Kunden und Erfahrungsauswertung

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Phase 1:Phase 1:Definition des ProjektsDefinition des Projekts

1. Problembeschreibung und Analyse

2. Klärung der Projektziele

3. Projektauftrag

4. Projektorganisation

5. Kick-Off-Meeting

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1.1. Problembeschreibung1.1. Problembeschreibung

Welches Problem tritt konkret auf?

Auf welche Weise kann die derzeitige Situation dargestellt werden?

Seit wann tritt das Problem auf? Welche Personen sind beteiligt?

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8

1.1. Analyse1.1. Analyse Wie konnte es zu der Abweichung

zwischen „Ist“ und „Soll“ kommen?

Hängen die Ursachen mit den beteiligten Personen zusammen?

Liegt die Ursache in der Organisation des Unternehmens?

Liegen Ursachen in den verwendeten Sachmitteln, Verfahren oder technischen Hilfsmitteln?

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1.2. Projektziele I1.2. Projektziele I

„Wer nicht weiß, wo er hin will, darf sich nicht wundern, wenn er

nicht ankommt.“

(Volksweisheit)

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1.2. Projektziele II1.2. Projektziele II

Auftraggeber und Auftragnehmer müssen gleiche Vorstellungen von den Projektzielen haben, um am Ende böse Überraschungen zu vermeiden.

Die Übereinstimmung der Ziele wird konkret über die Formulierung und Vereinbarung von Projektzielen erreicht.

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1.2. Projektziele III1.2. Projektziele III

Bei den Zielen unterscheidet man in drei Gruppen:

Sachziel(was soll erreicht werden?)

Kostenziel(was darf das Projekt kosten?)

Terminziel(wann sind die Ergebnisse vorzulegen?)

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1.2. Checkliste zur 1.2. Checkliste zur Formulierung der Projektziele:Formulierung der Projektziele:

Das Ziel muss verständlich und klar formuliert werden (keine undeutlichen Formulierungen, hinter denen sich weitere Ziele verstecken können)

Das Ziel muss tatsächlich erreichbar sein

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1.2. Checkliste zur 1.2. Checkliste zur Formulierung der Projektziele:Formulierung der Projektziele:

Das Ziel soll positiv formuliert werden(„Was wollen wir erreichen“ statt „Was wollen wir vermeiden?“)

Das Ziel muss objektiv messbar sein.Das Ziel darf keine Lösungswege vorwegnehmen(nicht das „wie“ sondern das „was“ muss geklärt werden.

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Stiftung SchülertestStiftung Schülertest

Handytest:

Marktuntersuchung, Vergleich und Veröffentlichung auf der Schulwebsite.

Formulieren Sie die möglichen Projektziele.

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Lösung: Projektziele HandytestLösung: Projektziele Handytest Sachziel

Vorbereitung, Durchführung und Auswertung eines Produkttests sowie dessen Veröffentlichung in Form einer Website incl. Veröffentlichung auf der Schulhomepage. (Details: siehe Lastenheft).

 Kostenziel(mit der Schulleitung abzustimmen) 

TerminzielDie website soll am 22. November hochgeladen werden.  

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Lastenheft ILastenheft I

Es sollen mindestens sechs Produkte getestet werden.

Es sollen mindestens drei Anbieter berücksichtigt werden.

Es sollen mindestens sechs für Schüler wichtige Testkriterien formuliert werden.

Das Testverfahren soll konkret beschrieben und begründet werden.

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Lastenheft IILastenheft II

Mittelpunkt der Auswertung soll eine übersichtliche Matrix (Produkte, Kriterien) sein.

Bemerkenswerte Erlebnisse im Rahmen des Projekts sollen aufgenommen werden.

Die Ergebnisse sollen in einer Dokumentation veröffentlicht werden.

Die Ergebnisse müssen aussagefähig und sachlich korrekt sein.

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1.3. Projektauftrag1.3. Projektauftrag

Er wird von beiden Beteiligten unterschrieben und ist für alle verbindlich!

Größtmögliche Genauigkeit! Bsp. eines Formulars:

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1.4. Projektorganisation1.4. Projektorganisation

Wie ist das Projekt in das Unternehmen integriert?

Wer leitet das Projekt? Wer hält den Kontakt zum Auftraggeber? Wer arbeitet am Projekt mit? Wer informiert wen? Welche Arbeitsbedingungen sind

erforderlich?

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Wer informiert wen wann Wer informiert wen wann wie worüber?wie worüber?

Klärung der Informationswege(e-mail, Protokolle, ...)

Wo werden die bisherigen Informationen gesichert?(Einrichtung eines Projektordners)

Festlegung von festen Besprechungsterminen

Terminfestlegung für das Darstellen von Zwischenergebnissen

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Kick-Off-MeetingKick-Off-Meeting

= Erste gemeinsame Sitzung des gesamten Projektteams

Kennenlernen der Teilnehmer Rolle und Erwartungen untereinander Vereinbaren von Spielregeln Verteilung von Aufgaben und

Qualifizierungsmaßnahmen

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Definition Ende: Definition Ende: Stiftung SchülertestStiftung Schülertest

Treffen Sie sich als Projektgruppe „Handytest“ zum Kick-Off-Meeting:

Erarbeiten Sie in 6er-Gruppen Antworten auf die Fragen zur Projektorganisation.

Vereinbaren Sie dann die notwendigen Spielregeln.

Verteilen Sie die Aufgaben und legen Sie die notwendigen Qualifizierungen fest.

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Phase 2: PlanungPhase 2: Planung

1. Identifizierung der Arbeitspakete

2. Projektstrukturplan (PSP)

3. Ablauf- und Terminplan (PAP)

4. Kapazitätsplan (KAP)

5. Kostenplan (KOP)

6. Qualitätsplan (PQP)

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Planung

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Zu 1: Identifizierung der Zu 1: Identifizierung der ArbeitspaketeArbeitspakete

1. Ermittlung aller erforderlichen Aktivitäten im Projekt = vollständige – unsystematisierte -Liste aller Maßnahmen, die zur Erreichung der Projektziele notwendig sind.

2. Zusammenfassung dieser Aktivitäten zu überschaubaren Teilaufgaben (Arbeitspakete)

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ArbeitspaketeArbeitspakete

Es sind überschaubare Teilaufgaben Sie sind jeweils für sich alleine

steuerbar und kontrollierbar Sie werden eindeutig einem

Verantwortlichen zugeordnet

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Stiftung SchülertestStiftung Schülertest

1. Listen Sie in Ihren Gruppen alle Maßnahmen auf, die zur Erreichung des Handy-Vergleichtests notwendig sind.

2. Fassen Sie dann diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammen.

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Definition

Durchführung

Planung

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Zu 2:Zu 2: ProjektstrukturplanProjektstrukturplan (PSP)(PSP)

Er schafft durch seine Visualisierung (z.B. als Baumdiagramm) eine Übersichtlichkeit

Hierarchische Ordnung Benennung von Oberbegriffen Auf einen Blick lassen sich alle

Arbeitspakete erfassen und einordnen Beispiel: Erstellung einer Homepage

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Definition

Durchführung

Planung

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Bsp.: Projektstrukturplan - HomepageBsp.: Projektstrukturplan - Homepage

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Durchführung

Planung

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Zu 3: Ablauf- und TerminplanZu 3: Ablauf- und Terminplan

Für jedes Arbeitspakt wird eine Zeitdauer benannt

Es werden logische Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen ermittelt

Als Ergebnis wird eine Vorgangsliste erstellt

Bsp.: Vorgangsliste Homepage

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Vorgangsliste - HomepageVorgangsliste - Homepage