ECM Prozesslösungen Mit SharePoint, ecspand und Nintex

am Beispiel Eingangsrechnungsverwaltung

Christian Kiesewetter Partner und Sales Management

christian.kiesewetter@d-velop.at

+43 664 2075372

www.xing.com/profile/Christian_Kiesewetter3

www.slideshare.net/christiankiesewetter

www.ecspand.com

Herzlich

willkommen

motivation

die idee ecspand

highlights

invoice management

Überblick

Enterprise Content

Management

Hmmm?

Steigende

Informations-

mengen

Steigende

Informations-

mengen

Dokumente ablegen …

Dokumente ablegen …

In vielen Firmen und Büros nach wie vor Usus:

Dokumentablage nach dem „Jeder-wie-er-will-System“

… und wiederfinden!

Emails …

Emails …

… werden falsch abgelegt und gehen verloren

Unmengen von

Papierdokumenten …

… verlangsamen

Prozesse.

Wichtige Dokumente

Wichtige Dokumente

… wie Rechnungen und Verträge werden zu

langsam abgearbeitet

Datenschutz

Gesetzliche

Vorgaben

Die Lösung …

… ist denkbar einfach ;-)

Motivation

Zeit

motivation

Reduktion der Suchzeiten

Reduktion der organisatorischen

Aufwände

Geschwindigkeit der

Prozessabläufe

Zeit = Geld

Informations-

bereitstellung

motivation

Informationsbereitstellung

Steigerung der Arbeitsqualität

Einfachere Informations-

gewinnung für Mitarbeiter

Information ist ein Nebeneffekt

der täglichen Arbeit:

Transparenz notwendig

motivation

Motivation – Animation 21

motivation

Motivation – Animation 21

motivation

Motivation – Animation 21

motivation

Archiv LOB

Motivation – Animation 21

motivation

Archiv LOB

Motivation – Animation 21

motivation

Motivation – Animation 2c

motivation

Motivation – Animation 2c

motivation

Motivation – Animation 2c

motivation

Motivation – Animation 2c

motivation

Motivation – Animation 3

motivation

? Motivation – Animation 4

motivation

Motivation – Animation 5

Strategie:

Die Idee ecspand

die idee ecspand

ECM statt Inseln

einheitliche Oberfläche

Prozess gesteuert

kurze Entscheidungswege

SharePoint als „Single Point of Service“

die idee ecspand

ecspand your SharePoint

Integration Umsysteme & Papierdokumente

Aktenplan

Rendition & Compliance

fertige Lösungen

Prozessbausteine

die idee ecspand

Kompetenzprofil SharePoint

die idee ecspand

Kompetenzprofil ecspand

die idee ecspand

Unterschied klassisches DMS …

Capture

Storage

Link zu

SharePoint Link zu ERP

DMS Server

die idee ecspand

…. Link zu

SharePoint

… zu ecspand your SharePoint

Capture

Storage

Link zu ERP

DMS Server

Highlights

highlights

ecspand Basis-Services

highlights

Aktenplan

highlights

Aktenplan + Metadatensuche

highlights

Rendition Service

highlights

Viewing Komponente

highlights

Compliance & Archivierung

Revisionssichere Archivierung

Kopieren, verschieben oder

verlinken

Compliance-Plattformen

Zugriff über SharePoint

highlights

Import Services

highlights

Scanclient

Digitalisieren von

Papierdokumente

Ablage in SharePoint

Dokumentbibliotheken

Prozessgesteuert

highlights

Sidebar

Drag & Drop Client

Aktenzuordnung und Metadaten-

vererbung

Rechercheclient

highlights

ERP Connector

(revisionssichere) Archivierung aus

ERP

direkter Dokumentenzugriff auf

SharePoint

applikationsübergreifende Prozesse

verfügbar für gängige ERP Systeme

highlights

Mobile (Cloud) Capture

Rechnungserfassung am

Smartphone

Analyse und Klassifizierung als Azure

Cloudervice

Übergabe an lokale SharePoint

Instanz oder Office365

highlights

Prozesslösungen

Das Gold liegt in den Prozessen

invoice management

Lösungsüberblick

Effizienzsteigerung

Scannen mit automatischer

Klassifizierung

(Nintex) Workflow, SharePoint-

listen und WebParts

Integration von ERP-System

und SharePoint

invoice management

Schematischer Überblick

invoice management

invoice management

Schritt 1: Scannen

1 Scannen & Klassifizierung

Daten zurück an AX

Frühes Scannen mit Kopfdaten-

erkennung

OCR, Klassifizierung mit ERP

Datenabgleich

Workflowstart möglich

Übergabe an SharePoint

invoice management

invoice management

Schritt 2: Übergabe an AX

1 Scannen & Klassifizierung

2 Übergabe an AX & Workflowstart

Übernahme der Rechnungen

Integration in ERP Standardumgebung

Vorbereitung der Rechnungen möglich

Definition von Workflow und Verteilergruppen

Workflowstart

invoice management

Workflowstruktur

4+2 Schritte: Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe,

FiBu-Freigabe, Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage

invoice management

invoice management

invoice management

Schritt 3: Prozessabarbeitung

1 Scannen & Klassifizierung

2

Weiterleitung an SharePoint

Prozessabarbeitung

Übergabe an AX & Workflowstart

3

frei konfigurierbar

mitgelieferte Prozess Standard-

bausteine

voll in SharePoint integriert

(Emailbenachrichtigung,

Aufgaben-WebParts, SharePoint-

Listen, …)

invoice management

invoice management

Schritt 3: Prozessabarbeitung

1 Scannen & Klassifizierung

2

Weiterleitung an SharePoint

Prozessabarbeitung

Übergabe an AX & Workflowstart

3

ergonomische Masken mit

Wertelisten, Logikprüfung, …

Splitbuchungen, Kostenstellen-

zuordnung, … möglich

Informationsaustausch mit ERP

System

Buchungen werden im

SharePoint vorbereitet

invoice management

invoice management

Schritt 4: Verbuchung im AX

1 Scannen & Klassifizierung

2

Weiterleitung an SharePoint

Prozessabarbeitung

Übergabe an AX & Workflowstart

Verbuchung im AX

4

3

Datenübergabe aus SharePoint

an ERP-System

Reporting und Protokoll (auch im

SharePoint einsehbar)

effizientere Prozesse für

Rechnungsabarbeitung und -

freigabe

invoice management

Dokumentenhandling

ecspand Sidebar

Dokumentablage aus Outlook,

Explorer via Drag & Drop, auch

ohne ecspand Services

invoice management

invoice management

Dokumentenhandling

ecspand Sidebar

Dokumentablage aus Outlook,

Explorer via Drag & Drop, auch

ohne ecspand Services

ecspand Suche

einfache (metadatenunterstützte)

Suche und Recherche, nutzt und

erweitert SharePoint Standard

invoice management

invoice management

Zusammenfassung

Scan- & Klassifizierung mit Validierung gegen AX Stammdaten

Integration von AX Datenaustausch, übergreifender Workflow, Verbuchung aus SharePoint

Workflow als Prozessschicht vorgefertigte Templates und Bausteine, aufgabenorientierte Bearbeitungsmaske

Fazit

fazit

SharePoint als Baukasten

fazit

SharePoint als Baukasten

fazit

SharePoint als Baukasten

SharePoint eignet sich hervorragend als

Baukasten für Unternehmsanwendungen.

(Programmatische) Anpassungen bei komplexen

Anforderungen verursachen allerdings schnell

hohe Aufwände und Personalbedarf.

fazit

SharePoint als Baukasten

fazit

SharePoint als Baukasten

Für ausgereifte Lösungen benötigt es jedoch

standardnahe Erweiterungen und Produkte.

fazit

Standards

SharePoint, Nintex und ecspand

als bewährte Standardprodukte

Customizing durch Konfiguration

und Parametrisierung

durchgängige Verwendung von

standardnahen Mechanismen

und Erweiterungen

fazit

Standards - Vorteile

rasche Projektumsetzung und

-änderungen

modulare Lösungen

keine „Individualbasteleien“

geringe (Folge-)Kosten

Updatesicherheit

Fragen?

Christian Kiesewetter Partner & Sales Management christian.kiesewetter@d-velop.at

d.velop GmbH EURO PLAZA, Technologiestraße 5, 1120 Wien

T: +43 1 908 08 96

W: www.d-velop.at | www.ecspand.com