[ecspw2013] Session Executive 04: ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung

BMW Welt, München17. – 18. Oktober 2013

SAP/AX/NAV Integration und

ecspand

Eingangsrechnungsverarbeitung

Anne Repky

Technical Sales Manager

d.velop International GmbH

Sales &

PreSalesQualifizierung

Professional

ServiceLive Demo

Agenda

Top 5

Gründe

Kosten ROI

Agenda „Sales“

Nr. 1: Was der Kunde davon?

TOP 5 Gründe für den Einsatz der ecspand Lösung

Was hat der Kunde von einer ERP Integration?

Zentrales Dokumentenrepository: eine Ablage für ERP Belege (und andere

Dokumente)

Zugriff auf Belege auch außerhalb vom ERP: Prozesse rund um Dokumente

einfach abbildbar

Ablage in Akten

Automatisierte Ablage aus ERP: keine Benutzerinteraktion notwendig

Nr. 1: Was der Kunde davon?


Was hat der Kunde von einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung?

Enormes Einsparpotenzial, durch:

Kürzere Durchlaufzeiten der Rechnungen im Unternehmen

Nutzen von Skontofristen

Reduzierung der Papierflut

Nachverfolgbarkeit des Rechnungslaufs (wo steckt die Rechnung)

Nr. 2: SharePoint als Basis


Nahtlose Integration in die Microsoft

Produktwelt

Kein dedizierter ECM Server

Keine doppelte Administration

Schnellere User Akzeptanz

Capture Link zu ERPLink zu

SharePoint

ECM Server

Storage

Nr. 3: ERP Cockpits


Alle Rechnungen auf einen Blick im SharePoint und ERP System

Aufgabenliste mit Wiedervorlagen, Priorisierung Verantwortlichen, Status

Vorbereitende Buchungsaufgaben (Vorkontierung) schnell und einfach im ERP

Cockpit

Nr. 3: ERP Cockpits


Nr. 4: Workflow Templates

TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand

4+1 Schritte: Verteilung, sachliche

Prüfung, Freigabe, Differenzanzeige

+ Subprüfung

Basierend auf Nintex

Deckt sehr viel ab und wird aber im

Projekt individual angepasst

Nr. 5: Alles aus einer Hand

TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand

Scan & OCR, Klassifizierung

ERP Integration

Archivierung

Prozesserfahrung und Produkt Knowhow

Top 5

Gründe

Kosten ROI

Agenda „Sales“

Beispielrechnung

Return on Investment

Annahme: 180.000 Rechnungen im Jahr

Konventionelle Prozesskosten je Rechnung

5,00 €

30 % Einsparung (durch automatisierte

Verbuchung von 90% der Rechnungen)

100 User

Ohne Dienstleistungen

Anzahl Rechnungen pro Jahr 180000

Prozesskosten je Rechnung 5,00 €

gesamte Prozesskosten pro Jahr 900.000,00 €

Einsparungspotential 30%

Prozesskosteneinsparung 270.000,00 €

Wartungskosten 22.140,00 €

Jährliche Einsparung 247.860,00 €

Lizenzkosten 123.000,00 €

Einsparung 247.860,00 €

Amortisation 0,496247882

Vorbereitung Demo

Presales

Was sollte im Vorfeld bekannt sein?

Vorbereitung

Anzahl Mitarbeiter, die das System

nutzen

Anzahl Rechnung / Jahr

ERP – System mit Versionsstand

Integrationstiefe ins ERP

Zentrales oder dezentrales Scannen

Anzahl ERP Instanzen

Welche Module sind interessant

SharePoint vorhanden/Strategie Storageanbindung

Was ist außerdem wichtig?

Presales

Um welche Art von Rechnungen geht es? Mit oder ohne

Bestellbezug? Im SAP Umfeld: FI oder MM Rechnungen?

Ist ecspand Basis bereits lizenziert?

Hat der Kunde bereits Nintex?

Sollen die Dokumente revisionssicher archiviert werden?

Vorbereitung Demo

Presales

Vorbereitung

Erfassung/OCR Buchung/Zahlungsfreigabe

Posteingang Scannen

Sachliche Prüfung

Import

ecspand

Klassifizierung/Erkennung

FreigabeRechnerische Prüfung

Buchung Zahlungsfreigabe

Workflow: Prüfung, Kontierung und Freigabe

Attribut-

extraktion

Autom.

Klassifizierung

Man.

Korrektur

1 2 4

3

Erfassung OCR Buchung ZahlungsfreigabeErfassung/OCR Buchung/Zahlungsfreigabe

Posteingang Scannen

Sachliche Prüfung

Import

ecspand

Klassifizierung/Erkennung

FreigabeRechnerische Prüfung

Buchung Zahlungsfreigabe

Workflow: Prüfung, Kontierung und Freigabe

Attribut-

extraktion

Autom.

Klassifizierung

Man.

Korrektur

1 2 5

43

Erfassung OCR Buchung Zahlungsfreigabe

SAP / d.velop Classifier

Validierung

(opt.)

Process

MonitorDunkelbuchung

Sales &


Professional

ServiceLive Demo

Agenda

ecspand Qualifizierungsprogramm

Eingangsrechnungsverarbeitung – Inhalte in Sales Training

Liefert Antworten auf die folgenden Fragen:

Wie verkaufe ich ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung?

Welche Argumente sprechen für ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung?

Wie überzeuge ich den Kunden?

Welche Kunden sind interessant?

Details ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung

Module

Lizenzen

Referenzkunden

Eingangsrechnungsverarbeitung - Inhalte in Presales Training

Ziele

ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung auf

Demoumgebung kennenlernen

Wie präsentiere ich am besten ecspand

Eingangsrechnungsverarbeitung?

Langfristig: Eigene erfolgreiche Demos!

Details ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung

Der Basisprozess

verwendete ecspand Komponenten

Freigeben einer Eingangsrechnung

Eingangsrechnungsverarbeitung - Technical Trainings

ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung

für ecspand Partner Projektleiter und Consultants mit ecspand Projekterfahrung

Kennenlernen der ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung Funktionen

zwei Tage Intensivtraining

ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung Advanced

für ecspand Partner Projektleiter und Consultants mit ecspand

Eingangsrechnungsverarbeitung Projekterfahrung

Requalifizierung (neue Funktionen)

ein Tag Best Practice aus Projekten

Eingangsrechnungsverarbeitung ERP Schnittstellen

Zielgruppe:

Partner Projektleiter und Consultants

Ziel:

Kennenlernen der ecspand Schnittstellen zu AX (arvato Systems Technologies GmbH), NAV (Raber&Märcker GmbH) oder SAP (d.velop AG)

Voraussetzungen:

Windows Server Administration Kenntnisse

erfolgreiche Teilnahme an der Qualifizierung ecspand Consulting

Kenntnisse in der Administration von Microsoft SharePoint 2013 und ecspand 3.0

Grundkenntnisse ERP Architektur

Dauer:

je Veranstaltung

Sales &


Professional

ServiceLive Demo

Agenda

Was benötige ich für ein Projekt?

Was ist im vergangenen Jahr in unseren Projekten passiert?

Wie können Partner davon profitieren?

ecspand

Eingangs-

rechnungs-

verarbeitung

Projektstart Projektstories Benefit für

Partner

Aus den Projekten

Standardprojektplan als Basis

Workshop

Praktikables Vorgehen:

Vom Produktstandard zum Kundenwunsch

Themen und Analysepunkte

Prüf- und Freigabeschritte

Rechnungsdaten

Schnittstellen

Stammdaten

Weitere Unterlagen

Standardprozessbeschreibung

Anwenderhandbuch

Projektstart

Stories

Microsoft SharePoint

ecspand

Eingangsrechnungsverarbeitung

- Prüfung und Freigabe -

ERV - Standardprozess

Clearing-Stelle

Subprüfung

FiBu Anwender FiBu

Standard Clearing VerteilungSachliche Prüfung

FreigabeDifferenz-Anzeige

Erfassung

(& Klassi-

fizierung)

Workflow-

abschluss /

Übergabe

an FiBu-

System

SharePoint 2013

Standardinstallation

Workshop, Installation, Anpassung Kopf- und Positionsdaten

Basis nach 3 Tagen gelegt

Erweiterung um Klassifizierung

Ohne FiBu-Anbindung

Projektstories – IDEAL Automotive

Workflowsplitting für komplexe Szenarien

Nintex-Lazy-Approval

Benachrichtigungsdienst

Verfahren zur nachträglichen Umbuchung von Belegen

Excel-Export und –Import von Positionsdaten

Automatische Berechnung von

Steuer- und Bruttobetrag in den Positionsdaten

Druckansicht für Differenzanzeige

Projektstories – da geht noch was

Anbindung unterschiedlicher FiBu-Systeme (neben SAP, AX und NAV)

Anbindung Wilken Entire

Anbindung Diamant

Anbindung DATEV

Anbindung Addison

Generischer Ansatz für Export nach MS-SQL Server und CSV-Dateien

Stammdatenabgleich mit SQL Server-Integration Services

Umgang mit Massendaten (ecspand 3.0)

… und bei Ihnen?

Projektstories – und noch mehr …

Projektkoffer

Standardprojektplan

Key-User- und Admin-Schulung (PowerPoint)

Workshop-Folien

Checklisten

Standard-Testszenarien

…

Best-Practice How-To’s

Wartung & Pflege

Datenbank-Setup

”Aufräumen”

...

Partner Benefits

Neue Schnittstellen zur Erweiterung des Produkts

Standard-Export für MS SQL-Server und Textdateien

Live Lookup auf SAP Stammdaten

Anzeige von SAP Workflow-Aufgaben im SharePoint

Produktpipeline

Projektstories – und bei Ihnen?

Wenn Sie gute Ideen und Ansätze haben,

lassen Sie andere daran teilhaben!

„Inspire to share!“

Sales &


Professional

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Agenda

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