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    08-Dec-2014
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    Business

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  • 1. ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePointFlorian Laumer (int. Technical Sales Manager) florian.laumer@ecspand.de

2. 3. 4. 5. KundeMotor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG
BrancheVerlagswesen
Mitarbeiterweltweit ca. 2000
Key Facts:800 Anwender, 50000 Rechnungen/Jahr, SAP
6. Ausgangssituation
Situation
ca. 500 Eingangsrechnungen pro Tag
Viel Aufwand, wenig Transparenz
Ablauf
Manueller Freigabeprozess (papierbasiert)
kein Automatismus, keine digitale Untersttzung
Technologie
SAP
SharePointServer
7. Ziel
Situation
Erhhung der Transparenz durch Recherche aus SAP und SharePoint
Erhhung der Effizienz durch intelligente Workflowsteuerung
Ablauf
Scannen mit autom. Klassifizierung und Extraktion
Autom. Workflow mit Prf- & Freigabeprozessen
Technologie
Integration von SAP und SharePoint
ecspand SAP Classifier und Nintex Workflow
8. Die Lsung mit ecspand
Phase I
SAP Integration, Scannen von Altbelegen
Archivierung von bestehenden Belegen aus SAP
Phase II
Scannen mit autom. Klassifizierung
ecspand SAP Classifier (Cockpit, Verbuchung der Rechnungen)
Phase III
Workflow
9. Scannen mit autom. Klassifizierung
Frhes Scannen mit Kopfdatenerkennung
Sichtprfung
Eingabe / Workflowinformationen
bergabe an SAP und SharePoint
10. Integration mit SAP inkl. Verbuchung
ecspand.linkforarchive link
(autom. Archivierung, Standardkomponente / zert. Schnittstelle)
ecspand SAP classifier
(Cockpit, Report, Erfassung und Buchung, etc.)
11. Integration mit SAP inkl. Verbuchung
Datenaustausch / Workflow
Initiale Datenbergabe an SharePoint bei Workflowstart
Statusupdate aus dem Workflow an SAP
bergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in SAP
12. Eingangsrechnungsworkflow
Workflow basiert auf Nintex
Grundlegend in 4 + 2 Schritten
Verteilung, sachl. Prfung, Freigabe, FiBu-Freigabe
Clearingstelle, Subprfung/Rckfrage
13. Eingangsrechnungsworkflow
Verschiedene Workflowtypen
Nur bestimmte Prozessschritte involvieren (gezielte Steuerung)
Gezielte Personen involvieren
Definierbare Verantwortlichkeiten
Verantwortlicher, Vertreter (Gruppenbasiert)
z.B. Kostenstellen-basiert
Maske ergonomisch gestaltet
Wertelisten
Logikprfungen
14. Eingangsrechnungsworkflow
15. Fazit

  • Anbindung von Scan- und Klassifizierungsverfahren

16. Validierung gegen SAP Stammdaten 17. Integration von SAP 18. ecspand SAP classifier als Cockpit in SAP 19. Datenaustausch Workflow / SAP 20. Buchung in SAP 21. Workflow als Prozessschicht 22. Gezielte Workflowsteuerung mglich 23. Aufgabenorientierte Bearbeitungsmaske 24. Prf- und Freigabeprozesse