Enterprise Content Management (ECM) und

Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint

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Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP

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Introduction and expectations

Florian Laumer intl. Technical Sales Manager d.velop AG / ecspand florian.laumer@ecspand.de

? www.florianlaumer.de

Über die d.velop AG

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Strategie der zwei Produktlinien

d.3 Version 7 „Effizienz auf Knopfdruck“

…das klassische ECM neu erfunden…

ecspand Lösungspakete für MS SharePoint

…den SharePoint als vollwertiges ECM…

ECM steht für….

Edition of Contemporary Music, ein Münchner Plattenlabel für Jazz und Klassik

Electronic Counter Measures, siehe Elektronische Gegenmaßnahmen

Electrochemical Machining, siehe Elektrochemisches Abtragen (ein Fertigungsverfahren)

elektrochemische Metallbearbeitung

Elliptic Curve Method, ein Verfahren zur Faktorisierung ganzer Zahlen, das auf elliptischen Kurven basiert

Engine Control Module, siehe Motorsteuerung

Engineering Change Management

Enhanced Chainmail, Algorithmus in der Computergrafik, um die Form von Objekten zu verändern

Entitlement Control Message, siehe auch Zugangsberechtigungssystem

den deutschen Finanzinvestor Equity Capital Management GmbH

Error Correction Mode, ein Verfahren zur Korrektur von Übertragungsfehlern bei Fax-Geräten

Erythema chronicum migrans, zu Deutsch Wanderröte. Ein frühes Zeichen der Borreliose.

Espresso Coffee Machines Manufacture GmbH

European Congress of Mathematics

European Corporate Management

Exceptional case marking, sprachwissenschaftliche Bezeichnung für bestimmte infinite Satzkonstruktionen

Experiment Container Modules, Standard-Einbaugröße für Experimenteinschübe, siehe International

ECM, energiekorrigierte Milchmenge mit einem Fettgehalt von 4 % und einem Eiweißgehalt von 3,4 %

… auf english

Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.

www.aiim.org

… eine Strategie!

Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.

www.aiim.org

DMS ist…

Dokumentenmanagement dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente…

http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement

AIIM Modell für ECM

What is….

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Eingangsrechnungsverarbeitung

Situation

– Erhöhung der Transparenz durch Recherche aus SAP und SharePoint

– Erhöhung der Effizienz durch intelligente Workflowsteuerung

Ablauf

– Scannen mit autom. Klassifizierung

– Autom. Workflow mit Prüf- & Freigabeprozessen

Technologie

– Integration von SAP und SharePoint

– ecspand SAP Classifier und Nintex Workflow

Kunde Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG

Branche Verlagswesen

Mitarbeiter weltweit ca. 2000

Key Facts: 800 Anwender, 50000 Rechnungen/Jahr, SAP

Ausgangssituation

Situation

– Viele Eingangsrechnungen pro Tag

– Viel Aufwand, wenig Transparenz

Ablauf

– Manueller Freigabeprozess (papierbasiert)

– kein Automatismus, keine digitale Unterstützung

Technologie

– SAP & SharePoint

Schematischer Überblick

Technischer Überblick

Technische Details

Deployment mittels SharePoint Solution File (WSP, Standard)

Lösung basiert auf den ecspand services

Integration in die SharePoint Kontext- und Website-Menüs

SAP Customizing inkl. SAP archive link Anbindung (Standard)

Nutzung der bestehenden Technologien (SharePoint, ecspand Archivierung, ecspand Import, ecspand Scanning, …)

Workflow Customizing mittels Nintex Workflow Designer möglich

Die Lösung mit ecspand

Stufe I

– SAP Integration, Scannen von Altbelegen

– Archivierung von bestehenden Belegen aus SAP

Stufe II

– Scannen mit autom. Klassifizierung

– ecspand SAP Classifier (Cockpit, Verbuchung der Rechnungen)

Stufe III

– Workflow

Scannen mit autom. Klassifizierung

Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung (OCR, Klassifizierung, Stammdatenverprobung)

Sichtprüfung und Indexierung

Optional: Direkte Eingabe von Workflowinformationen, Möglichkeiten zum Customizing (Formular)

Übergabe an SAP und SharePoint

Integration mit SAP inkl. Verbuchung

ecspand.link for archive link

(autom. Archivierung, Standardkomponente / zert. Schnittstelle)

ecspand SAP classifier

(Cockpit, Report, Erfassung und Buchung, etc.)

Workflow inkl. Integration mit SAP

Datenaustausch / Workflow (via SAP RFC)

– Initiale Datenübergabe an SharePoint bei Workflowstart

– Statusupdate aus dem Workflow an SAP

– Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in SAP

Workflowstruktur

Workflow basiert auf Nintex

Grundlegend in 4 + 2 Schritten

– Verteilung, sachl. Prüfung, Freigabe, FiBu-Freigabe

– Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage

Konfigurationsmöglichkeiten (out of the box)

Konfigurationen über die SharePoint – Oberfläche

– Gewohntes Look & Feel für die Anwender

– Durch Standard-SharePoint Mechanismen (Berechtigungen, Ansichten, etc.) entsprechend Arbeitsaufteilung möglich

Verschiedene Workflowtypen

– Nur bestimmte Prozessschritte involvieren (gezielte Steuerung)

– Gezielte Personen involvieren

Konfigurationsmöglichkeiten (out of the box)

Definierbare Verantwortlichkeiten

– Verantwortlicher, Vertreter (Gruppenbasiert)

– Z.B. Kostenstellen-basiert

Maske ergonomisch gestaltet

– Wertelisten (z.T. aus SharePoint-Listen)

– Logikprüfungen (Summenprüfung, Freigabegruppen, …)

Workflowmaske

Workflow Aufgaben

Aktive Benachrichtigung und Zugriff via E-Mail

Zugriff über ecspand Postkorb oder SharePoint Aufgabenliste

Report & Historie

PDF Report wird erzeugt und mit Beleg in SAP verknüpft

Integriertes Reporting von Nintex

Einzelne Tasks sind für das Reporting an-/ausschaltbar

– Eigene Einträge könnten noch hinzugefügt werden

Berichts-Center – Reporterstellung durch Admins möglich

Fazit

Anbindung von Scan- und Klassifizierungsverfahren – Validierung gegen SAP Stammdaten

Integration von SAP – ecspand SAP classifier als Cockpit in SAP – Datenaustausch Workflow / SAP – Buchung in SAP

Workflow als Prozessschicht – Gezielte Workflowsteuerung möglich – Aufgabenorientierte Bearbeitungsmaske – Prüf- und Freigabeprozesse

Webcast

http://www.ecspand.de/Documents/Videos/webcast_zirl_sapeingang.wmv

Vielen Dank www.ecspand.de