Arbeitshilfe Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER

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    14-Feb-2017
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  • Elektronische Geschftsverwaltung (GEVER)

    Arbeitshilfe

  • Impressum Texte: Dienst Bewertung und InformationsverwaltungRedaktion: Ressort StabLayout: atelier-w.chTitelbild: lauperzemp.chHerausgeber: Schweizerisches Bundesarchiv, 3003 Bern 2014 Schweizerisches Bundesarchiv

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    Inhalt

    1 Einleitung 51.1 Elektronische Geschftsverwaltung beim Bund 51.2 Zweck und Zielpublikum 61.3 Rechtliche und organisatorische Grundlagen der Akten- fhrung 61.4 Nutzen elektronischer Geschftsverwaltung 8

    2 Aktenfhrung im Lifecycle 92.1 Posteingang und Registrierung von Unterlagen 92.2 Erstellen von Unterlagen und Postausgang 102.3 Bearbeitung und Nutzung der Unterlagen in den digitalen Dossiers 112.4 Dossierabschluss und Aussonderung 122.5 Aufbewahrung 122.6 Ablieferung und Archivierung 142.7 Vernichtung von Dossiers in der GEVER-Anwendung 15

    3 Organisationsvorschriften 173.1 Sinn und Zweck von Organisationsvorschriften 173.2 Anforderungen 183.2.1 Grundstze der Aktenfhrung / Konventionen 183.2.2 Ablauforganisation: Dossierbewirtschaftung im Lifecycle 203.2.3 Aufbauorganisation: Funktionen, Verantwortlichkeiten und Rollen 213.2.4 Detailregelungen / Spezifizierungen 233.3 Gliederung 253.4 Empfehlungen zur Erarbeitung von Organisationsvor- schriften 26

    4 Ordnungssystem 294.1 Sinn und Zweck von Ordnungssystemen 294.2 Anforderungen 314.2.1 Aufbau 314.2.2 Metadaten 35

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    4.2.3 Dossierbildung 374.2.4 Titelbildung 394.2.5 Aktenzeichen 404.2.6 Abnahme von Ordnungssystemen 414.3 Empfehlungen zur Erarbeitung von Ordnungssystemen 41

    5 GEVER zum Erfolg fhren 455.1 Herausforderungen und Erfolgsfaktoren 455.2 Kompetenzzentrum GEVER 465.3 GEVER Controlling 465.4 Untersttzung bei der Organisation der Geschftsverwaltung 47

    6 Anhang 49 Anhang I: Rechtliche Grundlagen fr die Aktenfhrung 49 Anhang II: Beispiele von Rollen und Verantwortlichkeiten 54 Anhang III: Entscheidung 57 Anhang IV: Glossar 58

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    In der Bundesverwaltung arbeiten rund 36000 Personen. Viele dieser Mitarbei-tenden bereiten zum Teil hochspezifische Informationen in Korrespondenz, Be-richten, Stellungnahmen etc. auf. Dabei mssen die Geschfte trotz der stetig steigenden Menge an Informationen transparent und jederzeit nachvollziehbar, geschftsrelevante Unterlagen stndig verfgbar sein. Das Bundesgesetz ber das ffentlichkeitsprinzip in der Verwaltung (BG) gewhrleistet den Zugang zu amtlichen Dokumenten in kurzen Fristen. Eine einheitliche und klar struk-turierte Ablage und Aktenfhrung ist deshalb gerade im digitalen Umfeld eine Grundvoraussetzung, um diesen Anforderungen gerecht zu werden und die re-levanten Informationen rationell, schnell und in der richtigen Form zur Verf-gung zu haben.

    1.1 Elektronische Geschftsverwaltung beim Bund

    Um effiziente Ablufe und transparentes, nachvollziehbares Verwaltungshan-deln sicherzustellen, stellt die Bundesverwaltung auf die elektronische Ge-schftsverwaltung GEVER um.

    Elektronische Geschftsverwaltung wird in der Bundesverwaltung mit dem Begriff GEVER abgekrzt. In einer GEVER werden eine effiziente Akten-fhrung und Ablaufsteuerung (d.h. das Zuteilen, Ausfhren und Nach-verfolgen von Aufgaben) mit der Ge-schftskontrolle zusammengefhrt.

    Die organisatorischen Vorgaben und die funktionalen Anforderungen an die Ge-schftsverwaltung sind im Organisationshandbuch GEVER (OHb) beschrieben. Es enthlt Vorgaben bezglich Grundstzen, Definitionen, Aufbau- und Ablauforga-nisation und ist auf der Website der Bundeskanzlei verfgbar.

    1 Einleitung

    Elemente von GEVER

    Aktenfhrung

    Ablaufsteuerung

    Geschftskontrolle

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    1.2 Zweck und Zielpublikum

    Diese Arbeitshilfe vermittelt praxisnah die wichtigsten Grundlagen fr die Einfh-rung einer elektronischen Geschftsverwaltung. Sie zeigt die anfallenden orga-nisatorischen Arbeiten auf und bietet eine praktische Anleitung zur Erarbeitung von Ordnungssystem und Organisationsvorschriften. Die Arbeitshilfe kann auch als Nachschlagewerk verwendet werden.

    Die Arbeitshilfe richtet sich an GEVER-Verantwortliche, an Projektleitende und Projektteams, die fr die Erarbeitung und Umsetzung der elektronischen Ge-schftsverwaltung in den jeweiligen Bundesmtern verantwortlich sind, sowie an weitere interessierte Personen. Obwohl sie auf die Bundesverwaltung ausge-richtet ist, kann sie auch Spezialisten in anderen Verwaltungsstellen und der Pri-vatwirtschaft ntzliche Hinweise bieten.

    1.3 Rechtliche und organisatorische Grundlagen der Akten- fhrung

    Um eine nachvollziehbare und transparente Aktenfhrung zu gewhrleisten, sind verschiedene rechtliche Vorgaben massgeblich; eine ausfhrliche Auflistung findet sich in Anhang I. Weiterfhrende Vorgaben und Informationen im Bereich GEVER finden sich auf der Website der Bundeskanzlei, des Bundesarchivs und des Informatiksteuerungsorgans des Bundes.

    Auf operativer Ebene wird die Aktenfhrung durch drei Instrumente geregelt, die im Anhang I der Weisungen ber die Aktenfhrung in der Bundesver-waltung (WAF) aufgefhrt werden. Sie entsprechen nationalen wie internatio-nalen Richtlinien:

    Organisationsvorschriften Organisationsvorschriften erstrecken sich auf alle Formen der Verwaltungst-

    tigkeit und den dabei erstellten, empfangenen, verwendeten und versandten Unterlagen. Sie regeln die Aktenfhrung einer Verwaltungseinheit verbindlich

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    und mssen von der Amtsstelle regelmssig nachgefhrt und auf ihre Einhal-tung hin berprft werden.

    Ordnungssystem Ein bersichtliches und umfassendes Ordnungssystem deckt smtliche Aufga-

    ben der jeweiligen Verwaltungseinheit ab. So wird sichergestellt, dass Unter-lagen in ihrem Aufgabenzusammenhang abgelegt werden.

    Dossierbildung Alle Unterlagen werden in Dossiers zusammengefgt, die dem bergeordne-

    ten Ordnungssystem eindeutig zugeordnet sind.

    Diese drei Instrumente sind in einer GEVER-Anwendung umzusetzen. Bei der Wahl einer Anwendung sind die Vorgaben des Bundes bzw. des jeweiligen De-partements zu beachten.

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    1.4 Nutzen elektronischer Geschftsverwaltung

    Bei der Umstellung auf GEVER und damit auf die digitale Dossierfhrung stehen die organisatorischen Aspekte im Zentrum. Prozesse und Strukturen eines Unter-nehmens ndern sich tiefgreifend.

    Werden die organisatorischen Anforderungen erfolgreich umgesetzt, bietet GEVER vielfltigen Nutzen:

    Transparente und nachvollziehbare Geschftsablufe Rechtskonforme und rechtssichere Aktenfhrung Minimierte rechtliche Risiken und vermindertes Risiko von Reputationsverlust Verbesserte Steuerung von Geschftsprozessen bersicht ber den aktuellsten Bearbeitungsstand von Geschften Informationen sind orts- und personenunabhngig verfgbar Interoperabilitt wird ermglicht Information Lifecycle Management (Aufbewahrungsfristen etc.)

    Weitere Informationen fr Geschftsleitungen und Projektleitende finden sich auf der Webseite des Bundesarchivs.

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    Unterlagen durchlaufen in ihrem Lebenszyklus (Lifecycle) verschiedene Stadien: sie werden erstellt, erfasst, gespeichert und genutzt kurz: ber einen bestimm-ten Zeitraum hinweg bewirtschaftet. Am Ende des Zyklus in der Verwaltung wer-den sie entweder archiviert oder vernichtet. Archivierte Unterlagen werden bei Bedarf wieder fr die Verwaltung oder andere Benutzende (Forschende etc.) be-reitgestellt:

    Lifecycle von Unterlagen

    Die einzelnen Kompetenzen und Rollen, die zur Bewirtschaftung der Unterlagen ntig sind, werden in den Organisationsvorschriften geregelt (vgl. Kapitel 3.2.3).

    2.1 Posteingang und Registrierung von Unterlagen

    Bereits beim Posteingang beginnt die erste Triage der Informationen: nicht ge-schftsrelevante Unterlagen treten nicht in den oben dargestellten Lebenszyk-lus ein; sie mssen nicht (digitalisiert und) registriert werden. In der Geschfts-verwaltung beginnt der Lifecycle somit entweder mit einem (Post-) Eingang oder der Erstellung eines Dokuments (vgl. unten). Geschftsrelevante Unterlagen, die von ausserhalb bei der Verwaltungseinheit eintreffen, werden digitalisiert, in die GEVER-Anwendung eingespiesen und einem Mitarbeitenden zugewiesen. Diese r legt das Dokument in einem digitalen Dossier ab, womit es in den Geschftszu-sammenhang eingebettet wird (Registrierung).

    Zu den geschftsrelevanten Dokumenten gehren auch E-Mails, die direkt bei den Mitarbeitenden eingehen. Um die Nachvollziehbarkeit eines Geschfts zu gewhrleisten, ist es wichtig, auch diese geschftsrelevanten E-Mails zu registrie-ren (vgl. Kapitel 3.2.4).

    2 Aktenfhrung im Lifecycle

    Erffnen Abschliessen AussondernBearbeitenBewirtschaften

    Archivieren

    Aufbewahren

    Vernichten

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    2.2 Erstellen von Unterlagen und Postausgang

    Mitarbeitende haben die Mglichkeit, ein neues Dokument direkt im relevanten Dossier in der GEVER-Anwendung zu erstellen. Damit wird das neue Dokument automatisch registriert. Wird ein neues Dokument ausserhalb der GEVER-Anwen-dung erstellt, muss es nachtrglich in diese eingespiesen werden. Dies ist insbe-sondere auch bei versandten geschftsrelevanten E-Mails der Fall.

    Bei der Postausgangsbearbeitung gibt es verschiedene Fragen zu regeln, wie z.B.:

    Muss der Versand in der GEVER-Anwendung besttigt werden?

    Werden Postausgnge digital unterschrieben?

    Werden ausgedruckte und unterschriebene Briefe erneut eingescannt?

    Welche Metadaten mssen beim Erfassen zwingend ausgefllt werden (sog. Muss-Felder) und wie kann sichergestellt werden, dass die Eingaben qualitativ gengen (z.B. aussagekrftige Titel; ein Dokument lediglich mit Brief zu beti-teln gengt nicht)?

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    Bei der Posteingangsbearbeitung gibt es verschiedene, vor allem organisatorische Fragen zu regeln, wie z.B.:

    Sollen Briefe und ihre Beilagen separat oder gemeinsam gescannt werden?

    Wie muss mit Anhngen von E-Mails umgegangen werden? Mssen Anhnge einzeln registriert werden?

    Wie kann sichergestellt werden, dass die Integritt und Beweiskraft von gescann-ten Unterlagen erhalten bleibt?

    Wie lange sollen die Originalunterlagen auf Papier aufbewahrt werden, bevor sie allenfalls vernichtet werden?

    ?

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    2.3 Bearbeitung und Nutzung der Unterlagen in den digitalen Dossiers

    Die Verantwortung fr die Bewirtschaftung eines Dossiers und damit fr die Nachvollziehbarkeit des Geschfts liegt beim zustndigen Sachbearbeitenden.

    VersionenverwaltungIn der GEVER-Anwendung ist eine Versionenverwaltung implementiert, mit der die verschiedenen Entstehungs- und Bearbeitungsstufen eines Dokuments ab-gebildet werden. Dies ermglicht es, unsachgemsse oder nicht autorisierte Vernderungen an den Unterlagen nachzuvollziehen oder zu verhindern.

    ZugriffsrechteDie digitalen Dossiers knnen in der GEVER-Anwendung online gesucht und mitsamt ihren Inhalten direkt am Bildschirm eingesehen werden. Aus diesem Grund muss jede Verwaltungseinheit regeln, welche Mitarbeitenden auf wel-che Dossiers im Ordnungssystem zugreifen drfen. Es ist empfehlenswert, die Rechte fr den Zugriff im Sinne einer offenen und transparenten Informations-kultur mglichst wenig restriktiv zu gestalten. Dadurch werden eine effiziente Zusammenarbeit und zuverlssiges Wissensmanagement ermglicht. Einschrn-kungen sind vor allem dann ntig, wenn die Dokumente unter den Daten- und / oder Informationsschutz fallen.

    Bei der Bearbeitung und Nutzung von Unterlagen spielen die Funktionalitten der eingesetzten GEVER-Anwendung eine wichtige Rolle. Dabei sind z.B. folgende Fra-gen wichtig:

    Sind die Suchfunktionalitten den Benutzenden bekannt? Knnen auch weniger gebte Benutzende diese ausreichend nutzen oder besteht allenfalls noch Schu-lungsbedarf?

    Sind die ntigen Schutzmechanismen aktiviert, um unbefugten Zugriff auf Un-terlagen, welche schtzenswerte Informationen enthalten, zu verhindern?

    ?

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    2.4 Dossierabschluss und Aussonderung

    Wenn ein Geschft erledigt ist, wird das entsprechende Dossier in der GEVER-Anwendung geprft (Metadaten, redundante / nicht geschftsrelevante Unterla-gen stornieren) und abgeschlossen. Nach dem Abschluss knnen die Dokumen-te nicht mehr verndert, sondern nur noch gelesen werden. Sptestens vor dem Dossierabschluss konvertiert die zustndige Stelle die Unterlagen in archivtaug-liche Formate.

    In einem nchsten Schritt, der Aussonderung, werden nicht mehr stndig be-ntigte Unterlagen aus der GEVER-Anwendung entfernt. Bei der Aussonderung wird entschieden, was mit diesen Unterlagen geschehen soll. Archivwrdige Un-terlagen werden dem Bundesarchiv abgeliefert, nicht archivwrdige Unterlagen werden im Amt so lange aufbewahrt, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

    2.5 Aufbewahrung

    Auch wenn die abgeschlossenen Dossiers nicht mehr stndig bentigt werden, mssen sie bis zum Ablauf der rechtlichen und administrativen Frist aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfristen mssen im Voraus ermittelt und im Ord-nungssystem hinterlegt werden, um die automatisch gesteuerte Aussonderung zu ermglichen. Rechtliche Aufbewahrungsfristen (z. B. aus OR oder GeBV)

    Bei Dossierabschluss und Aussonderung mssen unter anderem folgende Fragen geklrt werden:

    Hat die dossierverantwortliche Person oder Stelle die Vollstndigkeit des Dossi-ers besttigt?

    Wurden alle Dokumente in archivtaugliche Formate konvertiert?

    Sind die Aussonderungsfristen definiert?

    Ist der Status des Dossiers angepasst und gibt es nur noch lesenden Zugriff auf die Unterlagen?

    ?

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    betragen in der Regel fnf oder zehn Jahre; in Ausnahmefllen gibt es auch ln-gere Fristen. Aufbewahrungsfristen mssen vom Amt festgelegt werden (Risiko-abschtzung).

    Es stellt sich die Frage, wo die digitalen Unterlagen whrend der Aufbewahrungs-frist am besten gespeichert werden. Sie knnen in der GEVER-Anwendung belas-sen werden, in eine Near Line Ablage ausgelagert oder dem Bundesarchiv berge-ben werden. Das Bundesarchiv erarbeitet derzeit ein Angebot zur Aufbewahrung fr nicht-archivwrdige Dossiers. Es muss bis zur Ablieferung, bzw. Vernichtung gewhrleistet sein, dass die Dossiers nicht verndert werden (Revisionssicherheit).

    Die Zugriffszeit auf eine Near Line Ablage kann zwar geringfgig lnger sein als innerhalb einer GEVER-Anwendung, dafr ist eine solche Ablage kostengnsti-ger als die lokale Speicherung. Bei der Aufbewahrung in einer Near Line Abla-ge ist jede Amtsstelle dafr zustndig, dass die Dateiformate fr die Dauer der Aufbewahrung vollstndig les- und interpretierbar sind. Es ist deshalb auch bei nicht-archivwrdigen Dossiers sinnvoll, die Unterlagen in archivtaugliche Forma-te zu konvertieren.

    In Zusammenhang mit der Aufbewahrung sind verschiedene Fragen zu klren, wie z. B.:

    Gibt es rechtliche Aufbewahrungsfristen fr die Unterlagen?

    Gibt es administrative Grnde, aus welchen die Unterlagen noch eine bestimm-te Zeit aufbewahrt werden mssen?

    Sollen digitale Unterlagen auf eine Near Line Ablage verschoben werden und wann soll dies geschehen (z.B. bei Dossierabschluss)?

    Wer ist fr die Bewirtschaftung der Unterlagen zustndig?

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    2.6 Ablieferung und Archivierung

    Wenn die archivwrdigen Dossiers nicht mehr stndig bentigt werden, werden sie dem Bundesarchiv (oder dem zustndigem Archiv) abgeliefert und dort archi-viert. Das Bundesarchiv hat die Anforderungen fr eine digitale Ablieferung in der Spezifikation Submission Information Package (SIP) definiert. Es wird da-rin beschrieben, wie digitale Unterlagen zur Ablieferung ans Bundesarchiv aufbe-reitet werden mssen (Form und Struktur der Primr- und Metadaten).

    Die archivierten Dossiers und Unterlagen knnen von der abliefernden Stelle je-derzeit in digitaler Form wieder angefordert werden.

    Transfer

    mter BAR

    AblieferungabschliessenAblieferung der Unterlagen

    SIPabliefern

    SIPbilden

    Vor einer Ablieferung ans Bundesarchiv sollten folgende Fragen beantwortet werden:

    Sind alle vorgegebenen Metadaten in der GEVER-Anwendung hinterlegt (vgl. Ka-pitel 4.2.2)?

    Sind die vom Amt angebotenen Dossiers bereinigt und alle darin enthaltenen Un-terlagen korrekt in archivtaugliche Formate konvertiert?

    Ist die Qualitt des aus der GEVER-Anwendung des Amts erstellten SIP gengend?

    ?

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    2.7 Vernichtung von Dossiers in der GEVER-Anwendung

    Gerade im digitalen Umfeld ist es zentral, den Lebenszyklus konsequent zu Ende auszufhren, also Informationen wieder aus der GEVER-Anwendung zu entfer-nen (Aussonderung) und zu vernichten. Dadurch bleibt die Menge an zu bewirt-schaftender Information bersichtlich und wird Speicherplatz freigegeben. In be-stimmten Fllen mssen Daten auf Grund von rechtlichen Vorgaben vernichtet werden.

    Die Metadaten der vernichteten Dossiers knnen zum Nachweis oder als Find-mittel bewahrt werden. Es muss abgeklrt werden, welche der Metadaten aus Datenschutz oder anderen gesetzlichen Vorgaben ebenfalls gelscht oder ano-nymisiert werden mssen. Dem Bundesarchiv ist eine Kopie des Vernichtungs-protokolls zuzustellen.

    Das Lschen resp. Vernichten von Dossiers in der GEVER-Anwendung kann aus ver-schiedenen Grnden ausgelst werden:

    Die Aufbewahrungsfrist ist abgelaufen, die Dossiers sind nicht archivwrdig. Bei gewissen Daten ist das Lschen oder Anonymisieren gesetzlich vorgeschrieben.

    Die Dossiers werden in eine Near Line Ablage ausgelagert.

    Die Dossiers sind im Bundesarchiv (oder im zustndigen Archiv) archiviert, die ent-sprechende Besttigung wurde erhalten.

    Die Prozessbeschreibungen des Lifecycle von digitalen Unterlagen in der Praxis ent-wickeln sich momentan sehr rasch weiter. Detaillierte Ergebnisse und Erfahrungen werden laufend auf der Webseite des Bundesarchivs publiziert.

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    3.1 Sinn und Zweck von Organisationsvorschriften

    Nachvollziehbare, systematische und rechtskonforme Aktenfhrung ist fr eine effiziente Geschftsverwaltung zentral und nur durch systematisches Aufzeich-nen von Geschftsvorgngen und die Verwaltung der dabei entstehenden Unter-lagen realisierbar. Die Umstellung von der Papierablage auf eine elektronische Ge-schftsverwaltung ist mit zahlreichen organisatorischen nderungen verbunden. Um diese Neuerungen verbindlich zu regeln, sind die Aufgaben, Zustndigkeiten, Verfahren und Mittel der gesamten Informationsverwaltung eines Amtes in den Organisationsvorschriften (OV) festzulegen. Verbindliche und klare Verantwort-lichkeiten sowie entsprechende Schulungen befhigen die Mitarbeitenden, ihre neuen Aufgaben zuverlssig und effizient wahrzunehmen. Dadurch wird auch das Wissensmanagement eines Amtes verbessert.

    Fr die Organisation der Aktenfhrung sowie Erlass und Erarbeitung der dazu notwendigen Instrumente ist die jeweilige Verwaltungsstelle verantwortlich. Massgeblich sind die Vorgaben des Bundes (Rechtsgrundlagen, Organisations-handbuch GEVER, Vorgaben der Departemente etc.). Geregelt wird die Aktenfh-rung eines Amtes in einem Organisationskonzept. Die Organisationsvorschrif-ten sind ein wesentlicher Bestandteil davon, da sie die strategischen Vorgaben mit der operativen Ebene verknpfen und die tgliche Arbeit mit GEVER regeln.

    3 Organisationsvorschriften

    Strategische Ebene Einordnung von Aktenfhrung /GEVER in die Geschftsstrategie GEVER-Policy

    Operative Ebene Ordnungssystem und Dossierbildung Kompetenzzentrum GEVER

    Organisationsvorschriften

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    Neben der Verankerung der Aktenfhrung in der Geschftsstrategie kann es Sinn machen, die wichtigsten Grundstze einer GEVER in einer Policy1 festzu-halten. Die GEVER-Policy legt in knapper Form die strategischen Richtlinien fr die Informationsverwaltung im Amt fest (z.B. Verpflichtung aller Mitarbeiten-den zur Aktenfhrung, GEVER als zentrale Ablage, Einhaltung rechtlicher Vor-gaben der Aktenfhrung, Aufgabenorientierung des Ordnungssystems, Schaf-fung eines Kompetenzzentrums GEVER etc.). Das Ordnungssystem und die Dossierbildung werden in Kapitel 4 behandelt, zum Kompetenzzentrum GEVER siehe Kapitel 5.2.

    3.2 Anforderungen

    In den Organisationsvorschriften werden die Grundstze der Aktenfhrung, die Aufbau- und Ablauforganisation, das Lifecycle Management sowie Spezifizierun-gen und Detailregelungen in verbindlicher und detaillierter Form festgehalten. Sie ersetzen alle frheren Vorschriften und Regelungen. Es wird empfohlen, die neu er-stellten Organisationsvorschriften dem Bundesarchiv zur Stellungnahme vorzulegen.

    3.2.1 Grundstze der Aktenfhrung / Konventionen

    Organisationsvorschriften haben normativen und beschreibenden Charakter. In einem einleitenden Text wird deshalb Sinn, Zweck und Nutzen der Aktenfhrung erklrt und die rechtlichen Rahmenbedingungen erwhnt.

    Testen Sie Ihre Organisationsvorschriften:Analysetool Geschftsverwaltung

    Vorlage:Auf der Webseite des Bundesarchivs finden Sie ein Muster fr Organisationsvor-schriften; vgl. Kapitel 5

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    1Eine Musterpolicy ist auf der Webseite von eCH verfgbar (eCH 0026).

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    Folgende Grundprinzipien werden festgehalten:

    Geltungsbereich: Die Organisationsvorschriften betreffen alle Unterlagen, die im Rahmen der Verwaltungsttigkeit empfangen, erstellt und registriert werden.

    Geschftsrelevanz: In den Organisationsvorschriften wird definiert, welche Unterlagen geschftsrelevant sind. Dabei sind die verschiedenen Unterlagen-typen zu bercksichtigen, wie auch die persnliche / private Post und allfllige Beilagen.

    Verpflichtung der Mitarbeitenden: Alle Mitarbeitenden werden verpflich-tet, die zur Verfgung stehende Infrastruktur zu nutzen und die Organisa- tionsvorschriften einzuhalten.

    Zustndigkeitsprinzip: Es wird festgehalten, wer fr die Korrektheit und Vollstndigkeit der Dossiers im Zustndigkeitsbereich verantwortlich ist (Dos-sierverantwortung).

    Rechtliche Anforderungen: Es wird geregelt, wer bei Anfragen betreffend ffentlichkeitsstatus (BG), Datenschutz (DSG), Klassifikation etc. die Verant-wortung trgt.

    Begriffe: Begriffe wie Unterlagen, Ordnungssystem, Geschft, Dossier etc. werden definiert, damit ein gemeinsames Verstndnis aller Mitarbeitenden geschaffen wird.

    Sprache/Titelkonventionen: Sprache und allfllige Titelkonventionen wer-den festgelegt. Dabei sollten Akronyme aufgeschlsselt und Namen von Or-ganisationen ausgeschrieben werden. Falls Abkrzungen ntig sind, sollten sie neben dem ausgeschriebenen Begriff in Klammern gesetzt werden, damit nach beiden Begriffen gesucht werden kann.

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    Definition Masterdossier: Das digitale Dossier wird als das massgebliche und vollstndige Dossier definiert.

    Instrumente und Hilfsmittel: Die vom Amt verwendeten Instrumente (z.B. GEVER-Anwendung, Ordnungssystem) und weiteren Hilfsmittel (z.B. Adress-verwaltung, Scanner, Konvertierung, Registraturstempel, Schlagworte) sind zu definieren. Weiter wird aufgefhrt, welche Personen bei Fragen / Problemen zustndig sind, wer fr Schulungen und wer fr die Pflege der Instrumente verantwortlich ist.

    3.2.2 Ablauforganisation: Dossierbewirtschaftung im Lifecycle

    Die Zustndigkeiten fr die tglichen Aufgaben ber den gesamten Lifecycle der Unterlagen hinweg werden in den Organisationsvorschriften festgelegt. So wird sichergestellt, dass die Geschftsablufe von den zustndigen Organisa- tionseinheiten bzw. Mitarbeitenden aufgezeichnet werden und eine transparente und nachvollziehbare Geschftsverwaltung garantiert ist. Neben der eigentlichen Aktenfhrung sind auch weitere Aufgaben, die fr den Betrieb einer GEVER-An-wendung wichtig sind, zu regeln (z. B. Support Mitarbeitende, Pflege GEVER-An-wendung etc.).

    Folgende Aufgabenbereiche sind zu definieren (vgl. auch Kapitel 2):

    Posteingang Post annehmen Post sortieren (Zustndigkeit prfen, persnliche / private Post, Klassifikation

    prfen) Post ffnen (Geschftsrelevanz prfen, ggf. weiterleiten) Post scannen und vorregistrieren (inkl. Qualittssicherung, physische Unterla-

    gen ablegen, bzw. weiterleiten) E-Mails / Faxe erfassen / scannen und weiterleiten

    Geschft erffnen Zustndigkeiten und Verantwortungen festlegen (Federfhrung bestimmen)

  • 21

    Geschft bearbeiten Eingangsbehandlung (Zustndigkeit, Geschftsrelevanz) ev. Geschft anlegen (Dossierbestellung) Registrieren Bearbeitungsplanung (Prozess definieren) Geschftsbearbeitung Ausgangsbehandlung (Versenden, ev. Versand besttigen)

    Geschft abschliessen Dossierbereinigung (Redundanzen bereinigen, Vollstndigkeit prfen, Titel

    und Metadaten kontrollieren etc.) Dossier zum Abschluss bergeben ggf. Entschlsselung, Konvertierung in archivtaugliche Formate, Dossierab-

    schluss

    Aussonderung Ablieferung ans Bundesarchiv / Archivierung, ev. Aufbewahrung im Amt ggf. nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist Vernichtung

    Wichtig ist, dass die Bewirtschaftung der Unterlagen ber den gesamten Lifecycle hinweg geregelt wird. Insbesondere muss das Vorgehen bei Dossierbereinigung, Qualittssicherung, Konvertierung, Aussonderung, Aufbewahrung und Archivie-rung, bzw. Vernichtung definiert werden.

    3.2.3 Aufbauorganisation: Funktionen, Verantwortlichkeiten und Rollen

    Die Organisationsvorschriften definieren in einem weiteren Kapitel sowohl Infra-struktur und Instrumente als auch die Verantwortlichkeiten (Zuordnung der ein-zelnen Aufgaben an Funktionstrger).

    Die Mitarbeitenden einer Organisation haben aufgrund ihrer unterschiedlichen Funktionen verschiedene Verantwortlichkeiten bei der Geschftsverwaltung. Diese werden in der Aufbauorganisation anhand von Rollen definiert und beschrieben.

  • 22

    Eine Rolle bezeichnet den aktuellen Arbeitskontext, in dem sich ein Mitarbei-tender befindet. Verantwortlichkeiten und Rollen knnen sowohl technischer (verbunden mit entsprechenden Rechten in der GEVER-Anwendung) als auch organisatorischer Natur sein. Rollen setzen sich zusammen aus der Funktion (z.B. Sachbearbeiter, Leiter) und der organisatorischen Angliederung (z.B. Mit-arbeiter der Abteilung XY).

    Eine Liste mit Beispielen von Rollenbeschreibungen findet sich im Anhang II.

    Auf Grund der verschiedenen Verantwortlichkeiten werden jeder Rolle Rechte zugewiesen. Die definierten Rollen (inkl. der damit zusammenhngenden Rech-te) werden anschliessend in der GEVER-Anwendung hinterlegt. Dies vereinfacht auch das Rechte-Management, da eine Rolle mehreren Mitarbeitenden zugewie-sen werden kann und Berechtigungen nicht einzeln erteilt werden mssen. Ein Mitarbeitender kann mehrere Rollen innehaben, was folglich zur Kumulierung seiner Rechte fhrt.

    Je detaillierter Rollen anhand von Verantwortlichkeiten beschrieben werden, desto einfacher ist deren Zuordnung auf Mitarbeitende. Zu regeln sind auch Stellvertretungen. Stellvertreter-Rollen knnen bei Bedarf eingerichtet wer-den, womit die zustndigen Mitarbeitenden die notwendigen Rechte in der GEVER-Anwendung erhalten, um bei Abwesenheiten Aufgaben bernehmen zu knnen.

    Rolle

    Organisation(Mitarbeiter Abteilung XY)

    Funktion(Leiter, Sachbearbeiter, )

  • 23

    3.2.4 Detailregelungen / Spezifizierungen

    In den Organisationsvorschriften wird festgehalten, welche Informationen wie erfasst werden, wo sie abgelegt werden und wer Zugriff auf welche Informati-onen besitzt.

    Erfassen der Informationen Negativliste: Definiert, welche Kategorien von Unterlagen nicht geschftsre-

    levant sind. Die Negativliste wird vom Amt zusammengestellt und vom Bun-desarchiv genehmigt. Die auf der Negativliste aufgefhrten Unterlagentypen mssen nicht registriert werden.

    Scanning-Anweisungen: Es werden alle geschftsrelevanten Unterlagen, die in analoger Form vorliegen, gescannt. In den Scanning-Anweisungen wird geregelt, wie das Scanning durchgefhrt wird und welche Unterlagen in der GEVER-Anwendung mit Metadaten zwar erfasst, aber nicht komplett gescannt und in der physischen Ablage aufbewahrt werden. Das Scanning stellt einen Medienbruch dar, weshalb es fr die rechtliche Gltigkeit von Unterlagen entscheidend ist, den Ablauf des Scanvorgangs genau zu regeln.

    Beim Scannen der Dokumente sind die folgenden Punkte wichtig:

    Ist der Scannvorgang genau beschrieben? (Wer scannt wo? Gibt es auch dezen-trale Scanner? Sollen Briefe und Beilagen zusammen gescannt werden? Bis zu wie vielen Seiten und bis zu welcher Grsse / Format wird gescannt?)

    Ist klar, was mit den Originalunterlagen geschieht, wie lange und wo sie aufbe-wahrt werden?

    Stimmen Original und Scanbild berein?

    Wurde eine OCR-Umwandlung fr die Volltextsuche gemacht?

    Sind Unterlagen, die aufgrund ihrer Form / Grsse nicht eingescannt und direkt weitergeleitet werden knnen, ber die Metadaten im digitalen Dossier ersicht-lich?

    ?

  • 24

    Liste juristisch relevanter Unterlagen: Es ist von jedem Amt zu definieren, welche Unterlagen auf Grund ihrer juristischen Relevanz im Papieroriginal auf-bewahrt werden sollen (z.B. Dokumente mit gesetzlich vorgeschriebenen For-merfordernissen, Staatsvertrge etc.). Diese Unterlagentypen werden auf einer Liste zusammen mit ihrem Ablagestandort aufgefhrt. Der Ort der Ablage wird zustzlich in den Metadaten der Unterlagen in der GEVER-Anwendung erfasst.

    E-Mails / Briefe: Bei der Bearbeitung von Postein- und Postausgang sind vor allem organisatorische Fragen zu regeln: wie wird mit Anhngen von E-Mails und Beilagen von Briefen umgegangen? Soll ein Versand in der GEVER-Anwendung besttigt werden? Knnen Ausgnge digital unterschrieben werden? Welche Metadaten sind bei der Erfassung zwingend auszufllen (Muss-Felder)? Werden ausgedruckte und unterschriebene Briefe erneut gescannt? Etc.

    Verschlsselte Unterlagen: Die Verschlsselung von Unterlagen sollte auf ein Minimum beschrnkt werden; das heisst sie sollte zur bermittlung, wo gesetzlich nicht anders vorgeschrieben aber nicht zur Ablage verwendet wer-den. Damit wird die langfristige Benutzbarkeit und Bewirtschaftung gewhr-leistet. Verwaltungseinheiten, die mit klassifizierten bzw. verschlsselten Infor-mationen arbeiten, mssen detailliert regeln, welche Unterlagen verschlsselt werden drfen, wer zur Verschlsselung und zur anschliessenden Entschls-selung befugt ist (z.B. Master Keys oder vergleichbare Sicherheitsmechanis-men) und wann Unterlagen sptestens wieder entschlsselt werden mssen. Da verschlsselte Unterlagen fr die Archivierung nicht geeignet sind, ms-sen sie sptestens vor einer Ablieferung entschlsselt werden.

    Umgang mit digitalen Signaturen: Sollten digitale Signaturen im Amt ein-gesetzt werden, ist der Umgang damit in den Organisationsvorschriften zu re-geln.

    Spezielle Funktionen der GEVER-Anwendung: Werden spezielle Funktio-nen verwendet (z.B. Workflow-Funktionalitten fr bestimmte Geschftsab-lufe), sind diese in den Organisationsvorschriften zu regeln.

  • 25

    Ablegen der Informationen Die Ablage erfolgt grundstzlich in der GEVER-Anwendung; Ausnahmen wer-

    den in einem Verzeichnis der autorisierten Ablagen abschliessend genannt. Es wird geregelt, in welcher Ablage die nicht eingescannten Unterlagen abgelegt werden, wer zugriffsberechtigt ist und wann die Unterlagen ausgeliehen wer-den drfen (Standort, ffnungszeiten, Zugriffsberechtigung). Die Informati-onen zu Ablage und Ausleihe werden in den Metadaten der GEVER-Anwen-dung festgehalten. Das Ablageverzeichnis wird den Organisationsvorschriften als Anhang beigefgt.

    Zugriffsrechte auf Informationen Grundstzlich ist die Geschftsverwaltung mglichst offen und transparent

    zu gestalten. Daher wird empfohlen Mitarbeitenden mglichst weitgehende Schreib- und Leserechte zu vergeben. Ausnahmen sind auf ein Minimum zu beschrnken. Jeder Mitarbeitende sollte wissen, an wen er sich bei Unklarhei-ten wenden kann (z.B. Verantwortliche des Kompetenzzentrums GEVER).

    3.3 Gliederung

    Es empfiehlt sich, Organisationsvorschriften aus einem kompakten Hauptteil und mehreren Anhngen zusammenzusetzen. In den Anhngen sind diejenigen As-pekte zu regeln, die hufigere Anpassungen erfordern. Dies knnen beispielswei-se Listen und Detailbeschreibungen von Prozessen sein, auf welche im Hauptteil verwiesen wird.

    Es knnen auch weitere Dokumente mit zustzlichen Spezifizierungen pro Benut-zergruppe oder Organisationseinheit angefgt werden.

  • 26

    3.4 Empfehlungen zur Erarbeitung von Organisationsvor- schriften

    Projektorganisation und InkraftsetzungDie Erarbeitung bzw. berarbeitung von Organisationsvorschriften verlangt ein systematisches Vorgehen. Erfahrungsgemss besteht bei der elektronischen Ge-schftsverwaltung ein grsserer Regelungsbedarf als in der Papierwelt. Aus die-sem Grund ist es empfehlenswert, die Organisationsvorschriften durch ein Pro-jektteam, in dem die verschiedenen Anliegen vertreten sind, erarbeiten zu lassen. Der Einbezug von Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen kann zudem ein Schlsselfaktor fr die erfolgreiche Umsetzung der Organisationsvorschriften sein. Wenn parallel dazu auch ein neues Ordnungssystem erarbeitet wird, kn-nen Synergien genutzt werden. Die Organisationsvorschriften mssen von der Di-rektion verabschiedet werden.

    Anhnge: Prozess der Geschftsbearbeitung

    Negativliste

    Scanning-Anweisungen

    Liste der juristisch relevanten Unterlagen

    Verzeichnis der autorisierten Ablage und deren Standorte

    Informationen mit eingeschrnkten Zugriffsrechten

    Terminologie und Abkrzungen

    Weitere Anhnge

    Hauptteil +

    Eine Mustervorlage fr Organisationsvorschriften findet sich auf der Webseite des Bundesarchivs.

    i

  • 27

    Projektvorgehen Organisation des Projekts und Bildung des Projektteams Voranalyse Ausarbeitung von Grundstzen Negativliste erstellen, dem Bundesarchiv zur Genehmigung zustellen Ausarbeitung Entwurf Organisationsvorschriften Vernehmlassung in den Bereichen Feedback einarbeiten Empfohlen: Einreichung Organisationsvorschriften zur Stellungnahme an das

    Bundesarchiv Finalisierung und anschliessend Verabschiedung durch die Direktion Schulung Amt, Schulung in Einfhrungsplanung fr neue Mitarbeitende auf-

    nehmen Einhaltung Organisationsvorschriften durch Controller berprfen, Rapportie-

    rung an die Direktion Gegebenenfalls Massnahmen zur berarbeitung ergreifen

    Schulung und Support der MitarbeitendenDamit die Organisationsvorschriften in der tglichen Arbeit umgesetzt werden knnen, mssen alle Mitarbeitenden geschult werden. Es wird empfohlen, die-se Schulungen bereichsspezifisch zu gestalten. Es ist wichtig, eine Supportorga-nisation aufzubauen und die Einhaltung der Organisationsvorschriften durch das GEVER Controlling regelmssig zu berprfen. Aufgrund dieser berprfung knnen Massnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Informationsverwal-tung vorgeschlagen und ergriffen werden (vgl. Kapitel 5.3).

    Anpassungsbedarf / Neuerstellung OrganisationsvorschriftenGrundlegende nderungen in der Organisation und nderungen der recht-lichen Rahmenbedingungen haben eine Anpassung der Organisationsvor-schriften zur Folge.

  • 28

    Die folgenden Fragen knnen bei der Erarbeitung neuer Organisationsvorschriften und bei der Prfung von bereits bestehenden Organisationsvorschriften hilfreich sein:

    Welche rechtlich relevanten Vorschriften sowie internen Konventionen mssen bercksichtigt werden (z. B. Weisungen des Departements)?

    Sind die internen Vorgaben aktuell und auf das digitale Arbeiten ausgerichtet?

    Ist die aktuelle Aufbau- und Ablaufstruktur identifiziert und sind die relevanten Dokumente zusammengetragen?

    Sind die Geschftsprozesse modelliert und die Aufgaben definiert?

    Sind die Funktionen, Rollen und Ablufe definiert? (z.B. Wer pflegt das Ord-nungssystem? Wer erffnet Dossiers? Wer macht das Controlling? Was passiert mit E-Mails oder privater Post? Wer schliesst Dossiers ab? Wer macht die Kon-vertierung? Wer erfasst Metadaten? Wer hat die Dossierverantwortung?)

    Mssen allenfalls nderungen definiert werden (z.B. bei Umstellung von Papier auf digitale Masterdossiers)?

    Ist die Aussonderung geregelt (z.B. in einem Aussonderungskonzept)? (Sind z.B. Aufbewahrungsfristen definiert? Was passiert mit Unterlagen, die nicht dem Bundesarchiv abgeliefert werden mssen? Werden Daten in eine Near Line Ab-lage ausgelagert?)

    Ist die Negativliste definiert und vom Bundesarchiv genehmigt worden?

    Wie wird die Handhabung / Archivierung von verschlsselten Daten und digitalen Signaturen geregelt?

    ?

  • 29

    Im vorliegenden Kapitel werden die Anforderungen an ein Ordnungssystem (OS) erlutert. Das Ordnungssystem ist eines von drei zentralen Instrumenten einer sys-tematischen Aktenfhrung. Eng damit verbunden ist ein weiteres Element, die Dossierbildung (vgl. Kapitel 4.2.3).

    4.1 Sinn und Zweck von Ordnungssystemen

    Das Ordnungssystem bildet smtliche Aufgaben einer Verwaltungseinheit ab; dazu gehren neben den Kernaufgaben auch alle Fhrungs- und Supportaufga-ben einer Amtsstelle. Das Ordnungssystem ist die Grundlage fr die Ablage und Strukturierung aller anfallenden Informationen. In der elektronischen Geschfts-verwaltung ist das Ordnungssystem zudem noch mehr: es stellt die Basis fr ein Fhrungs- und Informationssystem dar und dient zur Hinterlegung der Zugriffs-rechte und Metadaten (vgl. Kapitel 4.2.2). Erst diese ermglichen eine effizien-te (automatisierte) Bewirtschaftung der Unterlagen whrend des gesamten Le-benszyklus.

    Ordnungssysteme bieten eine Reihe von Vorteilen:

    Zuverlssige und zielgerichtete Suche: Ordnungssysteme sind hierarchisch strukturiert und damit logisch aufgebaut. Die Navigation lsst sich einfach nachvollziehen, was das Ordnungssystem fr Mitarbeitende berschaubar macht; im Gegensatz dazu sind digitale Such- und Retrieval-Systeme fr Be-nutzende nicht transparent und knnen deren Suchergebnisse deshalb auch nicht kritisch beurteilt werden. Suchen auf der Basis eines guten Ordnungs-systems bringt zuverlssige Resultate.

    Vollstndige Dossiers: Das Ordnungssystem ist die Grundlage fr die ge-naue Zuordnung von Unterlagen zum jeweiligen Dossier. Beim Ablegen der Unterlagen wird das dazugehrige Geschft identifiziert und gewhrleistet, dass alle zu einem Geschft abgelegten Dokumente in einem einzigen Dossi-er auffindbar sind.

    4 Ordnungssystem

  • 30

    Effizientes Bewirtschaften: Das Ordnungssystem garantiert die Vererbung von Metadaten (Struktur, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen, Archivwr-digkeit, ffentlichkeitsprinzip etc.), die fr eine effiziente Informationsbewirt-schaftung unerlsslich sind. Durch die Bewirtschaftung von Dossiers anstelle einzelner Dokumente wird ein rationelles Lifecycle Management ermglicht.

    Mehrfache Sichtweise: Klar definierte Regeln zur Dossierbildung ermgli-chen das Zusammenstellen verschiedener Geschftsinformationen. Mit weni-gen Klicks kann beispielsweise eine Liste von Kundendaten, geographischen Orten und Organisationen ber alle Aufgabengebiete eines Amtes hinweg ge-neriert werden.

    Langfristige bersichtlichkeit: Gute Ordnungssysteme sind langfristig ein-setzbar, da sie bei Vernderungen und / oder neuen Aufgaben flexibel erwei-tert werden knnen.

    Kontextbildung / Kontexterhaltung: Werden Unterlagen auf der Grundla-ge eines auf Aufgaben und Geschfte bezogenen Ordnungssystems struktu-riert, wird der Entstehungs- und Verwendungszusammenhang der Unterlagen automatisch hergestellt. Dieser Zusammenhang wird langfristig und unabhn-gig von Mitarbeitenden bewahrt.

    Testen Sie Ihr Ordnungssystem:Analysetool Ordnungssystem

    Zur Erarbeitung des Ordnungssystems bietet das Bundesarchiv auf seiner Website das OS-Tool an.

    i

  • 31

    4.2 Anforderungen

    Ist die elektronische Geschftsverwaltung in einer Amtstelle eingefhrt, wird das digitale Dossier zum Masterdossier, d.h. zum gltigen, vollstndigen und verlss-lichen Dossier. Von diesem Zeitpunkt an arbeiten alle Mitarbeitenden direkt im Ordnungssystem und verwalten smtliche Geschftsinformationen in der GEVER-Anwendung.

    4.2.1 Aufbau

    Das Ordnungssystem wird nach Aufgaben und nicht nach Organisationen geglie-dert (vgl. auch Kapitel 4.3). Es bietet damit einen vollstndigen berblick zu allen Aufgabenbereichen einer Organisation und es wird verhindert, dass zu einem be-reichsbergreifenden Geschft mehrere Dossiers gebildet werden. Durch eine Gliederung nach Aufgaben kann das Ordnungssystem auch dann ohne nderungen in seiner Struktur beibehalten werden, wenn es zu organisa-torischen Umstrukturierungen kommt oder einzelne Aufgaben anderen Berei-chen bertragen werden.

    Je bersichtlicher die Aufgaben abgebildet sind, desto leichter fllt die Zuord-nung der Unterlagen. Dies ist ein entscheidender Faktor fr die Akzeptanz des Ordnungssystems im Amt.

    Ein nachhaltiges Ordnungssystem erfllt folgende Anforderungen:

    Es ist nach dem Aufgabenprinzip aufgebaut und muss alle Aufgaben der Ver-waltungseinheit umfassen.

    Es ist angemessen detailliert und ausbaufhig. Es weist eine freie Zehnergliederung und eine einheitliche Systematik auf. Es ermglicht eine eindeutige Dossierzuordnung. Die wichtigsten Metadaten (z.B. Archivwrdigkeit, Aufbewahrungsfristen etc.)

    sind definiert.

  • 32

    GliederungDas Ordnungssystem ist nach der freien Zehnergliederung aufgebaut. Das heisst, mit jeder Stufe (Dekade) entstehen 10 neue Positionen und es knnen 10 weitere Unterteilungen gebildet werden. Nicht jede Gruppe muss gleich tief strukturiert werden, die Unterteilung wird soweit als ntig weitergefhrt.

    Die jeweils unterste Position des Ordnungssystem nennt man Rubrik. Dossiers knnen nur unter Rubriken gebildet werden.

    HauptgruppenDie oberste Stufe des Ordnungssystems (erste Dekade) wird entsprechend den Aufgaben der Amtsstelle in zehn Hauptgruppen eingeteilt:

    1. Dekade

    2. Dekade

    3. Dekade

    4. Dekade

    0

    00 01 02 09

    1 2

    OS

    3 9

    10 11

    020 021 022 023

    021.0 021.1

    19

    1. Dekade

    2. Dekade

    3. Dekade

    Fhrung &Querschnitts-

    aufgaben

    Verschiedenes /Weitere

    Aufgaben

    Support &Ressourcen

    Kernaufgaben

    OS

    0 1 2 3 4 9

    Dossiers werden der jeweils unterstenPosition angehngt (=Rubrik)

    Ablage Abteilung XY

  • 33

    In der Hauptgruppe 0 werden alle Unterlagen zu Fhrungs- und Querschnitts-aufgaben abgelegt (z.B. Protokolle aller Abteilungssitzungen).

    In der Hauptgruppe 1 werden alle Unterlagen zu (ressourcenbezogenen) Sup-portaufgaben fr die eigene Amtsstelle abgelegt (z.B. Personal, Finanzen, Infor-matik, Logistik).

    In den Hauptgruppen 2 bis 8 werden die (gesetzlich vorgeschriebenen) Kern-aufgaben der Amtsstelle abgebildet, wobei mindestens zwei Positionen als Re-serve frei bleiben sollten.

    Die Hauptgruppe 9 bekommt den Namen Verschiedenes / Weitere Aufgaben und kann bei Bedarf fr den Ausbau des Ordnungssystems genutzt werden.

    Jede der Hauptgruppen kann in jeweils zehn weitere Positionen / Unteraufgaben aufgeteilt werden. Innerhalb der Hauptgruppen werden eine einheitliche Systematik und sich wie-derholende Muster verwendet. Dabei sollen die Positionstitel nach den Aufga-ben benannt werden. Grundlagen und Konzepte knnen beispielsweise in jeder Hauptgruppe unter Po-sition 1 abgelegt werden. Projekte und Vertrge gehren in den entsprechenden Aufgabenzusammenhang: Projekte werden als Dossiers im Aufgabenbereich ge-fhrt, Vertrge werden in das entsprechende Geschftsdossier abgelegt.

    Ab der zweiten Dekade werden die erste Position (0) und die letzte Position (9) jeweils gleich benannt und verwendet:

    Position 0 (Allgemeines) dient der Erfassung von Unterlagen, die mehrere Auf-gaben betreffen und damit keiner Position direkt zugeordnet werden knnen. Sie bietet ein Gefss fr bergreifende Themen und vermeidet Redundanzen in der Ablage.

    Position 9 (Verschiedenes) dient zur Ablage von Unterlagen, die zwar in die-se Gruppe gehren, jedoch keiner Position klar zuzuordnen sind. Die Position

  • 34

    Verschiedenes dient zustzlich als Reserve und kann zu einem spteren Zeitpunkt dazu verwendet werden, das Ordnungssystem zu erweitern.

    Grenze zwischen Ordnungssystem und Dossiers

    Das Ordnungssystem ist der (relativ) statische Teil der Aktenablage: die Positio-nen darin werden in der Regel nicht bearbeitet und bleiben analog mit den Auf-gaben eines Amtes bestehen. Dossiers hingegen bilden den dynamischen Teil: sie werden entsprechend der laufenden Geschfte neu erffnet und abgeschlos-sen. Die Grenze zwischen Ordnungssystem und Dossiers (Tiefe / Detaillierungs-grad) ist whrend der Erarbeitung eines Ordnungssystems zu bestimmen und kann gegen Ende des Erarbeitungsprozesses noch angepasst werden.

    DetaillierungsgradDie Tiefe des Ordnungssystems (Detaillierungsgrad) hngt von der Menge der anfallenden Informationen und Unterlagen, der Art und Besonderheiten der Ge-schfte, den Zugriffsrechten und der Frage ab, wie die Informationen spter zur Verfgung stehen sollen (Dossierbildung).

    Grenze zwischen Ordnungssystem und Dossiers

    Erdbeerjoghurt

    Joghurt

    Milchprodukte

    Vorgaben / Normen

    Bewilligungen

    DossiersDynamischer Teil

    OSStatischer Teil

  • 35

    Empfohlen werden beim Ordnungssystem drei bis sechs Dekaden; der Detail-lierungsgrad richtet sich nach dem Bedrfnis der Amtsstelle.Die meisten mter wnschen sich ein mglichst schlankes, das heisst nur wenige Hierarchieebenen umfassendes Ordnungssystem. Es sollte jedoch auf Grund der Menge anfallender Informationen und der Bedrfnisse bei Zugriff und Struktur ausgearbeitet werden. Nur so kann eine bersichtliche Aktenab-lage langfristig garantiert werden. Es ist empfehlenswert, den statischen Teil der Ablage nicht zu flach zu gestalten. Ansonsten besteht die Gefahr von zu tief strukturierten Dossiers (Sammeltpfen) und zu wenig detaillierten Ru-briken, was zu Unbersichtlichkeit fhrt und die Vergabe von Metadaten (Zu-griffsrechte, Archivwrdigkeit, Aufbewahrungsfristen etc.) und damit die Be-wirtschaftung nur ungengend oder gar nicht erfolgen kann. In sehr grossen Dossiers knnen beispielsweise Unterlagen mit unterschiedlichen Aufbewah-rungspflichten enthalten sein. Durch die automatische Vererbung des Wertes Aufbewahrungsfrist aus der darberliegenden Rubrik wird dann die Aus-sonderung verzgert oder ist nur mit manueller Eingabe und erhhtem Auf-wand mglich.

    4.2.2 Metadaten

    Die Metadaten beschreibende Informationen zu Dossiers bzw. Unterla-gen werden parallel zum Ordnungssystem ausgearbeitet und Positionen oder Rubriken zugewiesen. Anschliessend werden die Metadaten zusammen mit dem Ordnungssystem in die GEVER-Anwendung eingespiesen. Dadurch werden die Metadaten der Positionen und Rubriken automatisch auf alle neu erffneten Dossiers und Unterlagen vererbt. Diese automatisierte Bewirtschaf-tung gewhrleistet die Qualitt des Informationsmanagements und minimiert den Aufwand fr Mitarbeitende und Administration. Bei Bedarf besteht die Mglichkeit, die Daten individuell fr Dossiers oder Unterlagen anzupassen.Damit eine automatisiert gesteuerte Bewirtschaftung der Unterlagen im ge-samten Lebenszyklus gewhrleistet werden kann, mssen die Metadaten der drei folgenden Kategorien definiert werden:

  • 36

    Struktur der Information (Dossierbildung, Zusatzkomponente) Zugriff auf die Information (federfhrende Organisationseinheit, Zugriffsrechte) Aussonderung der Information (rechtliche und administrative Aufbewahrungs-

    fristen, Datenschutz, Klassifikation, Archivwrdigkeit, ffentlichkeitsstatus)

    Dossierbildung Einzelnes Dossier oder Seriendossier (mit Zusatzkomponente)

    Zusatzkomponente Anhang an Aktenzeichen der Rubrik zur Identifikation des Dossiers: nach Jahr, nach Ort / Person / Freitext, Laufnummer

    Federfhrende OE Federfhrende Organisationseinheit. Wichtig fr Zugriffsberechtigungen aber auch Dossierverantwortung

    Aufbewahrungsfrist Rechtliche und administrative Aufbewahrungsfrist, vom Amt zu bestimmen

    Datenschutz nach Datenschutzgesetz (DSG), mgliche Werte: ja, nein

    Klassifikation nach Informationsschutzverordnung (ISchV), mgliche Werte: nicht klassifi-ziert, intern, vertraulich, geheim

    ffentlichkeitsstatus nach ffentlichkeitsgesetz (BG), mgliche Werte: einsehbar, nicht einseh-bar, zu prfen

    Zugriffsrechte Zugriffskonzept definiert Zugriffsrechte fr Rollen

    Archivwrdigkeit Bewertung (Ermittlung der Archivwrdigkeit) erfolgt nach Erstellung des Ord-nungssystems. Das Amt bewertet nach rechtlich-administrativen, das Bundes-archiv nach historisch-sozialwissenschaftlichen Kriterien.

    ev. Publikation Angaben zur Publikation / Kommunikation (vgl. Dublin Core = Metadaten zur Beschreibung von Dokumenten und Objekten im Internet)

  • 37

    4.2.3 Dossierbildung

    Um Unterlagen im Ordnungssystem abzulegen, braucht es Dossiers. Die Struktur der Dossiers sollte bereits vor der GEVER-Einfhrung, parallel zur Erarbeitung des Ordnungssystems, definiert werden. Auch hier nimmt eine einheitliche Logik und Gliederung einen zentralen Stellenwert ein, damit das Ordnungssystem im digita-len Umfeld sowohl als Arbeits-, Fhrungs- wie auch als Informationssystem dient.Damit die Regeln zur Dossierbildung eingehalten werden und damit die ber-sichtlichkeit im System sowie die Datenqualitt gesichert bleiben, wird empfoh-len, Dossiers ber eine zentrale Stelle, z.B. das Kompetentzzentrum GEVER (vgl. Kapitel 5.2), zu erffnen und gegebenenfalls auch zentral zu bewirtschaften.

    Dossiers knnen nur auf Rubriken, also auf der jeweils untersten Position im Ord-nungssystem erffnet werden. Innerhalb einer Rubrik ist es mglich, mehrere Dossiers zu bilden und in diesen jeweils weitere Subdossiers zu erstellen. Ein sehr lange geffnetes oder sehr schnell anwachsendes Dossier kann als Band 1 ab-geschlossen und ein neues, gleiches Dossier als Band 2 erffnet werden.

    Einzelnes DossierBesteht unter einer Rubrik nur ein Dossier, erhlt es denselben Titel wie seine Ru-brik. Das Aktenzeichen entspricht der Rubriknummer. Sobald dieses Dossier ge-schlossen wird, kann ein neues gleiches Dossier als Band 2 erffnet werden (vgl. auch Kapitel 4.2.5).

    146-Informationsmanagement

    146.0-Allgemeines

    146.1-Ordnungssystem

    146.2-Organisationsvorschriften

    Organisationsvorschriften (146.2)

    146.3-Digitale Geschftsverwaltung

    146.4-Aussondierung, Ablieferung, Archivierung

    146.9-Verschiedenes

  • 38

    SeriendossierWerden unter einer Rubrik mehrere Dossiers erstellt, mssen diese durch ein zu-stzliches Merkmal (zustzlich zum Titel) voneinander unterschieden werden. Daher wird das Aktenzeichen um eine Zusatzkomponente erweitert, wie bei-spielsweise eine Jahreszahl, Laufnummer oder einen Freitext (juristische oder na-trliche Personen, geografische Bezeichnungen, Kunden, Produkte, Behrden-stellen usw.) (vgl. auch Kapitel 4.2.5):

    Vorteile einer gut durchdachten DossierbildungMit Zusatzkomponenten knnen Dossiers beispielsweise nach Kunden, Produk-ten, Aufgaben etc. ber das gesamte Ordnungssystem hinweg nach derselben Logik gebildet werden. Diese Strukturierung erlaubt das Finden von Informatio-nen nicht nur im Aufgabenzusammenhang, sondern auch durch einen Zusam-menzug beispielsweise von bestimmten Kunden, Produkten oder Aufgaben.

    221-Beratungsleistungen fr die Bundesverwaltung

    Bundesamt fr Bauten und Logistik (221-BBL)

    Bundesamt fr Berufsbildung und Technologie (221-BBT)

    Bundesamt fr Energie (221-BFE)

    Bundesamt fr Gesundheit (221-BAG)

    Bundesamt fr Informatik und Telekommunikation (221-BIT)

    Bundesamt fr Justiz (221-BJ)

    Bundesamt fr Kommunikation (221-BAKOM)

    Bundesamt fr Kultur (221-BAK)

    Eine Entscheidungshilfe zur Bildung von Dossiers findet sich in Anhang III.i

  • 39

    Beispiel: Suche in allen Aufgaben des Bundesarchivs nach dem Kunden BBL. Re-sultat: Je ein Dossier im Aufgabenbereich Beratung, Bewertung, Sicherung, Ver-mittlung etc.

    4.2.4 Titelbildung

    Es ist wichtig, fr die Bezeichnung der Positionen und Dossiers eindeutige, aussa-gekrftige Titel zu whlen. Sie sollten so formuliert werden, dass sie auch lang-fristig verstndlich bleiben und die untergeordneten Positionen klar als dazuge-hrig erkannt werden. Positionstitel sollten gemss dem Aufgabenprinzip des Ordnungssystems jeweils so gewhlt werden, dass sie die Aufgabe, nicht den Prozess bezeichnen.

    Unklare oder doppelt vergebene Titel fhren unweigerlich zu Zuweisungsschwie-rigkeiten und es besteht die Gefahr einer Doppelablage oder unvollstndiger Dos-siers. Zudem wird dadurch das Wiederauffinden bestimmter Geschfte erschwert. Anhand des Titels muss fr alle Mitarbeitenden klar erkennbar sein, welche Auf-gaben unter die Position fallen und welche Unterlagen darunter abgelegt werden mssen. Ist dies nicht der Fall oder besteht die Mglichkeit, Dokumente mehre-ren Positionen zuzuordnen, sollten die Titel zustzlich przisiert werden. Falls es Bezugsdossiers gibt, macht es Sinn, solche Verweise in den Metadaten und nicht in den Titeln selbst zu erfassen.

    Name Zusatzkomponente Aktenzeichen

    Bundesamt fr Bauten und Logistik (131.5-BBL)

    Bundesamt fr Bauten und Logistik (221-BBL)

    Bundesamt fr Bauten und Logistik (321-BBL)

    Bundesamt fr Bauten und Logistik (431-BBL)

    Bundesamt fr Bauten und Logistik BBL (622.1-7787) (622.1-BBL)

    Bundesamt fr Bauten und Logistik (622.3-BBL)

    BBL

    BBL

    BBL

    BBL

    BBL

    BBL

    131.5-BBL

    221-BBL

    321-BBL

    431-BBL

    622.1-BBL

    622.3-BBL

  • 40

    4.2.5 Aktenzeichen

    Das Aktenzeichen wird folgendermassen gebildet:2

    Die dargestellte Struktur des Aktenzeichens bietet folgende Vorteile:

    Es besteht eine einheitliche Ablageordnung auch fr die Verwaltung von physi-schen Unterlagen, wie etwa berformaten oder solchen, die aus juristischen oder administrativen Grnden zustzlich auf Papier aufbewahrt werden mssen.

    Die Verwendung des Aktenzeichens verweist als sprechende Referenz auf den Geschftskontext (Geschftsdossier, nicht nur eine Dokumenten-Identifikation).

    Das Aktenzeichen stellt ber Sprachgrenzen hinweg eine einheitliche Refe-renz dar.

    Die Dossiers werden anhand des Aktenzeichens eindeutig identifiziert.

    Bei der Titelbildung sollten folgende Punkte beachtet werden:

    Sind die Titel aussagekrftig und eindeutig?

    Ergeben die bergeordneten Titel einen Sinn fr die untergeordneten Positionen?

    Sind wirklich nur international gngige Abkrzungen (z.B. UNICEF) verwendet und alle anderen Abkrzungen aufgelst worden?

    350.1 - 2003 / 01 Positionsnummer

    Trennzeichen

    Trennzeichen

    Dossier Zusatzkomponente

    Subdossier Zusatzkomponente

    Aktenzeichen:

    2 Vgl. GEVER-Standard P023 auf der Webseite des ISB.

    ?

  • 41

    Nummerierungsregeln Bei der Bildung der Positionsnummer folgt zur besseren Lesbarkeit nach je-

    weils drei Ziffern ein Punkt (.). Z.B. 212.16; 212.165.2 In (begrndeten) Ausnahmefllen (Z.B. Abbildung der Kantone) kann die Zeh-

    nergliederung unterbrochen und eine Hunderter- oder Tausendergliederung verwendet werden. Wenn dies der Fall ist, wird dieser Unterbruch mit einem Bindestrich (-) gekennzeichnet. Z.B.: 213.2-02

    Um nach der Hunderter- oder Tausendergliederung wieder in die freie Zehner-gliederung zurckzukehren, wird wieder ein Punkt (.) gesetzt. Z.B.: 213.2-02.2

    Bei Seriendossiers wird die Zusatzkomponente (vgl. Kapitel 4.2.3) Teil des Akten-zeichens. Die Zusatzkomponente nach der Positionsnummer wird durch ein Trennzei-

    chen (-) abgegrenzt. Z.B. 214.1-BBL

    4.2.6 Abnahme von Ordnungssystemen

    Ordnungssysteme der Bundesverwaltung werden vom Bundesarchiv abgenom-men. Weitere Informationen zum Prozess finden sich auf der Webseite des Bun-desarchivs.

    4.3 Empfehlungen zur Erarbeitung von Ordnungssystemen

    ProjektorganisationDie Erarbeitung bzw. berarbeitung eines Ordnungssystems verlangt ein syste-matisches, projektmssiges Vorgehen. Vorzugsweise setzt sich das Projektteam (PT) aus der Projektleitung (PL), einer Vertretung der Registratur und je einer Ver-tretung pro Abteilung zusammen. Letzteres garantiert, dass das Ordnungssys-tem alle Aufgaben eines Amtes umschliesst und erhht seine Akzeptanz unter den Mitarbeitenden.

    Zustzlich ist es empfehlenswert, frhzeitig eine n Mitarbeitenden des Bundes- archivs zur Beratung beizuziehen. Dadurch wird sichergestellt, dass das

  • 42

    Ordnungssystem alle Anforderungen erfllt und es wird vermieden, dass am Schluss (d.h. fr die Abnahme durch das Bundesarchiv) aufwendige berarbei-tungen erfolgen mssen.

    Projektvorgehen Organisation des Projekts und Bildung des Projektteams Ausarbeitungen der Grundstze und Anforderungen an das Ordnungssystem (Ressourcen, Aufgabenorientierung etc.) Verabschiedung durch die Direktion Erarbeitung des Ordnungssystems mit dem OS-Tool (auf der Website des Bun-

    desarchivs verfgbar).

    1. Workshop: Das Projektteam arbeitet die Dekaden 1 und 2 aus. Konsolidierung durch die PL Vernehmlassung des Entwurfs in den Bereichen (und ev. Bundesarchiv). Dies ergibt die Grundlage fr den zweiten Workshop. 2. Workshop: Abnahme Dekaden 1 und 2 im Projektteam. Ausarbeitung der

    Dekaden 3 und 4. Konsolidierung durch die PL Genehmigung der Dekaden 1 und 2 durch die Direktion

    Vernehmlassung der Workshopergebnisse in den Bereichen Ev. weitere Workshops mit gesamtem PT

    Gute Quellen fr die Gestaltung der Hauptgruppen sind die Organisationsverord-nung des eigenen Departements, die Webseite des eigenen Amts oder falls vor-handen eine Prozesslandkarte Level 0 und 1.

    Bestehende Unterlagenverzeichnisse und Auszge aus vorhandenen Ablagen (z.B. gemeinsamen Laufwerken) beiziehen und so abstimmen, dass alles in die neue Struk-tur eingeordnet werden kann.

    i

    i

  • 43

    Die einzelnen Bereiche arbeiten die weitere Gliederung aus (mittels Auftrag an die Bereichsvertreter, Bereichs-Workshops oder durch strukturierte Inter-views).

    Konsolidierung durch die PL Ab Erarbeitung der 3. Dekade berlegungen zu Metadaten auf Stufe Rubrik

    einbeziehen Einreichung des Ordnungssystems zur Abnahme an das Bundesarchiv berarbeitung (falls ntig) Prospektive Bewertung Prfen der Metadaten Abnahme Ordnungssystem durch Bundesarchiv Verabschiedung des Ordnungssystems durch die Direktion Pflege und Verwaltung des Ordnungssystems regeln. Ordnungssystem in

    GEVER einpflegen, Hinterlegung der Metadaten, Schulung Amt

    Umgang mit FachanwendungenWird GEVER eingefhrt, muss geklrt werden, welche Fachanwendungen ge-schftsrelevante Dokumente und Daten enthalten und neben GEVER weiterge-fhrt werden sollen. In den Organisationsvorschriften ist anschliessend zu regeln, welche Unterlagen in der GEVER und welche in der Fachanwendung gefhrt wer-den. Damit im Ordnungssystem ein berblick ber alle Aufgaben einer Amtstel-le gewhrleistet ist, sind alle Fachanwendungen darin (als Rubrik oder Dossier) abzubilden.

    Ablsung eines alten Ordnungssystems durch ein NeuesEiner der wesentlichen Vorteile eines guten Ordnungssystems ist, dass es bei Anpassungsbedarf beibehalten werden kann (Erweiterungen, ausgelagerte Aufgaben lassen Position aussterben etc.). Sind jedoch tiefer greifende n-derungen notwendig, wird ein neues Ordnungssystem eingefhrt. Ein solcher Generationenwechsel macht beispielsweise Sinn, wenn das Ordnungssystem den strukturellen Anforderungen nicht gengt oder mehrere mter zusam-mengelegt werden.

  • 44

    Folgende Punkte sollten bei einem Generationenwechsel unbedingt beachtet werden:

    Ist der Stichtag bestimmt, an dem das neue Ordnungssystem eingefhrt wird? Sind die laufenden Geschfte identifiziert, die in das neue Ordnungssystem ber-

    nommen werden sollen? (Geschfte kurz vor Abschluss knnen auch ber den Stichtag hinweg nach alter Logik beendet werden.)

    Sind die alten Dossiers so weit mglich abgeschlossen? Sind die neuen Dossiers im Ordnungssystem (leer) erffnet worden? (Falls notwendig und sinnvoll kann in den Metadaten auf Nachfolge- resp. Vorgngerdossiers verwiesen werden.)

    Ist die Abgabe der Altakten an das Bundesarchiv geplant und durchgefhrt?

    ?

  • 45

    5 GEVER zum Erfolg fhren

    5.1 Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

    Bei der Einfhrung wie auch beim Betrieb einer Geschftsverwaltung ist das Zu-sammenspiel von Mensch, Organisation und IT-Untersttzung die grsste Her-ausforderung. Den Fokus auf Organisation und Mitarbeitende zu setzen, macht gleichzeitig auch den Erfolg einer GEVER aus.

    FhrungsaufgabeDie Aktenfhrung liegt in der Verantwortung von Direktion und Geschftslei-tung. Nur mit Untersttzung der Fhrungskrfte knnen die ntigen Vorschrif-ten konsequent um- und durchgesetzt werden und damit die Vorteile einer fl-chendeckenden elektronischen Geschftsverwaltung vollumfnglich zum Tragen kommen.

    VernderungsprozessDurch die Einfhrung der elektronischen Geschftsverwaltung wird ein Wandel in der Unternehmenskultur angestossen. Gewohnte Arbeitsweisen verndern sich. So bernehmen Sachbearbeitende beispielsweise bereits von Beginn eines Geschfts an die Verantwortung fr die Aktenfhrung. Um diese Umstellung er-folgreich bewltigen zu knnen, muss dieser Vernderungsprozess aktiv gestal-tet werden.

    Organisation und TechnologieTechnische Aspekte spielen bei der Einfhrung einer GEVER nur eine untergeord-nete Rolle. Die Herausforderung liegt in erster Linie in der Lsung der damit ein-hergehenden organisatorischen Fragestellungen.

    ControllingIst GEVER einmal eingefhrt, muss mittels geeigneter Controlling-Massnahmen die Nachhaltigkeit gesichert werden.

    GEVER zum Erfolg fhren ist anspruchsvoll. Die in dieser Arbeitshilfe genannten Hinweise und Instrumente tragen dazu bei, dass sich dieser Aufwand auszahlt und GEVER zu einer wertvollen Grundlage fr die Informationsverwaltung wird.

  • 46

    5.2 Kompetenzzentrum GEVER

    Die Umstellung auf die elektronische Geschftsverwaltung ist mit neuen Auf-gaben verbunden und bisherige Ttigkeiten gewinnen zum Teil an neuer Be-deutung:

    Organisation der GEVER berprfung der Einhaltung der Organisationsvorschriften Anpassung der Organisationsvorschriften Pflege der Stammdaten Aussonderung der Dossiers Benutzerschulung und -support Vertretung des Amts in GEVER-Fachgremien

    Diese Aufgaben knnen zentral wahrgenommen werden, z.B. von der Registra-tur, die zu einem Kompetenzzentrum GEVER (CC GEVER) erweitert wird. Oder die Aufgaben knnen auch auf verschiedene Bereiche (Abteilungen, Ressorts) verteilt werden.

    5.3 GEVER Controlling

    Ist GEVER eingefhrt, sind regelmssige berprfungen ntig, um einen optima-len Betrieb gewhrleisten zu knnen. Dabei stehen Fragen nach der Einhaltung der Organisationsvorschriften, der Datenqualitt in der GEVER-Anwendung und die Art und Weise, wie die GEVER im Amt genutzt wird, im Vordergrund. Die Be-wirtschaftung von GEVER sollte daher regelmssig evaluiert werden:

    Erstellen von Nutzungsstatistiken berprfung der Datenqualitt durch spezifische Suchabfragen Mitarbeiterbefragungen Soll-Ist-Analysen

  • 47

    Die Geschftsleitung sollte regelmssig ber die wichtigsten Ergebnisse aus dem GEVER-Controlling informiert werden, damit die notwendigen Massnahmen er-griffen werden knnen (Anpassung der Organisationsvorschriften etc.).

    5.4 Untersttzung bei der Organisation der Geschftsverwaltung

    Das Bundesarchiv bietet im Bereich Geschftsverwaltung verschiedene Ausbil-dungen an, untersttzt Organisationen bei GEVER-Projekten und stellt Tools und Hilfsmittel zur Verfgung. Weitere Informationen finden sich auf der Webseite des Bundesarchivs.

    KontaktSchweizerisches [email protected]

    Zielefestlegen

    Ursachenanalysieren

    Soll-Istver-

    gleichen

    Mass-nahmenergreifen

    (Nach Horvth & Partner)

  • 48

  • 49

    Anhang I: Rechtlichen Grundlagen fr die Aktenfhrung

    Neben den unten aufgefhrten relevanten rechtlichen Grundlagen bestehen im Obligationenrecht (OR) und in der Geschftsbcherverordnung (GeBV) gesetzli-che Fristen fr die Aufbewahrung von Unterlagen. Zudem beeinflussen das Haf-tungs- und Verfahrensrecht sowie die Rechtsprechung der Gerichte das Verstnd-nis einer korrekten Aktenfhrung.

    Bundesgesetz ber die Archivierung (SR 152.1, BGA) Art. 5 BGA: Das Bundesarchiv erlsst gegenber anbietepflichtigen Stellen

    Weisungen ber die Verwaltung, Aufbewahrung und Ablieferung von Unter-lagen [...].

    Art. 6 BGA: Alle Unterlagen, die nicht mehr stndig bentigt werden, ms-sen dem Bundesarchiv zur bernahme angeboten werden, sofern das Amt nicht selber fr deren Archivierung zustndig ist.

    Art. 7 BGA: Das Bundesarchiv legt in Zusammenarbeit mit den Stellen fest, ob Unterlagen archivwrdig sind. Unterlagen, die als archivwrdig bezeich-net werden, sind von den anbietepflichtigen Stellen dem Bundesarchiv abzu-liefern. Nicht anbietepflichtige Stellen sorgen selbst fr die Archivierung.

    Art. 8 BGA: Unterlagen, die unter die Anbietepflicht fallen, drfen ohne Zu-stimmung des Bundesarchivs nicht vernichtet werden.

    Verordnung zum Bundesgesetz ber die Archivierung (SR 152.11, VBGA) Art. 3 VBGA: Die Stellen sorgen fr die Nachvollziehbarkeit und Nachweis-

    barkeit ihrer Geschftsttigkeit in ihren Unterlagen. Sie treffen die organisa-torischen, administrativen und technischen Massnahmen, die fr die Bildung und Fhrung von archivfhigen Unterlagen erforderlich sind.

    Art. 4 VBGA: Unterlagen gelten als nicht mehr stndig bentigt und mssen deshalb dem Bundesarchiv angeboten werden, wenn die anbietepflichtige Stel-le keinen hufigen, regelmssigen Gebrauch mehr von ihnen macht [].

    Art. 5 VBGA: Die anbietepflichtige Stelle sorgt dafr, dass die Unterlagen so aufbereitet sind, dass sie ohne zustzlichen Aufwand im Hinblick auf ihre Ar-chivwrdigkeit bewertet und gegebenenfalls archiviert werden knnen.

    6 Anhang

  • 50

    Bundesgesetz ber das ffentlichkeitsprinzip der Verwaltung (SR 152.3, BG) Art. 1 BG: Das BG gewhrleistet den Zugang zu amtlichen Dokumenten. Art. 5 BG: Ein amtliches Dokument ist jede Information, die auf einem be-

    liebigen Informationstrger aufgezeichnet ist; sich im Besitz einer Behrde be-findet, von der sie stammt oder der sie mitgeteilt worden ist; und die Erfl-lung einer ffentlichen Aufgabe betrifft. Nicht als amtliche Dokumente gelten Dokumente, die durch eine Behrde kommerziell genutzt werden; nicht fer-tig gestellt sind; oder zum persnlichen Gebrauch bestimmt sind.

    Art. 6 8 BG: Das BG garantiert der Bevlkerung ein generelles Recht auf Zugang zu amtlichen Dokumenten. Dieses kann nur in begrndeten Ausnah-mefllen eingeschrnkt werden.

    Verordnung ber das ffentlichkeitsprinzip der Verwaltung (SR 152.31, VBG) Art. 3 VBG: Die Behrde gibt den Gesuchstellerinnen und Gesuchstellern

    ber die verfgbaren amtlichen Dokumente Auskunft und untersttzt sie bei ihrem Vorgehen.

    Art. 17 VBG: Die Bewirtschaftung amtlicher Dokumente, namentlich ihre Registrierung, richtet sich nach Art. 22 RVOV sowie den vom zustndigen De-partement in Ausfhrung der Archivierungsgesetzgebung erlassenen Bestim-mungen.

    Art. 18 VBG: Die Behrden informieren ber amtliche Dokumente, indem sie im Internet Informationen ber die Aufgabenbereiche sowie ber wichtige Geschfte, fr die sie zustndig sind, informieren. Zudem stellen sie weitere geeignete Informationen zur Verfgung, die das Auffinden von Dokumenten erleichtern knnen, soweit dies keinen unangemessenen Aufwand verursacht.

    Art. 19 VBG: Die zustndige Behrde macht wichtige amtliche Dokumente so schnell wie mglich im Internet verfgbar, soweit dies keinen unangemes-senen Aufwand verursacht und der Verffentlichung im Internet keine gesetz-lichen Bestimmungen entgegenstehen.

  • 51

    Regierungs- und Verwaltungsorganisationsverordnung(SR 172.010.1, RVOV) Art. 22 RVOV: Die Verwaltungseinheiten fhren den Nachweis ber die eige-

    ne Geschftsttigkeit auf Grund einer systematischen Aktenfhrung.

    Verordnung ber die elektronische Geschftsverwaltung in der Bundes-verwaltung (172.010.441, GEVER-Verordnung) Art. 1 GEVER-Verordnung: Die Bundesverwaltung bearbeitet ihre geschfts-

    relevanten Dokumente grundstzlich in elektronischen Geschftsverwaltungs-systemen (GEVER-Systeme). Diese dienen der rechtskonformen, prozess-orientierten, nachvollziehbaren, systematischen, transparenten, sicheren und wirtschaftlichen Geschftsabwicklung.

    Art. 5 GEVER-Verordnung: Verwaltungseinheiten, die dieser Verordnung unterstehen, whlen ein GEVER-System, das als Standard zugelassen ist.

    Art. 9 GEVER-Verordnung: Die Ordnungssysteme der GEVER-Systeme sind so aufzubauen, dass ihre Bekanntgabe nicht schon zur unzulssigen Weiter-gabe von besonders schtzenswerten Personendaten, Persnlichkeitsprofilen oder klassifizierten Informationen fhrt.

    Art. 10 GEVER-Verordnung: Fr die Umwandlung physischer Dokumente in elektronische Dokumente oder umgekehrt oder von einem elektronischen For-mat in ein anderes regelt die Bundeskanzlei die Prozesse und die Qualittssi-cherungsmassnahmen sowie die zu verwendende elektronische Signatur und das Format. Die nach diesen Vorschriften elektronisch erfassten Dokumente gelten als Original.

    Art. 12 GEVER-Verordnung: Dokumente sind im GEVER-System so zu be-arbeiten, dass sie vor Kenntnisnahme durch Unberechtigte geschtzt sind. Do-kumente, die besonders schtzenswerte Personendaten, Persnlichkeitsprofile oder VERTRAULICH klassifizierte Informationen enthalten, sind im GEVER-Sys-tem zu verschlsseln. Dies gilt auch fr die bermittlung. Im GEVER-System drfen keine GEHEIM klassifizierten Dokumente bearbeitet werden.

  • 52

    Bundesgesetz ber den Datenschutz (SR 235.1, DSG) Art. 2 DSG: Die Datenschutzbestimmungen gelten fr das Bearbeiten von Da-

    ten natrlicher und juristischer Personen durch Bundesorgane. Art. 3 DSG: Bearbeiten umfasst jeden Umgang mit Personendaten, unabhn-

    gig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaf-fen, Aufbewahren, Verwenden, Umarbeiten, Bekanntgeben, Archivieren oder Vernichten von Daten.

    Art. 4 DSG: Personendaten drfen nur rechtmssig und nur zu dem Zweck bearbeitet werden, der bei der Beschaffung angegeben wurde, aus den Um-stnden ersichtlich oder gesetzlich vorgesehen ist.

    Art. 5 DSG: Wer Personendaten bearbeitet, hat sich ber deren Richtigkeit zu vergewissern. Er hat alle angemessenen Massnahmen zu treffen, damit die Daten berichtigt oder vernichtet werden, die im Hinblick auf den Zweck ihrer Beschaffung oder Bearbeitung unrichtig oder unvollstndig sind. Jede Person kann verlangen, dass unrichtige Daten berichtigt werden.

    Art. 6 DSG: Personendaten drfen nicht ins Ausland bekannt gegeben wer-den, wenn dadurch die Persnlichkeit der betroffenen Personen schwerwie-gend gefhrdet wrde.

    Art. 7 DSG: Personendaten mssen durch angemessene technische und or-ganisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschtzt werden.

    Verordnung zum Bundesgesetz ber den Datenschutz (SR 235.11, VDSG) Art. 21 VDSG: Die verantwortlichen Bundesorgane erstellen ein Bearbeitungs-

    reglement fr automatisierte Datensammlungen. Im Bearbeitungsreglement legt das verantwortliche Bundesorgan seine interne Organisation fest. Die-ses umschreibt insbesondere die Datenbearbeitungs- und Kontrollverfahren und enthlt alle Unterlagen ber die Planung, Realisierung und den Betrieb der Datensammlung. Eine Auflistung der erforderlichen Angaben, welche im Bearbeitungsreglement Eingang finden mssen findet sich ebenfalls in Art. 21.

    Verordnung ber den Schutz von Informationen des Bundes (SR 510.411, ISchV) Art. 1 ISchV: Die Verordnung regelt den Schutz von Informationen des Bun-

    des und legt insbesondere deren Klassifizierung und Bearbeitung fest.

  • 53

    Art. 4 ISchV: Werden Informationstrger physisch zu einem Sammelwerk zu-sammengefasst, ist zu berprfen, ob dieses klassifiziert oder einer hheren Klassifizierungsstufe zugeordnet werden muss.

    Art. 13 ISchV: Die Erstellung, die Bekanntgabe und das Zugnglichmachen klassifizierter Informationen sind auf eine Minimum zu beschrnken.

    Art. 17 ISchV: Die Archivierung klassifizierter Informationen richtet sich nach den Vorschriften der Archivierungsgesetzgebung.

    Art. 18 ISchV: Die Bearbeitung klassifizierter Informationen und der Umgang mit entsprechenden Informationstrgern sind im Anhang geregelt.

  • 54

    Anhang II: Beispiele von Rollen und Verantwortlichkeiten

    Die folgende Beschreibung ist eine mgliche Aufteilung der Verantwortlichkei-ten. Wichtig ist, dass mindestens diese Aufgaben vergeben werden. Mitarbeiten-de knnen mehrere Rollen wahrnehmen.

    Organisationsspezifische Rollen

    Direktion Erlsst die Organisationsvorschriften.

    Geschftsleitung Legt die Informationen mit eingeschrnkten Zugriffsrechten fest.

    Linienvorgesetzte / r Ist verantwortlich fr die Umsetzung der Organisationsvorschriften im eigenen Zustndigkeitsbereich (inkl. Spezifizierung der Organisa-tionsvorschriften). Meldet neue Mitarbeitende (inkl. Rollen) zur Erfassung in der GEVER-Anwendung und allfllige nderungen an die Registratur.

    Benutzer / in Ist verantwortlich fr die Einhaltung der Organisationsvorschriften.

    SuperUser Ist die erste Ansprechperson fr alle Benutzenden zur tglichen Bedie-nung der GEVER-Anwendung. Kann der SuperUser nicht weiterhelfen oder bei einem technischen Problem, wendet er sich an die Registratur.

    Applikationsverantwortliche / r Unterhlt die Applikation von der Gestaltung bis hin zur Aktualisierung. Ist verantwortlich fr die Planung, die Beantragung und die berwa-chung aller Aktivitten, welche notwendig sind, um die GEVER-An-wendung zu nutzen und den ndernden Bedrfnissen und Rahmen-bedingungen anzupassen. Prft Bedrfnisse fr die Weiterentwicklung der GEVER-Anwendung und leitet diese, sofern sie fr die ganze Amtsstelle wichtig sind, an die User Group des Produkts weiter.Vertritt die Amtsstelle in GEVER-Arbeitsgruppen und -Gremien.

  • 55

    CC GEVER Ist verantwortlich fr den Unterhalt der Organisationsvorschriften (inkl. Anhnge) und die Kontrolle ihrer Umsetzung durch die Mitarbeitenden. Fhrt Schulungen zu den Organisationsvorschriften durch. nderungen am Ordnungssystem werden durch das CC GEVER ge-nehmigt.Mindestens ein Mitglied des CC GEVER muss die Rolle GEVER- Administrator Amt innehaben.

    ffentlichkeitsbeauftragte / r Empfngt, bearbeitet und beantwortet BG-Anfragen.Pflegt auf Anfrage die Metadaten von Unterlagen betreffend BG-Status und Zugnglichkeit nach BG in der GEVER-Anwendung ge-mss Vorgaben.

    Fachspezifische Rollen (verbunden mit Rechten in der GEVER Anwendung)

    Sachbearbeiter / in Standardrolle fr Mitarbeitende in der GEVER-Anwendung.Beantragt Dossiers fr neue Geschfte bei der Registratur.Erfasst (registriert) und bearbeitet die geschftsrelevanten Unterlagen in der GEVER-Anwendung. Ist fr den Versand von Ausgngen zustndig und weist diesen je-weils in der GEVER-Anwendung nach (Visum Versand besttigen).Stellt seine Stellvertretung durch Vergabe von Stellvertreter-Rechten in der GEVER-Anwendung sicher.

    Registrator / in Erbringt die fachliche Administration der GEVER-Anwendung (z.B. Verwaltung des zentralen Posteingangs).Stellt den Support der SuperUser und die Koordination mit der GEVER-Administration sicher.Fhrt Aus- und Weiterbildungen zu der Verwendung der GEVER-An-wendung durch. Ist zustndig fr das Lifecycle Management der Unterlagen (inkl. Ab-schluss und Aussonderung der Dossiers).Fhrt die Papierablage (inkl. Ausleihkontrolle) und die Altablage.

    Leiter / in Hat (je nach Zugriffsrechteverwaltung) Zugriff auf eingeschrnkte Be-reiche.

  • 56

    GEVER-Administrator Amt Ist in Zusammenarbeit mit dem Applikationsverantwortlichen zustn-dig fr den Kontakt mit dem Leistungserbringer.Ist verantwortlich fr die Betreuung und die Koordination der techni-schen und organisatorischen Aufgaben rund um die GEVER-Anwen-dung: Administration der GEVER-Anwendung, pflegt das Ordnungssys-tem und die Vorlagen, kann im Bedarfsfall Stellvertretungen einrichten.

    Systemadministrator / in Leistungserbringer

    Erbringt die technische Administration der GEVER-Anwendung ge- mss dem Service Level Agreement (SLA). Ist fr den Unterhalt des Systems und die Verwaltung der Stamm-daten verantwortlich.

  • 57

    Anhang III: Entscheidungshilfe zur Dossierbildung

    Legende:Rubrik: jeweils unterste Position eines OrdnungssystemsOV: OrganisationsvorschriftenZK: Zusatzkomponente; Zusatz zum Aktenzeichen. Eindeutige Identizierung eines DossiersZK Jahr: typisch fr Protokolle. Weitere Mglichkeiten: Veranstaltungen, Medienanfragen, Ausbildung XY. Sucht man in Zukunft nach Jahren oder nach Aufgaben / Themen? Lassen sich die Aufgaben logisch in Jahre trennen? Beispiel: -2010, -2011ZK Freitext: Kunden, Personen, Produkte, Orte, Kantone, Lnder, Institutionen, Projekte, Akronyme, SR-Nummern, Einheiten. Beispiel: -BAR, -BASPOZK Laufnummer: bei analogen Fallerledigungen oder wenn die Kurz-ID knstlich konstruiert werden msste. Beispiel: -1, -2, -3

    (zur Aktenzeichenbildung siehe GEVER Standard P023)

    Wie wird (in Zukunft) nachInformation gesucht?

    Wer soll auf die Information zugreifen knnen?

    Dossier

    ZK Jahr

    ZK Freitext(z.B. Akronym)

    ZK Freitext(nach Denition

    oder Liste in den OV)

    ZK Laufnummer

    Unterscheidung derDossiers

    Nein

    NeinJa

    Ja

    Ja

    Ja

    Nein

    Nein

    daranangehngt

    Welcher Art / in welcherMenge fallen Informationen an?

    SeriendossiersNur 1 Dossier?

    Macht es Sinn,die Seriendossiers mit

    einer Kurzbezeichnung zuversehen (sprechende

    Kurz-ID)?

    Gibt es andere Bereiche /Positionen mit den selbenKunden / Produkten o..?

    Macht es Sinn, nach Jahrenzu trennen?

    Rubrik

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    Anhang IV: Glossar

    Aktenfhrung (auch: Records Management, Geschftsverwaltung)Systematische Aufzeichnung des Geschftsprozesses; dies beinhaltet Aktenbil-dung (Erstellen, Empfangen, Registrieren, Ablegen von Unterlagen), Verwendung von Unterlagen, Verwaltung der Unterlagen (Ordnungssystem, Ablage, Berechti-gungen, Fristen etc.) sowie Pflege der dafr notwendigen Regeln, Verfahren und Instrumente. Die Aktenfhrung untersttzt die Geschftsbearbeitung und garan-tiert den Nachweis der Geschftsttigkeit gemss RVOG, RVOV bzw. Weisungen ber die Aktenfhrung.

    AufbewahrungsfristDie Zeitspanne, whrend der Unterlagen / Dossiers aus rechtlichen oder administ-rativen Grnden aufbewahrt werden mssen. Nach Ablauf der Aufbewahrungs-frist werden die Unterlagen dem Bundesarchiv zur Archivierung bergeben oder vernichtet, sofern sie als nicht archivwrdig bewertet wurden. Die Bestimmung und Einhaltung der Aufbewahrungsfrist liegt in der Verantwortung der mter.

    ArchivierungDie Aufbereitung von Unterlagen und ihre Ablieferung an das Archiv fr die zeit-lich unbegrenzte Aufbewahrung und Nutzung.

    Aussonderung / AussonderungsfristAussonderung bedeutet Aussortierung und Entfernung von Dossiers aus der GEVER-Anwendung. Danach bestehen abhngig von der Bewertung der Dossi-ers drei Mglichkeiten: Weitere Aufbewahrung im Amt (z.B. Near Line Ablage), Ablieferung ans Bundesarchiv oder Vernichtung. Aussonderungsfrist bezeichnet die Zeitspanne vom Abschluss der Dossiers bis zur Aussonderung (d.h. die Frist, nach der die Dossiers voraussichtlich nicht mehr regelmssig bentigt werden).

    Bewertung, prospektiveProspektive Bewertung ist die Bewertung von Unterlagen vor ihrem Entstehen, auf der Grundlage des Ordnungssystems. Dabei wird die Archivwrdigkeit der einzelnen Rubriken ermittelt.

  • 59

    CC GEVERKompetenzzentrum, das fr die durch GEVER (neu) generierten Aufgaben zu-stndig ist, z.B. Posteingang inkl. Scanning, berprfung und Einhaltung der Organisationsvorschriften, Stammdatenpflege, Benutzersupport, Aussonderung der Dossiers, usw. Diese Aufgaben knnen zentral wahrgenommen werden, z.B. Aufgabenerweiterung der bisherigen Registratur oder auf verschiedene Bereiche (Abteilungen, Ressorts) verteilt werden.

    Dossier / DossierbildungEin Dossier enthlt die gesamten Unterlagen zu einem Geschft; es entspricht da-her grundstzlich einem Geschft. Die Dossierbildung erfolgt auf der Grundlage des Ordnungssystems. Das Ordnungssystem kann den Bedrfnissen der tglichen Arbeit angepasst werden, indem artverwandte Geschfte zusammengefasst bzw. in Subdossiers aufgeteilt werden knnen. Nach dem Geschftsabschluss werden die Dossiers geprft und abgeschlossen.

    GeschftsrelevanzAls geschftsrelevant gelten Unterlagen, die Informationen enthalten, welche fr die Weiterbearbeitung eines Geschftes respektive fr dessen Nachvollziehbarkeit von Bedeutung sind. Die Amtsstellen legen fr sich fest, welche Unterlagen ge-schftsrelevant sind und folglich registriert werden mssen. Alle Kategorien von Un-terlagen, die nicht geschftsrelevant sind, werden in einer Negativliste aufgefhrt; die Negativliste muss dem Bundesarchiv zur Genehmigung vorgelegt werden.

    Geschftsverwaltung, elektronische; GEVERGEVER beschreibt die Gesamtheit aller Aktivitten und Regeln fr die Planung, Steuerung, Kontrolle sowie den Nachweis von Geschften. Die elektronische Ge-schftsverwaltung umfasst drei Elemente: Dokumenten- bzw. dossierbezoge-ne Aktenfhrung (Fhren von Geschftsunterlagen), Ablaufsteuerung und Ge-schftskontrolle.

    MasterdossierDas als geltend bestimmte, d.h. gltige, vollstndige und verlssliche Dossier. Ab 2012 gilt in der Bundesverwaltung das digitale Dossier als Masterdossier.

  • 60

    MetadatenMetadaten sind beschreibende Daten (Daten ber Daten). Sie werden auf Ord-nungssystempositionen hinterlegt und hierarchisch auf die Dossiers und Subdos-siers vererbt. Metadaten knnen Informationen steuern (Zugriff, Wahrung des Entstehungszusammenhangs etc.), sie enthalten Informationen zu Qualitt und Verwendung der Unterlagen (Wer hat wann was gemacht?) und erlauben eine au-tomatisierte Bewirtschaftung (Wann soll was mit diesen Unterlagen geschehen?).

    Near Line AblageZentrale Ablage der nicht mehr in der laufenden GEVER-Anwendung benutzten Unterlagen einer Organisationseinheit. Die Zugriffszeit auf eine Near Line Ablage kann zwar geringfgig lnger sein, dafr ist eine solche Ablage kostengnstiger als die lokale Speicherung. Weitere Informationen zu Near Line Ablagen finden sich auf der Webseite des Informatiksteuerungsorgans Bund (ISB).

    Ordnungssystem (OS)Das Ordnungssystem (ehem. Registraturplan) bildet smtliche Aufgaben eines Amtes bersichtlich und umfassend ab. Es bildet die Grundlage fr die Regis-trierung der Unterlagen bzw. die Dossierbildung und stellt sicher, dass Unterla-gen langfristig und personenunabhngig in ihrem Aufgabenzusammenhang er-halten bleiben.

    Organisationsvorschriften (OV)Vorschriften, die den Aufbau und den Ablauf der Aktenfhrung verbindlich und detailliert regeln.

    RegistrierenMit der Registrierung werden Dokumente einem Geschft zugeordnet, mit Me-tadaten versehen (Titel, Ersteller, Absender, Eingangsdatum usw.) und ins Ord-nungssystem der Amtsstelle integriert.

    Rubrik vs. GruppeUnter einer Gruppe versteht man eine Gliederungseinheit eines Ordnungs-systems, welche untergeordnete Positionen enthlt. Die unterste Position im

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    Ordnungssystem wird Rubrik genannt; auf der Stufe Rubrik werden Dossiers zu-geordnet. Bsp: 212.1 (Gruppe)212.15 (Rubrik)212.15-BBL (Dossier)

    Unterlagen (im Singular: Dokument)Geschftsrelevante, vom Informationstrger unabhngige Informationen, wel-che bei der Erfllung ffentlicher Aufgaben des Bundes erstellt oder empfangen werden. Dazu gehren alle Hilfsmittel und ergnzenden Daten (z. B. Metadaten, Historisierungsdaten), die fr das Verstndnis dieser Informationen und ihre Nut-zung notwendig sind.

    Definition und bersetzungen dieser und weiterer Begriffe zu GEVER finden sich in der Terminologiedatenbank Termdat der Schweizerischen Bundesverwaltung (www.termdat.ch).