JAHRBUCHeLearning & Wissensmanagement 2018

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METHODIKAngewandte Methoden

Für eine effektive Wissensvermittlung reicht es nicht aus, neu-en Mitarbeitern die geltenden Richtlinien auszuhändigen und darauf zu hoffen, dass diese gelesen und verstanden werden. Vielmehr ist auch hier der richtige Methodenmix gefragt, da-mit die Regelungen verstanden werden, im Gedächtnis bleiben und in der Praxis Anwendung fi nden. Linde ist mit rund 60.000 Mitarbeitern in mehr als 100 Ländern vertreten. Während zen-trale Richtlinien wie der Verhaltenskodex oder Richtlinien zum Datenschutz für alle Mitarbeiter relevant sind, haben andere nur eine eingeschränkte Zielgruppe. Neben der Zuweisung der rele-vanten Schulungsinhalte sind auch die Unterstützung der Ler-nenden sowie das Nachverfolgen des erfolgreichen Abschlusses wesentliche Erfolgsfaktoren. Ohne eine effi ziente und schlaue Gestaltung der Lernprozesse ist diese Mammutaufgabe mit limi-tierten Ressourcen nicht zu schaffen.

Lernbedarfe

Es sollten daher Automatismen zur effi zienten Trainingsverwal-tung geschaffen werden, welche den Mitarbeitern die relevan-ten Compliance Trainings zuweist und an Auffrischungen nach Ablauf bestimmter Fristen erinnert. Zielsetzung ist auch die höchstmögliche Steigerung von Abschlussquoten durch Sys-temanpassungen. Prozesslücken sollen dabei identifi ziert und geschlossen werden, beginnend bei der Validierung von Stamm-daten über die automatisierte Einladung neuer Mitarbeiter bis hin zur Verteilung von Abschlussstatistiken. Dies ermöglicht

bspw. die sofortige Reaktion auf Dateninkonsistenzen oder Lern-versäumnisse. Ausgewählte Mitarbeiter erhalten zusätzlich Spe-zialschulungen anhand des jeweiligen Risikoprofi ls. Die Ermitt-lung soll anhand Stammdaten teils automatisiert werden und so die aufwändige Auswahl anhand eines Kriterienkataloges durch lokale Bereichsleiter oder HR-Zuständige ersetzen.

Projektverlauf

Als zentralen Kern für die Umsetzung dieser Aufgaben wurde das existierende Lern-Management-System (LMS) von SumTotal Systems identifi ziert. Dieses wurde bereits von der Solics GmbH bei Linde eingeführt und sollte nun weiter für Anforderungen der Compliance-Abteilung maßgeschneidert werden. Während ein Großteil der Zielsetzungen über den bestehenden Funktions-umfang und über Konfi gurationsparameter abgebildet werden konnten, mussten auch Anpassungsprogrammierungen von Solics durchgeführt werden. Diese lagen schwerpunktmäßig in der Sicherstellung einer 100-Prozent korrekten Datenbasis bei der Datenversorgung aus SAP HR sowie in der funktionalen Umsetzung des „Consequence Managements“. Linde-Mitarbei-ter haben für den Abschluss von verpfl ichtenden Compliance-E-Learning-Kursen fortan 28 Tage Zeit. Wird diese Frist nicht eingehalten, verschickt das LMS automatisiert Erinnerungen an den Mitarbeiter. Bei einer Nicht-Einhaltung der Frist wird nach 14 Tagen die zuständige Führungskraft informiert und nach weite-ren zwei Wochen die nächst höhere Ebene. Neben der Abbildung

Um die Einhaltung von Grundsätzen und gesetzlichen Vorschriften abzusichern, stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung ein angemessenes und wirksames Compli-ance Management System aufzubauen. Ziel ist es, Verstößen vorzubeugen. In der Präven-tionsarbeit geht es vor allem darum, die Mitarbeiter über die gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien zu informieren, die für ihren Arbeitsbereich gelten. Neben einer persönli-chen Beratung in Compliance-Fragen wird auch der kontinuierlichen Schulung der Beleg-schaft ein hoher Stellenwert beigemessen.

Linde setzt auf automatisierte Prozesse

Globale Compliance Schulungen für Mitarbeiter effi zient organisiert

S I E G E R P R O J E K T :Linde Compliance AcademyP R O J E K T P A R T N E R :Solics GmbHLinde AG

-AWARD 2018

K A T E G O R I E : AUTOMATISIERTES TRAINING

LearninJ O U R N A L

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Solics GmbHP R O J E K T P A R T N E R

Linde AGP R O J E K T P A R T N E R

Stephan KistlerTraining and Processes Manager / Group Legal & Compliance

Linde AGKlosterhofstrasse 1D-80331 München

stephan.kistler@linde.comwww.linde.com

Oliver DangelGeschäftsführer / Managing Partner

Solics GmbHBeim Kupferhammer 9D-72070 Tübingen

oliver.dangel@solics.dewww.solics.de

INFOVorgaben & Besonderheiten

Vorgaben:

Das bestehende LMS von SumTotal Systems sollte für die Linde Compliance Academy durch Automatismen erweitert werden, welche den Mitarbeitern passende Trainings zuweist, an Auffrischun-gen und Fristen erinnert, weitere Eskalationen ermöglicht sowie zudem Stammdaten aus SAP HR importiert, validiert und Fehler-berichte verteilt.

Besonderheiten:

Der Projektfokus lag auf der Optimierung des Gesamtprozes-ses, der die Identifi zierung von Zielgruppen, Zuweisung von rele-vanten Schulungen als auch die Kontrolle und Eskalation umfasst und bestmöglich automatisiert. Das Top- und Middle-Management ist in den Lernprozess integriert. Dadurch kann die Linde Compli-ance Academy auf effi zienter Weise durchgehende und gestaf-felte Wissensvermittlung bieten. Ebenso nicht-computernutzende Mitarbeiter aus Produktion und Logistik werden miteingebunden.

der End-to-End Prozesse im SumTotal LMS lag ein weiteres Au-genmerk auf den Schulungsinhalten sowie der Unternehmens-kultur im Umgang mit Compliance Risiken.

Projektergebnis

Mit Hilfe der automatisierten Lernprozesse und Systemanpas-sungen konnte die schlanke Organisation des Trainingsteams im Compliance-Bereich erhalten werden. Dieses wird dank auto-matisiertem Trainingsmanagement entlastet und kann sich auf die Entwicklung von Schulungsunterlagen und Kommunikation fokussieren. Bei identifi zierten Prozesslücken, bei denen die eingesetzte Software im Standard an Ihre Grenzen gestoßen ist, wurde nach Beratung mit dem Projektpartner Solics GmbH ein Lösungskonzept erarbeitet und so konnte durch Customizing der on-premise Installation stets eine passende und effi ziente Lösung gefunden werden. Bei der Entwicklung von E-Learning Kursen wurde darauf geachtet, dass Mitarbeitern für jeden Compliance-Themenbereich eine andere Rahmenerzählung prä-sentiert wird. Durch die bewusst gestaltete Vielfalt in der Ver-mittlung und Aktivierung können die einzelnen Themen besser auseinandergehalten werden und Grundsätze eingeprägt wer-den. Führungskräfte im mittleren Management sind im Lernpro-zess fest verankert, indem sie bspw. die Lernabschlusskontrolle übernehmen. Durch die standardisierten und transparenten Kontroll- und Eskalationsprozesse konnte die Zahl der überfäl-ligen Kursabschlüsse um 75% gesenkt werden (im Vergleich zu Schulungen vor Einführung des Prozesses). Die globale Ab-

schlussquote konnte durch verbesserte Stammdatenqualität und nach Einführung der automatisierten Lernprozesse von rund 80% auf 98% gesteigert werden.

Fazit

Für nachhaltige und erfolgreiche Wissensvermittlung im Com-pliance Bereich sind nicht nur durchdachte Prozesse, didak-tisch aufbereitete Inhalte oder der passende Methodenmix entscheidend. Eine tragende Rolle spielt insbesondere die Un-ternehmenskultur, in der das Top- und Middle-Management als authentische Vorbilder fungieren und eine aktive Rolle einneh-men. Schulungen sind ein wichtiger Baustein der Präventions-arbeit, die integrativ mit Beratung und Kommunikation gestaltet werden müssen. Mithilfe intelligenter Algorithmen im SumTotal LMS ließen sich die Prozesse der Linde Compliance Academy au-tomatisieren und organisatorisch verknüpfen, ohne dass es zu einem Reputationsverlust der internen Compliance-Arbeit kam oder Schulungsmaßnahmen auf Ablehnung stießen. Ein lücken-loses System, dass automatisiert neue Mitarbeiter zur Kursteil-nahme einlädt, passende Inhalte auswählt, an Auffrischungen erinnert, Stammdaten führt und zeitgleich Fehler meldet, ist dabei von unschätzbarem Wert um einerseits das Compliance-Trainingsteam zu entlasten sowie andererseits die Abschluss-quoten zu steigern. Damit überzeugt das Projekt auch die Jury des eLearning Journals, welche die beiden Projektpartner Solics GmbH und Linde AG mit dem eLearning AWARD 2018 in der Ka-tegorie „Automatisiertes Training“ auszeichnet.

Automatisierte Prozesse weisen den Linde-Mitarbeitern gezielte Trainingsinhalte zu (wie diese Schulung zur Korruptionsprävention), unterstützen durch ein entsprechendes Consequence Management die Einhaltung der Kurs-Fristen und optimieren die Stamm-datenqualität durch Validierungen.

-AWARD 2018 Optimierung und Automatisierung der Prozesse in der Linde Compliance AcademyKAPITEL 8 • eLearning AWARD