Die E-Rechnung kommt.

Wir haben die

Antworten auf

Ihre Fragen!

1Die Portokosten sollen schon wieder steigen. Gibt es eine günstige Alternative für den Rechnungsversand?

Ja, die gibt es. Denn wer E-Rechnungen verschickt, braucht weder Versandmaterial noch Papier

oder Briefmarken. Klingt interessant? Wir beraten Sie gerne!

3Was bedeutet eigentlich E-Rechnung genau?

Eine elektronische Rechnung, auch E-Rechnung oder eInvoice genannt, ist ein auf

elektronischem Wege übermittelter Rechnungsdatensatz, der sich maschinengestützt

weiterverarbeiten lässt. Deshalb handelt es sich bei einfachen PDF-Rechnungen, die als

E-Mail-Anhang versandt werden, um keine E-Rechnungen im eigentlichen Sinne.

2Wir wollen Kosten sparen – aber wie?

Neben den offensichtlichen Kostenvorteilen gegenüber dem klassischen Rechnungsversand per

Post bietet die E-Rechnung einige weitere, geld- und ressourcensparende Vorteile. Denn elektro-

nische Rechnungen lassen sich nicht nur weitgehend automatisch empfangen, abgleichen und

verarbeiten. Sie können auch hervorragend elektronisch archiviert werden. Und mit einem E-Invoi-

cing-Dienstleister wie Quadient an Ihrer Seite müssen Sie auch keine hohen Investitions- oder Imple-

mentierungskosten fürchten.

4Wir brauchen Unterstützung. Wer kann uns helfen?

Sie sind sich nicht sicher, ob und in welchem Umfang

Sie auf den elektronischen Rechnungsaustausch

umstellen sollen? Kein Problem: Wir beraten Sie

gerne, denn wir kennen uns aus!

5Wie schaffen wir die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand?

Der einfachste Weg, auf E-Rechnungen umzustellen, ist die Beauftragung eines Dienstleisters.

So fallen weder teure Investitionskosten in Hard- und Software, noch ständige Wartungskosten

an. Und es kann im Grunde sofort losgehen, denn wir kümmern uns um alles Weitere.

6Gibt es eine Lösung, die zu mir passt?

Die gibt es natürlich. Denn ganz gleich ob Kleinbetrieb, erfolgreiches Mittelstandsunternehmen

oder international tätiger Konzern: nichts leichter als das! In nur wenigen Schritten profitieren

auch Sie von unserer durchdachten E-Invoicing-Lösung und unseren umfassenden Service-

Dienstleistungen. Ohne teure Investitionen in neue Hard- und Software.

7Wie können wir schnell und kostengünstig auf elektronische Rechnungen umstellen?

Grundsätzlich haben Sie zwei Möglichkeiten, um auf den elektronischen Rechnungsaustausch

umzusteigen: Eine interne Komplettumstellung Ihrer gesamten IT- und Buchhaltungssysteme ist

jedoch meist sehr aufwändig und mit hohen Investitions-, Update- und Wartungskosten verbunden.

Alternativ bietet sich die Beauftragung eines sogenannten E-Invoicing-Providers an, der dafür sorgt,

dass Sie alle Ein- und Ausgangsrechnungen genau so weiterbearbeiten können, wie Sie es gewohnt

sind. Der Provider kümmert sich um den reibungslosen elektronischen Rechnungsversand über alle

gewünschten Wege und Formate hinweg. Er stellt Ihnen darüber hinaus alle Eingangsrechnungen

(Papier, PDF, E-Rechnungen etc.) in Ihrem gewünschten Format zur Verfügung und ermöglicht damit

die reibungslose, ressourcen- und zeitsparende Weiterverarbeitung in Ihrem Hause.

8Welches E-Rechnungsformat ist das Richtige?

Das ist eine Frage, die sich leider nicht pauschal beantworten lässt. Denn es tummeln sich nicht nur

zahlreiche landes- und branchenspezifische Formate auf dem Markt. Auch zahlreiche unterschied-

liche Ansätze, Übertragungswege und Syntaxen stehen zur Auswahl. In Deutschland hat sich das

ZUGFeRD-Format branchenübergreifend einigermaßen etabliert. In seiner neuen Version 2.0 ent-

spricht es zudem bereits den Maßgaben der neuen EU-Norm für den elektronischen Rechnungs-

austausch mit der öffentlichen Hand. Zudem ist anzunehmen, dass sich hierzulande auch das neue,

bundesdeutsche Behördenformat XRechnung (eine nationale Spezifikation der neuen EU-Norm)

etablieren wird. Um immer auf dem neuesten Stand und mit allen Formaten, Vorgaben und Übertra-

gungswegen kompatibel zu bleiben, können Sie alternativ auch einen erfahrenen, professionellen

E-Invoicing-Dienstleister – einen sogenannten Provider – beauftragen. Dieser kümmert sich dann

darum, dass alle Ein- und Ausgangsrechnungen ihr Ziel erreichen. Und das besonders sicher und

kosteneffizient.

10Wie bekomme ich alle Formate unter einen Hut?

Das ist tatsächlich eine ganz schöne Herausforderung, denn schließlich gibt es weltweit Hunderte

verschiedene branchen- und landesspezifische E-Invoicing-Formate – ganz zu schweigen von den

zum Teil stark divergierenden steuerrechtlichen Vorschriften für (elektronische) Rechnungsdoku-

mente. Mit einem versierten, branchenunabhängigen und international erfahrenen E-Invoicing-

Dienstleister an Ihrer Seite müssen Sie sich mit diesen Fragen glücklicherweise nicht befassen.

Denn dieser sorgt verlässlich dafür, dass alle Ein- und Ausgangsrechnungen ihr Ziel erreichen.

Ganz gleich, um welches Format, welche Branche oder welches Land es sich handelt.

9Wie behalten wir den Überblick über alle Vorgaben und Formate?

Das ist eigentlich ganz leicht: Am einfachsten behalten Sie den Überblick, wenn wir für Sie den

Überblick behalten – und fortlaufend dafür sorgen, dass all Ihre elektronischen Ein- und Ausgangs-

rechnungen ihr Ziel erreichen.

11Reichen nicht auch PDFs per E-Mail?

Bei einfachen PDF-Rechnungen, die als E-Mail-Anhang verschickt werden, han-

delt es sich um keine „echten“ E-Rechnungen. Gerade im Sinne der EU-Richt-

linie und der daraus resultierenden Vorgaben an Rechnungsempfänger der öffent-

lichen Hand sind sie deshalb keine Alternative zu „richtigen“ E-Rechnungen, bei-

spielsweise im ZUGFeRD-2.0- oder im XRechnungs-Format.

13Wir brauchen eine E-Rechnungslösung, die mitwächst!

Dann sind Sie bei Quadient genau richtig. Denn für

unsere E-Rechnungslösung fallen weder hohe

Investitions- und Wartungskosten an, noch laufen

Sie Gefahr, dass Ihre Hard- und Software zum

elektronischen Rechnungsaustausch schon in

wenigen Jahren wieder veraltet sein könnte.

Außerdem wächst sie mit Ihnen mit. Ganz so, wie

Sie es brauchen.

12Muss ich völlig neue Software für den Rechnungsversand anschaffen?

Wenn Sie mit einem Serviceprovider wie Quadient zusammenarbeiten, müssen Sie keine

neue Software anschaffen. Wir sorgen für die passende Schnittstelle zu Ihrer Bestands-IT

und kümmern uns darum, dass für Sie auch sonst alles bleibt, wie es ist.

14Gibt es eine Möglichkeit, einfach weiterzuarbeiten wie bisher?

Auf jeden Fall! Denn wenn Sie Quadient als Serviceprovider für Ihren elektronischen Rech-

nungsaustausch einsetzen, ändert sich bei Ihnen und in Ihren Abläufen so gut wie nichts –

einige Prozesse könnten allerdings deutlich effizienter werden.

16Was ist mit ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für die Bezeichnung „Zentraler User Guide des Forums elektronische

Rechnung Deutschland“ und war einer der ersten, allgemein anerkannten, branchenunabhän-

gigen E-Rechnungsstandards im deutschsprachigen Raum. ZUGFeRD-Rechnungen bestehen

aus einem XML-Datensatz und einem bildhaften PDF-Dokument – und werden daher auch als

Hybridrechnungen bezeichnet. In seiner neuen Version entspricht ZUGFeRD 2.0 den Vorga-

ben der EU-Norm und kann deshalb grundsätzlich auch zur elektronischen Rechnungsstellung

an die öffentliche Hand eingesetzt werden.

15Wir versenden Rechnungen in viele verschiedene Länder mit vielen unterschiedlichen Rechnungsvorgaben, Standards und Formaten. Gibt es eine Lösung, die alles kann?

Selbstverständlich. Gerade bei hohen Rechnungsvolumina und sehr unterschiedlichen Anforderungen

an den Rechnungsversand lohnt sich die Beauftragung eines E-Invoicing-Dienstleisters wie Quadient.

Denn wir stellen für Sie sicher, dass alle Rechnungen ihr Ziel im gewünschten Format erreichen. Und

das über alle Ländergrenzen, Formate und Übermittlungswege hinweg.

17Wie versende ich E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format?

Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format bestehen aus einem strukturierten Datensatz und

einer Bilddatei im PDF-Format. Der einfachste Weg, um ZUGFeRD-Rechnungen zu verschicken, ist

die Beauftragung eines E-Rechnungs-Dienstleisters wie Quadient. Denn noch immer bieten nur die

wenigsten Buchhaltungs- und ERP-Programme eine Built-in-Möglichkeit, um ZUGFeRD-Rechnungen

zu generieren. Ist eine ZUGFeRD-Rechnung aber erst mal erstellt, kann diese z.B. per E-Mail

übermittelt werden. Empfänger, die den strukturierten Datensatz nicht verarbeiten können, nutzen

dann einfach das Sichtdokument.

18Was ist mit den GoBD?

Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen

und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) enthalten Regeln, Vorschrif-

ten und Empfehlungen zum Umgang mit steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten – so-

wohl digital als auch in Papierform. Elektronische Rechnungen sind den klassischen Papierrechnun-

gen in Deutschland bereits seit vielen Jahren komplett gleichgestellt und unterliegen denselben

Vorschriften. Tatsächlich bieten E-Rechnungen aber einige klare Vorteile, etwa bei der platz- und

kostensparenden elektronischen Archivierung.

19Wir wollen die Fehlerquote in der Rechnungsverarbeitung senken! Was können wir tun?

Der beste Weg, um die reibungslose und fehlerfreie Verarbeitung

von Eingangsrechnungen zu gewährleisten, ist die Umstellung auf

den elektronischen Rechnungsempfang – am besten über einen

professionellen Provider. Denn dieser prüft nicht nur alle einge-

henden Rechnungen auf formale Richtig- und Vollständigkeit.

Er sorgt auch dafür, dass alle Eingangsrechnungen fehlerfrei ins

System gelangen. Ganz gleich, auf welchem Weg und in welchem

Format diese übermittelt werden.

20Wir wollen häufiger Skonti nutzen! Wie können wir das bewerkstelligen?

Wenn Sie häufiger Skonti nutzen wollen, empfehlen wir

Ihnen, Ihren Rechnungseingang komplett zu digitalisieren.

Denn mit der damit möglichen automatischen Rechnungs-

verarbeitung entgeht Ihnen kein Rabatt mehr.

22E-Rechnungen an die öffentliche Hand. Wie geht das?

In Deutschland sind die Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand zukünftig dazu verpflichtet,

elektronische Rechnungen zu empfangen. Die bundesdeutsche Verwaltung favorisiert dafür das neue

Format XRechnung. Die Verwaltungen auf Landes- und kommunaler Ebene akzeptieren daneben

teilweise auch andere, mit der EU-Norm kompatible Formate wie ZUGFeRD 2.0. In der Regel werden

der Bund und die Länder entsprechende Webportale bereitstellen, über die Rechnungen an die

Verwaltung ins passende Format gebracht und übermittelt werden können. Einfacher ist jedoch die

Beauftragung eines E-Invoicing-Dienstleisters, der die Konvertierung, Eingabe und Übermittlung von

elektronischen Rechnungsdaten übernimmt – und das nicht nur an die Verwaltung, sondern an alle

Rechnungsempfänger, die elektronische Rechnungen verarbeiten können.

21Wie können wir einfach auch ins Ausland E-Rechnungen versenden?

Grundsätzlich macht E-Invoicing auch den Rechnungsaustausch mit Empfängern und Versendern

im Ausland deutlich einfacher. Zumal die EU-Richtlinie dafür sorgt, dass (zumindest) die Rechnungs-

empfänger der öffentlichen Hand überall in Europa schon bald alle elektronische Rechnungen gemäß

der EU-Norm empfangen können müssen. Dennoch gibt es auch im europäischen Ausland teilweise

noch erhebliche Unterschiede, etwa bei den umsatzsteuerlich nötigen Angaben auf Rechnungsdoku-

menten. Zudem haben die zahlreichen, unterschiedlichen branchen- und landesspezifischen E-Rech-

nungs-Standards auch weiterhin Bestand. Mit einem E-Rechnungs-Dienstleister wie Quadient ist das

aber auch kein Problem.

23Werden XRechnungen wirklich Pflicht?

Ja – und nein. Tatsächlich sind zukünftig alle Rechnungsempfänger des Bundes (Verfassungsor-

gane, Ministerien, Bundesbehörden etc.) dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im Format

XRechnung empfangen zu können. Ab April 2020 akzeptieren diese sogar nur noch elektronische

Rechnungen und können alle anderen (Papier, PDF-Anhang per E-Mail etc.) zurückweisen. Auf

Landes- und kommunaler Ebene sind die Vorgaben ein wenig uneinheitlicher. Auf der „sicheren

Seite“ sind Sie als Zulieferer der öffentlichen Hand, wenn Sie elektronische Rechnungen in einem

zur EU-Norm kompatiblen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.0 verschicken können. Am

einfachsten geht das aktuell über einen sogenannten E-Invoicing-Provider.

25Jedes Bundesland bekommt seine eigene E-Rechnungs-Verordnung. Brauche ich dann auch 16 verschiedene E-Rechnungsformate?

Ganz so schlimm wird es wahrscheinlich nicht. Es ist aber dennoch anzunehmen, dass es einige

wichtige Unterschiede geben wird, die den Zulieferern der öffentlichen Hand ein gewisses Maß an

„Flexibilität“ bei der elektronischen Rechnungsstellung abverlangen werden – schlimmstenfalls in der

Form von unzähligen, landesspezifischen Webportalen für den individuellen E-Rechnungs-Upload.

24Ab 2020 besteht XRechnungs-Zwang für alle Zulieferer des Bundes. Und dann?

Ab April 2020 dürfen die Rechnungsempfänger des Bundes (und wahrscheinlich einiger Länder)

nur noch elektronische Rechnungen empfangen. Diese müssen der neuen EU-Norm entsprechen.

Papierrechnungen, PDF-Rechnungen als E-Mail-Anhang und andere, nicht kompatible E-Rech-

nungsformate werden dann von den Empfängern zurückgewiesen.

26E-Vergabe und E-Rechnung. Hängt das zusammen?

Das tut es tatsächlich. Denn immer mehr Auftraggeber der öffentlichen Hand werden in den

nächsten Jahren dazu verpflichtet, auf den Empfang von E-Rechnungen umzustellen. Gleichzeitig

müssen alle öffentlichen Aufträge, deren Volumen einen der relativ geringen Schwellenwerte

überschreitet, im elektronischen Vergabeverfahren ausgeschrieben und vergeben werden. Damit

sich die nötigen Prozessumstellungen in den Verwaltungen tatsächlich bezahlt machen, müssen

jedoch möglichst viele Prozess- und Verwaltungsschritte in der Supply Chain digitalisiert werden.

Die Folge: In den nächsten Jahren wird die Fähigkeit der Bieter, elektronische Rechnungen stellen

zu können, immer häufiger Einzug in die Vergabebedingungen öffentlich ausgeschriebener

Projekte halten.

!Mit Quadient erhalten Sie eine zukunftssichere E-Invoicing-Lösung und setzen auf einen erfahrenen Dienstleister. Unsere Lösung ist im Handumdrehen startklar und leicht zu bedienen, passt sich Ihrem individuellen Bedarf flexibel an und lohnt sich für jeden – schon ab der ersten Transaktion.

Denn Sie wissen ja ... die E-Rechnung kommt! Und wir haben die Antworten auf Ihre Fragen!

Über Quadient Quadient® unterstützt mehrere Hunderttausend Unter- nehmen auf der ganzen Welt dabei, mit ihren Kunden in Verbindung zu bleiben. Der Fokus liegt auf vier Kernbereichen der modernen Kundeninteraktion: Geschäftsprozessautomatisierung, Mailinglösungen, Customer Experience Management und Paketschließ-fachlösungen. In diesen Feldern entwickelt Quadient® innovative Lösungen, die relevante, personalisierte

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