Krankenhaus-Konzerne und effiziente Patientenakten-Archivierung: DMI führt beim Klinikkonzern Vivantes die Archivreorganisation durch

Die Archivierung von Patientenunterla-gen ist ein administrativer Prozess mit unmittelbarem Patientenbezug. In den Konzern-Krankenhäusern lagern heute Millionen von Patientenakten in zig Archiven, abgelegt nach diversen Kriterien. Jedes Jahr kommen rund 180.000 neue Akten hinzu und hunderte von Mitarbeitern greifen täglich auf die Archivbestände zu. Je nach Ordnung in den Archiven erzeugt dies mehr oder weniger Aufwand. Zur Vereinheitlichung der Archivierung von Patientenakten hat „Vivantes“ die Reorganisation der Patientenakten-Archivierung beschlossen. Das Manage-ment-Beratungsunternehmen McKinsey prüfte und befürwortete die geplanten Maßnahmen. Europaweit ausgeschrieben wurde ein Archiv-System aus Dienstleistungen und Technologien mit folgenden Bestandtei-len: • Archivordnung/

Archivverwaltungssystem • Einrichtung Archiv-Mandanten auf

Archivserver • Archivbestandsaufnahme mit Verein-

heitlichung der Ablagesystematik. Archivmanagement

Den Zuschlag zur Durchführung erhielt die Firma DMI Die Umsetzung erfolgt bis Ende des Jahres 2006. Die wesentlichen Parame-ter der zu schaffenden Leistungskompo nenten des Systems sind: Archivordnung/Archivverwaltungssystem: Die Archivordnung im weiteren Sinne bzw. das Archivverwaltungssystem im engeren Sinne ist das (Basis-)Regelwerk. Sie gibt den am Archivie-rungsprozess beteiligten Mitarbeitern Handlungsorientierung. In dieser Funktion bildet sie den/die einheitliche(n) Standard/ Grundlage für alle Einrichtungen der Vivantes. Sie

berücksichtigt auch klinikindividuelle Anforderungen/ Bedürfnisse soweit sie dem Prinzip der einheitlichen Grundord-nung nicht widersprechen. Darüber hinaus ist das Archivverwal-tungssystem das Pflichtenheft für alle weiteren Leistungen. Auf ihrer Basis werden die Mandanten auf dem Archiv-server konfiguriert, die Integration der Archivbestände ins System durchgeführt und die Archivmanagementfunktion wahrgenommen. Archivserver: Der Archivserver mit den Archiv-Mandanten ist das Kernstück des neuen Archivverwaltungssystems und ist des-sen Abbildung im EDV-System. Der Archivserver basiert auf und kommuni-ziert mit folgenden Komponenten: • Datenverwaltung auf SQL-Basis • Datenaustausch/-zugriff

- mittels HCM/HL7 - zu SAP/I-SH, RIS „Medora“ und „Kauz“ und zu GWI ORBIS - über e-gate Kommunikations- server und IIS (Intranet-Informations-Server)

Integration der Archivbestände: In repräsentativen Pilotprojekten wurden die Vorteile der Integration von Altbe-ständen in das System getestet. Die Entscheidung die Altbestände fast voll-ständig zu integrieren basiert auf der Erkenntnis, dass die Führung von Paral-lelsystemen für Alt- und Neubestände die Akzeptanz und die Messbarkeit des Systems abschwächt. Damit wäre der

Erfolg der Archivreorganisation insge-samt in Frage gestellt. Im Ergebnis werden über 1 Millionen „Alt“-Akten ins System integriert. Für ca. 50% der Bestände liegen Daten aus SAP I-SH vor, die für den Datenabgleich heran gezogen werden.

Das Archivmanagement: Die dauerhafte Gewährleistung einer effizienten und standardisierten Archiv-organisation bedarf einer entsprechen-den Archivmanagementlösung mit kla-ren Verantwortlichkeiten. Als Bestandteil des Qualitätsmanage-mentsystems ist die Anwendung des Archivsystems bzw. die Einhaltung der Archivordnung regelmäßig mittels Audit zu prüfen. Zur ständigen Überwachung der Archi-vierungsprozesse wird ein konsequen-tes Berichtswesen sowohl für das/die einzelne Krankenhaus/Klinik als auch konsolidiert auf Konzernebene geführt. Zudem wird die Inanspruchnahme der Archivleistungen durch die Kliniken er-mittelt und per ILV (Interner Leistungs-verrechnung) nach dem Verursachungs-prinzip von „der“ Kostenstelle Archiv an die Kliniken weiter belastet.

Fazit: Bis zum Jahresende werden die Häuser im Gesundheitskonzern Vivantes ein einheitliches Archivsystem haben. Von den klaren Strukturen profitieren Verwal-tung und Medizin gleichermaßen. Wich-tige Ressourcen an Raum und Zeit wer-den gespart bzw. nicht mehr verschwen-det. Insofern ist das Archivprojekt für uns klar rechenbar. Neben den konkret berechenbaren Grö-ßen sind positive Effekte auf der Kom-munikationsebene zu erwarten. Die kon-sequente Umsetzung der einheitlichen Archivordnung unterstützt damit auch das Integrationsziel einer erfolgreichen Konzernbildung. www.vivantes.de