Document Management SystemOptimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

● Kontrollieren Sie laufende Prozesse und ausstehende Aufgaben

● Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch

● Erstellen Sie Statistikberichte, die Ihre Geschäftsprozesse widerspiegeln

● Verwenden Sie die automatische Versionierung von Dokumenten

● Erhöhen Sie Ihre Datensicherheit

recodata setzt bei DMS (Document Management System) auf das Produkt ThereforeTM. Schaffen Sie sich einen Vorteil, indem Sie Daten sofort in Ihr System speichern und dann ganz leicht wiederfinden. Damit vermeiden Sie einen möglichen Datenverlust und steigern Ihre Effizienz und Reaktivität!

Das Therefore Document Management System ist für alle Firmen geeignet, die elektronische Dokumente, Papierdokumente, E-Mails, CAD-Dateien, Spoolfiles, Bilder, und Videos speichern möchten. Es ist möglich, diese sicher und einfach zu archivieren, zu bearbeiten und mit anderen zu teilen.

Therefore kann leicht und unkompliziert mit Ihrem bereits existierenden IT-System integriert werden. Benutzer und Administratoren werden die intuitive Benutzeroberfläche schätzen, aber ebenso die flexiblen Workflow-Anmerkungen, die rasche Datenerfassung, die einfache Integration und intelligente Suchfunktionen.

Dokumente importieren

Ganz egal, ob Ihre Informationen in elektronischer oder physischer Form zu Ihnen kommen, das System bietet verschiedene Lösungen, um diese zu speichern und zu indexieren. So können zum Beispiel Papierdokumente, wie Rechnungen und Berichte mit dem Capture Client importiert und automatisch indexiert werden.

Das System unterstützt auch Barcode- und OCR-Erkennung und kann intelligente Scanlösungen, wie Easy-Separate und ABBYY FlexiCapture integrieren, um den Prozess noch weiter zu automatisieren. Elektronische Dokumente werden einfach importiert und weitere Informationen extrahiert. Sobald Dokumente in Therefore gespeichert sind, ist es möglich, diese in Workflows, und Akten miteinzubinden, sowie deren Aufbewahrungs-richtlinien zu konfigurieren.

DMS für mehr Produktivität

Notizen, Kommentare, Unterschriften und Stempel können leicht auf Dokumente angebracht werden. There-fore informiert auch Benutzer über den Status von Dokumenten und Prozessen per E-Mail. Mit Therefore ist es sogar möglich, Dokumente zu erstellen und automatisch per E-Mail zu versenden. Korrespondenzen können ebenfalls automatisch gespeichert werden. Das erleichtert die Kommunikation!

Elektronische Signatur

Dokumente werden in Therefore

in ihrem ursprünglichen Format

gespeichert und digital von Therefore

signiert. Aus Therefore exportierte

Dokumente können zusätzlich mit ei-

ner elektronischen Signatur versehen

werden.

E-Mails archivieren und automa-tisch speichernTherefore speichert E-Mails von

Microsoft Outlook, Exchange und

IBM Lotus Notes automatisch oder

manuell. E-Mails werden mittels Drag

& Drop in Therefore verschoben oder

schon bestehenden Dokumenten

hinzugefügt. Therefore extrahiert

Informationen automatisch und

verwendet diese zur Indexierung und

anschließenden Speicherung.

Rechtskonformität

Therefore archiviert Dokumente

sicher und löscht diese, nachdem die

Aufbewahrungspflicht abgelaufen

ist. Mit der Therefore Export-Funktion

können die Dokumente auch auf

ein anderes Medium gespeichert

werden.

Informationen speichern

Therefore ist mit einem Konnektor für

Microsoft Office ausgerüstet. So werden

Dokumente von Word, Excel und

PowerPoint direkt in Therefore ge-

speichert.

Dokumenttypen wie CAD-Zeichnun-

gen und Videos werden per Drag &

Drop verschoben.

Berechtigungen und Sicherheit

Therefore macht es möglich, Benut-

zer von Active Directory oder LDAP

zu importieren und Berechtigungen

basierend auf Gruppen, Indexdaten

oder einzelne Dokumente zu konfi-

gurieren.

Unterstützt werden Haupt- und Back-

up- Speicherung auf sichere Medien.

Darunter befinden sich auch NAS,

RAID und NetAPP SnapLock.

Administration

Das System ist zentral verwaltbar. Sie

können Benutzer hinzufügen, Work-

flows mit dem grafischen Workflow-

Modul bauen, Berechtigungen erstel-

len und Server hinzufügen. Mit dem

Therefore Portal möglich, externen

Benutzern einen sicheren Zugang zu

Dokumenten zu gewähren.

Informationen suchen und finden

Das System ermöglicht es, Informati-

onen mittels Stichwort-, Volltext- oder

Kategoriensuche in nur wenigen

Sekunden zu finden. Die Suchma-

schinen durchkämmen sämtliche

Dokumenttypen und liefern rasch die

gewünschten Treffer

Dokumente sichten

Mit dem Viewer können Dokumente

und sogar Videos angesehen werden,

auch wenn keine passende Anwen-

dersoftware auf dem Computer

des Benutzers installiert ist. Videos

können ebenfalls wiedergegeben

werden.

Verwaltung von Aufzeichnungen, Akten und Projekten

Das System ermöglicht die einfache

Verwaltung von ganzen Projekten.

Sie haben jederzeit den Überblick

über alle Informationen der elektroni-

schen Akte. Dabei ist die Archivstruk-

tur übersichtlich gestaltet und intuitiv

zu bedienen.

Jedes Dokument kann transparent

und in Echtzeit kontrolliert werden.

Therefore Anywhere

Kein Internetzugang vorhanden? Kein Problem! Therefore Anywhere erlaubt es, Dokumente offline zu bear-beiten und diese mit dem Server zu synchronisieren, sobald Sie wieder mit dem Internet verbunden sind.

Therefore Mobile App

Die Therefore Mobile App macht es möglich, Ihre Workflows, Akten und Dokumente unterwegs zu bearbei-ten. Mit der Mobile App können Sie Fotos machen, Workflows genehmigen, Dokumente und Akten ansehen, und Dateien an Therefore senden. Die Mobile App wird für Android-Telefone und -Tablets, Windows Phone, Windows 8, Windows RT, sowie iPhone- und iPad- Geräte unterstützt.

Therefore Workflows

Therefore Workflows können so konfiguriert werden, dass sie Geschäftsprozesse vereinfachen, Verspätungen abwenden, und Prozesse besser überblicken. Es ist ebenfalls möglich, Verträge oder Rechnungen zu genehmi-gen, oder benachrichtigt zu werden, wenn eine Aufgabe erledigt ist. Neue Workflows können von Administra-toren ganz leicht mittels Drag & Drop erstellt werden.

Therefore Online

Firmen, die nach einer alternativen IT-Infrastruktur suchen, werden sich für Cloud Computing interessieren, um von einem verwaltungs- und wartungsfreien Service zu profitieren. Bei Bedarf können die Benutzerlizen-zen, sowie der Speicherplatz erhöht werden..

Geringe Anlaufkosten und monatliche Zahlungen machen Therefore Online für Firmen aller Größen interes-sant. Mit Therefore Online ist es einfach, in die Cloud zu scannen und von der Cloud zu drucken. Die Therefore Online-Technologie wird mit Datenerfassungs-, Indexierungs-, Such- und Archivierungsfunktionen geliefert und kann mit dem installierten Client, Web Access oder der Mobile App verwendet werden.

Automatisches Indexieren

Indexierungsprofile ermöglichen, dass Informationen vom Inhalt eines Dokuments (Office, Email, PDF) automatisch entnommen und in Therefore gespeichert werden. Sie können diese auch in Workflows, Akten, Therefore Online und die Mobile App integrieren. Gleichzeitig ist es möglich, Indexdaten von Therefore- Dokumenten zu entnehmen und in Felder von Office-Dokumenten zu importieren.

Therefore bietet auch eine komplette Lösung für eingehende und ausgehende E-Mails an: Vom Generieren einer Vorlage, Speichern und Indexieren in Therefore, bis hin zum Erstellen von Antworten. Therefore hat für alles eine Lösung!

Therefore schafft Mobilität● Die Software ermöglicht einen sicheren Zugang zu Geschäfts-

dokumenten außerhalb des Büros.

● Mitarbeiter, die Mobilgeräte verwenden, oder von externen

Standorten aus arbeiten, können sicher auf alle Informationen

zugreifen.

recodata GmbH - Industriestrasse 53 - CH-6034 Inwil - Fon +41 44 511 90 90 - Fax +41 44 511 90 91

info@recodata.ch - www.recodata.ch

Therefore™

* Um mehr zu erfahren, nehmen Sie bitte Kontakt mit Ihrem nächst gelegenem Canon-Anbieter auf.

Es kann sein, dass es gewisse Limitierungen gibt. Bitte lesen Sie das Therefore™ 2015-Handbuch, um über weitere Details informiert zu werden.

Regionen: Afrika, Asien, Europa, Naher und Mittlerer Osten

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Personal Edition Workgroup Edition Business Edition Therefore™ Online1 Benutzer 5 - 50 Benutzer 2 - ∞ Benutzer 1 - ∞ Benutzer*

Server / Datenbank / Speicherung

Windows® Server 32/64-bit* • • • Server-Infrastruktur wird als TeilMulti-Server an verschiedenen Orten • des Service angeboten

Microsoft® SQL Server 2005+* • •Oracle 10.2+ •

IBM® DB2® 9.5+* •DAS, NAS, San und local RAID • •

Netapp® • •Therefore™ Clients

Navigator, Viewer, Capture Client und Case Manager* • • • •Web Access (Web Navigator & Viewer)* • • •

Gadget (Web und installierter Client)* • • • •Mobile App (Mobilgeräte)*

Therefore™ Portal (Unlimited Read Only)• •

optional•

optional

Productivity ToolsTherefore™ Document Workflow • •

GUI Drag & Drop Dorkflow DesignerBusiness Analytics* • •

••

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Sicherheit & ZugangsberechtigungenWindows® Integrated Security • •

Active Directory® • •Therefore™ Internal Users • • • •

Unterzeichnete PDFs, digitale Signaturen • • • •LDAP/ SAMBA Support • •

Dokumenten-FeaturesOffenes Dateiformat

Multi-format Content Viewer••

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Anmerkungen (PDF- & TIFF-Dokumente)Versionierung (mit Kommentaren)

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Generate Documents*

Case ManagementVorlagen und Indexierungsprofile*

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•••

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DokumentenverwaltungInformation Lifecycle Management • • • •

Audit-Trail • • • •Capture Integration

Therefore™ Capture Client (Barcode/OCR) • • optional optionalTherefore™ MFP Applikation optional optional optional optional

Kofax® Capture® optional optional optionaleCopy® ShareScan® optional optional

Support für ISIS, TWAIN & Kofax® Drivers • • • •Scanformate: TIFF, PDF, PDF/A • • • •

E-Mail-ArchivierungMicrosoft® Outlook® • • • •Mailbox Monitoring optional optional

Microsoft® Exchange Server optionalIBM® Lotus Notes® optional

Elektronisches Importieren von DokumentenTherefore™ PDF Printer

Batch Document LoadingAutomatisches Importieren mit Content Extraction

eCopy® PDF Pro Office

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optional

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optional

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Zusätzliche Integration mit DrittanbieternIntegration mit externen Datenbanken

Microsoft® OfficeDrittanbieterintegration mit dem Universal Connector*

Windows® ExplorerMicrosoft Dynamics® NAV*

Microsoft® SharePoint® *

SAP Netweaver®

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optional

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Plug -Ins von DrittanbieternObjectif Lune® PlanetPress®

Alle Scanlösungen für Dokumente von I.R.I.S.optionaloptional

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Speicherung aller Dokumente und VideosBenutzeroberfläche in vielen Sprachen

Benutzerdefinierte Integration (Therefore™ API)

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BenutzerlizenzenNamed

ConcurrentRead Only

Therefore™ Portal (Unlimited Read Only)

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© Therefore Corporation 2015