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ECM-Strategien für das „Büro 2020“ | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo 2013
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Transcript of ECM-Strategien für das „Büro 2020“ | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo 2013
ECM-Strategien für das Büro 2020
Bernhard Zöller, Zöller & Partner
ECM-Forum
DMS Expo 2013, ECM-Strategien Büro 2020© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Historie: die ersten 25 Jahre (Mitte 80er Jahre bis heute)
Frühe Lösungen– Elektronische Archivierung Ein- und Ausgangspost– Frühes Scannen (Postkorb/Workflow)
Anwendungen– Elektronische Archive mit Workflow für frühes Scannen– Hoher Anteil Individuallösungen bei Verteilung der Eingangspost– Enge Integration mit Mainframe-Vorgangssteuerungen– Häufig nur „dumme“ Archivrepositories– Keine Integration mit PC Welt, E-Maileingang oder –ausgang– Zugriff über die DMS-Recherche oder Host-Integration
Archivierung ist zwar immer noch eine zentrale Anforderungen in vielen Projekten
– aber nur noch „eine neben anderen“
Damals nicht auf dem Radarschirm:– Unternehmensweite Nutzung– Knowledge Worker– Internet, E-Mail, Portale, etc. – Globale/Mobile Welt
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12 Zoll Jukebox, 80er Jahre
2 GB, 2000 DM
1-Platz System, 250.000 DM
DMS Expo 2013, ECM-Strategien Büro 2020© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Neue Anforderungen: Collaboration
Funktionale Anforderungen sind häufig komplett andere als in den klassischen DMS-Lösungen.
Collaboration-Funktionen, die mit klassischem DMS eher weniger zu tun haben: Blogs, Wikis, Team- und Projektportale (virtuelle Projekträume), Anwendungs-Sharing inkl. Audio- ggf. auch Videoconferencing, Messaging, Team-Reviews etc.
Vielfältiges Angebot– Collaboration- und Plattform-Anbieter: Microsoft, IBM, Alfresco, u.a.– Quer-/Neu-Einsteiger (salesforce.com, SAP mit Mobile Documents,
DropBox, Box, RapidShare u.v.a)– Cloud-Angebote (Jive, ZOHO, Google Documents, MS
Skydrive&Office365 u.v.a.)– Erweiterung der klassischen DMS-Lösungen
Überlappung bei DMS-Funktionen (daher Abgrenzungsnotwendigkeit)
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© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de DMS Expo 2013, ECM-Strategien Büro 2020
Aktuell: ECM umfasst viele Disziplinen
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Verwaltung „lebender“ Dokumente
ECM
EDM/DMS
Archiv.
RecordsManagm.
Collabo-ration
E-Form
WorkflowPortal
WCM
OutputManagem.
COLD/ERM
EDM/PDM
Aufbewahrung gem. regulatorischer Anforderungen,
Langfristaufbewahrung
Je nach Def.: Löschfristenverwalten,
Aktenverwaltung, aber auch Schriftgutverwaltung nach ISO
15489
Inkl. Wikis, Blogs, Projekträume, Foren, etc.
Engineering Data Management
Product Data Management
Computer Output On LaserDisk
Enterprise Report Management
Web Content Management
Nicht typisch, aber von manchen Anbietern integriert
DMS Expo 2013, ECM-Strategien Büro 2020© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Probleme der Vielfalt aus der Praxis
Vielfalt der Ablagesysteme– Nicht nur ECM-Lösungen. Auch File- und E-Mail-System, Portale, Fachanwendungen etc.
Vielfalt an hausinternen Regelungen und Verfahren– Keine zentrale Koordination
Begriffsverwirrung– Archivierung, Workflow, DMS, ECM ….
Unkenntnis der Ordnungssysteme– Ablegen, damit sie ein Dritter einfach wiederfindet ohne Bereichsablage im Detail zu kennen
Mehrfachablage– Aus o.a. Gründen
Persönliche Versionierung– „Mappe1.xls“, „Angebot_final_mit_vorläufigen_Korrekturen.doc“
Datei-Messies– Zumüllen scheint billiger als Ordnung halten
Rechteleichen– Grundregel: Das Dokument gehört dem Unternehmen!
E-Mail-Flut– Bedarf keiner Erläuterung
Jeder Anbieter kann Alles– Praxis: Erhebliche Unterschiede in vielen Kern-/Basisfunktionen
Die teuren Produkte sind schlecht ausgestattet– Manche internationale ECM-Suite ist nicht mehr konkurrenzfähig
Eigenentwicklungen– Maßgeschneidert, aber teuer in der Pflege und nach einer Weile veraltet
Altkomponenten– Teuer in der Wartung aber zu teuer zum Migrieren?
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ECM-Strategien zur Konsolidierung der Vielfalt
Keine Plattform kann alle Content-Anforderungen der unterschiedlichen Bereiche abdecken. Häufig findet man eine Mehr-Säulen-ECM-Strategie
DMS/Archiv, Collaboration und WCM basieren häufig auf unterschiedlichen Anbietern. Innerhalb der Säule wird aber standardisiert.
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DMS Expo 2013, ECM-Strategien Büro 2020© Zöller & Partner GmbH, www.zoeller.de
Elemente einer ECM-Strategie
ECM-Funktionsangebot– Welche Funktionen soll die IT den verschiedenen
Bereich/Prozessverantwortlichen zur Verfügung stellen?
Auswahl der strategischen Komponenten– Und Definition der Spielregeln für Ausnahmen
Teamkonsens zu „Leitplanken“– Was ist sinnvoll, was nicht nicht marktgängig, was geht mit den
vorhandenen Ressourcen (personell, Kosten etc.)?
Zielarchitektur– Inkl. Roadmap zur Konsolidierung der Systemvielfalt
Konsolidierung der Regeln und Verfahren im Umgang mit Dokumenten und Unterlagen
– Schutzklassen, Zugriffsrechte, etc.
Vereinbarung zu Ordnungssystemen– Ablage und Zugriffsattribute in ECM- oder Fachsystemen
Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen– Koordination der bereichsübergreifenden Anforderungen– Projekt-Office „ECM“ als Single-Point of Contact für die ECM-
Arbeitspakete
Roadmap für stufenweise Umsetzung8
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Nutzen einer Konsolidierung der Systemvielfalt
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Reduktion technischer Komplexitäten – Reduzierung der Vielzahl Support-Ansprechpartner – Synergieeffekte für Implementierung, Integration, Betrieb, Ausbildung etc.– Synergie- und Kosteneinsparungseffekte durch zentral genutzte ECM-
Komponenten (Enterprise Lizenzen)– Unterstützt Schaffung von IT-Architektur-Standards.– Senkung von Entwicklungsaufwendungen durch Mehrfachnutzung
Standardisierung von Bausteinen– Dokumentformate, Ablagestrukturen, Client-Umgebungen,
Verwaltungswerkzeuge
Richtlinie für aktuelle und zukünftige Anforderungen– Berücksichtigung Bereichs-spezifischer Anforderungen auf Basis eines
Komponenten-Portfolios, welches dauerhaft unterstützt werden kann. – Orientierungsrahmen zur Vorgehensweise für die zukünftigen Anwender
in den unterschiedlichen Organisationseinheiten, dadurch Verkürzung der Projekt-Vorlaufzeiten
Schaffung einer Infrastruktur zur Erfüllung regulatorischer Anforderungen
ECM-Dienste- bzw. Funktionsangebot der zentralen IT für die unterschiedlichen Anforderungen
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Weitere Informationen: Hier auf dem BITKOM ECM-Stand
www.zoeller.dewww.ecm-blog.de
Vortragsvideo und weitere Informationen unter:
http://www.ecm-navigator.de/termine/ecm-strategien-fuer-das-buero-2020