Monatlich 3.000 Fakturen werden bei Facility Manager ISS jetzt automatisiert geprüft und verarbeitet.

Tagtäglich perfektioniert Facility Manager ISS für seine Kunden Arbeitsabläufe in den ver-

schiedensten Bereichen vom Flughafen, Catering bis zur Gebäudetechnik. Jetzt hat es das Unterneh-men auf die eigene Buchhaltung abgesehen. Knapp 3.000 Papierrechnungen erhält ISS von einem sei-ner Hauptlieferanten rein elektronisch über EDI (Elektronischen Datenaustausch).

Kein manueller Aufwand„Wir sind mit unseren Facility Services in verschie-densten Branchen und Bereichen tätig. Dadurch verfügen wir über eine recht komplexe Struktur von Niederlassungen und Geschäftspartnern. Den Rech-nungseingang all dieser Partner manuell zu mana-gen war zeitaufwändig und fehleranfällig. Nun läuft alles automatisiert, kein Einscannen, manuelles Prü-

THEMEN DIESER AUSGABE

Das EDITEL JOURNAL erscheint als Beilage zur GS1 Austria Information mit einer Auflage von 13.000 Stück in deutscher sowie in englischer, tschechischer und ungarischer Sprache für unsere Kunden außerhalb Österreichs; als epaper abrufbar unter www.editel.at/presse/publikationen. Schreiben Sie uns. Wir freuen uns über Ihre Anregungen an info@editel.at.

1 Elektronische Rechnungslegung bei ISS Facility Management-Unternehmen spart rund eine halbe

Arbeitswoche dank e-Invoice.

2 EDI-Zusatzmodul für Sage ERP-System Sage-Kunden können ab jetzt ganz einfach EDI-fähig werden.

3 Billa optimiert weiter Warenbeschaffung Business Monitoring-Lösung sorgt für transparente Abläufe bei Billa Tschechien.

Implementierung der Bestätigungsnachricht COMDIS bei Billa Slowakei.

4 iLex und EDITEL optimieren die Rechtswelt Automatisierte Prozesse zur Verwaltung von Rechtsangelegenheiten.

EDITEL ist ISAE 3402 Typ II geprüft Ernst&Young bestätigt Qualität der EDITEL Kontrollsysteme.

editelJOURNALW I E N | P R A G | B R AT I S L AVA | B U D A P E S T | I S TA N B U L

U N T E R N E H M E N S N E W S D E R E D I T E L G R U P P E

EDITORIAL

Neue Wege gehen

Mag. Peter Franzmair Geschäftsführer

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DIGITALES FACILITY MANAGEMENT

KURZ NOTIERT

WKÖ Kongress zur E-Rechnung zeigt Vorteile von EDI http://wko.at/e-rechnung

Fachkongress - Digitale Logistik verbindet Unternehmenhttp://www.industrieweb.at/fachkongressdigitalelogistik

Das war der ECR Austria Tag http://www.ecr-austria.at/fotos-infotag-2015

Innovatives Datenmanagement beim BVL Ennovation Day http://www.bvl.at

EDITEL News jederzeit abrufbar - Folgen Sie uns auf Xing und LinkedIn!

Elektronischer Datenaustausch ist das digitale Rückgrat der Warenbe-schaffung zwischen Handel und Industrie. In der Tat ist es beeindru-ckend zu sehen, welchen Nutzen viele unserer Kunden aus der Opti-mierung ihrer Nachschubprozesse ziehen, die sie bereits in die tägliche Praxis umgesetzt haben. Potential für EDI be-steht aber auch in vielen anderen Branchen neben dem Konsumgüterbereich: Das jüngste Beispiel ist das eines ungarischen Start-up Unternehmens, das e-Business Lö-sungen für Rechtsangelegenheiten anbietet. Gemeinsam mit EDITEL wurde hier eine Lösung entwickelt durch die Geschäftsabläufe im Rechtswesen automatisiert und opti-miert werden können. Lesen Sie dazu mehr auf Seite 4.

Die Qualität und Sicherheit unserer Prozesse und Ser-vices ist für uns sowohl bei bestehenden als auch bei der Erschließung neuer Branchenlösungen der wichtigste As-pekt. Wir haben uns daher besonders über die erfolgreiche Absolvierung der ISAE 3402 Typ II-Prüfung durch den unabhängigen Wirtschaftsprüfer Ernst & Young gefreut. Geprüft wurde die Zweckmäßigkeit der Qualitätssiche-rungsmaßnahmen sämtlicher Serviceleistungen, die ge-genüber dem Kunden erbracht werden (Seite 4).

Erfahren Sie in unserem Journal darüber hinaus, wie sich der EDI-Alltag bei einigen Landestöchtern eines Han-delsriesen wie BILLA darstellt (Seite 3) oder wie Facility Manager ISS neue Wege in der Optimierung seiner elek-tronischen Rechnungslegung beschreitet (Seite1).

Viel Spaß beim Lesen!

Ihr Peter Franzmair

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2 editelJOURNAL Unternehmensnews der EDITEL Gruppe

IN KÜRZE EDI im Facility Management Implementierung eines elektronischen, vollautomatisierten Rechnungslegungs-prozesses Eine zentrale Schnittstelle für alle Geschäftspartner Projektumsetzung innerhalb von nur drei Monaten EDITEL-Services

EDI-Kommunikation über eXite® EDI-Integration als Managed EDI-Service Consulting

ÜBER ISS FACILITY SERVICES ISS ist in Österreich flächendeckend mit 12 Niederlassungen und rund 7.500 Mitarbeitern vertreten und damit einer der größten Arbeitgeber Österreichs. Der Umsatz betrug im Jahr 2014 211 Mio. Euro. Weltweit beschäftigt ISS 510.000 Mitarbeiter in über 50 Ländern und erwirtschaftete 2014 einen Jahresumsatz von rund 10 Mrd. Euro.

fen und Eingeben ins ERP-System mehr. Wir sparen dadurch in der Buch-haltung rund eine halbe Arbeitswoche: Mehr an Überzeugungsarbeit hat es da bei den Kollegen nicht gebraucht,“ er-zählt IT-Leiter der ISS Harald Denk.

Rasche Umsetzung Bei der technischen Umsetzung wurde ISS von EDI-Provider EDITEL unter-stützt: „Wir haben die Integration der Rechnungsdaten in das unternehmens-eigene ERP-System für ISS und seine Geschäftspartner übernommen, damit die Informationen nicht nur ausge-tauscht, sondern auch problemlos verar-beitet werden können. Übertragen wer-den die Daten über unsere EDI-Plattform eXite®. Das garantiert eine sichere Übermittlung in Echtzeit, aber auch die einfache Anbindung weiterer Geschäfts-partner“, so Björn Neumann, EDI Spe-zialist bei der EDITEL. Die Anbindung weiterer Partner ist auch das Ziel der nächsten Monate. „Wir haben unsere Rechnungsverarbeitung jetzt schon viel effizienter machen können. Daher möchten wir natürlich so viele Ge-schäftspartner wie möglich anbinden“, fügt Denk abschließend hinzu. n

„Wir sparen in der Buchhaltung rund eine halbe Arbeitswoche: Mehr an Überzeugungs-arbeit hat es bei den Kollegen nicht gebraucht.“Harald Denk, IT-Leiter, ISS

EDI-ZUSATZMODUL FÜR SAGE ERP-SYSTEM

Business Software vertreibt sein ERP-System Sage Office Line ab

jetzt mit integrierter EDI-Schnittstelle zur EDITEL-Plattform eXite®. Einfach und unkompliziert können Unterneh-men so elektronische Dokumente über EDI austauschen und nahtlos in ihre Geschäftsprozesse integrieren. „Die Er-weiterung ermöglicht unseren Kunden den Zugang zur EDI-Plattform eXite® der EDITEL und damit zu über 15.000 Unternehmen aus einer Vielzahl von Branchen. Wir reagieren damit auf die steigende Nachfrage unserer Kunden nach einer EDI-Integration“, so Ge-

schäftsführer der Business Software GmbH DI Johannes Schwaiger. Das EDI-Zusatzmodul kann ohne großen Aufwand in neu zu implementierende sowie bestehende ERP-Lösungen inte-griert werden. Von elektronischen Be-stellungen, Lieferscheinen oder Rech-nungen können sämtliche Informationen sicher und nachvollziehbar in Echtzeit ausgetauscht und automatisiert verar-beitet werden. n

www.business-software.atwww.editel.at/loesungen/

edi-integration

WIN-WIN: DESADV & GS1TRANSPORTETIKETT Eine eindeutige Identifikation sowie

Rückverfolgbarkeit logistischer Einheiten über die gesamte Versor-gungskette – dies ermöglicht das GS1 Transportetikett. Kombiniert mit dem elektronischen Lieferschein DESADV kann der Warenfluss optimal mit dem Informationsfluss verbunden werden. Der Handel profitiert: 30 Minuten Zeit-ersparnis pro Palette können es bei der Warenannahme sein und auch die Rechnungsprüfung profitiere und er-spare sich, laut aktueller GS1 Austria Studie, aufwändige manuelle Arbeits-abläufe. Die Leiterin der Studie, Univ.-Prof. Dr. Maria Madlberger, betont darüber hinaus, es sei weniger bekannt,

dass auch die Industrie vom GS1 Transportetikett und der DESADV profitiere. Ein Fallbeispiel der Studie zeigt auf, wie die DESADV in Verbin-dung mit dem GS1 Transportetikett die unternehmensinterne Qualitäts-sicherung revolutionieren kann. Und auch Logistikdienstleister befürworten und unterstützen die Integration von GS1 Transportetikett und dem elektro-nischen Lieferschein. Die DESADV verbessert ihnen zufolge die Liefer-qualität und davon profitieren Handel und Industrie gleichermaßen. n

www.editel.at/news/aktuelles/

artikel/gs1-austria-desadv-studie

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BUSINESS MONITORING BEI BILLA TSCHECHIEN

TRANSPARENZ SCHAFFEN

Tausende Bestellungen verlassen Tag für Tag tschechische BILLA

Filialen und garantieren die gewohn-te Sortimentsvielfalt im Regal. Um den Bestell- und Lieferprozess noch genauer prüfen und verwalten zu

können, hat BILLA Tschechien die Business Monitoring-Lösung der EDITEL im Einsatz. Auf einen Blick kann damit die BILLA-Zentrale in Prag sämtliche elektronischen Be-stellungen sowie dazugehörige Lie-ferscheine der angebundenen Filia-len prüfen. „Mit der Lösung können wir die Bestellabwicklung unserer Filialen um ein Vielfaches effizienter gestalten. Mengenangaben bei Be-stellungen und Lieferungen können beispielsweise abgeglichen werden. Abweichungen fallen so viel schnel-ler auf und können künftig vermie-den werden. Das erleichtert auch die Zusammenarbeit mit unseren Liefe-ranten“, erläutert Pavel Moša, IT-Lei-ter bei BILLA Tschechien, die Vor-teile von Business Monitoring. Die

Auswertungen basieren auf den Daten, die über die EDITEL EDI-Plattform eXite® ausgetauscht werden: „Die Erweiterung der beste-henden EDI-Infrastruktur mit dem Business Monitoring-Modul ermö-glicht BILLA eine noch transparentere Organisation ihrer Bestell- und Lie-

ferprozesse. Natürlich ist die Lösung auch für die Überwachung der elek-tronischen Rechnungslegung geeig-net. Hier richten wir uns ganz nach den Anforderungen unserer Kunden und können die Lösung jederzeit ausbauen“, ergänzt EDI-Spezialist Tomas Adámek der EDITEL. n

e-INVOICE-OPTIMIERUNG DURCH COMDIS BEI BILLA SLOWAKEI

BESTÄTIGT!

Komplexität meistern – dies ist ei-nes der Hauptziele elektronischer

Geschäftsprozesse. Auch aus diesem Grund ist bei großen international vernetzen Handelsunternehmen wie BILLA die stetige Weiterentwicklung der EDI-Infrastruktur ein wichtiger Bestandteil einer nachhaltig opti-mierten Warenbeschaffung. Heuer hat die slowakische Niederlassung des Handelsriesen den elektronischen Rechnungslegungsprozess ins Visier genommen. Implementiert wurde, gemeinsam mit EDI-Partner EDI-

TEL, die Bestätigungsnachricht COMDIS (commercial dispute mes-sage). Diese informiert den Hersteller über Liefermängel, wie beispielswei-se beschädigte Ware, unvollständige Lieferungen oder auch Lieferverspä-tungen. Bevor eine Rechnung ausge-stellt werden kann, muss der Mangel geklärt und behoben werden: „Durch diese Statusmeldung hat der Händler die Möglichkeit, den Warenbeschaf-fungsprozess noch besser nachzu-vollziehen, Fehler und Abweichun-gen schneller zu erkennen und

letztendlich den Rechnungsprozess effizienter abzuwickeln“, erläutert Tomáš Urminský, Projektleiter bei EDITEL SK. Desgleichen profitiert der Geschäftspartner auf Hersteller-seite durch die raschere Abwicklung der Fakturierung. Für beide Unter-nehmen gilt: Die Archivierung der Rechnung und aller an diese ange-hängten Bestätigungsnachrichten im Deloitte-geprüften EDITEL-Archiv garantiert, dass sämtliche Daten si-cher verwahrt und jederzeit wieder einsehbar sind. „Durch die Imple-mentierung derlei Bestätigungs- und Prüfungsprozesse stellen wir unsere eigenen Arbeitsabläufe auf den Prüfstand und gewährleisten damit nachhaltig mehr Transparenz, Kostenkontrolle und eine bessere Zu-sammenarbeit mit unseren Geschäfts-partnern“, resümiert IT-Leiter Ján Pastucha von BILLA Slowakei. n

editelJOURNAL Unternehmensnews der EDITEL Gruppe 3

BLICK IN DEN BILLA EDI-BETRIEB

IN KÜRZE Business Monitoring-Lösung bei BILLA Tschechien Zentrale Kontrolle der Bestell-abwicklung in lokalen Filialen Schnelles Erkennen von Abwei-chungen zwischen Bestellung und Lieferung

www.billa.czwww.editel.cz

IN KÜRZE Implementierung der Bestätigungsnachricht COMDIS

Optimierung des e-Invoice- Prozesses

Transparenz und Kostenkontrolle in der gesamten Warenbeschaffung

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IMPRESSUM AUSGABE 2/2015

Medieninhaber und Herausgeber: EDITEL Austria GmbH,1040 Wien, Brahmsplatz 3; T: +43 (0)1/505 86 02; E-Mail: info@editel.atwww.editel.at

EDITEL Austria GmbH ist eine 100%-Tochter der GS1 Austria GmbH. Der Unternehmensge-genstand der EDITEL Austria GmbH ist die Ab-wicklung des elektronischen Datenaustausches zwischen Geschäftspartnern, der Vertrieb dafür notwendiger Softwareprodukte und Unterstüt-zungsleistungen. Geschäftsführung und für den Inhalt verantwortlich: Mag. Peter Franzmair

Redaktion: Sylvia M. Gerber M.A.Lektorat: Dagmar Jenner, www.texterei.com Übersetzungen:Englisch: Dagmar Jenner, www.texterei.com Tschechisch: Zuzana Ciháková Ungarisch: Katinka Czigány Layout: www.creativedirector.cc

Offenlegung lt. Mediengesetz, Stand 1.3.2009: Newsletter zur Förderung und Unterstützung des Tätigkeitsbereiches von EDITEL Austria.

IN KÜRZE Transparente und effiziente Prozessabwicklung für sämtliche Bereiche des Rechtswesens Integrierte Nutzung der iLex-Lösung mit den EDI-Services der EDITEL

EDI-Kommunikation Digitale Archivierung (Deloitte-geprüft) Automatisierter, standardisierter Austausch, Integration und Archivierung von juristischen Dokumenten, Unterlagen, Korrespondenz, etc. Höchste Sicherheitsstandards für iLex-Kunden bei der Übermittlung und Archivierung sensibler Daten

www.ilexsystems.comwww.editel.hu

EDITEL BESTEHT ERFOLGREICH ISAE 3402 TYP II-PRÜFUNG

EDITEL hat erfolgreich die Prüfung des internen Kontrollsystems nach

ISAE 3402 Typ II bestanden. Geprüft wurde die Zweckmäßigkeit der Quali-tätssicherungsmaßnahmen sämtlicher Serviceleistungen, die gegenüber dem Kunden erbracht werden: Security und Applikationsbetrieb, die Qualität der Softwareentwicklung (Change Management) sowie der internationa-le Support. Durchgeführt wurde das Audit durch das externe und unabhän-gige Wirtschaftsprüfungsunterneh-men Ernst & Young.

ISAE (International Standard on As-surance Engagements) 3402 ist ein international anerkannter Prüfungs-standard der internen Kontrollsyste-me. Berichtstyp I umfasst die Prüfung

des Kontrolldesigns, während Be-richtstyp II die zusätzliche Prüfung der Wirksamkeit der Kontrollen in der Praxis über einen Zeitraum von 6 Mo-naten vorsieht und damit eine noch zuverlässigere und strengere Beurtei-lung ermöglicht. Unter den Vorausset-zungen der ISAE 3402 Typ II-Prüfung hat EDITEL sämtliche Auflagen zu 100% erfüllt. Dies stellt für das Un-

ternehmen und seine Kunden einen messbaren Nachweis zur Effektivität und Sicherheit sowie der dauerhaften Überprüfung und Optimierung der gesamten internen Kontrollsysteme auch nach dem Audit dar. n

Weitere Informationen auf Anfrage an info@editel.at

Mit e-Business-Lösungen für das Rechtswesen hat iLex den IBM Innovation Award 2015 gewonnen. Gemeinsam mit EDITEL macht das ungarische Start-up-Unternehmen jetzt seine Services EDI-fähig.

Die Verwaltung von Dokumenten ist gerade in Rechtsangelegenheiten

eine Herausforderung. Das ungarische Start-up iLex hat daher speziell zur effi-zienten Abwicklung von juristischen Geschäftsabläufen individuelle e-Busi-ness-Lösungen entwickelt. Die effizien-te Verwaltung von Verträgen, Gutach-ten, Korrespondenz und vielen anderen Unterlagen nicht nur im eigenen Be-trieb, sondern unternehmensübergrei-fend erfolgreich zu meistern, erfordert Spezialisten. Aus diesem Grund hat sich iLex die Unterstützung der EDI-Profis von EDITEL geholt: „Dank der Koope-ration mit EDITEL können wir unseren

Kunden einen noch höheren Automati-sierungsgrad der iLex-Prozesse bieten. Das bedeutet, dass alle Dokumente elektronisch, sicher und in Echtzeit an Geschäftspartner übertragen und dort verarbeitet werden können“ freut sich iLex-Gründerin und -Geschäftsführerin Dr. Marianna Ritter. Sensible Daten erfordern ein höheres Maß an Übertragungssicherheit. Die Datenaustauschplattform eXite® ist dazu wie geschaffen, ebenso wie die si-chere Archivierungslösung von EDI-TEL zur langfristigen Aufbewahrung.

Rechtlich relevante Dokumente können im Deloitte-geprüften digitalen Archiv zudem über ein webbasiertes Zugangs-portal jederzeit eingesehen und herun-tergeladen werden. Transparent, com-pliancesicher und vollautomatisiert verwalten Unternehmen so sämtliche juristische Geschäftsprozesse intern und extern. Auch Tibor Šata, Managing Director der EDITEL Hungary, sieht großes Potential in der Zusammenar-beit: „Wir sind sehr glücklich darüber gemeinsam mit einem innovativen Start-up wie iLex juristische Geschäfts-

prozesse durch Elektronischen Daten-austausch (EDI) zu unterstützen. Die-ses erfolgreiche Projekt zeigt einmal mehr, dass EDI weit über den Bereich der Warenbeschaffung ein großes Opti-mierungspotential bietet“. n

EDI FÜR RECHTSANGELEGENHEITEN

ERP iLex

4 editelJOURNAL Unternehmensnews der EDITEL Gruppe

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