Aus der Kür wird bald eine Pflicht: Seit 27. November 2018 sind Bundesbehörden und Verfassungsorgane in Deutschland dazu verpflichtet, e-Rechnungen von ihren Lieferanten und Dienstleistern anzunehmen. Bis spätestens 27. November 2019 müssen auch alle übrigen Bundesstellen bzw. bis 18. April 2020 auch Länder und Kommunen dazu in der Lage sein.

Für die öffentlichen Auftragnehmer (Lieferanten bzw. Rechnungssteller) selbst ist der 27. Novem-

ber 2020 die wichtigste Deadline, denn bis dahin können sie ihre Rechnungen freiwillig elektronisch einreichen, danach ist es eine Pflicht. Dies betrifft

deutsche Unternehmen genauso wie österreichi-sche, sofern sie mit deutschen Behörden in Ge-schäftsbeziehung stehen. Ausnahmen gibt es bei-spielsweise nur für Direktgeschäfte, wenn sie den Wert von 1.000 Euro (exkl. USt) nicht übersteigen.

THEMEN DIESER AUSGABE

Das EDITEL JOURNAL erscheint als Beilage zur GS1 Austria Information mit einer Auflage von 13.000 Stück in deutscher sowie in englischer, tschechischer, slowakischer, ungarischer und kroatischer Sprache für unsere Kunden außerhalb Österreichs; als epaper abrufbar unter www.editel.at/presse/publikationen. Schreiben Sie uns. Wir freuen uns über Ihre Anregungen an info@editel.at.

1 XRechnung Rechnungen an den Bund Deutschland

Kurz notiert Weitere Neuigkeiten der EDITEL Gruppe

2 XRechnung Rechnungen an den Bund Deutschland

Im Schlaraffenland Erfolgreiche EDI-/ERP-Implementierung

3 Gekonnter Umstieg Von Web-EDI auf EDI-Integration wechseln

Offene Türen GS1 Austria und EDITEL

4 Blockchain Potenzial für digitale Frachtbriefe

Healthcare Datenbrücke in die USA

editelJOURNALW I E N | P R A G | B R AT I S L AVA | B U D A P E S T | Z A G R E B

U N T E R N E H M E N S N E W S D E R E D I T E L G R U P P E

EDITORIALVorgabe digital

Mag. Gerd Marlovits Geschäftsführer

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KURZ NOTIERTNew PackAGEing – das war der ECR Tag 2019 https://ecr-austria.at/ecrtag/

So unterstützt EDI den Außendienst https://www.editel.at/loesungen/web-edi/buyit/

Automatisiert Forderungen finanzieren https://www.editel.at/loesungen/e-discounting/

Enormes Einsparpotenzial der e-Rechnung https://www.editel.at/news/aktuelles/artikel/e-rechnungen/

EDI für den Automotive Sektor https://www.automotive-edi.at/

Die richtige Archivierung spart Zeit und Kosten https://www.editel.at/loesungen/digitale-archivierung/

In Österreich haben wir sie schon hinter uns: die elektronische Rech-nung an den Bund. Unsere deut-schen Nachbarn ziehen nun nach und beschäftigen sich jetzt verstärkt mit diesem Thema (Seite 1). Was für viele Unternehmen eine Heraus-forderung darstellt, birgt großes Potenzial. Die Aus-einandersetzung mit dem Thema Prozessdigitalisierung ist eine wichtige, da sie uns alle zwingt interne Geschäftsab-läufe zu überdenken, schlanker zu machen und damit effi-zienter.

In eine ähnliche Kerbe schlägt die Arbeitsgruppe „Block-chain Initiative Logistik“ – von Ernst&Young ins Leben gerufen, mit EDITEL an Bord. Sie beschäftigt sich damit, wie die Blockchain-Technologie Prozesse in der Logistik effizienter, sicherer und transparenter machen kann (Seite 4). Ein spannender Exkurs in die Welt zukünftiger Sup-ply-Chain- Entwicklungen.

Zurück in der Gegenwart ist es unsere Aufgabe, Unterneh-men, die ihren Informationsfluss automatisieren möchten, optimal dabei zu unterstützen. Denn in jedem Fall gilt: je sorgfältiger die Analyse, desto erfolgreicher und rascher die Umsetzung. Sei es bei gesetzlichen Vorgaben der öf-fentlichen Hand oder auch der amerikanischen Gesund-heitsbehörde FDA (Seite 4). Sicher ist: Die Digitalisierung wird uns nachhaltig beschäftigen. Nutzen wir diese Nach-haltigkeit am besten zu unser aller Vorteil.

Viel Freude beim Lesen! Ihr Gerd Marlovits

XRECHNUNG: IN DEUTSCHLAND TICKT DIE UHR BEI ÖFFENTLICHEN AUFTRÄGEN

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2 editelJOURNAL Unternehmensnews der EDITEL Gruppe

Rechtlich zulässig sind nur zwei e-Rech-nungs-Standards: das XRechnungs- Format, das zur Gänze aus strukturierten Daten besteht, und das hybride ZuG-

FeRD 2.0., das in der Praxis eine unter-geordnete Rolle spielt. Eine reine PDF-Rechnung, die keine strukturier-ten Daten enthält, oder eine einge-scannte Papierrechnung werden nach dem Stichtag 27. November 2020 nicht mehr akzeptiert. Die Einbindung von strukturierten Daten ist deshalb so wichtig, damit die Dokumente von den Behörden automatisiert weiterverarbeitet werden können. Die Herausforderung für die Lieferanten besteht darin, zuerst Rechnungen mittels ERP-System zu erstellen, diese anschlie-ßend in das Format XRechnung zu kon-vertieren und dann an die Behörden zu transferieren. Der Übertragungskanal ist abhängig von der jeweiligen Behörde.

Bei öffentlichen Auftraggebern des Bundes kann ein Webservice, die Zent-rale Rechnungseingangsplattform (ZRE), genutzt werden. Der bequemste, schnellste und sicherste Weg – insbesondere bei hohen Transak-tionsvolumina – ist aber die vollautoma-tische Übermittlung per PEPPOL-Netz-werk, das alle Behörden in Deutschland unterstützen werden. EDITEL bietet ih-ren Kunden den Zugang zu den deut-schen Behörden über PEPPOL und übernimmt auf Wunsch die Prüfung der Rechnung, die Konvertierung in XRech-nung sowie deren automatische Über-mittlung. n

editel.at/loesungen/e-invoice

E-RECHNUNG AN ÖSTERREICHISCHE BEHÖRDEN Bereits seit 01.01.2014 verpflichtend bei Rechnungen an Bundesdienststellen E-Rechnungen an Länder und Gemeinden sind nicht verpflichtend. Die Rechnungen müssen aber zumindest elektronisch weiterverarbeitet werden können. Rechnun-gen per Fax gelten als nicht eingebracht. Rechnungsdaten müssen ins ebInterface XML Format konvertiert werden Übermittlung an die Behörden über EDITEL

Loslassen – Entspannen – Genießen. Das ist der Slogan der Schlaraffen-

land GmbH, der beim österreichischen Marktführer im Raumduft- und LED- Kerzensegment mittlerweile auch im IT-Bereich zu spüren ist. Der Grund

dafür liegt an der vor rund zwei Jahren eingeführten vollintegrierten EDI-Lö-sung im Outsourcing, die im Zuge der Umstellung auf die neue Busi-ness-Software BMD* erfolgte. „Eine unglaubliche Arbeitserleichterung!“, wie die dafür verantwortliche Key Ac-count Managerin von Schlaraffenland, Ulrike Pointl, festhält. Anlass dafür waren laut Pointl „die im-mer größer und spezieller werdenden Anforderungen unserer Kunden rund um den Austausch von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen. Um dies zu bewältigen, muss man einfach mithalten können!“ So nennt die enga-gierte Managerin als Beispiel Groß-kunden in Deutschland, wo eine einzel-ne Bestellung schon einmal die Belieferung von 360 verschiedenen Filialen bedeuten kann. „Ohne EDI

müsste man das 360 Mal manuell ein-geben. Das funktioniert jetzt mit einem Knopfdruck!“, so Pointl begeistert.Warum´s so gut läuft, erklärt sich Ulrike Pointl vor allem „in dem von Anfang an guten Zusammenspiel der handelnden Personen von Schlaraffen-land, EDITEL und BMD*. Und zwar nicht nur bei der Einrichtung, sondern auch im laufenden Betrieb.“ Dies bestätigt auch der seitens BMD verantwortliche Software Consultant Richard Birmili: „Die Herausforde-rung lag hauptsächlich darin, die viel-fältigen Vorgaben der großen Handels-ketten abzubilden. Durch die sehr gute Zusammenarbeit aller Personen im Dreieck „Schlaraffenland GmbH –EDITEL – BMD“ konnten sämtliche EDI-Anbindungen erfolgreich imple-mentiert werden, auch wenn teilweise

sehr spezielle Anforderungen zu erfül-len waren.“ Dass dem erfolgreichen Dreiergespann im Schlaraffenland auch in Zukunft nicht langweilig wird, liegt an der laufenden Anbindung wei-terer Kunden mit unterschiedlichsten Vorgaben. „Es gibt noch genügend zu tun!“, so freut sich Ulrike Pointl auf neue Herausforderungen. n

schlaraffenland.at

* Die BMD Systemhaus GmbH ist der größte Hersteller von Business Software in Österreich und hat sich als Vorreiter bei der Digitalisierung von Rechnungswesen- und Steuer-berater-Software etabliert. Die BMD Software ist eine auf einem ganzheitlichen Datenmodell basierende, datenbank-orientierte, integrierte Gesamtlösung. Alle Programme u nd F unktionalitäten bieten eine einheitliche Benutzerführung mit hohem Bedienungskomfort und exzellenter Online hilfe-Unterstützung.

Mit den Vorteilen von EDI fühlen sich die Mitarbeiter der Salzburger „Schlaraffenland GmbH“ selbst wie im Schlaraffenland.

AUCH IM SCHLARAFFENLAND GIBT‘S EDI

E-RECHNUNG AN DEUTSCHE BEHÖRDEN

Verpflichtung für Auftragnehmer ab 27.11.2020, früherer Start freiwillig möglich

Gilt für öffentliche Aufträge ab € 1.000 netto Rechnungsdaten müssen ins Format XRechnung konvertiert werden

Übermittlung an die Behörden über EDITEL

IN KÜRZE EDI-Integration als Outsourcing-Lösung Nahtloser Belegfluss trotz unterschiedlichster Anforderungen der Handel spartner Implementierte Nachrichtenformate:

Bestellung (ORDERS) Lieferschein (DESADV) Rechnung (INVOIC) Volle Integration mit BMD-Software Laufendes Consulting und Partner-Onboarding durch EDITEL

Die im Salzburger Grödig ansässige Schlaraffenland GmbH ist Lieferant hochwertiger Produkte der Katego-rien LED-Kerzen, LED-Dekorations-artikel, ätherische Öle, Duftkerzen, Weihrauch und Zubehör. Zu ihren Kunden zählen unter anderem der Möbelhandel (Lutz Gruppe, Leiner/kika), Baumärkte (BAUHAUS, OBI, Hornbach, hagebau, HELLWEG), Lebensmittelhandel (SPAR Öster-reich, Metro, real, Kaufland, Globus, Edeka, Norma) und Drogeriemärkte (Müller, Budnikowsky).

Flaggen: © daboost – iStockphoto.com

editelJOURNAL Unternehmensnews der EDITEL Gruppe 3

Für kleine Unternehmen oder Start-ups, die beispielsweise nur mit ein-

zelnen Geschäftspartnern Belege via EDI austauschen möchten, bietet sich Web-EDI als einfache und kosten-günstige Lösung an. In vielen Fällen sollte man aber nach einiger Zeit ge-nauer hinsehen: Ist die Anzahl der EDI-Geschäftspart-ner größer geworden? Gibt es trotz we-niger Geschäftspartner möglicherwei-se besonders hohe Transaktionszahlen? Oder sind etwa die spezifischen Anfor-derungen (z.B. bei Lieferungen ins Ausland oder bei komplexen Liefer-scheinen) gestiegen? So empfiehlt auch Karl Cegner, Leiter Consulting & Project Delivery bei EDITEL, seinen Kunden „bei steigender Beleganzahl sowie der Anzahl abzuwickelnder

Geschäftsprozesse unbedingt eine Analyse zu machen, ob eine integrierte EDI-Lösung nicht einfacher und res-sourcenschonender wäre.“ Laut Cegner kann es „oft schon bei ei-nigen wenigen Partnern möglich sein, dass beispielsweise die Kosten für den Mitarbeiter, der alles manuell im Web eingeben muss, weit höher sind als eine Umstellung auf eine integrierte EDI-Lösung.“ Einen weiteren großen Vorteil sieht Cegner vor allem darin, dass sich die Kunden nicht mehr um die Abwicklung mit verschiedener Software und Webzugängen kümmern müssen und sich dadurch auf ihr Kern-geschäft konzentrieren können.Auch der Innviertler Spirituosen-erzeuger „emil“ steht gerade kurz vor dem Sprung von Web-EDI zu einer

Cloud-Lösung. Warum, erklärt Ge-schäftsführer Emil Stegmüller wie folgt: „Der Grund ist relativ einfach. Anfangs waren wir mit der Weblösung sehr zufrieden und wären es auch heute noch. Doch in letzter Zeit hat sich die Anzahl der Bestellungen und somit auch der Aufwand für die manuelle Eingabe in das Web-EDI zu zeitintensiv gestaltet. Nun werden die Rechnungen mit einem Klick zu unseren Kunden übertragen. Somit können wir uns wie-der mehr auf die Kundenbetreuung fo-kussieren, anstatt in Bürokratie unter-zugehen. Es war einfach ein praktischer Grund. Die Kosten sollten sich schnell amortisiert haben.“ n

editel.at/loesungen/ edi-integration/

Mit steigender Anzahl von Geschäftspartnern und/oder Transaktionen empfiehlt es sich, von Web-EDI auf eine Cloud-Lösung zu wechseln.

VORTEILE EINER EDI CLOUD-LÖSUNG Automatisierte Abläufe der Kernprozesse Empfangen, senden und transformieren von Daten über nur eine Verbindung Konzentration aufs Kerngeschäft, da techni-sche und rechtliche Abwicklung über EDITEL Nur eine Import-/Exportschnittstelle für alle Geschäftspartner, unabhängig von den Daten-formaten Keine manuellen Eingriffe mehr nötig Minimierung der Fehlerhäufigkeit Zusätzlich elektronische (rechtskonforme) Archivierung möglich.

Vereint als „Datendrehscheibe Brahmsplatz“ luden EDITEL,

GS1 Austria, LMW und ECR am 3. Oktober 2019 zum Tag der offenen Tür in ihre Büroräumlichkeiten. Das vorrangige Ziel von EDITEL lag bei dieser Veranstaltung laut Geschäfts-führer Gerd Marlovits vor allem darin, „bei entspannter Atmosphäre einen umfassenden und praxisnahen Einblick in unser Leistungsspektrum zu geben.“ Neben umfangreichen Informationen zu den Produkten und Services der einzelnen Bereiche

sorgten die Gastgeber auch dafür, dass die Unterhaltung und das leibli-che Wohl ihrer Gäste nicht zu kurz kamen. Dies honorierten die geladenen Gäste mit guter Stimmung und entsprechender Verweildauer. So zum Beispiel Daniel Schuster, Leiter E-Purchasing/B2B Projects bei SPAR: „EDI steht für Vernetzung. Diese ist auch bei dieser Veranstal-tung auf allen Ebenen zu spüren.“ Auch Sabine Puwein von Almdudler Limonade fand: „Es war eine großar-

tige Veranstaltung!“. Wenn´s um Rat und Tat rund um den Austausch und die Integration von Daten geht, steht EDITEL ihren Kunden natürlich

auch an jedem weiteren Tag bei „offenen Türen“ zur Verfügung. n

editel.at/news/aktuelles

MEHR KUNDEN MIT WENIGER AUFWAND

OFFENE TÜREN AM BRAHMSPLATZ

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Auf Einladung der Prüfungs- und Beratungsorganisation EY neh-

men EDITEL Austria und GS1 Austria gemeinsam mit namhaften Logistikern wie etwa DB Schenker, LKW Walter sowie der Bundesvereinigung Logistik Österreich (BVL) und der Wirtschafts-universität Wien (WU Wien) an der „Blockchain Initiative Logistik“ teil.Die Initiative hat sich zum Ziel gesetzt, ein gemeinschaftliches Pilotprojekt zu implementieren, das der Überprüfung des Nutzens von Blockchain-Technolo-gien für Transport und Logistik dient. Dieser erste „Use Case“ wurde bereits festgelegt und widmet sich der Digitali-sierung von Frachtdokumenten. Dabei geht es darum, dass Frachtdokumente meist papierbasiert sind und deren Handhabung und Übergabe daher oft unkontrolliert passieren. Die Teilneh-mer der Initiative verfolgen und analy-

sieren in laufenden Workshops den Lö-sungsansatz, einige Frachtdokumente mittels Blockchain zu digitalisieren. Damit sollen die Verfügbarkeit, der Zu-griff und die Weiterverarbeitung der Dokumente zu jedem Zeitpunkt und für alle Teilnehmer am Prozess gewährleis-tet werden. Die Branchenlösung soll jährlich rund 75 Millionen Prozesse bei österreichischen Logistikern automati-sieren und zwölf Millionen Blätter Pa-pier einsparen.Warum sich EDITEL bei dieser Initia-tive aktiv einbringt, erklärt Gerd Mar-lovits, Geschäftsführer der EDITEL Austria GmbH, wie folgt: „Auch wenn Blockchain bestehende EDI-Prozesse vorerst nicht ersetzen wird, bietet sich für uns als EDI-Provider hier eine gute Möglichkeit, wichtige Einblicke zu ge-winnen und Synergien zu nutzen. Die-se möchten wir auch in unsere künfti-

gen Lösungen einfließen lassen.“ Auch GS1 Austria-Geschäftsführer Gregor Herzog ist überzeugt, „dass diese Technologie zur Speicherung von Da-ten auch disruptives Potenzial für Lo-gistik und Supply Chain Management hat. Die damit einhergehenden Ent-wicklungen sind daher äußerst rele-vant für GS1 Austria als Datendreh-scheibe und wir freuen uns, dazu einen Beitrag leisten zu dürfen.“ n

editel.at/news/aktuelles/ artikel/bil

Gewinner des Futurezone-Award

In der Kategorie „Blockchain Projekt des Jahres“ hat die Blockchain Initiative Logistik 2019 den ersten Platz belegt! Der futurezone Awards zeichnen die innovativsten Ideen und Projekte des Jahres aus.

IMPRESSUMAUSGABE 2/2019

Medieninhaber und Herausgeber: EDITEL Austria GmbH,

1040 Wien, Brahmsplatz 3;

T: +43 /1/505 86 02; E-Mail: info@editel.at

www.editel.at

EDITEL Austria GmbH ist eine 100%-Tochter

der GS1 Austria GmbH. Der Unternehmensge-

genstand der EDITEL Austria GmbH ist die Ab-

wicklung des elektronischen Datenaustausches

zwischen Geschäftspartnern, der Vertrieb dafür

notwendiger Softwareprodukte und Unterstüt-

zungsleistungen.

Geschäftsführung und für den Inhalt verantwortlich: Mag. Gerd Marlovits

Redaktion: Sylvia M. Gerber M.A., Anja Jung

Lektorat: Dagmar Jenner, www.texterei.com

Übersetzungen:Englisch: Dagmar Jenner, www.texterei.com

Tschechisch und Slowakisch: Martina Pokornà,

Linda Stanislavová

Ungarisch: Renata Stummer

Kroatisch: Nataša Burič, Marija Lunjek Layout: www.creativedirector.cc

Offenlegung lt. Mediengesetz, Stand 1.3.2009:

Newsletter zur Förderung und Unterstützung des

Tätigkeitsbereiches von EDITEL Austria.

4 editelJOURNAL Unternehmensnews der EDITEL Gruppe

UDI (Unique Device Identificati-on) ist ein weltweites System

zur einheitlichen Identifikation und Kennzeichnung von Medizinpro-dukten, das die US-amerikanische FDA (Food and Drug Administrati-on) bereits 2014 verabschiedet hat. Hersteller von Medizinprodukten in Europa unterliegen auch diesen Auflagen, wenn sie ihre Produkte in den amerikanischen Markt expor-tieren. Nach einer dreijährigen Übergangs-frist ist UDI ab Mai 2020 auch in Europa umzusetzen. Neben der eindeutigen Identifikation und Kennzeichnung von Medizinpro-dukten ist das Pflegen von Artikel-stammdaten in einer zentralen Da-tenbank Pflicht; so sind alle Daten der GUDID (Global UDI Database) zu melden. Handelt es sich nur um einige weni-ge Datensätze, ist die manuelle Ein-gabe über das GUDID-Webportal machbar. Für die Meldung größerer Datensätze gibt es die Möglichkeit,

eine automatisierte Schnittstelle einzurichten. EDITEL bietet hierfür als von der FDA offiziell zertifizierter „Third Party Provider“ eine erprobte Lösung zur automatisierten Über-tragung von Daten an GUDID an. Dabei werden unternehmensspezi-fische Inhouse-Dateien über die EDI-Plattform eXite zunächst in ein HL7-SPL-File konvertiert, die gelisteten Datensätze validiert und eingereicht. Ein speziell eingerichtetes Business Monitoring-Tool gibt Auskunft zu jeder Einreichung und dessen Sta-tus. Mit dieser „Best Practice“-Lö-sung sowie der engen Zusammen-arbeit mit GS1 Austria sieht EDITEL-Geschäftsführer Gerd Marlovits „EDITEL als erste An-laufstelle, wenn es um die automa-tisierte Übermittlung von UDI-Da-ten geht“. n

editel.at/branchen/ healthcare

EDITEL bietet für Medizinproduktehersteller eine automatisierte Lösung zur Datenübertra-gung an die zentrale Datenbank der FDA.

DATENBRÜCKE IN DIE USA

Branchenlösung soll jährlich rund 75 Millionen Prozesse bei österreichischen Logistikern au-tomatisieren und zwölf Millionen Blätter Papier einsparen

BLOCKCHAIN INITIATIVE LOGISTIK

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