Elektronische Rechnungsabwicklung - einfach, effizient, sicher · Title: Elektronische...

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INFORMATIONSREIHE Elektronische Rechnungsabwicklung – einfach, effizient, sicher Teil I: Rahmenbedingungen und Marktüberblick www.elektronische-rechnungsabwicklung.de 3. überarbeitete Auflage

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  • INFORMATIONSREIHE

    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effi zient, sicher Teil I: Rahmenbedingungen und Marktberblick

    www.elektronische-rechnungsabwicklung.de

    3.berarbeiteteAufl age

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    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicher

    Haftungserklrung

    Das Werk mit seinen Inhalten wurde mit grtmglicher Sorgfalt erstellt und gibt den zum Zeitpunkt der Erstellung aktuellen Stand wieder. Dennoch kann fr seine Vollstndigkeit und Richtigkeit keine Haftung bernommen werden.

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    Trotz der Vielzahl an Informationen sowie aufgrund einer dem stndigen Wan-del unterzogenen Sach- und Rechtslage kann das Werk jedoch keine auf den konkreten Einzelfall bezogene Beratung durch jeweilige fachlich qualifizierte Stellen ersetzen. ibi research empfiehlt deshalb grundstzlich bei Fragen zu Rechts- und Steuerthemen und rechtsverwandten Aspekten, sich an einen Anwalt oder an eine andere qualifizierte Beratungsstelle zu wenden. Bei Anre-gungen, Kritik oder Wnschen zu diesem Werk wrden wir uns sehr ber Ihre Rckmeldung freuen. Schreiben Sie uns an [email protected] eine E-Mail.

    ImpressumElektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicherTeil I: Rahmenbedingungen und Marktberblick3., berarbeitete und erweiterte Auflage

    ISBN: 978-3-940416-87-2

    Alle Rechte vorbehalten.Bitte beachten Sie auch die Hinweise in der Haftungserklrung.

    Herausgeber:ibi research an der Universitt Regensburg GmbHGalgenbergstrae 2593053 RegensburgTelefon: 0941 943-1901Telefax: 0941 943-1888E-Mail: [email protected]: www.elektronische-rechnungsabwicklung.de

    Text und Redaktion:ibi research an der Universitt RegensburgSabine PurHolger SeidenschwarzMichael WittmannErnst StahlGeorg Wittmann

    Gestaltung und Produktion:ibi research an der Universitt Regensburg

    Bildnachweis:istockphoto.com / bluestocking (Titelseite) ibi research erstellt mit wordle.net (Seite 4 Vorwort)istockphoto.com / Neustockimages (Seite 6 Einleitung)istockphoto.com / picha (Seite 8 Kapitel 2)istockphoto.com / iqoncept, ibi research (Seite 9 Kapitel 2)istockphoto.com / Gewitterkind (Seite 11 Kapitel 3.1)istockphoto.com / dlewis33 (Seite 12 Kapitel 3.1)istockphoto.com / AntiMartina (Seite 14 Kapitel 3.2)istockphoto.com / RichVintage (Seite 16 Kapitel 3.2)istockphoto.com / spxChrome (Seite 21 Kapitel 3.2)istockphoto.com / alexsl (Seite 22 Kapitel 3.3)ibi research nach istockphoto.com / RypeArts (Seite 24 Kapitel 3.3)istockphoto.com / blackred (Seite 27 Kapitel 4.1, Seite 82 Kapitel 4.2)

    StandJuni 2013

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    Rahmenbedingungen und Marktberblick

    InhaltVorwort ................................................................. 4

    1 Einleitung ........................................................... 6

    2 Wichtige Antworten auf einen Blick ................... 8

    3 Rechnungsaustausch ...................................... 10

    3.1 Rechtliche Rahmenbedingungen fr den elektronischen Rechnungs austausch ...... 11

    3.2 Elektronische Rechnungsabwicklung in Europa: Gegenwart und Zukunft ............. 14

    3.3 Elektronischer Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD ................................................ 22

    4 Marktberblick ................................................. 25

    4.1 Aufbau des Marktberblicks ..................... 26

    4.2 Profile der Lsungen ................................ 27

    4.3 Vergleich der Lsungen ............................ 82

    5 Ergnzende Informationen ............................ 147

    5.1 Abkrzungen .......................................... 148

    5.2 Weiterfhrende Quellen.......................... 149

    5.3 ber ibi research .................................... 150

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    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicher

    Die elektronische Abwicklung von Geschftsprozes-sen hat in den vergangenen Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Immer mehr Unternehmen tauschen Daten elektronisch mit ihren Geschfts-partnern aus, um so ihre Prozesse schneller und effizienter ausfhren zu knnen. Angesichts eines zunehmenden Kostendrucks versuchen Unterneh-men insbesondere durch die Verbesserung ihrer finanziellen Abwicklungsprozesse ihre Kosten zu senken. Vor allem bei der elektronischen Rech-nungsabwicklung ergeben sich hohe Einsparpoten-ziale.

    Wir haben es uns deshalb mit dem Projekt Elek-tronische Rechnungsabwicklung zur Aufgabe gemacht, umfassende und neutrale Informations-materialien zu entwickeln, die insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen helfen sollen.

    Mit der Informationsreihe Elektronische Rech-nungsabwicklung einfach, effizient, sicher mch-ten wir Sie praxisnah zum Thema elektronische

    Rechnungs abwicklung informieren und Ihnen einen leicht verstndlichen berblick geben.

    Die Informationsreihe gliedert sich in die folgenden vier Teile:

    Teil I: Rahmenbedingungen und MarktberblickDer erste Teil enthlt grundlegende Informationen ber die Voraussetzungen zur Nutzung der elektro-nischen Rechnungsabwicklung sowie einen ber-blick ber in Deutschland verfgbare Lsungen.

    Teil II: Fallbeispiele erfahrener UnternehmenIm zweiten Teil der Informationsreihe wurde eine Reihe erfolgreicher Fallbeispiele zusammengestellt, die Lsungen im Unternehmensalltag aufzeigen. Die Fallbeispiele geben einen Einblick, wie Unter-nehmen verschiedener Gren und unterschiedli-cher Branchen die elektronische Rechnungsabwick-lung nutzen. Im Fokus der Anwendungsbeispiele stehen die Motivation zur Einfhrung elektronischer Rechnungsprozesse, die Herausforderungen der

    Vorwort

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    Rahmenbedingungen und Marktberblick

    Wir wnschen Ihnen viel Freude und Gewinn beim Lesen der Informationsreihe sowie viel Erfolg bei der Optimierung Ihrer Rechnungsprozesse.

    Regensburg, im Juni 2013

    Sabine Pur, Holger Seidenschwarz, Dr. Ernst Stahl, Dr. Georg Wittmannibi research an der Universitt Regensburg GmbH

    untersuchten Unternehmen, der Weg der Umset-zung und der erzielte Nutzen.

    Teil III: Ergebnisse einer UnternehmensbefragungDer dritte Teil der Informationsreihe fasst die Ergeb-nisse der Befragung Rechnungsbearbeitung im Mittelstand Wie luft es in der Praxis wirklich? zusammen, die mit den derzeitigen und potenziel-len Nutzern einer elektronischen Rechnungsab-wicklung durchgefhrt wurde. Wie die Rechnungs-abwicklung in den einzelnen Unternehmen abluft, kann sehr unterschiedlich sein. Whrend einige Unternehmen ausschlielich auf Papier setzen, nut-zen andere teil- oder vollautomatisierte elektroni-sche Prozesse. Mit dieser Befragung wurde ermit-telt, was die Unternehmen bei der Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen beschftigt, was die Treiber und Hindernisse fr elektronische Rechnun-gen sind und welche Lsungen zur Bearbeitung von elektronischen Rechnungen eingesetzt werden.

    Teil IV: Leitfaden zur EinfhrungDer Leitfaden soll bei der Bewertung, Auswahl und Integration der elektronischen Rechnungsabwick-lung untersttzen. Aufbauend auf den Ergebnis-sen des Marktberblicks, der Fallbeispiele und der Unternehmensbefragung wurden praxisnahe Hilfe-stellungen entwickelt, die bei der Beurteilung und einer mglichen Einfhrung elektronischer Rech-nungsprozesse im Unternehmen untersttzen sol-len.

    Alle verffentlichten Teile der Informationsreihe sowie weitere Neuigkeiten, wie Veranstaltungshin-weise, stehen Ihnen auf unserer sich stndig weiter-entwickelnden Projekt-Website zur Verfgung:

    www.elektronische-rechnungsabwicklung.de

    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effi zient, sicher Teil II: Fallbeispiele erfahrener Unternehmen

    www.elektronische-rechnungsabwicklung.de

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    Das Netzwerk Elektronischer

    Geschftsverkehr (NEG) ist eine

    Frderinitiative des Bundes-

    ministeriums fr Wirtschaft und

    Technologie. Seit 1998 unter-

    sttzt es kleine und mittlere

    Unternehmen bei der Einfhrung

    und Nutzung von E-Business-

    Lsungen.

    Beratung vor Ort

    Mit seinen 28 bundesweit ver-

    teilten Kompetenzzentren

    informiert das NEG kostenlos,

    neutral und praxisorientiert

    auch vor Ort im Unternehmen.

    Es untersttzt Mittelstand und

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    Informationsveranstaltungen und

    Publikationen fr die Praxis.

    Das Netzwerk bietet vertiefende

    Informationen zu Kundenbezie-

    hung und Marketing, Netz- und

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    mnnischer Software und RFID

    sowie E-Billing. Das Projekt

    Femme digitale frdert zudem

    die IT-Kompetenz von Frauen im

    Handwerk. Der NEG Website Award

    zeichnet jedes Jahr herausra-

    gende Internetauftritte von klei-

    nen und mittleren Unter nehmen

    aus. Informationen zu Nutzung

    und Interesse an E-Business-

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    Auf www.ec-net.de knnen

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    tungsterminen und den Ansprech-

    partnern in ihrer Region auch alle

    Publikationen des NEG einsehen:

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    Studien und Praxisbeispiele

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    Umsetzung von E-Business-

    Lsungen.

    Fragen zum Netzwerk und dessen

    Angeboten beantwortet Markus

    Ermert, Projekttrger im DLR

    unter 0228/3821-713 oder per

    E-Mail: [email protected].

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    ISBN 978-3-940416-24-7

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    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effi zient, sicher Teil III: Fakten aus der Unternehmenspraxis

    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, ef f izient, sicher Teil 3: Fakten aus der Unternehmenspraxis

    Das Netzwerk Elektronischer Geschftsverkehr E-Business fr Mittelstand und Handwerk

    Das Netzwerk Elektronischer Geschftsverkehr (NEG) ist eine Frderinitiative des Bundes-ministeriums fr Wirtschaft und Technologie. Seit 1998 unter sttzt es kleine und mittlere Unternehmen bei der Einfhrung und Nutzung von E-Business-Lsungen.

    Beratung vor OrtMit seinen 28 bundesweit ver-teilten Kompetenzzentren informiert das NEG kostenlos, neutral und praxisorientiert auch vor Ort im Unternehmen. Es untersttzt Mittelstand und Handwerk durch Beratungen, Informationsveranstaltungen und Publikationen fr die Praxis.

    Das Netzwerk bietet vertiefende Informationen zu Kundenbezie-hung und Marketing, Netz- und Informationssicherheit, kauf-mnnischer Software und RFID sowie E-Billing. Das Projekt Femme digitale frdert zudem die IT-Kompetenz von Frauen im Handwerk. Der NEG Website Award zeichnet jedes Jahr

    herausragende Internetauftritte von kleinen und mittleren Unter-nehmen aus. Informationen zu Nutzung und Interesse an E-Business-Lsungen in Mittel-stand und Handwerk bietet die jhrliche Studie Elektronischer Geschfts-verkehr in Mittelstand und Handwerk.

    Das Netzwerk im InternetAuf www.ec-net.de knnen Unter nehmen neben Veranstal tungsterminen und den Ansprech partnern in ihrer Region auch alle Publikationen des NEG einsehen: Handlungsleitfden, Checklisten, Studien und Praxisbeispiele geben Hilfen fr die eigene Umsetzung von E-Business-Lsungen.

    Fragen zum Netzwerk und dessen Angeboten beantwortet Markus Ermert, Projekttrger im DLR unter 0228/3821-713 oder per E-Mail: [email protected].

    ibi research 2011 l www.elektronische-rechnungsabwicklung.de91

    INFORMATIONSREIHE

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    Das Netzwerk Elektronischer Geschftsverkehr

    E-Business fr Mittelstand und Handwerk

    Das Netzwerk Elektronischer

    Geschftsverkehr (NEG) ist eine

    Frderinitiative des Bundes-

    ministeriums fr Wirtschaft und

    Technologie. Seit 1998 unter-

    sttzt es kleine und mittlere

    Unternehmen bei der Einfhrung

    und Nutzung von E-Business-

    Lsungen.

    Beratung vor Ort

    Mit seinen 27 bundesweit ver-

    teilten Kompetenzzentren

    informiert das NEG kostenlos,

    neutral und praxisorientiert

    auch vor Ort im Unternehmen.

    Es untersttzt Mittelstand und

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    Das Netzwerk bietet vertiefende

    Informationen zu Kundenbezie-

    hung und Marketing, Netz- und

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    mnnischer Software und RFID

    sowie E-Billing. Das Projekt

    Femme digitale frdert zudem

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    Handwerk. Der NEG Website Award

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    geben Hilfen fr die eigene

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    unter 0228/3821-713 oder per

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    4164697839409

    ISBN 978-3-940416-46-9

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    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicher

    Auch wenn derzeit noch die meisten Rechnungen per Post versandt werden, entscheiden sich immer mehr Unternehmen fr eine Umstellung auf elektro-nische Rechnungsprozesse. Die Informationsreihe Elektronische Rechnungsabwicklung soll insbe-sondere kleinen und mittleren Unternehmen helfen, das Thema fr sich richtig einzuschtzen und Hil-festellungen bei einer mglichen Einfhrung geben.

    Schtzungsweise mehr als 33 Milliarden Rechnun-gen1 werden derzeit pro Jahr in Europa per Post versandt. Man kann sich deshalb leicht ausrechnen, wie viel Papier und Porto eingespart werden knnte, wenn diese Rechnungen zuknftig elektronisch ver-schickt wrden. Der grte Hebel fr Effizienzstei-gerungen liegt jedoch in der durchgngig elektroni-schen Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten.

    Die elektronische Rechnungsabwicklung umfasst nicht nur die elektronische bermittlung, sondern den gesamten Prozess des Rechnungsaustauschs zwischen Unternehmen auf elektronischem Wege. Dazu gehren auf Seite des Rechnungsstellers die Erstellung, der Versand (bzw. das zur Verfgung stellen) und die Archivierung der Ausgangsrech-nung. Auf Seite des Rechnungsempfngers fol-gen auf den Eingang der Rechnung die Prfung, die Datenerfassung und die Archivierung der Rech-nung.

    In den Prozessschritten auf Seite des Rechnungs-empfngers liegen in der Regel die grten Einspar-potenziale. So werden Papierrechnungen hufig zunchst kopiert und an eine Fachabteilung zur Pr-fung weitergeleitet. Anschlieend werden die Anga-

    1 Koch, B.: E-Invoicing / E-Billing. The catalyst for AR/AP auto-mation, S. 34, www.billentis.com, 12. April 2013.

    ben auf der Rechnung in Buchhaltungssystemen sowie unter Umstnden zustzlich in weiteren Sys-temen (z. B. Zahlungsverkehrssystemen) erfasst. Diese manuellen Prozessschritte verursachen nicht nur Verzgerungen und Kosten, es knnen auch Fehler beim Abtippen von Rechnungsdaten passie-ren. Die Folge sind zustzliche Verzgerungen, bis die Fehler geklrt und korrigiert worden sind.

    Bei der elektronischen Rechnungsabwicklung hingegen knnen die Rechnungsdaten direkt in interne Systeme bernommen bzw. an zustndige Ansprechpartner weitergeleitet werden. Dies hat nicht nur Vorteile fr den Rechnungsempfnger, auch der Rechnungssteller profitiert in der Regel von einer zgigeren Rechnungsprfung, da der Rechnungsbetrag schneller beglichen wird. Zudem kann der Rechnungsempfnger wegen der krze-ren Bearbeitungszeit hufiger Skontovorteile nut-zen.

    Viele Rechnungsempfnger haben die Vorteile der elektronischen Rechnungsabwicklung bereits erkannt und mchten die hohen Einsparpotenzi-ale fr sich nutzen. Eine Umstellung auf die elek-tronische Rechnungsabwicklung zahlt sich jedoch erst aus, wenn mglichst viele Lieferanten des Unternehmens in die elektronische Rechnungsab-wicklung mit einbezogen werden. Darum spielt die Akzeptanz elektronischer Rechnungen auch bei der Auswahl der Lieferanten eine immer grere Rolle. Viele kleine und mittlere Unternehmen sind daher gefordert, auf elektronische Rechnungsabwicklung umzustellen, da sie sonst nicht mehr als Lieferanten von groen Abnehmern gelistet werden.

    Der Gesetzgeber hat dies durch eine Neuregelung des 14 UStG und ein begleitendes BMF-Schrei-

    1 Einleitung

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    Rahmenbedingungen und Marktberblick

    tern, die auch bereits bei geringen Rechnungsvolu-mina eine komfortable und rechtskonforme elektro-nische Rechnungsabwicklung ermglichen.

    Um eine bersicht ber Lsungen fr die elektro-nische Rechnungsabwicklung zu geben, wurde ein Marktberblick ber ausgewhlte Anbieter erstellt, die deutsche Unternehmen beim Austausch rechts-konformer elektronischer Rechnungen untersttzen (vgl. Kapitel 4). Dieser beinhaltet eine individuelle Darstellung des jeweiligen Dienstleistungsangebots sowie einen strukturierten Vergleich der angebote-nen Funktionen. Von den Anbietern wurden hierfr Angaben erhoben, die neben den allgemeinen Infor-mationen zur Lsung detailliert die Rechnungsber-mittlung, die Zielgruppe, die Formen des Datenaus-tauschs, die Systemintegration sowie die jeweiligen Service-Leistungen und Kosten betreffen.

    Neben diesem Marktberblick, der nun in drit-ter, aktualisierter Auflage vorliegt, entstanden im Rahmen der Informationsreihe weitere Verf-fentlichungen. Hingewiesen sei an dieser Stelle besonders auf den E-Commerce-Leitfaden (www.ecommerce-leitfaden.de), der kompakt und aus einem Guss Antworten auf die wichtigsten Fra-gen rund um den elektronischen Handel gibt zur elektronischen Rechnungsabwicklung und weit dar-ber hinaus.

    ben in der Zeit seit dem Erscheinen der letzten Auf-lage des Marktberblicks sehr vereinfacht. Es sind keine speziellen bermittlungswege oder elek-tronische Signaturen mehr notwendig. Es mssen aber durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren Authentizitt, Integritt und Lesbarkeit der elektroni-schen Rechnung sichergestellt und ein verlsslicher Prfpfad zwischen Leistung und Rechnung nach-gewiesen werden. Was fr einen rechtskonformen Austausch elektronischer Rechnungen im Einzel-nen zu beachten ist, erlutert Carolin Klas von der Arbeitsgemeinschaft fr wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV) in einem Fachbeitrag (vgl. Kapitel 3.1).

    Im Kontext des europischen Binnenmarkts wird auch die Mglichkeit zur grenzberschreitenden elektronischen Rechnungsabwicklung immer wich-tiger. In den letzten Jahren wurden Richtlinien zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsab-wicklung in Europa erlassen, jedoch regeln diese nur die Mindestanforderungen in den einzelnen Lndern gilt nationales Recht. Um die elektronische Rechnungsabwicklung auf europischer Ebene zu vereinheitlichen, wurde von der Europischen Kom-mission eine Expertengruppe mit der Erarbeitung von Empfehlungen beauftragt. Im Fachbeitrag von Dr. Michael Salmony und Bo Harald, die beide Mit-glieder dieser Expertengruppe sind, werden die der-zeitigen und geplanten Entwicklungen in Europa zum Thema elektronische Rechnungsabwicklung aufgezeigt (vgl. Kapitel 3.2).

    Aus den rechtlichen Anforderungen sowie den Anforderungen von Rechnungssteller und -empfn-ger leiten sich Anforderungen an die Informations-systeme ab, die die elektronische Rechnungsab-wicklung untersttzen. Hierzu zhlen beispielsweise Schnittstellen zu gngigen ERP- und Buchhaltungs-programmen, die rechtskonforme Archivierung der Rechnungsdaten sowie die Verwendung bestimm-ter Daten- und Rechnungsformate. ZUGFeRD (Zentrale User Guidelines des Forums elektroni-sche Rechnung Deutschland) stellt auf Basis des PDF/A-3-Formats ein einheitliches Dateiformat fr den Austausch strukturierter Daten zwischen Rech-nungssteller und Rechnungsempfnger dar. Stefan Engel-Flechsig und Carolin Klas stellen diese Initia-tive in ihrem Beitrag vor, whrend Thomas Zellmann von der PDF Association in seinem Beitrag auf die Vorteile der Nutzung dieses einheitlichen Formats eingeht (vgl. Kapitel 3.3).

    Die rechtlichen und informationstechnischen Anfor-derungen selbst umzusetzen, ist fr kleine und mitt-lere Unternehmen in der Regel zu komplex und zu aufwndig. Mittlerweile existiert jedoch eine Reihe von Software-Lsungen und externen Dienstleis-

    Ihr Ansprechpartner

    ibi research an der Universitt Regensburg GmbH Galgenbergstrae 25 93053 Regensburg

    Telefon: 0941 943-1901 Telefax: 0941 943-1888 E-Mail: [email protected] Web: www.elektronische-rechnungsabwicklung.de

    Unser Angebot Information zu den Rahmenbedingungen der

    elektronischen Rechnungsabwicklung Marktberblick ber geeignete Anbieter und

    Dienstleister Vortrge und Veranstaltungen Praxisnahe Informationsmaterialien

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    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicher

    Welche weiteren Pflichten habe ich beim Versand von elektronischen Rechnungen?

    Eine Kopie jeder elektronischen Ausgangsrechnung muss ber zehn Jahre in einem EU-Mitgliedsstaat elektronisch aufbewahrt werden und dem Finanz-amt zugnglich gemacht werden knnen. Bei qua-lifiziert elektronisch signierten Rechnungen muss zustzlich das zugehrige Zertifikat zusammen mit der Rechnung aufbewahrt werden. Das Verfahren zum Versand elektronischer Rechnungen muss so dokumentiert werden, dass das Finanzamt die Erfl-lung der gesetzlichen Anforderungen prfen kann.

    Was muss ich als Empfnger einer elektronischen Rechnung beachten?Der Rechnungsempfnger muss (ber den kom-pletten Aufbewahrungszeitraum von mindestens zehn Jahren) die Echtheit der Herkunft der Rech-nung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Les-barkeit gewhrleisten. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewhrleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlsslichen Prfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen knnen. Die Echt-heit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gelten auch als gewhrleistet, wenn der Rechnungs-aussteller eine der folgenden Mglichkeiten nutzt:

    Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsabwicklung?

    Neben der grundstzlichen Einsparung von Druck-, Porto- und Versandkosten ist die Mglichkeit zur automatischen Weiterverarbeitung der Rechnungen ein wesentlicher Vorteil der elektronischen Rech-nungsabwicklung. Hierdurch wird die Fehlerrate gesenkt, die Transparenz verbessert und der Pro-zess insgesamt beschleunigt. Der Rechnungssteller profitiert somit von krzeren Forderungslaufzeiten, der Rechnungsempfnger spart Bearbeitungskos-ten und kann wegen der krzeren Bearbeitungszeit hufiger Skontovorteile nutzen.

    Unter welchen Voraussetzungen darf ich Rechnungen elektronisch versenden?

    Die elektronische bermittlung von Rechnungen setzt grundstzlich die Zustimmung des Empfn-gers voraus, z. B. durch Anerkennung einer ent-sprechenden Klausel in den AGB. Es reicht aber auch aus, wenn die Zustimmung nachtrglich oder stillschweigend (z. B. durch Bezahlung der Rech-nung) gewhrt wird. Damit Ihr Kunde die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt gel-tend machen kann, mssen zustzlich die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewhrleistet sein.

    2 Wichtige Antworten auf einen Blick

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    Rahmenbedingungen und Marktberblick

    1. Qualifi zierte elektronische Signatur der Rech-nungsdaten

    2. bermittlung der Rechnung per Electronic Data Interchange (EDI), sofern in einer Rahmenver-einbarung zwischen den Partnern geeignete Verfahren zur Sicherstellung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts fest-gelegt wurden.

    Die elektronischen Rechnungen sind zehn Jahre im Original ein Papierausdruck reicht nicht zu archivieren. Mit weiteren Verarbeitungsschritten, oder auch der Prfung der Signatur, knnen auch externe Dienstleister beauftragt werden. Dabei kann es sich auch um denselben Dienstleister handeln, der die Rechnung im Auftrag des Lieferanten erstellt bzw. signiert hat.

    Weitere Informationen: www.elektronische-rechnungsabwicklung.de

    Geeignete Dienstleister und Software-Lsungen fi n-den Sie in Kapitel 4 dieses Dokuments.

    ibi research GmbH, Galgenbergstrae 25, 93053 Regensburg

    ibi research an der Universitt Regensburg GmbH Galgenbergstrae 25 93053 Regensburg

    Regensburg, 15.05.2013

    Rechnung

    Rechnungsnummer: 32155632 Ihre Kundennummer: 98765 Unsere Auftragsnummer: 01234

    Beschreibung Anzahl Einzelpreis Einheit Gesamtpreis Produkt 1 1 39,90 39,90 EUR

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    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicher

    3 Rechnungsaustausch

    3.1 Rechtliche Rahmenbedingungen fr den elektronischen Rechnungs austausch....... 11

    3.2 Elektronische Rechnungsabwicklung in Europa: Gegenwart und Zukunft .............. 14

    3.3 Elektronischer Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD ................................................ 22

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    Rahmenbedingungen und Marktberblick

    3.1.1 Umsatzsteuerrechtliche Grundlagen der RechnungDie Rolle der Rechnung ist im Umsatzsteuerrecht eine ganz wesentliche. Nach der Konzeption des europischen Umsatzsteuerrechts haben nmlich nicht die Unternehmer, sondern nur die Endver-braucher die Umsatzsteuer wirtschaftlich zu tragen (Grundsatz der Belastungsneutralitt der Umsatz-steuer fr die Unternehmer). Im Endeffekt soll also jeder Unternehmer Gegenstnde und Leistun-gen, die er im Rahmen seiner unternehmerischen

    Ttigkeit fr besteuerte Umstze einsetzt oder ver-braucht, netto erwerben bzw. in Anspruch nehmen knnen. Die Belastungsneutralitt des Unterneh-mers wird durch die Mglichkeit zum Vorsteuerab-zug erreicht. Empfngt ein Unternehmer eine Lie-ferung oder eine Leistung fr sein Unternehmen, so kann er verlangen, dass die darauf entfallende Umsatzsteuer vom Finanzamt erstattet oder auf seine Steuerschuld angerechnet wird (Vorsteuerab-zug). Die Voraussetzungen fr den Vorsteuerabzug sind in 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt. Danach kann ein Unternehmer einen Umsatzsteu-erbetrag, den er zusammen mit dem Kaufpreis an einen anderen Unternehmer zahlt, neben weiteren Voraussetzungen nur dann als Vorsteuer abziehen, wenn er die Rechtmigkeit des Vorsteuerabzugs durch eine ordnungsgeme Rechnung ( 14, 14a UStG) belegen kann.

    Die Rechnung ist also ein Kernelement des Umsatz-steuersystems. Sie dient als Grundlage und Nach-weis fr die Berechtigung des Kufers zum Vor-steuerabzug. Entsprechend hat der Empfnger einer steuerpflichtigen Lieferung oder Leistung einen zivilrechtlichen Anspruch darauf, eine Rech-nung zu empfangen. Der Anspruch ergibt sich aus den vertraglichen Nebenpflichten. Auf dieser Grund-lage kann der Leistungsempfnger verlangen, dass ihm die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsda-ten in der gesetzlich vorgesehenen Form bermit-telt werden.

    Dem Anspruch des Leistungsempfngers auf Ertei-lung einer Rechnung korrespondiert die Verpflich-tung des leistenden Unternehmers, eine Rechnung zu erteilen. Diese Pflicht besteht jedoch uneinge-

    Carolin Klas, AWV Arbeitsgemeinschaft fr wirtschaftliche Verwaltung e. V., www.awv-net.de

    Die AWV ist eine gemeinntzige, vom Bun-desministerium fr Wirtschaft und Technolo-gie gefrderte Einrichtung und hat die Aufgabe, Geschfts- und Verwaltungsprozesse schlanker zu gestalten. Deshalb frdert sie die Kommuni-kation zwischen Wirtschaft, ffentlicher Verwal-tung und Wissenschaft. Die AWV organisiert den Erfahrungsaustausch auf einer neutralen Platt-form mit dem Ziel, die Effizienz im Verwaltungs-bereich zu steigern und Brokratie abzubauen.

    Carolin Klas ist Referentin fr internationale Handelsverfahren und Fragen der elektroni-schen Kommunikation bei der AWV und Exper-tin fr elektronische Rechnungen. Hierzu wurde unter dem Dach der AWV das Forum elektroni-sche Rechnung Deutschland (FeRD) gegrndet (www.ferd-net.de).

    3.1 Rechtliche Rahmenbedingungen fr den elektronischen Rechnungs-austausch

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    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicher

    schrnkt nur, wenn der Leistungsempfnger eben-falls ein Unternehmer oder eine juristische Per-son ist ( 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG). Auerdem ist eine Rechnung im Geschftsverkehr mit Unter-nehmern in anderen EU-Mitgliedstaaten zu erteilen ( 14a UStG). Stellt der leistende Unternehmer ent-gegen seiner gesetzlichen Pflicht keine Rechnung aus, handelt er ordnungswidrig und muss mit einem Bugeld bis zu 5.000,- Euro rechnen (vgl. 26a UStG).

    Das Umsatzsteuergesetz sieht allerdings in 14 Abs. 2 Satz 2 UStG auch unter bestimmten Voraus-setzungen die Mglichkeit vor, dass der leistende Unternehmer die Pflicht zur Erteilung einer Rech-nung auf den Leistungsempfnger verlagert (Gut-schrift). In diesem Fall stellt der Leistungsempfn-ger die Rechnung aus und versendet sie an den leistenden Unternehmer. Solange der leistende Unternehmer der Gutschrift nicht widerspricht, gilt sie als Rechnung, die den Leistungsempfnger zum Vorsteuerabzug berechtigt. Eine solche Umkehr des Rechnungslaufs muss aber vorher zwischen den Parteien vereinbart worden sein. Die Vereinba-rung kann formlos, also z. B. auch mndlich, getrof-fen werden. Fr Inhalt, Form und bermittlung der Gutschrift selbst gelten dieselben Anforderungen wie fr die Rechnung.

    Schlielich kann fr die Erstellung und Versen-dung von Rechnungen oder Gutschriften auch ein externer Dienstleister eingeschaltet werden ( 14 Abs. 2 Satz 4 UStG). Daten, die der Dienstleister zur Erstellung der Rechnung bentigt, knnen diesem formlos elektronisch zugesandt werden. Der Dienst-leister bringt die Rechnungen gegebenenfalls in die vom Empfnger geforderte Form und sendet sie im Auftrag des leistenden Unternehmers an den Leis-tungsempfnger ab.

    3.1.2 Gesetzeskonforme bermittlung einer RechnungDurch die nderung des 14 Abs. 1 und 3 UStG durch Artikel 5 Nr. 1 des Steuervereinfachungs-gesetzes 2011 vom 1. November 2011 sind die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen fr elektro-nische Rechnungen zum 1. Juli 2011 neu gefasst worden.1 Eine elektronische Rechnung ist dement-sprechend nach 14 Abs. 1 Satz 8 UStG n. F. eine Rechnung, die in einem elektronischen Format aus-gestellt und empfangen wird. Die Anforderungen an die bermittlung elektronischer Rechnungen sind

    1 Siehe hierzu ausfhrlich: BMF-Schreiben IV D 2 S 7287-a/09/10004:003 vom 2. Juli 2012.

    gegenber der bisherigen Rechtslage deutlich redu-ziert worden. Nunmehr knnen u. a. auch Rechnun-gen, die per E-Mail bermittelt werden, zum Vor-steuerabzug berechtigen.

    Bisher wurden auf elektronischem Weg bermittelte Rechnungen umsatzsteuerlich nur anerkannt, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein EDI-Verfahren verwendet wurden. Dies entsprach den unionsrechtlichen Regelungen nach Artikel 233 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe a und b und Abs. 2 MwSt-SystRL. Der deutsche Gesetzgeber hat nunmehr von der Option nach Artikel 233 Abs. 1 Satz 2 MwSt-SystRL Gebrauch gemacht, die es den Mitglied-staaten freistellt, auch Rechnungen anzuerkennen, die auf andere Weise elektronisch bermittelt oder bereitgestellt werden. In Anlehnung an Artikel 233 MwStSystRL in der ab dem 1. Januar 2013 gelten-den Fassung sind Papier- und elektronische Rech-nungen ab dem 1. Juli 2011 umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln ( 14 Abs. 1 UStG n. F.). Die Gleichstellung fhrt zu keiner Erhhung der Anfor-derungen an die Ordnungsmigkeit einer Papier-rechnung.

    Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen mssen nach 14 Abs. 1 UStG n. F. die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts

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    Rahmenbedingungen und Marktberblick

    Abs. 1 UStG. Da die Frist erst am Ende des Kalen-derjahres anluft, kann sie sich faktisch auf fast elf Jahre verlngern. Die Rechnung muss bis Ablauf der Frist lesbar sein ( 147 Abs. 5 Abgabenord-nung AO). Die Aufbewahrungspflicht ist unabhn-gig davon, in welcher Form die Rechnung versandt wurde. Innerhalb der gesetzlich definierten Aufbe-wahrungsfrist und an einem zulssigen Aufbewah-rungsort sind die elektronischen Rechnungen in elektronischer Form aufzubewahren und mssen fr Prfungszwecke nach Aufforderung unverzg-lich zur Verfgung gestellt werden. Die Rechnungen mssen ber den gesamten Aufbewahrungszeit-raum lesbar sein. Nachtrgliche nderungen sind nicht zulssig. Die Aufbewahrung der Unterlagen kann auch an einen Dienstleister ausgelagert wer-den. Dies gilt sowohl fr den Rechnungsversender als auch fr den -empfnger.

    Durch den Charakter und die verschiedenen Arten von elektronischen Rechnungen ergeben sich fr Rechnungsaussteller und Rechnungsempfnger je nach der Art der Datenbermittlung unterschiedli-che Anforderungen an die Aufbewahrung. So muss beispielsweise der Aussteller beim elektronischen Rechnungsaustausch mit qualifizierter Signatur das jeweilige Zertifikat, mit dem die Rechnungen signiert wurden, aufbewahren und der Empfnger den Sig-naturprfschlssel zur empfangenen elektronischen Rechnung. Der Unternehmer hat somit neben der Rechnung selbst auch die Nachweise ber die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren. Werden Rechnungen nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechend ver-sandt und aufbewahrt, droht die nachtrgliche Ver-sagung des Vorsteuerabzugs, wenn die Mngel der Rechnungen in einer Auenprfung der Finanzver-waltung aufgedeckt werden. Die rechtlichen Grund-lagen fr die Archivierung finden sich neben dem Umsatzsteuergesetz und der Abgabenordnung auch in den GoBS Grundstze ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme (BMF-Schrei-ben vom 07.11.1995) und den GDPdU Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unter-lagen (BMF-Schreiben vom 16.07.2001). Aufgrund der vernderten technischen, rechtlichen und orga-nisatorischen Rahmenbedingungen werden diese Grundstze gerade mit den GoBD Grundstze zur ordnungsmigen Fhrung und Aufbewahrung von Bchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elek-tronischer Form sowie zum Datenzugriff durch das Bundesfinanzministerium aktualisiert.

    und die Lesbarkeit der Rechnung gewhrleistet wer-den. Dies kann durch jegliche innerbetrieb liche Kon-trollverfahren erreicht werden, die einen verlssli-chen Prfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen knnen. Der 14 Abs. 3 Nummer 1 und 2 UStG n. F. nennt deshalb die qualifizierte elektro-nische Signatur oder die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Sig-naturgesetz und den elektronischen Datenaus-tausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 ber die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaus-tauschs (ABl. EG 1994 L 338 Seite 98) nur noch als Beispiele fr Technologien, die die Echtheit der Her-kunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elek-tronischen Rechnung gewhrleisten.

    Das innerbetriebliche Kontrollverfahren im Sinne des 14 Abs. 1 UStG n. F. dient nicht dazu, die materiell-rechtlichen Voraussetzungen des Vorsteu-erabzugs nach 15 UStG zu berprfen. Ebenso wenig soll die inhaltliche Ordnungsmigkeit der Rechnung hinsichtlich der nach 14 Abs. 4, 14a UStG erforderlichen Angaben gewhrleistet wer-den. Mit dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren soll lediglich die korrekte bermittlung der Rech-nungen sichergestellt werden. Eine inhaltlich rich-tige Rechnung (gemeint: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungs-empfnger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der bermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeintrchtigen-den Fehler vorgekommen sind, d. h. die Rechnung weder ge- noch verflscht oder auf andere Weise verndert wurde und sie der erbrachten Leistung entspricht. Die Anforderungen an das innerbetriebli-che Kontrollverfahren haben sich an dieser Zielrich-tung zu orientieren.

    In der Praxis werden sich die Durchfhrung des Kon-trollverfahrens und die Prfung der Voraussetzun-gen des Vorsteuerabzugs voraussichtlich in Teilen berschneiden. Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durch-fhrung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenstndige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs fhren.

    3.1.3 Rechtmige Aufbewahrung einer RechnungSowohl leistender Unternehmer als auch Leistungs-empfnger haben Rechnungen ber zehn Jahre aufzubewahren. Diese Pflicht ergibt sich aus 14b

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    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicher

    Dr. Michael Salmony, Executive Adviser Board of Directors, Equens SE, www.equens.com

    Bo Harald, Chairman European Commission Expert Group on e-Invoicing, Tieto, www.tieto.de

    Dr. Michael Salmony und Bo Harald sind Mitglie-der der E-Invoicing Expertengruppe der Europ-ischen Kommission. Die Expertengruppe hat im November 2009 einen Vorschlag verffentlicht, der das Ziel hat, die elektronische Rechnungsab-wicklung insbesondere im internationalen Umfeld zu vereinheitlichen. Kernergebnis dieses Vor-schlags ist das Europische E-Invoicing Frame-work (EEIF).

    Dieser Beitrag1 beschreibt den aktuellen Stand der elektronischen Rechnungsabwicklung in Europa und die Kernelemente des Vorschlags der Expertengruppe der Europischen Kommis-sion. Die Expertengruppe versucht, dieses wich-tige Thema voranzubringen und damit groen Nutzen fr die europische Wirtschaft zu erzie-len. Der Beitrag zeigt, wie das geplante Europ-ische E-Invoicing-Framework eine einheitliche konzeptionelle Struktur, einschlielich betriebs-wirtschaftlicher Anforderungen und Standards, etablieren soll. Auerdem schlgt er Lsungen

    1 Der vorliegende Beitrag ist ein unvernderter Nachdruck aus den ersten Auflagen des Marktberblicks aus dem Jahr 2010. Bis auf einige Angaben im Abschnitt Aktueller Stand hat sein Inhalt unverndert Gltigkeit.

    vor, die die Bereitstellung von Dienstleistungen zur elektronischen Rechnungsabwicklung offen und interoperabel ber ganz Europa hinweg untersttzen, und skizziert eine Reihe von Emp-fehlungen. Zum Schluss werden Zukunftspers-pektiven ber die elektronische Rechnungsab-wicklung hinaus kurz zusammengefasst.

    Die Umstellung auf eine strukturierte elektronische Rechnungsabwicklung steht schon seit einigen Jah-ren auf der Tagesordnung von europischen Institu-tionen und vielen Mitgliedsstaaten und erhlt mehr und mehr politische Untersttzung.

    Unter elektronischer Rechnungsabwicklung ver-steht man das vollstndig elektronische Senden bzw. verfgbar machen und anschlieende Archi-vieren von Rechnungen. Der Prozess der elektro-nischen Rechnungsabwicklung muss vollstndig strukturierte Daten nutzen, die von Sendern, Emp-fngern und anderen involvierten Parteien automa-tisiert verarbeitet werden knnen. Die bermittlung eines elektronischen Abbildes eines Rechnungs-dokuments ist, wenn auch weit verbreitet, streng genommen keine Form der elektronischen Rech-nungsabwicklung.

    Die Rechnungsabwicklung ist Bestandteil des Han-delsprozesses zwischen den Geschftspartnern und einer Vielzahl an Schritten, die die physische und finanzielle Wertschpfungskette sowie den dazu-gehrigen Informationsfluss bilden. Viele Manah-men befinden sich gerade in der Implementierung, um die Digitalisierung dieser Prozesse in Hinblick auf Effizienz und Produktivitt zu vereinfachen. Die elektronische Rechnung ist ein zentrales Dokument,

    3.2 Elektronische Rechnungsabwicklung in Europa: Gegenwart und Zukunft

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    Rahmenbedingungen und Marktberblick

    Verfahren ber alle Unternehmensaktivitten hinweg fhrt.

    5. Die Akzeptanz der elektronischen Rechnungs-abwicklung wird die Entwicklung des einheit-lichen Wirtschaftsraums und der Lissabon-Agenda in vielerlei Hinsicht untersttzen. Sie wird zum Beispiel die Entwicklung der Single Euro Payments Area (SEPA) frdern, zum Wis-sens-transfer zwischen den Mitgliedsstaaten bei-tragen und die strkere Integration und Harmo-nisierung der Verfahren zwischen europischen Unternehmen voranbringen.

    6. Die Elektronische Rechnungsabwicklung leistet einen direkten Beitrag zum Umweltschutz und zur Reduzierung des Kohlenstoffdioxidaussto-es.

    Diese grundlegenden Treiber knnten schon allein-stehend als kraftvolle Argumente betrachtet wer-den. In ihrer Gesamtheit ist es offensichtlich, dass die schnelle Masseneinfhrung der elektronischen Rechnungsabwicklung die hchste Prioritt fr europische politische Entscheidungstrger, Unter-nehmen sowie Lsungs- und Serviceanbieter ein-nehmen sollte.

    Aktueller Stand

    Die elektronische Rechnungsabwicklung nimmt sowohl national wie auch global immer strker zu. So schtzt Billentis (www.billentis.com/marktreport_e-rechnung_DE.htm), dass die elektronische Rech-nungsabwicklung im Jahr 2009 Wachstumsraten um etwa 40% in ganz Europa erreicht hat jedoch ausgehend von einem niedrigen Startpunkt. Auf Landesebene variiert der Anteil von Rechnungen in elektronischer Form in Europa zwischen weniger als 3 % und ber 30 %. Es wird geschtzt, dass die Zahl der Unternehmen, die die elektronische Rech-nungsabwicklung in der einen oder anderen Form nutzen, 1,4 Millionen aus 23 Millionen mglichen in Gesamteuropa erreicht hat.

    Viele Unternehmen sind darauf vorbereitet, die elek-tronische Rechnungsabwicklung entweder direkt mit Geschftspartnern oder durch die Nutzung eines Dienstleisters durchzufhren. Insbesondere groe Unternehmen haben hufig in Partnerschaft mit einem Dienstleister Initiativen gestartet, um ihre Beschaffung und ihr Kreditorenmanagement zu automatisieren und ihre Lieferanten fr diese neuen Prozesse zu gewinnen.

    dessen Digitalisierung selbst Einsparungen erzeu-gen wird, ebenso wie es zu vielen anderen Vorteilen in der Wertschpfungskette beitragen wird.

    Es gibt wichtige Grnde fr einen umfassenden und schnellen bergang zur elektronischen Rechnungs-abwicklung:

    1. Die Digitalisierung der Geschftsprozesse im All-gemeinen und der elektronischen Rechnung im Speziellen ist eine erstklassige Mglichkeit, die Wettbewerbsfhigkeit der europischen Unter-nehmen zu verbessern und die Produktivitt und Kundenzufriedenheit zu steigern. Dies kann auf Organisationen des privaten sowie des ffentli-chen Sektors zutreffen, was letztere dazu bef-higt, die finanzielle Belastung zu reduzieren und die Effizienz der ganzen Wirtschaft zu frdern.

    2. Die Umstellung auf die elektronische Rech-nungsabwicklung erzeugt beachtliche Kos-teneinsparungen durch eine Reduzierung manueller Ttigkeiten sowie von Material- und Transportkosten. Insbesondere die Integration der Beschaffungsprozesse, der Rechnungsstel-lung und des Zahlungsverkehrs entlang der phy-sischen und finanziellen Wertschpfungskette ist ein entscheidender Treiber fr Kosteneinsparun-gen im Unternehmen. Zustzliche Kosteneinspa-rungen entstehen durch Betrugs- und Ausfallvor-beugung sowie geringere Prfungskosten fr Geschftspartner und Steuerbehrden.

    3. Die Elektronische Rechnungsabwicklung kann den Zahlungsprozess beschleunigen, den Cash Flow verbessern und Zahlungsausflle verrin-gern mit Vorteilen fr groe ebenso wie fr kleine Unternehmen. Sie kann auch die Basis fr automatisierte Finanzierungsmglichkeiten darstellen, die den Zugang von KMU zu Kredi-ten verbessern und ihre Kosten senken knnen. Als zentraler Prozess fungiert die elektronische Rechnungsabwicklung als Vorlufer fr hhere Grade der Automatisierung im Zahlungsverkehr und Rechnungswesen groer Organisationen, die dann kleinere Unternehmen, die Bestandteil ihrer Wertschpfungskette sind, anziehen, um die gleichen Mglichkeiten zu nutzen.

    4. Elektronische Prozesse ermglichen den Wech-sel der Arbeitskraft hin zu produktiverer Arbeit angesichts eines erwarteten Rckgangs der Bevlkerung im arbeitsfhigen Alter. Die elektro-nische Rechnungsabwicklung kann als lern- und gewohnheitsbildendes Vehikel fungieren, das zu einer weitergehenden Akzeptanz elektronischer

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    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicher

    und Behrden zu frdern. PEPPOL beinhaltet ein Arbeitspaket zum Thema elektronische Rechnungs-stellung, das darauf abzielt, wirtschaftlichen Akteu-ren, mit speziellem Augenmerk auf KMU, in jedem europischen Land den elektronischen Rechnungs-versand an jede europische Vergabestelle zu ermglichen. Zustzlich fhrt die Europische Kom-mission ein Pilotprojekt durch, um die elektronische Rechnungsabwicklung im Rahmen ihrer eigenen Einkaufsabwicklung zu ermglichen.

    Insgesamt kann behauptet werden, dass der aktu-elle Fortschritt angesichts der Zeit, die die Umset-zung der mageblichen Rechnungsrichtlinie und die Antworten der Praxis in Anspruch nahm, recht beachtlich ist, dass aber natrlich noch sehr viel mehr getan werden kann.

    Die Vision und Zielvorstellung

    In Hinblick auf die Zeit, wenn das Europische E-Invoicing-Framework und all die anderen Initia-tiven, die die breite Akzeptanz der elektronischen Rechnungsabwicklung frdern, umgesetzt worden sind, kann von folgendem Bild ausgegangen wer-den:

    Innerhalb von sptestens acht bis zehn Jahren wird die strukturierte elektronische Rechnungs-

    ber 400 Dienstleister sind im Bereich der elek-tronischen Rechnungsabwicklung in Europa aktiv, ebenso etliche Branchen-Plattformen fr die Integ-ration der Wertschpfungsketten. Die Dienstleister arbeiten zunehmend ber Interoperabilitts-Verein-barungen zusammen.

    In den Nordischen Lndern und etlichen anderen Mitgliedsstaaten haben Bankeninitiativen die Aktivi-tten anderer Dienstleister ergnzt, speziell um Ser-vices fr KMU und Verbraucher durch E-Banking zu untersttzen.

    Der ffentliche Sektor spielt in vielen Mitgliedsstaa-ten eine fhrende Rolle.

    In Spanien wird die elektronische Rechnungsstel-lung an die ffentliche Verwaltung fr alle Lieferan-ten unabhngig von deren Gre oder Umsatz ab November 2010 verpflichtend vorgeschrieben sein. Dafr wurde ein landesweites strukturiertes Format, genannt Facturae, in Zusammenarbeit mit dem Spanischen Bankenverband festgelegt.

    Die finnische Staatsregierung hat angekndet, dass sie ab dem 1. Januar 2010 ausschlielich elektro-nische Rechnungen akzeptiert. Alle Regierungsbe-hrden werden sptestens Ende 2010 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu versenden. Es wird vorgeschlagen, die allgemein akzeptierten Marktlsungen fr die elektronische Rechnungsab-wicklung (Standards, Netzwerke und Dienstleister) zu nutzen. Dieses Programm bildet einen Teil des SEPA-Migrationsplans der finnischen Regierung.

    In Italien ist ein Stufenplan in Kraft getreten, der die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung fr Warenlieferungen und Dienstleistungen an die ffentliche Verwaltung zum Ziel hat.

    Die dnische Regierung und ihre Auftragnehmer haben schon beachtliche Erfahrung in der Aus-fhrung der elektronischen Rechnungsabwicklung gesammelt, mit bereits erreichten jhrlichen Einspa-rungen fr die Gesellschaft von mehr als 100 Milli-onen Euro. Die Nutzung von Papierrechnungen fr Geschfte mit dem ffentlichen Sektor wurde schon 2005 abgeschafft.

    Regierungen von anderen Mitgliedsstaaten arbeiten an hnlichen Initiativen, oft angefhrt von selbstn-digen Organen wie z. B. dem Gesundheitswesen. Die Europische Kommission hat die PEPPOL-Ini-tiative (Pan-European Public Procurement On-Line) ins Leben gerufen, an der ffentliche Verwaltungen mehrerer Mitgliedsstaaten teilnehmen, um die elek-tronische Kommunikation zwischen Unternehmen

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    Rahmenbedingungen und Marktberblick

    werden, um die Kontrolle und die Erzeugung ntzlicher und rechtzeitiger Managementinfor-mation zu untersttzen. Die ERP-Systeme sind vollstndig in der Lage, elektronische Rechnun-gen sowohl fr die direkte bertragung zwischen Geschftspartnern als auch fr die bertragung ber Dienstleister zu erstellen.

    Insbesondere Endkunden und KMU werden kos-tengnstige und benutzerfreundliche Lsungen und externe Dienstleistungen nutzen, die einfach zugnglich sind und mit internen Systemen inte-griert werden knnen. Das Fehlen von IT-Wis-sen und IT-Ressourcen wird kein Hindernis fr die Akzeptanz der elektronischen Rechnungsab-wicklung darstellen. Die Anwender werden in der Lage sein, ihre Investitionen und Geschftsge-pflogenheiten zu einem hchstmglichen Grad wiederzuverwenden.

    Die elektronische Rechnungsabwicklung wird als Treiber fr die Dematerialisierung und Digitali-sierung von anderen Geschftsdokumenten und -prozessen gewirkt haben. Das kosystem wird offen und zu maximaler Flexibilitt und Entwick-lung fhig sein, indem es europische Unterneh-men wie auch die Verbindung zu globalen Wert-schpfungsketten untersttzt.

    Das Europische E-Invoicing Framework (EEIF) basiert auf dieser gemeinschaftlichen Vision. Das vorrangige Ziel des EEIF ist es, die Umstellung des europischen Massenmarktes zu frdern und zu erleichtern. Den Bedrfnissen von KMU wird die angemessene Prioritt eingerumt.

    Ein wichtiger Schwerpunkt liegt in der Frderung der Sicherheit und Qualitt in den Schlsselberei-chen der Einhaltung rechtlicher und steuerlicher Vorschriften, der Standardisierung der bertra-gungssysteme, der Interoperabilitt und der Imple-mentierungsplanung. Sie alle bauen auf die Kern-elemente und Prinzipien, die in diesem Dokument vorgeschlagen werden.

    Es wird Zeit brauchen, bis diese Ziele europaweit verwirklicht werden. Fortschritt ist am besten zu erreichen, indem man sich auf lokaler Ebene schritt-weise vorwrts bewegt, aufbauend auf Best Practice und untersttzt von einem bergreifenden europi-schem Rahmen, der erforderlichen politischen Fr-derung sowie eindeutiger Kommunikation und Fr-derungsaktivitten.

    abwicklung das vorherrschende Abrechnungs-verfahren innerhalb Europas werden und sowohl auf inlndische als auch innereuropische Geschftsablufe angewandt werden. Alle Sek-toren und Marktsegmente werden vollkommen eingebunden sein, einschlielich Verbraucher, Unternehmen aller Gren und dem ffentlichen Sektor. In vielen Lndern und Sektoren wird der bergang deutlich frher stattgefunden haben.

    Das gesetzliche und steuerliche Umfeld fr die Durchfhrung der elektronischen Rechnungsab-wicklung wird ber alle Mitgliedsstaaten hinweg vereinheitlicht worden sein und Geschftspart-ner werden ber klare und eindeutige Anweisun-gen verfgen, wie relevante Gesetze eingehal-ten werden knnen. Elektronische Rechnungen und traditionelle Papierrechnungen werden gleich behandelt werden.

    Geschftspartner werden ber eine breite Aus-wahl an Lsungen und Dienstleistungen zur Untersttzung der elektronischen Rechnungsab-wicklung verfgen, die auf bilateraler Basis direkt zwischen den Geschftspartnern oder ber unterschiedliche Dienstleister durchgefhrt wer-den kann. Die Geschftspartner werden in der Lage sein, sich gegenseitig zu erreichen, um die strukturierte elektronische Rechnungsabwick-lung auf bequeme und sichere Weise mit voll-stndiger Interoperabilitt durchzufhren.

    Standards fr die Rechnungsabwicklung und fr zugehrige Prozesse werden weitestgehend akzeptiert sein. Insbesondere der UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) Standard wird vom Groteil der Geschftspartner umgesetzt wor-den sein. Andere Standards und Formate wer-den zweifellos ebenso gebruchlich sein und entsprechende Mglichkeiten fr Formatum-wandlung werden ohne weiteres verfgbar sein.

    Hhere Grade der Interoperabilitt zwischen den Akteuren werden unabhngig von einer bestimmten Infrastruktur oder Technologie erreicht worden sein und Ebenen der Interope-rabilitt wie Geschfts-, Anwendungs- und Infra-strukturschichten umfassen.

    Europische Unternehmen werden weitere Investitionen in kosteneffiziente Beschaffung, Zahlungsverkehr und Rechnungswesen sowie die untersttzenden ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) und -Dienstleistungen get-tigt haben. Solche Prozesse werden nur noch minimale manuelle Eingriffe bentigen. Transak-tionsreferenzen werden durchgehend mitgefhrt

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    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicher

    8. Es sollte klar kommuniziert werden, dass das Konvertieren von Dokumenten und Daten zu und von Papier oder einfachen PDF-Formaten in einen strukturierten Datensatz einen Wertver-lust und nicht tragbare Prozesskosten zur Folge hat. Echte elektronische Prozesse sind unend-lich wertvoller.

    9. Es ist wichtig, den langsamen und uneinheitli-chen Fortschritt bei der bernahme der elek-tronischen Rechnungsabwicklung zu vermeiden, da dies zwangslufig zur Fragmentierung fh-ren wird. Unternehmen sind dann gezwungen, partnerspezifische Werkzeuge und Standards zu nutzen, wodurch die bernahme von offenen und allgemeinen Lsungen verlangsamt wird.

    Auch nach Entfernung gesetzlicher und regulato-rischer Hindernisse, der Etablierung verbesser-ter Interoperabilitt und der Einfhrung gemein-samer Standards wird der Fortschritt nur langsam voranschreiten, solange nicht alle Interessenvertre-ter vor allem auch politische Entscheidungstr-ger betrchtliche Anstrengungen unternehmen. Dies liegt in hohem Mae daran, dass insbeson-dere KMU davor zurckschrecken, viel Zeit fr Ver-waltungsttigkeiten zu verwenden, verbunden mit der Tatsache, dass ihre direkten Kosten-einsparun-gen angesichts kleiner Mengen an empfangenen und versandten Rechnungen gering sind. Darum ist es wichtig, den KMU bewusst zu machen, dass die elektronische Rechnungsabwicklung darauf auf-bauende Vorteile ermglicht, beispielsweise in der Finanzierung, der Buchhaltung, dem Prfungswe-sen und der finanziellen Kontrolle.

    Herausforderungen bei der UmsetzungUm die oben genannte Vision umzusetzen, sind fol-gende Bemhungen erforderlich:

    1. Alle Beteiligten sollen die vollen Vorteile fr die Gesellschaft im Ganzen sowie fr individu-elle Unternehmen auch weiterhin ermitteln und kommunizieren.

    2. Lsungs- und Dienstleistungsanbieter sollen die richtigen Produkte und Werkzeuge bereitstel-len, die wenig oder gar keine IT-Kenntnisse oder Investitionen fr kleinere Unternehmen erfor-dern.

    3. Anbieter von ERP-Systemen und Dienstleister, die Lsungen fr grere Unternehmen bereit-stellen, sollen Standards propagieren und maxi-male Interoperabilitt sicherstellen. Damit ent-stehen Vorteile fr die greren Unternehmen selbst sowie fr die anderen beteiligten Parteien, whrend gleichzeitig entsprechende Mglichkei-ten zur Formatumwandlung und zur Einhaltung rechtlicher und buchhalterischer Standards ver-fgbar gemacht werden.

    4. Bei Netzwerken und netzwerkbasierten Lsun-gen sollte angeregt werden, offene Konzepte und standardisierte Schnittstellen zu berneh-men. Dadurch wird es einfacher und kosten-gnstiger, sich mit einem Dienst zu verbinden, alle Geschftspartner in ganz Europa leicht zu erreichen und bei Bedarf den Dienstleistungs- oder Lsungsanbieter zu wechseln.

    5. Geschftspartner, die die elektronische Rech-nungsabwicklung und andere automatisierte Prozesse untereinander auf einer direkten bila-teralen Basis durchfhren, sollten nichtsdesto-trotz weiter die gngigen Standards und Kompo-nenten nutzen.

    6. Rechnungsempfnger speziell unter den gr-eren Unternehmen und im ffentlichen Sek-tor sollten die Anforderung stellen, dass struk-turierte Rechnungen eine Vorbedingung fr ihre Beschaffungspolitik werden. Dies sollte breit kommuniziert werden.

    7. Transparente Preisgestaltung und Kostende-ckung sollte fr traditionelle und neue Verfahren der Rechnungsabwicklung eingefhrt werden.

    Vorschlag zur Umsetzung und Kommunikation

    VerfahrensregelnLeitlinien fr Normierungs-

    gremienNetzwerk-Modell

    Betriebswirtschaftliche Anforderungen / Adressierung bekannter Defizite

    Regulatorisch/rechtlich

    Interoperabilitt Standards

    Abbildung 3-1: Das Europische E-Invoicing-Framework

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    Rahmenbedingungen und Marktberblick

    Standard Cross Industry Invoice Version 2 unter-sttzt dies von Haus aus. Diese Mglichkeit wird sich weit verbreiten, wenn er zum Netzwerkstan-dard wird und zunehmend durchgehend zwischen Verkufern und Kufern benutzt wird.

    Der nchste logische Schritt ist, dass die E-Invoicing Dienstleister die fr Rechnungen verwendeten Por-tale, Identifizierungs- und Sicherheitssysteme, Vorla-gen und Datenelemente fr andere Prozesse wieder verwenden. Das knnen ausgehende und einge-hende elektronische Ausschreibungen (E-RFPs), Angebote (E-Offers) und Auftrge (E-Orders) sein. Die Vorfinanzierung von Rechnungen und die auf-tragsbasierte Finanzierung kann automatisiert wer-den und die Finanzierung fr KMU einfacher und kosteneffizienter gestalten. Zudem bietet sich den KMU die Mglichkeit, von der hheren Kreditwrdig-keit ihrer Geschftspartner zu profitieren. Die Vorfi-nanzierung von Rechnungen ist auch ein Instrument zur Risikoreduzierung in Hinblick auf die Kredit-, Whrungs- und Betrugsrisiken da die Dienstleister die Rechnungssteller identifizieren mssen. Zustz-liche Risikoreduzierung kann durch Banken in Form von automatisch einbezogenen Berichten ber Zah-lungsstrungen, einfach zu nutzenden Bankgaran-tien, automatisierter Absicherung von Whrungsri-siken und Auenhandelsfinanzierung eingebracht werden. Die auf der Trade Services Utility von SWIFT basierenden Zahlungsabsicherungsdienst-leistungen sind ein natrlicher Bestandteil der noch kommenden Risikoreduzierungs-Pakete.

    Auf einem wettbewerbsorientierten Markt wird ein angemessener Anteil an den Einsparungen, die in den Prozessen des Verkufers, durch geringere Risikoniveaus, durch verbesserten Cash Flow und durch gnstigere Finanzierungskonditionen erzielt werden, auf den Kufer in Form von niedrigeren Preisen bertragen. Diese Win-Win-Situation wird jedoch in grerem Rahmen nur erreicht, wenn die

    Das Europische E-Invoicing-Framework und darber hinausWie man sieht, zielt das EEIF darauf ab, eine gemeinschaftliche konzeptionelle Struktur zu schaf-fen, einschlielich betriebswirtschaftlicher Anforde-rungen und Standards (vgl. Abbildung 3-1). Dabei werden Lsungen vorgeschlagen, die die Erbrin-gung von Dienstleistungen im Bereich der elektro-nischen Rechnungsabwicklung in einer offenen und interoperablen Weise in ganz Europa untersttzen. Details knnen hier abgerufen werden:ec.europa.eu/internal_market/payments/einvoicing/index_de.htm

    Weitere Schritte nach der Rechnungsabwicklung werden die Integration in weitere Bestandteile der finanziellen und wirtschaftlichen Wertschpfungs-ketten betreffen. Das heit, dass wir uns von der elektronischen Rechnungsabwicklung (mit integrier-tem E-Payment) ber das elektronische Beschaf-fungswesen (mit elektronischen Katalogen und Online-Bestellmglichkeit), den elektronischen Han-del (mit integriertem E-Financing und digitalen Han-delspapieren) schlielich hin zu einer vollstndig elektronisierten Realtime-Economy bewegen (vgl. Abbildung 3-2).

    Um zu zeigen, wie sich das noch weiter auf andere Industrien ausdehnen und dort spezifische hoch-wertige Lsungen hervorbringen knnte, welche auf dem wesentlichen Baustein elektronische Rech-nungsabwicklung aufbauen, kann man beispiels-weise das Gesundheitswesen betrachten. Hier knnte die komplizierte papierbasierte, multilate-rale Ausstellung von Papierbelegen, Zahlungen und Erstattungen vollstndig automatisiert werden, um die Effizienz im Gesundheitswesen erheblich zu verbessern.

    Auf diese Art und Weise ist es wichtig, eine kritische Masse an elektronischen Rechnungen zu erreichen, die zur Plattform fr die nchsten Ebenen an wert-schpfenden Dienstleistungen wird. Im Folgenden wird dies am Beschaffungs-und Vertriebsbereich beschrieben.

    Zustzlicher Nutzen im Bereich der BeschaffungDer erste bereits weitgehend realisierbare Nut-zen ist die Zahlungsautomatisierung. E-Invoicing-Nachrichten enthalten in mehreren Standards ein Payment Proposal Format, das sich in eine ISO 20022 SEPA-berweisung berfhren lsst. Der

    E-Banking

    Automatisierte Zahlungen

    Elektronische Rechnungsabwicklung (E-Invoicing)

    Elektronische Bestellungen (E-Orders)

    Automatisiertes Rechnungswesen

    Realtime-Economy

    1982 1992 1998 2008 2009 2013

    Abbildung 3-2: Schritt fr Schritt zur Realtime-Economy

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    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicher

    Versicherungsschutz vereinbarenPatient Versicherer

    Arzt

    Gegenwart Papier Schuldnerrisiko Mahnungen Fehler

    Zukunft elektronische / durchgehende

    Datenverarbeitung Tracking / Workflow

    Rechnungsstellung

    Anteilserstattung

    Patient Versicherer

    Arzt

    Rechnungsstellung

    Anteilszahlung Ante

    ilsza

    hlun

    g

    Abbildung 3-3: Verbesserungspotenziale im Gesundheitswesen

    tronischen Rechnungen (mit Referenznummern) mit gettigten und empfangenen Zahlungen in elek-tronischen Kontoauszgen. Die nchste Dienstleis-tung, die zur Verfgung gestellt werden kann, ist eine automatisch aktualisierte Cash-Flow-Scht-zung in Echtzeit, die auf dem Rechnungsaufkom-men, Zahlungsgewohnheiten und erfolgten Zahlun-gen basiert.

    Es liegt auf der Hand, dass diese Art der Automa-tisierung den Bedarf an Kontrollen und Steuerpr-fungen erheblich senkt und das Gleichbehandlungs-prinzip kraftvoll untersttzt. Falls Kontrollen bentigt werden, knnen diese ebenfalls zu einem hohen Grad automatisiert werden.

    Umsatzsteuer in Echtzeit

    Die gegenwrtigen Verfahren fr das Melden, Begleichen und Zurckfordern der Umsatzsteuer sind zweifellos sehr kostspielig, sowohl fr Unter-nehmen (und somit auch fr die Verbraucher) als auch fr die Steuerbehrden. Es sollte geklrt wer-den, ob mit der oben genannten Entwicklung die Belastung fr die Unternehmen durch Vereinfa-chung und Vereinheitlichung der Vorschriften und durch den bergang zur automatisierten direkten Echtzeit-Zahlung und Umsatzsteuerrckforderung, die durch Gutschrift und Belastung der Rechnungs-zahlung ausgelst wird, gemindert werden knnte. Zahlungen knnen von Dienstleistern akkumuliert und in Form einer tglichen Einmalzahlung an die Steuerbehrden transferiert werden.

    Kufer den Vorteil daran erkennen, dass die Verku-fer sich allgemeinen Werkzeugen und Standards zuwenden. Dann aber wird der Nutzen sowohl in Form geringerer Preise als auch in Form standar-disierten digitalen Inputs in die Beschaffungs- und Zahlungsprozesse realisiert.

    Zustzlicher Nutzen im Bereich des VertriebsDie Europische Kommission hat sich fr 2012 eine Reduzierung der Verwaltungskosten von KMU um 25% als Ziel gesetzt. Es ist offensichtlich, dass nur ein schneller bergang zur elektronischen Rech-nungsabwicklung durch Herabsetzen der Schwelle in Form der Gleichstellung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen dies ermglichen kann. Dies ist ein zentraler Bestandteil des Vor-schlags fr die Umsatzsteuerrichtlinie, der Anfang 2009 verffentlicht wurde. Der Vorschlag untersttzt auerdem die Einfhrung der Einnahmen- und Aus-gabenrechnung fr Unternehmen mit weniger als 2 Millionen Euro Umsatz im Jahr (das sind 20 Milli-onen Unternehmen in der EU). Diese Entwicklung kann Mglichkeiten erffnen, um viel mehr Kosten einzusparen und neue wertvolle Dienstleistungen fr dieses Segment zu schaffen.

    Die erste Stufe, die durch die Einfhrung der Ein-nahmen- und Ausgabenrechnung mit einigen Anpassungen in der nationalen Gesetzgebung erreicht werden kann, ist die Automatisierung des Rechnungswesens durch das Verknpfen der elek-

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    Rahmenbedingungen und Marktberblick

    sttzung fr die Entwicklung des Binnenmarktes. Diese Vorteile sind sehr beachtlich.

    Um diese Vision zu erreichen, mssen die Her-ausforderungen bei der Implementierung in Angriff genommen und berwunden werden. Dazu gehren die breite Kommunikation der Vorteile, die Bereit-stellung der richtigen Werkzeuge und Lsungen von einer Reihe von Anbietern aus der Industrie, die bernahme von Standards und strukturierten Daten, die Herstellung von echter Interoperabilitt mit offe-nen Netzwerkkonzepten, strker integrierte Wert-schpfungsketten und eine transparentere Preisge-staltung. Es ist auch wichtig, schnellen Fortschritt in organisierter Weise zu erlangen, um eine Zerteilung der Anstrengungen und Ergebnisse zu vermeiden.

    Sobald die elektronische Rechnungsabwicklung sich erst einmal durchgesetzt hat, liegen viele wei-tere Mglichkeiten vor uns fr die Verbesserung der Effizienz von weiteren Prozessen und die Elektroni-sierung alter papierbasierter Prozesse. Viele Einzel-schritte von E-Health, E-Government und E-Trade werden schlielich zu einer weltweiten Realtime-Economy fhren.

    Wenn man zustzlich noch einheitliche Melde-Codes an die Behrden verwendet, kann es mglich sein, sich Einsparungen bei den Verwaltungskosten von KMU von 50%, signifikante Produktivittsstei-gerungen fr deren grere Geschftspartner und sehr hohe Kosteneinsparungen im ffentlichen Sek-tor vorzustellen.

    Das alles ist machbar. Die einzige Frage ist wirk-lich nur, ob eine politische Bereitschaft existiert, es schnell zu realisieren.

    Zusammenfassung

    Die elektronische Rechnungsabwicklung hat ein groes Potenzial und man sieht, dass es viele Bei-spiele gibt, wo schon groe Fortschritte von den Unternehmen und dem ffentlichen Sektor erzielt wurden, indem sie die elektronische Rechnung als integralen Bestandteil ihrer Geschftsprozesse bernommen haben.

    Allerdings gibt es eine Vielzahl an Hindernissen, die fr eine breite Akzeptanz noch immer im Weg ste-hen, insbesondere bei kleineren Unternehmen. Die entscheidenden Vorteile der elektronischen Rech-nungsabwicklung umfassen verbesserte Wettbe-werbsfhigkeit, das Potenzial fr Kosteneinsparun-gen, verbesserten Cash-Flow, kologische Vorteile, effizientere Wertschpfungsketten, die Freisetzung von Ressourcen fr produktivere Arbeit und Unter-

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    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicher

    Gemeinsam fr die eRechnung

    Wirtschaft und Verwaltung strken ihre Koope-ration, um den Einsatz der elektronischen Rech-nungsstellung zu beschleunigen

    Das Bundesministerium des Innern (BMI) und das Bundesministerium fr Wirtschaft und Technologie (BMWi) machen sich mit Untersttzung des Bundes-verbandes Informationswirtschaft, Telekommunika-tion und neue Medien e. V. (BITKOM) stark fr den Einsatz und die Nutzung der elektronischen Rech-nung. Gemeinsam untersttzen sie, dass die elek-tronische Rechnungsstellung in der Privatwirtschaft sowie der ffentlichen Verwaltung in Deutschland mglichst schnell Einzug hlt.

    Mit der elektronischen Rechnungsstellung ebnen das BMI und das BMWi gemeinsam den Weg fr ein durchgngiges eGovernment. Das elektronische Rechnungsformat soll knftig den Austausch von Rechnungsdaten branchenunabhngig zwischen groen und kleinen Unternehmen ebenso erlauben wie zwischen Privatunternehmen und der ffentli-chen Verwaltung. Ziele sind der weitere Brokratie-abbau und Kosteneinsparungen.

    Eine wichtige Voraussetzung fr die gewnschten Kostenersparnisse ist ein einheitliches Datenfor-mat, das sowohl in der Wirtschaft als auch in der ffentlichen Verwaltung eingesetzt werden kann. Ein solches Format wird gemeinsam im Forum fr elektronische Rechnung (FeRD) entwickelt und abgestimmt. Die weite Verbreitung und Akzeptanz eines gemeinsamen Datenformates fr Wirtschaft und Verwaltung stellt einen wesentlichen Schritt fr die elektronische Rechnungskommunikation ber branchen- und lnderbezogene Grenzen hinweg dar und strkt die gemeinsame E-Government-Stra-tegie der Bundesregierung.

    Die IT-Industrie, allen voran Unternehmen, die Finanz-, Dokumentenmanagement- und ECM-Soft-ware entwickeln, sehen in einem einheitlichen For-mat fr elektronische Rechnungen ein erhebliches Potenzial zur Effizienzsteigerung. Die grenzber-schreitende Nutzbarkeit des neuen Formates ist dabei ein wichtiges Kriterium. Die BITKOM-Mitglie-der setzen sich fr die rasche Integration des For-mats in ihre vorhandenen Produkte und Dienstleis-tungen ein und zeigen bereits zur CeBIT 2013 erste Software-Versionen, die das neue Format unterstt-zen.

    BMWi, BMI und BITKOM appellieren an Verbnde, Wirtschaft und Verwaltung, die Anstrengungen zur Einfhrung der eRechnung weiterhin zu unterstt-zen und einen effektiven Beitrag zur Senkung der Brokratiekosten zu leisten.

    3.3 Elektronischer Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD

    Stefan Engel-Flechsig, Leiter des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), www.ferd-net.de

    Carolin Klas, Referentin, AWV e. V., www.awv-net.de

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    Rahmenbedingungen und Marktberblick

    Thomas Zellmann, Geschftsfhrer der PDF Association http://www.pdfa.org/organization/ferd

    Der Rechnungsaustausch funktioniert nach fol-gendem Prinzip: Der Rechnungsersteller bettet die FeRD-kompatiblen XML-Daten in eine PDF/A-3 Datei ein. Der Rechnungsempfnger liest die XML-Daten aus und berfhrt diese in das System, das die Rechnungen verarbeitet.

    Umsetzungsszenarien bei der RechnungserstellungPraktisch gibt es fr die Rechnungserstellung, bei-spielsweise im ERP-System, verschiedene Anstze. Welcher geeignet ist, hngt davon ab, wie PDF-Dateien/Rechnungen gegenwrtig erzeugt werden, denn auch eine PDF/A-3-Datei muss erst einmal ein gltiges PDF/A sein, bevor die XML-Daten einge-bettet werden knnen.

    Anwender fahren derzeit sehr gut mit einem Post Processing, denn die Untersttzung des noch jun-gen PDF/A-3-Standards seitens der Rechnungs-Erzeugungs-Systeme ist noch keine gngige Praxis. Die Erzeugung einer PDF/A-3-Datei kann einfach nachgelagert erfolgen, zum Beispiel mit Hilfe eines Druckertreibers. Fr die Konvertierung einer PDF- in eine PDF/A-Datei ist es ntzlich, dass es sich meist um technisch recht gleiche PDF-Dateien han-delt. Entweder knnen die PDF/A-Restriktionen schon im System, also an der Quelle, relativ einfach angepasst werden oder der Post Process korrigiert dies fr technisch homogene Dokumente. Dann werden aus dem Rechnungs-Erzeugungs-System die XML-Daten exportiert. Typischerweise bietet jedes System eine solche Schnittstelle zum Export. Bei einigen kann die XML-Datei bereits im System FeRD-kompatibel aufbereitet werden. Wo dies nicht mglich ist, realisiert das Post-Processing-Tool ein

    PDF/A-3 als Trgerformat fr ZUGFeRDKnftig knnen auch kleine und mittelstndische Unternehmen Rechnungen leichter verarbeiten, denn als Ergnzung zu den bestehenden EDI-Verfahren hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ein einheitliches Verfahren und Datenmodell auf Basis von PDF/A-3 fr einen ein-facheren elektronischen Rechnungstausch entwi-ckelt. Unternehmen haben die Mglichkeit, schnell von den Vorteilen zu profitieren. Denn bereits jetzt, parallel zum Normierungsverfahren, existieren kon-krete Szenarien fr Rechnungsersteller und -emp-fnger. Darber hinaus steht Software bereit, die das neue Verfahren und Datenmodell untersttzt.

    Das in den Zentralen User Guidelines des FeRD (ZUGFeRD) definierte Format hilft dem elekt-ronischen Rechnungstausch regelrecht auf die Sprnge. Dazu trgt vor allem PDF/A-3 bei. Dabei handelt es sich um den, im vergangenen Jahr von der ISO verabschiedeten, dritten Normteil des Lang-zeitarchivierungsformates PDF/A. In diesen drfen Originaldateien, beispielsweise im XML-Format ein-gebettet werden. ZUGFeRD-konforme Rechnungen bestehen aus einem PDF/A-3-Dokument und einer XML-Datei mit Bezug auf das Dokument.

    Durch das maschinenlesbare XML-File knnen die ntigen Informationen direkt in die Finanzbuchhal-tung oder Bankingsoftware importiert werden. Jede Form von zustzlichem Capturing oder weiterer Datenerfassung ist nicht mehr erforderlich. Dadurch entstehen keine Medienbrche beim bertragen von Dokumenten. Der Prozess wird automatisiert und verkrzt, die Zahlung kann schneller erfolgen und Unternehmen haben eine grere Chance, von Skonti zu profitieren. Die bildlich darstellbare PDF/A-Datei garantiert die Lesbarkeit der Rech-nung fr das menschliche Auge. Darber hinaus ist sie langzeitarchivierbar, denn PDF/A als ISO-Stan-dard definiert, welche Inhalte erlaubt sind und wel-che nicht, damit die langfristige Lesbarkeit garantiert ist unabhngig davon, mit welcher Anwendungs-software und auf welchem Betriebssystem die Doku-mente erstellt werden. Damit sind auch alle weite-ren Vorteile von PDF/A verbunden, zum Beispiel die Fhigkeit zur Volltextsuche.

    PDF/A-3

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    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicher

    individuelles Mapping der Standard-XML-Ausgabe in das ZUGFeRD-XML-Schema. Als letzten Schritt fhrt das Post-Processing-Tool die XML-Daten mit der PDF-Datei zu einer PDF/A-3 Rechnung zusam-men. Natrlich knnen auch Hersteller diese Mg-lichkeit nutzen.

    Darber hinaus gibt es fr Hersteller von Syste-men wie fr ERP folgende Ansatzpunkte: Wenn die PDF-Erstellung grundstzlich im System berar-beitet werden soll, kann ein neues Werkzeug zum Einsatz kommen, das gutes PDF/A erzeugt und die PDF/A-3-Einbettung der FeRD-XML-Daten unter-sttzt. Technisch sind dies oft PDF-Software-Deve-lopment-Kits (PDF-SDKs) oder Druckertreiber. Bei der Auswahl sollte sowohl auf PDF/A-1- als auch auf PDF/A-3-Untersttzung geachtet werden. Hinzu kommen technische Aspekte wie Programmierspra-che beim SDK mit C, Java oder .NET und Themen wie 32-bit- und 64-bit-Untersttzung.

    Wer mit einem Rechnungs-Erzeugungs-System arbeitet, das die PDF/A- und PDF/A-3-Erstellung bereits prinzipiell an Bord hat, muss hufig ein neues Release integrieren. Denn die PDF-Lsun-gen untersttzen den neuen PDF/A-3-Standard hufig erst in einer neueren Version. In diesem Fall ist im jeweiligen PDF-Werkzeug zu prfen, wie die Schnittstellen zu bedienen sind. Dabei kann es rat-sam sein, Experten einzubinden.

    Ebenso sind Hersteller von Output-Management-Lsungen gefragt, die Erstellung ZUGFeRD-kom-patibler Rechnungen in ihre Systeme zu integrieren, denn gerade Unternehmen, die eine groe Menge an Rechnungen erstellen wie Telekom-Anbieter und Energieversorger, setzen fr diesen Prozess hu-fig auf komplexe Output-Management-Lsungen auch unter Nutzung des AFP-Formats fr den Druck.

    Umsetzungsszenarien beim RechnungsempfangTrifft die Rechnung im PDF/A-3-Format im Unter-nehmen ein, muss sie in das Rechnungssystem, hufig ein ERP- oder ECM-System, berfhrt wer-den. Hier kann ebenfalls ein PDF-SDK dabei hilf-reich sein, aus der PDF/A-3-Datei die XML-Daten zu extrahieren. Gegebenenfalls muss die ZUG-FeRD-XML-Struktur auf das XML-Schema des Ziel-systems gemappt werden.

    Eine noch offene Frage ist das Thema der Validie-rung des XML-Schemas beim Empfang und der berfhrung in das Zielsystem. Die formale Validie-rung der XML-Daten gegen das Schema ist zwar

    recht einfach, aber die zweite Ebene, die dann gege-benenfalls die Business-Logik validiert, ist noch ein weites Feld.

    Eine gute Ausgangsadresse fr Lsungen zur Erzeugung und dem Empfang elektronischer Rech-nungen nach dem ZUGFeRD-Standard ist die PDF Association. Die Vorstandsmitglieder Carsten Heier-mann und Dr. Bernd Wild arbeiten nicht nur aktiv im FeRD mit, sondern mehrere Mitglieder haben auch bereits neue Versionen ihrer Produkte verffentlicht, die PDF/A-3 auf unterschiedliche Weise unterstt-zen:

    Auswahl ZUGFeRD-kompatibler Produkte

    pdfaPilot der callas software GmbH: Mit diesem Werkzeug knnen Anwender das fr das neue Format erforderliche PDF/A-Dokument und den XML-Datensatz erstellen, prfen und verarbei-ten. OEM-Kunden haben diese Funktion bereits in ihre Lsungen integriert.

    PDF/A Live! der intarsys consulting GmbH: Ab Version 6.0.2 lassen sich ber die Drucker-schnittstelle aus jedem Programm heraus oder per Kommandozeilenprogramm aus PDF- und XML-Dateien ZUGFeRD-kompatible Rechnun-gen erzeugen und ber das Java API und die Skriptfhigkeit individuelle Verarbeitungsschritte definieren.

    PDF Compressor der LuraTech Europe GmbH: Mit dieser Software knnen Anwender PDF/A-3-Dateien mit eingebettetem XML gem der ZUG-FeRD-Spezifikation erstellen. Sie ermglicht bei-spielsweise, aus einer Warenwirtschaft heraus per Mausklick FeRD-kompatible PDF-Rechnun-gen ohne weitere Interaktion zu erzeugen bzw. XML-Daten aus einer PDF/A-3 Rechnung aus-zulesen.

    PDFlib9 der PDFlib GmbH: Anwender der Pro-duktfamilie PDFlib 9 profitieren auf der Seite der Rechnungsersteller und auf der Seite der Rech-nungsempfnger, denn die entsprechenden Ent-wicklerwerkzeuge untersttzen alle Varianten der Standards PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/A-3 inklusive Einbettung PDF/A-konformer XMP-Metadaten.

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    Rahmenbedingungen und Marktberblick

    4 Marktberblick

    4.1 Aufbau des Marktberblicks ..................... 26

    4.2 Profile der Lsungen ................................ 27

    4.3 Vergleich der Lsungen ............................ 82

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    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicher

    Die Auswahl einer geeigneten Lsung fr die elek-tronische Rechnungsabwicklung ist eine komplexe Aufgabe und eine weit reichende Entscheidung. Sowohl die Identifizierung geeigneter Anbieter als auch der Vergleich der Lsungen erweisen sich meist als sehr schwierig. Ziel des vorliegenden Marktberblicks ist es daher, eine Orientierung bei der Anbieter- und Lsungsauswahl zu bieten.

    Die folgende Auswahl bezieht sich auf Lsungen von Anbietern, die deutsche Unternehmen beim Austausch rechtskonformer elektronischer Rech-nungen untersttzen. Nach einer Vorauswahl nach den entsprechenden Kriterien (Angebot eines elek-tronischen Rechnungsaustauschs, Rechtskonfor-mitt, in Deutschland verfgbar) wurden die aus-gewhlten Anbieter von ibi research persnlich kontaktiert. Zustzlich wurde auf der Projekt-Web-site sowie in einschlgigen Internet-Portalen (z. B. www.rechnungsaustausch.org) und Xing-Gruppen auf das Projekt hingewiesen, um mglichst allen relevanten Anbietern die Mglichkeit zu geben, sich an der Erstellung des Marktberblicks zu beteiligen. Dieser Marktberblick wurde aufgrund der hohen Resonanz bereits in der 3. Auflage verffentlicht und enthlt neben Aktualisierungen auch zahlreiche neu aufgenommene Lsungen fr den Mittelstand.

    Die Anbieter erhielten einen Fragebogen zur sys-tematischen Erfassung ihrer Lsung. Die Angaben zu den Lsungen im Marktberblick beruhen auf den Informationen, die die Anbieter im Fragebo-gen selbst gemacht haben. ibi research bernimmt daher keine Garantie oder Haftung fr die Fehler-freiheit, Genauigkeit, Aktualitt, Richtigkeit und Voll-stndigkeit der bereitgestellten Informationen.

    Der Marktberblick gliedert sich in folgende zwei Teile:

    Profile der Lsungen

    In diesem Abschnitt werden die verschiedenen Anbieter und deren Lsungen ausfhrlich beschrie-ben. Neben einer individuellen Darstellung der Lsung und des Unternehmens erhalten Sie auer-dem Auskunft ber die Kontakt- und Informations-mglichkeiten. Fr eine bessere Einschtzung der

    Lsung werden Referenzkunden, charakteristi-sche Eigenschaften und geplante Entwicklungen genannt.

    Vergleich der Lsungen

    Die verfgbaren Angebote werden anhand eines strukturierten Kriterienkatalogs gegenbergestellt. Die tabellarische Darstellung ermglicht einen sys-tematischen Vergleich und erleichtert die Auswahl von relevanten Dienstleistern fr Ihr Unternehmen.

    Die vorhandenen Lsungen werden unter folgenden Aspekten betrachtet:

    ZielgruppeBeschreibt die Adressaten der Lsung nach Unter-nehmensgre und beteiligter Partei (Rechnungs-steller bzw. Rechnungsempfnger).

    RechnungsversandUmfasst die Art der bertragung der Rechnungen, die angebotenen Leistungen fr den Rechnungs-versender, die Zeitdauer der Zustellung der Rech-nung sowie die Lnder bzw. Regionen, in denen die mit den Lsungen erstellten Rechnungen von den Finanzbehrden anerkannt werden.

    RechnungsempfangBetrachtet die Leistungen, die die Lsungen dem Rechnungsempfnger bieten, sowie die Art der bermittlung (E-Mail, EDI etc.).

    Formen des DatenaustauschsZeigt auf, welche Dokumente neben der Rechnung noch ber die Lsungen ausgetauscht werden kn-nen und welche Daten-, Rechnungs- und Signatur-formate untersttzt werden.

    SystemintegrationEnthlt Angaben zu den untersttzten Betriebssys-temen und Warenwirtschaftssystemen und sowie zu Schnittstellen zur Anbindung an Drittsysteme.

    Service und KostenStellt die Serviceleistungen und die jeweiligen Preis-modelle der Lsungen gegenber.

    4.1 Aufbau des Marktberblicks

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    Rahmenbedingungen und Marktberblick

    Aareon Rechnungsservice ................................. 28

    b4-value.Network................................................ 30

    Basware e-Invoicing ........................................... 32

    Comarch EDI ...................................................... 34

    Crossnet ............................................................. 36

    Daten Handling from Order to invoice ................ 38

    DATEV eRechnung ............................................ 40

    digiSeal server .................................................. 42

    DirectInvoiceControl ........................................... 44

    DOXiS4............................................................... 46

    D-TRUST Business Portal .................................. 48

    eBeleg Service ................................................... 50

    E-Billing.de ......................................................... 52

    eRelation-BILLING ............................................. 54

    ESCC.................................................................. 56

    Neopost E-Invoicing ........................................... 58

    NOWIS-EDI-Clearing-Center.............................. 60

    PDF-Rechnung ................................................... 62

    regibill ............................................................... 64

    SCM-Datenprozessplattform .............................. 66

    SimpleInv ............................................................ 68

    smart-eInvoice ................................................. 70

    SmartPath InvoiceService ................................. 72

    TecInvoice........................................................... 74

    Tradeshift ............................................................ 76

    www.cctop.de ..................................................... 78

    www.signaturportal.de ........................................ 80

    4.2 Profile der Lsungen

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    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicher

    Zahlen & Fakten zur LsungAktuelle Version: ............................................k. A.Untersttzte Sprachen: ..................................DeutschAnzahl Kunden in Deutschland: ....................ber 250 KundenAnzahl der Transaktionen in Deutschland: ....ber 13 Millionen AuftrgeLink(s) zu weiterfhrenden Informationen: ....www.aareon.com/Software_und_Beratung/

    Aareon_Rechnungsservice.1016738.html

    Beschreibung der LsungRein digitale Rechnungsbearbeitung mit Aareon Rechnungsservice: Papierrechnungen zu bearbeiten, kostet Zeit und Geld. Aareon Rechnungsservice ebnet den Weg zu einem konsequent digitalen Rechnungs-prozess, der alle Schritte vereinheitlicht, voll integriert ist und hilft, Zeit und Kosten zu sparen. Alle Lieferan-tenrechnungen werden dabei direkt ins ERP-System bernommen und revisionssicher abgelegt.

    Besonders geeignete Zielgruppen/AnwendungsflleWohnungsunternehmen und deren Rechnungssteller, wie z. B. Ver- und Entsorger.

    ReferenzkundenRechnungsempfnger

    HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH, Berlin Volkswohnung Karlsruhe

    Rechnungssteller Berliner Stadtreinigung RWE Mainova AG tedem GmbH

    Aareon RechnungsserviceAareon AG

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    Rahmenbedingungen und Marktberblick

    Was hebt die Lsung von anderen ab? Erhebliche Zeit- und Kostenersparnis Einheitlicher Ablauf fr Rechnungseingang und

    -bearbeitung durch volle ERP-Integration Keine Transport- und Liegezeiten Messdienste, Ver- und Entsorger gezielt

    einbinden Automatische Verknpfung von Archiv- und

    ERP-System Testierte Qualitt von KPMG gem IDW-Pr-

    fungsstandard PS 880 Optimale Verzahnung mit dem BK01 Verfahren

    Roaming mit anderen Dienstleisternk. A.

    Geplante EntwicklungenZiel: Etablierung der Schnittstelle als Standard fr die Immobilienwirtschaft

    Informationsmglichkeiten zur Lsung Auf der Website: www.aareon.com/Soft-

    ware_und_Beratung/Aareon_Rechnungsser-vice.1016738.html

    Beschreibung des UnternehmensDie Aareon AG, eine hundertprozentige Tochter der Aareal Bank AG, ist Europas fhrendes Beratungs- und Systemhaus fr die Immobilienwirtschaft. Fokus der Geschftsaktivitt ist die Optimierung der IT-gesttzten Geschftsprozesse bei Immobilienunter-nehmen und deren Umfeld. Die Aareon bietet ihren Kunden dabei das volle Leistungsspektrum von der Beratung ber das Angebot von Software-Lsungen bis hin zu Service-Dienstleistungen.

    Aareon RechnungsserviceAareon AG

    Kontakt zum UnternehmenName: Aareon AGAnschrift: Isaac-Fulda-Allee 6

    55124 MainzAnsprechpartner: Caroline KronebachTelefon: +49 (0)6131 301-507Fax: +49 (0)6131 301-17507E-Mail: [email protected]: www.aareon.com

    Zahlen & Fakten zum UnternehmenRechtsform: AGGrndungsjahr: 1957Umsatz in 2012 in Mio. Euro weltweit: 165,2Niederlassungen weltweit: 19Mitarbeiteranzahl in Deutschland: 770Mitarbeiteranzahl weltweit: 1.100

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    Elektronische Rechnungsabwicklung einfach, effizient, sicher

    Zahlen & Fakten zur LsungAktuelle Version: ............................................2.XUntersttzte Sprachen: ..................................Deutsch, Englisch, Italienisch, Franzsisch, Niederlndisch;

    weitere Sprachen in der Umsetzung, keine SprachbarrierenAnzahl Kunden in Deutschland: ....................> 100.000Anzahl der Transaktionen in Deutschland: ....bis zu 300.000 p. d.Link(s) zu weiterfhrenden Informationen: ....www.b4value.net

    Beschreibung der LsungDie b4value.net GmbH ermglicht den einfachen und schnellen elektronischen Versand und Empfang von Geschftsdokumenten fr Unternehmen aller Gren und Branchen, national und international. Der Dokume