Entwicklung von Workflows am Beispiel des Open Source...

01.05.14Prof. Dr. Dieter Steinmann – Hochschule Trier

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© Professor Dr. Dieter Steinmann 2014G

Entwicklung von Workflows am Entwicklung von Workflows am Beispiel des Beispiel des

Open Source Tools Open Source Tools Bonita BPMNBonita BPMN


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Bonita BPMN

System: Bonita BPM Version 6.1.2 ( http://www.bonitasoft.com/)

http://www.bonitasoft.com/


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Hilfreiche Internet Quellen zu Bonita http://www.bonitasoft.com/

Online Dokumentationhttp://documentation.bonitasoft.com/

Online Tutorialhttp://www.bonitasoft.com/system/files/download/bos-5.7-introtutorial-application-dev_0.pdf

Online Developer Guidehttp://documentation.bonitasoft.com/5x/bos-57/application-developers

User Guidance Checklisthttp://documentation.bonitasoft.com/5x/bos-57/process-design/user-guidance/apply-user-guidance-checklist

User Guidance Profilehttp://documentation.bonitasoft.com/5x/bos-57/process-design/user-guidance/select-change-user-guidance-profile

http://www.bonitasoft.com/

http://documentation.bonitasoft.com/

http://www.bonitasoft.com/system/files/download/bos-5.7-introtutorial-application-dev_0.pdf

http://documentation.bonitasoft.com/5x/bos-57/application-developers

http://documentation.bonitasoft.com/5x/bos-57/process-design/user-guidance/apply-user-guidance-checklist

http://documentation.bonitasoft.com/5x/bos-57/process-design/user-guidance/select-change-user-guidance-profile


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Roadmap Geschäftsprozesse und Workflows Problemstellung Workflows Einführungsbeispiel mit Bonita BPM Vertiefende Aufgabenstellungen für ein Workflow System Beispiel Workflow Angebotsbearbeitung Beteiligte am Ablauf (Ausführung von Aktivitäten) Organisationsstrukturen in Bonita BPM Prozess, Ablauf mit BPMN 2.0 Aufgabenliste, Arbeitsvorrat Ablauf Workflow Gestaltung der Bildschirmmasken – Pageflow


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Weitere Kontrollflüsse Aufgaben Prozessmanager Bonita Open Source


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Geschäftsprozesse und Workflows Ein Geschäftsprozess strukturiert die

betrieblichen Abläufe im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung

Ein Workflow stellt die IT-Unterstützung für die Aktivitäten im Rahmen eines Geschäfts-prozesses bereit

Die IT-Unterstützung kann entweder durch ein eigenständiges Workflow-System (z.B. Open Source Bonita) oder durch den Einsatz von Anwendungssystemen (z.B. SAP, Microsoft Dynamics Navision) erfolgen

Nachfolgend wird die Unterstützung durch ein Workflow-System exemplarisch unter Verwendung von Bonita dargestellt


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Geschäftsprozess Unternehmensprozess Business Process ...


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Geschäftsprozess, Workflow, Daten und Kennzahlen


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Die Problemstellung


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Typische Probleme im Tagesablauf von Unternehmen Viele zeitkritische wiederkehrende Abläufe in

Unternehmen werden unter Mitwirkung (Aufgabenerfüllung) einer Vielzahl von Mitarbeitern ausgeführt

Die Mitarbeiter sind an unterschiedlichen Orten in den Unternehmen, die direkte Kommunikation und Abstimmung wäre sehr zeitintensiv

Die Abläufe sind in einem vorbestimmten Lösungsraum von Fall zu Fall unterschiedlich

Die zeitlich und inhaltlich koordinierte Verteilung von Aufgaben für die relevanten Mitarbeiter ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für den Erfolg




Typische Probleme im Tagesablauf von Unternehmen Viele Aufgaben in Unternehmen werden durch

Standardanwendungssysteme unterstützt (CAD, ERP, CRM, ...)

Die Steuerung des zeitlichen Ablaufes dieser Unterstützungsfunktionen, teilweise systemüber-greifend ist dabei häufig nicht zufriedenstellend




Workflows




Workflows und deren Unterstützung Workflows sind Aufgaben, die IT-unterstützt von

unterschiedlichen Mitarbeitern in einer definierten Abfolge zeitlich abgestimmt ausgeführt werden müssen um ein Ziel zu erreichen (Vorgang, Ablauf, Prozess)

Die Ausführung der Aufgaben wird durch ein betriebliches Ereignis gestartet

Nach dem Start werden den beteiligten Mitarbeitern in einer vordefinierter u.U. einzelfallspezifisch unterschidelichen Reihenfolge Aufgaben in eine Aufgabenliste eingestellt

Nach Abarbeitung einer Aufgabe, wird automatisch eine Folgeaufgabe bei dem nächsten beteiligten Mitarbeiter erzeugt




Workflows und deren Unterstützung Die Abarbeitung einer Aufgabe kann im

nächsten Schritt● Den Vorgang beenden● Sequentiell eine Folgeaufgabe erzeugen● Eine weitere Aufgabe als Auswahl unter mehreren

Alternativen erzeugen● Mehrere parallele Aufgaben erzeugen

Die Kontrollflüsse können über logische Verknüpfungen sehr komplex gestaltet werden

Jeder Vorgang hat ein definiertes und eindeutiges Ende




Abbildung von Prozessen / Workflows Die Abbildung von Prozessen als Basis für die

Unterstützungsfunktionen kann mit einem Standard der

Object Management Group (OMG) Business Process Model and Notation (BPMN)

erfolgen (BPMN Poster) Aus BPMN heraus existieren mehrere Open

Source und Lizenzpflichtige Werkzeuge mit denen teilautomatisiert ein Workflow erzeugt werden kann

Eine weitere interessante Quelle ist die BPMN Community www.bpmn-community.org

http://www.omg.org/

http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/

http://www.signavio.com/de/bpmn-poster.html

http://www.bpmn-community.org/




Einfaches Beispiel für einen IT-gestützten Workflow




Ablauf Workflow Der Workflow wird gestartet und Schritt 1

ausgeführt Nachdem Schritt 1 ausgeführt wurde, wird

Schritt 2 ausgeführt und der Workflow ist zu Ende

Ausgeführt wird der Workflow vom Testakteur1, der mit dem Benutzer dieter.steinmann verbunden ist

Mit dem Workflow verknüpft sind die lokalen Daten testData01 und testData02, die während aller Schritte selektiv eingegeben, modifiziert oder nur angezeigt werden können




Workflow abbilden mit BPMN 2.0

System: Bonita BPM Version 6.1.2




TestAkteur1 führt die Aktivitäten aus

TestAkteur1 ist verknüpft mit Benutzer dieter.steinmann





Daten werden im Workflow eingegeben und steuern





Anmeldemaske dieter.steinmann

Gestartete Gestartete WorkflowsWorkflows





Aufgabenvorrat


Auführen von Auführen von Workflow-AktivitätenWorkflow-Aktivitäten




Sicht erledigte Aufgaben





Vertiefende Aufgabenstellungen für ein

Workflow System




Vertiefende Aufgabenstellungen Anbindung Datenbank (Tabellen, Felder) Formulargestaltung Managementfunktionen

● Übersicht Fälle● Status Fälle● ...

Transaktionskonzepte Datensicherung

● Workflow Implementierung● Workflow Produktivdaten

Datensicherheit, Zugriff Vertretungskonzepte




Angebotsbearbeitung – ein typischer Workflow

Ohne Berücksichtigung von Standard IT-Systemen




Angebotsbearbeitung - Beispiel für einen Workflow Ein Vertriebsmitarbeiter (Vertrieb Akquise) stellt

einen Kontakt zu einem Kunden her und erfasst eine Anfrage (u.U. Auf Basis einer Checkliste)● Kundennnummer, Kunde● Bedarf (Auftragscheckliste, Materialnummer,

etc.), Mengen● Bedarfstermin● ...

Der Vertriebsmitarbeiter kontaktiert den zuständi-gen technischen Mitarbeiter an (Vertrieb Technik) technischer Ver-trieb, Konstruktion, Projektmana-ger, ...) und bittet um Angebotsausarbeitung

Der technische Vertrieb entscheidet über die Machbarkeit des Kundenwunsches




Angebotsbearbeitung - Beispiel für einen Workflow Ist der Kundenwunsch nicht machbar, wird der

Vertrieb darüber informiert und von diesem der Kunde informiert, der Ablauf ist zu Ende

Ist der Kundenwunsch machbar, arbeitet der technische Vertrieb die Anfrage aus

Er übermittelt eine technische Spezifikation an den Vertriebsmitarbeiter

Der Vertriebsmitarbeiter komplettiert die technische Spezifikation und erstellt ein Angebot

Der Vertriebsmitarbeiter fordert die Freigabe durch den Vertriebsleiter an

Der Vertriebsleiter (Vertrieb Leiter) gibt das Angebot frei oder fordert Nachbesserungen




Angebotsbearbeitung - Beispiel für einen Workflow Im Falle der Freigabe übermittelt der Vertrieb

Akquise das Angebot an den Kunden Im Falle der NICHT Freigabe formuliert der

Vertriebsleiter (Vertrieb Leiter) seine Nachbesserungen und gibt diese an den technischen Vertrieb weiter

Nach einer Woche (Wiedervorlage, Timer) fragt der Vertriebsmitarbeiter bei dem Kunden nach (Angebotsverfolgung) – der Kunde nimmt das Angebot an, hat zusätzliche Anforderungen oder Abweichungen vom Angebot oder er lehnt das Angebot ab




Angebotsbearbeitung - Beispiel für einen Workflow Änderungswünsche: Der Vertrieb Akquise

übermittelt die gewünschten Änderungen an den technischen Vertrieb● Der technische Vertrieb arbeitet die Änderungen in

das technische Angebot ein● Der technische Vertrieb gibt die technische

Ausarbeitung an den Vertrieb Akquise zurück Annahme: Projektabwicklung Absage: Ende




Beteiligte an dem Ablauf (Akteur, Mitarbeiter/User) Intern

● Vertrieb

– Vertrieb Akquise– Vertrieb Technik– Vertrieb Leiter– Vertrieb Controlling

Extern

● Kunde

albert.einsteinalbert.einsteinalbert.einsteinalbert.einstein

siegmund.freudsiegmund.freudsiegmund.freudsiegmund.freud

karl.marxkarl.marxkarl.marxkarl.marx

bert.brechtbert.brechtbert.brechtbert.brecht

abraham.lincolnabraham.lincolnabraham.lincolnabraham.lincoln

einsteineinsteineinsteineinstein

freudfreudfreudfreud

marxmarxmarxmarx

brechtbrechtbrechtbrecht

lincolnlincolnlincolnlincoln

Organisationsbeispiel für Organisationsbeispiel für BonitaBonita




Abbildung von Organisationsstrukturen Die Ausführung von Aufgaben im Rahmen der

Aktivitäten in Prozessen wird Akteuren zugeordnet, die zunächst einmal unabhängig von den Organisatinsstrukturen sind

Akteure werden daran anschließend mit den definierten Gruppen, Rollen und Benutzern verknüpft

Damit ist eine sehr flexible Zuordnung von Aufgaben zu Benutzern,Gruppen oder Rollen möglich




Abbildung von Organisationsstrukturen Die an den Geschäftsprozessen beteiligten

Organisationseinheiten müssen in einem Workflow System abgebildet werden

Es existieren zwei Ebenen der Zuordnung von Mitarbeitern, die sich über ihre Benutzerken-nung an einem System anmelden und den Objekten, die einer Aktivität (Aufgabenbereich) zugeordnet werden

Hierzu werden auf Seite der Organisations-strukturen Gruppenhierarchien definiert, die Abteilungsstrukturen abbilden




Abbildung von Organisationsstrukturen Daneben existieren Organisationsrollen

entsprechen zu erfüllenden Aufgabenbereichen Auf der untersten Ebene werden Benutzer

definiert, die den Gruppen und Rollen zugeordnet werden

So ist eine Unabhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern und deren Zuordnung zu Aufgabenbereichen in einer Organisationsstruktur gegeben




Benutzer – Gruppen – Rollen - Systeme

Gruppe

Rolle

BenutzerkennungPasswort

Workflow-ServerWorkflow-Engine

Office Anwendungen

ERP-Systeme

Akteur führt Akteur führt Aktivität ausAktivität aus

Akteur ist mit Akteur ist mit Benutzer Gruppe Benutzer Gruppe und Rolle verküpftund Rolle verküpft




Organisationsstrukturen und Akteure in Bonita BPM




Organisationsstruktur in Bonita anlegen





Organisation in Bonita BPM abbilden





Server Zugriffskonfiguration Bonita verwalten





Der Prozess, Ablauf mit BPMN 2.0

als Basis für den Workflow




Prozess / Workflow Angebotsabwicklung

unter Einbeziehung des externen Kunden




Übersicht Angebotsbearbeitung

Klicken für Detailfolie





Angebotsbearbeitung

Klicken Bild für Rückkehr zur Übersicht!System: Bonita BPM Version 6.1.2




Angebotsbearbeitung

Klicken Bild für Rückkehr zur Übersicht!





Angebotsbearbeitung






Prozess / Workflow Angebotsabwicklung reduziert

Für die weitere Darstellung reduziert auf die unternehmensinternen Aktivitäten




Angebotserstellung reduziert

Klicken für Detailfolie





Der Aktivität werden Akteuer zugeordnet





Akteure können in der Lane definiert werden





Beispiel für eine Aufgabenliste,Arbeitsvorrat




Aufgaben im Standard - Workflow Anfrage aufnehmen (Checkliste, Formular) Anfrage aufnehmen Technische Ausarbeitung ausführen Ausarbeitung vervollständigen Freigabe des Angebots durch Vertriebsleiter Angebot an Kunden senden Angebotsverfolgung Auftrag empfangen Auftrag prüfen Auftragsbestätigung senden Projektabwicklung [Teilprozess] Workflow beendet




Anfrage aufnehmen

Mitarbeiter Vertrieb Mitarbeiter Vertrieb AkquiseAkquise

Workflow startenWorkflow starten Kundenanfrage erfassen:Kundenanfrage erfassen:

Kunde:Kunde: Meier GmbHMeier GmbH Produkt: Produkt: StanzwerkzeugStanzwerkzeug Lieferdatum:Lieferdatum: 31.9.201531.9.2015 Spezifikation:Spezifikation: DINDIN Anfrage:Anfrage: JA / NEINJA / NEIN

Nächste AufgabeNächste Aufgabe

Technischer Vertrieb:Technischer Vertrieb:Ausarbeitung Technische SpezifikationAusarbeitung Technische Spezifikation




Technische Ausarbeitung anfertien

Technischer VertriebTechnischer Vertrieb

Aufgabenliste Technischer VertriebAufgabenliste Technischer Vertrieb

Kunde:Kunde: Meier GmbHMeier GmbH Produkt: Produkt: StanzwerkzeugStanzwerkzeug Lieferdatum:Lieferdatum: 31.9.201531.9.2015 Spezifikation:Spezifikation: DINDIN

Vervollständigung technischeVervollständigung technische Spezifikation Spezifikation


Vertrieb Akquisition:Vertrieb Akquisition:Vervollständigung Technische SpezifikatoinVervollständigung Technische Spezifikatoin




Technische Ausarbeitung anfertien

Vertrieb AkquisitionVertrieb Akquisition

Aufgabenliste Vertrieb AkquisitionAufgabenliste Vertrieb Akquisition

Kunde:Kunde: Meier GmbHMeier GmbH Produkt: Produkt: StanzwerkzeugStanzwerkzeug Lieferdatum:Lieferdatum: 31.9.201531.9.2015 Spezifikation:Spezifikation: DINDIN Spezifikation:Spezifikation: Meier2015-2.3Meier2015-2.3

Vervollständigung technischeVervollständigung technische Spezifikation Spezifikation


Vertrieb Akquisition:Vertrieb Akquisition:Vervollständigung Technische SpezifikatoinVervollständigung Technische Spezifikatoin




Einfacher Ablauf eines Workflows

(Standardfluss)




Ablauf Workflow

StartStartStartStart Kundenkontakt Kundenkontakt herstellenherstellen

Kundenkontakt Kundenkontakt herstellenherstellen

Vertrieb AkquiseVertrieb Akquise

albert.einsteinalbert.einstein

Technische Technische AusarbeitungAusarbeitung


Vollständige Vollständige AusarbeitungAusarbeitung


Angebot Angebot prüfen prüfen

FreigabeFreigabe


FreigabeFreigabeAngebot Angebot verfolgenverfolgen

Angebot Angebot verfolgenverfolgen

Projekt Projekt abwickelnabwickeln

Projekt Projekt abwickelnabwickeln Auftrag prüfenAuftrag prüfenAuftrag prüfenAuftrag prüfen

Vertrieb TechnikVertrieb TechnikVertrieb AkquiseVertrieb Akquise Vertrieb LeitungVertrieb LeitungVertrieb AkquiseVertrieb Akquise Vertrieb AkquiseVertrieb Akquise

Vertrieb ControllingVertrieb ControllingVertrieb LeitungVertrieb Leitung

albert.einsteinalbert.einstein albert.einsteinalbert.einstein albert.einsteinalbert.einsteinsiegmund.freudsiegmund.freud karl.marxkarl.marx

bert.brechtbert.brechtkarl.marxkarl.marx

EndeEndeEndeEnde




Jeder Durchlauf stellt eine getrennteInstanz dar

StartStartStartStart Kundenkontakt Kundenkontakt herstellenherstellen

Kundenkontakt Kundenkontakt herstellenherstellen

Vertrieb AkquiseVertrieb Akquise

albert.einsteinalbert.einstein






FreigabeFreigabe


FreigabeFreigabeAngebot Angebot verfolgenverfolgen

Angebot Angebot verfolgenverfolgen

Projekt Projekt abwickelnabwickeln

Projekt Projekt abwickelnabwickeln Auftrag prüfenAuftrag prüfenAuftrag prüfenAuftrag prüfen

Vertrieb TechnikVertrieb TechnikVertrieb AkquiseVertrieb Akquise Vertrieb LeitungVertrieb LeitungVertrieb AkquiseVertrieb Akquise Vertrieb AkquiseVertrieb Akquise

Vertrieb ControllingVertrieb ControllingVertrieb LeitungVertrieb Leitung

albert.einsteinalbert.einstein albert.einsteinalbert.einstein albert.einsteinalbert.einsteinsiegmund.freudsiegmund.freud karl.marxkarl.marx

bert.brechtbert.brechtkarl.marxkarl.marx

EndeEndeEndeEnde




Benutzeroberflächen User




Ablauf des Workflows Jeder Benutzer hat über seine Benutzerken-

nung und Passwort Zugriff auf den Workflow Server

Jeder Benutzer erhält in einer Aufgabenliste die für die Ausführung des Workflows notwendigen Aufgaben angezeigt

Jeder Benutzer erledigt die Aufgaben und bestätigt dies in dem Menü

Die Erledigung führ dazu dass die Folgeauf-gabe(n) bei dem, den Benutzern eingestellt werden




Start des Workflows durch Albert Einstein




Gestaltung der Bildschirmmasken

Pageflow




Gestaltung der Eingabemasken (Pageflow)




Formular erstellen




Eigenschaften eines Formularfeldes bestimmen




Feldeigenschaft "schreibgeschützt"




Bildschirmmaske Angebotsbearbeitung




Formular Anfrage aufnehmen erfassen




Palette Vorlagen

zurück zur Übersicht




Feldanordnung im Menü





Detail Maske zu einzelnen Feldern





Baumstruktur Felder im Menü





Mehrere Kundenkontakte zu bearbeiten




Unterschiedliche Aufgaben in der Übersicht




Anfrage aufnehmen aufnehmen




Aufgabenvorrat technischer Vertieb




Technische Ausarbeitung durch Siegmund Freud

Anzeigefelder

Eingabefelder




Komplexere Kontrollflüsse




Komplexer Kontrollfluss - 1





Gateway Übergangsreihenfolge

Variable auf Pool Ebene definiert

Standard





Beispiel XOR





Komplexer Kontrollfluss - 2





Ablaufsteuerung Variable "auswahl" auf Pool-Ebene definiert Belegung der Variablen in der erste Aktivität

"Tu etwas" belegt, 0,1, .... Ganzzahl Steuerung

● Case auswahl=1● Case auswahl=2● Alle anderen Werte werden über den Standard-

Kontrollfluss abgefangen

Über die Verbindungspfeile wird die Case – Auswahl gesteuert




Ablaufsteuerung

auswahl = 0

auswahl = 1

Standardfluss:auswahl = „alle anderen Werte“





Bedingungen definieren

Bei komplexen Workflows Steuerung über Zugriff auf Parameter in einer externen Datenbank





Felder und Verbindung zur Datenbank





Zusätzliche Aufgaben eines Prozessmanagers (Prozessowner,

Prozessverantwortlicher)

Management Konsole




Anforderungen des Vertriebsleiters Wie viele Angebote sind in Bearbeitung Wie viele Anfragen wurden wegen NICHT

Machbarkeit abgelehnt Was waren die Gründe für die NICHT

Machbarkeit Wie viele Angebote wurden in Aufträge

umgewandelt Bei wie viele Anfragen wurden

Änderungswünsche berücksichtigt ...




Das Open Source SystemBonita BPM




Standard InstallationspaketStandard InstallationspaketStandard InstallationspaketStandard Installationspaket

Systemarchitektur Bonita

Process Process DesignerDesignerProcess Process DesignerDesigner

Process Process ExplorerExplorerProcess Process ExplorerExplorer

DatabaseDatabaseDatabaseDatabase

ApacheApache

TomcatTomcat

ApacheApache

TomcatTomcat

C

B

A

Process DesignerProcess Designer

Process UserProcess User

Process ManagerProcess Manager

IDEIDE(Eclipse)(Eclipse)

IDEIDE(Eclipse)(Eclipse)

ProgrammerProgrammer

Physikalische Verbindung über Apache Tomcat

A,B,C, siehe folgende Folien




Versions- und Installationsdetails Bonita





Benutzer – Konfiguration Serverzugriff





User zur Anmeldung im Portal





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Prof. Dr. Dieter Steinmann

Fachhochschule Trier

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