Erfahrungsbericht: Flexible KPI-Library als Basis...

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Erfahrungsbericht:

Flexible KPI-Library als Basis formatierter

Berichte mit Kommentierung

07. Juli 2011

DSAG AG Enterprise Reporting Query und Analyse

Klaus Schneider, Celesio AG

Thomas Berger, FIVE1 GmbH & Co. KG

Christophe Mutzig, FIVE1 GmbH & Co. KG


Agenda

1 Celesio AG / FIVE1 GmbH & Co. KG

2 Ausgangssituation

3 Anforderungen an den „Key Perfomance Indicator“

4 KPI-Library als „Herzstück“ für alle

Reportingapplikationen mit KPI Relevanz

5 Kommentierung

6 Gezielte Hervorhebung von Kennzahlen: Traffic Lights

7 Berichtsmappen

8 Zusammenfassung & Fragen

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Celesio-Konzern

● Celesio ist eines der führenden internationalen Dienstleistungsunternehmen in

den Pharma- und Gesundheitsmärkten und in 27 Ländern aktiv

Weltweite Präsenz


Celesio-Konzern

Kundenorientierte Konzernstruktur


Celesio-Konzern

● Mit ihrem Produkt- und Serviceangebot deckt Celesio nahezu die komplette

Wertschöpfungskette im Pharmamarkt ab – vom Hersteller bis zum

Verbraucher

● Kunden von Celesio sind Hersteller, Apotheken, Patienten, Verbraucher und

Kostenträger, wie Versicherungen und Krankenkassen

● Rund 2.300 eigene Apotheken bedienen täglich über eine halbe Million

Verbraucher und Patienten

● Über 130 Großhandelsniederlassungen beliefern täglich weltweit über 65.000

Apotheken

● Mit speziellen Leistungen für Logistik, Marketing und Vertrieb unterstützt

Celesio Pharmahersteller auf lokaler, nationaler und globaler Ebene

● Lösungen und Leistungen für Pharmahersteller und Kostenträger, um Patienten

qualitativ besser und kosteneffizienter zu versorgen

Breit aufgestellt

Die Gesundheit der Menschen

steht im Mittelpunkt unseres unternehmerischen Handelns


Celesio-Konzern

● Umsatz (2010): 23,3 Mrd. Euro

● Operatives Ergebnis (EBITDA) (2010): 699,2 Mio. Euro

● Mitarbeiter: 47.000

Kennzahlen

309

2008 2010

Umsatz Celesio-Konzern

Mio. EUR

21.166,6

23.277,6

309

2008 2010

EBITDA Celesio-Konzern

Mio. EUR

657,3

699,2

2009

21.497,2

2009

627,6


Celesio-Konzern

Viele starke Marken

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www.celesio.com 9 9 9

Reportingprozess

9

Ausgangs-

situation

KPI

Library Kommentierung

Traffic

Lights

Berichts-

mappen

Reportingprozess


Ausgangssituation

Zielsetzung: Standardisierung und Erhöhung Effizienz des monatlichen

Berichtswesen

● KPI Library

● Unterschiedliche Reporting-Anforderungen und Datenmeldungsprozesse

aus dem Business bedingen die zentrale Verwaltung von

standardisierten KPI im EDW.

● Betriebswirtschaftliche und technische Definition und Berechnungslogik

eines KPI muss applikations-übergreifend stattfinden

● Änderungen und Erweiterungen eines KPI müssen flexibel zentral

administrierbar sein.

● Kommentierungsfunktion + Visualisierung

● Von der lokalen Excel-Kommentierung zur transparenten zentralen

Erfassung und Ablage im EDW

● Einführung einer Statusverwaltung mit Sperrlogik

● Stärkere Visualisierung signifikanter Veränderungen („Management

Attention“)

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Ausgangssituation

● Optimierung in Generierung und Verteilung von Berichten

● Erstellung von PDF-Berichtsmappen „in einem Schritt“

● Bessere „Lesbarkeit“ für Empfängerkreis durch einheitlichen Template-

Ansatz

● Automatisierter Versand an definierte Verteilergruppen

11


Reportingprozess

12

Ausgangs-

situation

KPI

Library

Kommentierung Traffic

Lights

Berichts-

mappen

Reportingprozess


Anforderungen an den Key Performance Indikator

Definition Flexibilität Kalkulation

Horizontale Aggregation große Redundanz

viele Quellen

- Transparenz / Verständlichkeit

- Verantwortlichkeit

- Einheitliche Grundlage

- Einheitlicher Rahmen und

Inhalt

- Flexible Steuerung in den

einzelnen Applikationen

- Kalkulationsregeln für

derivative / berechnete KPIs

- Kalkulation auf allen

relevanten Ebenen

Unterschiedliche

Berechnungslogiken

Zentrale Definition

vs.

Lokale Anforderungen

KPI Berechnung KPI Eigenschafts- u.

Quelldefinition KPI Katalog 1 2 3

Vertikale Aggregation

Periodizitäten

Vo

m P

rob

lem

zu

m L

ösu

ng

san

sa

tz

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Einheitliche und zentrale Pflege

- KPI-Nr. (oder techn. Name)

- Bezeichnung (Kurz-, Mittel-, Langtext)

- Zentrale Gültigkeit

- Verantwortlichkeit

- Betriebswirtschaftliche Beschreibung

- Sonstige Beschreibungen

14

KPI-Library – Systematischer Überblick

14

Katalog

Source Definition

Berechnung KPI Administration

KPI

KPIS

KPIC Eigenschaft/

Definition KPID

Flexible, Applikation spezifisch

- Aggregation (vertikal / horizontal)

- Gültigkeit pro Applikation

- KPI-Typ (Basis / derivativ )

- Formeltyp für derivative KPI‘s

- Sortierung (T; G; D)

- Währungsumrechnung

- Traffic Light Relevanz / -Logik

- Einheit (Einheit oder Währung)

- etc.

Quellzuweisung

- Zuweisung von „Items“ jeglicher

Art auf die entsprechende

„BASIS-KPI“

Kalkulationsregeln

- derivative / berechnete KPI

- Operanden Zuweisung

- Formelgültigkeit

- Werttyp-Relevanz

1

2

3 2


Zentraler KPI Katalog – Flexible KPI Definiton

15

KPI Definition

KPI Katalog Applikation

(Klammerung 1)

KPI Katalog

(Klammerung 2)

Definition

(leer)


Technische Abgrenzung Basis KPI vs. derivativer

KPI – einfache Darstellung

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Technische Abgrenzung Basis KPI vs. derivativer

KPI

● Eine Basis KPI hat ein oder mehrere Quellen

auf einer anderer Ebene (z.B. Konten)

● Über das die Quellzuweisung werden

sogenannte „Items“ auf die entsprechende

KPI abgeleitet (Punkt 2. KPI-Library)

● Beispiel:

Es existiert die KPI: „Fixe Kosten“.

Die fixen Kosten werden nicht mehr in den

Kostenbestandteilen dargestellt – es erfolgt

kein Fixkostensplit (z.B. Personalkosten,

etc.) dann entspricht diese KPI einer Basis

KPI.

Werden die einzelnen Fixkostenblöcke als

Basis KPI abgeleitet, ist die Summe dieser

KPIs = „Fixe Kosten“ gleich einer derivativen

KPI

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● Eine derivative KPI besteht aus einem

Verhältnis oder/und einer Summation (+/-),

ein oder mehreren Basis KPIs

● Eine derivative KPI besteht aus ein oder

mehreren Operanden

● Der Typ der derivativen KPI (im eigentlichen

Sinne die Formel) wird durch ein Attribut

„Formeltyp“ an der KPID (Punkt 2 – KPI

Library) bestimmt.

● Besteht ein Operand einer derivativen KPI

aus mehreren Basis KPIs, so werden diese in

der Fortschreibung vorsummiert

Berechnete / derivative KPI Basis KPI


Verwendungsmöglichkeiten in unterschiedlichen

Datenmodellansätzen

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KPI Library

Persistente Aggregation

- Nutzung von Attributshierarchien

- Kalkulationsleistung im Ladeprozess

- Großes Datenvolumen

- Eher statisches Reporting

- Geeignet für formatiertes Berichtswesen

z.B. Vorstandsreporting

(Celesio Beispielprojekt: Mercury)

Virtuelle Aggregation

- Nutzung „echter“ Merkmalshierarchien

- Kalkulationsleistung erfolgt vorwiegend im

OLAP Prozessor

- Kleines bis mittleres Datenvolumen

- Eher dynamisches Reporting mit flexiblen

Adhoc und Navigationsreporting

(Celesio Beispielprojekt: New Laser)

dynamisch statisch


● Im Datenmodell werden die zur Berechnung notwendigen Operanden für eine derivative

KPI aus den Basis KPIs gefüllt. (Mapping erfolgt über Punkt 3 KPIC)

● Die letztendliche Kalkulation (Verhältnis) erfolgt in der Query

● Über eine Mapping Tabelle (Punkt 3 „KPIC“) erfolgt die Operanden-Befüllung pro cKPI

● Beispiel: Corrected turnover invoiced / Drop

● = Basis KPI: Corrected turnover invoiced / Basis KPI: Drop (PS)

● Formel: 40095 = 10104 / 60019 oder als Operandendarstellung: 40095 = A / B

● Übersetzung: 40095 = (10104) / (60019)

Operand A Operand B

derivative KPI bei einem dynamischen Datenmodell


Technische Kennzahlenlogik bei einem dynamischen

Datenmodellansatz

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● Im Datenmodell werden alle möglichen Fälle von

Kennzahlentypen abgebildet (je nach Anforderung erweiterbar)

● Basis-KPI: ( [ _KEYF; _KYNA] SUM; [ _AVGA; _AVGN] ARI )

● Aggregation / nicht Aggregation als Summe

● Aggregation / nicht Aggregation als Durschnitt

● derivative KPI: ( [A;B;C;D] SUM ; [ V ] ARI )

● Aggregation / nicht Aggregation als Summe

● Aggregation / nicht Aggregation als Durchschnitt

● Im Reporting wird hierzu eine globale

Kennzahl „restricted Keyfigure“ genutzt, die

eine globale „calculated Keyfigure“ im Zugriff

hat ( vgl. Multiproviderprinzip)

● Die globale „calculated Keyfigure“ (nicht zu

verwechseln mit einer derivativen KPI) bringt

alle technischen Keyfigures zusammen (siehe

linke Seite)


Reportingprozess

21

Ausgangs-

situation KPI

Library

Kommentierung

Traffic

Lights

Berichts-

mappen

Reportingprozess


Kommentierung im Berichtswesen

● Zentrale Ablage von Kommentaren zu bestimmten

Merkmalskombinationen im SAP BW.

● Auswahl der zu kommentierenden Kennzahl/Berichte

● Die Auswahl erfolgt über eine Selektionsmaske. Die Selektion

ermöglicht die Auswahl einzelner KPIs oder ganzer Berichte.

● Änderungsnachverfolgung und Freigabe für Kommentare

● Historisierung und Nachverfolgung

● Ein Bericht der die Kommentare im Zeitverlauf darstellt ist möglich

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Architektur

Kommentarablage: ● DSO ● Datenbanktabelle

InfoProvider

Anwendung für

Kommentierung:

Web Dynpro ABAP

mit Flash Editor

RF

C /

Pro

gra

mm

Crystal Reports

Qu

ery

SAP NetWeaver Portal

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Kommentierungseditor

● Erfassung von

formatierten

Kommentaren mit

Vorschaufunktion in

Crystal Reports

● Statusverwaltung für

Kommentare:

● Kommentierung in

Arbeit

● Kommentierung

abgeschlossen

24


Sperren und Löschen von Kommentaren

(Statusverwaltung)

25


Ausblick: Formatierte Kommentierung

● Kommentare können formatiert ausgegeben werden in

● Web Dynpro for ABAP

● Visual Composer ab Release 7.01

● Crystal Reports

● Excel

● Dashboard (Xcelsius)

● Für die Speicherung der Formatierung wird der Kommentar um HTML Tags angereichert.

● Durch die Möglichkeit Querys für das Anzeigen der Kommentare zu nutzen, können die

Kommentare in jedem Frontend-Produkt verwendet werden (Crystal Reports, Web

Intelligence, …). Formatierungen werden nicht überall unterstützt.

26


Reportingprozess

27

Ausgangs-

situation KPI


Traffic

Lights

Berichts-

mappen

Reportingprozess


Traffic Lights

Die Anzeige von Traffic Lights kann auf zwei Arten erfolgen:

Automatisch:

● Fest definierte Logik im System:

● Beispiel: Für Kosten kann eine negative

Abweichung durchaus „positiv“ (grüne Ampel)

sein.

Hierzu wird in der KPI Library ein Attribut

gepflegt, das steuert, ob das Traffic Light für die

jeweilige KPI aktiv ist und wie die Traffic Light

Logik für jede einzelne KPI bestimmt ist.

Manuell:

● Das Traffic Light wird manuell durch einen Anwender

eingestellt.


Traffic Lights (manuelles Setzen)

● Hervorhebung von einzelnen KPIs innerhalb tabellarischer

Darstellungen.

● Die Hervorhebungen dienen dazu, die Aufmerksamkeit des

Berichtsempfängers auf bestimmte Kennzahlen zu lenken und im

Kommentar Stellung zu beziehen.

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Anwendung Traffic Lights

● Setzen von Traffic Lights für

die Darstellung in Crystal

Reports mit Vorschaufunktion

30


Anwendung Traffic Lights (Statusverwaltung)

● Übersicht aller Traffic Lights

● Löschen und Sperren von Traffic Lights

31


Reportingprozess

32

Ausgangs-

situation KPI


Traffic

Lights

Berichts-

mappen

Reportingprozess


Berichtsmappen

● Für das monatliche Berichtswesen werden je nach Empfängerkreis

unterschiedliche Berichtsmappen gedruckt und verteilt.

● Eine Berichtsmappe stellt dabei eine Zusammenfassung

verschiedener Einzelberichte dar.

● Es stehen standardisierte Berichtsmappen zur Verfügung.

Darüberhinaus kann jeder Anwender eigene Berichtspakete

zusammenstellen und diese ausführen.

● Eine Berichtsmappe wird über eine Anwendung angefordert.

Dabei werden die aktuellen Daten im Hintergrund geladen.

Nach erfolgreicher Verarbeitung wird die Berichtsmappe als PDF

in den E-Mail Posteingang zugestellt.

33


Business Objects Enterprise

„Veröffentlichung“

Aufbau einer Berichtsmappe

34

SAP Business Warehouse

Variablen / Filterwerte

Ausprägungen

Kommentierung

Traffic Lights

Financial One Pager

› Business Unit 1

› Business Unit 2

› …

Overview Sheet

› Turnover

› EBITDA

› …

Report …

› …

Berichtsmappe 1

Ein Berichtspaket

besteht aus

mehreren Berichten

Ein Bericht kann für

verschiedene

Merkmalswerte

ausgeführt werden,

Bsp.: KPIs,

Business Units

Vergleichbar dem

Aufriss nach einem

Merkmal


Erstellung einer Berichtsmappe

35

Berichtsauswahl

Auswahl der Berichte für die

Berichtsmappe

Filter je Bericht

Auswahl der Filterwerte je

Einzelbericht

Speichern der Mappe

Eingabe einer Beschreibung und

Speichern der Mappe

Ausführen der Mappe

Auswahl der Filterwerte

und Ausführen der Mappe

Zustellung der Mappe

Die ausgeführte Berichtsmappe

wird in den Posteingang zugestellt.


Ausführen der Berichtsmappe mit Alert-Anzeige

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Zustellung im Posteingang

● Das Berichtspaket wird via E-

Mail im PDF-Format an den

Empfänger gesendet.

37


Danke für Ihre

Aufmerksamkeit!


Klaus Schneider

Corporate IT – Standard BI Applications

Celesio AG

Neckartalstrasse 155

70376 Stuttgart

Germany

Telephone +49 (0)711.5001-9615

Fax +49 (0)711.5001-309615

[email protected]

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