Erfolgreiche Transformation durch professionelles Programm-Management

1© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017

Strategisches IT-Management

Webinar-Reihe zu Themendes strategischen IT-Managements:

Folge 5: Erfolgreiche Transformation durch professionelles Programm-Management

Was zeichnet ein Programm-Management aus, wann ist es nötig, welche Fähigkeiten sollte der Programm-Manager mitbringen?


Wann ist das Aufsetzen eines Projektprogramms sinnvoll? Ist gutes Projekt-Management nicht ausreichend?

Programm-Management

Geschäfts-prozesse

IT-Architektur (Systeme, Daten)

Kommunikation anStakeholder

Fachliche Umsetzungsprojekte

Koordinations- und Monitoring-Aufgaben des Programm-Managements erfordern dedizierte Ressourcen, die bei der Planung des Transformationsprogramms berücksichtigt werden müssen

Bei Abhängigkeiten zwischen den Projekten ist die übergreifende Koordination und Steuerung durch ein Programm-Management notwendig:

• Konsistente Geschäftsprozesse, konsistenter Auftritt gegenüber Kunden (z.B. Reihenfolge von Prozessschritten in IT-Systemen, Look-and-Feel)

• Bei Ressourcen-Knappheit übergreifendes Ressourcen-Management (inkl. programm-interner Ausgleich von Unterdeckungen)

• Abgestimmte einheitliche Kommunikation an unternehmensinterne und -externe Beteiligte (Mitarbeiter, Kunden, Partner, …)

• …

Gutes Projekt-Management achtet auf den Erfolg des eigenen Projektes und eher weniger auf die

Abhängigkeiten mit anderen Aktivitäten


Formelle und informelle Aufgaben des Programm-Managements

Formelle Aufgaben Informelle Aufgaben

• Richtiger Schnitt der Umsetzungsprojekte

• Organisation des Programms (Reporting, Entscheidungsgremien, verabschiedete Projektaufträge)

• Sicherstellung der Projektplanung pro Projekt

• Sicherstellung der Verfügbarkeit von finanziellen und personellen Ressourcen für die Umsetzungsprojekte

• Durchführung Statusreporting• Durchführung Risiko- und

Qualitätsmanagement• Durchführung Change- und

Release-Management• Herbeiführen von Entscheiden• Steuerung von

Abhängigkeiten zwischen Projekten

• Kontinuierliche Kommunikation

• Eskalationen auf richtige Management-Ebene bringen

• Regelmässiges Puls-Fühlen bei Projektleitern und anderen Umsetzungs-verantwortlichen

• Coaching von Projektleitern• Kommunikation,

Kommunikation, Kommunikation!


Erfolgsfaktor 1: Geschäftsmodell und -strategie sowie Programmziele sind klar definiert

Geschäftsmodell

Geschäftsstrategie

Ziele des Transformations-Programms (z.B. zur Digitalisierung)

Klare Leitlinien für einzelne Umsetzungsprojekte (z.B. wer ist der

Kunde, wie soll die Kundenschnittstelle sein?)

Klare Leitlinien für die Reihenfolge und fachliche Ausgestaltung der

Umsetzungsprojekte

Programm-Scope klar beschrieben und verabschiedet (ggf. bereits mit High-

Level-Umsetzungsplanung in Etappen)

Diese Punkte unbedingt klären vor dem Start eines Transformationsprogramms(sonst wird es ineffektiv oder ineffizient oder scheitert insgesamt)


Erfolgsfaktor 2: Richtiger Schnitt der Projekte

Durch richtigen Projektumfang (Scope) und fachliche

Fokussierung die Arbeitsfähigkeit des Projektteams sicherstellen

Fundamentale, organisatorische Interessenkonflikte nicht zum

Gegenstand der Umsetzungsinitiative (auf

Arbeitsebene) machen, sondern auf die richtige Management-Ebene zum Entscheid ziehen

+

Ausreichend Zeit für den Schnitt der Projekte einplanen: Fachliche Themen sauber abgrenzen, Stakeholder-Analyse zur Identifizierung von

Interessenkonflikten, Berücksichtigung starker Persönlichkeiten und Meinungsführer


Erfolgsfaktor 3: Klares Scope-ManagementFu

nktio

nalit

ät

1.0 2.0 3.0

Zeit

Etappen (Releases) Ihres digitalenGeschäftsmodells

Minimum viable product: Mindestanforderungen von

Kunden erfüllt

Stabilität in den einzelnen Umsetzungsprojekten durch frühzeitige Releaseplanung: Moving targets vermeiden

Tendenz in Transformationsprogrammen

Kontinuierliche Erweiterung des Scopes und der Ziele (auf Grund der zusätzlich festgestellten

oder empfundenen Handlungsbedarfe)

• Abblocken von zusätzlichen Anforderungen ist weder konstruktiv noch zielführend

• Statt dessen: Aufnahme und Erstbewertung (Nutzen/Kosten) der Anforderungen, Priorisierung im Rahmen der Releaseplanung des Gesamtprogramms

• Priorität hat das Einhalten des Terminplans (und nicht die Vollständigkeit des fachlichen Scopes)


Erfolgsfaktor 4: Agil und iterativ Entscheiden und Handeln

Grosse Unsicherheit bei der Akzeptanz von neuen Lösungen

beim Kunden und in der technologischen Entwicklung:

Agiles Handeln - Ideen schnell sondieren und in der Praxis

verproben, während der Umsetzung anpassen und eventuell ganz

verwerfen; aber das ganze in einem geregelten Entscheidungsprozess

Detaillierte Ausgestaltung von Geschäftsmodellen und

technischen Konzepten aufwändig, um erst danach

Umsetzungsentscheide zu treffen:

Iteratives Arbeiten und Entscheide-Treffen, erst die grobe

Stossrichtung entwickeln und bewerten, und mit dem Entscheid

die nächste Detaillierungsphase(n) freigeben

+

Der kontinuierliche Support und die Einbindung des Managements (Geschäftsleitung, Vorstand) muss sichergestellt sein


Das sind die relevanten Fähigkeiten, über die ein Programm-Manager verfügen sollte

Projekt-Management

… verfügt über „Big Picture“ zur Klärung von strategischen Fragen

… verfügt über analytische Fähigkeiten zum Verständnis von

Details

… kann Konflikte moderieren

… kann sich sicher in unklaren Situationen bewegen und

Strukturen definieren

… kennt Entscheidungswege und kann Entscheidungen herbeiführen

… kann auf unterschiedlichsten Management-Ebenen

kommunzieren

… kann motivieren

… kann sich gut auch informell im Unternehmen bewegen

… kann auch ohne direkte Berichtslinie führen


Sauerborn Management Consulting GmbH

Kompetenzen und Angebote

Wir sind spezialisiert auf die strategische Steuerung von Technologien im Unternehmen:

• Entwicklung und Bewertung von technologie-geprägten Geschäftsmodellen

• Entwicklung und Umsetzung von IT-Strategien und -Bebauungsplänen

• Steuerung von Transformationsprojekten und -programmen

Unser Angebot

• Inhouse-Workshops oder Beratungsprojekte zur Erarbeitung von Strategien und Roadmaps zur Digitalen Transformation und IT-Strategie

• Projekt- und Programm-Management zur Umsetzung von Strategien

• Coaching von Linien-Managern in Transformations- und Change-Situationen

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Tel. +41 61 511 51 [email protected]

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umsetzen• Die Technologien der digitalen Transformation

(Webinar-Reihe)• Themen der IT-Strategie (Webinar-Reihe)

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Tage)• IT-Strategie für Manager (0.5 Tage)• Intensivtraining zur IT-Strategie (2 Tage)

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