IBM ECM Anwendertagung 2010

Mit digitalen Dokumenten komplexe Prozesse meistern

Harald Krouza

Düsseldorf, 09.11.2010

2

UniCredit Leasing (Austria) GmbH auf einen Blick: Das Leasing-Netzwerk in Österreich und Europa

Mitglied der UniCredit Gruppe, einer der führenden Bankengruppen in Europa

UniCredit Leasing ist Marktführer in Österreich

Ein führendes Leasing-netzwerk in CEE mit einer Präsenz in 17 Ländern (Top 3 Position in 8 Ländern)

Mehr als 200.000 neue Verträge pro Jahr in dieser Region

2

3

UniCredit Leasing (Austria) GmbH Mehr als 45 Jahre Erfahrung

Geschichte der UniCredit Leasing in Österreich

2008:Im Rahmen der Schaffung der globalen KonzernproduktlinieLeasing Umfirmierung in UniCredit Leasing

1999:Merger von Bank Austria Leasing und CA-Leasingzur Bank Austria Creditanstalt Leasing

2005:Mitglied der UniCredit Group

1992:Merger von Österreichische Leasing und Alag Anlagen Leasing zur CA-Leasing

1963:Gründung der Österreichische Leasing GmbH(erste Leasing-Gesellschaft in Österreich)

4

Neugeschäft & Marktanteile 1-6/2010

0,000

50,000

100,000

150,000

200,000

250,000

300,000

350,000

400,000

UniCreditLeasing(Austria)

Raiffeisen-Leasing

Porsche Bank Immorent

Volu

men

in M

io. E

UR

ImmobilienMobilienKFZ

360,710 350,093

291,915

246,596

22,5%

6,6%

18,4%

20,4%

11,5%

9,7%

18,4%

16,8%

15,8%

2,6%

Marktanteil: 12,7% 12,3% 10,2% 8,7%

5

Unser Dienstleistungsverständnis

“Alles aus einer Hand”

3 Kernprodukte 3 Vertriebskanäle 3 Services

Fahrzeuge

Mobilien

Immobilien

Bank Austria

Direktvertrieb

Vertriebspartner

Baumanagement

Versicherung

Fuhrparkmanagement

6

Das DMS-Projekt der UniCredit Leasing Austria

7

Ziele / Nutzen

Ein einheitliches, kunden- und vertragsbezogenes Ablagesystem für alle kunden- und leasinggeschäftsbezogenen Dokumente inkl. Eingangsrechnungen schaffen

Zentralen und ortsunabhängigen Zugriff auf alle im DMS gespeicherten Dokumente für alle Mitarbeiter ermöglichen

Scannen vor Bearbeitung um die größtmögliche Reduktion des administrativen Aufwands für die Fachbereichsmitarbeiter (kopieren, ablegen, suchen) erreichen zu können

Auslesen von Daten aus „unstrukturierten“ Papierdokumenten zwecks Konsistenzprüfung, Erfassung und Weiterverarbeitung.

Reduktion des Postverteilungsaufwands

Raschere Auskunftsbereitschaft gegenüber Kunden und Kollegen

Flächenreduktion

8

WORKFLOW & INBOXES

GroupInbox

Pers.

Inbox

time & place independent

access

Creating, Import, Export, Receipt

Office-Documents, E-Mails, Faxes

PoL(Front End)

LEA (Core system)

LEASCO (Core system)

Document transfer

Data transfer Workflows

8

Beschlagworten AblegenIncoming mail centralized

Operngasse 21

SCAN OFFICE

SCANPOINT

Invoices & automatic Validation

Returning mail doc.

„Normal“ mail documents

Scanning

Extracting

Validating

Vali-dation

Client / leasingcontract relevant documents und Incoming invoices

ELECTR. ARCHIVE

Scanning by Post AG

Filing

Sending

9

Elektronischer Akt im Open Workdesk

10

Open Workdesk - Postkorbansicht

11

Datenextraktion Eingangsrechnungen

EmpfängerdatenLieferantendatenRechnungsdaten

VertragszuordnungsdatenRechnungspositionen (Teilelisten)

12

In das Kernsystem integrierter Eingangsrechnungsworkflow

Eingangsrechnungsworkflow im DMS

1.) Datenüberleitung Kernsystem

1

Kernsystem „LEASCO“

2

2.) Rückmeldung ER-Status

3

3.) 1. fachliche Prüfung abgeschlossen

12

13

Verwendete Komponenten

Software

Infrastruktur Software von IBM FileNet

- Für DMS und Archivierung: P8 Content Manager

- Für Workflow: P8 Business Process Manager

WeWebU Open Workdesk- Modulares, über Plug-Ins

erweiterbares Framework für Aktverwaltung und Postkorb- Bearbeitung

Kofax Ascent Capture- Scanning, QS, Barcodeerkennung,

Validierung, Release to P8

Kofax Transformation Modules (KTM)

- Extraktion von Rechnungsdaten welche zur Rechnungsbearbeitung / -erfassung herangezogen werden

Hardware

Die Anwendung ist extrem geschäftskritisch, daher wurden Vorkehrungen für HA und DR vorgenommen

Zwei Industriestandard Intel-Server mit VMware ESX 3.0 in aktiv/passiv Konfiguration

Virtualisierte Windows 2003 Server, die bei Bedarf zwischen den Servern hin- und hergeschalten werden

- JBoss als Applikationsserver- SQL Server 2000 SP5

Replizierte EMC Centera für revisionssichere Ablage der Dokumente

14

Unsere Erfahrungen

Die organisatorischen Herausforderungen sind größer als die technischen

Unbedingt in Verbindung mit Prozessoptimierung (VOR und NACH der Einführung)

Starke Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter erforderlich

Rechtzeitige und umfassende Kommunikation

Echte Effizienzsteigerung ist nur durch Scannen vor Bearbeitung erreichbar

Der Erfolg liegt im Scan-Prozess

Man braucht einen erfahrenen Realisierungspartner

Kontinuierliche Weiterentwicklung – Step by Step

15

Zeitleiste der erzielten Erfolge

2006

2007

2008

2009

Elektronisches Archiv und Ad-hoc Workflows

Auslesen von Rechnungsempfänger und Lieferantendaten aus den Eingangsrechnungen

anschließend Start des Nachscannens der Altakte

Barcode-Rückläufer

Automatische Beschlagwortung

Elektronischer Unterschriftenlauf

Weiterentwicklungen Archiv und Postkorb aufgrund der praktischen Erfahrungen und Prozessoptimierungen, Teil 1 - primär Benutzerergonomie

Erweiterung Archiv und Postkorb auf Fuhrparkmanagement

Integrierter Eingangsrechnungsworkflow - Auslesen von Rechnungsdaten u. Übergabe ins Kernsystem (FPM)

Weiterentwicklungen Archiv und Postkorb , Teil 2

2010

Teilweise Auslagerung des Scanning an Scanpoint

Upgrade auf OWD (Frontend) Version 2.5.2

Upgrade auf Kofax KTM Version 4.5

Verwendung von PDF/A für Langzeitarchivierung

Upgrade P8 auf Version 4.5.1

1616

WeWebU: Die Basis unserer Applikationen

WeWebU OpenWorkdesk (OWD)

Suite von Applikationen fürSuche und RechercheAktenverwaltungVorgangsbearbeitung / BPMFür alle IBM ECM Repositories,

JCR, CMIS

Ergonomisches Web 2.0 Frontend

MS-Office-Integration ohne Installation

Steigert die Produktivität der Mitarbeiter („weniger Klicks“, „Drag&Drop“,…)

Konfiguration statt Programmierung

WeWebU OpenECM-Framework

Beschleunigung von ECM-Projekten

Reduzierung der Total-Cost-of-Ownership

Optimaler Support für individuelle Anforderungen

www.wewebu-software.com

Sprechen Sie heute

die WeWebU

Mitarbeiter!

17

Unser Realisierungspartner

RR Donnelley Document Solutions (Austria) GmbH

Seit 14 Jahren FileNet Partner in Österreich

Exzellente Referenzen

Lösungsorientierte Projektrealisierung

Kompetente Ansprechpartner

18

Kontakt

UniCredit Leasing (Austria) GmbH1040 WienOperngasse 21

Harald Krouza +43 5 05 88 - 4365 harald.krouza@unicreditleasing.at