Geschäftsprozessoptimierung Ein Weg zum … · Geschäftsprozessen im Flussdiagramm Start/Ende...

Dr. Tomas Benz

Controlling Dialog 17.05.2006 - Geschäftsprozessoptimierung

Geschäftsprozessoptimierung Ein Weg zum Unternehmenserfolg?

Prof. Dr. Tomas Benz

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Agenda

• Modellieren von Prozessen

• Modellierungsmethoden

• Die softwaretechnische Entwicklung des

Geschäftsprozessmanagement

• Beispiele aus der Praxis

• Zusammenfassung

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Was heißt Modellieren von Geschäftsprozessen?

• Darstellung der am Geschäftsprozeß beteiligten– Aufgabenträger und deren– Beziehungen untereinander

• Darstellung des dynamischen Verhaltens anhand des Funktionsflusses

• Der Leistungsfluß beschreibt die während des Prozesses anfallenden Arbeitsergebnisse

• Der Informationsfluß beschreibt den Austausch der zur Bearbeitung einbezogenen Dokumente (Informationen)

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Wozu Geschäftsprozessmodellierung?

• Dokumentation von Abläufen • Transparenz von Geschäftsprozessen• Möglichkeit zur Analyse und Optimierung von

Prozessen• Dokumentation nach DIN/ISO 9000 ff.• Einführung neuer DV-Systeme• …

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Die Kernfragen von Geschäftsprozessen

• Mit welchen Zielen,• werden welche Teilaufgaben,• in welcher Reihenfolge,• mit welchen Ressourcen,• unter wessen Leitung,• von wem,• an welchem Ort,• zu welcher Zeit ausgeführt?

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Das WertkettenmodellUnternehmensinfrastruktur

PersonalwirtschaftTechnologieentwicklung

Beschaffung

Ein

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Agenda






• Zusammenfassung

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Modellierungsmethoden

• Flussdiagramm• Ereignis-Prozess-Kette (EPK)• Unified Modelling Language (UML)• Business Process Modelling Notation (BPMN)• Business Process Execution Language (BPEL)

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Symbole zur Beschreibung von Geschäftsprozessen im Flussdiagramm

Start/Endeeines Teilprozesses

Verarbeitung, Tätig-keit, Aufgabe

Entscheidung

Prüfung, Kontrolle

Beziehung, Daten-,Materialfluß

Gespeicherte Daten

Bildschirmanzeige

manuelle Tätigkeit

Verweis auf andere Seite

Schnittstelle zu anderenGeschäfts-prozessen

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Kreditbearbeitung einer Bank (vorher)

KundeAntrag

entgegennehmen

Kunde

Konditionen festlegen

Kreditwürdigkeitüberprüfen

Vertrag ausarbeiten

Kunden informieren

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Kreditbearbeitung einer Bank (nachher)

Kreditabteilung(Experte 1)

Kreditabteilung(Experte 2)

JuristischeFachabteilung

Kunde Kundenberater übernimmt alle Aufgaben Kunde

Informationstechnische Vernetzung

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Ereignis-gesteuerte Prozeßketten (EPK)• Semi-formale Methode zur Beschreibung von Abläufen. • Sie umfaßt:

• Darstellung des Kontrollflusses• Abbildung von Nebenläufigkeit• bedingte Verzweigungen• Schleifen• Wiedergabe des Datenflusses• Angabe der involvierten Organisationseinheiten• Angabe der Informationssysteme

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Grundelemente der (e)EPK-NotationEreignis• Ereignisse

betriebswirtschaftlich relevante Ereignisse steuern die Abläufe im Unternehmen.

• FunktionenTätigkeiten, Vorgänge beschreiben als Bindeglieder zwischen Ereignissen was getan werden soll.

• die erweiterte EPK-Notation umfaßt zusätzlich:• Organisationseinheiten

Wer soll eine Tätigkeit ausführen und wo im Unternehmen gehört er/sie hin

• InformationsobjekteIn Verbindung mit der Funktion oder einem Ereignis stehende Daten.

Funktion

Org.-Einheit

Informations-objekt

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Fertigungsauftrag (FAUF) ist eingegangen

FAUF an Mitarbeiter (Schweißbereich) weiterleitenFertigungsauftrag(FAUF)

MA SchweißbereichDurchführung von Schweißarbeiten

Meister

Mitarbeiter (Schweißbereich) hat FAUF erhalten

Beschaffung der Spülen Meister

Beschaffung der Spülen erfolgt

Schweißarbeiten durchgeführt

LagerPresswerk

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Business Process ModelingNotation (BPMN)

• eine graphische Spezifikationssprache • stellt Symbole zur Verfügung, mit denen Geschäftsprozesse

modelliert können• Die graphischen Elemente der BPMN werden eingeteilt in

– Flow Objects - die Knoten in den Geschäftsprozessdiagrammen – Connecting Objects - die verbindenden Kanten in den

Geschäftsprozessdiagrammen – Swimlanes - die Bereiche, mit denen Aktoren und Systeme

dargestellt werden – Artifacts - weitere Elemente wie Data Objects, Groups und

Annotations

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BPMN (Beispiel)

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Business Process ModelingLanguage (BPML)

• XML-basierte plattformunabhängige Metasprache zur Beschreibung von Geschäftsprozessmodellen

• Benötigt die BPMN zur graphischen Darstellung

• Besonderheit ist die Definition von echten Unterprozessen und Transaktionen.

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Web Services Business ExecutionLanguage ( kurz: BPEL)

• XML-basierte, standardisierte, ablauffähige Beschreibungssprache für Prozesse

• Entwickelt von BEA, IBM und Microsoft• Beschreibt die Interaktion verschiedener Dienste

(Funktionen) untereinander und ist so eine Basis für Service Oriented Architecture (SOA)

Keine graphische Modellierungsmethode wie EPKEs wird versucht BPML als graphische Beschreibungsebene mit BPEL zu verbinden

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Web-Services- Orchestrierung mit BPEL

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Agenda






• Zusammenfassung

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Die softwaretechnische Entwicklung des Geschäftsprozessmanagement

• Umfassendere stärker formalisierte Beschreibung von Prozessen

• Systemintegrierte Modellierung in ERP-Systemen• Verkettung von Systemfunktionen verschiedener

Hersteller als Dienste (Service Oriented Architecture)• Automatisierte Ableitung von Datenstrukturen und

Systemfunktionen

„Erzeugen“ kompletter ERP-Systeme aus modellierten Prozessen

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Agenda






• Zusammenfassung

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2 Beispiele aus der Praxis• Maschinen-/Gerätebau

– 1000 Mitarbeiter– Hohe Variantenvielfalt (pro Produkt ca. 100.000 Varianten)– Variantenabhängige Zulieferteile mit langer Durchlaufzeit

(Gussteile)• Bauzulieferindustrie

– 250 Mitarbeiter– Starke Abhängigkeit vom Projektverlauf des Kunden– Späte kundenseitige Änderungen in Material, Ausführung

und Aufmass (teilweise bis nach Produktionsbeginn)

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Projekt 1Ausgangssituation

• Produktionsplanung im 20-Tage-Zyklus• Materialbereitstellung für jeweils 20 Tage• Auftragsdurchlaufzeit von ca. 3 Monaten• Materialwirtschaft, Produktionsplanung und Einkauf

auf veralteten hostbasierten Software-Lösungen• Inventur: 4 Wochenenden mit je ca. 30 Mitarbeitern• Optimierungsversuche durch Fertigungsleitung in

Fertigung und Montage nahezu wirkungslos– Akkord, Zeitaufnahmen, händische Eilaufträge

• ERP-Einführung kurz vor Projektstart abgebrochen

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Projekt 1Maßnahmen

• Unternehmensweite Prozessaufnahme und Optimierung durch (neu gegründete) Organisationsabteilung

• Sukzessive Ablösung der alten Hostlösungen durch neue eigenprogrammierte datenbankbasierte Lösung

• Mehrwöchige Begleitung der Umstellung der Fachabteilungen durch die Organisationsmitarbeiter Konsequente Verfolgung der Einhaltung neuer Spielregeln

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Projekt 1wesentliche Neuerungen

• Neustrukturierung der Stücklisten– Erstellung montageorientierter Stücklisten– Ausweisen von Montagearbeitsplätzen auf der Stückliste

• Tagesgenaue Materialbereitstellung– Täglich ab 16:00 Uhr Material für den nächsten Arbeitstag– Exakte Anlieferung an den jeweiligen Montageplatz– Stücklistenfehler werden zur sofortigen Änderung an die

Konstruktion gegeben• Umstellung des Lagers

– chaotische Lagerung– Einlagerung nur noch in Kanban-Entnahme-Mengen

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Projekt 1Ergebnisse

• Verkürzung der Durchlaufzeit – Von 3 Monaten auf 6 Wochen– Liefertermintreue von 60% auf 98%

• Halbierung des Materialbestandes in Produktion und Lager

• Umsatzsteigerung um 30% ohne personellen Mehraufwand

Organisatorische Vorbereitung zur Einführung einer Standard-ERP-Software

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Projekt 2Ausgangssituation

• Fertigungsplanung teilweise in MS-EXCEL• Aufwändige Verschnittoptimierung für die Fertigung• Durchlaufzeit zwischen 6 Wochen und 3 Monaten• Termintreue unter 50%• Kaufmännische und technische DV nicht integriert• Zwei verschiedene Releasestände der PPS-Software

produktiv im Einsatz• Lieferantendaten, Materialstämme und Stücklisten nicht

durchgängig gepflegt• Zwei verschiedene sprechende Nummernsysteme im Einsatz• Zeichnungen und Stücklisten stimmen nicht überein

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Projekt 2geplante Maßnahmen

• Prozessmodellierung, -Analyse und –Optimierung

• Erstellung Lastenheft für ERP-System

• Systemauswahl und –Einführung

.....................

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Ergebnis der Prozessanalyse

Bewegungsart

BewertungskreisBewertungsklasse

Materialart

Buchungsvorgang

Bewertungsmodifikationskonstante Kontomodifikation

Buchungsschlüssel

S/HKennzeichen

Kontoklassenreferenz

MM

SD,PPMM

FI

FI

FI

FI

MM

MM

310010 BestandHAWA-RR154000 Vorsteueran70005 AppleZweirad GmbH

Handelswaren

Werk BWareneingang

950,--

BestandführungWE -RE VerrechnungPreisabweichung • Kleinerer

Optimierungsbedarf• Insgesamt schlank

organisiert• Viele Medienbrüche im

Auftragsdurchlauf

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!!! Abbruch der Systemauswahl !!!

Grenzen der Modellierung

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Gründe für den Abbruch

• „schlechtes Gefühl“• Beobachtungen am Rande

(die nicht zu den Prozessaussagen passen)

• „Telefonitis“• Sprunghafte Anweisung der GL

– Täglich neue Ziele– Anweisungen an Mitarbeiter über

jede Hierarchie hinweg

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Was nicht in der Prozessanalyse auftauchte

• Es gab keine unternehmensweite Auftragsdurchlaufsplanung– Jede Abteilung plant autark

• Niemand konnte über den Produktionsstand und den voraussichtlichen Liefertermin unternehmensweit Auskunft geben– Außendienst und Kunden telefonieren der Reihe nach die

Abteilungen ab, bis zum Versand– Abteilungen fragen sich gegenseitig, wo welcher Auftrag

steckt• Mitarbeiter telefonieren mehrere Stunden am Tag

nicht mit der eigentlichen Arbeit beschäftigt

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Kontraproduktive Selbsthilfe

• Geschäftsleitung gibt unrealistische Durchlaufzeiten als Sollvorgabe

• Außendienst gibt Sicherheitszuschlag bei den Wunschterminen des Kunden

• Verschiebungen auf Kundenseite werden nicht an Innendienst, Konstruktion oder Produktion weitergegeben

• Interne Terminprobleme werden nicht kommuniziert

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Das schlechte Ergebnis• Bis zu 50% der täglichen Arbeitszeit mit überflüssiger

Koordinationstätigkeit verschwendet• Mitarbeiter haben kein Vertrauen in Zusagen und

Abläufe• Mitarbeiter „verstecken“ sich im allgemeinen Chaos

Hohe Bestände an falsch terminierten und produzierten Produkten in den AuslieferungslagernGroße Unzufriedenheit bei den Kunden weil die „richtigen“ Produkte zu spät geliefert werdenHohe finanzielle Reibungsverluste

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Was wirklich getan werden musste• Einführung einer zentralen Auftragsleitstelle, die

– Medienbrüche überbrückt– Echte Durchlaufzeiten in Abhängigkeit der Auslastung der

Abteilungen plant– Verbindliche Liefertermine an den Außendienst gibt– Auftragsinformationen frühzeitig weitergibt– Termintreue auswertet

• Disziplin– Keine Telefone in Besprechungen– Zugesagte Termine werden gehalten– Probleme werden frühzeitig an die notwendigen

Stellen gemeldet

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Wesentliche Ergebnisse

• Liefertermintreue nach drei Monaten über 80%• Vertrauen in Abläufe und Termine wächst• Verantwortungsbewusstsein und Selbstvertrauen

wachsen wieder• Deutlicher Kapazitätszuwachs im gesamten

Unternehmen• Schwachstellen werden offen angesprochen

AufbruchstimmungUnternehmen für Systemeinführung bereit

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Agenda






• Zusammenfassung

Dr. Tomas Benz


Zusammenfassung

• Modellierung von Prozessen ist eine wesentliche Voraussetzung für die Optimierung des Unternehmens und somit ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg

• Weiterentwicklung von Prozessmodellierungs-werkzeugen zur systemintegrierten Prozesssteuerung und zum Prozessmanagement

• Änderungen in den Prozessen werden in Zukunft direkt in den ERP-Systemen modelliert und umgesetzt

Erfahrung und gesunder Menschenverstand werden auch in Zukunft nicht durch Systeme ersetzt werden können

Dr. Tomas Benz


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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