Hays Professional Services aus Sicht des Einkaufs

PROFESSIONALSERVICESAUS SICHT DESEINKAUFSEine gemeinsame Umfrage von BME und Hays

MANAGEMENTSUMMARY

Immer mehr Unternehmen setzen auf Freiberufler oder Mitarbeiter in Arbeitnehmerüberlassung, um ihre Themen, Projekte und Aufträge zu realisieren. Ob der externe Personal- einsatz strategisch geplant wird und welche Rolle der Einkauf bei der Auswahl und Steuerung der Dienstleister übernimmt, stand im Mittelpunkt einer Umfrage von BME und Hays, an der sich 136 Einkäufer beteiligten.

Externe Spezialisten – Einsatz ohne Strategie• Der Anteil der Mitarbeiter in flexiblen Beschäftigungsverhältnissen nimmt in Deutschland seit Jahren zu. Der wachsenden Bedeutung, die diese Mitarbeiter- gruppe für Unternehmen hat, hinkt die strategische Planung allerdings hinterher. Immer noch erfolgen Entscheidungen mehrheitlich ad hoc und spontan. Nicht einmal jedes fünfte Unternehmen bezieht Bedarfe für externe Spezialisten in die strategische Planung ein. • In diesem Zusammenhang verwundert es auch nicht, dass es in rund der Hälfte der Unternehmen keine zentrale Instanz für die Rekrutierung von externen Fach- kräften gibt.

Einheitliche Beschaffungsprozesse, aber unterschiedliche Akteure• Acht von zehn Unternehmen, die externe Spezialisten einsetzen, haben dafür einen Beschaffungsprozess etabliert.• Allerdings ist dieser nur in rund jedem dritten Unternehmen im Einkauf angesiedelt. In fast jedem vierten Unternehmen ist der Personalbereich federführend.

Kosteneffizienz und Rechtssicherheit sind zentrale Themen• Kosteneffizienz und Rechtssicherheit sind die wichtigsten Ziele für Unternehmen beim Einsatz von externen Spezialisten.• Auch bei den Themen Auslagerung von Teilprozessen in der Beschaffung sowie Beratungsbedarf wird deutlich, dass Kosteneinsparung bzw. -reduktion im Fokus stehen.• Daneben sind auch Prozessoptimierung oder Schaffung von Wettbewerb innerhalb der Lieferantenbasis interessante Ansätze. Unterstützung durch externe Anbieter oder Technologie• Services von Dienstleistern für das Management externer Fachkräfte werden in Deutschland bisher erst von einer Minderheit der Unternehmen (rund 10 %) genutzt. Mehr als 80 Prozent der Unternehmen haben dies aktuell auch nicht für die Zukunft geplant. • Vergleichbar sind die Ergebnisse zur technologischen Unterstützung durch Software- Lösungen für eine transparente Zentralisierung der Beschaffungs- und Verwaltungs- prozesse. • Insgesamt lassen die Ergebnisse der Umfrage sicherlich den Schluss zu, dass in den Unternehmen noch viel Potenzial vorhanden ist für eine nachhaltige Optimierung der Beschaffung externer Fachkräfte.

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Die Struktur der Befragten

An der Umfrage beteiligten sich 136 Personen, die im Einkauf tätig sind. Befragte aus Indus-trieunternehmen sind dabei etwas stärker als Teilnehmer aus dem Dienstleistungssektor vertreten. Knapp ein Drittel der Befragten repräsentiert kleine und mittelständische Unternehmen bis 500 Mitarbeiter, annähernd die Hälfte Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten.

ZUSAMMENFASSUNGDER UMFRAGEERGEBNISSE

Basis: n = 136

Bereich

Industrie

Dienstleistung

Ö�entlicher Dienst

Keine Angabe

Mitarbeiterzahl

Bis 499 Mitarbeiter

500 bis 999 Mitarbeiter

1.000 bis 4.999 Mitarbeiter

Über 5.000 Mitarbeiter

2%

50%42%

6%

31%

20%

27%

22%

3

Basis: n = 136

ZUSAMMENFASSUNG DER UMFRAGEERGEBNISSE

Die Befragten sind überwiegend in leitender Position im Einkauf tätig. Fast jeder dritte berichtet an den CEO, jeder vierte an den CFO.

CEO

CPO

Head of Procurement

Senior Vice President/Vice President/Director

Head of Category

Category Manager

Sonstiges

Keine Angaben

1%

3%

42%

10%

7%

24%

9%

4%

CPO auf Board-Level

Reporting an CEO

Reporting an CFO

Sonstiges

Keine Angaben

25%

14%

16%

4%

Reporting an COO

30%

10%

FUNKTION

REPORTING LINEDES CPO

Die Struktur der Befragten

4

Bis 10

%

11–20

%

10% 8% 6%77%

Entsc

heidun

g

erfo

lgt ad ho

c

18% 9%73%

Größe

r als

20%

Weiß

nich

t/

keine

Ang

abe

Entsc

heidun

g

erfo

lgt ehe

r

strate

gisch So

nstig

e

Anteil externer Spezialisten in den Unternehmen und die Entscheidung dafür

Basis: n = 119 (Teilgruppe, externe Fachkräfte werden eingesetzt)

Anteil externer Spezialisten in den Unternehmen

Entscheidung fürexterne Spezialisten


Von den 136 Teilnehmern haben 119 angegeben, dass in ihrem Unternehmen externe Spezialis-ten eingesetzt werden. Bei der überwiegenden Anzahl beläuft sich der Anteil der eingesetzten externen Fachkräfte auf bis zu zehn Prozent der Gesamtbelegschaft.

Obwohl die Unternehmen in den letzten Jahren den Anteil der flexiblen Arbeitsverhältnisse ausgeweitet haben, werden sie überwiegend nicht bei der strategischen Personalplanung berücksichtigt. Vielmehr erfolgt der Einsatz flexibler Arbeitskräfte hauptsächlich ad hoc, bspw. um Auftragsspitzen abzudecken.

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Art des Beschaffungsprozesses für externe Personalressourcen



Acht von zehn Unternehmen geben an, einen Prozess für die Beschaffung externer Ressour-cen installiert zu haben; in nur ca. jedem dritten Unternehmen wird dieser Prozess über den Einkauf gesteuert. Die Mehrheit der Unternehmen, die sich an der Umfrage beteiligten, verfügt über eine zentrale Einheit, die sich um die Personalbeschaffung kümmert. Es zeigt sich, dass Unternehmen dabei (teilweise) zwischen Festangestellten und externem Personal differenzieren.

34%

19%

20%

27%

35%

7%

16%

42%

Ja, im Einkauf

Ja, im Personalbereich

Ja, sonstiger Bereich

Nein

Gibt es einen einheitlichen undzentralen Bescha�ungsprozessund wo ist dieser angesiedelt?

Gibt es eine zentrale Einheit, die sich um dieBescha�ung von Personal kümmert?

Ja, für die Rekrutierung zur Festanstellung

Ja, für die Rekrutierung von externen Ressourcen

Ja, für Festanstellung und externe Ressourcen

Nein

6

3%3%

13%

94%

76%

11%

Nein, keinePlanung

Vendor-Management-System im Einsatz

Ja, innerhalbvon 24 Monaten

Ja, innerhalbvon 12 Monaten

9% 8%

83% 80%

8%12%

Nein, keinePlanung

Managed ServiceProvider vorhanden

Ist es geplant, das Management Ihrer externenRessourcen zentral durch einen Dienstleisterverwalten zu lassen?

Ist die Einführung einer Software zur Zentrali-sierung Ihrer Bescha�ungs- und Verwaltungs-prozesse von externem Personal geplant?

Management externer Ressourcen

Basis: n = 119

500 Mitarbeiter und mehrBis 499 Mitarbeiter


Die Nutzung professioneller Dienstleistungen wie Managed Service Providing oder moder-ner Technologien, um Beschaffungs- und Ver-waltungsprozesse von externem Personal zu zentralisieren, ist in Deutschland, so die Umfra-geergebnisse, bisher nur in rund jedem zehnten Unternehmen umgesetzt.

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Bekanntheit der Anzahl der Lieferanten, von denen externe Ressourcen bezogen werden

Basis: n = 119


Für ca. ein Drittel der befragten Einkäufer ist die Anzahl der Lieferanten, über die externe Ressourcen bezogen werden, nicht transparent bzw. unbekannt.

64%

36%

66%

34%

Unternehmen bis 499 Mitarbeiter 500 Mitarbeiter und mehr

NEIN JA NEIN JA

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Wichtigkeit von Themen im Zusammenhang mit der Beschaffung und dem Einsatz externer Spezialisten



Im Zusammenhang mit der Beschaffung und dem Einsatz externer Spezialisten haben die Themen Kosteneffizienz und Rechtssicherheit die höchste Bedeutung. Interessanterweise spielt die Transparenz für zwei Drittel der Befragten in diesem Kontext nur eine unter-geordnete Rolle.

Kosteneffizienz 18 % 8 %34 %41 %

Transparenz 32 % 34 %20 %14 %

Rechtssicherheit 14 % 12 %31 %43 %Prozessoptimierung 19 % 21 %29 %31 %

HöchsteWichtigkeit

ZweiteWichtigkeit

DritteWichtigkeit

GeringsteWichtigkeit

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Interesse an einer externen Beratung zu den verschiedenen Themen

Basis: n = 136


Insbesondere die angegebene Wichtigkeit von Kosten bzw. Einsparmöglichkeiten spiegelt sich auch im Interesse an entsprechender externer Beratung wider. Überraschend ist, dass dabei die Optimierung der Lieferantenstruktur, wie auch vorher die Transparenz, für die Unterneh-men von geringerem Interesse ist.

Ohne Beachtung dieser Punkte sind u. a. Kosten-effizienz und Rechtssicherheit allerdings nur bedingt umsetzbar.

Prozessberatung/-automatisierung 23 % 16 %24 %24 %

Einsparmöglichkeiten 18 % 13 %21 %37 %

Rechtssicherheit 13 % 18 %28 %24 %Optimierung der Lieferantenstruktur 23 % 18 %30 %15 %

HöchsteWichtigkeit

ZweiteWichtigkeit

DritteWichtigkeit

GeringsteWichtigkeit

Fehlende Angabe zu 100 %: weiß nicht/keine Angabe

10

Interesse an Themen bei der Auslagerung von Teilprozessen in der Beschaffung

Basis: n = 136


Wenn Unternehmen an die Auslagerung von Teilprozessen im Rahmen der Beschaffung denken, ist das zentrale Motiv auch hier die Reduzierung von Kosten. Erst danach folgen mit Abstand Themen wie Volumenbündelung oder die Schaffung von Wettbewerb innerhalb der Lieferantenbasis. Letztgenannte Punkte führen allerdings erst – neben anderen Hebeln – zur Kostenreduktion.

Wettbewerbsscha�ung inner-halb der Lieferantenbasis

Kostenreduktion

Volumenbündelung

Neutralität

Kostenneutralität

11

Nutzung und Interesse an verschiedenen Modellen zum Management von Personalressourcen

Basis: n = 136


Eine wichtige Feststellung ist, dass nur bei einer Minderheit der Unternehmen bisher Modelle aus dem Bereich Managed Service Providing eingesetzt werden.

Im Zusammenhang mit den vorherigen Ergeb-nissen betrachtet zeigt sich, dass bei der Mehr-heit deutscher Unternehmen große Potenziale in der Beschaffung externer Personalressour-cen noch nicht gehoben wurden.

Neutral Vendor

Payrolling

Master Vendor

Broker/ Contractor Management Organisation

21 %

14 %

21 %

15 %

6 %

15 %

16 %

13 %

Wird schoneingesetzt

Wäreinteressant

19 %

24 %

23 %

27%

Kenne ich,aber keinInteresse

Fehlende Angabe zu 100 %: weiß nicht/keine Angabe

50 %

44 %

37 %

43 %

Kenneich nicht

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AUTOREN UNDIMPRESSUM

Marcel Suchy, HaysKathrin Möckel, Hays

Autoren

Herausgeber: Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME) Bolongarostr. 82 65929 Frankfurt am Main

Hays AG Frank Schabel Willy-Brandt-Platz 1–3 68161 Mannheim

Gestaltung: Simon Wolf, HaysFotos: Hays

Impressum

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HaysWilly-Brandt-Platz 1–368161 MannheimT: +49 621 1788 0F: +49 621 1788 [email protected]

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