Microsoft Word – Vorlage einrichten

Im Folgenden erhalten Sie eine Beschreibung zur Anpassung der Vorlagen – Datei für die Ausgabe Ihrer Aufträge aus Lexware über Word. Die Anleitung basiert auf MS Word 2010. Sollten Sie mit einer älteren Version arbeiten, können die Angaben zu Menüfolgen und Aufrufen von den hier genannten abweichen.

Öffnen Sie Word. Wechseln Sie über Datei – Öffnen in das Formularverzeichnis von Lexware.

Beachten Sie: Im Fenster Öffnen muss folgende Einstellung vorgenommen werden: Dateityp = Word 97-2003-Vorlagen(*dot)

Nachfolgend genannte Dateien stehen zur Auswahl:

Faktura1_netto.dot wenn Sie in der Artikelverwaltung mit Nettopreisen arbeiten.Faktura1_brutto.dot wenn Sie in der Artikelverwaltung mit Bruttopreisen arbeiten.Lieferschein1.dot wenn der Lieferschein mit Preisen ausgegeben werden soll.Lieferschein2.dot wenn der Lieferschein ohne Preise ausgegeben werden soll.

Tipps:

Den Pfad zum Formularverzeichnis finden Sie in Lexware im Menü? – Info. Wenn Sie mit Ihren Änderungen beginnen, ist es ratsam, die Vorlage erst unter einem eigenen

Namen zu speichern. Achten Sie darauf, dass die Datei als dot-Vorlage gespeichert wird. Wenn Sie sich in der Vorlage befinden, öffnen Sie in Word das Menü Datei – Optionen – Erweitert.

Setzen Sie im Bereich Dokumentinhalt anzeigen den Haken bei Textmarken anzeigen. Dadurch wird die Bearbeitung der Vorlage wesentlich erleichtert.

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Vorlage anpassen

Kopf- und Fußzeile ändern

Die Kopf- und Fußzeile kann in der Word-Vorlage frei gestaltet werden. Die firmenspezifischen Daten aus dem Programm werden nicht übernommen.

Mit einem Doppelklick in den oberen Bereich der Vorlage öffnet sich die Bearbeitung der Kopf- und Fußzeile. Anschließend können Sie die Kopf- und Fußzeile entsprechend gestalten.

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Änderungen im Infoblock

Wünschen Sie, dass bestimmte Angaben aus dem Infoblock nicht ausgedruckt werden, können sie den entsprechenden Eintrag samt Textmarke markieren und löschen.

Achtung: Sobald eine Textmarke entfernt wird, werden die Daten nicht mehr ausgelesen und nicht über den Druck ausgegeben. Eine versehentlich gelöschte Textmarke kann folgendermaßen wieder hergestellt werden:

Setzen Sie den Cursor hinter den Text bei zu die Textmarke fehlt. Öffnen Sie das Menü Einfügen – Textmarke. Markieren Sie im angezeigten Dialog die gelöschte Textmarke.

Mit Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen wird die Textmarke an der eben markierten Stelle eingefügt.

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Es ist auch möglich Text und Textmarke an einer anderen Stelle im Auftrag zu platzieren. Achten Sie dabei auf die Tabulatoren, damit es nicht zu Verschiebungen kommt.Eine Liste aller vorhandenen Textmarken finden Sie weiter unten in der Anleitung.

Tabellenüberschriften ändern

Sie können die Tabellenüberschriften ändern.Originalansicht:

Wechseln Sie in den jeweils zu ändernden Spaltenkopf. Überschreiben Sie den vorgegebenen Text. Beachten Sie dabei, dass die Testmarke nicht überschrieben oder gelöscht werden darf.

Ansicht bei Änderung:

Änderungen in der Tabelle

Sie können auch einzelne Spalten aus der Tabelle löschen.

Markieren Sie die entsprechende Spalte. Mehrere Zeilen können mit Hilfe der gedrückten Shift-Tate markiert werden.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich. Wählen Sie im Kontextmenü die Funktion Zellen löschen. Setzen Sie die Auswahl auf Zellen nach links verschieben

Tabellenbreite anpassen

Die Tabelle ist durch das Entfernen der Spalte schmaler als vorher. Die ursprüngliche Breite kann wieder hergestellt werden.

Fahren Sie mit der Maus über die senkrechte Linie n der Tabelle bist ein Doppelpfeil rechts/links erscheint.

Mit Linksklick auf den Doppelpfeil erscheint eine gestrichelte Linie, mit der Sie die Spaltenbreite einstellen können.

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Speichern der Vorlage

Wenn alle Anpassungen vorgenommen sind, speichern Sie die Datei. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass die Datei als .dot gespeichert wird, wie bereits am Beginn dieser Anleitung dargestellt.

Vorlage mit eigenem Namen in Lexware hinterlegen

Starten Sie Lexware. Wechseln Sie in die Auftragsliste. Öffnen Sie den Druckauftrag. Im Fenster Drucken markieren sie die Auswahl Zielgerät: Export – MS Word. Markieren Sie die Formularvariante der Sie Ihre Vorlagendatei zuordnen möchten. Wechseln Sie über die Schaltfläche Formularverwaltung in den Bereich der Formularauswahl. Im Bereich Formularvarianten ist Ihre zuvor getroffene Auswahl markiert. Mit Klick auf den Button Duplizieren wird eine Kopie der Vorlage erstellt. Überschreiben Sie im Feld Bezeichnung den Dateinamen Kopie von…mit einer Bezeichnung Ihrer

Wahl. Im unteren Bereich des Fensters Formularverwaltung finden Sie das Feld Vorlagendatei. Tragen Sie in diesem Feld die Bezeichnung Ihrer soeben angepassten Vorlagendatei hinter &FP\

ein.Hinweis: Die vorgegebenen Steuerzeichen &FP\ dürfen nicht überschrieben werden.

Schließen Sie das Fenster über die Schaltfläche Beenden.

Mit Klick auf die Schaltfläche Ausgabe wird der gewählte Auftrag als Word-Dokument am Bildschirm angezeigt.

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Liste aller im Dokument vorhandenen Textmarken

Hinweis: Die Textmarken dürfen in Ihrer Schreibweise nicht verändert werden.

Textmarke: Verwendet für:

A_Beschreib Auftragsbeschreibung (Text)

ABS_RE_GESAMT Bereich Abschlagsrechnung

ABS_RE_UST Bereich Abschlagsrechnung

Abschlag Bereich Abschlagsrechnung

Abschlag_Betrag_Text Bereich Abschlagsrechnung

Abschlag_Netto Bereich Abschlagsrechnung

Abschlag_Text Bereich Abschlagsrechnung

Abschlag_Text_Brutto Bereich Abschlagsrechnung

Abschlag_Text_Netto Bereich Abschlagsrechnung

Abschlag_Text_UST Bereich Abschlagsrechnung

Artikel_EZP Artikel Einzelpreis

Artikel_GSP Artikel Gesamtpreis

Artikel_NR Artikelnummer

Artikel_Rabatt Rabatt gewährt an Artikelposition

Artikel_Text Artikeltext

AusgabeSteuerBetrag Ausgabe des Steuerbetrages

Bauleistung Bauleistung

Bearbeiter Bearbeiter

Belegdatum Auftragsdatum

Bestellnr Im Auftrag hinterlegte Bestellnr.

Betreff_Nr Betreff (Auftrags Nr..)

Bezug Bezugsbelegart

Bezugsnummer Verweis auf vorhergehenden Auftrag

Einheit Einheit

Forder_Text Bereich Abschlagsrechnung

Forderungsbetrag_Betrag Bereich Abschlagsrechnung

Forderungsbetrag_Text Bereich Abschlagsrechnung

GesamtBetrag Gesamtbetrag

GesamtNetto Gesamtnetto

KD_EG_ID_Nummer EG Ust ID-Nummer des Kunden

KdNrbeimLief KdNr beim Lieferanten

KundeAnrede Anrede beim Kunden

KundeAnsprech Ansprechpartner (Kunde/Lieferant)

KundeFax Faxnummer beim Kunden

KundenFirma Firma (Kunde/Lieferant)

KundeLand Land (Kunde/Lieferant)

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KundeNameVorname Vorname und Name(Kunde/Lieferant)

KundenNr Kunden oder Lieferanten Nr

KundePLZ_ORT PLZ und Ort (Kunde/Lieferant)

KundeStrasse Straße + Hausnr (Kunde/Lieferant)

KundenZusatz Zusatz aus Kundenadresse (Kunden/Lieferant)

Lieferart Lieferart (im Auftrag hinterlegt)

Lieferdatum Lieferdatum

Menge Menge (Stückzahl)

Nachbem Nachbemerkung

PositionNr PositionNr (diese Spalte darf nicht entfernt werden)

Privat Privat

ProjektNr Projekt Nr (falls hinterlegt)

SteuernAusgabe

SteuernAusgabeNBL

Steuernr Ihre Steuernummer

USTIDNR Firma Umsatzsteuernummer

Währung1 Wert Einzelpreis

Währung2 Wert Gesamtpreis

Zahlungsbedingung Zahlungsbedingungen aus Auftrag

Sie können die Gestaltung der MS-Word- Vorlage auch von einem zertifizierten Fachhändler, kostenpflichtig vornehmen lassen. Infos zu Fachhändlern in Ihrer Nähe erhalten Sie über:

http://handel.lexware.de/suche

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