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VIS-Scan

Intelligente Digitalisierung für die elektronische

Aktenführung.

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Die HerausforderungDie Behörden stehen mit dem Inkrafttreten des E-Government-Gesetzes des Bundes im August 2013 und des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vor der Aufgabe, anstelle von Papierdokumenten die elektronische Wiedergabe dieser Dokumente in der elektronischen Akte aufzubewahren. Um medienbruchfreie Verwal-tungsverfahren zu gewährleisten, ist nach dem Stand der Technik die Umwandlung von Papierdokumenten

in adäquate digitale Dokumente zu sichern und deren Weiterverarbeitung zu garantieren. Mit dem er-setzenden Scannen soll es zum Regelfall werden, die Papierdokumente nach dem Scannen zu vernichten. Der Scan-Prozess ist derzeit mit einem großen Zeit-, Personal- und damit Kostenaufwand verbunden und zudem durch eine hohe Fehlerquote gekennzeichnet. Insbesondere die Digitalisierung zahlreicher Altdoku-mente stellt für Behörden oft eine große Hürde dar.

Die LösungDie PDV-Systeme GmbH, Erfurt verfügt als ei-ner der führenden E-Akte-Hersteller über große Markterfahrungen und kennt aus zahlreichen Projekten die Herausforderungen, vor denen die öffentliche Verwaltung bei der Digitalisierung von Papierdokumenten steht. Um diesen Prozess beim Kunden effizient und kompatibel zur elek-tronischen Aktenführung zu gestalten, wurde im Unternehmen entschieden, ein intelligentes Scan-Produkt für die PDV-Produktfamilie VIS-Sui-te zu entwickeln. VIS-Scan ist unter Mitarbeit von Spezialisten auf dem Gebiet der künstlichen In-telligenz entstanden. Das Produkt setzt auf neu-

este Erkenntnisse der Verfahren der künstlichen neuronalen Netze auf. Mit dem Produkt wur-de eine hochmoderne, effiziente und zugleich einfach zu bedienende Software geschaffen. Das leistungsfähige Scan-Produkt gestattet hoch-automatisierte, schnelle und qualitativ hochwer-tige Scan-Prozesse. Das führt zu einer großen Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter und enor-men Zeitersparnis. Die Software ist mit einem Texterkennungsmodul ausgestattet und durch einen Scan-Konnektor mit dem DMS verbunden. Die Dokumente können von der Scan-Straße au-tomatisiert an die VIS-Akte übergeben werden.

• Schnelle und qualitativ hochwertige Scan-Prozesse• Einfache Bedienung • Entlastung der Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten• Unterstützung von zentralem und dezentralem Scannen• Vollautomatisierte Metadatenextraktion und intelligente

Zuordnung von Dokumenten zu bestimmten Dokumentklassen (z. B. Rechnung, Antragsformular, Erlass etc.) auf Basis von modernsten Verfahren der künstlichen Intelligenz

• Automatische Dokumententrennung (Trennseiten, intelligente Formularerkennung, Barcode)

• Intelligentes Texterkennungsmodul (OCR/OMR) • Überprüfung/Validierung von erkannten Daten durch den

Benutzer möglich• Möglichkeit der Sichtung, Umsortierung und Aufbereitung der

Dokumente (z. B. Drehen, Nachscannen, Entfernen von Leerseiten)• Automatisierte Übergabe und Adressierung der erkannten und

vorklassifizierten Dokumente direkt von der Scan-Straße an die VIS-Akte möglich

• In Kombination mit weiteren Produkten der VIS-Suite hervor-ragende technische Grundlage zur Umsetzung der Technischen Richtlinie RESISCAN 03138 des BSI

Die Vorteile auf einen Blick:

VIS-ScanIntelligentes Scannen

so einfach wie nie.

Hohe EinsparpotenzialeAngesichts des Leistungsspektrums wird der Ein-satz des Produktes VIS-Scan in den Behörden die Digitalisierung des Posteingangs und die nach-folgenden Verwaltungsprozesse tiefgreifend ver-einfachen. Das Programm übernimmt die auto-matische Erfassung, Klassifizierung, Bewertung, hausinterne Zuordnung und Verteilung der ein-gehenden Dokumente. Modernste Verfahren der künstlichen Intelligenz sorgen dafür, dass die Software nicht nur strukturierte, sondern auch unstrukturierte Sendungen verarbeitet.

Die einfache Bedienung, die Überwindung des Medienbruchs in der Prozessverarbeitung, die hohe Geschwindigkeit der Dokumentensortie-rung und die strukturierte Übernahme in die elek-tronische Akte führen zu signifikanten Zeit- und Kosteneinsparungen sowie zur Entlastung der Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten.

Die Erfassung von Scan-Gut erfolgt mit VIS-Scan in mehreren Stufen:

Die Scan-PhaseIm Fokus der Scan-Phase steht die Digitalisierung des Schriftguts. Die Dokumente werden im Stapel gescannt und an den nächsten Arbeitsschritt überge-ben. Hinsichtlich der Dokumentenformate gibt es in VIS-Scan keine Einschränkungen. Das Scannen kann in Farbe bzw. in Schwarz-Weiß- und Graustufen er-folgen. Um die optimale Lesbarkeit zu garantieren, erfolgt eine automatische Drehung der Seiten und eine Leerseitenerkennung.

Außerdem wird das Schriftbild ohne Datenverlust op-timiert. Bei Bedarf ist in der Scan-Phase eine manu-elle Qualitätskontrolle möglich. Fehlerhaft gescannte Seiten lassen sich einzeln nachscannen und werden nachfolgend an der richtigen Stelle ersetzt. Der erste Schritt in VIS-Scan bildet die Grundlage für das Auslesen und Übernehmen der Metadaten in den nächsten Phasen.

Die Erkennungsphase

In der Erkennungsphase stehen • die automatische Dokumententrennung,

z. B. mit Trennseiten, intelligenter Formular-erkennung oder Barcode,

• die automatische Metadatenextraktion bis hin zu Volltext-OCR und

• die intelligente Vorklassifizierung von Dokumenten zu bestimmten Dokumentklassen

im Mittelpunkt.

Diese Funktionalitäten wurden mithilfe von Verfah-ren der künstlichen Intelligenz umgesetzt. Daneben ist in dieser Phase auch eine Benutzerunterstützung möglich.

Mit VIS-Scan lassen sich mehrere Barcodes interpre-tieren und unterschiedlich auswerten. In der VIS- Suite wird grundsätzlich die Möglichkeit geboten, in allen Dokumenten-Vorlagen automatisch Barcodes zu generieren und auf Dokumenten zu hinterlegen. So kann beispielsweise das Aktenzeichen auf dem Dokument als Barcode oder QR-Code angebracht werden. Wird dieses Dokument ausgedruckt und im Anschluss in VIS-Scan verarbeitet, so werden in der Erkennungsphase die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass es in der nächsten Phase an die richtige Stelle in der VIS-Akte zurückgelegt wird.

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Die künstliche Intelligenz hat sich in den letzten Jahren zu einem der vielversprechendsten Innovati-onstreiber entwickelt und ist verantwortlich für eine Vielzahl technologischer Neuerungen. Dabei wird versucht, mit Verfahren der künstlichen Intelligenz menschenähnliche bzw. natürliche Intelligenz nach-zubilden und selbstlernende Systeme zu schaffen. Im Unterschied zu klassischen Algorithmen, bei denen der Lösungsweg vorgegeben wird, lösen die Verfah-ren der künstlichen Intelligenz selbstständig Proble-me. Ein solches Verfahren, das Eingang in VIS-Scan gefunden hat, ist das der künstlichen neuronalen Netze. Die Idee hinter diesen Verfahren besteht in der Nachbildung der grundlegenden Funktionsweisen von Gehirnzellen. Diese Technologie wurde gerade in jüngster Zeit permanent verbessert, wobei mit der

vielversprechenden Technik des sogenannten Deep Learnings auf der Basis künstlicher neuronaler Net-ze immer komplexere Netz-Architekturen verwendet werden konnten. Mit künstlichen neuronalen Netzen lassen sich unter anderem Muster, wie Bilder, Objek-te oder Texte, erkennen oder Vorhersagen treffen. Außerdem gelingt mithilfe des maschinellen Lernens das Training sowie die Optimierung des Systems.Die PDV-Systeme ist mit dem Anspruch angetreten, mit VIS-Scan ein hochmodernes Scan-Produkt mit intelligenter Texterkennung und -extraktion zur Er-höhung der Effektivität von Verwaltungsabläufen bereitzustellen. Unter Einbeziehen von Experten auf dem Gebiet der künstlichen Intelligenz wurden die beschriebenen KI-Verfahren zur intelligenten Text-erkennung und -extraktion in VIS-Scan umgesetzt.

Digitalisierung von Papierdokumenten.

VIS-Scan mit neuesten Verfah-ren der künstlichen Intelligenz.

Automatische Metadatenextraktion beim

Scannen des Dokuments

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Das Serviceangebot von PDV.

Die Übergabe-Phase

Die erkannten und vorklassifizierten Dokumente wer-den in der Übergabe-Phase über ein Übergabemodul an das DMS transferiert. In diesem Schritt werden die extrahierten und vorklassifizierten Metadaten aus der zweiten Phase ausgewertet und einem konfigu-rierbaren Regelwerk übergeben, das die Dokumente geordnet in der VIS-Akte ablegt. Bei Bedarf können nachfolgend automatisiert Aufgaben an Nutzer oder Gruppen gesendet werden.

Die Möglichkeiten der Übergabe reichen von der einfachen Ablage der Dokumente im Dateisystem über die anschließende manuelle Weitergabe unter Benutzerkontrolle bis hin zur vollautomatischen Ab-lage und Klassifizierung im DMS beim gleichzeitigen Start vordefinierter Workflows.

Vollautomatische Übernahme des

gescannten Dokuments in den SmartClient

Die PDV-Systeme legt großen Wert auf eine umfassende Kundenberatung und -betreuung. Bereits in der Planungsphase arbeiten unsere Projektmanager gemeinsam mit dem Kunden ein Kooperationskonzept aus, das während der Produkteinführung umgesetzt wird. Diese intensive Projektbetreuung hat sich bewährt und führt zu einer hohen Akzeptanz der eingeführten Lösung bei den Endanwendern in den öffentlichen Verwaltungen.

Serviceaus erster Hand.

• Wir unterstützen unsere Kunden in jeder Projektphase. • Wir beraten unsere Kunden über Art und Umfang der

erforderlichen Software und ggf. auch Hardware. • Wir erstellen IT-Konzepte, programmieren Fachapplikationen

oder passen diese an die Bedürfnisse unserer Kunden an. • Unser Support-Team hilft Ihnen bei allen Fragen rund um

unsere Softwareprodukte. • Zertifizierte Dozenten der PDV-Akademie bereiten die

Mitarbeiter öffentlicher Verwaltungen praxisnah und unter Berücksichtigung kundenspezifischer Besonderheiten auf den Umgang mit unserer Software vor.

Unser Serviceangebot für Sie.

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