KaiKai

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

Fünf gute Gründe für den Einsatz einer bewährtenInventarisierungslösung

KaiKai

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

• Was heißt Inventarisierung?

• Wer ist Kai?

• Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale

• Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel

• Fünf gute Gründe …

KaiKai

Arbeitsentwurf zur neuen GemHVO BW vom 21.12.2007

• Inventarführungspflicht gemäß §37

• bis 410 € / 1000 €: Befreiung durch den Bürgermeister möglich

Grundsatz: körperliche Vermögensgegenstände sind durch eine körperliche Bestandsaufnahme zu erfassen

• Zu Beginn des ersten Haushaltsjahres (erstmalig)

• Zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres (wiederkehrend)

Statt wiederkehrender Zählung zulässig: 'Anderes Verfahren', das eine Ermittlung der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert ermöglicht

KaiKai

KaiKai

Arbeitsentwurf zur neuen GemHVO BW vom 21.12.2007

• Inventarführungspflicht gemäß §37

• bis 410 € / 1000 €: Befreiung durch den Bürgermeister möglich

Grundsatz: körperliche Vermögensgegenstände sind durch eine körperliche Bestandsaufnahme zu erfassen

• Zu Beginn des ersten Haushaltsjahres (erstmalig)

• Zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres (wiederkehrend)

Statt wiederkehrender Zählung zulässig: 'Anderes Verfahren', das eine Ermittlung der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert ermöglicht

frühzeitig planen:

nur die Mindest-

anforderungen erfüllen?

wer macht das?

wie kann ich Arbeit

sparen?

Wie kann ich einen

Zusatznutzen erreichen?

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

• Was heißt Inventarisierung?

• Wer ist Kai?

• Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale

• Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel

• Fünf gute Gründe …

KaiKai

Kai …

… ist eine Inventarisierungslösung für die öffentliche Verwaltung

… wurde im Jahr 2004 aufgesetzt, gemeinsam mit 18 Pilotkommunen

… steht für "Kann Alles Inventarisieren"

… steht für Praxistauglichkeit, Einfachheit und überzeugende Funktionalität

… ist bundesweit in mehr als 225 Verwaltungen im Einsatz

… ist bei 10 kommunalen IT-Dienstleisternals strategische Lösung für die Inventarverwaltung positioniert

KaiKai

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

• Was heißt Inventarisierung?

• Wer ist Kai?

• Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale

• Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel

• Fünf gute Gründe …

KaiKai

Es geht um das mobile Sachvermögen der Kommune• Faustregel für Städte und Gemeinden:

Anzahl mobile Inventargegenstände = ½ Einwohnerzahl

• Wert: eher geringfügig (ca. 1% der Bilanzsumme)

Manchmal geht es auch um andere Themen: • Eine Reihe von Kommunen verwalten Flurstücke in Kai

• Andere Kommunen verwalten Verträge in Kai

• Fast täglich kommen neue Einsatzbereiche hinzu

Kai-Einsatzbereich 1:

Die erstmalige Vermögensaufnahme

Kai-Einsatzbereich 2: Die dauerhafte Inventarbestandsführung

KaiKai

Die erstmalige Vermögensaufnahme

mit KAI

KaiKai

Erfassung des Vermögens mit mobilem Gerät …

… oder mit Laptop

… oder mit Erfassungsbogen

… sowie Barcode-Kennzeichnung

und Scanner

KaiKai

Vorbereitungen und Planung der Inventarisierung

• Inventurplanung mit einem• Sachplan• Zeitplan / Personalplan• Ressourcenplan

• Standortbegehung

• Inventurnachbearbeitung

• Bewertung, Kontierung

• Überführung in das Anlagenbuch

KaiKai

Flexible Inventarbeschreibung Die benötigten Datenfelder legt die Verwaltung selbst fest

Revisionssichere Planung und Durchführung der Inventur

Komfortable Inventaraufnahme mit Mobile oder Laptop

Historienführung, Änderungsnachweis

Datenimportaus bestehenden Inventarverzeichnissen

Unterstützung großer Verwaltungen Mandanten und Buchungskreise Zentrale/dezentrale Administration

Parametrierbare Übergabeschnittstelle zum AnlagenbuchGruppen-/ Festwertbildung Bewertung und Kontierung mit Hilfe von FormelnPlausibilitätsprüfungen

KaiKai

……. dafür haben wir schon was im Hause und das kostet uns keinen Cent zusätzlich………

• keine Sicherheit gegen Handhabungs- und Kopierfehler

• keine Änderungshistoriedaher keine Nachvollziehbarkeit

• keine Plausibilitätsprüfung

• keine zentrale Kontrolledes Erfassungsfortschritts

• Mühsam und fehlerträchtig:Zusammenkopieren und Aufbereiten

• Bei größeren Verwaltungen endet das leicht im Chaos

• keine Lösung für die wiederkehrende Inventur

KaiKai

Die dauerhafte Bestandsführung

mit KAI

KaiKai

Werteverzeichnis

Anlagenbuchim

Finanzverfahren

Bestandsverzeichnis

Kommunale

Inventarisierungslösung

Kai

Nachweis für die Bilanz

Abschreibungen ermitteln

OperativeBestandsführung

Inventuren

Einzelnachweis GWG's

Dialog-Verbindungfür den Anlagenbuchhalter

Fachbereich Finanzbereich

Die dauerhafte Inventarbestandsführung mit Kai

KaiKai

Bestand führenAuskünfte und Auswertungen bereit stellen

Barcode-Kennzeichnung

Anforderungen des Fachbereichs erfüllen Technische Daten Wartungstermine …

Inventuren planen und durchführen

Veränderungen ins Anlagenbuch melden Neubeschaffungen Abgänge Nutzungsänderungen

KaiKai

Komfortable Inventarführung im Fachbereich Der Fachbereich arbeitet in Kai und benötigt

keinen eigenen Zugriff zum Anlagenbuch

Die benötigten Datenfelder legt das Fachamt selbst fest

Vielfältige Auswertungen, Dialog-Abfragen, Excel-Export

Einfache und intuitive Handhabung

Revisionssichere Planung und Durchführung von InventurenInventaraufnahme mit Mobile oder Laptop

Barcode Anschluss von Barcode-Scannern

Etikettendruck

KaiKai

Klare Bearbeitungsabläufe Inventarkennzeichnung unmittelbar "vor Ort"

Die GWG's brauchen nicht im Anlagenbuch geführt werden

Dialog-Schnittstelle zum Anlagenbuchfür den Anlagenbuchhalter

Zentrale Vorgabe/Kontrolle möglich Mandanten und Buchungskreise

Benutzerschutz mit Rollenkonzept

Kombination aus zentraler

und dezentraler Stammdatenführung

KaiKai

Mengenproblem für den FinanzbereichAnzahl Inventargüter = ½ Einwohnerzahl

Viel zu viel Aufwand für die GWG'sbis 410 (bzw. 1.000) EUR

Keine Einbeziehung der FachämterZugriff auf das Anlagenbuch durch die Fachämter ???

Keine strukturierten Standort-AngabenGebäude, Etage, Raum

Keine Daten für den FachbereichTechnische DatenGarantie- und Wartungsfristen etc.

Umständlicher Ablauf bei der NeuanlageDruck des Inventar-Etiketts aus dem Anlagenbuch?Transport des Etiketts per Hauspost?

Keine revisionssichere Inventur

KaiKai

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

Was heißt Inventarisierung?

Wer ist Kai?

Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale

Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel

Fünf gute Gründe …

KaiKai

Werteverzeichnis

Anlagegutim

Finanzverfahren

Bestandsverzeichnis

Inventargutim

Kai1 : 1

ein Inventargut – ein Anlagegut

Die Verknüpfung wird im Kai geführt – nicht in der Anlagenbuchhaltung

VerknüpfungVerknüpfungzwischen Inventargut und Anlagegutzwischen Inventargut und Anlagegut

n : 1viele Inventargüter – ein Anlagegut

1 : 0nur Inventargut – kein Anlagegut

Anlagegut anlegen?

Fachbereich

Lieferschein /Rechnung

Lieferschein /Rechnung

Etikettierung des Inventargegenstands

Erfassung in Kai

Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst

Möglicher BuchungsablaufMöglicher Buchungsablauffür die Beschaffungfür die Beschaffung

Anlagegut anlegen?

Fachbereich

Etikettierung des Inventargegenstands

Erfassung in Kai

Statt Kontierungsbeleg:Anlagenklasse, Kostenstelle, Sachkonto, Produkt etc. werden schon hier mit erfasst

Finanzbereich

>= 410 €: aus Kai heraus

Prüfung der Kontierung

Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck">= 410 € ?

>= 1.000 € ?

GWG: in Kai

Zuordnung zu Sammelanlagegut"GWG 2007"

Möglicher BuchungsablaufMöglicher Buchungsablauffür die Beschaffungfür die Beschaffung

Anlagegut anlegen?

Fachbereich

Finanzbereich

>= 410 €: aus Kai heraus

Prüfung der Kontierung

Anlagenstamm anlegen "per Knopfdruck"

>= 410 € ?

GWG: in Kai

Zuordnung zu Sammelanlagegut"GWG 2007"

Rechnung buchen

Im Finanzsystem

Rechnung erfassen

Kontierung auf das Anlagegut("Direktaktivierung")

Möglicher BuchungsablaufMöglicher Buchungsablauffür die Beschaffungfür die Beschaffung

Was muss eine Inventarisierungslösung leisten?

Was heißt Inventarisierung?

Wer ist Kai?

Kai: Einsatzbereiche und Leistungsmerkmale

Kai und das Anlagenbuch:ein perfektes Zusammenspiel

Fünf gute Gründe …

KaiKai

Kai …

… ist viel mehr als "Barcode & Scanner"

Kai unterstützt ein schlüssiges Konzept sowohl für die Ersterfassung als auch für die laufende Bestandsführung

… ist eine überzeugende Applikation für die Inventarführung

in den Fachämtern

… ist gegenüber Excel der eindeutig bessere Weg

für die erstmalige Vermögensaufnahme

… verfügt in Ergänzung zum Anlagenbuch über eine Fülle

herausragender Leistungsmerkmale

… ist bereits in mehr als 250 Verwaltungen im Einsatz

KaiKai

Ihre Ansprechpartner bei der KIRU:

Norbert FischerFachbereichsleiterTelefon 0731 / 9455-11160Telefax 0731 / 9455-31160e-mail: norbert.fischer@rz-kiru.de

Hartmut MaierBeraterTelefon 0731 / 9455-11164Telefax 0731 / 9455-31164e-mail: hartmut.maier@rz-kiru.de

KIRU - Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm ZweckverbandSchulze-Delitzsch-Weg 2889079 Ulm

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