Wer die Räume der Landesbausparkas-se (LBS) in Stuttgart und Karlsruhe reinigt, der hat was zu tun: Allein in der Stuttgarter LBS wollen rund 62.000 Quadratmeter Flä-che, aufgeteilt auf 1.500 Räume, gepflegt werden. Das entspricht etwa fünf Millionen zu reinigende Quadratmeter pro Jahr.

Im Herbst 2010 bat die LBS die KIS-Experten, zu überprüfen, ob die bisherigen Arbeitsabläu-fe effizient und die Reinigungskosten für die Standorte Stuttgart und Karlsruhe zu optimie-ren waren. „In den Reinigungsteams wurden viele Tageskräfte eingesetzt, die während einer Hälfte ihrer Arbeitszeit bestimmte Arbeiten durchführten, in der anderen Hälfte jedoch etli-che Tätigkeiten auf Zuruf ausgeführt haben. Diese Tätigkeiten waren nicht kalkulierbar“, er-klärt KIS-Experte Lothar Blach das Grundpro-blem. „Hier haben wir angesetzt. Zum einen haben wir die Anzahl der Tageskräfte reduziert und zum anderen ihre Tätigkeiten exakt festge-legt: in Vollreinigung, Sichtreinigung, Abfalllee-ren, Grundreinigung, Sonderreinigung“, be-richtet Blach. „Durch die Entwicklung eines klar strukturierten Leistungsverzeichnisses konnte eine gute Transparenz bei Leistung und

LBS spart dank KIS rund 200.000 Euro pro Jahr

Liebe Leserinnen und Leser,

Kosten senken, das kann jeder. Sachkosten opti-mieren und gleich-zeitig die Qualität erhöhen, das kön-nen die KIS-Exper-ten. Viele Beispie-le, die das doku-mentieren, finden

Sie wieder in unserem Newsletter. Wir rea-lisieren für unsere Kunden durchschnittlich mehr als zehn Prozent Einsparpotenziale. Das bedeutet für die Unternehmen und Be-hörden sehr häufig 100.000 Euro weniger Kosten pro Jahr. „Heben Sie verborgene Schätze“ – wie auch der Titel unseres Vor-trages in der IHK Darmstadt lautet. Gern unterstützen wir Sie dabei!Ihr

Nr. 37, Frühjahr 2011 KIS Seite 1

KIS NEWSLETTERKompetenz in Spezialbereichen

EdIToRIaL

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die LBS kennt sich mit Kostenoptimierung aus: für ihre Kunden und die eigenen Standorte.

BEST caSE

Reinigungshäufigkeit erzielt werden. Dies ist die wesentliche Grundlage für eine zukünftig zufriedenstellende Reinigungsqualität.“ „Das neue, detaillierte Verzeichnis der Reinigungs-leistungen ermöglicht uns darüber hinaus auch eine bessere Kontrolle der durchgeführten Ar-beiten“, sagt Günter Heil, Abteilungsleiter Ver-waltung bei der LBS in Karlsruhe. „Das hilft uns bei eventuellen Reklamationen.“

KIS hat schließlich eine beschränkte Aus-schreibung für beide Standorte bei zehn Rei-nigungsfirmen durchgeführt, die eingereichten Angebote gesichtet, überprüft und bewertet. Jürgen Burkart, Gruppenleiter Technisches Gebäudemanagement: „Das Resultat war ei-ne sehr deutliche Kostensenkung um über 41 Prozent für den Standort Karlsruhe, was einer Ersparnis von rund 90.000 Euro pro Jahr entspricht. Am Standort Stuttgart spart die LBS nun über 34 Prozent der Kosten, etwa 95.000 Euro pro Jahr. Durch die Preisfest-schreibung auf 24 Monate konnten wir diese Einsparungen für die nächsten zwei Jahre si-chern. Das ist ein tolles Ergebnis.“ Und KIS-Experte Lothar Blach: „So hohe Einsparungen hatten wir gar nicht erwartet.“

FachvoRTRägE

„Nicht nur in Krisenzeiten gilt es, kurz-fristige Möglichkeiten für finanzielle Spiel-räume zu finden. Oft schlummern in Unter-nehmensbereichen, die nicht immer zu den Kernbereichen zählen, erhebliche Einspar-potenziale, die schnell und ohne Investitio-nen ausgeschöpft werden können“, weiß KIS-Geschäftsführer Roland Mayer. Wie das geht, sagt er im Vortrag „Verborgene Schätze heben – Optimierung der Betriebs- und Verwaltungssachkosten“, den er am Dienstag, 22. Februar, von 17 bis 19 Uhr, auf Einladung der IHK Darmstadt hält. Der Vortrag ist für Kammermitglieder kostenfrei. Anmeldungen bei der IHK: 06151/871-158.

Roland Mayergeschäftsführender gesellschafter

auSSchREIBuNg Nach voL/a

IhK chemnitz erneut von KIS begeistert

Nicht immer macht es die Menge. Auch der Austausch eines einzigen Gerätes kann laufende Kosten erheblich reduzieren. Der Geräte- und Wartungsvertrag über ein bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) Chemnitz installiertes Druckcenter lief zum Ende des vergangenen Jahres aus. „Es musste zwingend eine neue Ausschreibung vorgenommen werden“, sagt Josef Hoff-mann, Referatsleiter Verwaltung und Organi-sation der IHK Chemnitz. „Wir haben uns auf die gute Erfahrung gestützt, die wir bei dem vorherigen Projekt mit KIS gesammelt hatten und KIS erneut beauftragt. Ich fand es sehr gut, dass Herr Mayer uns sagte, wir sollten uns nicht am vorhandenen System ausrich-ten, sondern erst einmal definieren, welche Anforderungen wir an das Gerät haben. Das war eine ausgezeichnete Herangehenswei-se.“ KIS-Experte Roland Mayer schlug Josef Hoffmann einige Anbieter und Geräte vor,

aus denen sie eine Vorauswahl trafen. Mit diesen Anbietern wurde eine beschränkte Ausschreibung durchgeführt.

„Die an der Ausschreibung beteiligten Unter-nehmen hatten noch eine Menge Fragen, die Herr Mayer in hochwertiger Qualität, exakt beantwortet hat. Wir waren die ganze Zeit außen vor. Herr Mayer war der An-sprechpartner“, sagt Hoffmann. „Er hat die gesamte Ausschrei-bung entsprechend der kom-plexen Vorgaben nach der Verdingungs-

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RESSouRcENSTEuERuNg

hochschulen sparen mit KIS bei druck- und KopierkostenEin Unternehmen, das heute noch kein

Druck-Management betreibt, ist selbst Schuld. So könnte man den Vortrag zusam-menfassen, den Roland Mayer, KIS-Ge-schäftsführer und Experte für Kopier- und Drucksysteme, während der 26. Jahresta-gung der Vizepräsidenten und Kanzler der Hochschulen für angewandte Wissenschaf-ten Ende September 2010 an der Hochschu-le Nürtingen-Geislingen gehalten hat. Vor rund 100 Kanzlern und Vizepräsidenten refe-rierte Mayer zum Thema „Wirtschaftlichkeit in den Bereichen Druck-/Kopierwesen“ an deut-schen Hochschulen und griff dabei auf seinen 15-jährigen Erfahrungsschatz für öffentliche Auftraggeber und über 500 erfolgreich abge-wickelte Projekte in diesem Bereich zurück.

„Ein mittelständisches Industrieunternehmen mit 160 Mitarbeitern, davon 35 in der Verwal-tung, konnte seine Kosten für Kopier- und Drucksysteme mit der richtigen Optimierung von über 46.000 Euro um über 9.000 Euro pro Jahr senken. Das entspricht einer Einspa-rung von 28,5 Prozent“, nennt KIS-Experte Mayer ein eindrucksvolles Beispiel. Dabei

fängt die Optimierung schon im Kleinen an. „Je nach Modell und Drucktechnik kann man durch den Einsatz des richtigen Systems schon mehrere Tausend Euro über die Nut-zungszeit sparen“, sagt Mayer. Um die Kos-ten zu senken, bedarf es jedoch dem richtigen Druck-Management und Know-how.

„Oft haben Unternehmen nicht das Personal dafür, oder es fehlt ihnen das Geld. In vielen Fällen sehen die verantwortlichen Mitarbeiter das Einsparpotenzial, aber die Geschäftsfüh-rung unterstützt sie nicht“, bemängelt Mayer. „74 Prozent der deutschen Unternehmen ha-ben noch kein Druck-Management“, sagt Mayer. Für ihn ist das unverständlich, wo er und seine Kunden doch täglich die Erfolge sehen. Die Mandantenliste bei den Universitä-ten und Hochschulen ist lang. Sie beginnt bei der Bergischen Universität Wuppertal, der Freien Universität Berlin, Universität Pader-born, der Technischen Universität München und geht über Fach- und Hochschulen in Er-furt, Wiesbaden und Darmstadt sowie der Philosophisch-Theologische Hochschule St. Georgen in Frankfurt und schließlich auch

ordnung für Leistungen (VOL/A) sowie der Sächsischen Vergabedurchführungsverord-nung korrekt abgewickelt.“

Das Ergebnis: „Die Ersparnis liegt bei über 40 Prozent der Kosten“, freut sich Hoffmann. „Wir haben schon das zweite Mal mit KIS zu-sammengearbeitet und mit Sicherheit nicht das letzte Mal.“

noch die Private Universität Witten/Herdecke. Aktuell führt KIS eine europaweite Ausschrei-bung für die Technische Universität Freiburg durch. „Wir helfen dabei nicht nur unseren Klienten, die Kosten erheblich zu reduzieren, sondern beraten und unterstützen auch bei den komplexen Ausschreibungen nach VOL/A“, resümiert KIS-Experte Mayer. Weite-re Infos unter: office@kis-experten.de

Nicht nur die

geräte, sondern

auch die Ser-

vice- und

Wartungs-

verträge

sollten regelmäßig

auf den Prüfstand

gestellt werden.

uNTERSuchuNg

Im Einsatz: 18%

druck-Management in deutschen Firmen

Einsatz geplant: 8%

Nicht im Einsatz: 74% Quelle: IDC-Studie 2010

Nr. 37, Frühjahr 2011 FacILITy Seite 3

aBFaLLNachWEISvERFahREN

Signaturkarten seit Februar PflichtAlle Unternehmen, bei denen gefährliche

Abfälle – also solche, die eine Gefahr für die Gesundheit und die Umwelt darstellen – anfal-len, und alle, die solche Abfälle transportieren oder entsorgen, unterliegen der Abfallnach-weisverordnung. Zum 1. April 2010 wurde das Nachweisverfahren von Papierformularen auf die elektronische Form, das elektronische Abfallnachweisverfahren (eANV), umgestellt. „Seitdem müssen alle Abfallerzeuger mit eige-nen Entsorgungsnachweisen, Abfalleinsamm-ler, Abfallbeförderer und Abfallentsorger ge-fährlicher Abfälle das Nachweisverfahren elektronisch abwickeln“, sagt KIS-Experte Kai Weinmüller.

Ab dem 1. Februar 2011 ist die elektronische Signatur anstelle der handschriftlichen Unter-schrift ebenfalls vorgeschrieben. Ziel ist es, die Datenübermittlung unter den Abfallwirt-schaftsbeteiligten zu vereinfachen. Die 16 Bundesländer haben dazu eine Zentrale Koor-dinierungsstelle (ZKS-Abfall) eingerichtet, die alle Nachweisdaten bundesweit entgegen-nimmt und verteilt (www.zks-abfall.de). Bereits über 20.000 Unternehmen haben sich bei der ZKS-Abfall erfolgreich registriert und tauschen dort ihre Nachweisdaten mit den zuständigen Behörden aus. „Die Einführung des elektroni-schen Abfallnachweisverfahrens stellt für alle Betroffenen eine große Herausforderung dar“, erklärt Kai Weinmüller. Für die reibungslose Umsetzung bedarf es sowohl fachlichem als auch technischem Know-how. „Um am eANV

teilnehmen zu können, benötigt man einen PC mit Internetzugang, die entsprechende Soft-ware, eine Signaturkarte sowie ein Kartenlese-gerät. Die Signaturkarte ist eine Chip-Karte mit den codierten persönlichen Unterschrifts-daten sowie einer Code-Nummer“, erläutert der KIS-Experte für Entsorgung. Beim Sig-nieren, dem elektronischen Unterschrei-ben, werden die Chip-Daten über ein Kartenlesegerät mit dem Dokument vir-tuell verbunden und versiegelt. Die Versiegelung gewährleistet die Si-cherheit der Daten. Durch ein Ver-schlüsselungsverfahren ist die Si-gnatur später dem Unterzeichner eindeutig zuzuordnen. Solche Signaturkarten stellen die Zer-tifizierungsdiensteanbieter (ZDA) aus. Eine Liste der Unternehmen gibt es auf der Seite www.bundes-netzagentur.de in der Ru-brik „Sachgebiete“ unter „Qualifizierte Elektronische Signatur“. Dort werden auch von der Bundesnetz-agentur zertifizierte Kartenlese-geräte genannt.

Kai Weinmüller empfiehlt: „Klären Sie in Ihrem Unternehmen, wer für den eANV-Prozess verantwortlich ist, ob die technischen Bedingun-gen erfüllt sind und eine Signatur-

LogISTIK

Seit dem 1. Januar 2011 gelten die neuen Incoterms (International Commer-cial Terms), internationale Handelsklau-seln, welche die Art und Weise der Liefe-rung von Gütern regeln – sofern sie im Vertrag zwischen Käufer und Verkäufer vereinbart wurden. In den Incoterms 2010 wurden die ursprünglich 13 Klauseln der Incoterms 2000 auf elf Klauseln reduziert. Anlässlich der neuen Regeln sollten sich Einkäufer mit der Frage beschäftigen, ob das eigene Unternehmen die richtige Stra-tegie in Sachen Inbound-Logistik verfolgt. BIP – das Magazin für Manager in Einkauf und Logistik gibt in der Ausgabe 1/2011 Tipps, welche der neuen Incoterms für das eigene Unternehmen wann am sinnvollsten sind. Der Artikel ist auf www.bme.de/bip herunterladbar.

die Entsorgung gefährlicher abfälle muss elektronisch

nachgewiesen werden.

WaRTuNgS-/SERvIcEvERTRägE

haupt Pharma lässt verträge mit Erfolg prüfenHaupt Pharma ist eines der größten euro-

päischen Unternehmen für pharmazeutische Auftragsentwicklung und -herstellung. KIS nahm im vergangenen Jahr die Kosten für War-tungs- und Serviceverträge der technischen Gebäudeausrüstung für den Unternehmenssitz in Wolfratshausen unter die Lupe.

„Wir haben das Projekt geteilt, zum einen in die Aufzugstechnik und zum anderen in die restliche technische Gebäudeausstattung wie Klima- und Lüftungsanlagen, Kälte- und Hei-zungstechnik, Brandschutztechnik und so wei-ter“, erzählt Michael Lücking, KIS-Experte für Facility Management. „Da es sich um verschie-dene Anlagen und Gewerke handelte, stand die Leistungsbündelung im Fokus. Wir wollten

einen Anbieter, der jeweils einen der Teilberei-che gesamt abdecken konnte.“ In der Aus-schreibung sprachen wir zwölf bundesweit tätige Unternehmen an. „Wichtig war uns eine mittel- bis langfristige Vertragsbindung, damit einhergehend natürlich eine langfristige Preis-bindung“, sagt Lücking. Schließlich konnte der KIS-Experte 57 Prozent Einsparungen bei der Aufzugstechnik und 28 Prozent bei der technischen Gebäudeausstattung realisieren.

Lücking: „Wir suchten für unseren Mandan-ten leistungsfähige Unternehmen, die im Bereich Aufzugstechnik und technisches Ge-bäudemanagement alle Arbeiten in Eigenleis-tung in hoher Qualität und kostengünstig durchführen. Die haben wir gefunden.“

karte einsetzbar ist.“ Allen Un-ternehmern, die Fragen rund um das eANV oder zum technischen Prozess ha-ben, stehen die KIS-Ex-

perten mit Rat und Tat zur Seite. facility@

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herausgeberKIS GmbHKreuzberger Ring 22 65205 WiesbadenTel.: 0611/9748-448Fax: 0611/9748-100www.kis-experten.deverantwortlich für den Inhalt:Roland MayerSitz: Wiesbaden – Amtsgericht WiesbadenHRB 11108Fotos:Fotolia, IHK, iStockphoto, LBSRedaktion & Produktion:muehlhausmoers kommunikation gmbh,Köln, www.muehlhausmoers.com

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q Bitte beraten Sie mich zu folgenden Kostenbereichen: q Bitte senden Sie mir weitere Informationen über Ihre Dienstleistungen zu.q Bitte vereinbaren Sie einen persönlichen Beratungstermin mit mir.q Bitte streichen Sie mich aus Ihrem Verteiler.

Unternehmen/Einrichtung:Name/Position:Straße/Postfach:PLZ/Ort:Tel./Fax:E-Mail:

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Neutral beraten und Transparenz schaffen

ENERgIEoPTIMIERuNg

Energie sparen und Kosten reduzieren – ein Thema, das jeden angeht. Bei kleinen Haushalten können die jährlichen Ersparnisse bei mehreren Hundert Euro liegen, Großunter-nehmen erzielen Vorteile im sechsstelligen Bereich. „Oft sind unsere Kunden bereits gut aufgestellt“, sagt KIS-Experte Jürgen Weber. Und genau an diesem Punkt setzen die KIS-Experten mit ihrem speziellen Know-how an. „Der Markt schreitet täglich voran. Man muss sich fortlaufend und tagesaktuell mit dem The-ma Energie auseinandersetzen, um Wettbe-werbsvorteile zu schaffen“, so Weber.

Für KIS-Kunden gibt es verschiedene Bera-tungsansätze. „Generell gilt die Formel: Kos-ten = Menge x Preis. Dann analysieren wir im Detail, ob bei der benötigten Energiemenge Einsparungen vorgenommen werden können. Beispielsweise prüfen wir,• ob es vermeidbare Leistungsspitzen oder

Leerläufe gibt oder ob Verbraucher auf ei-nem unnötig hohen Niveau laufen – also: Wo können wir die Energiemenge reduzieren?

• Zusätzlich überprüfen wir die Tarife. Wir klopfen jede Preiskomponente ab und evalu-ieren, welches Produkt am besten zum Kun-den passt“, erklärt Weber. Entscheidend sei die Einkaufsstrategie.

Die Unterstützung der KIS-Experten kann sich nach Wahl des Kunden auf einzelne Aspekte oder den gesamten Themenblock Energie be-ziehen. „Ein Krankenhaus wird beispielsweise extern mit Wärme versorgt. Dann bewerten wir, ob das Krankenhaus die Wärme besser

selbst erzeugt und was das kostet. In anderen Fällen ist der Stromeinkauf oder die RLT-Anla-ge das Topthema.“

Wichtig ist: „Wir gehen sofort auf den Kun-den zu, sobald wir einen substanziellen An-satz aus dem Markt herausgefiltert haben. Der Kunde muss sich damit nicht beschäfti-gen“, sagt KIS-Experte Weber. Zu den KIS-Kunden im Bereich Energieberatung zählen beispielsweise Industriebetriebe, Gewerbe, Banken, Krankenhäuser und öffentliche Ein-richtungen wie Schulen. Weber: „Wir beurtei-len neutral nach vorgegebenen Kriterien und sprechen eine klare Empfehlung aus. Der Kunde entscheidet.“ Das Know-how der KIS-Experten schafft Transparenz im dynamischen und komplexen Energiemarkt und sorgt für hohe Einsparungen. Wir beraten Sie gern. Selbstverständlich können Sie uns auch je-derzeit die von Ihnen eingeholten Angebote als Ausgangsbasis zur Überprüfung vorlegen.facility@kis-experten.de

Wer Energiekosten sparen will, sollte unter anderem

auch seine Leistungsspitzen kennen.

RISIKoMaNagEMENT

compliance-officer besonders versichern

Nach dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (Kon-TraG) sind Aktiengesellschaften, aber auch Gesellschaften mit beschränkter Haftung ge-setzlich zur Risikofrüherkennung verpflichtet. Diese Aufgabe erfüllen viele Unternehmer je-doch nach wie vor nicht oder nur ungenügend, mit der Folge, dass die verantwortlichen Mitar-beiter (zum Beispiel Vorstand oder Geschäfts-führer) persönlich für entstandene Schäden haften oder fristlos gekündigt werden können.

„Aus diesem Grund sollten Führungskräfte ihr bestehendes Risikomanagement kritisch überprüfen und gegebenenfalls anpassen“, empfiehlt KIS-Experte Konrad Hahn. In vielen Unternehmen gibt es bereits Compliance-Abteilungen oder Compliance-Mitarbeiter, die die Einhaltung von entsprechenden Richt-linien und Gesetzen im Bereich Risikoma-nagement überwachen. „Die Position eines Compliance-Officers ist mit erheblichen fi-nanziellen und strafrechtlichen Risiken ver-bunden. Deshalb sollte diese risikoreiche Tä-tigkeit unbedingt in eine Vermögensschaden-haftpflicht- und Spezialstrafrechtsschutzver- sicherung einbezogen werden“, rät Konrad Hahn. „Eine zielgerichtete Beratung durch die KIS-Experten, mit dem Ziel das Versiche-rungsportfolio unter Compliance-Gesichts-punkten zu optimieren, hilft, Gerichtsverfah-ren zu vermeiden und Kosten zu sparen.“office@kis-experten.de