Mehr Durchblick in Finance und Controlling

2/2013Das Kundenmagazin der KUMAVISION

KUMAlive

gegangenAuf den Grund

Alles erkanntPDS bildet Handel & Servicemit KUMAVISION trade ab

Fit für SEPAKUMAVISION unterstütztKunden bei der Umstellung

Immer in BewegungIndunorm beschleunigt Prozessemit KUMAVISION factory

Editorial

Markus Schrade

Vorstand KUMAVISION AG

News 3

Titelthema 4

Auf den Grund gegangen

Mehr Durchblick in Finance und Controlling

Titelthema 7

Business Intelligence mit TiefgangKUMAVISION professionalisiert BI-System bei Hodey

HerausgeberKUMAVISION, Zentrales Marketing Oberfischbach 3 · 88677 Markdorf Telefon: 0 75 44 / 9 66 -3 00 · Fax: 0 75 44 / 9 66 -1 01 info@kumavision.com · www.kumavision.comAusgabe 2/2013 · Auflage: 7.500 Erscheinungsweise: 2-mal jährlich

Konzeption, Redaktion und GestaltungKE-COMMUNICATION Silberburgstraße 50 · 72764 Reutlingen Tel. 07121 / 1666-0 · Fax 07121 / 1666-16 www.ke-communication.de

Nachdruck nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Redaktion sowie Angabe der Quelle und Belegexemplar.

BildnachweisTitel/Seite 2, 4, 5: © fotolia/Irochka; © iStockphoto/Predrag Vuckovic; S. 6: © fotolia/ Christian Schoettler; S. 12: © fotolia/SP-PIC

Referenz 16

Alles erkannt

PDS bildet Handel und Service mit KUMAVISION trade ab

Abgefragt 18

Fünf Fragen zu:Agiles Projektmanagement

KUMAinfo 19

Standorte, Veranstaltungen, Webcasts

InhaltReferenz 8

Immer in BewegungIndunorm beschleunigt Prozesse mit KUMAVISION factory

Referenz 10

Zeit zum DurchatmenDie ResMed GmbH & Co. KG arbeitet seit fünf Jahren mit KUMAVISION med

ERP aktuell 12

Fit für SEPAKUMAVISION unterstützt Kunden bei der Umstellung auf die SEPA-Zahlungsverfahren

Referenz 14

Zentrale Informations drehscheibeMicrosoft Dynamics CRM optimiert die Ver-triebsprozesse bei Hoffmann-Verpackungen

Impressum

2 KUMAlive 2/13

Liebe Leserin, lieber Leser,

wollen Sie den Dingen auf den Grund gehen? Natürlich wissen Sie mehr über Ihr Unternehmen, als es

von außen je einer könnte. Und doch reicht das manchmal nicht. Denn wer Weichen für die Zukunft

stellen muss, darf sich nicht nur auf die Bewertung abgeschlossener Vorgänge verlassen. Er muss vor

allem Konsequenzen prognostizieren, die sich aus aktuellen Entwicklungen ergeben. Und hier geht es

nur mit höchster Transparenz in Finance und Controlling. In welcher Form und in welchem Umfang

ist eine Frage, die für jedes Unternehmen individuell beantwortet werden muss. Deshalb verfügt

KUMAVISION über ein Team von Finance-Experten, die Sie kompetent beraten. Lesen Sie mehr dazu

im Titelthema der aktuellen KUMAlive.

Beratungs- und Umsetzungskompetenz – damit gehören wir seit vielen Jahren

schon zu den stärksten Microsoft-Partnern für Business-Solutions im deutsch-

sprachigen Raum. In unseren Artikeln berichten unsere Kunden von ihren Erfah-

rungen aus der Praxis mit den ERP- und CRM-Lösungen der KUMAVISION.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen wie immer angeregtes Lesen.

3

News

Kurz notiert

KUMAlive 2/13

Die KUMAVISION AG zählt seit Jahren zu den erfolgreichsten deutschen Microsoft-Partnern im Bereich Business-Lösun-gen. Auch im abgelaufenen Geschäftsjahr festigte die KUMAVISION ihren Status als eines der stärksten Unternehmen in diesem Segment. Bei der Evaluation aller deutschen Microsoft-Dynamics-Partner erreichte KUMAVISION den zweiten Platz im Ranking der erfolgreichsten Unternehmen. Diese Leistung zahlt sich auch für die Kunden der KUMAVISION aus: Das Unternehmen gehört erneut dem exklusiven Executive Board (DEXEC) an, das Zugang zu aktuellsten Informationen rund um Dynamics NAV und CRM verschafft und engen Kontakt mit dem Microsoft-Management gewährt.

Der Healthcare-Bereich der KUMAVISION hat das jährliche Überwachungsaudit erfolgreich absolviert. Die H+S GmbH, akkreditierte Zertifizierungsstelle mit Schwerpunkt Gesundheitswesen, bestä-tigte, dass es keinerlei Beanstandungen oder Abweichungen von der Norm gibt. Schwerpunkte des Audits waren Kommuni-kation und Dokumentation, Reklamations-

management sowie die Bereiche Management und Ressourcen. „Das positive Ergebnis des Audits zeigt, dass die KUMAVISION auch im Qualitäts-management hervorragend aufgestellt ist. Unsere Kunden profitieren von unse-rer ausgezeichneten Prozesssicherheit“, erklärt Thomas Brauchle, Bereichsleiter Healthcare.

· ABUS Seccor GmbH, Ottobrunn

· aktion hoffnung, Augsburg

· Alltrucks GmbH & Co. KG, München

· Alois Müller GmbH, Memmingen

· Anticimex AG, Zürich (CH)

· AQ Implants GmbH, Grevesmühlen

· Back Stickers GmbH, Waltershausen

· Bürkle Metall GmbH, Bad Bellingen

· DC plus Beteiligungs GmbH, Ammerbuch

· Dionex Benelux B.V., Amsterdam (NL)

· Dr. Langer Medical GmbH, Waldkirch

· egf - Eduard G. Fidel GmbH, Pforzheim

· FuG Elektronik GmbH, Schechen

· Göppel Bus GmbH, Nobitz

· HB-THERM AG, St. Gallen (CH)

· JET Services Marketing, Bad Homburg

DIN/ISO 9001:2008 Audit für KUMAVISION med

Top-Platzierung im Microsoft-Ranking

Willkommen an Bord!

· JOTEC s.r.l Italia, Mailand (IT)

· Kelch GmbH, Weinstadt

· Kemapack GmbH, Landsberg

· KMS Autohof-Betriebsgesellschaft mbH, Nordhorn

· Kraemer Baumaschinen GmbH & Co. KG, Rheda-Wiedenbrück

· LEGIC Identsystems AG, Wetzikon (CH)

· Liebherr-Mining Equipment Colmar SAS, Colmar (F)

· Lorraine Profilés, Faulquemont (F)

· LUDO PACKT GmbH & Co. KG, Jettingen- Scheppach

· MABEG Systems GmbH, Mörfelden-Walldorf

· MAC Aggregate GmbH, Crailsheim

· Messebau Keck GmbH, Weil der Stadt

· Microsens GmbH & Co. KG, Hamm

· ORMED GmbH, Freiburg

Wir begrüßen unsere neuen Kunden, die sich in den letzten Monaten für KUMAVISION entschieden haben.

· Orthomed GmbH, Leipzig

· Pieter van Weenen & Co. GmbH, Waldkirch

· Re:Sources Germany GmbH, Düsseldorf

· SERIKON Holding GmbH, Reutlingen

· SFM Hospital Products GmbH, Berlin

· Sharing Matters B.V., Zandvoort (NL)

· Sistra-Tec OHG, Ravensburg

· Sotax AG, Allschwil (CH)

· Südpack Verpackungen GmbH, Ochsen- hausen

· TransConnect Unternehmensberatungs- und Beteiligungs AG, München

· VEOLIA INDUSTRIE-REINIGUNG, Dormagen

· VWS Befestigungstechnik GmbH, Lichtenstein

· Wieland Espana S.A., Sta. Perpètua de Mogoda (ES)

· World Courier (Switzerland) SA, Zürich (CH)

Microsoft hat das neue Microsoft Dynamics NAV 2013 R2 vorgestellt. Zu den wichtigsten Neuerungen gehört die Anbindung an MS Office 365. Sie macht es für den Anwender noch einfacher, Informationen aus Dynamics NAV zu bearbeiten und so z.B. auch Massendaten-änderungen in Excel durchzuführen. Verbesserungen gibt es ebenfalls beim Cash Management und der Liquiditätssteuerung. Microsoft Dynamics NAV 2013 R2 kann künftig ganz traditionell als On-Premise-Lösung oder aber auch als Cloud-basierte Lösung zum Einsatz kommen. Das neue Release ist voraussichtlich von Ende Oktober an erhältlich. Ausführliche Informationen hierzu gibt es in der nächsten Ausgabe der KUMAlive und auf dem Kundenforum 2014.

Vorankündigung: Microsoft Dynamics NAV 2013 R2

4 KUMAlive 2/13

Titelthema

gegangenAuf den Grund

Mehr Durchblick in Finance und Controlling

5KUMAlive 2/13

Gerade der deutsche Mittelstand muss sich im glo-

balen Wettbewerb behaupten und jeden Tag noch

effizienter und noch beweglicher werden. Liefer-

ketten, Produktionsabläufe, Logistik: Alles wird komplexer

und bleibt dank leistungsfähiger ERP-Systeme dennoch

beherrschbar. Doch in diesen hochkomplexen IT-Systemen

liegt auch eine zentrale Herausforderung: Sie produzieren

Millionen von Datensätzen. Es entstehen vielschichtige

Zahlengebilde, aus denen sich theoretisch der Status des

gesamten Unternehmens ablesen ließe. Aber wie? Und auf

welche Zahlen kommt es an?

Reines Finanzcontrolling ist zu wenigNatürlich geht es in erster Linie um die Frage, ob die Firma

profitabel arbeitet. Über ein solides Finanzcontrolling lässt

sich das auch mit überschaubarem Aufwand feststellen.

Doch diese Vorgehensweise hat einen entscheidenden Nach-

teil: Sie lässt immer nur einen Blick in die Vergangenheit zu.

Die Rechnungsstellung ist immer der letzte Schritt einer

langen Prozesskette. Stellt der Controller hier ein Minus

fest, findet er die Ursachen dafür in Vorgängen, die Wochen

oder Monate zurückliegen. Diese Fehlentwicklungen kann

das Management dann zwar korrigieren – aber nur mit er-

heblicher Zeitverzögerung. Und das können sich immer

weniger Unternehmen leisten.

Der Blick in die ZukunftViel interessanter ist es für ein Unternehmen, bereits im lau-

fenden Prozess Trends und Entwicklungen zu erkennen und

bei Bedarf gegenzusteuern oder Vorbereitungen für die neue

Situation zu treffen. Sinkt beispielsweise die Maschinenaus-

lastung von 100 auf 80 Prozent, so entdeckt das Finanzcon-

trolling erst Wochen später, dass der Umsatz zurückgeht

und kann auch erst dann nach der Ursache suchen. Über-

flüssige Kapazitäten beispielsweise in der Logistik wurden

da aber schon bereitgestellt. Und auch eine Forcierung der

Vertriebsaktivitäten würde erst mit Verspätung starten. Eine

Business Intelligence-Lösung, die die Maschinenauslastung

als Kennzahl liefert, würde den Rückgang sofort melden

und damit den Handlungsspielraum vergrößern.

Schon vor der Krise investierenDie Vorteile einer leistungsfähigen BI-Lösung liegen also auf

der Hand. Dennoch scheuen sich immer noch viele Unterneh-

men vor der Einführung eines solchen Systems. Denn erst bei

Fehlentwicklungen und Krisen wird ein fehlendes BI-System

schmerzlich vermisst. Es ist aber sinnvoll, bereits zuvor in BI

zu investieren, damit es erst gar nicht so weit kommt. Der

Grund für die zögerliche Haltung vieler Unternehmen liegt

vor allem in dem befürchteten finanziellen und personellen

Aufwand. Und hier geht KUMAVISION mit pragmatischen

Konzepten neue Wege.

Eigene BI-KompetenzEine Besonderheit der KUMAVISION liegt darin, dass sie

BI-Kompetenz im eigenen Haus hat. Während die meisten

ERP-Anbieter mit spezialisierten BI-Unternehmen kooperie-

ren, verfügt KUMAVISION über ein eigenes Finance-Team.

Dieser ganzheitliche Ansatz hat deutliche Vorteile. Denn

die BI-Experten kennen die Branchenlösungen ganz genau

und benötigen für ihr Projekt keinen weiteren ERP-Spezia-

listen. So fällt eine Schnittstelle weg, an der es zu Reibungs-

verlusten und Fehlern kommen kann. Ein weiterer Vorteil

ist, dass sie zielgerichtet in der jeweiligen Branche beraten

können und ihre Kunden von der Kennzahlenevaluation

über die Implementierung bis hin zur Zahlenaufbereitung

in Tabellen, Grafiken oder Dashboards begleiten.

Titelthema

Moderne ERP-Systeme vereinfachen nicht nur die Steuerung von Unternehmensprozessen

durch branchenspezifische Funktionen, clevere Workflows und intelligente Automatismen.

Sie schaffen auch die Grundlage, um mit transparenten Unternehmenszahlen strategische Ziele

sicher zu erreichen. Für die Aufbereitung und Analyse der Zahlen stehen Finanzbuchhaltung,

Controlling sowie Management eine Vielzahl von Werkzeugen zur Verfügung. Die Finance-Exper-

ten der KUMAVISION finden für jedes Unternehmen eine effiziente und kostengünstige Lösung.

6 KUMAlive 2/13

Titelthema

Projektbeschleuniger mit Sofort-NutzenDie ERP-Branchenlösungen der KUMAVISION werden immer

leistungsfähiger. Dies ist für die Unternehmenssteuerung un-

erlässlich. Auch für die Auswertung ist dies ein positiver As-

pekt. Denn je präziser die Ausgangsdaten sind, desto genauer

werden Statusberichte und Prognosen. Die Herausforderung

liegt jedoch darin, die Datenflut wieder in die richtigen Kenn-

zahlen zusammenzuführen. Da KUMAVISION die BI-Lösung

aus einer Hand anbietet, müssen Unternehmen hier nicht von

ganz vorne anfangen: Zu jeder Branchenlösung gibt es ein

vorgefertigtes BI-Grundgerüst, das bereits die am häufigsten

genutzten Kennzahlen aus dem ERP-System herausliest. Die-

se Templates sind der Grundstein für einen agilen Projektan-

satz bei der Einführung. Sie werden installiert und das Unter-

nehmen kann sofort damit arbeiten. Dadurch rechnet sich die

Investition vom ersten Tag an. Auch die späteren Anpassun-

gen erfolgen sehr zielgerichtet und nach präzisen Kunden-

wünschen. Dies ist schneller und qualitativ besser als der

Weg, über Workshops Anforderungen zu definieren, diese zu

programmieren und ein fertiges Ergebnis zu präsentieren.

Microsoft StandardBei der technischen Umsetzung ihrer BI-Lösungen setzt

KUMAVISION neben Microsoft-Standard-Produkten auch auf

Module und Lösungen anderer erfahrener Partner. So brauchen

sich Unternehmen keine Gedanken um die Zukunftssicherheit

ihrer Investition zu machen. Viel wichtiger sind aber die hohe

Integration der einzelnen Komponenten und das perfekte Zu-

sammenspiel. So wird ein Knackpunkt umgangen, an dem viele

BI-Projekte scheitern: die Datenqualität. Die Daten werden an

der Schnittstelle zwischen ERP-System und BI-Datenbank

in einem Zwischenschritt so aufbereitet, dass die Kennzahlen

stets aussagekräftig sind.

Flexibel nach KundenwunschBei der Qualität der BI-Auswertung richtet sich KUMAVISION

ganz nach den Bedürfnissen des Kunden: Das beginnt bei der

einfachen Self-Service-BI, bei der sich der Anwender Auswer-

tungen in Form von automatisierten Benachrichtigungen per

E-Mail geben lässt. Aber auch vollständige Lösungen, die Aus-

wertungen für jede Entscheidungsebene liefern, sind machbar –

perfekt aufbereitet und mit aussagekräftigen Grafiken. Von die-

ser Flexi bilität profitierte auch der Reha- und Orthopädie-

spezialist Hodey AG, der seine BI-Lösung innerhalb weniger

Tage pro fessionalisierte (siehe nebenstehender Artikel).

So funktioniert Business Intelligence

Basis für jede BI-Auswertung ist das Datenmaterial aus dem ERP-System. Um dort die Leistungsfähigkeit nicht zu beeinträchtigen, werden meist über Nacht die entsprechenden Datensätze in eine mehrdimen-sionale SQL-Datenbank überspielt. Bei bestimmten Kennzahlen ist es aber auch möglich, die Daten in kürzeren Zyklen zu aktualisieren – bei den Lösungen von KUMAVISION lässt sich dies frei konfigurieren. In einem Zwischenschritt werden die Daten nach bestimmten Regeln bereinigt, so dass nur valide Datensätze in die Auswertung einfließen. Auf die SQL-Datenbank können verschiedene Programme zugreifen, um das Ergebnis zu visualisieren: Das kann Excel sein, SharePoint oder Reporting Services.

7KUMAlive 2/13

Titelthema

Wenn ein Unternehmen im deutschen Gesund-

heitsmarkt erfolgreich sein will, muss es nicht

nur gute Produkte oder Dienstleistungen

anbieten. Es muss darüber hinaus die komplexen Prozesse

der Abrechnung mit den Krankenkassen beherrschen und

sehr flexibel auf die sich ständig ändernden gesetzlichen

Vorgaben reagieren können. Vor allem aber ist ein hohes

Maß an Transparenz erforderlich, um trotz komplexer

Arbeitsabläufe profitabel zu arbeiten. Ihre Prozesse hat

die VitalCentrum Hodey AG mit Sitz in Kamp-Lintfort

auch dank Unterstützung durch die ERP-Branchenlösung

KUMAVISION med im Griff. Und auch bei der Transpa-

renz machte das Unternehmen keine halben Sachen. Über

die Standardberichte aus Microsoft Dynamics NAV wurde

der Status von aktiven Verkaufsbelegen wie Kostenvoran-

schlägen und Rezeptaufträgen laufend beobachtet. „Bei

rund 136.000 Aufträgen pro Jahr ist das allerdings ziem-

lich zeitaufwändig“, berichtet Clifford Anlahr, Geschäfts-

leiter Finanzen, Waren und Logistik bei Hodey. Deshalb

suchte er nach Möglichkeiten ein effizienteres BI-System

zu etablieren.

Eigene BI-Lösung mit PowerPivotNach einer sorgfältigen Analyse kam er zum Ergebnis, dass

eine professionelle Lösung eines spezialisierten BI-Anbie-

ters für sein Unternehmen mit zu hohen Anfangsinvestitio-

nen verbunden gewesen wäre. Also entwickelte er ein eige-

KUMAVISION professionalisiert

BI-System bei Hodey

nes Analysesystem auf Basis von PowerPivot Excel, das die

Daten aus dem ERP-System auswertete. Dieser Ansatz brachte

bereits einige Verbesserungen, hatte aber noch entscheidende

Nachteile: „Ich musste die Auswertungsläufe jeden Morgen

manuell fahren und auch die Berichte von Hand verteilen“,

erinnert sich Anlahr. Zudem schien ihm das BI-System, das

auf einem isolierten Rechner betrieben und nur unregel mäßig

gesichert wurde, zu risikoreich. Also beauftragte er die

KUMAVISION, sein BI-System zu professionalisieren.

Datenmodell übernommenDie BI-Experten importierten das bestehende Datenmodell

in einen SQL-Server 2012. Durch den Einsatz von Microsoft-

Standardkomponenten wie Reporting Services in Verbindung

mit Analysis Services 2012 Tabular entstand eine rundherum

durchgängige Lösung, die das bestehende System nahtlos

fortführte. Mit einigen Verbesserungen: Der Datentransfer

aus dem ERP-System erfolgt jetzt automatisch über Nacht.

Auch die Berichte werden automatisch verschickt. Und das

System ist jetzt in die Serverlandschaft des Unternehmens

eingebunden und wird automatisch mitgesichert. Die Aus-

wertungen sind dank des übernommenen Datenmodells

gleich geblieben. Eine weitere Funktion kam jedoch hinzu:

Jetzt werden die Datensätze abgespeichert und historisiert.

So können Zahlen verglichen und Verläufe beobachtet werden.

Flexible LösungFür Clifford Anlahr war vor allem die Flexibilität beeindru-

ckend, mit der die BI-Experten der KUMAVISON auf seine

Situation eingegangen sind: „Durch die Übernahme meines

Datenmodells ist eine professionelle BI-Lösung auf Basis

zukunftssicherer Microsoft-Komponenten entstanden. Das

hat letztlich zu einem leistungsfähigen, aber sehr kosten-

günstigen Ergebnis geführt.“ Diese Einschätzung untermau-

ern folgende Zahlen: Die Überführung des Datenmodells in

das neue System dauerte lediglich einen Tag. Die externen

Kosten belaufen sich auf ein Sechzehntel der Kosten, die

eine BI-Lösung eines spezialisierten Anbieters gekostet

hätte. „Und diese hier kann genauso viel“, resümiert Anlahr.

Die VitalCentrum Hodey AG bewegt sich

als Spezialist für Rehabilitation, Orthopädie

und Pflege im komplexen Umfeld des

deutschen Gesundheitsmarktes. Geprägt

wird die Branche von wechselnden Rah-

menbedingungen, hohem Verwaltungs-

aufwand und einem harten Wettbewerb.

Eine akkurate Business Intelligence-Lösung

ist in dieser Branche Pflicht. Um sein be-

stehendes System zu professionalisieren,

stellte das Unternehmen mit Hilfe der

KUMAVISION auf eine Corporate BI-Lösung

auf Basis von Microsoft-Komponenten um.

Business Intelligence mit Tiefgang

8 KUMAlive 2/13

„Unsere ERP-Software war seit über zehn Jahren im Einsatz

und wurde vom Hersteller nicht mehr weiterentwickelt. Uns

war klar, dass wir zur Unterstützung unseres Wachstums-

kurses und zur Verbesserung unserer Lieferfähigkeit eine

neue Lösung benötigen“, erinnert sich Ulrike Dornbusch,

kaufmännische Leiterin bei Indunorm. Das neue ERP-System

sollte dabei neben dem reinen Handelsgeschäft auch die

Fertigung abdecken: „Die konstruktive Betreuung unserer

Kunden und individuelle Anpassung der bestellten Produkte

gehören neben einer hohen Verfügbarkeit der Produkte zu

unseren Kernkompetenzen. Die Fertigung komplexer Linear-

achs- und Handlingsysteme rundet unser Produktportfolio

ab“, ergänzt Dornbusch.

Kompetenz gefragt, KUMAVISION gefundenAuf der Suche nach einem starken ERP-Partner mit erwiese-

ner Kompetenz im Fertigungsumfeld kontaktierte Indunorm

mehrere Microsoft Business-Partner. „In den Präsentationen

konnte KUMAVISION durch kompetente Berater mit Bran-

chenerfahrung überzeugen. Unser Ziel, noch kürzere Liefer-

zeiten durch automatisierte Prozesse zu erreichen, erschien

uns mit der Branchensoftware KUMAVISION factory am

besten umsetzbar“, erinnert sich Dornbusch. Indunorm

deckt mit der integrierten Branchensoftware auf Basis von

Microsoft Dynamics NAV sämtliche Unternehmensbereiche

von Rechnungswesen, Controlling und Personal über Auf-

tragsabwicklung und Fertigung bis hin zu Einkauf sowie

Lager und Logistik ab. Investitions- und Zukunftssicherheit

spielten bei der Auswahl ebenfalls eine wichtige Rolle: „Die

KUMAVISION verfügt über die erforderliche Größe und

Erfahrung, die für uns als mittelständisches Unternehmen

Sicherheit bedeutet.“

Hochregallager mit ERP-AnschlussÜber ein hochmodernes Logistikzentrum mit neun automa-

tisierten KARDEX-Hochregallagern am Standort Duisburg

beliefert Indunorm den europäischen Markt. Die Anbin-

dung der ERP-Software an die Hochregallager stellte für die

Seit 40 Jahren ist Indunorm die erste Adresse für Lineartechnik, Linearachs- und Handling-

systeme und größter europäischer Vertriebspartner für THK Lineartechnik. Über 120 Mitarbeiter

an vier Standorten bedienen Kunden mit Produkten der linearen Bewegungstechnik. Ein starkes

Wachstum, neue Organisationsstrukturen und eine erweiterte Produktpalette ließen die bisher

eingesetzte ERP-Software an ihre Grenzen stoßen.

Referenz

Indunorm beschleunigt Prozesse mit KUMAVISION factory

Immer in Bewegung

KUMAVISION eine zentrale Aufgabenstellung im Projektver-

lauf dar. Neben der Übertragung der Kommissionier- und

Einlagerungslisten war die gleichzeitige, automatische

Verbuchung der Bewegungen in beiden Systemen gefragt.

Der Aufwand für die Entwicklung der Schnittstelle hat sich

gelohnt: „Die Produktivität im Lager konnte durch die voll-

automatisierte Anbindung des ERP-Systems an die KARDEX-

Türme gesteigert werden. Die Lieferzeiten konnten aufgrund

der automatisierten Prozesse weiter verkürzt werden“,

berichtet Dornbusch aus der Praxis.

Effiziente WorkflowsBei der Abbildung der unternehmensspezifischen Workflows

kann KUMAVISION factory seine Stärken als integrierte

ERP-Software voll ausspielen. Nach der Anlage eines Auf-

trags wird ein auftragsbezogener Fertigungsauftrag erstellt.

Hierzu werden verfügbare Komponenten aus dem Lagerbe-

stand ausgewählt bzw. weitere Unteraufträge zur Fertigung

dieser Komponenten erstellt. Falls erforderlich, wird eine

auftragsbezogene Bestellung oder ein Fertigungsauftrag für

Fremdarbeiten erzeugt. Wenn alle Komponenten verfügbar

sind, wird eine VK-Kommissionierung ausgelöst, d. h. es

werden Kommissionierungen für alle zu dem Verkaufsauf-

trag gehörenden Fertigungsaufträge erstellt. Gleichzeitig

wird eine Kommissionierdatei an das automatische Hochre-

gallager (KARDEX) geschickt. Die Datei wird automatisch

wegeoptimiert sortiert, sodass die Kommissionierung des

gesamten Auftrags in kürzester Zeit durchgeführt werden

kann. Die Rückmeldung der entnommenen Artikel erfolgt

im Hintergrund und wird im ERP-System automatisch

verbucht. Die Komponenten werden entsprechend dem

Kundenwunsch gemäß Fertigungsauftrag angepasst und in

KUMAVISION factory fertig gemeldet. Nach der Istmeldung

der Fertigungsaufträge wird automatisch der Lieferschein

gedruckt und die Sendung geht in den Versand. Zur Steige-

rung der Effizienz trägt auch die rollenbasierte Oberfläche

der ERP-Branchen-software bei: Sie stellt nur diejenigen

Funktionen bereit, die der Anwender benötigt. „Die indivi-

duelle Gestaltung der Oberfläche bietet viele Vorteile, auch

wenn sie aufwändig konfiguriert werden muss. Das ist

glücklicherweise aber nur einmal zu Beginn erforderlich“,

sagt Dornbusch. Die Einarbeitung der Mitarbeiter in die neue

Oberfläche wurde daher durch Schulungen unterstützt.

Nahtlose CRM-IntegrationDer Bereich CRM wird bei Indunorm seit Jahren über eine

eigene Software vollständig umgesetzt, die Kundenkontakte,

9KUMAlive 2/13

KUMAlive facts

Eingesetzte Lösung KUMAVISION factory

Herausforderung Automatisierte Anbindung des ERP-Systems an die KARDEX-Hochregallager und das CRM-System

Besondere Effizienz Verbesserte Lieferfähigkeit, ganzheitliche Abbildung der Unternehmensprozesse in KUMAVISION factory

Besuchsergebnisse, Angebote, Wiedervorlagen etc. erfasst.

Um diese Lösung weiter zu verwenden und eine zeit- und

kostenaufwändige Neueinführung im CRM-Bereich zu

vermeiden, wurde ebenfalls eine Anbindung an die ERP-

Software geschaffen. Per Datenexport werden jede Nacht

alle erforderlichen Daten aus KUMAVISION factory in die

CRM-Lösung übertragen. Die Informationen stehen damit

dem Vertrieb in überschaubarer Form jederzeit auch mobil

zur Verfügung.

Reibungslose EinführungAuf die Einführung der neuen ERP-Software blickt Indunorm

positiv zurück. Das Unternehmen schätzte besonders, dass

ein Projektleiter als fester Ansprechpartner jederzeit zur

Verfügung stand. Nicht zuletzt dank der Projektmanage-

ment-Plattform KUMAVISION target, über die Aufgaben

und Kundenfeedback während der gesamten Einführungs-

phase transparent verwaltet werden, konnte der angestrebte

Termin eingehalten werden. „Wir haben eine Reihe von

Experten für die verschiedenen Fachbereiche bei KUMAVISION

kennen gelernt und die Zusammenarbeit mit diesen ver-

läuft sehr professionell. Es wird nicht ‚nur‘ programmiert,

sondern die Prozesse werden im Vorfeld genau analysiert“,

resümiert Dornbusch.

Der positive Gesamteindruck zeigt sich auch darin, dass

weitere gemeinsame Projekte bereits in der Planung sind.

Als nächster Schritt soll das noch vorhandene konventionelle

Hochregallager ähnlich wie die KARDEX-Türme an das ERP-

System angebunden werden. Hierzu werden alle Lagerplätze

mit Barcodes versehen und mobile Handhelds kommen zum

Einsatz. Ebenfalls auf der Agenda steht das Thema Betriebs-

datenerfassung (BDE), um eine auftragsbezogene Nachkalku-

lation zu ermöglichen.

Referenz

Große Produktvielfalt, individuelle Lösungen, kurze Lieferzeiten

10 KUMAlive 2/13

Die ResMed GmbH & Co. KG gehört zur

Gruppe des weltweiten Medizintechnik-

herstellers ResMed Inc., San Diego (USA).

Der Konzern ist Entwickler, Hersteller und

Anbieter von Geräten zur Diagnostik

und Therapie schlafbezogener Atmungs-

störungen sowie zur nicht-invasiven wie

auch invasiven Beatmung. Mit der Ein-

führung von KUMAVISION med vor fünf

Jahren verschaffte sich das Unternehmen

in den eigenen Prozessen Zeit zum Durch-

atmen. Ein Rückblick auf eine erfolgreiche

Partnerschaft.

In Deutschland ist ResMed neben dem klassischen Händ-

lergeschäft auch mit einem Homecare-Unternehmen ver-

treten. Das Unternehmen steht unter anderem im direkten

Kontakt zu Patienten und rechnet die Leistungen größtenteils

mit den Krankenkassen ab. Deshalb waren sich die Verant-

wortlichen des Homecare-Unternehmens von ResMed schnell

im Klaren darüber, dass neben der konzernweit eingesetz-

ten Software von Oracle eine branchenspezifische Lösung

benötigt wird, deren Inhalte und Weiterentwicklung sich

sehr stark an den Änderungen des deutschen Gesundheits-

marktes orientiert. Nach einer sorgfältigen Auswahlphase

entschieden sie sich für KUMAVISION med auf Basis von

Microsoft Dynamics NAV. Dies war der Beginn einer Erfolgs-

geschichte, von der bis heute beide Unternehmen profitieren.

Eine richtige Entscheidung „Wir waren davon überzeugt, dass das Endkundengeschäft mit

seinen komplexen Prozessen eine spezialisierte ERP-Lösung

erfordert“, erinnert sich Eric Paffrath, CFO bei ResMed in

Deutschland. „Wie richtig wir mit dieser Entscheidung lagen,

zeigt der große Erfolg, den wir in den letzten Jahren auch

durch den Einsatz von KUMAVSISION med erreicht haben.“

Die Gründe dafür sieht Eric Paffrath vor allem in den Feldern

Flexibilität, Skalierbarkeit und Transparenz.

Fundament eines effizienten Systems Flexibel zeigt sich KUMAVISION med, wenn es um die Abbil-

dung der Prozesse von ResMed geht. „Als Teil eines globalen

Referenz

Zeit zumDurchatmenDie ResMed GmbH & Co. KG

arbeitet seit fünf Jahren mit

KUMAVISION med

Referenz

11KUMAlive 2/13

Konzerns sind wir darauf angewiesen, auch über

das ERP-System Effizienz zu generieren“, erklärt Eric

Paffrath. Deshalb wurden individuelle ResMed-Prozesse

in KUMAVISION med abgebildet. Beweglichkeit ist auch

bei der Kommunikation mit anderen Systemen erforderlich.

„KUMAVISION med ist ein wichtiges Element unserer sehr

effizienten Softwarelandschaft“, so Eric Paffrath. Beispiels-

weise ist die ERP-Software mit der Telefonie verbunden.

Ruft ein Kunde an, werden alle schon vorliegenden Daten

automatisch auf dem Bildschirm des Mitarbeiters dargestellt.

Dieser muss nicht lange nachfragen und spart pro Anruf ein

bis zwei Minuten ein. „Bei rund 400.000 Anrufen jährlich

kommt da einiges zusammen. Und darüber hinaus können

wir die Anrufer noch besser beraten“.

Eingebunden in das Konzern-ReportingAls Teil eines börsennotierten Konzerns ist es für das deut-

sche Homecare-Unternehmen erforderlich, die Reports aus

dem Finanzbereich pünktlich an die Zentrale zu melden.

KUMAVISION med ist auch auf das Konzern-Reporting bes-

tens vorbereitet. Bereits bei der Vorgangsbearbeitung werden

in KUMAVISION med alle Informationen erzeugt, die zur

Berichterstattung an der amerikanischen Börse nach US-GAAP

benötigt werden. „Da wir die Reports für die Konzernzentrale mit der Branchensoftware automatisch generieren, konnten wir

damit den Zeitaufwand für die Monatsabschlussarbeiten signifi-

kant reduzieren“, erklärt Eric Paffrath.

Homecare-Prozesse werden skalierbarDie Skalierbarkeit der Prozesse ist ein weiterer Punkt, den

Eric Paffrath an KUMAVISION med schätzt: „Diese Lösung

macht ein an sich wenig skalierbares Geschäft besser skalier-

bar.“ Damit spielt er auf die komplexen Strukturen des Home-

care-Geschäfts an. „Wenn ein Homecare-Dienstleister statt

zehn Patienten 100 hat, verzehnfacht sich auch die Zahl der

zu durchlaufenden Prozessschritte, da es sich um singuläre

Vorgänge handelt. Durch die zahlreichen Automatisierungen

und die optimierten Workflows in KUMAVISION med wächst

jedoch der Arbeitsaufwand im Verhältnis dazu betrachtet

deutlich geringer“.

Vertragsmanager statt Excel KUMAVISION med trägt auch zur Transparenz interner Daten

bei ResMed bei. Zentrales Instrument ist dabei der Vertrags-

KUMAlive facts

Eingesetzte Lösung KUMAVISION medHerausforderung Abbildung der Besonderheiten des deutschen Gesund-heitssystems im Rahmen eines internationalen Konzerns Besondere EffizienzEigene Abrechnung mit den Krankenkassen dank hervorragender Datenqualität

manager. Er enthält sämtliche Informationen zu den komplexen

Verträgen mit den Krankenkassen und sorgt in automatisier-

ten Prozessen bzw. gesteuerten Workflows dafür, dass die

entsprechenden Vorgaben jederzeit eingehalten werden. Eric

Paffrath erläutert: „Früher hatten wir die Informationen in

Excel-Tabellen bzw. in Datenbanken hinterlegt – das war mit

einem beträchtlichen Rechercheaufwand verbunden. Mit dem

Vertragsmanager können wir Krankenkassen und Patienten eine

noch höhere Servicequalität bieten. Wir können noch schneller

Informationen zur Verfügung stellen und Auskunft geben“.

Abrechnung ist keine Atomphysik Insgesamt erreicht ResMed dank der sauber strukturierten

Workflows in KUMAVISION med eine sehr hohe Datenqua-

lität. Dies hat zahlreiche positive Effekte. Einerseits lassen

sich gesetzliche Vorgaben wie der Sarbanes-Oxley Act leichter

erfüllen. Andererseits schafft dies eine solide Basis für die

Abrechnung. „Wir verzichten bewusst auf einen Abrechnungs-

dienstleister, denn Abrechnung ist keine Atomphysik. Voraus-

setzung für eine erfolgreiche Abrechnung sind vor allem hohe

Datenqualität und saubere Workflows“.

KUMAVISION med wird auch bei anderen ResMed- Gesellschaften eingeführt Der Erfolg mit KUMAVISION med bei der ResMed GmbH & Co. KG

in Martinsried bei München hat überzeugt. So wurde die Ein-

führung bei der Tochtergesellschaft ResMed Medizintechnik

GmbH in Gremsdorf erst kürzlich abgeschlossen. Auch die

Landesgesellschaft in der Schweiz ist mit der ERP-Software

2013 erfolgreich produktiv gegangen. „Insgesamt sind wir bei

der ResMed GmbH & Co. KG sowie der ResMed Medizintech-

nik GmbH mit der Branchenlösung KUMAVISION med und

unserem Partner, der KUMAVISION, sehr zufrieden“, resümiert

Eric Paffrath.

Eric Paffrath, CFO bei ResMed in Deutschland

12 KUMAlive 2/13

Der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum SEPA

(Single Euro Payments Area) ist bereits seit 2008

für Überweisungen und seit 2009 für Lastschriften

nutzbar. Gerade bei Lastschriften gilt es, einige Änderun-

gen zu beachten: Lastschriften lassen sich nun innerhalb

des gesamten europäischen Zahlungsraums einsetzen,

erfordern jedoch eine schriftliche oder elektronische

Genehmigung (Mandat). Mandate werden zukünftig im

ERP-System verwaltet und müssen auf ihre Gültigkeit

hin überprüft werden.

Eindeutig identifiziertVoraussetzung für eine Teilnahme am SEPA-Lastschrift-

verfahren ist zudem eine eindeutige, kontenunabhängige

Identifikation. Unternehmen können dazu bei der Deut-

schen Bundesbank eine sogenannte „Gläubiger-Identifika-

tionsnummer“ beantragen. Wichtig: Die Vergabe der Gläu-

biger-Identifikationsnummer erfolgt unabhängig von den

rechtlichen Eigenschaften und der wirtschaftlichen Situa-

tion des Antragstellers und enthält keine diesbezüglichen

Aussagen oder Bewertungen der Deutschen Bundesbank.

SEPA serienmäßigFür die Abbildung des nationalen und internationalen

Zahlungsverkehrs setzt KUMAVISION bei deutschen

Kunden den „Standard-Zahlungsverkehr“ (Akquinet) oder

den „OPplus-Zahlungsverkehr“ ein. Kunden mit einem

Wartungsvertrag mit Version NAV2009 und NAV2013 (für

OPplus auch für NAV5.x) erhalten die entsprechenden

Updates kostenfrei und sind damit automatisch SEPA-fähig.

Für Unternehmen, die ältere Versionen einsetzen, bietet

Akquinet für den Standard-Zahlungsverkehr bis zur Version

NAV 3.70 jeweils kostenpflichtige „Extension Packs“ an. Für

Versionen vor NAV3.70 gibt es von OPplus ein Paket „SEPA

sorglos“, das durch einen leicht reduzierten Funktionsum-

fang eine vereinfachte Integration und Einführung auch für

ältere Plattformen ermöglicht.

Gut vorbereitetDie schlechte Nachricht zuerst: Die Umstellung auf

SEPA erfordert eine Vielzahl von organisatorischen

und technischen Anpassungen. Die gute Nachricht: Die

ERP-Branchenlösungen der KUMAVISION sind darauf

ERP aktuell

Durch die Einführung der europaweit einheitlichen Zahlungsverfahren SEPA-Überweisung

und SEPA-Lastschrift sollen sowohl der nationale als auch der grenzüberschreitende

Zahlungsverkehr harmonisiert werden. Der europäische Gesetzgeber hat per Verordnung

festgelegt, dass zum 1. Februar 2014 die bestehenden nationalen Überweisungs- und

Lastschriftverfahren abgeschaltet werden. Im Zuge der SEPA-Migration müssen sich

Unternehmen auf eine Reihe organisatorischer und technischer Anpassungen einstellen.

ERP aktuell

13KUMAlive 2/13

bestens vorbereitet und sorgen für wertvolle Entlastung in

Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen. Für den Zah-

lungsverkehr lassen sich die von der Bundesbank bereitge-

stellten Listen mit den BIC-Codes komfortabel importieren

und systemweit nutzen. Die neuen IBAN/BIC-Formate

können per Funktion bequem einzeln oder im Stapel aus

den bestehenden Bankverbindungen von inländischen

Kunden, Partnern und Lieferanten generiert werden. Auch

bei der Umstellung auf das neue SEPA-Lastschriftmandat

bietet das ERP-System Unterstützung. Die bisher verwende-

ten Einzugsermächtigungen lassen sich in SEPA-Mandate

umwidmen. Die dazu erforderlichen Benachrichtigungen

an die Debitoren können als Serienbrief komfortabel direkt

aus dem ERP-System gedruckt werden. Ebenfalls neu ist die

sogenannte Prenotifikation. Dabei handelt es sich um eine

schriftliche Vorankündigung an den Zahlungspflichtigen über

den Zahlungseinzug (Betrag und Fälligkeit). Da hier keine

bestimmte Form vorgeschrieben ist, lässt sich der Hinweis

beispielsweise in Rechnungsformulare integrieren. Im Zah-

lungsverkehr unterstützen die Lösungen der KUMAVISION

verschiedene Einreichungsfristen bei SEPA-Lastschriften.

Die Hinterlegung von Kalendern mit bundesweiten und

regionalen Feiertagen im ERP stellt die korrekte Berech -

nung von Fristen sicher.

Höchste Zeit zu handelnEine Studie der Europäischen Zentralbank zeigt, dass bisher

nur ein verschwindend geringer Teil der Unternehmen SEPA

einsetzt. Die KUMAVISION empfiehlt, das Thema SEPA zeit-

nah anzugehen und keineswegs zu unterschätzen. Fallstricke

lauern nicht nur in Details wie dem gekürzten Verwendungs-

zweck – hier sind nur noch 140 statt bisher 378 Zeichen mög-

lich. Gerade die Übertragung der Lastschriften an die Bank

sollte eingehend getestet werden: Das XML-Format, das an die

Stelle von DTAUS tritt, wird von den Banken teils unterschied-

lich interpretiert. Zudem muss auch die eingesetzte Software

– beispielsweise für das HBCI-Banking – SEPA-fähig sein.

Sämtliche Formulare sind auf IBAN und BIC zu prüfen und

ggf. anzupassen. Die Bandbreite reicht dabei von Geschäfts-

drucksachen bis hin zu Stammdaten von Mitarbeitern.

Umfangreiche UnterstützungDie Projektleiter und Finance-Experten der KUMAVISION

unterstützen Sie gerne bei der Ausarbeitung Ihrer SEPA-

Migrationsstrategie. Neben Online- und Telefon-Support,

Schulungsunterlagen sowie Vor-Ort-Terminen bieten wir

auch eine Reihe von Webcasts zu SEPA an. Besuchen Sie

unsere Themenseite www.kumavision.com/sepa

Fit für

S€PAKUMAVISION unterstützt Kunden bei der Umstellung

auf die SEPA-Zahlungsverfahren

Sämtliche SEPA-relevanten Einstellungen lassen sich in Microsoft

Dynamics NAV komfortabel erfassen und verwalten

14 KUMAlive 2/13

Hoffmann ist im gesamten deutschsprachigen Raum

präsent. Entsprechend hoch ist die Zahl der Außen-

dienstmitarbeiter. In der Vergangenheit verwaltete

jeder Außendienstmitarbeiter seine Kontakte und Leads

selbst. Auch das Berichtswesen wurde eigenständig orga-

nisiert. Die Vielzahl an individuellen Ordnerstrukturen mit

selbst definierten Word- und Excel-Formularen erschwerte

zunehmend den Informationsfluss im Unternehmen und

damit auch die Vertriebssteuerung. „Uns war klar, dass wir

eine zentrale CRM-Lösung zur Verwaltung von Kunden-

kontakten und Vertriebsaktivitäten benötigten“, erklärt

Andrea Müller, Geschäftsführerin bei Hoffmann-Verpa-

ckungen. Nach einer vorbereitenden Marktrecherche wur-

den vier CRM-Anbieter näher unter die Lupe genommen.

Die Entscheidung fiel schließlich zugunsten von Microsoft

Dynamics CRM und KUMAVISION. „Die KUMAVISION

brachte zum einen das erforderliche Potenzial an Mitarbei-

tern und umgesetzten Projekten mit. Zum anderen haben

wir schnell gemerkt, dass das Verhältnis einfach passt“,

begründet Müller ihre Entscheidung.

Alles im BlickDie neue CRM-Lösung erlaubt es Hoffmann, sämtliche Kun-

dendaten und Außendienstprozesse zentral zu verwalten und

unternehmensweit einzusetzen. „Das CRM-System hat dazu

beigetragen, den Außendienst nachhaltig von administra-

tiven Aufgaben zu entlasten. Gleichzeitig verbessert es die

Kommunikation, Urlaubsvertretungen haben ihren Schrecken

verloren“, beschreibt Müller die Vorteile. Der Verpackungs-

spezialist profitiert dabei in vielen Bereichen von Microsoft

Dynamics CRM. So konnte der Adressbestand zusammen-

geführt und bereinigt werden. Neue Kontakte werden auto-

matisch dem entsprechenden Mitarbeiter zugeteilt. Die auto-

matische Wiedervorlage von Angeboten sowie komfortable

Werkzeuge zur Terminplanung erleichtern das Alltagsge-

schäft. Anfragen von Kunden lassen sich als Verkaufschance

anlegen, nachverfolgen und auswerten. Eine leistungsstarke

Suchfunktion mit frei definierbaren Filtern stellt den Über-

blick auch bei komplexen Suchanfragen sicher.

CRM-Lösung mit ERP-AnschlussEine optimale Vorbereitung auf Kundentermine stand

bei Hoffmann ganz oben auf der Agenda. Neben den im

CRM-System gepflegten Informationen wie Kundenhisto-

rie, Besuchsberichten oder Kontaktverwaltung sollten dem

Außendienst auch Daten aus dem ERP-System zur Verfügung

gestellt werden. Die KUMAVISION realisierte eine Schnitt-

stelle zum ERP-System, über die Angebote als PDF-Datei,

bereits getätigte Umsätze oder Hinweise auf offene Rechnun-

gen in das CRM übertragen werden. Daneben werden Anga-

ben der Creditreform übermittelt, so dass der Außendienst

eine ganzheitliche Sicht auf den Kunden erhält.

Microsoft Dynamics CRM optimiert die Vertriebs-

prozesse bei Hoffmann-Verpackungen

Die Unternehmensgruppe Hoffmann-Verpackungen ist spezialisiert auf Handel und Herstellung

von Versand- und Schutzverpackungen aller Art. Über 250 Mitarbeiter betreuen an acht Stand-

orten mehrere Tausend Kunden. Um die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen und damit

auch die Verzahnung von Außendienst, Innendienst und Geschäftsleitung zu stärken, beauftragte

Hoffmann-Verpackungen KUMAVISION mit der Einführung von Microsoft Dynamics CRM.

Referenz

ZentraleInformations-drehscheibe

15KUMAlive 2/13

KUMAlive facts

Eingesetzte Lösung Microsoft Dynamics CRMHerausforderung Abbildung der Vertriebsprozesse, bidirektionaler Datenaustausch zwischen CRM und ERPBesondere EffizienzGanzheitliche Kundensicht, vielfältige Auswertun-gen, intuitive Bedienung

Referenz

Intuitive Bedienung „Die nahtlose Integration von Microsoft Dynamics CRM in

Outlook war für uns ein zentrales Entscheidungskriterium.

Die intuitive Bedienung hat die Einführung sehr vereinfacht

und von Beginn an für eine hohe Akzeptanz bei den Anwen-

dern gesorgt“, berichtet Müller. Ein Beispiel für die gelungene

Integration: Bereits beim Verfassen einer E-Mail kann diese

markiert und direkt in das CRM übertragen werden. Damit

haben auch Kollegen und Vorgesetzte jederzeit Zugriff auf die

digitale Kundenkorrespondenz.

Zahlreiche EffizienzgewinneDie Einführung von Microsoft Dynamics CRM hat die Ver-

triebsprozesse bei Hoffmann auf eine neue Stufe gestellt.

„Wir haben jederzeit einen zentralen Überblick über alle

Aktivitäten des Außendiensts. Die Unternehmenssteuerung

wird dadurch transparenter und effizienter “, resümiert

Müller. Die positiven Erfahrungen mit der neuen CRM-

Lösung haben auch dazu geführt, dass diese inzwischen

an weiteren Standorten eingeführt wurde. Doch nicht nur

mit der neuen CRM-Lösung, sondern auch mit dem Partner

KUMAVISION zeigt man sich höchst zufrieden: „Wir fühlen

uns bei der KUMAVISION sehr gut aufgehoben. Wir haben

feste Ansprechpartner, die schnell reagieren und Verständ-

nis für die Besonderheiten unserer Branche mitbringen.“

Transparenter InformationsflussDas CRM-System sorgt für eine enge Ver-

zahnung von Außen- und Innendienst. Auto-

matisierte Workflows vereinfachen dabei die

innerbetriebliche Kommunikation: Sobald bei

einem Besuchsbericht das Feld „Katalog“ markiert

wird, erhält der Innendienst automatisch eine

entsprechende Benachrichtigung. Die Adressdaten

für den Katalogversand werden direkt aus dem

CRM übernommen. Darüber hinaus werden die

monatlichen Gespräche zwischen Vertriebsleitung

und Außendienst sowie die Unternehmessteue-

rung enorm vereinfacht: „Wir sehen direkt, welche

Anfragen sich noch in der Vertriebspipeline befinden und

welches Umsatzpotenzial sich dahinter jeweils verbirgt“, sagt

Müller. Zahlreiche Reporting-Möglichkeiten beleuchten die Ver-

triebsprozesse aus unterschiedlichen Perspektiven. Nochmals

Müller: „Wir erhalten jederzeit einen umfassenden Überblick

über gewonnene und verlorene Verkaufschancen. Da wir jetzt

auch die dafür ausschlaggebenden Gründe erfassen, können

wir rechtzeitig gegensteuern.“

Projektverwaltung inklusiveNeben Standardverpackungen, die direkt ab Lager lieferbar

sind, beinhaltet das Portfolio von Hoffmann auch kunden-

individuelle Verpackungslösungen. Microsoft Dynamics CRM

stellt vielfältige Funktionen zur Projektverwaltung bereit,

die eine enge Abstimmung ohne Reibungsverluste zwischen

Außendienst und der hauseigenen Entwicklungsabteilung

ermöglichen. So lassen sich beispielsweise zu einer Kunden-

anfrage technische Anforderungen und Zeichnungen im

CRM-System hinterlegen. Da alle Rückmeldungen zu den

Mustern im CRM erfasst sind, können die maßgeschneiderten

Verpackungslösungen schnell bis zur Produktionsreife opti-

miert werden. Nach erfolgter Freigabe wird die Anfrage auto-

matisch in einen Auftrag im ERP-System überführt.

Mehrwert für das MarketingNeben dem Vertrieb profitiert auch das Marketing von der

neuen CRM-Lösung. Auf Messen generierte Leads werden

tagesaktuell in das CRM eingepflegt. Auf dieser Basis lassen

sich dann im Nachgang unkompliziert Auswertungen nach

verschiedenen Kriterien durchführen. „Wir sehen heute auf

einen Blick, ob sich eine Messe für uns gelohnt hat. Wir kön-

nen neue Umsätze, gewonnene und verlorene Verkaufschan-

cen direkt einer Messe zuordnen“, berichtet Müller aus der

Praxis. Ein weiteres Beispiel: Hoffmann vertreibt Produkte zur

Ladungssicherung auf Lkw und bietet dazu auch Seminare

an. Da alle Kontakte nach Branchen klassifiziert sind, lassen

sich mit dem CRM in diesem Bereich zielgerichtete Marketing-

Aktivitäten ohne große Streuverluste durchführen.

16 KUMAlive 2/13

PDS bildet Handel und Service mit KUMAVISION trade ab

Als Spezialist für mobile Informationstechnologie stattet die PDS Entwicklungs- und Service GmbH

bereits die größten Logistikunternehmen in Deutschland mit mobilen Terminals und der passenden

Software aus. Dabei deckt der Mobile-IT-Spezialist die ganze Bandbreite ab – von der Beratung

und Planung über die Realisierung bis hin zum Service der mobilen Datenerfassung. Um auch für

die Zukunft gerüstet zu sein, suchte PDS nach einer leistungsstarken ERP-Software und ent-

schied sich für die auf Microsoft Dynamics NAV basierende Branchenlösung KUMAVISION trade.

Referenz

Der in Köln ansässige Systementwickler für mobile

Informationstechnologie PDS wurde 1986 gegrün-

det. Er zählt zu den führenden Unternehmen in

Deutschland in seiner Branche. Er vermietet und vertreibt

mobile Terminals, die mit einer kundenspezifischen Soft-

ware ausgestattet werden. Diese lassen sich nahtlos in

die Softwarelösungen des jeweiligen Kunden einbinden.

Die passende Hardware liefern namhafte Hersteller. Das

Schwesterunternehmen MD Mobil Data GmbH bietet den

passenden Hardwareservice. Die Geräte von PDS findet man

in jeder Branche, in der Scanner zum Einsatz kommen.

Die größten Logistikunternehmen Deutschlands, wie die

Hermes Logistik Gruppe oder die Deutsche Post, sind

ebenso auf der Referenzliste zu finden wie viele weitere

Industrieunternehmen. Zum Kundenkreis des Unterneh-

mens gehören aber auch mittelständische Firmen.

Dem Grundsatz treu„Es war einfach an der Zeit, unsere Insellösungen durch

eine integrierte ERP-Lösung zu ersetzen, damit wir mit dem

Markt und den Bedürfnissen unserer Kunden Schritt halten

können“, berichtet Lothar Ernst, Prokurist und kaufmänni-

scher Leiter bei PDS. So modern wie das Unternehmen sollte

auch die zukünftige ERP-Lösung sein. Fündig wurde man

bei der KUMAVISION. „Die Kompetenz und das Verständnis

für unsere Bedürfnisse überzeugte uns, dass wir den richti-

gen Partner gefunden haben“, so Ernst. „KUMAVISION trade

deckte bereits mit den Standardfunktionalitäten so weit

unsere Anforderungen ab, dass hier nur wenige Anpassun-

gen gemacht werden mussten“, ergänzt er. Die Vorgaben von

PDS waren klar. Das betraf die Budgetvorgabe genauso wie

den Wunsch, auf individuelle Anpassungen nach Möglich-

keit zu verzichten. Rückblickend sagt Lothar Ernst: „Dies ist

uns weitestgehend gelungen. Für uns ganz klar ein Vorteil

beim nächsten Update.“

Alles integriert Ziel der Einführung von KUMAVISION trade war es, Schnitt-

stellen zu reduzieren, Prozesse zu optimieren und Analy-

semöglichkeiten zu verbessern. Angefangen von der Ange-

bots- und Verkaufsabwicklung über den Einkauf und die

Warenwirtschaft hin zur Lager- und Finanzbuchhaltung ist

nun alles in einem System integriert. Vorher wurde beispiels-

weise die Angebotsabwicklung in MS Word vollzogen und

konnte nicht im ERP-System abgebildet werden. Dies hieß

für PDS: Erst wenn es zum Auftrag kam, wurde der Vorgang

im ERP-System erfasst. Gleiches galt für die Einkaufsabwick-

lung. So waren keine durchgängigen und automatisierten

Prozesse vorhanden. Mit KUMAVISION trade ist nun sogar

die Serviceabwicklung im System eingegliedert. Diese wurde

ursprünglich in einem separaten System abgebildet. Eine

automatische Zuordnung war daher nicht möglich.

Analysen einfach gemacht Für PDS ist es sehr wichtig, dass relevante Daten wie bei-

spielsweise der Warenbestand zu jedem beliebigen Zeitpunkt

aktuell ausgewertet werden können. „Wenn wir zuvor eine

Auswertung benötigten, dann mussten wir diese genau am

Alles erkannt

17KUMAlive 2/13

KUMAlive facts

Eingesetzte Lösung KUMAVISION trade

Herausforderung Abbildung des gesamten Produktlebenszyklus – vom Verkaufsprozess bis hin zu After-Sales-Services

Besondere EffizienzEinfacher Datenaustausch für Intercompany-Prozesse, integrierte Seriennummernverwaltung, vielfältige Analyse-Werkzeuge

KUMAVISION trade beschleunigt die Prozesse in Lager & Logistik

Referenz

Die Seriennummernverwaltung vereinfacht Service und Support

Stichtag machen und physisch anwesend sein. Eine rückwir-

kende Analyse war bei unserem alten System nicht möglich“,

berichtet Ernst. „An der neuen Lösung schätzen wir beson-

ders, dass wir zu jedem beliebigen Stichtag Auswertungen

machen können und jederzeit über den Status unseres Unter-

nehmens auf dem Laufenden sind. Diese neue Transparenz

schätzen vor allem auch unsere Banken und Gesellschafter.“

Seriennummernverwaltung Aus Garantiegründen muss PDS Nachweise darüber führen,

welches Gerät mit welcher Seriennummer an welchen Kunden

oder an welches Depot des Kunden ausgeliefert wurde. Nur

so können Garantiefälle nachvollziehbar bearbeitet werden.

Bislang wurden parallel zum System Excel-Listen mit den

entsprechenden Seriennummern geführt. Durch das schnelle

Wachstum war dies auf Dauer zu komplex und sehr schwierig

zu verwalten. Die Seriennummernverwaltung ist nun eben-

falls in KUMAVISION trade integriert. Dies erleichtert die

Arbeit erheblich und bedeutet eine enorme Zeitersparnis.

Ein neuer Service Eine Vielzahl der PDS-Kunden möchte die erforderliche

Hardware mieten. Daher wurde ein neues Geschäftsfeld

integriert. Diesen Kunden werden die Geräte inklusive der

für jeden Kunden individuellen Software und einem maß-

geschneidertem Servicepaket angeboten. Die ganze Verwal-

tung wird mit der neuen ERP-Software ebenfalls sehr gut

abgedeckt und unterstützt.

Eine Anpassung Einer der wenigen Programmierungswünsche von PDS

war eine Auftragsbestandsanalyse. „Es ist für uns von

hoher Wichtigkeit, jederzeit abfragen zu können, welche

unbearbeiteten Aufträge bei uns noch im Hause anliegen“,

erklärt Ernst. Diese Funktionalität bildeten die Experten

der KUMAVISION überzeugend in KUMAVISION trade ab.

Einheitliche Datenbasis Auch die Intercompany-Prozesse wurden mit der Einfüh-

rung von KUMAVISION trade optimiert. In der ERP-Lösung

sind insgesamt drei Mandanten integriert. Neben der PDS

auch die Schwesterfirma MD Mobil Data GmbH sowie eine

Holding. Vorher war es schwer möglich, hier einen einfa-

chen Datenaustausch zu tätigen. Aufgrund der einheitlichen

Datenbasis ist dies nun kein Thema mehr.

Mit Methode Überzeugt waren die Verantwortlichen von PDS auch von

der Einführungsmethodik KUMAVISION target. „Vor allem

unser Projektleiter schwört darauf“, berichtet Ernst. Die

standardisierte Projektvorgehensweise ist sehr systematisch

und erleichtert das Be- und Abarbeiten offener Punkte und

eventuell aufgetretener Probleme.

Der Kunde im Fokus Lothar Ernst resümiert: „Die ERP-Software KUMAVISION trade

hilft unseren Mitarbeitern, mit optimierten Prozessen

noch schneller und professioneller auf Kundenwünsche

zu reagieren. Dies fördert die Zufriedenheit unserer Kun-

den. Aufgrund der microsofttypischen Oberfläche ist die

Software einfach und intuitiv zu bedienen und kann mit

geringem Schulungsaufwand schnell ihre Vorteile in der

Praxis ent falten. Für unsere Kunden werden die Vorteile

des neuen Systems unmittelbar durch schnelleres Feedback

und noch besseren Service spürbar. Wir fühlen uns bei der

KUMAVISION als zuverlässiger und patenter Partner gut

aufgehoben.“

18

Abgefragt

1. Warum setzt KUMAVISION verstärkt auf agile Projektmethoden?

Wir haben in unserer Firmengeschichte bereits über

600 Einführungsprojekte erfolgreich abgeschlossen.

Schon früh haben wir damit begonnen, unsere Erfah-

rungen auf diesem Gebiet in eine standardisierte

Einführungsmethode zu gießen. Doch das war nie ein

statischer Moment, sondern ein fließender Prozess.

Wir haben Stück für Stück agile Elemente einfließen

lassen und im Umgang damit die Vorteile erkannt, die

diese Methode in manchen Projekten bringen kann.

2. Wo liegen die Vorteile des agilen Ansatzes?

Er erlaubt es, zielgerichteter auf Kundenwünsche ein-

zugehen, und reduziert den Schulungsaufwand, da

die Anwender von Anfang an mit dem System arbei-

ten. Es gibt abgestimmte, überschaubare Umsetzungs-

blöcke. Der Zeit- und Kostenaufwand sinkt häufig, da

weniger individuell programmiert werden muss, und

wenn, dann sehr zielgerichtet. Die Lösung bleibt in

der Regel näher am Standard und reduziert so die

Folgekosten. Außerdem kann der Kunde sehr früh

produktive Ergebnisse sehen.

Fünf Fragen zu:

3. Wie laufen die agilen Einführungsprojekte ab?

Das Projekt wird in kurze Sprints aufgeteilt: Zuerst werden

die Eckpfeiler des Systems besprochen. Dann wird schon

zu Beginn ein Standardsystem installiert, auf dem die

Anwender die Leistungsfähigkeit der Software kennenler-

nen. Damit können sie sehr genau definieren, welche

zusätzlichen Funktionen notwendig sind und dem Unter-

nehmen einen echten Nutzen bringen. Diese werden nach

Priorität und sehr zielgerichtet umgesetzt – in regel-

mäßiger Abstimmung mit den Anwendern.

4. Gibt es noch die klassische Methode?

Die klassische Methode des Projektmanagements hat nach

wie vor ihre Berechtigung. Es gibt Situationen, wo man mit

agilen Methoden keine Vorteile hat. Wann welche Methodik

effizienter ist, lässt sich pauschal aber nicht beantworten.

5. Wer entscheidet, welches Modell zu Einsatz kommt?

Das letzte Wort darüber hat natürlich der Kunde. Wir stehen

aber mit unserer ganzen Projekterfahrung als Berater zur

Verfügung, um für jedes Projekt die optimale Methode zu

finden.

Die Branchenlösungen der KUMAVISION sind inzwischen

auf der aktuellsten Plattform Microsoft Dynamics NAV 2013

erhältlich. Dadurch macht die Software hinsichtlich Bediener-

freundlichkeit, Leistung und Mobilität einen großen Entwick-

lungsschritt. Auch bei der Einführungsmethodik steht

KUMAVISION jetzt auf der nächsten Stufe: Dank dem ver-

stärkten Einsatz agiler Methoden werden die Projekte effi-

zienter und die Ergebnisse noch exakter auf die Kunden

abgestimmt. Wir befragten dazu Markus Leuter, Vorstand

bei KUMAVISION.

Agiles Projektmanagement

KUMAlive 2/13

Branchenlösung KUMAVISION med profitiert. Und wie die integrierte Software sämtliche Prozesse im Handel, im Service und im Finanzwesen effizient unterstützt. Erfahren Sie im Dialog mit Anwendern, welchen Mehrwert branchenspezifische Funktionen wie Angebots- und Auftragsbearbeitung, Call-Center- Cockpit, Servicetechnikerplanung, Prüfterminver-waltung, elektronische Geräteakte und Reparatur-management in der täglichen Praxis ermöglichen.Information: www.kumavision.com/med-termine

VDZ Publishers’ Summit 22. und 23. Oktober 2013, BerlinIm Fokus des diesjährigen Branchentreffpunkts des Verbands Deutscher Zeitschriftenverleger stehen Strategien, Konzepte und Plattformen, die die Zu--kunft der Zeitschriften unter verschiedenen Gesichts- punkten beleuchten. KUMAVISION präsentiert als Partner des Publishers‘ Summit am Stand Nr. 11 die innovative Verlagssoftware KUMAVISION medien für Zeitschriftenverlage. Zahlreiche praxis erprobte Branchen-Module wie etwa für Abonnement ab-wicklung und Service oder zur Honorar- und Lizenz-abrechnung sorgen für nachhaltige Effizienzsteige-rungen.Information: www.kumavision.com/news-termine-medien

4. IuK-Tag NRW 20. November 2013, PaderbornUnter dem Motto „Best Visions. Best Innovations. Best Solutions: Industrie 4.0 NRW“ findet in Paderborn der 4. Tag der Informations- und Kommunikationswirtschaft (IuK) NRW statt. KUMAVISION präsentiert dort die Branchen lösung KUMAVISION factory für die Fertigungsindustrie.Information: www.kumavision.com/news-termine-factory

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VeranstaltungenMedica 2013 20. bis 23. November 2013, DüsseldorfDie neue Version von KUMAVISION med, der erfolg-reichen Branchensoftware für Medizintechnik und Gesundheitsmarkt, steht im Mittelpunkt des Messe-auftritts. Mit progressiven Konzepten bewegt sie sich mit den Anwenderunternehmen auf die nächste Stu-fe der Prozessunterstützung. Die „Next Generation“ basiert auf der ebenfalls neuen Softwareplattform Microsoft Dynamics NAV 2013 und reagiert mit ver-besserter Benutzerfreundlichkeit, weiteren Automati-sierungen und noch mehr Effektivität auf die gestie-genen Anforderungen des Gesundheitsmarktes. Wir freuen uns auf Ihren Besuch! Sie finden uns auf dem Partnerstand Baden-Württemberg International in Halle 16, Stand C41.Information und Anmeldung: www.kumavision.com/med-termine

CeBIT 2014 10. bis 14. März 2014, HannoverKUMAVISION zeigt am Microsoft-Partnerstand die bewährten Lösungen für Industrie, Handel und Dienstleister. Informieren Sie sich (voraussichtlich in Halle 4, Stand A26) über das Potenzial der ERP-Branchenlösungen sowie Microsoft Dynamics CRM – wir zeigen Ihnen gerne, wie schnell sich ein Return on Investment erzielen lässt.Information und Anmeldung: www.kumavision.com/aktuelles

Praxisforum Medizintechnik (für Service- und Handelsunternehmen) Februar 2014, Feldkirchen bei München

Erleben Sie live, wie die Schiller Medizintechnik GmbH von den professionellen Funktionen der

KUMAinfo

WebcastsBranchenwebcast KUMAVISION factory 5. November 2013, 15 bis 16 Uhr 3. Dezember 2013, 15 bis 16 UhrDie Branchenlösung KUMAVISION factory verknüpft Ihre Fertigungsabläufe nahtlos, integriert alle Prozesse und steigert Transparenz und Effizienz im Unter neh-men. Im Webcast stellen wir die Software vor. Information: www.kumavision.com/news-termine-factory

Branchenwebcast KUMAVISION project 21. November 2013, 10 bis 11 UhrMit KUMAVISION project erhalten Sie schnell und einfach aktuelle Zahlen zu Projektbewertung und Controlling. Mit Standardwerkzeugen wie Excel bereiten Sie diese mit Grafiken und Tabellen über sichtlich auf – jederzeit und überall. In unse - rem Webcast erfahren Sie wie.Information: www.kumavision.com/news-termine-project

Branchenwebcast KUMAVISION trade 26. November 2013, 10 bis 11 UhrInventurarbeiten mit KUMAVISION trade – einfach und zuverlässig: In unserem Webcast stellen wir die entsprechenden Funktionalitäten vor.Information: www.kumavision.com/news-termine-trade

Kompetente Beratung immer nah:

KUMAlive 2/13

Stand- orte

Die Standorte der KUMAVISION

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Weitere Informationen zu Veranstaltungen und Webcasts finden Sie unter www.kumavision.com/ aktuelles

KUMAVISION AG Tel. +49 800 5862876 www.kumavision.com

Mit KUMAVISION ist mehr drin. Mehr Erfolg!

Die richtige Ausrüstung: ERP- und CRM-Lösungen von KUMAVISION

Wer im Wettbewerb steht, muss fit sein. Doch es ist die richtige Ausrüstung, die den Unterschied macht zwischen

Mittelfeld und Spitze. Mit ERP- und CRM-Lösungen von KUMAVISION setzen Sie auf Top-Equipment: Flexibel,

benutzerfreundlich, effizient: So erhalten Sie Transparenz und Zukunftssicherheit. Ob Industrie, Handel, Healthcare

oder Dienstleistungen: In welchem Wettbewerb Sie auch starten – mit KUMAVISION ist mehr drin. Mehr Erfolg.