Mag. Christa Bradler FA4B – Landesbuchhaltung, Ref. 2 Prüfungsstelle

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Abteilung 16

Mag. Christa Bradler

FA4B – Landesbuchhaltung, Ref. 2 Prüfungsstelle

Workshop für Projektträgerim bilateralen ETZ-Programm SI-AT

Personalkosten, Reisekosten, Betriebskosten


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1. Personalkosten


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Allgemein:

• ProjektmitarbeiterInnen müssen beim Projektträger angestellt sein

• Angemessene Einstufung• Projektarbeit zur Gänze oder stundenweise

PERSONALKOSTEN (1)


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FÖRDERFÄHIGE KOSTEN:

• Pauschalierungen (Standardeinheitskosten) zur Zeit nicht möglich

• Tatsächliche Gehaltskosten inkl. Lohnnebenkosten• Bei stundenweiser Projektarbeit: letztlich

förderfähig ist der Jahresstundensatz • Jahresstundensatz = Kosten für einen

Dienstnehmer in einem Kalenderjahr dividiert durch die Gesamtarbeitszeit im Kalenderjahr

PERSONALKOSTEN (2)


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KOSTEN FÜR DIENSTNEHMER:

• Bruttogehalt ohne Prämien, Sachbezüge etc.• Sozialversicherung Dienstgeber• Mitarbeitervorsorgekasse• Dienstgeberbeitrag/Dienstgeberzuschlag• Kommunalsteuer

- wenn tatsächlich bezahlt!

PERSONALKOSTEN (3)


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GESAMTARBEITSZEIT:

• Tatsächliche Anwesenheitsstunden abzgl. Urlaub, Krankenstand, Sonderurlaub

• ACHTUNG: nicht Produktivstunden und nicht Sollstunden

• ACHTUNG: Programmhandbücher teilweise nicht zutreffend!

• ACHTUNG: keine monatlichen Stundensätze errechnen – auch wenn vom slowenischen Lead Partner gewünscht!

PERSONALKOSTEN (4)


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Formular zur Personalkostenberechnung der FA4B:

PERSONALKOSTEN (5)


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PROBLEM JAHRESSTUNDENSATZ – unterjährige Abrechnung:

Unterjährig abgerechnete Personalkosten = vorläufig anerkannte Kosten

Bsp. 1:

Berichtszeitraum Jänner-Juni 2011:

Stundensatz auf Basis 1. Halbjahr mit Formular berechnen und einreichen

PERSONALKOSTEN (6)


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PROBLEM JAHRESSTUNDENSATZ – unterjährige Abrechnung:

Bsp. 2:

Berichtszeitraum September 2010-Februar 2011: Ein Stundensatz für die Projektstunden von Sept. bis Dez. basierend auf den Jahreskosten 2010 und ein weiterer (vorläufiger) Stundensatz für die Kosten Jänner und Februar basierend auf den Kosten dieser beiden Monate (also 2 Formulare pro Person).

Bsp. 1 und 2: Bei einer späteren Abrechnung wird von der FLC ein Jahresstundensatz für 2011 errechnet (Aufrollung).

PERSONALKOSTEN (7)


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Vorzulegende Unterlagen für die Abrechnung:

• Dienstvertrag und Dienstzuweisung (Kopien) bei 1. Abrechnung

Zu jeder Abrechnung:• Auszug Beitragskonto GKK, Finanzamt, Gemeinde• Jahreslohnkontoblatt (DG-Beiträge müssen ersichtlich sein!)• Monatliche Lohnkontoblätter/Lohnzettel• sämtliche Original-Zahlungsnachweise für Lohn- und

Lohnnebenkosten; sollte Vorlage von Original-Kontoauszügen nicht möglich sein (z.B. Uni) bitte Rücksprache mit A16 und FA4B

• Gesamtarbeitszeit- und Projektarbeitszeitaufzeichnungen (GAZ und PAZ)

PERSONALKOSTEN (8)


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Bsp. 1:

Berichtszeitraum Jänner-Juni 2011:

•Jahreslohnkontoblatt•monatliche Lohnzettel und Zahlungsnachweise •Stundenlisten für diese 6 Monate (GAZ und PAZ)

PERSONALKOSTEN (9)


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Bsp. 2:

Berichtszeitraum September 2010-Februar 2011:

• Jahreslohnkontoblatt 2010 (ganzes Jahr)•GAZ 2010 (ganzes Jahr)•Jahreslohnkontoblatt 2011 (Jänner – Februar)•GAZ Jänner bis Februar 2011•PAZ September 2010 bis Februar 2011•Monatliche Lohnzettel und Zahlungsnachweise September 2010 bis Februar 2011

PERSONALKOSTEN (10)


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Eingabe der Personalkosten im ISARR:

Bsp. 1: Berichtszeitraum Jänner-Juni 2011:

Ein Betrag pro Person und Berichtszeitraum (Feld „Ergebnis der Berechnung“ im FA4B-Formular) in einer Zeile

Bsp. 2: Berichtszeitraum September 2010-Februar 2011:

Ein Betrag pro Person für 2010 in einer Zeile

(Feld „Ergebnis der Berechnung“ im FA4B-Formular)

Ein Betrag pro Person für 2011 in einer Zeile

(Feld „ Ergebnis der Berechnung“ im FA4B-Formular)

Aufsplittung auf Monate oder gar auf Gehalt und Lohnnebenkosten nicht notwendig

Als „Document type“ ist „Salaries“ auszuwählen

PERSONALKOSTEN (11)


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STUNDENAUFZEICHNUNGEN:

Kein verpflichtendes Formular für steirische PT.

Gesamtstundenaufzeichnung müssen enthalten:

Name, Monat, Tag, Kommen/Gehen pro Tag (ev. Mittagspause), Urlaub/Krankenstand/ZA, die monatliche GAZ (Minuten in Dezimalstellen), 2 Unterschriften

Projektstundenaufzeichnungen können in die GAZ integriert oder extra sein und müssen enthalten:

Projektzuordnung, Stunden, nachvollziehbare aussagekräftige Tätigkeitsbeschreibung (deutsch); „Viertelstunden-Einheiten“

PERSONALKOSTEN (12)


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2. Reisekosten


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ALLGEMEIN:

•Reisekosten nur von ProjektmitarbeiterInnen, die beim PT angestellt sind (sonst unter externe Kosten)•Wirtschaftlichste Art der Reise •Reisen müssen klar im Zusammenhang mit dem Antrag stehen – sonst vorherige Genehmigung durch JTS einholen!•Reisen müssen im Projektgebiet sein

– sonst vorherige Genehmigung durch JTS einholen!•Abrechnung nach EStG bzw. Betriebsvereinbarung oder Stmk. Reisegebührengesetz (bzw. nach Bundesregelung bei Förderung durch Ministerium)•Amtliches Kilometergeld kann abgerechnet werden – damit sind Mautkosten etc. abgedeckt!

REISEKOSTEN (1)


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•Reiseantrag/-genehmigung•Unterschriebene Reiserechnung (Name, Ort, Zweck, Datum, Uhrzeit – auch Zeitpunkt des Grenzübertritts, Beträge) inkl. Beilagen (Zugkarte, Hotelrechnung etc.)•Original-Zahlungsnachweis (ev. mit Aufsplittung)•Zusatzbelege: Einladung, Protokoll, Teilnehmerliste, ev. Fotos von Veranstaltung•Eingabe im ISARR: Als „Document type“ ist „travel order clearance“ auszuwählen

REISEKOSTEN (2)


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3. Betriebskosten/

Gemeinkosten


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ALLGEMEIN:

2 Arten – direkte und indirekte Gemeinkosten:

Direkte Gemeinkosten:

Ausschließlich und eindeutig für Projekt, z.B. Porto für Versenden von Unterlagen nach Slowenien

Indirekte Gemeinkosten:

Anteilige Zurechnung zum Projekt, z.B. Miete, Strom

GEMEINKOSTEN (1)


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ALLGEMEIN:

•Gemeinkosten müssen auf Basis Einzelbeleg vorgelegt und geprüft werden. •Derzeit gibt es keine Pauschalierungsmöglichkeit!•ACHTUNG: Programmhandbücher teilweise nicht zutreffend!•Gemeinkosten können nur jährlich (Kalenderjahr) abgerechnet werden!

GEMEINKOSTEN (2)


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Berechnungsmethode indirekte Gemeinkosten:

Jährliche Kosten dividiert durch Jahresgesamtstunden aller

MitarbeiterInnen = Gemeinkostenzuschlag (GK)

GK multipliziert mit den Projektstunden = förderfähige Gemeinkosten

Auf Grund des großen Berichts- und Prüfaufwandes sollen GK mit möglichst wenigen Belegen abgerechnet werden (ev. Miete, Strom etc.)

Dies wird im Einzelfall von der FLC mit dem Projektträger

besprochen.

GEMEINKOSTEN (3)


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•Darstellung der Berechnungsmethode (Excel)•Originalrechnungen und –zahlungsnachweise•Zusatzunterlagen (z.B. Mietvorschreibung etc.)•Gesamtstundenaufzeichnungen aller MitarbeiterInnen (Summenübersicht)

GEMEINKOSTEN (4)


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Eingabe der Gemeinkosten im ISARR:

Direkte Gemeinkosten:

Jeder Beleg einzeln

Als „Document type“ ist „invoice“ auszuwählen

Indirekte Gemeinkosten:

Ein Betrag für Gemeinkosten pro Jahr (nicht aufgeteilt auf die Monate oder auf Kosten)

Als „Document type“ ist „other appropriate type of document“ auszuwählen

GEMEINKOSTEN (5)


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Ansprechpersonen :

Mag. Christa BRADLER,

Tel. +316 877-3243, e-mail: [email protected]

Heidi HAMMER,


Sieglinde KUTTNER,


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Danke für Ihre Aufmerksamkeit!

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