Objektorientierte Geschäftsprozessmodellierung mit BPMN und UML Einstellungsprozess der...

Objektorientierte Geschäftsprozessmodellierung mit BPMN und

UML

Einstellungsprozess derStadtwerke-Flensburg GmbH

VorgehensweiseProjektvorbereitung - Teambildung

• Personalentwicklung• Softwareentwicklung

VorgehensweiseProjektvorbereitung – Projektplanung

VorgehensweiseProjektvorbereitung – Prozessauswahl

• Prozess „Mitarbeiter einstellen“

VorgehensweiseProjektvorbereitung – Projektziele

• Initiale Definition des Prozessablaufs• Reduzierung der Zeitkomplexität• Rechtskonformität herstellen

VorgehensweiseIst-Aufnahme

• quantitative und qualitative Erfassung

VorgehensweiseIst-Aufnahme – Daten erheben

• Nicht-standardisiertes Interview

VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes

• BPMN für Prozessablauf• UML für Prozessobjekte


Proz

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Funk

tions

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Personalfragebogen ausgeben

Zusageschreiben und Vertrag

ausgeben

Arbeitsvertrag prüfen Daten bereitstellen

ok ja

nein

ok ja

nein

Daten versenden

Daten erhalten

Vertrag versenden

Absage versenden

Absage erhalten

Vertrag erhalten

Anfrage versenden

Anfrage erhalten

Daten versenden

Absage versenden

Absage erhalten

Daten erhalten


Proz

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Eintrag für Servicefunktionen

erstellen

Benutzer im active directory anlegen

Benutzer im HR anlegen

Eintrag in Telefonanlage

vornehemn

SAP Stammnummer

Zutrittsberechtigung erstellen

Personalakte anlegen

ELB anmeldenVBL anmeldenSozialversicherung und Krankenkasse

anmelden

Mitarbeiterausweis bereitstellen

Personalakte


Proz

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Mitarbeiter Ausweis erstellen

AusweisNr im HR nachpflegen

AusweisNr

Mitarbeiter-Ausweis erhalten

Ausweis versenden

Ausweis erhalten


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Ab

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ng

Zutrittsberechtigung beantragen

Antrag bearbeiten Antrag genehmigt nein

Zutrittsberechtigung erstelln

ja


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Krankenkasse prüfen

Sozialversicherung prüfen

Krankenkasse vorhanden

Sozial-Versicherung

vorhanden

Bei beliebiger Krankenkasse

anmelden

Bei beliebiger Sozialversicherung

anmelden

nein

ja

nein

ja Versicherungen im HR eintragen


Proz

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Mitarbeiter bei VBL anmelden

Anmeldung verarbeiten

Laufende Laufende VBL-Nummer

VBL-Nummer im HR eintragen

Anmeldung erhalten Laufende VLB-Nummerversenden

Laufende VLB-Nummer erhalten

Anmeldungversenden


Proz

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Prüfen ob Mitarbeiter gwerblich

gewerblich Arbeitsbereich prüfen Erzeugung Netzteneinnein nein

ja

ja

ja

Mitarbeiter im ELB anlegen


Proz

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Eintrag in der Telefonanlage

erstellen

Daten erhalten

Zugangsdaten erhalten

Zugangsdaten versenden


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burg

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Datensatz n aus Telefonanlage lesen

Mapping Intranet Datenbank

Mapping erfolgreich

Datensätze vergleichen

Datensätze unterschiedlich

Datensatz eintragen

nein ja

Datensatz-Menge < n ja

nein nein

n++


Proz

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r

Dokumente bearbeiten

Pc-Regeln und Verpflichtungserklär

ung nach Bundesdatenschutz gesetzt anfordern

Dokumente unterschrieben

nein

ja Personalakte anlegenDokumente prüfen

Daten senden

Daten erhalten Daten senden

Daten erhalten


Proz

ess:

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Abte

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Arbeitsbekleidung bereitstellen

Notebook bereitstellen

Schlüssel bereitstellen


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Lage

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Tätigkeit erfordert BekleidungTätigkeit prüfen

Arbeitsbekleidung beantragen

Antrag prüfen genehmigt

ja

Arbeitsbekleidung ausgeben

ja

nein

nein


Proz

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Abte

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Tech

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Notbook ausgeben

Tätigkeit erfordert Notebook

Tele-Arbeitsplatz Tätigkeit prüfen nein

ja ja

Notebook beantragen

Antrag prüfen genehmigt nein

ja

nein


Proz

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Abte

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Tätigkeit erfordert Schlüssel

Schlüssel beantragen

Schlüssel ausgeben

Tätigkeit prüfen


ja

nein

ja

nein


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SAP Benutzer anlegen

Arbeitsplatz ermitteln

Tätigkeit erfordert SAP-

Zugangja SAP Berechtigungen

vergeben

Tätigkeit erfordert

Zugangsberechtigung

Erweiterte Zutrittsberechtigung

erstellenja

nein

nein


Proz

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Berechtigungen ermitteln

Berechtigung für HR

Genehmigung einholen

Genehmigung prüfen

ja genehmigt nein

Berechtigung beantragennein ja


ja

nein

Berechtigungen erstellen


Proz

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Zutrittsberechtigung beantragen

Antrag bearbeiten Antrag genehmigt nein

Zutrittsberechtigung erstelln

ja


Proz

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Neu

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Termin prüfen

Gesundheitsuntersuchung durchführen

Krankheit verbietet Tätigkeit

nein

Termin vorschlagen

zustimmung

ja

An Gesundheitsuntersuchung teilnehmen

ja

Termin versenden

Termin erhalten Bestätigung versandt

Ablehnung versandt

Ablehnung erhalten Bestätigung erhalten


Proz

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r

Gefährlichkeit des Arbitsplatzes

ermitteln

Arbeitsplatz gefährlich

Termin vorschlagen

ja

Mitarbeiter zur Warteschlange

hinzufügennein

Größe der Warteschlange

ermitteln

Warteschlange > 9

ja

nein

Termin prüfen

Sicherheits-Unterweisung durchführen

Wartschlane leeren

Teilnahmebescheinigungen verarbeiten

An Sicherheits-Unterweisung

teilnehmenTermin ok

nein

ja

Termin versenden

Termin erhalten

Ablehnung senden

Ablehnung erhalten

Bestätigung empfangen


Proz

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Letze Sicherheitsunterwei

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ermitteln

n++Anzahl Mitarbeiter >= n ja

nein

Sicherheitsunterweisung durchführen

ja


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Pro

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obje

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-Personalnummer-Pin-Kostenstelle-Abteilung-Telefonnummer-Letzte Sicherheitsunterweisung : Date-Schlüssel erhalten-SAP-Berechtigungen-Zutrittsberechtigung

Mitarbeiter

-Anschreiben-Lebenslauf-Zeugnisse-Zertifikate-Betriebsratsmeldung-Verpfichtungserklärung nach Bundesdatenschutzgesetz

Personalakte

-Täufling

Pate

-Personalnummer-Beginn der Beschäftigung-Organisation-Geschlecht-Name-Vorname-Familienstand-Adresse-Benkverbindung-Beschäftigungszeit-Lohnsteuer-Sozialversicherung-Krankenkasse-VBL-Nummer-weitere Beschäftigungsverhältnisse

Personalfragebogen

1

1

11

Elektronisches Lohnbuch

-Start-Ende-Wochentag-Feiertag : bool-Kostenstelle

ELB-Eintrag

1

0..*

Gewerblicher Mitarbeiter Mitarbeiter Erzeugung Mitarbeiter Netze Mitarbeiter Andere

1

1

1

1

1

1

1

0..1

VorgehensweisePotentialanalyse

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llen

1. Subprozess „Arbeitsmittel bereitstellen“ parallelisieren.

2. Kommunikation aus „Personalakte anlegen“ nach „Mitarbeiterdaten erfassen“ verlagern.

3. Kommunikation aus „Mitarbeiterdaten erheben“ zusammenfassen.

4. Subprozesse im Hauptprozess parallelisieren.

5. Subprozesse im Subprozess „Mitarbeiter organisatorisch zuordnen“ parallelisieren.

6. Elemente im Subprozess „Sozialversicherung und Krankenkasse anmelden“ parallelisieren.

7. Sicherheitsunterweisung rechtswidrig.8. Fehlende Vertretungsregeln.

VorgehensweiseModellierung von Sollprozessen

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Abte

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Arbeitsbekleidung bereitstellen

Notebook bereitstellen

Schlüssel bereitstellen


Subp

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para

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n

Aktivität / Subprozess Dauer min Dauer max

Schlüssel bereitstellen 5 Minuten 5 Minuten

Notebook bereitstellen 14 Tage 16 Tage

Arbeitsbekleidung

bereitstellen

10 Minuten 10 Minuten

Sequenzielle Ausführung

Best-Case 0min + 0min + 0min = 0 min //keine Arbeitsmittel benötigt

Worst-Case 5 min + 16 Tage + 10 min = 16 Tage 15 min

Parallele Ausführung

Best-Case Max(0min + 0min + 0min) = 0 min

Worst-Case Max(5 min, 16 Tage, 10 min) = 16 Tage

Verbesserung

Best-Case

Worst-Case


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Neu

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r

Personalfragebogen ausgeben

Zusageschreiben und Vertrag

ausgeben


ung nach Bundesdatenschutz gesetzt anfordern

Personalfragebogen prüfen

Arbeitsvertrag prüfen


ung prüfenok ok okja ja ja

nein

nein

nein

Daten versenden

Daten erhalten

Absage erhalten

Daten erhalten

Daten versenden

Absage versenden


Mita

rbei

terd

aten

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ben

zusa

mm

enfa

ssen

Verbesserung

•Ein Dokument benötigt 4 Kommunikationsschritte

•Drei Dokumente benötigen 3 x 4 = 16 Kommunikationsschritte

•Parallele Versendung erfordert 4 Kommunikationsschritte


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klun

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Neu

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Serv

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e

Paten zuweisen

Mitarbeiterausweis und Zugangsdaten

erhalten

Betriebsratsmeldung vornehmen


Jährliche Sicherheits-

Unterweisung durchführen

Gesundheits-Untersuchung durchführen

Arbeitsmittel bereitstellen

Meldung prüfen

Zustimmung nein

ja

Mitarbeiter Daten erheben

Anforderung bearbeiten

Organisatorisch zuordnen

tätigkeitsspezifische Berechtigungen

vergeben

Telefonanlagedaten für Servicefunktionen

exportieren

Anforderung senden

Anforderung erhalten

Daten senden

Daten erhalten

Daten erhalten


Subp

roze

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Arbe

itsm

ittel

ber

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n“

para

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n


Tätigkeitsspezifische Berechtigungen

vergeben

1 Tag 2 Wochen

Gesundheitsuntersuchung durchführen 1 Woche 2 Wochen

Sicherheitsunterweisung durchführen 1 Tag 4 Wochen

Paten zuweisen 1 Tag 1 Tag


Best-Case 0 min + 1 Woche + 1 Tag + 1 Tag = 1 Woche 2 Tage

Worst-Case 2 Wochen + 2 Wochen + 4 Wochen + 1 Tag = 8 Wochen 1 Tag


Best-Case Max(0 min, 1 Woche, 1 Tag, 1 Tag) = 1Woche

Worst-Case Max(2 Wochen, 2 Wochen, 4 Wochen, 1 Tag) = 4 Wochen

Verbesserung

Best-Case

Worst-Case


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Pers

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euun

gTe

chni

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r Sup

port

Serv

erdi

enst

e

Eintrag für Servicefunktionen

erstellen

Benutzer im Domänencontroller

anlegen

Benutzer im HR anlegen

Eintrag in Telefonanlage

vornehemn

SAP Stammnummer

Zutrittsberechtigung erstellen

Benutzer im ELB anlegen

VBL anmelden

Sozialversicherung und Krankenkasse

anmelden

Mitarbeiterausweis bereitstellen

Personalakte anlegen


Subp

roze

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im S

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ozes

s „M

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r or

gani

sato

risch

zuo

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aral

lelis

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n


Mitarbeiterausweis bereitstellen 10 min 15 min

Zutrittsberechtigungen erstellen 10 min 15 min


Best-Case 10 min + 10 min = 20 min

Worst-Case 15 min + 15 min = 30 min


Best-Case Max(10 min + 10 min) = 10 min

Worst-Case Max(15 min + 15 min) = 15 min

Verbesserung

Best-Case

Worst-Case

Erster Prozesspfad (Personalentwicklung)


Subp

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r or

gani

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n


Sozialversicherung und Krankenkasse anmelden 1 min 5 Tage

VBL anmelden 5 min 5 min

ELB anmelden 5 min 5 min


Best-Case 1 min + 5 min + 5 min = 11 min

Worst-Case 5 Tage + 5 min + 5 min = 5 Tage 10 min


Best-Case Max(1 min + 5 min + 5 min) = 5 min

Worst-Case Max(5 Tage + 5 min + 5 min) = 5 Tage

Verbesserung

Best-Case

Worst-Case

Zweiter Prozesspfad (Personalbetreuung)


Elem

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Pers

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Krankenkasse prüfen

Sozialversicherung prüfen

Krankenkasse vorhanden

Sozial-Versicherung

vorhanden

Bei beliebiger Krankenkasse

anmelden

Bei beliebiger Sozialversicherung

anmelden

nein

ja

nein

ja Sozial-Versicherung im SAP eintragen

Krankenkasse im SAP eintragen


Elem

ente

im S

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s „S

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lver

sich

erun

g un

d Kr

anke

nkas

se

anm

elde

n“ p

aral

lelis

iere

n


Sozialversicherung anmelden 1 min 5 Tage

Krankenkasse anmelden 1 min 5 Tage


Best-Case 1 min + 1 min = 2 min

Worst-Case 5 Tage + 5 Tage = 10 Tage


Best-Case Max(1 min + 1 min) = 1 min

Worst-Case Max(5 Tage + 5 Tage) = 5 Tage

Verbesserung

Best-Case

Worst-Case


Sich

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lens

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Arbe

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Neu

er M

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eite

r

Fristen prüfen

Gefährlichkeit des Arbitsplatzes

ermitteln

Arbeitsplatz gefährlich

Termin vorschlagen

ja

Mitarbeiter zur Warteschlange

hinzufügennein

Größe der Warteschlange

ermitteln

Warteschlange > 9

ja

nein

Termin prüfen


Wartschlane leeren

Teilnahmebescheinigungen verarbeiten

An Sicherheits-Unterweisung

teilnehmenTermin ok

nein

ja

Mitarbeiter n Tage bis erster

Arbeitstag prüfen <= 7

n++Warteschlange < nnein

n=0nein

ja

ja

Termin versenden

Termin erhalten

Ablehnung senden

Ablehnung erhalten

Bestätigung empfangen

7 Tage warten


Fehl

ende

Ver

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ungs

rege

ln

Vertretungsregeln

VorgehensweiseEmpfohlene Modifikationen

Empf

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odifi

katio

nen

•Durchsetzung der Vertretungsregeln.•Rechtkonformität im Subprozess „Sicherheitsunterweisung durchführen „herstellen. •Kommunikation aus „Mitarbeiterdaten erheben“ und „Personalakte anlegen“ zusammenfassen. •Subprozesse im Hauptprozess parallelisieren. •Elemente im Subprozess „Sozialversicherung und Krankenkasse anmelden“ parallelisieren.

VorgehensweiseZukunft

Tech

nisc

her W

orkfl

ow

•Implementierung als technischen Workflow

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