Optimieren von Aufbau- und Ablaufstrukturen

Was zeichnet

effizientes Management aus?

[ Optimieren von Aufbau- und Ablaufstrukturen]

Effizientes Management liegt vor, wenn Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit existiert. Dazu ist eine Reihe wichtiger Tätigkeiten erforderlich. Schaffung klarer Zuständigkeits- und Kompetenzreglungen

Förderung der Eigeninitiative und der Verantwortung

Gestaltung rationeller und transparenter Abläufe

zweckmäßig strukturierte und zielorientierte Aufgabenzusammenfassung

3

Effizientes Management

[ Optimieren von Aufbau- und Ablaufstrukturen] 4

Interne und externe Einflussfaktoren bei der Planung von Aufbaustrukturen

Interne Einflussfaktoren Externe Einflussfaktoren


Aufgliederung

Aufbauorganisation Ablauforganisation

Aufgabenanalyse

Aufgabensynthese

Betriebliche Organisation


Aufbauorganisation

Aufgabenanalyse


Systematische Aufgabenzerlegung

Gesamtaufgabe des Unternehmens

Teilaufgabe Teilaufgabe Teilaufgabe Teilaufgabe Teilaufgabe


Aufbauorganisation

Aufgabenanalyse




Gliederungsmerkmale

Verrichtung: Gruppe von Aufgaben / Tätigkeiten

Objekt: Fertigprodukt, ZwischenproduktPhase: planen, durchführen, kontrollierenRang: anordnen, ausführen

Zweck / -beziehung: Kern- oder Unterstützungsprozess


Werbeprodukte herstellen und vermarkten

Systematische Aufgabenzerlegung

Aufgabe: Führen Sie für folgendes Vorhaben eine Aufgabenanalyse durch und gliedern Sie nach den Gliederungsmerkmalen.

Folgende Tätigkeiten sind durchzuführen: - Fertigungsmaterial einkaufen - Layout und Satz - Programmierung - Produkt vertreiben


Systematische AufgabenzerlegungBeispiel für die Beschaffung

Gliederungsmerkmale

Zweck: - Materialeinkauf - Angebotsprüfung - Bestellung - Rechnungsprüfung - Anfrage - Lagerung - Zulieferauswahl

Verrichtung: Einkauf und Lagerung

Objekt: Rohstoffe

Phase: Planung, Kontrolle, Durchführung

Rang: Sachbearbeiter


Funktionale Einheiten sind: - Stelle (kleinste organisatorische Einheit) - Instanz (Leitungsstelle mit Weisungsbefugnis) - Stabsstelle (Stelle mit beratender Funktion)

Bildung funktionaler Einheiten


Aufbauorganisation

Aufgabenanalyse



Aufgabensynthese

Aufgaben-komplex

Stelle

Instanz

Aufgaben-komplex

Stelle



12


Aufgaben-komplex

Stelle

Instanz

Aufgaben-komplex

Stelle

Aufgaben- analyse

Aufgaben- synthese

Aufbauorganisation

Abteilung


Werbeprodukte herstellen und vermarkten

Aufgabensynthese

Aufgabe: Führen Sie für das bereits bekannte Vorhaben eine Aufgabensynthese durch und bilden Sie entsprechende Stellen.


Einkauf Produktion Verkauf

Aufgabensynthese

Stelle Einkauf

Stelle Verkauf

Instanz Produktions-

leitung

Stelle Druck

Stelle Satz und Layout

LeitungStelle QM


Stelle ist nicht identisch mit einem Arbeitsplatz!

Eine Stelle kann aus einem oder mehreren Arbeitsplätzen bestehen


Pers

önlic

hkei

ts-

kom

pete

nz

Met

hode

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kom

pete

nz

Sozi

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kom

pete

nz

Fach

- ko

mpe

tenz

Handlungskompetenzen

Lernbereitschaft Kritikfähigkeit

Planungsfähigkeit Problemlösendes

Denken

Teamfähigkeit Kommunikation

Fachliche Fertigkeiten


Stelle

KOMPETENZEN!Befugnisse des Stelleninhabers

Sach- und Fachkompetenz

Entscheidungs- kompetenz

Weisungs- kompetenz

Verfügungs- kompetenz

Informations- kompetenz

Antrags- kompetenz

Vertetungs- kompetenz


Stelle

VERANTWORTUNG!


Eine Stellenbeschreibung ist eine verbindliche und in einheitlicher Form gefasste Beschreibung einer Stelle

Eine Stellenbeschreibung sollte Angaben zu sechs Teilbereiche machen:

1. Allgemeine Informationen

2. Instanzenbild

3. Zielsetzung der Stelle

4. Aufgabenbild

5. Kommunikationsbild

6. Leistungsbild

Stellenbeschreibung


Als Medienfachwirt werden Sie mit der Optimierung der betrieblichen Prozesse innerhalb ihres Unternehmens beauftragt.

a) Erläutern Sie den Unterschied von Ablauforganisation und Aufbauorganisation.

b) Welche Ziele setzt sich die Ablauforganisation? c) Nennen Sie fünf Grundsätze der Betriebsorganisation.

Aufgabe 1


Prozessorientierten Organisation

Aufbauorganisation Ablauforganisation


Festlegung der Arbeitsschritte

Festlegung zeitlicher Abfolge

Zuordnung von Arbeitsplätzen

Definition Betriebsmittel

Definition Personalausstattung


OrganisationsregelungenGenerelle Regelung

Fallweise Regelung

Bekannter SONDERFALL Bsp. Bauteil anders

!

Aufgabe

Aufgabe

Disposition (frei und gebunden)

Unbekannter SONDERFALL

?Aufgabe


Sachliche und formale Prinzipien

Generelle Regelungen Freie Regelungen

Arbeitspensum Arbeitszeit

Aufgaben Kompetenzen

Verantwortung Befugnisse


Ablaufstrukturen von Prozessen

Aufgabe: Führen Sie für folgende Prozesse eine Ablaufplanung durch.

1. Vektorisierung von Grafiken 2. Firmenlogoerstellung 3. Rechnungseingang und Bezahlung


Ablaufstrukturen

Festlegung der Arbeitsschritte

Festlegung zeitliche Abfolge

Zuordnung von Arbeitsplätzen

Definition Betriebsmittelausstattung

Definition Personalausstattung


Dokumentation des Strukturgefüges:

Beschreiben Sie stichwortartig die aufgeführten Themenpunkte:

Arbeitsplatzbeschreibung

Stellenbeschreibung

Organigramm

Funktionsbeschreibung

Flussdiagramm bzw. PAP

Arbeitsplan


ArbeitsplanEin Arbeitsplan beschreibt den Durchlauf eines Produktes vom Rohmaterial über verschiedene Arbeitsvorgänge und Fertigungseinrichtungen bis hin zum fertigen Produkt

Ablaufplan und Arbeitsfolgen

Arbeitsplatz, Kostenstelle

Betriebsmittel

Qualifikation und Lohngruppe

Vorgabezeiten

Wie, Wo, Womit, Wer, Wie lange


ArbeitsplanKopfdaten: Sachnummer Benennung Werkstoffangaben Werkstoffabmessungen Anlieferungsstatus nach Abschluss

Ablaufdaten: Lfd.Nr. der Arbeitsfolge Benennung des Vorganges Ausführende Kostenstelle Einzusetzende Betriebsmittel


Organisatorische Veränderungsprozesse

Zielformulierung

Analyse der Prozesse

Optimierung

Anpassung Organisation

Förderung Prozessdenken

Prozessverbesserung

Tran

spar

ente

Pro

zess

e

Zielkonflikte in der Optimierung


Zielkonflikte in der Optimierung anhand des Konfliktportfolio Thomas Modell

Maßnahmen des konkurrierenden Zieles umsetzen

(win-lose)

Maßnahme des Hauptzieles umsetzen (win-lose)

Kompromisse win-lose lose-win

Maßnahmen vertagen, verschieben, Ignorieren (lose-lose)

Prioritäten vergeben oder konsensfähige Alternativen suchen

(win-win)

hoch

niedrig

Einfluss auf das Hauptziel

hochEinfluss auf das konkurrierendes Ziel


Analysieren Sie den Zielkonflikt indem Sie die Maßnahmen in das Konfliktportfolio eintragen

Kostenreduktion durch Personalabbau Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit

Gleichmäßige Auslastung der Betriebsmittel und geringe Lagerbestände

Geringe Lagerbestände und Hohe Lieferbereitschaft


Zielkonflikte in der Optimierung

Kostenreduktion durch Personalabbau Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit

Drei mögliche Ansätze:

1) Die Ziele werden durch Bewertung und Gewichtung messbar und damit unmittelbar vergleichbar gemacht.

2) Für die Ziele werden bestimmte Mindestniveaus als Standard festgelegt, die alle gemeinsam erreicht werden können.

3) Ein Ziel wird zum dominanten Hauptziel erklärt, die anderen vernachlässigt.


Optimieren von Informationsflüssen

34


Informationen sollten:

aktuell vollständig zuverlässig

kurz zielgerichtet aussagekräftig


Beispiele zum Optimieren von Informationsflüssen

36

• Zu kurze oder zu umfangreiche Berichte oder Anweisungen.

• Unübersichtliche Informationsfluten (z.B. durch E-Mails).

• Unverständliche oder falsche Formulierungen.

• Veraltete Änderungsstände der Arbeitsunterlagen.

• Keine, nur unvollständig oder zufällig beim Mitarbeiter angekommene Informationen.


„Zwiebel in Würfel schneiden“ hieß es.

Wenn Informationen unzureichend sind:


Optimieren von Informationsflüssen

38

Eine mangelhafte Informationsübertragung kann zu folgenden Problemen führen:

• Missverständnisse • Zeitverlust • Konflikte • Frustration • Fertigungsfehler


Kap 2. Logistiksysteme und Materialflusssysteme


Es geht darum, zu bestimmen …

• welche Güter • in welchen Mengen • zu welchen Orten • zu welchen Zeitpunkten • zu welchen Qualitäten • durch welche Aktionen

…verfügbar sein müssen

Darüber hinaus ist festzulegen…

• wo die Güter und Informationen entnommen werden • wie sie transportiert werden • wohin sie nach erfolgter Bearbeitung gelangen sollen.


6R der Logistik

Logistik sichert die Verfügbarkeit des

richtigen Gutes, in der richtigen Menge, im richtigen Zustand, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit, zu den richtigen Kosten.


Bestandteile der Logistik

Entsorgungslogistik

Beschaffungs- logistik

Produktions- logistik

Distributions logistik





Entsorgungs- logistik

Hauptziel ist die

„Sicherung der Material- und Teilebereitstellung

gemäß der Produktionsprogrammplanung (termin-, mengen-, und qualitätsgerecht)

mit minimalen Aufwand“


Auswahl der Beschaffungsquellen

44

Global Sourcing? Local Sourcing?or

Single Sourcing?

Multiple Sourcing? Modular Sourcing?

Dual Sourcing?or

or


Materialfluss

Wareneingang Verteilung Bearbeitung Zusammenführen

Papier Druckmaschine Drucken Verpacken






A B C

X AX BX CX

Y AY BY CY

Z AZ BZ CZVo

rhers

ag

e-

gen

au

igkeit

Wertanteil

JIT-fähig

Vorrat

Einzelteil- beschaffung

oder Lager

Au

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hen

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an

d

ABC-Analyse

47


Bedarfsplanung

Eigenbedarf/-fertigung Fremdbedarf/-fertigung

Für die Eigenfertigung sprechen:

• Mängel der Lieferanten • Kapazitätsauslastung • Geheimhaltung • Kostenvermeidung durch

Transport • …

Make or buyOutsourcing

Für die Fremdfertigung sprechen:

• Know How • Betriebsmittel der Lieferanten • Eigene Engpässe • Evtl. Schutzrechte und Patente • …


Beschaffungsprinzipien

Neue Konzepte

KanbanJIT

JIS

Traditionelle Beschaffungsprinzipen

KOMBINIERT

Vorrats-beschaffung

Einzelteil- beschaffung

KOMBINIERT


Bereitstellungssysteme

Bringsystem plangesteuert

Holsystem verbrauchsgesteuert

Kombinierte Systeme Sowohl plan- als auch verbrauchsgesteuert

Kanban

Just-in-time

ABC /XYZ Artikel

ABC /XYZ Artikel

Materialanlieferung durch Zulieferer

Hoher Planungsaufwand

Materialanforderung durch Arbeitsplatz über Kartensysteme

Just-in-Sequenze


Terminplanung

DLZ

Bereit-stellung

Rüst- Zeiten

tr

Ausführungs- Zeiten te*m

Warte- zeiten

Transport- zeiten

Puffer-zeiten

Liege zeiten

Vorwärtsterminierung

Rückwärtsterminierung (retrograd)

Kombinierte Terminierung


Fördermittel





Stetigförderer Unstetigförderer

• Rollbahnen • Kettenförderer • Becherwerke

• Aufzüge und Kranarten

Flurförderfahrzeuge

• Frontstapler • Fahrerlose Transportsystem


Förderhilfsmittel

• Paletten • Container • Lagerkästen

• Kartons • Dosen • Säcke…






Hauptziel ist die …

„…auftragsgebundene kontinuierliche

Fertigungsflussgestaltung bei gleichzeitiger

Minimierung der Bestände und des

Fertigungsaufwandes“






Beschäftigt sich mit …

• Produktionsplanung • Produktionssteuerung • Kanban und JIT / JIS • Produktions- und Fertigungstypen • Durchlaufzeiten • Materialflussgestaltung







„…kundenwunschgerechte Warenbereitstellung und

Dienstleistungserbringung bei Minimierung der

Aufwendungen für Fertigwareneinlagerung,

Verpackung, Vertrieb, Service, Transport und

Umschlag.“


Ziele des Materialflusses

▪ Verkürzung der Durchlaufzeiten ▪ Senken des Ausschusses ▪ Verbesserung der Arbeitsbedingungen ▪ Einsparung von Kosten ▪ Vermeidung vom Umweltbelastung ▪ Vermeidung von Energieverschwendung

57


Total Productive Maintenance (TPM)

58

7 Arten der Verschwendung (TIMWOOD)

Bestände inventory

Transport transport

Bewegungen movement

Wartezeiten waiting

Überproduktion overproduction

Falsche Prozesse

overengineering

Ausschuss defects


Ist die Verkettung aller Vorgänge beim Gewinnen, Be- oder Verarbeiten sowie beim Lagern und Verteilen von Stoffen innerhalb fester Bereiche.

Ken

nza

hle

n f

ür

die

Op

tim

ieru

ng

Arbeitsplätze

Entfernungen

Flächenanteil

Transportvolumen

Transportdichte

Transportzeitanteil

Materialfluss


Materialfluss

Ungünstige Materialflüsse

Lange Transportwege

Lange DLZ

Erhöhter Materialeinsatz

Zusätzliche Lagerflächen


Einwirken auf Form oder ZustandVerändern

Fördern/Bewegen

Einwirken

Prüfen

Lagern

Grundfunktionen des Materialflusses

Änderung der Lage oder des Ortes

Änderung der Form oder Zustand durch Be-Verarbeitung

Überprüfung der Erwartungen

Liegen in einem Lagerbereich






60-85%

10-20%

10-25%

20-35%

5-15%

45-70%

A B C






Lieferant Kunde

Vor-produzent

Final- produzent

Direkter Absatz






Lieferant Zwischenhändler

Indirekter Absatz

Abnehmer/Kunde

Lieferant Zwischen- Großhändler

Einzelhändler Abnehmer/Kunde






Verkehrsträger

• Eisenbahngüterverkehr • Güterkraftverkehr • Paketdienste • Luftfrachtverkehr • Binnenschifffahrt • Seeschifffahrt • Rohrleitungssysteme • Kombinierter Verkehr







„…kostenoptimale und umweltgerechte Entsorgung

der Produktions- und Verpackungsabfälle in den

Fertigungs- und Betriebsstätten sowie

Altprodukten beim Nutzer unter Beschleunigung

der materiellen Ströme im Recycling-

Deponiesystem.






Transport, Verpackung Produkte

Hilfs- Betriebsstoffe

Abfall

Transport, Verpackung

Produkte

Sammlung

Transport

Lagerung

Wieder- verwen-

dung

Recy- cling

Entsor-gung

• Umweltverträglich- keitsanalysen

• Abfallvermeidung • Überwachung

gesetzlicher Vorschriften


Kap 3 Produktionsplanung


Berechnung der Bedarfsermittlung

Stochastisch (wie viel wurde letztes Jahr verkauft bzw. verbraucht?) Deterministisch

(wie viel benötige ich dazu?)

Subjektiv (Schätzung, wenn keine Daten vorliegen)


Bedarfsplanung

analytisch synthetisch

Stücklisten Teileverwendungsnachweise (ausgehend vom Teil)

Teile-Nr. T1

01 A 202 B 203 C 5

Dispositionsverfahren

Auf welche Art und Weise wird die Mengenplanung umgesetzt

Aufgabe 1

71

Sie sollen für einen Schlüsselkunden ein Produkt herstellen.

Dieses Produkt setzt sich aus zwei Baugruppen A und vier Baugruppen B zusammen. Eine Baugruppe A besteht aus fünf Bauteilen T1, acht Bauteilen T2 und vier Bauteilen T4. Zur Herstellung der Baugruppe B sind zwölf Bauteile T3 und vier Bauteile T4 erforderlich.

a) Erstellen Sie eine graphische Darstellung der Stückliste.

[Projektmanagement]

a) Stückliste

72

E100

2xA

5xT1 8xT2 4xT4

4xB

12xT3 4xT4

Aufgabe 1

73

Bauteil/Baugruppe Fertigungszeit pro Bauteil (in Std.)T1 3,5T2 2,5T3 1,25T4 1,75A 12,00B 5,00

Für die Endmontage des Aggregates werden 22 Std. benötigt, die Abnahme des Aggregates beansprucht 2 Std.

b) Ermitteln Sie den Zeitbedarf der Bauteile, anhand der vorliegenden Daten .

[Projektmanagement] 74

Bauteil /Baugruppe Menge Fertigungszeit pro

Bauteil (in Std.)Fertigungszeit

Gesamt (in Std.)

T1 10 3,5 35

T2 16 2,5 40

T3 48 1,25 60

T4 24 1,75 42

A 2 12,00 24,00

B 4 5,00 20,00

E100 Endmontage und Abnahme

24,00

b) Zeitbedarf

Aufgabe 14

75

Bei den Planungen ist zu berücksichtigen, dass Bauteile parallel gefertigt werden können, jedoch Baugruppen erst nach Fertigstellung der letzten Einheit weiterverwendet werden können.

Nach wie vielen Stunden kann der Bau das Produkt frühestens fertig gestellt werden?

c) Stellen Sie die Terminplanung des Projektes als Netzplan dar. d) Führen Sie eine Vorwärts- und Rückwärtsterminierung durch.

[Projektmanagement]

Aufgabe 14 Netzplan

76

T10 35 3521 21 56

T20 40 4016 16 56

T30 60 600 0 60

T40 42 4214 14 56

A42 24 6656 14 80

B60 20 8060 0 80

E10080 24 10480 0 104

00 104

104

77

Aufgabe 3

78

Aufgabe 4

79

Auftrag Drucken Weiterverarbeitung1 12 h 10 h2 8 h 12 h3 4 h 6 h4 10 h 14 h5 5 h 14 h6 9 h 8 h

Aufgabe 4 Zur Fertigung eines Prototyps der optoelektrischen Messeinrichtung müssen die folgenden sechs Teilaufträge • In der Auftragsreihenfolge 1 bis 6 und • In der technologischen Bearbeitungsreihenfolge: 1. Drucken, 2. Weiterverarbeitung In Ihrer Fertigung eingeplant werden:

Als Fertigungsleiter werden Sie gefragt, nach wie vielen Tagen im Zweischichtbetrieb (je 8 Stunden) alle Teilaufträge erledigt sind. Stellen Sie den notwendigen Zeitbedarf in Form eines Fristenplanes / Balkendiagramms maßstäblich grafisch dar.

80

Drucken

Weiterverarbeitung

Der Auftrag ist nach 76 Stunden erledigt. d.h. nach 4 Tagen und 12 Stunden

Aufgabe 4


Dispositionsverfahren

Verbrauchsgesteuerte Disposition

Bestellpunktverfahren Bestellrhythmusverfahren

Plangesteuerte Disposition

Verbrauch aus der Vergangenheit (statistische Ableitung)

Auftragsgesteuerte Disposition

Konkret vorliegende Aufträge Einzelbestellung / Sammelbestellung

Beschaffungsart

Fallweise

Vorrat

Fertigungssynchron

Optimieren von Aufbau- und Ablaufstrukturen · Änderung der Form oder Zustand durch...

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