Projektmanagement und Ehrenamt

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Die nachfolgenden Inhalte sind urheberrechtliches Eigentum der Campana & Schott-Unternehmensgruppe. Die unentgeltliche Überlassung berechtigt ausschließlich zur unternehmensinternen Nutzung. Jegliche Weitergabe an Dritte bedarf der vorherigen, schriftlichen Zustimmung durch Campana & Schott. Projektmanagement & Ehrenamt Ehrenamt bei der Baunataler Diakonie Kassel [Projektbericht und Gedankenaustausch] Heiko Bartlog GPM Heilbronn 30. November 2010

Transcript of Projektmanagement und Ehrenamt

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Die nachfolgenden Inhalte sind urheberrechtliches Eigentum der Campana & Schott-Unternehmensgruppe.

Die unentgeltliche Überlassung berechtigt ausschließlich zur unternehmensinternen Nutzung.

Jegliche Weitergabe an Dritte bedarf der vorherigen, schriftlichen Zustimmung durch Campana & Schott.

Projektmanagement & Ehrenamt

Ehrenamt bei der Baunataler Diakonie Kassel

[Projektbericht und Gedankenaustausch]

Heiko Bartlog

GPM Heilbronn

30. November 2010

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Projektmanagement und Ehrenamt 2/© Campana & Schott 29

Inner Circle ECM Partner

Premier Project Partner

Business Intelligence Partner

Process Integration Partner

Ein etabliertes und dynamisches Unternehmen

Campana & Schott – Unternehmen

…auch in Australien, Belgien, Bosnien-Herzegowina, Brasilien, Bulgarien, Dänemark, Finnland,

Großbritannien, Kosovo, Niederlande, Schweden, Serbien, Spanien, Tschechien, Ukraine, USA…

Kunden weltweit

Seit 1992 am Markt

Inhabergeführtes

Unternehmen

Niederlassungen in

Deutschland, Frankreich,

Österreich, Schweiz

Derzeit über 170

Mitarbeiter

Starke Allianzen und

weltweites Partnernetz

Überblick

Paris

Zürich

WienMünchen

Köln

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Hamburg

Stuttgart

Allianzen

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Projektmanagement und Ehrenamt 3/© Campana & Schott 29

Beratung – Technologie – Umsetzung

Campana & Schott – Kompetenzen

Managementberatung

Technologieberatung

Projektmanagement

PM-Prozesse

PM-Systeme

PM Offices

PM Services

Projektportfolio-Mgmt.

Prozessoptimierung

Workflow Applications

Collaboration

Content Management

Enterprise Search

Business Intelligence

Microsoft-Technologien

MS Project Server

MS SharePoint Server

MS SQL Server

MS Biztalk Server

MS Office (OBA) …

SW-Produkte, Integration

Realisierung

Professionelles

Projektmanagement

Automatisierung

von Prozessen

IT-Lösungen

Training und Support

Bereitstellung von

Projektmanagern

Management

of Change

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Projektmanagement und Ehrenamt 4/© Campana & Schott 29

Zu Beginn eine kleine Runde Gehirnjogging

Projektmanagement & Ehrenamt

PM &

Ehren-

amt

Ehren-

amtliche

Projekt-

leiter

Projekt-

orientierte

Einbindung

von Ehren-

amtlichen

PM für

Ehrenamts-

Initiativen

PM als

Werkzeug

für Ehren-

amtliche

Ehren-

amtliche

im

Projekt-

team

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Projektmanagement und Ehrenamt 5/© Campana & Schott 29

Die Würde des Menschen ist unantastbar – sie wird

niemals durch Krankheit oder Behinderung gemindert

Baunataler Diakonie Kassel

Quelle: http://www.baunataler-diakonie-kassel.de/

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Projektmanagement und Ehrenamt 6/© Campana & Schott 29

Tue Gutes und rede darüber.

Es gibt nichts Gutes. Außer man tut es. [Erich Kästner]

Idee:

• Weihnachtsgeschenk

• Gemeinnütziger Zweck

Thema:

• Projektmanagement

• Ehrenamt

Umfang:

• Konzeption

• Umsetzung

Grundlage unserer Zusammenarbeit

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Der Projektscope

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Projektmanagement und Ehrenamt 8/© Campana & Schott 29

Gesamtprogramm (strategische Richtungsvorgaben) und

Einzelprojekte verlaufen „Hand in Hand“

Übersichtsskizze: Projektverlauf

2010

Gesamtprogramm

Weitere Einzelprojekte

Kick-off:

Scoping

Analyse:

Probleme

Konzeption:

Maßnahmen

Umsetzung/

SteuerungAbschluss

Pilotprojekt „Ehrenamt“

Laufende

Rückkopplung

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Projektmanagement und Ehrenamt 9/© Campana & Schott 29

Bitte stellen Sie sich und Ihre Erwartungen an den

heutigen Workshop kurz vor

Was muss passieren, damit ich mit dem Workshop zufrieden bin?

Welche Fragen sollten heute unbedingt beantwortet werden?

Welche Themen sollten heute angesprochen werden?

Welche Themen sollten abgegrenzt werden?

Welche Ergebnisse verspreche ich mir von dem heutigen Workshop?

Welche Ergebnisse möchte ich eher vermeiden?

Leitfragen zum Workshop

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Projektmanagement und Ehrenamt 10/© Campana & Schott 29

Nutzen/ Zielsetzung

Wie stelle ich mir die Situation nach Abschluss des

Vorhabens vor?

Was soll sich dadurch künftig verbessern?

Welche Probleme sollen nicht mehr auftreten?

Welche Nutzeneffekte sollen auftreten?

Welche Potentiale sollen durch das Vorhaben

gehoben werden?

Mithilfe von Leitfragen zu vier wichtigen Dimensionen

wurde das Thema diskutiert und das Projekt skizziert

Leitfragen zum Projekt

Ist-Situation

Potentiale/ Handlungsfelder

Beteiligte & Betroffene

Welche Personen/ Personengruppen sind potentiell

vom Ergebnis/ von der Durchführung betroffen?

Welche Betroffenen sind aktiv einzubinden?

Welche Personen/ Personengruppen sind negativ

betroffen – wer wird von der Veränderung

profitieren können?

Welche Betroffenen sind zu informieren?

Welche Aufgaben könnten künftig von

Ehrenamtlichen übernommen werden?

Sind neue Formen der Einbindung denkbar?

Können neue Zielgruppen eingebunden werden?

Sind Kooperationspartner denkbar?

Was motiviert zum ehrenamtlichen Engagement?

Welche Barrieren könnten Engagement verhindern?

Warum beschäftigen wir uns mit dem Thema PM

und mit der Einbindung von Ehrenamtlichen?

Wer sind die heutigen Ehrenamtlichen?

Wie werden Ehrenamtliche aktuell in die Aufgaben

der Diakonie eingebunden? In welche Aufgaben?

Was läuft heute sehr gut und soll bewahrt werden?

Gab es schon einmal ähnliche Initiativen?

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Projektmanagement und Ehrenamt 11/© Campana & Schott 29

Zu jeder Dimension wurden Ideen auf Karten

festgehalten und anschließend gemeinsam diskutiert

Einige Diskussionsergebnisse

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Projektmanagement und Ehrenamt 12/© Campana & Schott 29

Die im Wesentlichen zu betrachtenden Themen lassen

sich in 5 Bereiche gliedern

1. Ziele, Strategie, Standpunkte formulieren

• Für die Einbindung des Ehrenamtes

• Als Teil einer Gesamtstrategie

2. Akquise/Öffentlichkeitsarbeit

3. Taktische Maßnahmen (mittelfristig)

• Entwicklung der eigenen Strukturen ( Effizienz)

• Entwicklung von Ehrenamtlichen ( Qualifizierung)

• Entwicklung von Einsatzmöglichkeiten ( Betätigungsfelder)

4. Operative Maßnahmen (kurzfristig)

• Konkrete Einbindung in die Aufgaben und Prozesse

( z.B. im Geschäftsbereich)

5. Organisation, Verankerung, Koordination

Themenblöcke

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Projektmanagement und Ehrenamt 13/© Campana & Schott 29

Welche Maßnahme soll in einem ersten Schritt

angegangen werden?

Was wäre ein passendes Maßnahmenpaket für Phase 1?

• Gut abgrenzbar (organisatorisch)

• Hohe Akzeptanz

• Schnell umsetzbar

• Schnelle Überprüfbarkeit der Nutzeneffekte

Konkreter Projektauftrag:

• Was soll geschehen?

• Wer übernimmt die Leitung?

• Wer ist Steuerungsgremium?

• Wer ist weiterhin einzubinden?

• Wann soll die Maßnahme begonnen werden?

• Bis wann soll die Maßnahme abgeschlossen sein?

Identifikation eines passenden Pilotprojektes

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Das Pilotprojekt

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Projektmanagement und Ehrenamt 15/© Campana & Schott 29

Grundlage des Projektes ist der formale Projektauftrag

durch Vorstand und GB-Leitungen als Lenkungsgremium

Formaler Projektauftrag

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Projektmanagement und Ehrenamt 16/© Campana & Schott 29

Interview-

leitfaden

Die grobe Projektstruktur setzt sich aus den mehreren

Komponenten zusammen

EINSATZGEBIETE

ANNERKENNUNGSKULTUR

AKQUISE

KOORDINATION

REGELUNGEN

Themengebiete, Instrumente, Vorgehensskizze

Themengebiete

Ist-Analyse (inkl. Historie):

• Dokumente

• Interviews (intern)

• Workshop (WS)

Ideen und Soll-Konzept:

• Interviews (intern/ extern)

• Workshop (WS)

Instrumente

Dokumentenanalyse

Interviews

(intern/ extern)WS

Erstellung

Handbuch/

Umsetzung erster

Maßnahmen

Mai Juni/ Juli August September Oktober/ November/ Dezember

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Projektmanagement und Ehrenamt 17/© Campana & Schott 29

Die Befragung der ehrenamtlichen Mitarbeiter brachte

wichtige Erkenntnisse für die weitere Ausgestaltung

Exemplarische Auswertung

2) Was motiviert Sie, diese ehrenamtliche Tätigkeit auszuüben?

Arbeitssuche

Atmosphäre i. d. Einrichtung

Aufbau von Kontakten / Arbeitskraft anbieten

Dankbarkeit

Eigene Betroffenheit

Eigene Fertigkeiten nutzen / einbringen (Hobby)

Eigene Fertigkeiten vermitteln

Freude und Dankbarkeit der BW / WfbM Beschäftigten

Gute Zusammenarbeit mit Mitarbeitern

Spaß an der Arbeit mit Menschen mit Behinderung

Suche nach (sinnvoller) Aufgabe

Suche nach (sinnvoller) Aufgabe im Ruhestand

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Aktivitäten seit dem letzten Bericht Anstehende Aktivitäten

Entscheidungsbedarfe Sonstiges

Pilotprojekt Ehrenamt Hofgeismar

► Durchführung des überwiegenden Teils der Interviews

► Erfassung des aktuellen Standes der Interviewdurchführung

► Befragungen der Mitwirkungsgremien und Mitarbeitende in den Bereichen Werkstatt und Arbeit konnten teilweise bereits durchgeführt werden

► In Vorbereitung des geplanten Workshops am 27.07.2010 wurden die Ergebnisse in einer ersten Annäherung in qualitativ und / oder quantitativ unterschieden und in einem ersten Versuch Kriterien zur Auswertung der Ergebnisse entwickelt.

► Fortsetzung und Abschluss der Durchführung der Interviews

► Gesamterfassung und Darstellung der Ergebnisse der Interviews

► Festlegung der Auswertungsverfahren

► Ergänzung Überarbeitung und abschließende Festlegung des Katalogs der Auswahlkriterien

► Durchführung der Auswertung

► Darstellung und Zusammenfassung der Ergebnisse, Ableiten von Schlussfolgerungen aus den Ergebnissen

z. Z. sind keine Entscheidungen offenDie Interviewpartner zeigten sich sehr kooperativ

bei der Durchführung der Interviews, die bisher

sehr sachgerecht und engagiert erfolgte.

Beispielhafter Statusbericht

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Projektmanagement und Ehrenamt 19/© Campana & Schott 29

Tätigkeiten für EA werden den Einsatzfeldern

zugeordnet, Anforderungsprofile abgeleitet

Skizze für eine spätere Einordnung der Erkenntnisse

Geschäftsbereiche der Diakonie/ Einsatzfelder

x

*) Legende: "x": bereits eingesetzt, "o": Potential, "-": nicht möglich

Ableitung von

Anforderungs-

profilen an EA

x

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Projektmanagement und Ehrenamt 20/© Campana & Schott 29

Nachhaltiges Projektergebnis wird der Entwurf eines

Handbuchs Ehrenamt als Organisationsbasis sein

Bedeutung (Ziele, Nutzen) des Ehrenamtes und Leitsätze

Abgrenzung zwischen Hauptamt und Ehrenamt

Organisation der Ehrenamtsarbeit

• Neue Stelle: Ehrenamtskoordinator (AKV und Schnittstellen)

• Ehrenamtsbeauftragte in den Geschäftsbereichen/ Standorten

• Arbeitsgruppe und Lenkungsgremium Ehrenamt

Schlüsselprozesse der Ehrenamtsarbeit

• Bedarfsermittlung, Akquise, Erstkontakt, Eignungsprüfung,

Vertragsabschluss, Konfliktklärung, Beendigung der Tätigkeit

Zusammenarbeit zwischen Ehrenamtlichen und Hauptamtlichen

• Umgang, Integration, Einarbeitung, Begleitung, Weiterbildung

Exemplarische Stellenprofile für ehrenamtliche Tätigkeiten

Würdigung des Ehrenamts/ Anerkennungskultur

Inhalte Handbuch Ehrenamt

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Projektmanagement und Ehrenamt 21/© Campana & Schott 29

Aktuell suchen wir Nikoläuse – der Bürgermeister hat

bereits zugesagt!

Hofgeismar sucht Nikoläuse … und andere Freiwillige

Helfen Sie uns, am 6. Dezember in den Werkstätten

und Wohnhäusern der Diakonie in Hofgeismar und

Calden eine Freude bereiten! Wann und wo genau,

stimmen wir gemeinsam mit Ihnen ab. Um das

Kostüm und die Geschenke kümmern

selbstverständlich wir uns.

Sie sind kein Nikolaus oder haben am 6. Dezember

keine Zeit, möchten sich aber gerne trotzdem

ehrenamtlich engagieren? Sie haben Freude daran,

mit anderen Menschen zu musizieren, zu basteln, zu

malen, spazieren zu gehen, ihnen vorzulesen oder

andere Dinge zu tun?

Dann melden Sie sich bitte bei uns.

Wir freuen uns auf Ihr Engagement!

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Ausblick

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Projektmanagement und Ehrenamt 23/© Campana & Schott 29

Über das konkrete Projekt hinaus gedacht …

Früher waren Einzelpersonen teilweise von Kindesbeinen an, ein Leben

lang ehrenamtlich in Vereinen tätig

Durch den gesellschaftlichen Wandel (insb. häufigere Wechsel des

Arbeitsplatzes, verbunden mit Umzügen) ist eine solche Kontinuität kaum

noch möglich – zumindest nur schwer planbar

Das Interesse daran, sich ehrenamtlich für einen guten und nachhaltigen

Zweck zu engagieren, ist aber weiterhin vorhanden

Somit müsste eine große Chance darin bestehen, auch das Ehrenamt

verstärkt projektorientiert zu organisieren!

Hypothese und offene Frage

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Projektmanagement und Ehrenamt 26/© Campana & Schott 29

Quelle: http://www.ehrenamtnetzwerk.de/

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Projektmanagement und Ehrenamt 27/© Campana & Schott 29

Was können Sie tun?

Als Projektmanager können Sie durch ihr persönliches Engagement in

gemeinnützigen Projekten viele weitere Freiwillige mitreißen und damit

mehr Gutes bewirken als allein!

Projekte sind ein leichter Einstieg in ehrenamtliches Engagement!

Gemeinnützige Projekte können Organisationsstrukturen überwinden, für

Vernetzung sorgen und Synergien heben!

Der Dank ist Ihnen

gewiss!

Projekte verändern die Welt

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Projektmanagement und Ehrenamt 28/© Campana & Schott 29

Wir werden uns auch im nächsten Jahr wieder aktiv mit

unserem PM-Know-how ehrenamtlich engagieren

Projektmanagement-Qualifizierungen für Unicef

Idee:

• Weihnachtsgeschenk

• Gemeinnütziger Zweck

• Hilfe zur Selbsthilfe

Thema:

• Projektmanagement als

Werkzeug/ Fertigkeit

Umfang:

• Konzeption

• Trainings

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Projektmanagement und Ehrenamt 29/© Campana & Schott 29

Ich freue mich auf einen inspirierenden

Gedankenaustausch!

Heiko Bartlog

Diplom-Kaufmann, Georg-August-Universität Göttingen

Seit 2001 bei Campana & Schott

• Manager für die Region Deutschland-Südwest

• Web: http://www.campana-schott.com

• E-Mail: [email protected]

Fachverbandsengagement, u. a. bei PMI, GPM, GFO und ProSTEP

Projektleitercoaching, Trainings, Moderation von Workshops

Analyse, Einführung bzw. Optimierung von (Multi-) Projektmanagement

(Methoden, Prozesse und Organisation)

Auswahl, Konzeption und Einführung von passgenauen IT-Systemen

für Zusammenarbeit, Büroabläufe und Projektmanagement

Ideen- und Innovationsmanagement, Wissensmanagement,

innovative Ansätze im Projektmanagement, …

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Projektmanagement und Ehrenamt 30/© Campana & Schott 29

We add value

Wir professionalisieren Projektmanagement und optimieren Prozesse

Dadurch helfen wir unseren Kunden

• ihre Unternehmensstrategie besser umzusetzen und

• die Wertschöpfung im Unternehmen zu steigern

Unser ganzheitliches Vorgehen verbindet Menschen, Organisation,

Abläufe und Technologien und hat seinen Erfolg in Hunderten von

Kundenprojekten bewiesen

Campana & Schott – Leitbild und Ansatz

Wertschöpfung

Menschen Organisation Abläufe Technologien

Umsetzungskompetenz

(Projekte und Prozesse)

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Campana & Schott-Unternehmensgruppe

Frankfurt (Hauptsitz)

Gräfstr. 99

D-60487 Frankfurt am Main

Tel. + 49 (69) 97 78 83-0

Berlin

Friedrichstr. 122/123

D-10117 Berlin

Tel. + 49 (30) 28 04 46-83

Wien

Schwindgasse 7

A-1040 Wien

Tel. + 43 (1) 812 01 23

Zürich

Heinrichstr. 262

CH-8005 Zürich

Tel. + 41 (43) 960 33 22

Köln

Mittelstr. 15-17

D-50672 Köln

Tel. + 49 (221) 258 89 83-0

Paris

5 rue de Médicis

F-75006 Paris

Tel. + 33 (1) 77 62 46 99

München

Oettingenstr. 2

D-80538 München

Tel. + 49 (89) 210 29 78-0

[email protected]

www.campana-schott.com