SEPA-INFORMATION FÜR UNTERNEHMER

www.volksbank.at

SEPA-INFORMATIONFÜR UNTERNEHMER

3

„SEPA“ ist die Abkürzung der englischen Bezeichnung „Single Euro Payments Area“

und soll den bargeldlosen Zahlungsverkehr harmonisieren. Ein EU-weites Projekt, das

den Finanzverkehr von insgesamt 32 europäischen Ländern vereinheitlicht.

Für die Zahlungsverkehrsabwicklung sind Formate, Regeln und Systeme notwendig,

welche bisher von Land zu Land unterschiedlich waren. Mit SEPA werden diese un-

terschiedlichen nationalen Zahlungssysteme von einem neuen einheitlichen Standard

abgelöst.

Damit wird der bargeldlose Zahlungsverkehr innerhalb der Teilnehmerländer so stan-

dardisiert, dass es keine Unterschiede zwischen nationalen und grenzüberschreiten-

den Zahlungen mehr gibt. Zahlungsverkehr einheitlich, effizienter und sicherer!

TEILNEHMENDE LÄNDER

Zahlungen, die bestimmte Merkmale erfüllen, in und von folgenden Ländern

sind SEPA-Zahlungen:

Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland,

Großbritannien, Irland, Island, Italien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Mal-

ta, Monaco, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden,

Schweiz, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Ungarn, Zypern

SEPA-INFORMATION FÜR UNTERNEHMER

4

SEPA-PRODUKTEFolgende SEPA-Zahlungsverkehrsinstrumente sind für Bankkunden bereits nutzbar:

l SEPA Credit Transfer (SEPA-Überweisung)l SEPA Direct Debit CORE (SEPA-Lastschrift)l SEPA Direct Debit B2B (SEPA-Firmenlastschrift)l SEPA-Kartenzahlungen

SEPA-MIGRATION IN ÖSTERREICHAnfang 2012 wurde vom europäischen Gesetzgeber eine Verordnung verabschiedet, welche

regelt, bis wann die jeweiligen nationalen Zahlungsverkehrsinstrumente auf die neuen SEPA-

Verfahren umgestellt werden müssen. Gemäß EU-Verordnung vom 31.3.2012 muss somit

auch in Österreich bis 1.2.2014 die vollständige Umstellung auf die neuen SEPA-Verfahren

abgeschlossen sein.

TIPPS FÜR DEN UMSTIEGUm die SEPA-Instrumente nutzen zu können, sind kundenseitig organisatorische Anpassun-

gen notwendig. Die nachstehende Aufstellung zeigt Ihnen, welche Änderungen für Sie als Un-

ternehmer zu beachten sind, wo Änderungen durchzuführen sind und wo Sie Informationen

dazu erhalten.

Was?

❏ Informieren Sie die MitarbeiterInnen in IhremUnternehmen schon jetzt, damit diese sichoptimal auf alle Neuerungen in der Zahlungs-verkehrsabwicklung vorbereiten können.

❏ Erfragen Sie von Ihren inländischen Geschäfts-partnern deren IBAN und hinterlegen Sie die-se in Ihren internen Systemen.

❏ Fragen Sie ausländische Geschäftspartner zu-sätzlich nach der BIC deren Kreditinstitut undhinterlegen Sie diese ebenfalls in Ihren inter-nen Systemen.

Wo?

• MitarbeiterInnen in in-ternen Abteilungen(z.B.: Buchhaltung,Verrechnung, etc.)

• Finanzbuchhaltung• Electronic-Banking

Informationen

Hausbank www.stuzza.atwww.oenb.at

HausbankSoftware-Lieferant

5

❏ Erfragen Sie von Ihren Mitarbeitern derenIBAN und hinterlegen Sie diese in Ihrem Ge-halts-/Lohnverrechnungsprogramm.

❏ Bei grenzüberschreitenden Überweisungenfragen Sie zusätzlich nach der BIC der Emp-fängerbank und hinterlegen diese ebenfalls inihrer Gehalts-/Lohnverrechnung.

❏ Geben Sie auf Ihren Geschäftsunterlagen IhreKontoverbindungsdaten in Form von IBANund BIC an. Damit können auch Ihre Geschäfts-partner, z.B. beim Begleichen Ihrer Rechnung,die neuen SEPA-Verfahren nutzen.

❏ Versenden Sie an Kunden zur Begleichung vonRechnungen nur noch die neue SEPA-Zah-lungsanweisung.

❏ Haben Sie noch „Vorräte“ an alten Belegen?Brauchen Sie diese auf und steigen Sie recht-zeitig auf den neuen SEPA-Beleg um. Alte Be-lege können nur mehr in der Übergangsfristbis spätestens 31.1.2014 verwendet werden.

❏ Bedrucken Sie Zahlungsanweisungen selbst,so stellen Sie Ihren Belegdruck rechtzeitig aufden neuen SEPA-Beleg um.

❏ Sind Ihre Finanzbuchhaltung und sonstigen in-ternen Systeme „FIT for SEPA“? Prüfen Sie,ob Ihre Systeme für SEPA gerüstet sind undbesprechen Sie etwaige notwendige Anpas-sungen mit dem Lieferanten der jeweiligenSoftware.

❏ Wenn Sie in Ihren internen Systemen Zah-lungsaufträge im EDIFACT-Format (Paymul)erstellen, so stellen Sie diese auf die neuenSEPA-XML-Formate um.

❏ Wenn Sie Einzugsverfahren nutzen, so opti-mieren Sie Ihre Geschäftsabläufe hinsichtlichder für die neuen SEPA-Verfahren geltendenRegeln.

❏ Creditor-ID: Dient der eindeutigen Identifi-zierung des Zahlungsempfängers.

❏ Mandat: Autorisierungsvereinbarung zwischenZahlungsempfänger und Zahlungspflichtigen

❏ Pre-Notification: Info an Zahlungspflichtigen,wie die Einzüge zukünftig erfolgen werden.

• Finanzbuchhaltung• Lohnverrechnung• Electronic-Banking

• Geschäftsunterlagen• Briefpapier• Formulare• etc.

• Rechnungen• Belege

• Finanzbuchhaltung• Lohnverrechnung• sonstige interne

Systeme

• Finanzbuchhaltung• sonstige Systeme

• Finanzbuchhaltung• Electronic-Banking

HausbankSoftware-Lieferant

Hausbankwww.stuzza.at

Software-Lieferantwww.stuzza.at

Software-Lieferantwww.stuzza.at

Hausbankwww.oenb.at

6

IBAN – „INTERNATIONAL BANK ACCOUNT NUMBER“Die IBAN ist die internationale Darstellung einer Bankverbindung und besteht größtenteils aus

den Zahlen, die bereits heute in einem Zahlungsauftrag anzugeben sind. Der Unterschied be-

steht lediglich darin, dass die Angaben von Empfänger (Konto) und Empfängerbank (Bankleit-

zahl) in einer Kolonne zusammengefasst sind und durch vier zusätzliche Stellen ergänzt wurden.

Im Detail setzt sich die IBAN aus dem ISO-Länderkennzeichen, einer Prüfziffer, der Bank-

Identifikation (Bankleitzahl) und der Kontonummer zusammen. Je nach nationaler Spezi-

fikation kann die IBAN unterschiedlich lang sein, jedoch maximal 34-stellig. Eine österrei-

chische IBAN besteht immer aus 20 Stellen.

Beispiel österreichische IBAN:

Die integrierte Prüfziffer ermöglicht es, die IBAN des Empfängers auf Richtigkeit zu überprü-

fen, noch bevor die Zahlung durchgeführt wird.

Kann man eine IBAN errechnen?

Bitte errechnen Sie sich die IBAN Ihrer Zahlungsempfänger nicht selbst! Wenn keine ein-

deutigen Angaben zur IBAN auf Drucksorten, z.B. Rechnungen, ersichtlich sind, fragen Sie

lieber den Zahlungsempfänger nach seiner IBAN. Bei Überweisungen kann eine falsch ange-

gebene IBAN zu Rückleitungen und in Folge zu Kosten führen. Die formale Richtigkeit einer

IBAN können Sie unter www.stuzza.at überprüfen.

Wo ist die IBAN zu finden?

Die IBAN ist auf Ihrem Kontoauszug und zusätzlich in der Electronic Banking-Umsatzüber-

sicht ersichtlich. Jederzeit griffbereit ist die IBAN auf der Bankomatkarte.

IBAN-Konvertierungsservice:

Nutzen Sie das kostenlose Konvertierungs-Service im Volksbank Electronic-Banking und wan-

deln Sie schon jetzt Kontonummer und Bankleitzahl inländischen Geschäftspartner auf IBAN

und BIC um. Dieses Service ist kostenlos und Sie erhalten nach kurzer Zeit die geprüften und

konvertierten Empfängerdaten direkt in Ihr Volksbank Electronic-Banking retour. Natürlich

kann dieses Service auch mehrmals genutzt werden, selbstverständlich immer kostenlos.

AT151234512345678901

Länderkennzeichen Prüfziffer Bankleitzahl Kontonummer

7

BIC – „BANK IDENTIFIER CODE“Die BIC ist die weltweit gültige und eindeutige Kurzbezeichnung einer Empfängerbank

und ersetzt Bankleitzahl inkl. Name und Adresse einer Bank im Langtext. Zahlungsemp-

fänger können diese internationale Bankleitzahl ihrer kontoführenden Bank auch unter

der Bezeichnung „SWIFT“, „SWIFT-Code“ oder „SWIFT-Adresse“ angeben. Die BIC

besteht immer aus 8 oder 11 Stellen.

8-stellig für Hauptanstalten:

11-stellig für Zweiganstalten (Filialen):

Wo ist die BIC der kontoführenden Bank zu finden?

Sie ist auf Ihrem Kontoauszug und zusätzlich in der Electronic Banking-Umsatzübersicht

ersichtlich. Jederzeit griffbereit ist die BIC auf der Bankomatkarte.

BIC bei Inlandszahlungen

Bei Zahlungen innerhalb von Österreich ist die Angabe der BIC nicht notwendig. Da die

IBAN auch die Bankleitzahl enthält, woraus die Empfängerbank eindeutig identifiziert wer-

den kann, ist bei Inlandszahlungen keine Angabe der BIC notwendig.

BIC bei Auslandszahlungen

Bei grenzüberschreitenden Zahlungen innerhalb der EU muss noch bis 1.2.2016 zusätz-

lich zur IBAN auch die BIC angegeben werden.

VBXYATXY

Bankidentifizierung Länderkennzeichen Regionscode

VBXYATXYABC

Bankidentifizierung Länderkennzeichen Regionscode Filiale

8

SEPA CREDIT TRANSFERDer SEPA Credit Transfer (SEPA-Überweisung) ähnelt in weiten Bereichen der frühe-

ren „EU-Standard-Überweisung“, jedoch entfällt dabei seit 1.4.2012 die Betragsober-

grenze von Euro 50.000,00. Diese elektronischen Zahlungen basieren auf den neuen XML-

Formaten. Dabei wird der Überweisungsbetrag unter Berücksichtigung der Cut-off-Zei-

ten bereits am nächsten Bankarbeitstag auf dem Empfängerkonto gutgeschrieben.

Seit Jänner 2008 wird die SEPA-Überweisung (XML-Formate) von den Kreditinstituten

parallel zu den bisherigen nationalen Überweisungen (EDIFACT-Formate) angeboten.

Wie kann eine SEPA-Überweisung beauftragt werden und was ist dabei zu

beachten?

Eine SEPA-Überweisung kann elektronisch direkt im Volksbank Electronic-Banking be-

auftragt werden. Dabei ist zu beachten, dass das Konto des Begünstigten mittels IBAN

(International Bank Account Number) und dessen Kreditinstitute durch die BIC (Bank

Identifier Code), an Stelle der Bankleitzahl, identifiziert werden.

Merkmale einer SEPA-Überweisung:l Bankverbindung von Auftraggeber und Empfänger ist in Form von IBAN und BIC

anzugebenl Überweisungsbetrag in Eurol Überweisung auf Konten in Länder der EU, Island, Monaco, Norwegen, Liechten-

stein oder der Schweizl Auftraggeber und Empfänger tragen jeweils nur die Spesen der eigenen Bankl Garantierte Durchführungsfrist bis zur Gutschrift beim Empfänger-Kreditinstitut bei

elektronischer Anlieferung max. ein Bankarbeitstag (in Papierform max. zwei Bank-

arbeitstage)

Was ist bei grenzüberschreitenden SEPA-Überweisungen zu beachten?

Bei grenzüberschreitenden Zahlungen ist die BIC noch bis 1. Februar 2016 verpflichtend

anzugeben. Bei SEPA-Überweisungen innerhalb von Österreich hingegen kann die BIC

entfallen, da in der IBAN auch die Bankleitzahl enthalten ist, woraus die Empfängerbank

9

eindeutig identifiziert werden kann. Weiters ist grenzüberschreitend nur die Spesenop-

tion „Spesenteilung“ (SHA) zulässig.

Verwendungszweck vs. Zahlungsreferenz:

Seit 2011 gilt für den österreichischen Zahlungsverkehr eine SEPA-bedingte Änderung

bei Zahlungsaufträgen. Die Zahlungsreferenz (ehem. Kundendaten) kann nicht mehr ge-

meinsam mit einem Verwendungszweck zur Empfängerbank weitergeleitet werden. Um-

fasst der Verwendungszweck mehr als 35 Stellen, so werden nur die Ersten 35 Stellen

in der Auftraggeberreferenz weitergeleitet. Ist keine Zahlungsreferenz angegeben, wird

der Verwendungszweck ungekürzt übertragen.

SEPA-ZAHLUNGSANWEISUNGDieser österreichische Einheitsbeleg für Überweisungen löst die bisher gebräuchlichen

Belege vollständig ab. Damit verlieren Zahlschein, Überweisung, Erlagschein und EU-Stan-

dard-Überweisung spätestens mit 31.1.2014 ihre Gültigkeit.

Wichtigste Neuerungen:l Bankverbindung von Auftraggeber und Empfänger ist in Form von IBAN und BIC

anzugebenl Aus „Mehrzweckfeld“ zur „Zahlungsreferenz“l Kodierzeile enthält nur noch Information zu Belegart und Betrag

Neue Zahlungsanweisung:

Wichtig!

Wenn Sie an Kunden zur Begleichung von Rechnungen Belege verschicken, so beach-

ten Sie bitte, dass die bisherigen „alten“ Belege nur mehr in der Übergangsfrist bis ma-

ximal 31.1.2014 verwendet werden können. Wenn Sie noch „Vorräte“ an alten Bele-

gen haben, so brauchen Sie diese auf und steigen Sie so schnell wie möglich auf den neu-

en SEPA-Beleg um.

10

Bedrucken Sie Zahlungsanweisungen selbst, so stellen Sie Ihren Belegdruck rechtzeitig

auf den neuen SEPA-Beleg um. Die technische Spezifikation zur SEPA-Zahlungsanwei-

sung steht Ihnen unter www.stuzza.at als Download zur Verfügung. Lassen Sie vor ei-

ner Massenproduktion einen Testdruck durch Ihre Volksbank überprüfen.

11

SEPA-LASTSCHRIFTENMit SEPA-Lastschriften können Sie als Unternehmer Euro-Beträge nun auch grenzüber-

schreitend von Konten Ihrer Kunden einziehen. Ihre Volksbank unterstützt dazu zwei

unterschiedliche Verfahren:

SEPA Direct Debit CORE

Die Abwicklung von SDD CORE ist ähnlich dem österreichischen Einzugsverfahren. Je-

doch muss der Zahlungsempfänger (Creditor) vom Zahlungspflichtigen (Debtor) ein

Mandat (Auftrag) einholen und dafür eine eindeutige Mandatsreferenz vergeben.

SEPA Direct Debit B2B

Die SEPA-Firmenlastschrift ermöglicht Euro Einzüge ausschließlich zwischen Unterneh-

men. Der Unterschied zu SEPA Direct Debit CORE besteht darin, dass der Zahlungs-

pflichtige das Mandat nach Unterfertigung bei seiner Hausbank eintragen lassen muss. Ist

am Fälligkeitstag („due-date“) kein Mandat bei der Bank des Zahlungspflichtigen gespei-

chert, wird der Einzug automatisch abgelehnt. Weiters hat der Zahlungspflichtige bei SEPA-

Firmenlastschriften kein Einspruchsrecht. Nur seine Bank kann z.B. mangels Deckung eine

Rückrechnung vornehmen.

Die Merkmale einer SEPA-Lastschrift:l Bankverbindung von Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigem sind in Form von

IBAN und BIC angegeben.l Zahlungsempfänger benötigt eine Creditor-ID (CID). Das SEPA-Lastschriftverfah-

ren sieht zusätzlich zur Übermittlung eines Mandats auch die Übermittlung einer

Creditor-ID vor. Die Vergabe und Verwaltung der Creditor-ID´s an den Zahlungs-

empfänger erfolgt durch die Oesterreichische Nationalbank (OeNB). Ihre Volks-

bank unterstützt Sie gerne bei der Beantragung einer Creditor-ID.l Für den Einzug muss der Zahlungsempfänger ein Mandat vom Zahlungspflichtigen

einholen und dafür eine eigene Mandatsreferenz vergeben.l Bei strittigen Einzügen kann vom Zahlungspflichtigem innerhalb einer Frist von 8

Wochen ab Einzugsdatum ohne Angabe von Gründen Einspruch eingelegt werden.

12

l Bei nicht autorisierten Einzügen, z.B. kein Mandat vorhanden, gilt eine Frist von 13

Monaten.l Unternehmen können mit ihren Kunden einen Fälligkeitstermin vereinbaren, wo-

mit dem Zahlungspflichtigen der Tag der Kontobelastung bekannt ist und er für ent-

sprechende Kontodeckung sorgen kann.l Der Zahlungsempfänger ist verpflichtet, spätestens 14 Tage vor Fälligkeit der SEPA-

Lastschrift, den Zahlungspflichtigen, z.B. mittels einer Rechnung, über Höhe und Ter-

min des einzuziehenden Betrages zu informieren.

Die Basis für einen Einzug ist jeweils ein Mandat, das der Zahlungspflichtige dem Zah-

lungsempfänger erteilt. Das Mandat ist die Authorisierungsvereinbarung zwischen Zah-

lungsempfänger und Zahlungspflichtigen. Es ist in Schriftform und in der Landessprache

des Debtors – und in Englisch – auszufolgen.

Das Mandat muss folgende Punkte enthalten:l Bezeichnung „SEPA Direct Debit Mandat“l Name und vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers (Creditor)l Creditor-IDl Name und vollständige Anschrift des Zahlungspflichtigen (Debtor)l IBAN und BIC des Zahlungspflichtigenl Zahlungsart: einmalig oder wiederkehrend, erster bzw. letzter Einzugl Ort und Datum der Unterschrift inkl. einem Unterschriftsfeld für den Zahlungspflich-

tigen

13

14

Juli 2013

Medieninhaber und Hersteller: Österreichische Volksbanken-AG Verbundmarketing, 1090 Wien, Kolingasse 14-16Verlags- und Herstellungsort: Wienwww.volksbank.at

Alle Recherchen wurden sorgfältig durchgeführt, sind aber ohne Gewähr. Haftungsansprüche sind ausgeschlossen.

Um die Wünsche und Träume unserer Kunden zu beflügeln, vertrauen wir als unabhängiger

Finanzpartner auf die Grundwerte Regionalität, Flexibilität und Freiheit.

VERTRAUEN VERBINDET.

I 11/

2012

P 7

/201

3

KONTAKT BERATER