Stammdatenimportschnittstelle für das Programm „Lohn und ... · · Import von ASCII-Dateien mit...

Lohn und Gehalt

_________________________________________________________________________________ Lohn und Gehalt Dezember 2016 Seite 1 von 29 © DATEV eG; alle Rechte vorbehalten

Stammdatenimportschnittstelle für das Programm „Lohn und Gehalt“

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Inhalt:

1 Informationen zum Stammdatenimport ..................................................... 4

1.1 Importierbare Daten ................................................................................ 4 1.2 Zugriffsbeschränkungen in der Nutzungskontrolle ........................................ 5 1.3 Ablauf des Stammdatenimports................................................................. 5 1.4 Geeignete Bereitstellung der Daten für die Stammdatenimportschnittstelle ..... 5 1.5 Erstellen einer Importvorlage mit Anbindung in Visual Basic ......................... 6

1.5.1 Oberfläche der Importvorlage erstellen ................................................ 6 1.5.2 Anbindung an den Stammdaten-Server herstellen ................................. 8 1.5.3 Stammdatenübernahme in Visual Basic codieren ................................... 8

1.5.3.1 Initialisierung des Lohnprogramms ................................................ 8 1.5.3.2 Variablen und Protokollart festlegen .............................................11 1.5.3.3 Mandant und Mitarbeiter selektieren .............................................11 1.5.3.4 Bestücken der einzelnen Stammdatenfelder ..................................12 1.5.3.5 Abschluss der Prozedur ...............................................................13

1.6 Import von ASCII-Dateien mit speziellem Satzaufbau .................................14 1.6.1 Allgemeine Importparameter (Sektion: [Allgemein]) .............................14 1.6.2 Aufbau der Datensätze (Sektion: [Satzbeschreibung]) ..........................16 1.6.3 Zu übernehmende Mandantendaten (Sektion: [Mandant]) .....................17 1.6.4 Zu übernehmende Mitarbeiterdaten (Sektion: [Mitarbeiter]) ..................18 1.6.5 Besonderheiten beim Stammdatenimport von ASCII-Dateien .................18

1.6.5.1 Historien und Mengen mit unbegrenzter Anzahl an Ständen.............18 1.6.5.2 Explizite Erfassbarkeit automatisch vergebener Werte ....................20

2 Erfassen der Stammdaten in der Importdatei ........................................... 21

2.1 Eingabefelder .........................................................................................21 2.2 Auswahllisten .........................................................................................21 2.3 Kontrollkästchen ....................................................................................22 2.4 Schaltknöpfe ..........................................................................................22 2.5 Sonderfälle bei der Erfassung der Daten ....................................................24

2.5.1 Anzeigefelder ...................................................................................24 2.5.2 Betragsfelder mit Dezimalstellen ........................................................24 2.5.3 Datumsfelder ...................................................................................24 2.5.4 Verbindungen ..................................................................................24 2.5.5 Daten zu zentralen Institutionen ........................................................24 2.5.6 Historische Daten .............................................................................25 2.5.7 Automatisch vergebene Werte ...........................................................25 2.5.8 Vorarbeitgeberwerte und Freibeträge ..................................................26

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3 Übernehmen der erfassten Daten nach Lohn und Gehalt .......................... 27

4 Manuelle Nacharbeiten nach der Datenübernahme .................................. 28

4.1 Markieren inkonsistenter Mitarbeiter und Masken .......................................28 4.2 Stammdatenimportprotokoll ....................................................................29

Stand: Dezember 2016

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1 Informationen zum Stammdatenimport Durch die Stammdatenimportschnittstelle besteht die Möglichkeit, Mandanten- und Mitarbeiter-Stammdaten aus externen Datenquellen (z.B. Microsoft-Excel) nach Lohn und Gehalt zu übernehmen. Es können Mandanten und Mitarbeiter neu angelegt sowie neue Stammdaten bzw. Änderungen bereits vorhandener Stammdaten übernommen werden. Ändert sich beispielsweise die Adresse eines Mitarbeiters, der in einem vorhandenen Personalwirtschaftssystem erfasst wurde, dann kann die neue Anschrift durch eine passende Bereitstellung für die Stammdatenimportschnittstelle in Lohn und Gehalt aktualisiert werden. Eine doppelte Erfassung wird damit umgangen. Der Einsatz der Stammdatenimportschnittstelle wird auch im Rahmen des Leistungsverbundes zwischen Kanzlei und Mandant interessant. Der Mandant erfasst entsprechende Daten, die dann vom Berater nach Lohn und Gehalt übernommen werden. Dadurch werden Erfassungs- und Übermittlungsfehler vermieden.

1.1 Importierbare Daten Es sind mit wenigen Ausnahmen alle Stammdaten importierbar, die in Lohn und Gehalt an der Oberfläche erfasst werden können. Es handelt sich hierbei um die Felder, die auf Mandantenebene in den Masken unter Mandantendaten und auf Mitarbeiterebene unter Stammdaten enthalten sind. Ausnahmen: Folgende Masken können mit der Stammdatenimportschnittstelle nicht bestückt werden: Mandantenebene: - Sozialversicherung | Unfallversicherung | Unfallversicherung bis 2015 -

Registerkarte Unternehmer - Anpassung Lohnarten | Lohnartenauswahl - Finanzbuchführung | Allgemeine Angaben – Registerkarte Mitarbeitergruppe

für Fibu - Finanzbuchführung | Kontierung Krankenkassen – Registerkarte

Krankenkassen Versorgungsbezüge - Vortragswerte Schätzung | SV-Beiträge Vormonat - Vortragswerte Schätzung | Differenzen SV-Beiträge aus Vormonat

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Mitarbeiterebene: - Sozialversicherung | Allgemeine SV-Daten - Registerkarte Unfallversicherung

bis 2015 - Felder der Gruppe Strukturschlüsselverteilung - Arbeitszeiten | Arbeitszeitkonto - Registerkarte Aktuelle Jahreswerte - Besonderheiten | Darlehen - Abschlagszahlungen - Registerkarte Archiv - Vortragswerte | Lohnkonto – Registerkarte SV-Unfallversicherung Felder der

Angaben ab 01/2016 - Vortragswerte | Baulohn - Registerkarte VL/Überbrückungsgeld/Saison-KUG Der Import von Bewegungsdaten ist mit der Stammdatenimportschnittstelle nicht möglich. Hierfür existiert bereits der ASCII-Import Assistent in Verbindung mit Menü Erfassen | Bewegungsdaten | Importieren bzw. Datenübernahme | Bewegungsdaten importieren.

1.2 Zugriffsbeschränkungen in der Nutzungskontrolle Beim Einspielen von Daten über die Stammdatenimportschnittstelle müssen Restriktionen, wie sie durch die Nutzungskontrolle vorgegeben sind, eingehalten werden. Ein Import ist deshalb nur auf den für den jeweiligen Nutzer zulässigen Ordnungsbegriffen durchführbar.

1.3 Ablauf des Stammdatenimports Der grobe Ablauf des Stammdatenimports lässt sich folgendermaßen darstellen: · Geeignete Bereitstellung der Daten für die Stammdatenimportschnittstelle · Erfassen der Stammdaten in der Importdatei · Übernehmen der erfassten Daten nach Lohn und Gehalt · Manuelle Nacharbeiten nach der Datenübernahme

1.4 Geeignete Bereitstellung der Daten für die Stammdatenimportschnittstelle Um Stammdaten "von außen" über die Stammdatenimportschnittstelle nach Lohn und Gehalt übernehmen zu können, müssen die Daten in geeigneter Form bereitgestellt werden. Die passende Bereitstellung für die Importschnittstelle kann anhand zweier Wege realisiert werden:

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· Importvorlage mit Anbindung in Visual Basic · Import von ASCII-Dateien mit speziellem Satzaufbau

1.5 Erstellen einer Importvorlage mit Anbindung in Visual Basic Sie haben die Möglichkeit selbst eine Importvorlage zu erstellen, die Sie entsprechend Ihren Bedürfnissen gestalten können. Dazu sind einfache Programmierkenntnisse in Visual Basic erforderlich. Da das Programm Microsoft-Excel sehr häufig im Einsatz ist, wird im folgenden Ablauf die Erstellung einer beispielhaften Importvorlage mit Microsoft-Excel beschrieben. Hinweis: In der Datei Stammdatenimport_MA-Schnellerfassung.xlt im

Vorlangen-Verzeichnis von Lohn und Gehalt (unter <LW>:\DATEV\PROGRAMM\KANZLOHN\Vorlagen) wird die Visual-Basic-Schnittstelle von Lohn und Gehalt verwendet. Das Makro dieser Datei kann als Beispiel für die Verwendung bzw. Implementierung der Schnittstelle herangezogen werden.

1.5.1 Oberfläche der Importvorlage erstellen Legen Sie fest, welche Daten Sie über die Importschnittstelle nach Lohn und Gehalt übernehmen möchten. Orientieren Sie sich dabei an der Struktur, in der im Programm die Stammdatenmasken auf Mandanten- und auf Mitarbeiterebene aufgebaut sind. Erstellen Sie anschließend in Microsoft-Excel die Oberfläche für die Erfassung der einzelnen Werte. Vergeben Sie dabei für jedes zu bestückende Feld eine eigene Tabellenzelle. Wenn Sie Mandantendaten importieren möchten, dann muss eine Zelle für die Mandantennummer reserviert werden, und bei Mitarbeiterdaten zusätzlich eine Zelle für die Mitarbeiternummer. Die Daten müssen beim Importieren im ASCII-Format vorliegen. Wenn Sie z.B. Ziffern übernehmen, dann müssen diese zuvor in Text umgewandelt werden. Dies erreichen Sie am einfachsten dadurch, indem Sie den Zellen das Format "Text" zuweisen. Fügen Sie in Ihre Oberfläche eine Befehlsschaltfläche ein, mit der in der fertigen Importvorlage die Datenübernahme angestoßen wird. Blenden Sie hierfür in Microsoft-Excel die Symbolleiste für die Steuerelement-Toolbox ein ("Ansicht |

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Symbolleisten | Steuerelement-Toolbox" aktivieren) und ziehen Sie mit dem Symbol die Schaltfläche in Ihre Oberfläche. Öffnen Sie den Eigenschaften-Dialog der Befehlsschaltfläche und vergeben Sie einen sprechenden Namen (im Feld "(Name)"; keine Leerzeichen erlaubt) und eine sprechende Bezeichnung (im Feld "Caption") für die Schaltfläche. Im folgenden einfachen Beispiel sollen Daten für die Mitarbeitermaske "Vermögenswirksame Leistungen" importiert werden. Die Oberfläche wurde in Microsoft-Excel entsprechend erstellt.

Oberfläche in Microsoft-Excel

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1.5.2 Anbindung an den Stammdaten-Server herstellen Blenden Sie in Microsoft-Excel die Visual Basic-Symbolleiste ein ("Ansicht | Symbolleisten | Visual Basic" aktivieren) und öffnen Sie den Visual Basic-Editor (Symbol ). Aktivieren Sie im Visual Basic-Editor unter "Extras | Verweise" den Eintrag "DATEV Lohn Stammdaten Server". Dadurch wird der Verweis auf den Stammdaten-Server von Lohn und Gehalt und somit die Anbindung an die Importschnittstelle hergestellt. Dies ist allerdings nur möglich, wenn Lohn und Gehalt installiert ist

1.5.3 Stammdatenübernahme in Visual Basic codieren Legen Sie für die zuvor erstellte Befehlsschaltfläche eine Prozedur (= Menge auszuführender Anweisungen in Visual Basic) zur Codierung der Stammdatenübernahme an, indem Sie die Schaltfläche doppelklicken. Die Prozedur wird im Visual Basic-Editor automatisch im Code-Fenster des entsprechenden Tabellenblatts angelegt. Der Name der Prozedur wird aus dem Namen der Schaltfläche und dem Zusatz "_Click" vergeben. Diesen Prozedurnamen dürfen Sie nicht ändern, da ansonsten die Anbindung an die Schaltfläche verloren geht. Nun können Sie mit der Codierung in Visual Basic beginnen.

1.5.3.1 Initialisierung des Lohnprogramms

Initialisieren Sie zuerst das Lohn-Programm. Die Initialisierung ist dabei abhängig davon, ob Lohn und Gehalt auf dem Rechner installiert ist.

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· Lohn und Gehalt ist installiert

Durch die Anweisung "New CDL_Lohn_und_Gehalt" wird die Verbindung zwischen der Exceldatei (bzw. Visual Basic) und Lohn und Gehalt aufgebaut. Hinweis: Die jeweiligen Methoden bzw. Eigenschaften der einzelnen Lohn-

Objekte werden im Code nur dann in Drop-Down-Menüs angezeigt, wenn das "lug"-Objekt (wie hier) als "CDL_Lohn_und_Gehalt" deklariert wird.

' Lohn-Objekt anlegen Public lug As CDL_Lohn_und_Gehalt Private Sub Stammdatenimport_starten_Click() ' Initialisierung des Lohn-Programms ' Lohn und Gehalt ist installiert Set lug = New CDL_Lohn_und_Gehalt ' Im noch folgenden Code wird der Bezug zu Lohn und Gehalt ' mit dem Namen 'lug' hergestellt ' ...

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· Lohn und Gehalt ist nicht installiert

Durch die Anweisung "CreateObject("DATEV.LuG_STIM_LohnUndGehalt")" wird die Verbindung zwischen der Exceldatei (bzw. Visual Basic) und Lohn und Gehalt aufgebaut.

' Lohn-Objekt anlegen Public lug As Object Private Sub Stammdatenimport_starten_Click() ' Initialisierung des Lohn-Programms ' Lohn und Gehalt ist nicht installiert Set lug = CreateObject("DATEV.LuG_STIM_LohnUndGehalt") ' Im noch folgenden Code wird der Bezug zu Lohn und Gehalt ' mit dem Namen 'lug' hergestellt ' ...

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1.5.3.2 Variablen und Protokollart festlegen

Sollten während der Übernahme der Stammdaten Fehler auftreten, dann werden diese im Stammdatenimportprotokoll dokumentiert. Für das Protokoll können Sie zwischen einer Langform und einer Kurzform wählen. Hinweis: Nähere Informationen zum Stammdatenimportprotokoll finden Sie

unter dem Punkt "4.2 Stammdatenimportprotokoll"

1.5.3.3 Mandant und Mitarbeiter selektieren

Um die Daten für den entsprechenden Mandant bzw. Mitarbeiter zu übernehmen, muss dieser zuvor selektiert werden. Die Mandanten- und Mitarbeiternummer wird aus den dafür reservierten Zellen der Excel-Oberfläche herangezogen. Zellen werden in Visual Basic im Format (<Zeilen-Nr.>, <Spalten-Nr.>) adressiert. In diesem Beispiel sind dies die Zelle (2, 2) für die Mandantennummer und die Zelle (4, 2) für die Mitarbeiternummer.

' Variablen festlegen Dim bRC As Boolean ' Rückgabewert; dient zur Abfrage, ' ob Befehle fehlerhaft ausgeführt wurden ' Langform des Stammdatenimportprotokolls festlegen lug.Mandant.Put_Protokollart lang ' ...

' Mandant selektieren ' bRC erhält den Status der Selektion bRC = lug.Mandant.Select(Cells(2, 2)) If bRC = True Then

' Mandant wurde erfolgreich selektiert

' Mitarbeiter selektieren bRC = lug.Mandant.Mitarbeiter.Select(Cells(4, 2))

If bRC = True Then ' Mitarbeiter wurde erfolgreich selektiert

' Bestücken der einzelnen Felder ' ...siehe folgenden Code...

End If

End If ' ...

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1.5.3.4 Bestücken der einzelnen Stammdatenfelder

Die einzelnen Stammdatenfelder wurden in kleine Gruppen aufgeteilt. Dabei stellt jede Maske in Lohn und Gehalt ein Gruppe dar. Für eine Gruppe können die Daten der korrespondierenden Maske vollständig importiert werden. Die einzelnen Gruppen (bzw. Masken) wurden im Visual Basic-Editor so strukturiert, wie sie auch im Programm auf Mandanten- und auf Mitarbeiterebene angeordnet sind. Nachdem Sie alle Felder einer Maske zugeordnet haben, speichern Sie die Maske. Durch die Wahl der Gruppen kann die bereits vorhandene Prüfungslogik, wie sie für die Masken in Lohn und Gehalt existiert, verwendet werden.

' Bestücken der einzelnen Felder With lug.Mandant.Mitarbeiter.Stammdaten.Entlohnung _

.Vermoegenswirksame_Leistungen

' Selektieren des VWL-Vertrags mit der erfaßten Vertrags-Nr. bRC = .Select(Cells(8, 2)) If bRC = False Then

' Vertrag-Nr. ist noch nicht vorhanden -> Neuanlage .New

End If

' Bestücken der Felder für den Nettoabzug .Put_Nettoabzug Cells(11, 4), Cells(11, 2), Cells(12, 2) .Abr_intervall_Nettoabzug = Cells(13, 2)

' Bestücken der Felder für die Arbeitgeberleistung .Put_Beitrag Cells(16, 4), Cells(16, 2), Cells(17, 2)

.Vertragsende = Cells(19, 2) .Vertragsnummer = Cells(20, 2) .Kuerzung = Cells(21, 2) .Unterdrueckung_im_Ausfallmonat = Cells(22, 2)

' Bestücken der Felder für die Bankverbindung .Kontonummer = Cells(25, 2) .Bank = Cells(26, 2) .Anlageinstitut = Cells(27, 2)

' Nach dem Bestücken der Felder die Maske speichern If .Save = False Then

' Fehler beim Speichern der Maske ' Fehlertext wird in einer Hinweismeldung ausgegeben MsgBox (.Get_Fehlertext) .Refresh

End If End With ' ...

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1.5.3.5 Abschluss der Prozedur

Am Ende der Prozedur geben Sie das Lohn-Programm wieder frei. Nützlich ist es außerdem, nach Abschluss der Stammdatenübernahme eine Hinweismeldung auszugeben. Damit wissen Sie beim Anzeigen dieser Meldung an der Oberfläche, wann der Import beendet ist.

' Lohn-Programm freigeben Set lug = Nothing ' Hinweismeldung zum Abschluß des Imports MsgBox "Stammdatenimport beendet" End Sub

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1.6 Import von ASCII-Dateien mit speziellem Satzaufbau Die zweite Möglichkeit Stammdaten nach Lohn und Gehalt zu übernehmen ist der Import einer im ASCII-Format erstellten Datei, die einen festgelegten Aufbau entspricht. Pro Datei können die Daten eines Mandanten und beliebig vieler Mitarbeiter übernommen werden. Die Importdatei gliedert sich in Sektionen, die jeweils durch einen in eckigen Klammern eingeschlossen Namen eingeleitet werden. Jede Sektion wird durch zeilenweise Bezeichner-Wert-Paare definiert. Leer- und Kommentarzeilen werden ignoriert. Der Aufbau der Importdatei gliedert sich in folgende Sektionen:

- Allgemeine Importparameter (Sektion: [Allgemein]) - Satzbeschreibungen (Sektion: [Satzbeschreibung]) - Zu übernehmende Mandantendaten (Sektion: [Mandant]) - Zu übernehmende Mitarbeiterdaten (Sektion: [Mitarbeiter]) Die Daten der Sektionen [Satzbeschreibung], [Mandant] und [Mitarbeiter] sind zeilenweise organisiert. Wenn am Ende einer Zeile ein '\' steht, wird die folgende Zeile an die aktuelle Zeile angehängt. Auf diese Weise können mehrere Zeilen zu einer "logischen" Zeile zusammengefasst werden, was u.U. die Übersichtlichkeit der Importdatei erhöht.

1.6.1 Allgemeine Importparameter (Sektion: [Allgemein]) In dieser Sektion werden allgemeine Importparameter gesetzt. Es handelt sich hierbei um folgende Einstellungen: · [Allgemein]

Bezeichner/Wert Default Bemerkung Ziel=LuG (Mussfeld) Dient der Kontrolle, dass die

Datei für Lohn und Gehalt bestimmt ist.

VersionImportDatei=<Version der Importdatei>

<aktuellste Version>

Berücksichtigung eventueller Änderungen im Aufbau der Datei.

Protokollart=<Protokollart> kurz Zulässig sind 'kurz' und 'lang' Je nach gesetztem Wert wird die Kurz- oder Langform des Importprotokolls erstellt.

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Kommentarzeichen=<Kommentarzeichen>

# Zulässig sind { # ; ! * } Kommentarzeichen werden nur als solches erkannt, wenn sie das erste Zeichen in einer Zeile sind. Leerzeichen vor dem Kommentarzeichen sind möglich.

Feldtrennzeichen=<Feldtrennzeichen>

; Zulässig sind { ; : <TAB> | } Leerzeichen vor und nach dem Feldtrennzeichen werden ignoriert.

Zahlenkomma=<Zahlenkomma> , Zulässig sind { , . } Achtung: Wenn als Zahlenkomma der '.' gewählt wurde, wird zusätzlich auch das ',' akzeptiert. Wenn das ',' gewählt wurde, werden '.' als Tausenderpunkte betrachtet und ignoriert!

Stringbegrenzer=<Stringbegrenzer> " Zulässig sind { " ' } Die Verwendung der Stringbegrenzer ist optional. Notwendig sind Stringbegrenzer nur dann, wenn eine Zeichenkette Leerzeichen am Anfang oder Ende der Zeichenkette oder das Feldtrennzeichen enthält.

Kombifeldbegrenzer=< Kombifeldbegrenzer>

( Zulässig sind { ( { < } Erklärung siehe unter "Aufbau "

Datumsformat=<Datumsformat> TT.MM.JJJJ Zulässig sind TT<x>MM<x>JJJJ und JJJJ<x>MM<x>TT Zulässig für x sind { . - / }

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1.6.2 Aufbau der Datensätze (Sektion: [Satzbeschreibung]) In dieser Sektion werden die Satzbeschreibungen definiert. Diese legen fest, wie die zu importierenden Datensätze aufgebaut sind. Eine Satzbeschreibung für den Import nach Lohn und Gehalt orientiert sich dabei an der Struktur, in der im Programm die Stammdatenmasken auf Mandanten- und auf Mitarbeiterebene aufgebaut sind. · [Satzbeschreibung]

Die Beschreibung eines Satzes umfasst folgende, durch das Feldtrennzeichen separierte Felder:

1. ID

Die ID ist eine laufende Nummer und muss pro Satzbeschreibung eindeutig sein. Anhand dieser ID wird die Zuordnung zwischen Datensatz und Satzbeschreibung hergestellt.

2. Maskenname

Der Maskenname setzt sich zusammen aus den Menüpunkten, über die die Maske im Programm aufgerufen werden kann, und dem Namen der Eingabemaske. Die einzelnen Menüpunkte und der Maskenname werden jeweils durch ein '|' getrennt. Beispiel: Maskenname für die Stammdatenmaske "Gesetzliche Krankenkasse" auf Mandantenebene: "Mandantendaten|Sozialversicherung|Gesetzliche Krankenkasse "

3. Zu bestückende Datenfelder

Die einzelnen Datenfelder werden ebenfalls durch das Feldtrennzeichen voneinander getrennt. Die Feldnamen sind analog zu den Eingabefeldern in den Stammdatenmasken von Lohn und Gehalt vergeben. Neben "gewöhnlichen" Datenfeldbezeichnungen existieren 2 spezielle Arten, mit Hilfe derer sog. Verbindungen und sog. Historische Felder (mit begrenzter Anzahl Ständen) definiert werden. Solche Kombinationsfeldbezeichnungen bestehen aus einem sprechenden Namen, gefolgt von Unterdatenfeldern in Klammern (hier kommt der "Kombifeldbegrenzer" aus der Sektion [Allgemein] zum Tragen). Beispiele für eine Verbindung: - Krankenkasse(Krankenkassennummer) - Bankverbindung_Krankenkasse(Bankleitzahl;Kontonummer)

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Beispiele für ein historisches Feld: - Umlagepflicht(Gueltig_ab;Umlagepflicht) - Beschäftigungsbetrieb(Gueltig_ab;Beschäftigungsbetrieb(Lfd. Nr.

Beschäftigungsbetrieb)) Im diesem Fall liegt eine Verbindung innerhalb eines historischen Feldes vor.

Eine Datei mit vordefinierten Satzbeschreibungen finden Sie im Programmpfad unter <LW>:\Datev\Programm\Kanzlohn\Vorlagen\Satzbeschreibungen-fuer-Stammdatenimport.txt. Diese Satzbeschreibungen können in eine eigene Importvorlage übernommen und dort modifiziert werden. Sie können z.B. nie benötigte Felder entfernen oder die Reihenfolge der Felder ändern. Zu einem Maskennamen dürfen mehrere Satzbeschreibungen (mit unterschiedlichen IDs) existieren.

1.6.3 Zu übernehmende Mandantendaten (Sektion: [Mandant]) In dieser Sektion befinden sich die zu übernehmenden Daten für einen Mandanten. Jede Zeile enthält genau einen Datensatz. · [Mandant]

Eine Zeile enthält folgende, durch das Feldtrennzeichen separierte Felder: 1. ID

Durch diese ID wird die Zuordnung zur entsprechenden Satzbeschreibung hergestellt.

2. Zu bestückende Daten

Die einzelnen Daten werden durch das Feldtrennzeichen voneinander getrennt. Die Reihenfolge der Werte muss der Struktur der Datenfelder entsprechen, die in der zugehörigen Satzbeschreibung festgelegt wurde. Bei Kombinationsfeldern (s.o.) werden keine Klammern gesetzt.

Es kann in einer Importdatei nur eine Sektion [Mandant] geben. Die erste Zeile der Sektion [Mandant] muss entweder die ID der speziellen Satzbeschreibung "MandantNeu" oder "MandantSel" enthalten. Im ersten Fall wird damit ein neuer Mandant angelegt, im zweiten wird ein vorhandener Mandat ausgewählt. Diese speziellen Satzbeschreibungen dürfen nur als erste Anweisung der Sektion verwendet werden.

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1.6.4 Zu übernehmende Mitarbeiterdaten (Sektion: [Mitarbeiter]) In dieser Sektion befinden sich die zu übernehmenden Daten für einen Mitarbeiter. Der Aufbau der Sektion [Mitarbeiter] entspricht der Sektion [Mandant]. Die entsprechenden speziellen Satzbeschreibungen sind "MitarbeiterNeu" und "MitarbeiterSel". Im Gegensatz zur Sektion [Mandant] können mehrere Sektionen [Mitarbeiter] in einer Importdatei enthalten sein. · [Mitarbeiter]

Der Aufbau einer Datenzeile ist identisch mit dem der Sektion [Mandant].

1.6.5 Besonderheiten beim Stammdatenimport von ASCII-Dateien

1.6.5.1 Historien und Mengen mit unbegrenzter Anzahl an Ständen

Besonderheiten in den Sektionen [Mandant] und [Mitarbeiter] ergeben sich für Historien mit unbegrenzter Zahl an Ständen (z.B. Mitarbeiter|Stammdaten|Entlohnung|Bezüge/Abzüge) und Mengen (z.B. Mandantendaten|Organisationseinheiten|Kostenstellen): Hier besteht die Möglichkeit, einen vorhandenen Satz zu ändern oder einen neuen Satz hinzuzufügen. Beim Einlesen aus der Importdatei wird in jedem Fall versucht, einen vorhandenen Satz zu finden, der in den selektionsrelevanten Datenfeldern mit den zu bestückenden Werten übereinstimmt. Wird ein solcher Satz gefunden, so wird er modifiziert. Anderenfalls wird ein neuer Satz angelegt. Welche Datenfelder selektionsrelevant sind, kann der Datei mit den vordefinierten Satzbeschreibungen (<LW>:\Datev\Programm\Kanzlohn\Vorlagen\Satzbeschreibungen-fuer-Stammdatenimport.txt) entnommen werden: Über den betroffenen Satzbeschreibungen befindet sich ein Kommentar, in dem hinter dem Wort "Sel" die selektionsrelevanten Datenfelder aufgelistet sind. Wenn ein in Lohn und Gehalt bereits vorhandener Satz geändert werden soll, dann sollte in der Satzbeschreibung dem Maskennamen der Zusatz "SEL|" vorangestellt werden (z.B. SEL|Mandantendaten|Organisationseinheiten|Kostenstellen). Damit wird verhindert, dass ungewollt ein neuer Satz angelegt wird.

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Wenn entsprechend eine neue Historie zu einem vorhandenen Satz angelegt werden soll, dann sollte in der Satzbeschreibung dem Maskennamen der Zusatz "HIST|" vorangestellt werden (z.B. HIST|Mitarbeiter|Stammdaten|Entlohnung|Bezüge/Abzüge).

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1.6.5.2 Explizite Erfassbarkeit automatisch vergebener Werte

Eine weitere Besonderheit gegenüber der Stammdatenerfassung von Hand und dem Stammdatenimport anhand einer mit Visual Basic erstellten Importvorlage besteht in der expliziten Erfassbarkeit bestimmter, sonst nur automatisch vergebbarer Werte. Dies sind:

Maske Feld Mandantendaten|Sozialversicherung| Unfallversicherung|Mitgliedschaften

Lfd. Nummer der Mitgliedschaft

Mandantendaten|Sozialversicherung| Unfallversicherung|Mitgliedschaften|Gefahrtarifstellen

Lfd. Nummer der Gefahrtarifstelle

Mitarbeiter|Stammdaten|Sozialversicherung| Allgemeine SV-Daten|Unfallversicherung| GTSVerteilungsEintrag

lfd. Nummer

Mitarbeiter|Stammdaten|Entlohnung|Bezüge/Abzüge|Bezüge/Abzüge

Bezug/Abzug-Nr.

Mitarbeiter|Stammdaten|Entlohnung| Vermögenswirksame Leistungen

Lfd. Vertragsnummer

Mitarbeiter|Stammdaten|Entlohnung| Gruppenunfallversicherung

Lfd. Vertragsnummer

Mitarbeiter|Stammdaten|Betriebliche Altersvorsorge| Direktversicherung

Lfd. Vertragsnummer

Mitarbeiter|Stammdaten|Betriebliche Altersvorsorge| Pensionsfonds

Lfd. Vertragsnummer

Mitarbeiter|Stammdaten|Betriebliche Altersvorsorge| Pensionskasse

Lfd. Vertragsnummer

Mitarbeiter|Stammdaten|Betriebliche Altersvorsorge| Unterstützungskasse

Lfd. Vertragsnummer

Mitarbeiter|Stammdaten|Betriebliche Altersvorsorge| Direktzusage

Lfd. Vertragsnummer

Mitarbeiter|Stammdaten|Besonderheiten|Pfändung Pfändungsbeschlußnummer Mitarbeiter|Stammdaten|Besonderheiten|Darlehen|Sondertilgung_historisch

Lfd. Vertragsnummer

Mitarbeiter|Stammdaten|Abschlagszahlungen|Akt_Abschlag

Abschlagszahlungsnummer

Bei der Neuanlage eines Satzes können für die angegebenen Felder Werte vergeben werden. Wenn keine Werte angegeben werden, wird wie bei der Stammdatenerfassung von Hand automatisch ein neuer Wert vergeben. Die explizite Angabe eines Wertes bei der Neuanlage erleichtert die spätere Selektion eines Satzes oder das Anlegen von historischen Ständen, da in beiden Fällen genau dieser Wert für die Auswahl des entsprechenden Satzes benötigt wird.

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2 Erfassen der Stammdaten in der Importdatei In Lohn und Gehalt gibt es verschiedene Arten von Feldern. Beim Erfassen der Daten in der Importdatei muss deshalb zwischen folgenden Feldtypen unterschieden werden: · Normale Eingabefelder (z.B. "Familienname") · Auswahllisten (z.B. "Standardentlohnung": Stundenlohn, Gehalt, Tageslohn) · Kontrollkästchen (z.B. "Besondere Lohnsteuer-Tabelle") · Schaltknöpfe (z.B. "Geschlecht": Männlich / Weiblich) Je nach Feldtyp, müssen die erfassten Werte bestimmte Kriterien erfüllen. Hinweis: Eine Übersicht der in der Mitarbeiter-Schnellerfassung verwendeten

Felder inkl. ihrer Wertebereiche finden Sie in der Datei Feldbeschreibung_fuer_Stammdatenimport_MA_Schnellerfassung.xls im Vorlangen-Verzeichnis von Lohn und Gehalt (<LW>:\DATEV\PROGRAMM\KANZLOHN\Vorlagen). Dort finden Sie auch die Datei Feldbeschreibung_Stammdatenimport_LUG.pdf, welche alle Lohn und Gehalt Oberflächenfelder enthält inkl. Wertebereiche und Formatierungsangaben.

2.1 Eingabefelder · Eingabefelder sind auf eine bestimmte Länge an Zeichen begrenzt. Diese

Länge muss beim Erfassen der Werte eingehalten werden. · Sie können Eingabefelder löschen, indem Sie den Wert '<NULL>' erfassen.

Groß-/Kleinschreibung ist hier nicht von Bedeutung.

2.2 Auswahllisten · Wenn Sie Auswahllisten bestücken möchten, dann muss der zu übernehmende

Wert mit dem Eintrag in der Liste übereinstimmen. · Einige Auswahllisten enthalten eine Lang- und eine Kurzbezeichnung je Eintrag

(z.B. "Abrechnungsintervall": mtl / monatlich). Sie können selbst entscheiden, ob Sie die Lang- oder die Kurzbezeichnung erfassen.

· Werte in Auswahllisten können über die Stammdatenimportschnittstelle nicht

gelöscht werden.

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2.3 Kontrollkästchen · Mit dem Wert "J" werden Kontrollkästchen aktiviert und mit "N" deaktiviert. · Das Löschen von Kontrollkästchen ist über die Stammdatenimportschnittstelle

nicht möglich.

2.4 Schaltknöpfe · Wenn Sie Schaltknöpfe bestücken möchten, müssen Sie bestimmte Werte

erfassen, um den entsprechenden Schaltknopf zu setzen. Die folgende Tabelle zeigt die bestückbaren Schaltknöpfe mit den jeweils gültigen Werten:

Mandantenebene Eingabemaske: Schaltknopf: Gültiger Wert: Zahlungen PC PC

Rechenzentrum RZ Sozialversicherung | Allgemeine Daten | Unfallversicherung

Anwesenheitsstunden A Stunden anhand des Vollarbeiterrichtwertes

V

Stunden gemäß abgerechneten Lohnarten

L

Sozialversicherung | Unfallversicherung | Mitgliedschaft


V

Stunden gemäß abgerechneten Lohnarten

L

Steuer | Berechnung Kein Lohnsteuer-Jahresausgleich 0 Lohnsteuer-Jahresausgleich (nur Erstattung)

1

Nacherhebung lt. Abschn. 121 Abs. 3 LStR

2

Arbeitszeiten | Arbeitszeitmodelle | Allgemein

Stunden Stunden Stunden und Beträge Stunden und

Beträge Arbeitszeiten | Arbeitszeitmodelle | Allgemein

Manuelle Buchung der Zu- und Abgänge

Manuell

Automatische Ermittlung durch Abgleich mit den Sollarbeitsstunden

Automatisch

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Mitarbeiterebene Eingabemaske: Schaltknopf: Gültiger Wert: Personaldaten | Persönliche Angaben

Männlich m Weiblich w

Beschäftigung | Tätigkeit | DEÜV-Meldung / Kammerberechnung

Keine Kontrollmeldung erstellen Keine Kontrollmeldung im Rahmen der Anmeldung erstellen

Kontroll_Anmeldung

Nur Kontrollmeldung erstellen Nur_Kontrollmeldung

Sozialversicherung | Allgemeine SV-Daten | Unfallversicherung


V

wie Mandantenschlüsselung M Steuer | Besonderheiten Kein Lohnsteuer-Jahresausgleich 0

Entsprechend Mandantenschlüssel in LStJA

1

Lohnsteuer-Jahresausgleich zu Gunsten des Arbeitgebers bei Nettolohn

2

Steuer | SFN-Zuschläge Auszahlung der SFN-Zuschläge für Vormonat

J

Keine Auszahlung der SFN-Zuschläge für Vormonat

N

Keine Angabe - Berechnung entsprechend Mandantenschlüsselung

<NULL>

Hinweis: Eine Übersicht aller in Lohn und Gehalt existierenden Oberflächen-

felder inkl. ihrer Wertebereiche und Formatierung finden Sie in der Datei Feldbeschreibung_Stammdatenimport_LUG.pdf im Vorlangen-Verzeichnis von Lohn und Gehalt (<LW>:\DATEV\PROGRAMM\KANZLOHN\Vorlagen).

· Das Löschen von Schaltknöpfen ist über die Stammdatenimportschnittstelle

nicht möglich.

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2.5 Sonderfälle bei der Erfassung der Daten

2.5.1 Anzeigefelder Einige Felder sind im Programm nur zu Anzeigezwecken enthalten und deshalb inaktiv (z.B. Bezeichnung einer Lohnart). Diese Felder können daher auch nicht über die Stammdatenimportschnittstelle bestückt werden.

2.5.2 Betragsfelder mit Dezimalstellen Dezimalstellen in Betragsfeldern werden durch ein Komma getrennt. Die Eingabe eines Punktes als Dezimaltrennzeichen wird ignoriert.

2.5.3 Datumsfelder Bei Datumsfeldern gibt es in Lohn und Gehalt zwei verschiedene Formate. Die Werte müssen beim Importieren in dem jeweiligen Datumsformat vorliegen.

- MM/JJJJ (z.B. "Erster abzurechnender Monat") - TT.MM.JJJJ (z.B. "Geburtsdatum")

2.5.4 Verbindungen Verbindungen werden über den erfassbaren Wert importiert. Eine Lohnart z.B. beinhaltet eine Lohnartennummer und eine Bezeichnung. Wenn Sie einen Festbezug für einen Mitarbeiter erfassen, dann geben Sie die Nummer der Lohnart ein. Die zugehörige Lohnartbezeichnung wird automatisch dem jeweiligen Anzeigefeld zugeteilt. Sie können Verbindungsfelder löschen, indem Sie den Wert '<NULL>' erfassen. Groß-/Kleinschreibung ist hier nicht von Bedeutung.

2.5.5 Daten zu zentralen Institutionen Sollen Daten importiert werden, die sich auf zentrale Institutionen beziehen (z.B. Krankenkasse, Krankenkassengeschäftsstelle, Bankverbindung einer Geschäftsstelle etc.), dann müssen diese zum Zeitpunkt des Imports bereits in der Institutionsverwaltung vorliegen. Anderenfalls wird ein Import dieser Daten verhindert.

Lohn und Gehalt


2.5.6 Historische Daten Beim Bestücken von historischen Ständen werden immer alle Felder gefüllt, die in der Historie enthalten sind. Die Schnittstelle erwartet deshalb zum einen ein Datum (MM/JJJJ) und des Weiteren alle restlichen Felder, die zu dem historischen Stand gehören. Wenn Sie z.B. den Arbeitgeberzuschuss zur freiwilligen Krankenversicherung ändern möchten, reicht es nicht, nur den neuen Betrag zu erfassen. Sie müssen auch das Gültig ab-Datum angeben. Existiert zu dem eingegebenen Datum bereits ein historischer Stand, dann wird dieser aktualisiert. Wenn nicht, dann wird überprüft, ob die angegebenen Werte mit denen im Programm übereinstimmen. Trifft dies zu, so wird kein Import vorgenommen. Andernfalls wird ein neuer historischer Stand angelegt. Sollte dies nicht möglich sein, weil schon alle historischen Stände ausgeschöpft sind, so wird ein entsprechender Fehler protokolliert. Löschen von historischen Werten ist über die Stammdatenimportschnittstelle nicht möglich.

2.5.7 Automatisch vergebene Werte Folgende Werte werden in Lohn und Gehalt automatisch vergeben, und können deshalb nicht bestückt werden: Maske Feld Mandantendaten|Sozialversicherung| Unfallversicherung|Mitgliedschaften

Lfd. Nummer der Mitgliedschaft

Mandantendaten|Sozialversicherung| Unfallversicherung|Mitgliedschaften|Gefahrtarifstellen

Lfd. Nummer der Gefahrtarifstelle

Mitarbeiter|Stammdaten|Sozialversicherung| Allgemeine SV-Daten|Unfallversicherung| GTSVerteilungsEintrag

lfd. Nummer

Mitarbeiter|Stammdaten|Entlohnung|Bezüge/Abzüge|Bezüge/Abzüge

Bezug/Abzug-Nr.

Mitarbeiter|Stammdaten|Entlohnung| Vermögenswirksame Leistungen

Lfd. Vertragsnummer

Mitarbeiter|Stammdaten|Entlohnung| Gruppenunfallversicherung

Lfd. Vertragsnummer

Mitarbeiter|Stammdaten|Betriebliche Altersvorsorge| Direktversicherung

Lfd. Vertragsnummer

Mitarbeiter|Stammdaten|Betriebliche Altersvorsorge| Pensionsfonds

Lfd. Vertragsnummer

Lohn und Gehalt


Mitarbeiter|Stammdaten|Betriebliche Altersvorsorge| Pensionskasse

Lfd. Vertragsnummer

Mitarbeiter|Stammdaten|Betriebliche Altersvorsorge| Unterstützungskasse

Lfd. Vertragsnummer

Mitarbeiter|Stammdaten|Betriebliche Altersvorsorge| Direktzusage

Lfd. Vertragsnummer

Mitarbeiter|Stammdaten|Besonderheiten|Pfändung Pfändungsbeschlußnummer Mitarbeiter|Stammdaten|Besonderheiten|Darlehen|Sondertilgung_historisch

Lfd. Vertragsnummer

Mitarbeiter|Stammdaten|Abschlagszahlungen|Akt_Abschlag

Abschlagszahlungsnummer

Bei der Neuanlage eines Satzes wird automatisch der nächst höhere Wert vergeben.

Hinweis: Dieser Sonderfall trifft nicht zu, wenn Sie die Stammdaten per "ASCII-Datei mit speziellem Satzaufbau" importieren (siehe Punkt "1.6.5.2 Explizite Erfassbarkeit automatisch vergebener Werte").

2.5.8 Vorarbeitgeberwerte und Freibeträge Auch wenn Sie bereits auf die Basiswährung Euro umgestellt haben, werden Freibeträge (Mitarbeiter | Stammdaten | Steuer | Steuerkarte) und Vorarbeitgeberwerte (Mitarbeiter | Stammdaten | Steuer | Vorarbeitgeberwerte) für das Jahr 2001 in Lohn und Gehalt in DM erfasst. Diese werden dann automatisch in Euro umgerechnet. Beim Bestücken von Freibeträgen oder Vorarbeitgeberwerten über die Importschnittstelle müssen Sie die Beträge in der Währung erfassen, die im Programm für den jeweiligen Mandanten als Basiswährung eingestellt ist.

Lohn und Gehalt


3 Übernehmen der erfassten Daten nach Lohn und Gehalt Die Übernahme der Stammdaten ist abhängig von der jeweiligen Importvorlage, die Sie nutzen. · Übernahme der Stammdaten aus einer Importvorlage mit Anbindung

in Visual Basic

Wenn Sie diese Importvorlage nutzen (z.B. Excel-Vorlage), dann starten Sie die Datenübernahme mit der Schaltfläche, die direkt in der Vorlage enthalten ist. Dazu müssen Sie beim Öffnen der Vorlage die Makros aktivieren.

· Übernahme der Stammdaten aus einer Importvorlage im ASCII-

Format mit speziellem Satzaufbau

Wenn Sie diese Importvorlage nutzen, dann starten Sie die Datenübernahme in Lohn und Gehalt. Wählen Sie hierfür auf Kanzleiebene Extras | Stammdatenimport und geben Sie die entsprechende Importvorlage an.

Leere Felder werden beim Import ignoriert. Die Struktur des Imports orientiert sich an den Masken in Lohn und Gehalt. Beim Einspielen der Daten werden die gleichen Plausibilitätsprüfungen angewand, die auch in den einzelnen Masken im Programm enthalten sind.

Lohn und Gehalt


4 Manuelle Nacharbeiten nach der Datenübernahme Ein manuelles Nacharbeiten der Daten in Lohn und Gehalt kann u.U. trotzdem erforderlich sein. Dies ist zum einen dann der Fall, wenn der Import auf Grund fehlerhafter Daten nur teilweise ausgeführt werden konnte und die Daten deshalb nicht abrechnungsfähig sind. Zum anderen ist dies der Fall, wenn die Daten zwar komplett übernommen werden konnten, aber aus betriebswirtschaftlicher Sicht unvollständig sind. Erst nachdem alle inkonsistenten Daten im Programm bereinigt wurden, ist eine Abrechnung mit diesem Mandanten wieder möglich. Wo in Lohn und Gehalt noch manuelle Nacharbeiten notwendig sind, können Sie anhand dieser zwei Protokollierungsvarianten feststellen: · Markieren inkonsistenter Mitarbeiter und Masken · Stammdatenimportprotokoll

4.1 Markieren inkonsistenter Mitarbeiter und Masken Sind die Daten eines Mitarbeiters nach der Stammdatenübernahme inkonsistent, dann wird dieser Mitarbeiter im Öffnen-Dialog mit dem Symbol gekennzeichnet. Masken, in denen sich noch nachzubearbeitende Daten befinden, werden in der Maskenübersicht mit dem Symbol markiert. Wenn Sie diese Masken öffnen, dann erhalten Sie entsprechende Fehlermeldungen. In Einzelfällen kann es dazu kommen, dass eine Maske markiert wird, dessen Daten zwar in sich korrekt sind, jedoch im Zusammenhang mit Daten anderer Masken inkonsistent sind. In diesem Fall muss auf Grund der entsprechenden Fehlermeldung eine Korrektur in den zuletzt genannten Masken vorgenommen werden. Hinweis: Bereits abgerechnete Mandanten/Mitarbeiter können durch den

Stammdatenimport nicht inkonsistent werden, d.h. Daten, die zur Inkonsistenz führen würden, werden nicht bestückt.

Lohn und Gehalt


4.2 Stammdatenimportprotokoll Anhand des Stammdatenimportprotokolls ist die Kontrolle der Datenübernahme möglich. Pro Importvorgang wird ein Protokoll für jeden bestückten Mandanten erstellt. Es ist eine Lang- oder eine Kurzform des Protokolls möglich.

- Im Kurzprotokoll werden nur die fehlerhaften Felder mit den erfassten Werten sowie entsprechende Fehler-/Hinweismeldungen ausgegeben.

- In der Langform werden alle bestückten Felder mit den entsprechenden Werten sowie aufgetretene Fehler-/Hinweismeldungen protokolliert.

In der Importvorlage können Sie festlegen, ob die Lang- oder die Kurzform erstellt werden soll. Standardmäßig wird das Kurzprotokoll angelegt. Im Drucken-Dialog auf Mandantenebene geben Sie das Stammdatenimportprotokoll aus. Wählen Sie hierfür das Auswertungspaket Protokolle und die Auswertung Stammdaten-Import-Prot.. Für jedes erstellte Protokoll eines Mandanten wird eine laufende Nummer vergeben. Wenn Sie ein Protokoll im Drucken-Dialog auswählen, dann wird diese Nummer in der Liste "Ausgewählte Auswertungen" im Feld "VKZ" angezeigt.

Stammdatenimportschnittstelle für das Programm „Lohn und ... · · Import von ASCII-Dateien mit...

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