SwyxIt! Benutzerdokumentation - swyxdownload.com_german.pdf · Neue Funktionen 4 SwyxIt! 2015...

SwyxIt!BenutzerdokumentationStand: Dezember 2017

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Warenzeichen: Alle genannten Marken- und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen der Swyx Solutions AG bzw. ihrer jeweiligen Besitzer. Diese Dokumentation ist urheberrechtliches Eigentum der Swyx Solutions AG. Reproduktion, Adaption oder bersetzung dieser Dokumentation ohne die aus-drckliche schriftliche Zustimmung der Swyx Solutions AG ist verboten und wird als Urheberrechtsver-letzung behandelt werden.

Swyx Solutions AG

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Neue Funktionen 3

Neue Funktionen

In diesem Abschnitt erhalten Sie eine bersicht darber, welche neuen Mglichkeiten Ihnen SwyxWare bietet.

SwyxIt! 11

SwyxIt! 2015 R40.2

SwyxIt! 2015 R40

SwyxIt! 2015 R3

Funktion Erluterung

SwyxPLUS VisualGroups

SwyxPLUS VisualGroups bietet die Mglichkeit, Warteschlangenanrufe in SwyxIt! visuell zu verwalten, siehe auch Kapitel 17, SwyxIt! mit SwyxPLUS, Seite 220.

Neue Tischtelefonmo-delle

Die Reihe der SwyxPhones wurde um die L62, L64 und L66-Modelle erweitert, siehe auch Kapitel E.1.2, Tisch-Telefone, Seite 299.

Untersttzung von SwyxIt!-Skins in HD-Auflsung

Fr die optimale Darstellung von SwyxIt!auf hochauflsenden Bildschirmen sind entsprechende HD-Skins verfgbar. Diese Skins werden ab SwyxWare 11 unter-sttzt und in dem Installationspaket mitge-liefert, siehe auch Kapitel 19, Benutzung von Skins, Seite 243.

Funktion Erluterung

Untersttzung von Skype for Business 2016

Swyx Connector for Skype untersttzt Skype for Business 2016, siehe auch Kapitel 14, Swyx Connector for Skype for Business, Seite 181.

Funktion Erluterung

Erweitertes Anrufma-nagement mit Swyx Connector for Skype

Sie knnen den Call Routing Manager und den Grafischen Skript Editor direkt aus Swyx Connector for Skype starten.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 14.14, Erweitertes Anruf-management via Call Routing Manager und Grafischer Skript Editor, Seite 197.

Funktion Erluterung

Swyx Connector for Skype

Mit dem Swyx Connector for Skype haben Sie die Mglichkeit, Microsoft Skype for Business Funktionalitten wie Instant Messaging, Statussignalisierung und Telefonbuch zusammen mit den zentralen Telefoniefunktionen von Swyx zu nutzen.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 14, Swyx Connector for Skype for Business, Seite 181.

Untersttzte Betriebs-systeme

SwyxIt! (inkl. SwyxFax Client) untersttzt jetzt auch das Betriebssystem Windows 10.

Neue Funktionen 4

SwyxIt! 2015

Funktion Erluterung

Verbindung mit Swyx-Server auerhalb des lokalen Firmennetz-werks jetzt via SwyxRemoteConnec-tor

Der SwyxRemoteConnector ermglicht eine Verbindung mit SwyxServer, wenn Sie sich auerhalb Ihres Firmennetzwerks befinden. Die Verschlsselung erfolgt ber TLS (Transport Layer Security), den aktuel-len Verschlsselungsstandard fr die Datenbertragung im Internet. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt So legen Sie die Verbindungsein-stellungen fest, Seite 174.

Neue Skins Im Benutzerprofil stehen neue Skins zur Verwendung mit SwyxIt! 2015 zur Verf-gung (SwyxIt! 2015 [3x], SwyxIt! 2015 [3x HD], SwyxIt! 2015 [3x Visual Contacts], SwyxIt! 2015 [3x WebXT] und SwyxIt! 2015 [5x]).

Webbasierte Online-Hilfe

Die Online-Hilfe zu SwyxIt! ist ab jetzt webbasiert und ffnet sich im Standard-browser.

Untersttzte Betriebs-systeme

SwyxIt! (inkl. SwyxFax Client) untersttzt jetzt auch die Betriebssysteme Windows Server 2012 R2 und Windows 8.1. SwyxIt! (inkl. SwyxFax Client) kann dabei auch im Terminalserver-Modus genutzt werden.Windows XP und Vista sowie Windows Server 2003 und 2008 werden nicht mehr untersttzt.

SwyxIt! 2013 R4

SwyxIt! 2013 R3

SwyxIt! 2013 R2

SwyxIt! 2013

Funktion Erluterung

Collaboration jetzt mit TeamViewer

Ab sofort steht TeamViewer als Standard-Collaboration-Tool zur Verfgung. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.14, Collaboration per Mausklick, Seite 134.

Funktion Erluterung

Office Communication AddIn

Die Integration von SwyxWare in Microsoft Office wird durch das Office Communica-tion AddIn erweitert. Weitere Informatio-nen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 13, SwyxIt!-Statussignalisierung bei Microsoft Office-Kontakten, Seite 178.

Funktion Erluterung

Sichere Kennwort-Richtlinie fr SwyxSer-ver

Fr die Vergabe von Passwrtern knnen zustzliche Sicherheitsbedingungen definiert werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 3.2.2, Komplexes Kennwort, Seite 27.

Funktion Erluterung

Option SwyxCTI+ Diese Option bietet die Mglichkeit, mit CTI SwyxIt! ein Telefonie-Endgert zu steuern oder CTI SwyxIt! mit einem exter-nen Telefon ber seine Rufnummer zu verknpfen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 18, Steue-rung von Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI und SwyxCTI+, Seite 236.

Neue Funktionen 5

Option SwyxPLUS VisualContacts

SwyxPLUS VisualContacts bietet einen schnellen und effizienten Zugriff auf Kontaktdaten wie Namen, Adressen, Rufnummern, Bilder und kundenspezifi-sche Angaben. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Option SwyxPLUS VisualContacts, Seite 220.

Option SwyxPLUS fr DATEV pro

Diese Option ermglicht die Integration von DATEV pro in SwyxWare. Die DATEV Kontaktdaten und die Telefoniefunktion werden mit SwyxIt! zusammengefhrt. Telefonische Kommunikation und Daten-verwaltung werden effektiver und knnen in weniger Schritten abgewickelt werden.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Option SwyxPLUS fr DATEV pro, Seite 220.

Verknpfte Kontakte auf Namenstasten

Namenstasten knnen mit Kontaktdaten aus angebundenen Anwendungen (z. B. SwyxPLUS VisualContacts, SwyxPLUS fr DATEV pro, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes) verknpft werden. Die erwei-terten Kontaktinformationen werden im Kontextmen der Namenstaste dargestellt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Kontextmen zur Namenstaste, Seite 121.

Erweiterung der Kontaktkarten

Kontaktinformationen aus angebundenen Anwendungen erscheinen ebenfalls auf der Kontaktkarte, falls die entsprechende Namenstaste mit einem Verknpften Kontakt belegt ist. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Kontaktkarte, Seite 40.

Funktion Erluterung

Verbesserte Outlook-Integration

SwyxIt! Whlhilfe und Swyx Voicemail Player wurden mit verbesserter Benutzer-oberflche und erweiterter Funktionalitt fr die Untersttzung von neuen Outlook-Versionen ausgestattet. Weitere Informati-onen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt!, Seite 202.

Untersttzung SwyxIt! Handset P280

USB-Endgert, welches die Nutzung des kompletten SwyxIt!-Funktionsumfangs ermglicht. Weitere Informationen entneh-men Sie bitte dem Kapitel Anh. D:, SwyxIt! Handsets, Seite 291.

Statussignalisierung im Telefonbuch

Erweiterte Statusinformationen der SwyxWare-Benutzer werden nun auch im Telefonbuch mit Hilfe von Symbolen angezeigt.

Statussignalisierung im Vorschaufenster

Der eigene Status des SwyxWare-Benutzers wird nun auch im SwyxIt!-Vorschaufenster ber der Windows-Taskleiste angezeigt und kann direkt gewechselt werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel C.1.1, Statussignalisierung im Vorschaufenster, Seite 287.

Kopierfunktion von Rufnummern im Kontextmen

ber das Kontextmen knnen Sie jetzt Rufnummern von der SwyxIt! Oberflche in die Zwischenablage kopieren, um sie anderweitig zu nutzen.

Anrufinformationen in der Windows-Sprung-liste

Die entgangenen Anrufe und zuletzt gewhlten Rufnummern werden nun in der Sprungliste ber der Windows-Taskleiste angezeigt. ber die Sprungliste knnen Sie nun Anrufe initiieren. Weitere Informatio-nen entnehmen Sie bitte dem Kapitel C.1.2, Sprungliste, Seite 288.

Funktion Erluterung

Neue Funktionen 6

Neue Symbole in der Taskleiste

Bei entgangenen Anrufen o der neuen Voicemails wird das SwyxIt!-Symbol in der Taskleiste entsprechend markiert. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel C.1, Symbole in der Taskleiste, Seite 287.

Visuelles Hervorheben verpasster Anrufe im Rufjournal

Verpasste Anrufe werden im Rufjournal nun markiert dargestellt. Somit sind verpasste Anrufe besser ersichtlich.

Funktion Erluterung

Inhaltsverzeichnis 7

Inhaltsverzeichnis

Neue Funktionen......................................................................................................... 3Inhaltsverzeichnis 7

Einleitung ................................................................................................................... 14

Was ist gemeint mit ... ?........................................................................................... 161.1 Teilnehmer.............................................................................................. 161.2 Gruppe .................................................................................................... 161.3 Rufsignalisierung ................................................................................... 161.4 Statussignalisierung .............................................................................. 161.5 Rufnummer (Telefonnummer)............................................................ 161.6 Rufberechtigungen ............................................................................... 171.7 Leitung ..................................................................................................... 171.8 Trunk und Trunk-Gruppe .................................................................... 171.9 Benutzer .................................................................................................. 181.10 Aktive Verbindung ................................................................................ 181.11 Gehaltene Verbindung ......................................................................... 181.12 Anklopfen ............................................................................................... 181.13 Konferenz................................................................................................ 191.14 Makeln ..................................................................................................... 191.15 Akustische Signale ................................................................................ 191.16 Skin........................................................................................................... 191.17 Call Routing ............................................................................................ 201.18 Voicemail ................................................................................................ 201.19 Fernabfrage............................................................................................. 201.20 CTI ............................................................................................................ 201.21 Rckruf .................................................................................................... 211.22 Nachbearbeitungszeit .......................................................................... 211.23 Direktansprache .................................................................................... 21

Wie funktioniert SwyxIt!.......................................................................................... 222.1 SwyxWare - Zusammenspiel der Komponenten ............................. 22

2.2 Skalierbarer Funktionsumfang durch Zusatzmodule(Optionspakete)..................................................................................... 23

Anmelden und Abmelden ........................................................................................ 253.1 Anmeldung an SwyxServer mit den Windows-Benutzerdaten ..... 253.2 Anmeldung an SwyxServer mit Benutzernamen und Kennwort .. 26

3.2.1 Kennwort ndern ........................................................................... 263.2.2 Komplexes Kennwort ..................................................................... 273.2.3 Begrenzte Anzahl von Anmeldeversuchen ................................... 28

3.3 Benutzer wechseln ................................................................................ 293.4 Meldungsprotokoll ............................................................................... 293.5 Benutzerrechte ...................................................................................... 293.6 Aufruf aus der Befehlszeile.................................................................. 31

Aufbau der SwyxIt!-Oberflche .............................................................................. 324.1 SwyxIt! Oberflchenelemente............................................................ 32

4.1.1 Menleiste...................................................................................... 334.1.2 Registerkartenleiste ....................................................................... 334.1.3 Infobereich ..................................................................................... 334.1.4 Erweiterte Statusinformationen (Rich Presence) .......................... 344.1.5 Audio-Bereich ................................................................................ 364.1.6 Eingabefeld mit Suchfunktion ....................................................... 364.1.7 Leitungen........................................................................................ 364.1.8 Leitungsbereich.............................................................................. 374.1.9 Optionsbereich .............................................................................. 384.1.10 Registerkarten mit Namenstasten ................................................. 394.1.11 Funktionsleiste ............................................................................... 41

4.2 SwyxIt! Mens ....................................................................................... 414.2.1 Allgemeines Kontextmen............................................................. 424.2.2 Men Datei..................................................................................... 424.2.3 Men Bearbeiten............................................................................ 444.2.4 Men Leitungen ............................................................................. 444.2.5 Men Funktionen........................................................................... 44


4.2.6 Men Listen.................................................................................... 474.2.7 Men Einstellungen ....................................................................... 484.2.8 Men Hilfe ..................................................................................... 50

Telefonieren mit SwyxIt! - Erste Schritte ............................................................... 515.1 SwyxIt! starten ....................................................................................... 515.2 Wie rufe ich einen Teilnehmer an? .................................................... 515.3 Wie nehme ich ein Telefongesprch an? .......................................... 525.4 Wie beende ich ein Gesprch? ........................................................... 525.5 Wie leite ich eine Rckfrage ein? ....................................................... 535.6 Wie wechsle ich zwischen mehreren Teilnehmern? ...................... 535.7 Wie verbinde ich zwei Teilnehmer miteinander? ........................... 535.8 Wie bergebe ich ein Gesprch ohne Rckfrage?.......................... 545.9 Wie leite ich einen Anruf direkt weiter? ........................................... 555.10 Wie nutze ich Erweiterte Statusinformationen (Rich Presence)? . 55

Leitungen ................................................................................................................... 586.1 Telefoniefunktionen ............................................................................. 58

6.1.1 Anrufen .......................................................................................... 586.1.2 Annehmen oder Ablehnen eines Gesprches .............................. 596.1.3 Halten ............................................................................................. 596.1.4 Wechseln zwischen Leitungen ...................................................... 596.1.5 Verbinden ...................................................................................... 60

6.1.5.1Kontextmen zur Taste Verbinden ....................................... 616.1.6 Verbinden ohne Rckfrage (Blind Call Transfer).......................... 616.1.7 Sperren von Leitungen (Nachbearbeitungszeit)........................... 616.1.8 Verwendung einer bestimmten Leitung (Signalisierung der

jeweiligen Rufnummer) ................................................................. 626.1.8.1Auswahl einer bestimmten Leitung fr einen Ruf ................... 626.1.8.2Definition einer Standardleitung fr ausgehende Rufe .......... 63

6.2 Funktionen der Leitungstaste.............................................................. 636.2.1 Leitungszustand ............................................................................. 64

6.2.1.1Kontextmen zur Leitungstaste................................................ 65

6.2.2 Leitungstaste konfigurieren........................................................... 73

Das Telefonbuch ....................................................................................................... 757.1 Verwenden des Telefonbuches .......................................................... 767.2 Importieren/Exportieren von Telefonbucheintrgen ..................... 797.3 Besonderheiten beim ndern des Globalen Telefonbuchs .......... 807.4 Globale Kurzwahlen .............................................................................. 81

Umleitungen .............................................................................................................. 838.1 Sofortige Umleitung.............................................................................. 83

8.1.1 Umleitungstasten ........................................................................... 838.1.2 Standard-Umleitung und vorbergehende Umleitung ................ 848.1.3 Sofortige Umleitung von einem anderen Endgert aus ndern... 85

8.2 Verzgerte Umleitung .......................................................................... 868.3 Umleiten bei Besetzt ............................................................................. 868.4 Mobile Erweiterungen .......................................................................... 88

8.4.1 Parallele Rufsignalisierung............................................................. 888.4.2 SwyxIt! Mobile und MobileExtensionManager ............................ 89

Voicemail und Fernabfrage...................................................................................... 919.1 Voicemails aufzeichnen, abhren und bearbeiten ......................... 91

9.1.1 Voicemails abhren ....................................................................... 919.1.1.1Voicemail-Optionen in Ihrem E-Mail-Programm ..................... 919.1.1.2Kontextmen zur Schaltflche Voicemail ............................. 929.1.1.3Voicemail-Schaltflche konfigurieren ...................................... 92

9.1.2 Aufgezeichnete Nachricht bearbeiten .......................................... 939.2 Der Ansagen-Assistent.......................................................................... 949.3 Konfiguration der Standardvoicemail ................................................ 959.4 Fernabfrage ............................................................................................. 96

9.4.1 Sofortige Umleitung per Fernabfrage ndern............................. 100

SwyxIt! - Funktionen im Detail............................................................................. 10210.1 bersicht ber die Funktionen von SwyxIt! .................................. 102


10.2 Lautsprecher und Mikrofon .............................................................. 10610.2.1 Lautstrke regulieren ................................................................... 10610.2.2 Mikrofon ausschalten .................................................................. 106

10.3 Audio-Modi .......................................................................................... 10710.3.1 Anrufe in verschiedenen Audio-Modi durchfhren .................. 108

10.4 Zweitanruf unterbinden ..................................................................... 10910.5 Rufnummer unterdrcken................................................................. 10910.6 Suchfunktion im Eingabefeld ............................................................ 10910.7 Rufjournal ............................................................................................. 110

10.7.1 Informationen zu den Rufen ....................................................... 11110.7.1.1Status der Anrufe ................................................................... 111

10.7.2 Funktionen im Rufjournal............................................................ 11210.7.3 Alle Rufe ....................................................................................... 11310.7.4 Anrufliste ...................................................................................... 11310.7.5 Wahlwiederholungsliste .............................................................. 11410.7.6 Entgangene Anrufe ...................................................................... 11410.7.7 Eigene Rckrufwnsche .............................................................. 11510.7.8 Mitgeschnittene Gesprche ........................................................ 11610.7.9 Rufjournal konfigurieren ............................................................. 116

10.8 Wahlwiederholung.............................................................................. 11710.8.1 Kontextmen zur Wahlwiederholungstaste ............................... 11810.8.2 Automatische Wahlwiederholung............................................... 11910.8.3 Wahlwiederholung konfigurieren............................................... 120

10.9 Namenstaste und Statussignalisierung ........................................... 12110.9.1 Kontextmen zur Namenstaste ................................................... 12110.9.2 Namenstasten konfigurieren....................................................... 12410.9.3 Statussignalisierung ..................................................................... 12810.9.4 Verschieben/Kopieren von Namenstasten ................................. 129

10.10 Verwendung von DTMF-Signalen als Nachwahlziffern................ 12910.11 Verknpfungstasten - Anwendung oder Internet-Adresse

ber SwyxIt! aufrufen......................................................................... 13010.12 Namens- und Verknpfungstasten exportieren und

importieren ........................................................................................... 13210.13 Rufsignalisierung und bernahme .................................................. 132

10.13.1Konfiguration der Rufsignalisierung ........................................... 13310.14 Collaboration per Mausklick ............................................................. 134

10.14.1Besonderheiten bei der Collaboration mit TeamViewer ........... 13410.14.2Definition einer Standardanwendung fr Collaboration ........... 13510.14.3Collaboration mit SwyxIt! Meeting............................................. 135

10.15 Mitschneiden........................................................................................ 13710.15.1Mitschneiden von Gesprchen ................................................... 137

10.15.1.1Kontextmen zur Taste Mitschneiden............................. 13810.15.2Anhren und Bearbeiten von mitgeschnittenen Gesprchen ... 13810.15.3Wiedergeben und Exportieren mitgeschnittener Gesprche .... 13810.15.4Einspielen eines Mitschnitts in ein Gesprch ............................. 13910.15.5Mitschneiden konfigurieren ....................................................... 139

10.16 Projektkennziffer ................................................................................. 14010.17 Rckruf .................................................................................................. 141

10.17.1Rckruf bei Besetzt ...................................................................... 14110.17.2Rckruf bei nicht angenommenem Ruf ...................................... 142

10.18 Rufprotokoll.......................................................................................... 14410.19 Direktansprache .................................................................................. 14410.20 Whlen aus jeder Anwendung heraus ............................................ 14510.21 Konferenz.............................................................................................. 145

10.21.1Konferenzen starten .................................................................... 14510.21.2Rckfragen und Hinzufgen ....................................................... 14610.21.3Konferenz verlassen oder beenden ............................................ 14810.21.4Konferenzrume .......................................................................... 148

10.21.4.1Stumme Konferenzteilnahme.............................................. 14910.22 Rufaufschaltung ................................................................................... 149

10.22.1Mehrere Rufaufschaltungen........................................................ 15010.22.2Konfiguration einer Namenstaste fr die Rufaufschaltung........ 150

10.23 Video ...................................................................................................... 15110.23.1Videofunktionalitt ...................................................................... 151


10.23.2Videoanruf starten ....................................................................... 15110.23.3Videoanruf auf Halten legen ....................................................... 152

SwyxIt! Messenger .................................................................................................. 15311.1 Senden von Sofortnachrichten ......................................................... 15311.2 Optionen im SwyxIt! Messenger ..................................................... 154

SwyxIt! einstellen.................................................................................................... 15612.1 Benutzerprofil ...................................................................................... 156

12.1.1 Allgemein ..................................................................................... 15612.1.2 Listen ............................................................................................ 15812.1.3 Mitschneiden ............................................................................... 15812.1.4 Namenstasten .............................................................................. 15912.1.5 Verknpfungstasten .................................................................... 15912.1.6 Leitungstasten .............................................................................. 16012.1.7 Skin ............................................................................................... 16012.1.8 Ruftne ......................................................................................... 161

12.1.8.1Rufnummerabhngiges Klingeln........................................... 16112.1.8.2Zweitanruf-Signalisierung nur ber die Oberflche ............ 16312.1.8.3Stilles Klingeln.................................................................... 163

12.1.9 Tastatur ......................................................................................... 16312.1.10SwyxPhone................................................................................... 16512.1.11Endgerte ..................................................................................... 16712.1.12Verschlsselung .......................................................................... 168

12.2 SwyxIt! - Lokale Konfiguration.......................................................... 169

SwyxIt!-Statussignalisierung bei Microsoft Office-Kontakten ........................... 17813.1 Installation des Office Communication AddIn .............................. 17813.2 Funktionen des Office Communication AddIn ............................. 179

Swyx Connector for Skype for Business ............................................................... 18114.1 bersicht der Funktionen.................................................................. 18114.2 Benutzeroberflche ............................................................................ 182

14.3 Installieren ............................................................................................ 18214.4 Anmelden.............................................................................................. 18414.5 Kennwort ndern ................................................................................. 18514.6 Anrufe starten und beenden ............................................................. 18514.7 Anrufe annehmen................................................................................ 18714.8 Audio-Einstellungen ndern .............................................................. 18714.9 Anrufe verwalten ................................................................................. 18914.10 Konferenzen starten und beenden bzw. verlassen ....................... 19114.11 Liste der letzten Anrufe anzeigen..................................................... 19214.12 Voicemails abhren............................................................................. 19314.13 Rufumleitungen aktivieren und deaktivieren ................................ 19414.14 Erweitertes Anrufmanagement via Call Routing Manager und

Grafischer Skript Editor ...................................................................... 19714.15 Rufnummer unterdrcken ................................................................. 19714.16 Telefone steuern mit SwyxCTI und SwyxCTI+ ............................... 19814.17 Whlen aus anderen Anwendungen ............................................... 20114.18 Wechseln zu SwyxIt!........................................................................... 20114.19 Deinstallieren ....................................................................................... 201

Microsoft Outlook - Telefonieren mit SwyxIt! .................................................... 20215.1 Rufnummernformate in Outlook ..................................................... 20215.2 SwyxIt! und Microsoft Outlook ........................................................ 202

15.2.1 Konfiguration ............................................................................... 20415.2.2 Teilnehmer direkt aus den Outlook-Kontakten anrufen ........... 20615.2.3 Anruf aus einer E-Mail heraus starten ......................................... 20715.2.4 Anruf aus einem Kalender-Eintrag heraus starten ...................... 20815.2.5 Outlook-Kontakte bei eingehenden Rufen verwenden ............. 20815.2.6 Anzeigen und Erstellen von Outlook-Kontakten whrend

eines Gesprches ......................................................................... 20915.2.7 Anzeigen und Erstellen von Outlook-Kontakten aus Listen....... 20915.2.8 Erstellen und Anzeigen von Outlook-Journaleintrgen ............. 20915.2.9 Erstellen eines Journaleintrags whrend eines Gesprches....... 21015.2.10Outlook-Kalender auf Namenstaste ........................................... 210


15.2.11Erstellen einer Terminanfrage ber eine Namenstaste .............. 21115.2.12Erstellen einer Aufgabenanfrage ber eine Namenstaste.......... 21115.2.13Auflsung des Outlook-Kontaktes auf der Namenstaste........... 21115.2.14Swyx Voicemail Player ................................................................. 212

15.3 Namensauflsung aus Outlook-Kontakten .................................... 213

Lotus Notes - Telefonieren mit SwyxIt!................................................................ 21416.1 Swyx-Optionspaket fr Lotus Notes - Installation ........................ 21416.2 Konfiguration ....................................................................................... 214

16.2.1 Rufnummernformate .................................................................. 21516.3 Whlen aus Lotus Notes..................................................................... 21516.4 Namensauflsung bei eingehendem Ruf ....................................... 21616.5 Anzeigen eines Lotus Notes-Kontaktes bei eingehendem Ruf... 21616.6 Anzeigen und Erstellen von Lotus Notes-Kontakten whrend

eines Gesprches ................................................................................ 21616.7 Anzeigen und Erstellen von Lotus Notes-Kontakten aus Listen . 21716.8 Namenstasten....................................................................................... 217

16.8.1 Kalender auf der Namenstaste .................................................... 21816.8.2 Erstellen einer Terminanfrage ber eine Namenstaste .............. 21816.8.3 Erstellen einer Aufgabenanfrage ber eine Namenstaste .......... 21816.8.4 Auflsung des Lotus Notes-Kontaktes auf der Namenstaste ..... 218

16.9 Swyx-Optionspaket fr Lotus Notes - Deinstallation ................... 219

SwyxIt! mit SwyxPLUS ........................................................................................... 22017.1 Voraussetzungen zur Nutzung von SwyxPLUS VisualContacts,

SwyxPLUS fr DATEV pro und SwyxPLUS VisualGroups ............. 22117.2 Installation und Einrichtung von SwyxPLUS VisualContacts,

SwyxPLUS fr DATEV pro und SwyxPLUS VisualGroups ............. 22117.2.1 Installation von DATEV pro.......................................................... 22117.2.2 SwyxIt! mit SwyxPLUS installieren .............................................. 221

17.2.2.1LDAP-Server-Parameter festlegen......................................... 22217.3 Wie benutze ich SwyxPLUS VisualContacts ................................... 223

17.3.1 Benutzeroberflche ..................................................................... 223

17.4 Nach Kontakten suchen ..................................................................... 22417.5 Anzeige der Kontakte parallel zum Anruf ....................................... 225

17.5.1 Mehrere Anrufe............................................................................ 22517.6 Wie benutze ich SwyxPLUS fr DATEV pro .................................... 226

17.6.1 Kontakte aus DATEV pro anrufen ................................................ 22617.6.2 Anrufdaten an die DATEV-Telefonie weiterleiten....................... 226

17.7 Wie benutze ich SwyxPLUS VisualGroups...................................... 22717.7.1 Benutzeroberflche ..................................................................... 227

17.8 Warteschlangen ein- oder ausblenden ........................................... 23017.9 Anrufe manuell bernehmen............................................................ 23017.10 Anrufe an andere Benutzer weiterleiten ......................................... 23117.11 Status festlegen .................................................................................... 23117.12 Automatische Weiterleitung deaktivieren ...................................... 23117.13 Kriterien fr die automatische Weiterleitung festlegen............... 232

17.13.1Wartezeit bis zur automatischen Weiterleitung festlegen(Zeitkriterium) .............................................................................. 232

17.13.2Anzahl von Anrufern fr die automatische Weiterleitungfestlegen (Mengenkriterium)....................................................... 233

17.14 Statistiken filtern.................................................................................. 23317.14.1Nutzungsberichte auswerten ...................................................... 233

17.15 Verpasste Anrufe nachverfolgen ...................................................... 235

Steuerung von Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI und SwyxCTI+................. 23618.1 CTI SwyxIt! steuert ein SwyxPhone ................................................. 23618.2 CTI SwyxIt! auf einem Terminalserver steuert ein lokales

SwyxIt! ................................................................................................... 23718.3 Option "SwyxCTI+"............................................................................. 238

18.3.1 CTI SwyxIt! steuert ein Telefonie-Endgert ................................ 23818.3.2 CTI SwyxIt! steuert ein externes Telefon ber seine

Rufnummer................................................................................... 23918.4 Konfiguration der Ruftne in CTI SwyxIt! ...................................... 24118.5 Beenden des CTI-Modus.................................................................... 24118.6 nderungen des CTI-Modus nach dem Abmelden, Beenden


und Neustarten von SwyxIt!.............................................................. 242

Benutzung von Skins .............................................................................................. 24319.1 Skin laden ............................................................................................. 24319.2 Skin bearbeiten.................................................................................... 244

19.2.1 Neu (Menbefehl) ....................................................................... 24519.2.2 Markieren von einem oder mehreren Objekten........................ 24619.2.3 Kopieren (Menbefehl) ............................................................... 24619.2.4 Kopieren von mehreren Elementen ............................................ 24619.2.5 Einfgen (Menbefehl)................................................................ 24719.2.6 Entfernen (Menbefehl) .............................................................. 24819.2.7 Format kopieren (Menbefehl) ................................................... 24819.2.8 Format einfgen (Menbefehl) .................................................. 24819.2.9 Objekt in den Vordergrund (Menbefehl) ................................. 24819.2.10Objekt eine Position nach vorne (Menbefehl)......................... 24919.2.11Objekt in den Hintergrund (Menbefehl) ................................. 24919.2.12Objekt eine Position nach hinten (Menbefehl) ....................... 24919.2.13Alle Texte zurcksetzen (Menbefehl)....................................... 24919.2.14Skin laden... (Menbefehl) .......................................................... 24919.2.15Skin editieren (Menbefehl) ....................................................... 24919.2.16Skin speichern... (Menbefehl)................................................... 25019.2.17Hilfethemen (Menbefehl) ......................................................... 25019.2.18Info ber SwyxIt!... (Menbefehl) .............................................. 25019.2.19Beenden (Menbefehl) ............................................................... 25019.2.20Hintergrundbilder bearbeiten .................................................... 25019.2.21Das Kopieren zwischen Skins ..................................................... 25119.2.22Objekt verschieben ..................................................................... 25119.2.23Tasten bearbeiten (Aktionsflchen) ............................................ 25219.2.24Informationsflchen (Display-Elemente) bearbeiten ................. 25819.2.25Schieberegler bearbeiten ............................................................ 26219.2.26Registerkarten (Seiten) ................................................................ 266

19.2.26.1Beschriftung der Registerkarte (Tab) ndern...................... 268

19.2.27SwyxIt! Web Extension ................................................................ 26919.2.27.1SwyxIt! Web Extension erstellen......................................... 26919.2.27.2SwyxIt! Web Extension konfigurieren ................................ 26919.2.27.3Ereignisse ............................................................................. 27119.2.27.4Anwendungsbeispiele fr Variablen ................................... 272

19.3 Skin speichern...................................................................................... 273

SwyxIt! installieren und deinstallieren ................................................................. 27420.1 Voraussetzungen ................................................................................. 27420.2 Vorbereitungen fr die Installation ................................................. 274

20.2.1 SwyxIt! Handset installieren ........................................................ 27520.2.2 SwyxIt! Headset installieren ........................................................ 27520.2.3 SwyxIt! Handset / SwyxIt! Headset ohne zustzliche

Lautsprecher betreiben................................................................ 27520.3 SwyxIt! - Installation der Software ................................................... 275

20.3.1 Installation .................................................................................... 27520.3.2 Benutzerdefinierte Installation.................................................... 27620.3.3 Installation aus der Befehlszeile .................................................. 27820.3.4 Aktualisierung .............................................................................. 28020.3.5 Deinstallation ............................................................................... 28020.3.6 Besonderheiten bei der Verwendung ab Windows 7 und

Windows Server 2012 R2 .............................................................. 28020.4 SwyxIt!-Installation auerhalb des Firmennetzwerks .................. 28120.5 Trace-Dateien zur Fehlerbehebung ................................................. 281

Telefonieren aus Drittanwendungen .................................................................... 283A.1 Installation der TAPI 2.x ...................................................................... 283A.2 Drittanwendungen fr SwyxIt! konfigurieren am Beispiel der

Microsoft Whlhilfe 1.0....................................................................... 283

bersicht: Drag & Drop......................................................................................... 285

Taskleiste und Windows-Infobereich ................................................................... 287C.1 Symbole in der Taskleiste .................................................................. 287


C.1.1 Statussignalisierung im Vorschaufenster .................................... 287C.1.2 Sprungliste ................................................................................... 288C.1.3 Anrufinformationen in der SwyxIt!-Sprungliste ......................... 288

C.1.3.1Anrufe aus der Sprungliste starten ........................................ 288C.1.3.2Eintrge an die Sprungliste anheften oder von der

Sprungliste lsen .................................................................... 289C.1.3.3Eintrge aus der Sprungliste entfernen ................................. 289C.1.3.4Anzahl der Eintrge festlegen ................................................ 289

C.2 Symbole im Windows-Infobereich .................................................. 290

SwyxIt! Handsets .................................................................................................... 291D.1 Standardverhalten von SwyxIt! Handsets....................................... 292D.2 SwyxIt! Handset-Funktionen im Detail ........................................... 292

D.2.1 Signalisierung der oberen LED am SwyxIt! Handset P280 .......... 292D.2.2 Signalisierung der LED am SwyxIt! Handset P300....................... 292D.2.3 Lautsprecher-Taste (nur SwyxIt! Handset P280) ......................... 293D.2.4 Headset-Taste (nur SwyxIt! Handset P280) ................................. 294D.2.5 Plus-/Minus-Taste ......................................................................... 295D.2.6 Stumm-Taste ............................................................................. 296

D.3 SwyxIt! Handset einem Audio-Modus zuweisen .......................... 297

Endgerte ................................................................................................................. 299E.1 bersicht ber die verfgbaren Endgerte .................................... 299

E.1.1 Handsets....................................................................................... 299E.1.2 Tisch-Telefone.............................................................................. 299E.1.3 Schnurlose DECT-Telefone.......................................................... 299

E.2 Konfiguration der Endgerte in SwyxIt! .......................................... 300E.3 Endgerte von Fremdherstellern ...................................................... 300

E.3.1 SIP-Endgerte ............................................................................... 301E.3.2 IP a/b Adapter ............................................................................... 301

SwyxIt! im Terminalserverbetrieb......................................................................... 302F.1 CTI SwyxIt! auf einem Terminal Server........................................... 302

F.2 TAPI fr Windows Terminal Services ............................................... 302

Technische Begriffe................................................................................................. 304

Funktionscodes ........................................................................................................ 311

Index......................................................................................................................... 316

Einleitung 14

Einleitung

Mit SwyxIt! nutzen Sie ein softwarebasiertes Telefoniesystem, das Ihnen weitreichende Vorteile bietet.

Der Telefonserver SwyxServer ist das Herzstck, das die komplette Funktionalitt einer komplexen Telefon-Nebenstellenanlage bereit-stellt. Der SwyxServer steuert die Gesprchsvermittlung (um z. B. Gesprche an andere Nebenstellen, in das ffentliche Telefonnetz oder an Ihre Voicemail weiterzuleiten) und verwaltet Endgerte und Benutzer.

SwyxWare bietet einen skalierbaren Funktionsumfang - damit knnen Sie in Abhngigkeit Ihres Kommunikationsbedarfs verschiedene Optionspakete erwerben. Damit steht Ihnen ein System zur Verf-gung, das Sie auch bei genderten Anforderungen ganz einfach an Ihre neue Situation anpassen knnen.

Was ist SwyxIt!?

SwyxIt! ist eine Software, die zusammen mit SwyxServer im PC-Netz des Unternehmens Ihren PC zu einem uerst leistungsfhigen Kom-forttelefon macht. SwyxIt! bietet Ihnen dabei Leistungs- und Funkti-onsmerkmale, mit denen Sie Ihre Kommunikation erheblich einfacher, schneller und zielgerichteter durchfhren knnen.

Einen berblick ber die Vielzahl der untersttzten Funktionen bei Verwendung von SwyxIt! als Endgert fr Ihren SwyxServer finden Sie in Kapitel 10.1, bersicht ber die Funktionen von SwyxIt!, Seite 102.Mehr ber neue Produkte von Swyx erfahren Sie im Internet unter https://www.swyx.de.

SwyxIt! HandbuchDiese Dokumentation ist fr die Anwender von SwyxIt! konzipiert. Sie steht Ihnen als Online-Hilfe und als PDF zur Verfgung. Darin werden alle wichtigen Themen zur Nutzung Ihres SwyxIt!-Clients erlutert.

Handbuch Swyx Extended Call RoutingIn dieser Dokumentation finden Sie Beschreibungen zu den Kompo-nenten von SwyxIt!, die Ihnen eine professionelle Rufbehandlung bieten. Dies sind:

der Call Routing Manager

der Grafische Skript Editor

Diese Dokumentation setzt voraus, dass Sie mit den Grundfunktio-nen von SwyxIt!, wie sie in der SwyxIt!-Dokumentation beschrieben werden, vertraut sind.

Handbuch SwyxFax ClientDas Handbuch SwyxFax Client beschreibt die Funktionen zum Sen-den und Empfangen von Faxen ber Ihren Computer. Erluterungen zur Serverkomponente SwyxFax Server finden Sie in der Administra-tordokumentation.

Konventionen fr die Beschreibungen

Bedienschritte

Klicken bedeutet in dieser Dokumentation grundstzlich: Sie kli-cken einmal mit der linken Maustaste.

Doppelklicken: Sie klicken zweimal kurz mit der linken Maustaste.

Ist fr einen Bedienschritt die rechte Maustaste erforderlich, weist der Text ausdrcklich darauf hin:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste...

Menbedienung

Anweisungen, die sich auf das Auswhlen bestimmter Meneintrge beziehen, werden folgendermaen dargestellt:

Listen | Telefonbuch...

verweist auf den Menpunkt Telefonbuch..., den Sie im Men Lis-ten finden.

Das Kontextmen zu einem Bedienungselement ffnet sich, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Element klicken.

https://www.swyx.de/

Einleitung 15

Besondere Gestaltungselemente

So werden Anweisungen gestaltet,

...die den Benutzer zu einer Handlung auffordern, die auch in mehreren Bedienschritten (1., 2. usw.) erledigt werden kann.

Online-Hilfe

Um das Hilfesystem aufzurufen, klicken Sie in der Menleiste auf Hilfe | Hilfe. Viele Eingabefenster enthalten die Schaltflche Hilfe. Um Hilfe zu dem jeweiligen Dialog zu erhalten, klicken Sie einfach auf Hilfe. Als schnelle Alternative knnen Sie auch einfach auf die Funkti-onstaste F1 drcken, um das entsprechende Onlinehilfe-Thema aufzu-rufen.

Weitere InformationAktuelle Information zu den Produkten entnehmen Sie bitte der Home-page im Internet:

https://www.swyx.de

Unter der Rubrik Support der Homepage knnen Sie die aktuellste Dokumentation (PDF) herunterladen:

https://www.swyx.de/produkte/support.html

So werden Sicherheitshinweise gestaltet, deren Missachtung zu materiel-len Schden oder Datenverlust fhren kann.

So werden Hinweise gestaltet, deren Missachtung zu Lizenzrechtverlet-zungen, Missverstndnissen, Strungen und Verzgerungen bei der Soft-warebedienung fhren kann.

So werden Informationen gestaltet, die nicht berlesen werden sollten.

So werden ntzliche Tipps gestaltet, die die Softwarebedienung erleichtern knnen.

Weitere Online Hilfen

Produkt WWW-Link

Swyx Ware Administration help.swyx.com/cpe/11.10/Administration/Swyx/de-de/index.html

SwyxFax Client help.swyx.com/cpe/11.10/faxclient/Swyx/de-de/index.html

Call Routing Manager help.swyx.com/cpe/11.10/crm/Swyx/de-de/index.html

Graphical Script Editor help.swyx.com/cpe/11.10/gse/Swyx/de-de/index.html

http://help.swyx.com/cpe/11.10/Administration/Swyx/de-de/index.htmlhttp://help.swyx.com/cpe/11.10/faxclient/Swyx/de-de/index.htmlhttp://help.swyx.com/cpe/11.10/crm/Swyx/de-de/index.htmlhttp://help.swyx.com/cpe/11.10/gse/Swyx/de-de/index.htmlhttps://www.swyx.de/https://www.swyx.de/produkte/support.html

Was ist gemeint mit ... ? Teilnehmer 16

1 Was ist gemeint mit ... ?

In der SwyxWare-Dokumentation hufig benutzte Begriffe werden in diesem Kapitel nher definiert.

Weitere technische Begriffe, die im Zusammenhang mit der Voice-over-IP-Technik auftreten, finden Sie in Anh. G: Technische Begriffe.

1.1 TeilnehmerAls Teilnehmer werden Personen bezeichnet, die ein Telefongesprch miteinander fhren.

Wir unterscheiden dabei

interne Teilnehmer und

externe Teilnehmer.

Interne Teilnehmer sind Teilnehmer innerhalb des Unternehmens, ggf. auch an verschiedenen Unternehmensstandorten. Externe Teilnehmer knnen entweder ber das ffentliche Telefonnetz oder ber das Inter-net erreicht werden (Internettelefonie).

1.2 GruppeIn einer Gruppe werden Teilnehmer zu einer logischen Einheit zusam-mengefasst. Die Einrichtung der Gruppen und die Zuordnung von Mit-gliedern erfolgt durch den Administrator. So knnen zum Beispiel alle Vertriebsmitarbeiter innerhalb eines Unternehmens zu einer Gruppe zusammengefasst werden, die Sie mit Vertrieb bezeichnen. Die Gruppe selbst hat eine eigene Durchwahl (Gruppen-Durchwahl).

Bei Anrufen fr die Gruppen-Durchwahl klingelt das Telefon bei allen Mitgliedern der Gruppe (Gruppenruf). Das Telefongesprch kann dann von jedem Gruppenmitglied angenommen werden. Der Adminstrator kann jedoch auch Gruppen mit einer bestimmten Rufverteilung definie-ren. Dabei wird der Ruf je nach Definition zuerst an ein bestimmtes Gruppenmitglied geleitet - wird er dort nicht angenommen, weil der Mitarbeiter z. B. nicht am Platz ist oder bereits telefoniert, wird der Ruf an das nchste Gruppenmitglied weitergeleitet. Dabei kann der Admi-nistrator eine Reihenfolge definieren, in der die Gruppenmitglieder angewhlt werden, oder auch eine zufllige Rufverteilung festlegen.

1.3 RufsignalisierungBei der Rufsignalisierung werden eingehende Rufe fr einen Teilnehmer (A) auch bei einem anderen Teilnehmer (B) angezeigt. Teilnehmer B hat die Mglichkeit, diese Rufe anzunehmen. Diese Signalisierung wird vom Systemadministrator ber die Beziehungen der Teilnehmer zueinander festgelegt.

Die Rufe werden bei Teilnehmer B in der Windows-Taskleiste angezeigt. Die bernahmetaste ist aktiv. Hat Teilnehmer B eine Namenstaste mit der Rufnummer des Zielteilnehmers (A) belegt, so blinkt diese. Wird der Ruf nach 10 Sekunden nicht angenommen, so ertnt ein einmaliger Auf-merksamkeitston. Das Telefongesprch kann von Teilnehmer B sofort oder nach dem Aufmerksamkeitston bernommen werden (siehe Kapi-tel 10.13, Rufsignalisierung und bernahme, Seite 132).

Die Rufsignalisierung verhindert, dass ein Anruf ins Leere luft (falls die Standardvoicemail bzw. die Umleitung von Teilnehmer A nicht akti-viert wurden).

Den Aufmerksamkeitston und die Anzeige in der Taskleiste knnen Sie in Ihrem Benutzerprofil ein- und ausschalten, die Rufsignalisierung wird aber weiterhin in SwyxIt! angezeigt.

1.4 StatussignalisierungDie Signalisierung des Status eines anderen internen Teilnehmers (z. B. wird gerufen, spricht gerade, erreichbar, abwesend etc.) erfolgt ber die mit seiner Rufnummer belegte Namenstaste (siehe Kapitel 10.9, Namenstaste und Statussignalisierung, Seite 121).

Diese Signalisierung wird vom Systemadministrator ber die Beziehun-gen der Teilnehmer zueinander festgelegt.

1.5 Rufnummer (Telefonnummer)Eine Rufnummer ist eine Ziffernfolge oder eine SIP-URI. Bei der Rufnum-mer wird unterschieden zwischen

internen und

externen Rufnummern

Interne Rufnummern werden verwendet, um interne Teilnehmer oder Gruppen anzuwhlen, die sich meist innerhalb Ihres Unternehmens befinden und SwyxServer bekannt sind.

Was ist gemeint mit ... ? Rufberechtigungen 17

Externe Rufnummern richten sich an andere Teilnehmer im ffentlichen Telefonnetz Sie werden ber ihre normale Rufnummer angewhlt. Dabei muss immer die entsprechende Amtsholung vorweg gewhlt werden (z. B. die 0). Externe Teilnehmer in einem ffentlichen IP-Netz (Inter-net) knnen auch ihre Internetadresse, die SIP-URI oder ihren Dom-nennamen (zum Beispiel ThomasMeier.firma.de) angewhlt werden.

Beispiele fr gltige Rufnummern

Rufnummer Bedeutung

123 Interne Rufnummer eines Teilnehmers inner-halb des Unternehmens, in dem SwyxServer zum Einsatz kommt.

09776123 Rufnummer eines ber das ffentliche Telefonnetz erreichbaren Teilnehmers (Ortsgesprch, die 0 ist in diesem Beispiel die Amtsholung).

002319776123 Rufnummer eines ber das ffentliche Telefonnetz erreichbaren Teilnehmers (Ferngesprch, die erste 0 ist in diesem Beispiel die Amtsholung).Beachten Sie bitte, dass Sie die Ortsvorwahl immer verwenden mssen, damit der Ruf zugestellt werden kann.

0001324345456 Auslandsgesprch (die erste 0 ist in diesem Beispiel die Amtsholung).

[email protected]

SIP-URI. Diese ist hnlich einer E-Mail Adresse aufgebaut und besteht aus einem Benutzernamen und dem Realm (Namensbe-reich, etwa vergleichbar mit einer Domne).

1.6 RufberechtigungenDer Administrator hat die Mglichkeit, fr Gruppen oder Benutzer Rechte fr ausgehende Rufe zu konfigurieren, d.h. bestimmte Rufnum-mern (z. B. fr Ortsverbindungen, Fernverbindungen oder internatio-nale Verbindungen) sind fr den jeweiligen Benutzer oder die Gruppe gesperrt. Wird eine gesperrte Rufnummer gewhlt, erscheint eine Feh-lermeldung. Fr weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

1.7 LeitungUnter dem Begriff Leitung wird bei SwyxWare eine mgliche Gesprchsverbindung verstanden, die Sie fr Ihre Telefonate nutzen knnen. Da SwyxWare die bertragung der Gesprche ber das IP-Pro-tokoll bzw. SIP-Protokoll abwickelt, ist die neue IP-Telefonie nicht an eine echte Kabelverbindung pro Gesprch gebunden; vielmehr knnen Sie mehrere, voneinander unabhngige Gesprche gleichzeitig ber Ihre Netzverbindung fhren. SwyxWare verwendet den vertrauten Begriff der Leitung weiterhin fr die logische Verbindungsmglichkeit eines Telefonats, obwohl keine physikalische Leitung mehr dahinter steht. Dieses Konzept erlaubt Ihnen einerseits den praktischen und anschaulichen Begriff der Leitung beizubehalten - weiterhin kann ein Teilnehmer auf der anderen Leitung warten - wie auch andererseits von der neuen Leitungsflexibilitt zu profitieren:

So knnen Sie jetzt z. B. mit wenigen Bedienschritten festlegen, wie viele Leitungen Sie an Ihrem Arbeitsplatz bentigen, ohne dass dazu wirklich eine neue physikalische Leitung und ein neues Telefon installiert wer-den muss.

1.8 Trunk und Trunk-GruppeUnter Trunk wird ein Anschluss in ein anderes Netzwerk, z. B. das ffentliche Telefonnetz verstanden. Ein Anschluss an das ffentliche Telefonnetz kann z. B. ein "ISDN-Trunk" sein, ein Anschluss an das Inter-net ein "SIP-Trunk". Anschlsse (Trunks) des gleichen Typs knnen zu Gruppen zusammengefasst werden. Die Trunks einer Trunk-Gruppe haben dann gleiche Eigenschaften - die Trunk-Gruppen sind deshalb also primr als Kapazittserweiterungen zu sehen.

Was ist gemeint mit ... ? Benutzer 18

Verschiedene Trunk-Gruppen knnen vom Administrator unterschied-lich priorisiert werden. Dadurch wird erreicht, dass Rufe z. B. bevorzugt ber eine kostengnstige Verbindung (z. B. ber eine SIP-Trunk direkt ins Internet) abgewickelt werden. Steht diese nicht zur Verfgung, wird ein niedriger priorisierter Weg gewhlt, z. B. ein ISDN-Trunk ins normale Telefonnetz.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxWare-Dokumenta-tion fr Administratoren.

1.9 BenutzerEin Benutzer ist eine Person, eine Gruppe oder ein Ort (zum Beispiel ein Besprechungsraum), fr die/den ein Konto (Account) auf SwyxServer eingerichtet wurde. Jedem Konto auf SwyxServer ist ein Benutzername, eine PIN (Personal Identification Number) und in der Regel ein Windows-Benutzerkonto (gegebenenfalls auch mehrere) zugeordnet. Die PIN wird bei Verwendung von SwyxPhone, dem Tischtelefon der SwyxWare-Produktfamilie, und bei der Fernabfrage zur Benutzerauthen-tifizierung bentigt.

Beim Starten von SwyxIt! wird automatisch Ihr derzeit benutztes Windows-Benutzerkonto verwendet, um Ihre Zugriffsberechtigung zu berprfen und Ihr Benutzerkonto auf SwyxServer zu erkennen. Findet SwyxServer zu Ihrem Windows-Benutzerkonto kein SwyxServer-Konto, so wird SwyxIt! mit einer Fehlermeldung beendet. Existieren zu Ihrem Windows-Benutzerkonto mehrere SwyxServer-Konten, so werden Sie von SwyxIt! aufgefordert, sich fr eines zu entscheiden.

Fr jeden Benutzer werden seine individuellen Einstellungen zentral auf SwyxServer gespeichert (zum Beispiel Eintrge im Persnlichen Telefon-buch, Festlegungen von Umleitungen, Zuordnung von Durchwahlnum-mern auf Leitungen). Das heit, dass, ganz gleich an welchem PC bzw. an welchem SwyxPhone Sie sich anmelden, Sie immer dieselbe Telefonum-gebung vorfinden werden!

Falls Sie sich mit jemandem ein SwyxPhone teilen, muss der Systemad-ministrator fr Sie beide gemeinsam ein Benutzerkonto einrichten. In diesem Fall mssen Sie sich mit Ihrem Partner bezglich des Kennwortes und allen Einstellungen absprechen, damit Sie beide die Konfiguration ndern knnen.

1.10 Aktive VerbindungAls aktive Verbindung wird ein gefhrtes Telefongesprch fr den Zeit-raum bezeichnet, in dem Sie Ihren Gesprchspartner hren und Ihr Gesprchspartner Sie hrt.

1.11 Gehaltene VerbindungEine gehaltene Verbindung ist ein Telefongesprch, das Sie fhren, aber kurzzeitig unterbrochen haben.

Der Gesprchsteilnehmer, der gehalten wird, hrt eine Wartemusik. Die gehaltene Verbindung kann wieder aktiviert werden. Falls Sie parallel ein zweites Gesprch auf einer weiteren Leitung fhren, wird die bisher aktive Verbindung zu einer gehaltenen Verbindung.

Sie knnen somit komfortabel mehrere Gesprche gleichzeitig fhren und bequem zwischen den einzelnen Gesprchspartnern wechseln (Makeln).

Beispiel:

Whrend Sie ein Telefongesprch fhren, geht ein weiterer Anruf fr Sie ein. Der neue Anruf wird als eingehender Anruf angezeigt. Wenn Sie dieses Gesprch annehmen, wird das eben noch aktive Gesprch gehalten, der eingehende Anruf wird aktiv.

1.12 AnklopfenWenn Sie ein Gesprch fhren und ein weiterer Anruf eintrifft, wird die-ser Anruf als eingehender Anruf angezeigt und ein Anklopfton (kein Klingeln im eigentlichen Sinne) in das aktive Gesprch eingespielt. Die-ser Vorgang wird als Anklopfen bezeichnet. Sie knnen nun entschei-den, ob Sie das aktuelle Gesprch halten mchten, um das zweite Gesprch anzunehmen, oder ob Sie ohne Unterbrechung Ihr Telefonat fortfhren mchten. Wenn Sie dieses Gesprch annehmen, wird das eben noch aktive Gesprch gehalten, der eingehende Anruf wird aktiv.

Was ist gemeint mit ... ? Konferenz 19

1.13 KonferenzEine Konferenz ist ein Gesprch zwischen mindestens drei Teilnehmern. Sie knnen eine Konferenz einleiten, wenn Sie mindestens zwei Verbin-dungen aufgebaut haben. Zu einer bestehenden Konferenz knnen von jedem Teilnehmer noch weitere Gesprchspartner hinzugefgt werden.

Alternativ kann der Systemadministrator einen Konferenzraum einrich-ten, in den sich die Konferenzteilnehmer unabhngig voneinander ein-whlen knnen.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.21, Konferenz, Seite 145.

1.14 MakelnMakeln nennt man den Wechsel zwischen der aktiven und einer oder mehreren gehaltenen Verbindungen. Dabei wird das gerade aktive Gesprch gehalten und ein zuvor gehaltenes Gesprch nun aktiv (siehe Kapitel 1.10, Aktive Verbindung, Seite 18 und Kapitel 1.11, Gehaltene Ver-bindung)

1.15 Akustische SignaleIn der folgenden Tabelle finden Sie eine kurze bersicht der wichtigsten akustischen Signale und deren Bedeutung.

Signalton Bedeutung

Klingelton Ertnt bei einem eingehenden Ruf. Sie knnen fr verschiedene Rufe (z. B. von bestimmten Rufnum-mern oder interne und externe Rufe) unter-schiedliche Klingeltne whlen.

Freizeichen Hren Sie vor dem Aufbau der Verbindung.

Unterbrochener Whlton

Sie haben eine neue Voicemail.

Besetztzeichen Ertnt nach der Anwahl eines besetzten Teilneh-mers.

1.16 SkinSkin (englisch: skin = Haut, Oberflche) bezeichnet die Darstellung des Telefons auf Ihrem Bildschirm (Desktop). Sie knnen das Erscheinungs-bild Ihrer SwyxIt!-Software auf dem Bildschirm (Form, Hintergrundbild und Texte) nach Ihren persnlichen Vorstellungen gestalten (modifizier-bare Bedienoberflche).

Per Drag & Drop lassen sich genau die Funktionen fr das Telefon zusammenstellen, die fr die tgliche Arbeit bentigt werden. Mit einem Mausklick knnen neue Kurzwahltasten hinzugefgt oder deren Bele-gung und Beschriftung gendert werden. Alle Elemente der Bedienober-flche knnen so angeordnet werden, wie es der persnlichen Arbeitsweise entspricht. SwyxIt! ist damit die mageschneiderte Telefo-nie-Lsung fr die unterschiedlichsten Arbeitspltze.

Anklopfsignal Wird bei einem besetzten Teilnehmer erzeugt, wenn dieser telefoniert und ein weiterer Anruf eingeht, der auf einer anderen Leitung angenom-men werden kann. Voraussetzung dafr ist, dass die Funktion Zweitanruf unterbinden nicht aktiviert wurden.

Rufsignalisierung Ertnt, nachdem der angewhlte Zielteilnehmer den Anruf nicht entgegengenommen hat und ein Timer (10 Sekunden) abgelaufen ist. Die akusti-sche Signalisierung erfolgt nur einmal durch einen Aufmerksamkeitston, wenn die Rufsignali-sierung aktiviert ist.

Rckrufsignal Ertnt, wenn Sie einen Rckruf bei Besetzt hinterlegt haben. Der andere Teilnehmer hat sein Gesprch beendet. Besttigen Sie den Rckruf, wird eine Verbindung aufgebaut.

Direktrufsignal Ertnt zu Beginn eines Direktrufs. Ein anderer interner Teilnehmer, dem Sie Ihren Status signali-sieren, hat eine Direktrufverbindung zu Ihnen aufgebaut und das Telefon aktiviert den Lautspre-cher. Mchten Sie dem Teilnehmer antworten, heben Sie bitte den Hrer ab.

Signalton Bedeutung

Was ist gemeint mit ... ? Call Routing 20

Neben der Flexibilitt in der funktionalen Gestaltung bietet SwyxIt! die Mglichkeit, die Oberflche an den persnlichen Geschmack anzupas-sen. Farbe, Gre und Aussehen der Tasten knnen verndert oder ein beliebiges Hintergrundbild eingefgt werden. Die Skin kann so nach Corporate-Identity-Gesichtspunkten oder nach Ihren individuellen Wnschen gestaltet werden. Mit dem integrierten Oberflchen-Editor lassen sich diese Vernderungen schnell und einfach realisieren.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 19, Benutzung von Skins, Seite 243.

1.17 Call RoutingCall Routing bezeichnet die Behandlung eingehender Rufe nach vorge-gebenen Regeln, beispielsweise das Weiterleiten eingehender Rufe an andere Teilnehmer.

Mit dem Call Routing Manager steht Ihnen in SwyxIt! ein uerst mch-tiges Instrument zur Verfgung, das die Erreichbarkeit in Ihrem Unter-nehmen signifikant verbessert und die Zahl der verlorenen Anrufe stark reduziert. Zu seiner Bedienung stellt der Call Routing Manager einen Regel-Assistenten zur Verfgung, um Regeln zu ndern oder neu zu gestalten.

Der Grafische Skript Editor bietet weitere Mglichkeiten der Rufbehand-lung und erlaubt Ihnen, ein komplexes Regelwerk auch grafisch darzu-stellen. Die damit erstellten Regeln sind nur dann einsetzbar, wenn Extended Call Routing auf dem SwyxServer installiert wurde. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation zum "Call Rou-ting Manager".

Beachten Sie bitte, dass der Administrator Ihnen das Recht einrumen muss, die Skin zu verndern.

Beachten Sie bitte, dass der Administrator Ihnen das Recht einrumen muss, Regeln mit dem Call Routing Manager zu erstellen.

1.18 VoicemailSwyxWare bietet seinen Benutzern einen persnlichen Anrufbeantwor-ter.

Die Sprachnachricht des Anrufers wird aufgezeichnet und per E-Mail an Sie weitergeleitet, diese E-Mail wird im Weiteren Voicemail genannt.

Die Voicemail-Funktionalitt geht weit ber die Leistung eines Anrufbe-antworters hinaus. Sie erlaubt Ihnen z. B. anrufer-, uhrzeit- oder datums-spezifische Ansagetexte zu benutzen, Sprachnachrichten wie eine E-Mail an eine andere Adresse weiterzuleiten oder auch - mit einem Mausklick - diese einer ganzen Verteilerliste zugnglich zu machen.

Alternativ knnen Sie die fr Sie hinterlassenen Nachrichten auch von Ihrem SwyxIt!, Ihrem SwyxPhone oder einem anderen Telefonanschluss aus per Fernabfrage abhren und verwalten.

1.19 FernabfrageDie Fernabfrage ermglicht Ihnen das Abhren der Voicemails von einem beliebigen Telefonanschluss aus. Bei einem Anruf an Ihre SwyxWare-Rufnummer identifizieren Sie sich gegenber SwyxWare mit Hilfe Ihrer PIN und knnen dann zuerst die neuen und anschlieend alle vorhandenen Voicemails abhren, wiederholen und ggf. lschen. Auer-dem knnen Sie das Ziel der sofortigen Rufumleitung ndern oder eine neue Ansage aufnehmen.

1.20 CTICTI ist die Abkrzung fr Computer Telephony Integration und bedeu-tet die Verknpfung von Telekommunikation mit elektronischer Daten-verarbeitung. Sie knnen Ihre Gesprchspartner z. B. direkt aus Ihren Kontakten (Outlook oder Lotus Notes) heraus anwhlen, wenn Sie Swy-xIt! im CTI-Modus verwenden (CTI SwyxIt!).

Folgende Mglichkeiten stehen Ihnen dabei zur Verfgung:

CTI SwyxIt! steuert ein SwyxPhone

CTI SwyxIt! auf einem Terminal Server steuert SwyxIt!

CTI SwyxIt! steuert ein Telefonie-Endgert (Option CTI+)

CTI SwyxIt! steuert ein externes Telefon ber seine Rufnummer (Option CTI+)

Was ist gemeint mit ... ? Rckruf 21

1.21 RckrufSwyxWare bietet die Mglichkeit Rckrufwnsche bei anderen, internen Teilnehmern zu hinterlegen. Der Teilnehmer kann dann zu einem spte-ren Zeitpunkt zurckrufen. Ist der angerufene Teilnehmer besetzt, so kann ein Rckruf bei Besetzt gestartet werden. In diesem Fall wird ein erneuter Anruf angeboten, sobald der Teilnehmer wieder erreichbar ist.

1.22 NachbearbeitungszeitSie knnen eine Leitung gezielt fr alle weiteren eingehenden Rufe sper-ren, um z. B. nach einem Kundenanruf ausreichend Zeit zu haben, die Kundenanfrage zu bearbeiten.

1.23 DirektanspracheSie knnen einen Mitarbeiter, der Ihnen seinen Status signalisiert, direkt ansprechen. Das bedeutet, dass bei Anwahl der Ruf sofort aufgebaut wird, wenn dieser Mitarbeiter angemeldet ist und nicht telefoniert. Bei SwyxPhone wird der Lautsprecher des Telefons, bei SwyxIt! die Ausgabe ber die Lautsprecher des PCs aktiviert, der Anrufer kann sofort seine Nachricht durchsagen. Dies ist nur mglich, wenn Sie eine Namenstaste belegt haben und die Statussignalisierung des Mitarbeiters, der ange-sprochen werden soll, aktiviert ist.

Wie funktioniert SwyxIt! SwyxWare - Zusammenspiel der Komponenten 22

2 Wie funktioniert SwyxIt!

In diesem Kapitel werden die technischen Grundkonzepte von SwyxIt! vorgestellt.

SwyxWare - die moderne VoIP-Lsung

Mit SwyxWare nutzen Sie ein softwarebasiertes Telefoniesystem, das Ihnen weitreichende Vorteile bietet.

Nutzung einer Vielzahl von Features, die weit ber die Mglichkei-ten klassischer Telefonanlagen hinausgehen

Flexibilitt bei der Rufweiterleitung

Benutzerkonzept: Ihre Einstellungen werden an jedem SwyxWare-Endgert bernommen

einfache Konfigurierung von Benutzerdaten

2.1 SwyxWare - Zusammenspiel der KomponentenSwyxWare besteht aus verschiedenen Komponenten.

Serverkomponenten

SwyxServer

Der Telefonserver SwyxServer ist das Herzstck, das die komplette Funk-tionalitt einer komplexen Telefon-Nebenstellenanlage bereitstellt. Der SwyxServer steuert die Gesprchsvermittlung (um z. B. Gesprche an andere Nebenstellen, in das ffentliche Telefonnetz oder an Ihre Voice-mail weiterzuleiten) und verwaltet Endgerte und Benutzer.

SwyxGate

SwyxGate ist eine Zusatzkomponente zum SwyxServer und ermglicht Ihnen Telefongesprche in das ffentliche Telefonnetz.

Endgerte

SwyxPhone

Bei SwyxPhone handelt es sich um ein Tischtelefon, das allerdings nicht an eine gewhnliche Telefon-Steckdose, sondern an das PC-Netz ange-schlossen wird. Sie knnen SwyxPhone wie jedes andere Tischtelefon bedienen. Weitere Informationen zu den verfgbaren Endgerten finden Sie unter E.1 bersicht ber die verfgbaren Endgerte.

SwyxIt!

SwyxIt! ist Ihr Telefon auf dem PC-Bildschirm. Dabei fhren Sie norma-lerweise Telefongesprche mit Hilfe des SwyxIt! Handset, das Sie wie einen normalen Telefonhrer bedienen knnen. Als Vieltelefonierer knnen Sie auch das SwyxIt! Headset als Kopfhrer-Sprechgarnitur benutzen. Weitere Informationen zu den verfgbaren Endgerten finden Sie unter E.1 bersicht ber die verfgbaren Endgerte.

PC mit SwyxIt!

PC mit SwyxIt!

PC mit SwyxIt!

Smartphone mit SwyxIt! Mobile

SwyxPhone

ISDN Internet

SwyxServer mit SwyxGate

Ethernet

PC mit SwyxIt!

Wie funktioniert SwyxIt! Skalierbarer Funktionsumfang durch Zusatzmodule (Optionspakete) 23

2.2 Skalierbarer Funktionsumfang durch Zusatzmodule (Optionspakete)Der Funktionsumfang von SwyxIt! wird durch die auf dem SwyxServer installierten Zusatzmodule und die vom Administrator vergebenen Funktionsberechtigungen definiert. Die Beschreibungen in dieser Doku-mentation beziehen sich immer auf den maximalen Funktionsumfang aller verfgbaren Optionspakete, wenn nichts anderes vermerkt ist.

Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um Informationen zu dem in Ihrem System verfgbaren Funktionsumfang zu erhalten. Eine detail-lierte Beschreibung zu den Optionspaketen sowie den Kombinations-mglichkeiten und Komplettpaketen finden Sie in der Administratordokumentation. Die folgende Tabelle bietet eine bersicht ber die einzelnen Zusatzoptionen:

Optionspaket Erluterung

SwyxConference Das Optionspaket SwyxConference bietet ein professionelles Konferenz-Management. Sie knnen Konferenzen mit vielen Teilnehmern (mehr als drei) durchfhren, virtuelle Konfe-renzrume knnen eingerichtet werden, in welche die einzelnen Teilnehmer sich unabhn-gig voneinander sowohl aus dem Firmennetz als auch von auen einwhlen knnen.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.21, Konferenz, Seite 145.

SwyxRecord Ist das Optionspaket SwyxRecord verfgbar, so knnen Sie whrend eines Telefonats mit einem Mausklick das Gesprch mitschneiden.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 10.15, Mitschneiden, Seite 137.

SwyxFax Ermglicht das Senden und Empfangen von Faxen bequem von Ihrem PC aus.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "SwyxFax Client".

SwyxECR (Extended Call Routing

Dieses Paket enthlt die volle Nutzung des Grafischen Skript Editors. Dieser ist eine zustz-liche Komponente der SwyxIt!-Software, die Ihnen eine komfortable Oberflche bietet, um insbesondere komplexe Regeln fr die Rufbe-handlung bersichtlich zu definieren und darzustellen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumentation "Swyx Extended Call Routing".

SwyxStandby Das Optionspaket SwyxStandby bietet eine verbesserte Ausfallsicherheit durch den Einsatz eines zweiten Servers.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxWare-Dokumentation fr Administratoren.

SwyxMonitor Es liegt in Ihrer Verantwortung, bei dem Einsatz des Optionspaketes SwyxMonitor die jeweils anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen zu beachten. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der SwyxWare-Dokumentation fr Administratoren. und unter Kapitel 10.22, Rufaufschaltung, Seite 149.

Swyx-Optionspaket fr Lotus Notes

Das Swyx-Optionspaket fr Lotus Notes bietet Ihnen eine umfassende Integration von SwyxIt! und Lotus Notes. Es ermglicht Ihnen beispiels-weise das direkte Whlen aus Lotus Notes. Nutzen Sie auerdem in SwyxIt! die umfassen-den Mglichkeiten der Namensauflsung aus Lotus Notes-Kontakten oder die Anzeige von Kalenderinformationen im Kontextmen einer Namenstaste. Weitere Informationen entneh-men Sie bitte dem Kapitel 16, Lotus Notes - Telefonieren mit SwyxIt!, Seite 214.


Wie funktioniert SwyxIt! Skalierbarer Funktionsumfang durch Zusatzmodule (Optionspakete) 24

SwyxCTI+ Das Optionspaket ermglicht es mit CTI SwyxIt! ein Telefonie-Endgert zu steuern oder CTI SwyxIt! mit einem externen Telefon ber seine Rufnummer zu verknpfen. Weitere Informatio-nen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 18, Steue-rung von Telefonen vom PC aus mit SwyxCTI und SwyxCTI+, Seite 236.

SwyxMobile Das Optionspaket SwyxMobile bietet Ihnen die Mglichkeit, Mobiltelefone in SwyxWare zu integrieren. Damit knnen Sie bestimmte SwyxWare-Funktionen (Ruf halten, Verbinden, Makeln, Mitschneiden usw.) nutzen. Dafr knnen Sie Mobiltelefone mit SwyxIt! Mobile, einer speziellen Software zum komfortablen Zugriff auf den SwyxMobileExtensionManager verwenden. Jedoch auch ohne SwyxIt! Mobile ist die Nutzung dieser Funktionen per DTMF bzw. Funktionscodes mglich.


Anmelden und Abmelden Anmeldung an SwyxServer mit den Windows-Benutzerdaten 25

3 Anmelden und Abmelden

Dieses Kapitel erlutert das An- und Abmelden von SwyxIt! an bzw. von SwyxServer.

Wenn Sie SwyxIt! aufrufen, wird automatisch eine Anmeldung an Swyx-Server durchgefhrt:

Es wird geprft, ob Sie berechtigt sind, SwyxIt! zu benutzen.

Wenn ja, werden Ihre persnlichen SwyxIt!-Einstellungen auf den PC bernommen, an dem Sie gerade arbeiten.

Wenn Sie als Benutzer an SwyxServer nicht bekannt sind, wenn Ihr Kennwort gendert werden muss oder bei der automatischen Suche kein Server gefunden wird, wird ein Anmeldedialog angezeigt, in dem Sie alle erforderlichen Angaben eingeben knnen.

Nach der Registrierung an SwyxServer steht Ihnen SwyxIt! in vollem Umfang zur Verfgung. Eingehende Rufe an Sie sowie ausgehende Rufe von Ihnen sind mglich.

Wenn Sie SwyxIt! beenden oder sich abmelden, so werden Sie automa-tisch von SwyxServer abgemeldet. Anrufe fr Sie werden dann nicht mehr durchgestellt, sondern von SwyxServer selbstndig gem Ihren Vorgaben behandelt, z. B. an Ihre Voicemail weitergeleitet.

Sind beim Abmeldevorgang noch Anrufe in Bearbeitung, so fragt Sie SwyxIt!, ob diese Anrufe beendet werden sollen.

Haben Sie auf Ihrem PC einen Bildschirmschoner aktiviert, so ver-schwindet dieser bei einem eingehenden Ruf.

Ist Ihr Bildschirmschoner mit der Eingabe eines Kennwortes verbunden, so mssen Sie bei einem eingehenden Ruf zuerst das Kennwort einge-ben und knnen erst danach ber ein SwyxIt! Headset oder die Laut-sprecher und das Mikrofon telefonieren. Haben Sie ein SwyxIt! Handset angeschlossen und es klingelt, so knnen Sie einfach abheben und tele-fonieren ohne das Kennwort einzugeben. Die SwyxIt!-Bedienoberflche steht Ihnen auf dem PC allerdings erst nach Eingabe des Kennwortes zur Verfgung. Swyx bietet auch einen speziellen Bildschirmschoner, der Informationen ber einen eingehenden Anruf anzeigt und das Anneh-men oder Ablehnen eines Rufes ohne Eingabe eines Kennwortes ermg-licht.

Um sofort nach dem Start Ihres PCs ber SwyxIt! erreichbar zu sein, tra-gen Sie die Verknpfung von SwyxIt! in das Verzeichnis Autostart. Swy-xIt! wird nach dem Hochladen des Computers automatisch gestartet.

Weitere Informationen finden Sie in der Knowledge Base auf der Swyx-Website unter:https://www.swyx.de/produkte/support/wissensdatenbank/artikel-details/swyxknowledge/kb2613.html

Wie Sie SwyxIt! aus der Befehlszeile aufrufen erfahren Sie in Kapitel 3.6, Aufruf aus der Befehlszeile, Seite 31

3.1 Anmeldung an SwyxServer mit den Windows-BenutzerdatenBevor Sie SwyxIt! starten, mssen Sie sich als Benutzer in Ihrem Windows-Netzwerk angemeldet haben. Dies geschieht in der Regel unmittelbar mit dem Starten Ihres PCs, wenn Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort eingeben. Alternativ kann die Anmeldung an SwyxSer-ver auch ber die Eingabe von Benutzernamen und Kennwort erfolgen. (siehe Kapitel 3.2, Anmeldung an SwyxServer mit Benutzernamen und Kennwort, Seite 26).

Nach der Netzwerkanmeldung knnen Sie SwyxIt! starten, vorausge-setzt, eine gltige Benutzerlizenz ist vorhanden. SwyxIt! meldet Sie als Erstes an SwyxServer an. Ausgehend von Ihrer Windows-Benutzerken-nung wird dabei ein zugehriges SwyxWare-Benutzerkonto ermittelt. Falls Sie mit mehreren Benutzerkonten arbeiten, fragt Sie SwyxIt!, wel-ches dieser Konten Sie benutzen mchten. Aktivieren Sie die OptionDiesen Benutzernamen immer verwenden, um automatisch das ausge-whlte Benutzerkonto bei jedem Neustart von SwyxIt! zu verwenden. Wie Sie diese Einstellungen ndern, entnehmen Sie Kapitel 12.2, SwyxIt! - Lokale Konfiguration, Seite 169.

https://www.swyx.de/produkte/support/wissensdatenbank/artikel-details/swyxknowledge/kb2613.html?no_cache=1

Anmelden und Abmelden Anmeldung an SwyxServer mit Benutzernamen und Kennwort 26

3.2 Anmeldung an SwyxServer mit Benutzernamen und KennwortWenn die Anmeldung von SwyxIt! ber Ihr Windows-Benutzerkonto nicht erfolgreich ist, knnen Sie sich auch mit Ihren SwyxWare-Benut-zerdaten anmelden. Dazu bentigen Sie entsprechende Anmeldedaten, die Sie von Ihrem Administrator erhalten. Ihr Kennwort knnen Sie ber die Oberflche im Men Datei auch ndern (siehe Kapitel 3.2.1, Kenn-wort ndern, Seite 26).

So ndern Sie Ihr Benutzerkennwort

Erzwungene nderung des Kennworts

Komplexes Kennwort

Begrenzte Anzahl von Anmeldeversuchen

So melden Sie sich an SwyxIt! mit Ihren SwyxWare-Benutzerdaten an

Wenn Sie SwyxIt! nach der Installation das erste Mal starten und die Anmeldung ber Ihr Windows-Benutzerkonto nicht erfolgreich ist, wird ein Anmeldedialog angezeigt. Diesen knnen Sie jedoch auch bei Bedarf ber das Men aufrufen.

1. Um den Anmeldedialog aufzurufen, whlen Sie im Men Datei die Option Anmelden.

2. Geben Sie den Servernamen sowie Ihren Benutzernamen ein. Diese Informationen werden gespeichert und werden bei der nchsten Anmeldung wieder vorgegeben.

3. Geben Sie das Kennwort ein. Wenn SwyxIt! Ihr Kennwort speichern soll, aktivieren Sie das Kontrollkstchen Kennwort speichern. Damit erfolgt knftig eine automatische Anmeldung am Server und der Anmeldedialog wird nicht mehr angezeigt.

4. Besttigen Sie das Dialogfeld mit OK. Sie werden am Server angemeldet und Ihr Benutzername wird im SwyxIt!-Infobereich angezeigt.

Fr den Fall, dass Ihre Anmeldung nicht erfolgreich war, wird der Anmeldedialog mit einer entsprechenden Korrekturaufforderung angezeigt. Prfen Sie in diesem Fall, ob die Anmeldeinformationen korrekt sind und Ihre Netzwerkverbindung verfgbar ist.

Die Anmeldeinformationen erhalten Sie von Ihrem Administrator. Der Servername kann als Name im Textformat oder in Form einer IP-Adresse vorliegen.

Wenn Sie wieder die Anmeldung ber ein Windows-Benutzerkonto verwenden mchten, knnen Sie dies auch in diesem Dialog aktivieren. Whlen Sie dazu die Option Anmeldung mit Windows-Konto aus.

3.2.1 Kennwort ndernber die SwyxIt!-Oberflche knnen Sie Ihr Kennwort ndern. Diese Option steht nur zur Verfgung, wenn mit einem SwyxWare-Benutzer-namen und einem Kennwort an SwyxServer angemeldet sind. Sind Sie ber Ihre Windows-Anmeldung an SwyxServer angemeldet, knnen Sie das Kennwort nicht ndern.


So ndern Sie Ihr Benutzerkennwort

1. Whlen Sie im Men Datei die Option Kennwort ndern. Das Dialogfenster zum ndern des Kennwortes wird angezeigt.

2. Geben Sie zunchst das alte und dann das neue Kennwort ein und besttigen Sie das neue Kennwort noch einmal.

3. Schlieen Sie die nderung durch Klicken auf OK ab.Das Kennwort wurde gendert. Wenn Sie die automatischen Anmeldung aktiviert haben (Kennwort speichern im Anmeldedialog aktiviert), dann wird die nderung des Kennwortes auch hier bernommen und muss nicht gesondert eingetragen werden.

Erzwungene nderung des Kennworts

Wenn Sie sich mit Benutzername und Kennwort anmelden, und ein Administrator die Kennwort-nderung in Ihrer Konfiguration erzwun-gen hat, wird das Dialogfenster Kennwort ndern bei der Anmeldung erscheinen:

Geben Sie nun Ihr neues Kennwort ins Feld Neues Kennwort ein, und wiederholen Sie die Eingabe im Feld Neues Kennwort besttigen.

Es ist nicht mglich, das bisherige Kennwort bei der Kennwort-nderung erneut zu verwenden.

3.2.2 Komplexes KennwortIhr SwyxWare-Administrator kann fr Sie die Verwendung komplexer Kennwrter erzwingen.

In diesem Fall mssen Sie ein komplexes (starkes) Kennwort bei jeder Kennwort-nderung einrichten.

Komplexe Kennwrter fr SwyxServer mssen mindestens die folgen-den Voraussetzungen erfllen:

Das Kennwort ist mindestens acht Zeichen lang

Das Kennwort enthlt beliebige Zeichen aus mindestens drei der fol-genden vier Zeichenkategorien:

- Grobuchstaben z. B.: [A-Z]- Kleinbuchstaben z. B.: [a-z]- Ziffern [0-9]- Sonderzeichen, wie z. B.: Punkt, Komma, Klammern, Leerzeichen, Doppelkreuz (#), Fragezeichen (?), Prozentzeichen (%), Et-Zeichen (&).

Um Ihnen zu helfen ein komplexes Kennwort zu erstellen, zeigt der Prf-balken beim Anlegen eines neuen Kennwortes, ob es die Voraussetzun-gen erfllt und zugelassen wird.

Sonderbuchstaben (z. B.: , , , , ) und nicht lateinische Buchstaben (z. B.: , , ) sind keine Sonderzeichen und fallen in die Buchstabenkate- gorie.


Der Balken besteht aus fnf Abschnitten, wobei jeder Abschnitt einem der folgenden Kennwortmerkmale entspricht:

Mindestens acht Zeichen verwendet

Grobuchstaben verwendet

Kleinbuchstaben verwendet

Ziffern verwendet

Sonderzeichen verwendet

Whrend der Eingabe des Kennworts wird der Balken lnger, je mehr Kennwortmerkmale Sie verwenden.

Entsprechend ndert sich die Farbe des Balkens. Die Farbe signalisiert, ob das Kennwort vom System zugelassen wird.

Prfbalken Kennwortmerkmale Zulassung

3 Kennwortmerkmale verwendet

Kennwort wird nicht zugelassen


Kennwort wird zugelassen


Kennwort wird zugelassen

Geben Sie nun Ihr komplexes Kennwort ins Feld Neues Kennwort ein, und, falls die Mindestvoraussetzungen erfllt sind, wiederholen Sie die Eingabe im Feld Neues Kennwort besttigen.

Wenn Sie angemeldet sind, knnen Sie Ihr komplexes Kennwort jeder-zeit ndern. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 3.2.1, Kennwort ndern, Seite 26.

3.2.3 Begrenzte Anzahl von AnmeldeversuchenDie Anzahl der Anmeldeversuche an SwyxServer kann vom Administra-tor eingeschrnkt werden. In diesem Fall drfen Sie nur eine bestimmte Anzahl an Versuchen vornehmen, um sich an SwyxServer anzumelden.

Wenn die maximale Anzahl der fehlgeschlagenen Anmeldungen erreicht wird, erscheint die Fehlermeldung: Das Benutzerkonto ist gesperrt. Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Sie werden nun SwyxWare mit SwyxIt!, SwyxIt! Mobile, SwyxFax Client oder einem Endgert nicht benutzen knnen, solange der Administrator Ihr Konto nicht wieder aktiviert hat.

Es ist nicht mglich, das bisherige Kennwort bei der Kennwort-nderung erneut zu verwenden.

Die Anzahl der verbliebenen Versuche wird nicht angezeigt.Geben Sie Ihr Kennwort immer korrekt ein.

Die Anzahl fehlgeschlagener Anmeldungen wird nach einer erfolgreichen Anmeldung auf Null gesetzt.

Die Anzahl fehlgeschlagener Anmeldungen spielt keine Rolle, wenn der Administrator die erzwungene nderung des Kennworts eingestellt hat und der Benutzer sich dennoch mit seinem alten Kennwort anzumelden versucht.

Anmelden und Abmelden Benutzer wechseln 29

3.3 Benutzer wechselnSie haben die Mglichkeit, sich mit SwyxIt! unter einem anderen Benut-zernamen an SwyxServer anzumelden.

So wechseln Sie den angemeldeten Benutzer

1. Whlen Sie im Men Datei die Option Benutzer wechseln. Das Dialogfeld zur SwyxWare-Anmeldung wird angezeigt.

2. Legen Sie fest, ob Sie sich mit einem Windows-Konto oder ber einen SwyxWare-Benutzernamen und ein Kennwort anmelden mchten (siehe auch Kapitel 3.1, Anmeldung an SwyxServer mit den Windows-Benutzerdaten, Seite 25 bzw. Kapitel 3.2, Anmeldung an SwyxServer mit Benutzernamen und Kennwort, Seite 26).

Beachten Sie, dass Sie sich nur ber ein Windows-Konto anmelden knnen, wenn Ihr SwyxWare-Benutzername dem je

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