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Prof. Dipl.-Ing. Uwe Rotermund M. Eng. Öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für Facility Management

(Ingenieurkammer Niedersachsen)

Technisches Gebäudemanagement

Fachhochschule Münster Fachbereich Architektur Lehrstuhl Immobilien-Lebenszyklus-Management Institut für Baumanagement, Gebäudedatenmanagement u. Bewertung e.V. www.fh-muenster.de [email protected]

Benchmarking 2012 in Kooperation mit GEFMA, RealFM Leiter Benchmarking

http://www.fh-muenster.de/�



mailto:[email protected]�




BETREIBERMODELLE EINFÜHRUNG


Strategie Betreibermodelle

Eigen-leistung

Fremd-leistung

Beteiligung-sgesellschaft

Langfristige Kosten?

Qualität der Dienstleitung?

Org

anis

atio

nsm

odel

le

Welche Leistungen?


Typische schnelle Argumente für die Eigenleistung

„Nur unser eigenes Personal versteht uns ….“

„Das haben wir schon immer so gemacht …..“

„Unsere Gebäude sind so einzigartig ….“

„Unser Kerngeschäft ist von uns zu stark abhängig ….“

„Beim Outsourcing verlieren wir an Zugriffsmöglichkeit“


Typische schnelle Argumente für die Fremdleistung

„Das interne Personal ist viel zu teuer …..“

„Die Ausfallzeiten der Mitarbeiter sind zu hoch …..“

„Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft ….“

„Mit uns sparen Sie 20-30% der Kosten….“

„Unsere Professionalität erreichen Sie mit der Eigenleistung niemals ….“


VORSTELLUNG BETREIBERMODELLE


Variante 1: Eigenleistung (nicht optimiert)

Geschäftsführung

Kerngeschäft 1

MA Produktiv 1

MA Produktiv 2

MA Produktiv 3

MA FM

Kerngeschäft 2

MA Produktiv 1

MA Produktiv 2

MA Produktiv 3

Kerngeschäft 3

MA Produktiv 1

MA Produktiv 2

MA Produktiv 3

MA FM

MA FM

Kerngeschäft x

Stab


Variante 2: Eigenleistung (optimiert)

Geschäftsführung

Kerngeschäft 1

MA Produktiv 1

MA Produktiv 2

MA Produktiv 3

Kerngeschäft 2

MA Produktiv 1

MA Produktiv 2

MA Produktiv 3

Kerngeschäft 3

MA Produktiv 1

MA Produktiv 2

MA Produktiv 3

MA Produktiv 4

MA Produktiv 5

Abteilung FM

MA FM

MA FM

MA FM

Stab


Variante 3: Tochtergesellschaft

Gesellschafter Musterbetrieb

Geschäftsführung FM xyz GmbH

FM Abteilung 1 TGM

TGM MA 1

TGM MA 2

TGM MA 3

FM Abteilung 2 IGM

IGM MA 1

IGM MA 2

IGM MA 3

FM-Abteilung 3 KGM

KGM MA 1

KGM MA 2

KGM MA 3

Stab Rechnungswesen,

Vertrieb


Variante 4: Beteiligungsgesellschaft

Gesellschafter Musterbetrieb

Gesellschafter Extern FM

Geschäftsführung FM xyz GmbH

FM Abteilung 1 TGM

TGM MA 1

TGM MA 2

TGM MA 3

FM Abteilung 2 IGM

IGM MA 1

FM-Abteilung 3 KGM

KGM MA 1

KGM MA 2

KGM MA 3

Externe Leistungen

IGM

MA Gesellschafter 1

MA Gesellschafter 2


Vertrieb


Variante 5: Externe Dienstleistung

Geschäftsführung

Kerngeschäft 1

MA Produktiv 1

MA Produktiv 2

Kerngeschäft 2

MA Produktiv 1

MA Produktiv 2

Kerngeschäft 3

MA Produktiv 1

MA Produktiv 2

Koordination FM

Stab

Gesellschafter Extern FM

Externe Dienstleistungs-

GmbH

FM Abteilung 1 TGM

TGM MA 1

TGM MA 2

FM Abteilung 2 IGM

IGM MA 1

FM-Abteilung 3 KGM

KGM MA 1

KGM MA 2


Vertrieb

FM-Vertrag


Variante 6: Management-Modell

Geschäftsführung

Kerngeschäft 1

MA Produktiv 1

MA Produktiv 2

Kerngeschäft 2

MA Produktiv 1

MA Produktiv 2

Kerngeschäft 3

MA Produktiv 1

MA Produktiv 2

Abteilung FM

MA FM Strategie 1

MA FM Strategie 2


GmbH 1

FM Abteilung 1 FM Abteilung 2 FM-Abteilung 3

Interne Leitung operativ

MA FM operativ 1

MA FM operativ 2


GmbH 2

FM Abteilung 1 FM Abteilung 2

FM-Vertrag

FM-Vertrag

Interne Leistungsvereinbarung


Weitere Parameter zur Bewertung der Betreibermodelle

Anzahl der betreuten Gebäude

Anzahl Gebäude in Eigentum

Anzahl Gebäude als Mietobjekt

Größe der Gebäude

Alter der Gebäude

Nutzung der Gebäude

Nutzungszeiten der Gebäude

Flächen für FM-Organisation

Abteilungsgröße FM

Zentralisierungsgrad FM

Anzahl Stellen, Altersstruktur

Personalqualifikation

Personalbedarfsbemessung

Ausfallzeiten des Personals

Administrative Kosten

Operative Kosten

Externe und interne Kosten

Verteilung der Liegenschaften

Ablauforganisation

Aufgabenteilung Eigen/Fremd

Reaktionszeiten

Kundenzufriedenheit

Auftragswesen

Auftragsabrechnung

DV-Ausstattung

Sonst. Betriebsmittel

Vernetzungsgrad der Anlagen

Sicherheitsbedürfnisse


BETRIEBSHANDBUCH


Konzept Betriebshandbuch/ -strategie

Organisationsaufbau

Gebäudedaten

Arbeitsanweisungen

IT-Systeme

Personalbedarf

Vergabestrategie

Wartungshinweise

Arbeitskarten

Verfügbarkeitsanforderung

Gebäude/Bauteile

Anlagenverzeichnis

Anlagenkennzeichnungs-system

Internes Betriebshandbuch

Externes Betriebshandbuch Nutzerhandbuch Notfallhandbuch


Festschreiben der Organisation im Betriebskonzept/-handbuch

Ein Dokument in dem alle wesentlichen Fakten/Anweisungen des zukünftigen Gebäudebetriebs niedergeschrieben sind

Fortlaufendes „Füllen“ und weiterentwickeln des Betriebshandbuchs

Bei Neubauten: Beginn in der Bauphase, spätestens während der Ausführungsplanung

Als „Masterfile“ gut für neue Mitarbeiter geeignet

Kann als Loseblatt-Sammlung permanent ergänzt werden

Einen Verantwortlichen für das Betriebshandbuch benennen


Umsetzung Betriebshandbuch

Word-Dokument

In Ordner, fortlaufende Ergänzung

Als „Masterfile“ mit Querverweisen zu den eingesetzten IT-Systemen

Betrachtung als „Organisationshandbuch“

Mögliche Zusätzliche IT-Systeme:

Gebäudeautomation

CAFM-System

Dokumentenmanagement-System

Instandhaltungsplanungssystem


AUSSCHREIBUNG TGM


Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb

Woche

Nr. Arbeitsschritt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

1 Strategie Ausschreibung

2 Veröffentlichung Teilnahmewettbewerb

3 Rücklauf Teilnahmewettbewerb

4 Auswertung Teilnahmewettbewerb

5 Festlegung Bieterkreis

6 Bestandsaufnahme Basisdaten

7 Erstellung Vertrag

8 Erstellung Leistungsbeschreibung

9 Erstellung Massenteil

10 Zusammenstellung Ausschreibung

11 Versand Ausschreibung

12 Angebotserstellung

13 Angebotseingang

14 Kaufm. Angebotsprüfung

15 Technische Angebotsprüfung

16 Bietergespräche 1

17 Überarbeitung Angebote

18 Bietergespräche 2

19 Vergabeentscheidung

20 Beauftragung

21 Start-Up-Phase

22 Beginn Dienstleistungserbringung


Typische Projektdauer einer Ausschreibung/Vergabe

Sehr schnelle Ausschreibung ohne Anforderung an Vergaberecht, 2-3 Monate

Normale Ausschreibung mit Aufbau Betriebskonzept und Datenerfassung 4-6 Monate

Umfangreiche Ausschreibungen mit besonderen Anforderungen im Vergaberecht 6-9 Monate


Nutzung von Standard-/Musterverträgen

Die Nutzung von Standard- oder Musterverträgen kann nicht empfohlen werden

Musterverträge werden von Vertretern AG und AN erstellt, einseitige Interessenvertretung ist möglich

Eine Adaption an die Anforderungen des Auftraggebers ist sehr zu empfehlen

Vertrag muss die Anforderungen an die Leistungserbringung vollumfänglich regeln

Vertrag und Leistungsbeschreibung müssen zusammenpassen

Erfahrungen aus Gutachten müssen einfließen

(rotermund.ingenieure sind Mitglied bei GEFMA u. RealFM)


Ausschreibungsvorbereitung (1) •Übernahme bisherige Verträge, Übernahme Unterlagen aus Planung •Besprechung von möglichen Outsourcing-Szenarien, Störungsprioritäten/Verfügbarkeit •Wirtschaftlichkeitsberechnungen Eigen- und Fremdleistungen •Empfehlung zur Ausschreibungsstrategie

Ausschreibungsvorbereitung (2) •Festlegen des Bieterkreises (überregional/regional), Matrix zur Bieterbewertung •Klärung der Ausschreibungsstruktur (LV, Lose, Titel, Positionen) •Erstellen Vertragsmuster und Leistungsbeschreibung •Erstellen Massenteil des LV´s

Angebotsphase und Angebotsauswertung •Beantwortung der Bieterfragen, Vor-Ort-Begehung mit den Anbietern •Kaufmännische u. technische Angebotsprüfung •Erstellen des Preisspiegels •Vergabeverhandlungen, min. 2 Bietergespräche, Vergabe der Leistungen

Start-Up •Einweisung des Dienstleisters, Übergabeinspektion •Detaillierte Erläuterung der Anforderungen •Sicherstellen Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit •Technisches und kaufmännisches Berichtswesen

Zyklische Kontrolle •Stichprobenartige Überprüfung der Leistungen •Überprüfung der Rechnungsstellung •Feststellen des Erfüllungsgrades der Dienstleistungen •Aktivierung Bonus-Malus-Regelung

Schematischer Ablauf von Ausschreibungen - Leistungsinhalte

1

2

3

4

5


Besonderheiten bei einer GM-Ausschreibung

Betriebs- zeiten

Technisierungs-grad

Abhängigkeit der Mieter Reaktionszeiten

Verfügbarkeit des Gebäudes u. FM-Dienstleistungen


Risikofaktoren und Abbildung in Ausschreibung (Auszug)

Verfügbarkeit in Betriebszeiten vor Ort Geforderte Personalqualifikation in Betriebszeit

Betriebs- zeiten

Techni-sierungs-

grad

Abhäng-igkeit Mieter

Reak-tions-zeiten

Verfügbarkeit

Gebäude

Nur Anbieter mit hohem technischen Kenntnisstand Nachweis der Qualifikationen, Schulungs-/Einweisungsnachweis

Service-Level Definitionen Laufende Kontrollen, zyklische Tests Vorbeugende Instandhaltung

Verfügbarkeit an den Standorten Einteilung von Störungsprioritäten

Einsatz IT-Systeme Datenpflege durch Dienstleister, Dateneigentum beim AG


Forderung für eine wirtschaftliche Dienstleistungserbringung

Wirtschaftlichkeitsvergleich Eigen- und Fremdleistung

Exakte Leistungsdefinition zur Fremdvergabe herstellen

Pauschale Ausschreibung mit Massenbezug, insbes. bei Integration Instandsetzung

Spätere Integration der Leistungsbeschreibung in CAFM-System

Herstellen einer Angebotsvergleichbarkeit

Völlige Transparenz der Leistungserbringung

Hohe Qualität der Leistungen

Kontroll-/Abnahmefähigkeit der Leistungen

Möglichkeit weiterführender Wirtschaftlichkeitsberechnungen


Datenbasis

Prämisse Daten im Eigentum des Auftraggebers

Daten in „digitalen Räumen“/Systemen

Nutzung und Pflege der Daten durch den Dienstleister

Kontrolle durch den AG

Datenraum im Vergabeverfahren Einheitlicher Datenraum für alle Bieter

Digitale Verfügbarkeit

Zugriffsschutz

Berichtswesen Berichte auf Basis des Datenraums

Berichte in Anlehnung an Balanced Score Card

Cockpit für den Auftraggeber

Langfristigkeit Daten auf Dauer nutzbar

Keine zyklischen Bestandsaufnahmen vor der Neuausschreibung


Komponenten der Ausschreibung

Ausschreibung FM

Vertrags-muster

Leistungs-beschreibung

Leistungs-kataloge/ Anlagen

Massenteil


Aufbau von Leistungsverzeichnis-Positionen am Beispiel einer Klimaanlage

Position Menge Einheit Kurztext EP GP

1.1.30 1,00 Stck Klimaanlage Büros „Sockelgeschoss“

Versorgungsbereich: Klimaanlage Büros 3.OG Standort: Technikzentrale 1 Luftbehandlungsfunktionen: HKBE-MI Volumenstrom: V= 30.000 m³/h Baujahr: 1967 besteht im Wesentlichen aus: 1,00 Stck Zuluftventilator Pel= 15 kW p= 1000 Pa 1,00 Stck Abluftventilator 2,00 Stck Erhitzer 20,00 Stck Brandschutzklappen 1,00 psch Sonstige Komponenten

Struktur entspr. der Ausschreibungssoftware

Wesentliche Anlagenbaugruppen

Anlagenparameter

Luftbehandlungsfunktionen Volumenstrom Baujahr

Teil 4

Beispiel einer Position im LV (Kurzfassung!)


Variante: Einheitspreislisten zum Vergleich auf Positionsebene

Einheitspreise auf Anlagenebene definiert

Inspektionspreise

Wartungspreise

Instandsetzungspreise (optional)

Betriebsführungspreise (optional)

Einheitspreise durch Gesamtvergabe sehr günstig

Einheitspreise inkl. Material und inkl. aller Nebenkosten

Einheitspreise sind durch Einzelvergabe und Regieleistungen nicht zu erreichen!

Leistungserfüllung wird durch Sachver-ständigenprüfungen sichergestellt


Wartungsanweisung nach VDMA 24186 (1)


Wartungsanweisung nach VDMA 24186 (3)


Dokumentation der Wartungsleistungen (1)


Preisspiegel aus Ausschreibung Instandhaltungsleistungen


Angebotsauswertung und Vergabe

Gesamtpaket oder Einzelvergaben möglich

Überprüfung der Einheitspreise

Prämisse: Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes (Angebote)

Aufstellung der Zuschlagskriterien mit der Wertungsform (Punktesystem) für eine nachvollziehbare Entscheidungsfindung

Berücksichtigung der Softfacts bei Auswertung

Zuschlagskriterien:

Angebotssumme je Leistungsphase

Erfahrungen und Referenzen der Bieter in vergleichbaren Objekten

Betriebsführungsansatz und Organisationsaufbau

Einsatz von Werkzeugen zum Gebäudemanagement

Organisation der Räume und Werkstattplätze

Personaleinsatzkalkulation

Berichtswesen

Bieterpräsentation

Bietergespräche mit Vorstellung des Objektleiters

Generelle Strategie: Vergabe auf das niedrigste Angebot?

Teil 4


Teilvergabe FM Gewerk 410

Szenarien nach Angebotsauswertung

Überregionale Anbieter

Regionale Anbieter

(Kunden ?)

Sonstige Anbieter

Angebote und

Angebots-auswertung

Gesamtvergabe FM



Teilvergabe FM Objekte Süd

Stru

ktur

/Glie

deru

ng d

es LV

gem

äß d

en

mög

liche

n Sz

enar

ien

Szenarien

1

2


Potenziale am Beispiel techn. Gebäudemanagement

0

5

10

15

20

25

30

1995 1998 2001 2004 2005 2007 2009 2010 2011

spez

. Kos

ten

TGM

[€

/m² B

GF*

a]

fm benchmarking

Ausschreibung

Expon. (fm benchmarking)

Expon. (Ausschreibung)


Ansatz: Berechnung der Instandhaltungskosten (Verfahren Gewerke)

Wiederbeschaffungswerte

KGR 300 KGR 400

IH-Raten IH-Raten

0,5 – 1,5% 1,5 – 5,0%

IH-Kosten Technik IH-Kosten Gebäude


Online-Datenpflege

Bestandsaufnahme anhand Vor-Ort-Begehung

Planungsdokumentation

Revisionsunterlagen

Ausschreibung in Online-System (Internet-Plattform) Betrieb der Plattform durch Kooperationspartner

von rotermund.partner

Nutzung ggf. in Angebotskosten enthalten

Auftrags-LV nach Bietergesprächen

Verpflichtung der Dienstleister zur Nutzung/Pflege des Online-Systems

Endgültiger Datenstand nach Abrechnungs-LV

Online-System bei Bedarf nutzbar Geringes monatliches Entgelt

Bestandsaufnahme

Ausschreibungs-LV

Auftrags-LV

Abrechnungs-LV

Permanente Online-Daten


Zyklische Kontrolle der Leistungen

Durchführung einer Übergabeinspektion an den Dienstleister

Fotodokumentation des technischen Anlagenzustandes

Zyklische Durchführung einer Leistungskontrolle Administrative Leistungen

Operative Leistungen

Zyklische Überprüfung der Rechnungsstellung

Vergleich der Leistungskontrolle mit vertraglicher Vereinbarung

Vergleich der Rechnungen/Zahlungen mit Auftrags-LV

Ggf. zyklische Wirtschaftlichkeitsberechnungen

Durchführung von Befragungen mittels Fragebogen

Auf Wunsch Ausstellung als neutrales, zweckgebundenes Gutachten


Deckblatt eines Gutachtens


Erfahrungen aus Gutachten: Erfüllungsgrad der Leistungen

15%

60%

25%

80%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Adminstrative Leistungen Operative Leistungen

Minimum Maximum

Kritisch

Besondere Berücksichtigung in

Vertrag und Leistungsbeschreibung

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