Wachstums- schmerzenDrei technologische Anforderungen in einem wachsenden Unternehmen

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Von außen betrachtet ist Wachstum sexy. Eine aufregende Reise mit neuen Meilensteinen, Kunden und Kollegen.

Und von innen betrachtet ist Wachstum sehr viel schwerer als es aussieht. Es ist ein Übergang von dem, was Ihr Unternehmen mal war, zu dem, was es sein muss.

Wenn Sie für die IT verantwortlich sind, sind Sie ohne Zweifel die wichtigste Person auf dieser spannenden, turbulenten und höchst riskanten Reise.

Denn ohne die richtige IT ist Ihr Unternehmen nicht skalierbar. Prozesse gehen kaputt.Die Frustration Ihrer Mitarbeiter wächst.Kunden wandern ab.

Mit der richtigen IT kann Ihr Unternehmen alles erreichen. Mit Prozessen, die flexibel und anpassbar sind. Mit Mitarbeitern, die sich bestärkt und nicht blockiert fühlen. Und mit Kunden, die nie etwas von der Komplexität bemerken, die Sie bewältigen. Es sind aufregende Zeiten.

Doch allzu oft und aus drei ganz einfachen – aber wichtigen – Gründen verlieren die IT-Teams in wachsenden Unternehmen den Anschluss. Dann müssen die IT-Leiter nach Wegen suchen, um:

Prozesse zu synchronisierenBudgets zu synchronisierenStrategien zu synchronisieren

Synchronisieren Sie Budgets Wenn Unternehmen wachsen, verschwinden Ineffizienzen nicht einfach so. Sie mutieren stattdessen zu größeren Problemen, die zwangsläufig zu einer Bedrohung für die IT werden.

Prozesse, die ‚‚leichte Beschwerden“ bereiteten, als das Unternehmen noch klein war, verursachen ‚‚stechende Schmerzen“, wenn Sie sie skalieren.

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Ein Beispiel Nehmen wir an, Ihr Unternehmen stellt ein paar neue Vertriebsmitarbeiter für den Außendienst ein.

Die Außendienstler werden also hinaus-geschickt, um Neukunden zu werben.

Das bedeutet, sie brauchen Zugriff auf Dateien, müssen Präsentationen halten und interne Systeme aktualisieren.

Doch wenn alle diese Prozesse für Vertriebs-mitarbeiter im Innendienst entwickelt wurden, lassen sie sich nur schwer skalieren.

Plötzlich geraten Sie ins Schleudern ... Wie erhalten die Außendienstler einen sicheren Zugriff auf das Netzwerk? Wie drucken sie unterwegs ihre Angebote aus?

Wohin senden sie nach Vertragsabschluss die unterschriebenen Dokumente?

Und ehe man sich versieht, macht sich Frustration breit und die neuen Mitarbeiter bringen nicht genug Umsatz.

Die Lehre Ohne feste Prozesse ist Skalierbarkeit unmöglich. Doch wenn Unternehmen schnell wachsen, werden Ad-hoc-Prozesse zerstört. Die Folgen treffen in der Regel die IT-Abteilung.

Bevor Ihre Prozesse ineffizient und verwirrend werden, sollte Sie sie im Hinblick auf Skalierbarkeit verändern, formalisieren und optimieren.

Behalten Sie im Kopf, wie ein idealer Prozess aussieht „Prozesse dienen der Kommunikation. Wenn in Ihrem Unternehmen fünf Personen arbeiten, brauchen Sie keine Prozesse, denn Sie können miteinander sprechen. Bei 4.000 Mitarbeitern wird die Kommunikation schon schwieriger. Dafür benötigen Sie etwas Robusteres: Einen Kommunikationsbus, oder, wie wir es nennen, einen Prozess.“ Ben Horowitz, ehemaliger CEO, Opsware

Der Lösungsansatz Wenn es bei Geschäftsprozessen also um Kommunikation geht, dann müssen Sie sicherstellen, dass alle Dokumente und Kommunikationselemente Teil des Strategieplans sind.

Denn das Dokumentenmanagement betrifft Dutzende von wichtigen Geschäftsprozessen. Und die Kosten von ineffizientem Dokumenten-management summieren sich: Im Durchschnitt geben Unternehmen ganze 10 Prozent ihres Umsatzes dafür aus.1

10 % ihrer Einnahmen

1 Angele Boyd, Branchenanalyst IDC: ‚I know what you’re thinking’. Juni 2015.

Maßnahme: Bewerten Sie Ihren aktuellen Ansatz für das Dokumentenmanagement und suchen Sie nach Wegen, damit die wichtigsten Dokumente (digital und auf Papier) leicht zu finden, speichern, bearbeiten sowie innerhalb und außerhalb des Betriebs leicht zu versenden sind.

Wir haben Hunderten von wachsenden Unternehmen dabei geholfen, ihre Dokumentenverwaltung zu bewerten und zu optimieren. Wenn Sie auch etwas Unterstützung gebrauchen könnten, helfen wir Ihnen gern.

Synchronisieren Sie Budgets Tatsächlich sinken in den meisten Fällen die IT-Ausgaben von wachsenden Unternehmen im Verhältnis zum Wachstum des Unternehmens.1 Denn wenn Unternehmen wachsen, fördern sie in der Regel zunächst das Wachstum ihrer Marketing-, Vertriebs-, Produkt- oder Dienstleistungsteams.

1 Angele Boyd, Branchenanalyst IDC: ‚I know what you’re thinking’. Juni 2015.

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Das ist zwar spannend für alle anderen im Unternehmen, bedeutet aber eine große Herausforderung für die IT.

Es bedeutet, dass die zu bewältigende Komplexität schneller wächst als Ihre Ressourcen.

„Das Unternehmen überflutete uns geradezu mit ständig neuen Forderungen. Man erwartete von uns, alle drei Wochen neue Anwendungen und Funktionen zu liefern.“ Tanni Graichen Vormals Executive Vice President für das integrierte Kreditkartengeschäft und CIO bei Providian

Die Lehre Wenn Sie mit weniger Ressourcen mehr erreichen wollen, müssen Sie Prioritäten festlegen. Dafür muss die IT mit dem Unternehmen zusammenarbeiten und Projekte priorisieren, an denen Sie arbeiten sollten.

Definieren Sie klar, an welchen Projekten Ihr Team intern arbeiten soll und welche Projekte ausgelagert oder automatisiert werden können.

Outsourcing kann für die IT-Abteilung in einem wachsenden Unternehmen die Rettung sein. Suchen Sie nach Prozessen, die Sie abspalten und auslagern können.

Denn wenn Ihre Optimierungen nicht auf einen schlanken, agilen IT-Betrieb abzielen, dann erschaffen Sie eine ineffiziente IT.

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„IT-Investitionen zurückzustellen, die die Agilität erhöhen, spart keine Kosten, sondern subventioniert Ineffizienz.“ Robin Johnson Ehemaliger CIO von Dell

Der Lösungsansatz Erstellen Sie eine Liste der zentralen IT-Funktionen und Verantwortlichkeiten, um die Sie und Ihr Team sich kümmern sollten, auf Grundlage von:

– ihrer Bedeutung für das Unternehmen – der Fähigkeit Ihres Teams, diese Dienste

effizient bereitzustellen

Nachdem Sie das getan haben, analysieren und bestimmen Sie die aus dem Unternehmen eingehenden Anfragen:

– Welche ältere Hardware und Software verursacht die meisten Probleme?

– Welche IT-Funktionen beanspruchen die meiste Zeit Ihres Teams?

Vergleichen Sie die beiden Listen. Sie sollten jetzt leicht „niedrig hängende Früchte“ erkennen, Aufgabenstellungen, die einfacher behoben und ausgegliedert werden können. Und welche Kernfunk-tionen Ihr Team priorisieren sollte.

Synchronisieren Sie StrategienIn kleinen Unternehmen ist die Kommunikation einfach. Da sind alle wie selbstverständlich auf derselben Wellenlänge.

Doch wenn Unternehmen wachsen, vergrößern sich auch die Lücken zwischen den Abteilungen. Und wenn Sie nicht aufpassen, werden aus den Abteilungen Silos und aus den Lücken Abgründe.

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Ein BeispielNehmen wir an, Ihre Kollegen aus der Finanzabteilung bitten Sie um eine neue Anwendung für eine schnellere Cashflow-Transparenz.

Sie können es sich ausrechnen: Sie analysieren die verschiedenen Lösungen, wählen den richtigen Anbieter aus, implementieren die neue Lösung, migrieren sensible Finanzdaten. Dieses Projekt wird Monate dauern.

Ihre Kollegen sind enttäuscht. Dabei wollten Sie nur realistisch sein. Aber Sie stehen beide unter Druck, unterschiedliche Ziele zu erreichen.

Was ist schief gelaufen?

Einfach ausgedrückt, Sie haben versucht, verschiedene Probleme zu lösen. Ihre Kollegen haben versucht, das Problem mangelnder Cashflow-Transparenz zu lösen. Und Sie haben versucht, das Problem mangelnder Software zu lösen.

Es gibt viele Gründe, warum die IT langsam die Ausrichtung auf die Anforderungen eines wachsenden Unternehmens verliert. Oftmals ist es effektiver, sich auf den Prozess zu konzentrieren als nur auf die Technologie.

Die Lehre Hinter jeder Anfrage steht immer eine Workflow-Herausforderung. Anstatt also Anfragen aus dem Unternehmen einfach hinzunehmen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die zugrunde liegenden Arbeitsabläufe zu verstehen. In unserem Beispiel hätte ein genauerer Blick offenbart, dass das eigentliche Problem woanders lag: Nämlich in der Anzahl der manuellen Schritte, die für die Übermittlung der Rechnungen in die Buchhaltung nötig waren. Und noch viel wichtiger: Eine Workflow-Analyse hätte ergeben, dass Sie die meisten Schritte tatsächlich hätten automatisieren können.

Der Lösungsansatz Wenn es noch keinen Prozess für die Zusammenarbeit und den Abgleich mit dem Geschäftsbetrieb gibt, erstellen Sie einen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie damit sofort beginnen können.

Verbringen Sie mehr Zeit mit den einzelnen Stakeholdern und sprechen Sie mit ihnen über ihre Prioritäten und ihre Wachstumserwartungen. Es wird Sie überraschen, wie sehr dieser einfache Schritt Ihre gesamte Strategie verändern kann.

Beginnen Sie, Anforderungen mithilfe der „Fünf Warums“-Technik zu analysieren. Dieser präzise, ursprünglich im Toyota-Produktionssystem entwickelte Ansatz zur Analyse von Workflows wird Sie dabei unterstützen, das eigentliche Problem hinter Anfragen zu bestimmen.

Behalten Sie die Prognosen im Auge: Sprechen Sie mit Ihrem Prognose- und Planungsteam. Bereiten Sie sich vor.

„Jedes wachsende Unternehmen hat wahrscheinlich eine sehr gute Marketingabteilung. Diese Menschen neigen dazu, viel mit Prognosen zu arbeiten.” Tanni Graichen Vormals Executive Vice President für das integrierte Kreditkartengeschäft und CIO bei Providian

Und was haben wir also gelernt?

Wachstum führt zu nicht zu unterschätzenden Herausforderungen, die das Unternehmen auf viele Arten auf die Probe stellen. Damit moderne Unternehmen skalierbar sind, muss sich also die IT mit dem Unternehmen synchronisieren.

Die gute Nachricht Ihre Entscheidungen als Leiter einer IT-Abteilung in einem wachsenden Unternehmen wird einen gigantischen Einfluss auf den Rest des Unternehmens haben.

Entwerfen Sie skalierbare Prozesse, priorisieren und automatisieren Sie Ihre Abläufe, um Ihr Budget optimal zu nutzen, und bleiben Sie auf einer Wellenlänge mit dem Unternehmen – so bewältigen Sie Wachstumsschmerzen viel leichter.

(Wir sind davon überzeugt, dass das Dokumentenmanagement bei allen drei Schritten eine wichtige Rolle spielen kann – aber dazu ein anderes Mal mehr.)

Wachstum erzeugt Druck. Aber es ist auch spannend.

Wachstum kann besser funktionieren.

Mehr zum ThemaIT-Führungskräfte in schnell wachsenden Unternehmen müssen mit einer ganzen Reihe von Fallen, Hindernissen und Widersprüchen klarkommen. Lesen Sie unser eBook über die Fähigkeiten und Strategien, die erforderlich sind für die IT-Abteilung eines wachsenden Unternehmens.

Der Wachstums-CIOLehren und Strategien für Führungskräfte in Zeiten rasanten Wachstums

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Wir sind Xerox.

Wir helfen wachsenden Unternehmen, mit intelligenten Lösungen zur Verwaltung ihrer Drucker und Dokumente einen besser laufenden Workflow zu gewährleisten.

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Sprechen wir darüber.

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