"Was bringt die digitale Post" - Webinar
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E-Mail und De-Mail als Teil einer unternehmensweiten ECM-Strategie BITKOM ECM Webinar des Arbeitskreis E-Mail Management Was bringt die digitale Post? 28.11.2012
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Webinar des BITKOM Arbeitskreis E-Mail-Management vom 28. November 2012. Videomitschnitt unter: http://ecm-navigator.de/einsatzbereiche/was-bringt-die-digitale-post
Transcript of "Was bringt die digitale Post" - Webinar
E-Mail und De-Mail als Teil einer unternehmensweiten ECM-Strategie BITKOM ECM Webinar des Arbeitskreis E-Mail Management
Was bringt die digitale Post?
28.11.2012
Herzlich Willkommen!
Maximilan Gantner (Moderation)
Leiter Pentadoc Radar
Pentadoc AG [email protected]
www.pentadoc.com
Stephan Gehling
Leiter Geschäftsbereich Exchange/File/SharePoint H&S Heilig und Schubert Software AG [email protected]
www.hs-soft.com
Andreas Klug
Vorstand, ITyX Solutions AG [email protected]
www.ityx.de
Volker Termast
Presales Taskforce De-Mail
T-Systems International GmbH [email protected]
www.t-systems.com
E-Mail-Archivierung und -Compliance
Stephan Gehling
Leiter Geschäftsbereich Exchange/File/SharePoint H&S Heilig und Schubert Software AG [email protected]
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Warum E-Mail-
Management ?
Langzeitaufbewahrung auf wirtschaftlichen Medien und
einfachere Administration bei Backup und Restore.
Mail Server entlasten
Rechtskonforme Aufbe-wahrung aufbewahrungs-
pflichtiger E-Mails auf revisionssicheren Medien
Mehr Rechtssicherheit
Erhaltung und Zusammen-führung von Unternehmens-
informationen
Dokumenten-Management
Drei Gründe für E-Mail-Management
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100
200
300
400
500
2012 2013 2014 2015 2016
Bedarf an Mailspeicherplatz
Wachstum in Prozent
Mailserver entlasten
Fakten
Mailgröße
Mail ersetzt immer mehr den klassischen Schriftverkehr
Zahl der Adressaten
Bedarf an E-Mail-Speicher
Im Ergebnis
40% Wachstum p.a. (Gartner)
Mailserver
Archiv
Lösung mit einem eMail Archiv
Vorteile
Mailserver Datenbank wird kleiner
Höhere Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit
Keine PST Dateien mehr
Kostensenkung für Storage
Zentrale Datenhaltung
Rechtliche Gründe für die Archivierung
Steuerliche Vorschriften
Handelsrechtliche Anforderungen
Beweismittel für Haftungsfragen
Datenschutzrechtliche Regelungen
Branchenspezifische Gesetze
Mehr Rechtssicherheit
Archivierung auf revisionssichere Medien (NetApp/EMC/FAST- LTA/ Hitachi/iTernity/Fujitsu/…)
Im Original msg-Format und wahlweise im TXT- und HTML-Format für Langzeitarchivierung bzw. im pdf/a Format
Mehrstufiges Retentionmanagement zur revisionssicheren Aufbewahrung von E-Mails
Automatisches bilden und archivieren einer neuen E-Mail Version nach einer Änderung durch den Anwender
Verwaltung von Auditoren Rechteschema für Recherche
Export selektierter E-Mails im PST Format
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Strukturiert und unstrukturiert: Collaboration
Darüber hinaus Unternehmens- und branchenspezifische EDV-Lösungen
Strukturiert: ERP/CRM
Unstrukturiert: E-Mail
Dokumenten-
Management?
E-Mail-Management als Teil der Datenorganisation im Unternehmen
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Ich will meine Prozesse an das Unternehmen
anpassen, nicht das Unternehmen an die
Prozesse....
... und ich will ALLE meine Datentöpfe
konsolidieren... Schrittweise !
E-Mail-Management
Renaissance der Verschriftung E-Mail, De-Mail, SMS, Social Media werden das Telefon als führendes Dialogmedium ablösen.
Wissen als zentraler Kern einer digitalisierten Service-Ökonomie Um die Anliegen ihrer Kunden und Partner effizient zu erfassen und in Geschäfts-prozesse zu transferieren, müssen Unternehmen in der Lage sein, textbasierte Inhalte zu verstehen und weitestgehend automatisiert zu verarbeiten.
E-Mail in der Kundenkommunikation
Wissen als Kern der Automatisierung textbasierter Mitteilungen
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Die „Kommunikationsfabrik“ der Zukunft
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Aus dem Umgang mit Inhalten dynamisch Wissen generieren
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Identifizieren Validieren Extrahieren Automatisieren
Business Process Management Input Management Knowledge Management Response Management
Dokumente E-Mails, De-Mails Web-Anfragen Social Media
Volker Termast
Presales Taskforce De-Mail
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De-Mail – Potenziale und Hintergrundinformationen
Programm der Bundesregierung im Rahmen der E-Government-Initiative
Keine „Erfindung“ der De-Mail Diensteanbieter
Kein Produktname, sondern ein Überbegriff (vgl. „Telefon“, „bio“)
Klare Grenzen zwischen De-Mail und alternativen Insellösungen
Starke Trennung zwischen diversen individuellen Secure-Mail-Lösungen und De-Mail
Grundlage ist De-Mail Gesetz, i.V.m. Technische Richtlinien
De-Mail Diensteanbieter müssen akkreditiert sein
Zu De-Mail dürfen die Attribute verbindlich, vertraulich, nachweisbar, verschlüsselt und authentisch verwendet werden.
(vgl. web-Präsenz vom BMI: www.cio.bund.de/DE/IT-Projekte/De-Mail/demail_node.html)
Fokus auf Substitution der physikalischen Briefpost.
Stellungnahme BSI/BMJ zu §203 StGB
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De-Mail: Kernbotschaften
De-Mail Gesetz Gültig seit 03. Mai 2011 Leitthema in der High-Tech-Strategie
der Bundesregierung (E-Government 2.0 Programm) Einzige elektronische Kommunikationsplattform auf
Gesetzesgrundlage
Schutz Schutz vor Spam, Phishing und Manipulation
bzw. Zugriff Dritter auf vertrauliche Daten Eindeutig Identität der Kommunikationspartner Erleichterte Beweisführung im Streitfall
Qualität zertifizierte Infrastruktur – durch BSI akkreditierter
Provider Anwender-Erstidentifizierung gem. Geldwäsche-
gesetz Kompetenzpartner in Mail-Kommunikation
Einsparungen von Porto und Druck-Infrastruktur bei geringen
Investitionen für Einführung De-Mail von Wege- und Wartezeiten; damit mehr
Produktivität und Servicequalität CO2-Emissionen (Nachhaltigkeit)
Sicherheit Versand- und Zustellungsnachweis … inkl. Inhalt der De-Mail Einfache Nutzung trotz sicherer Strukturen Sichere Aufbewahrung (Archiv-Option)
Optimierung in Geschäftsprozessen und Technik Medienbruchfreie Zustellung in Sekunden Mobiler und globaler Zugriff rund um die Uhr Einfache Integration mittels De-Mail Gateway Einsatz standardisierter Technologien
De-Mail: Überblick
Usecase-Betrachtung
De-Mail in der Unternehmenskommunikation
Usecase-Betrachtung
Transportmedium für Willenserklärungen Schnelle Reaktionszeiten für neue
Vermarktungschancen und Produktmodelle Kosteneinsparung und Prozessoptimierung interne/externe/Kommunikation
Veränderung im Kommunikationsverhalten
Mobile Erreichbar- und Geschäftsfähigkeit Prozessverlagerung auf Medium Internet Medienbruchfreie Kommunikation Contentsafe in Cloud
Rechtliche Rahmenbedingungen
Sicherheit – Vertrauen – Nachweisbarkeit Datenschutz (u.a. §203 StGB, §§ 113 ff TKG) qualifizierte Signatur/E2E-Verschlüsselung Text- vs. Schriftformerfordernis Anpassung AGBen
Kundencenter
Video E - Mail
Fax Brief De - Mail
Audio Social
Community
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