Workshop 1: FM-Dokumentation und Risikomanagement

Workshop 1:

FM-Dokumentation und Risikomanagement

Projektbeispiel

Mercedes-Benz Museum, Stuttgart

Einleitung

Der Betrieb komplexer Immobilienportfolios ist heute geprägt durch eine

weite Verteilung an Kompetenzen und Aufgaben.

Die Betreiberverantwortung bleibt.

Wie kann eine durchgängige FM- Dokumentation als Teamaufgabe der

Beteiligten erfolgreich funktionieren, ohne größere Lücken oder

Redundanzen zu erzeugen?

Am Beispiel eines Projekts am Mercedes-Benz Museum wollen wir

Aufgaben, Wege und Sackgassen zeigen und Erfahrungen mit Ihnen

teilen.

2

Wir sind

Markus Tomiak Claus Biedermann

Mercedes-Benz Museum EBCsoft

Facility Management GEFMA AK

Event Management 198 Dokumentation,

470 Datenaustausch3

Agenda

Kurzvorstellung des Mercedes-Benz Museums

Ausgangslage für das Projekt Dokumentation und Risikomanagement

Beschreibung des Projektverlaufs

An welcher Stelle stehen Sie?

Reorganisation der Dokumentation und Aufgabenverteilung

Was kann delegiert werden – wie wird kontrolliert?

Planung und Priorisierung in Abwägung des Risikos

Wo fängt man an? Wo besteht Gefahr sich zu verzetteln?

Werkzeuge und Methoden

Wie erreicht man anhaltende Aktivität bei den Beteiligten?

Resümee 4

Mercedes-Benz Museum

Zahlen, Daten, Fakten Gebäude

Architekt UNStudio van Berkel & Bos, Amsterdam

Museumsgestalter Prof. HG Merz, Stuttgart

Gebäudehöhe 47,5 Meter

Höhe des Atriums 34,4 Meter

Umbauter Raum 210.000 m³

Grundfläche 4.800 m²

Gesamtgewicht 110.000 Tonnen

Ausstellungsfläche 16.500 m²

Mythosfläche 9.100 m²

Collectionsfläche 5.300 m²

Anzahl Großexponate ca. 170

Anzahl Kleinexponate ca. 2.000

Besucherweg 1,5 bis max. 5 km

Eckdaten zum Betrieb

Eröffnung/ Öffnungszeiten 19.05.2006/ Di-So 09:00 bis 18:00 Uhr

Besucher insgesamt mehr als 6 Mio (07/2014)

Besucher / anno 700.000 – 750.000

Max. Besucheraufkommen/Tag 8305 Besucher (Stars & Cars 2008)

Anzahl Gruppenführungen/ anno ca. 3.000

Max. Eventbesucher/ Tag 72.000 Besucher (Stars & Cars 2008)

Anzahl Veranstaltungen/ anno ca. 200

Anzahl Audio Guides/ anno ca. 400.000 ausgegebene (8 Sprachen)

Anzahl Simulatorfahrten/ anno ca. 60.000

Bestandsaufnahme (was ist zu tun, was ist das Ziel?)

Die Vielfalt der Tätigkeiten des rechtskonformen Betreibens des Museums

macht es notwendig, alle Aufgaben zu erfassen + Delegationsketten

aufzubauen (Haftung der Geschäftsführung) Vermeidung

Organisationsverschulden.

Optionale Kapitelüberschrift

Ausstellungsgestaltung

Veranstaltung

Gastronomie

Shop

Presse/ Marketing

Konzernvorgaben für das Qualitäts- und Risikomanagement

1. Definition der Prozesse

2. Status der Zuständigkeiten – intern / extern

3. Status der Arbeitsgrundlagen – FM-Dokumentation

4. Reorganisation der Dokumentation

a. Rechtliche Anforderungen

b. Struktur für das FM nach GEFMA 198

c. Risikobewertung zur Priorisierung

d. Aufgabenverteilung zur Vervollständigung

5. Regelmäßiger Review

Hauptprozess des FM-Teams

Dienstleistersteuerung – hoher Grad an Outsourcing – schwerer Zugriff

auf die Dokumentation

Sensibilisierungsphase (Betroffene zu Beteiligten machen)

Die Einbindung der Kernprozesse in die Bestandsaufnahme zu Gesetzen+

Normen erzeugt Handlungssicherheit und Vertrauen, verhindert unnötige

Dokumentation und beginnt mit der Sensibilisierung für das Thema

Betreiberverantwortung.

Verbreitungsphase, Implementierung (roll out ext. Dienstleister und Museumskollegen)

Museumsinterne Pflichten werden persönlich bis auf

Mitarbeiterebene erklärt + per Delegationsvereinbarung

dokumentiert. Aufgaben ext. DL`s werden in Verträgen verankert

(Schwerpunkt Dokumentation).

Rödl & Partner07.02.2008

www.roedl.de/fm

lfd. Nr. Anforderung / PflichtRechts-

grundlagen

Ver-

antw.

Del.

an

Del.

an

Del.

an

Ver-

antw.

Del.

an

Del.

an

Ver-

antw.

Del.

an

Del.

an

Möglicher Nachweis

Dokumentation

max. Buß-

geld

externe DienstleisterDaimler AG

www.daimler.de/

Mercedes-Benz Museum

www.museum-mercedes-benz.com

7 Pflichten aus dem Veranstaltungsbetrieb

7.1 Rettungswege, Besucherplätze

Ständige Freihaltung von Rettungswegen, Zufahrten, Aufstell-

und Bewegungsflächen für Einsatzfahrzeuge auf dem

Grundstück

§ 31 Abs. 1

VStättVGF RMB FM WF SDL 50.000 EUR

Stänige Freihaltung der Rettungswege in der

Versammlungsstätte

§ 31 Abs. 2

VStättVGF RKB V&V E WF VL 50.000 EUR

Unverschlossenheit aller Türen von Rettungswegen während

des Betriebs der Versammlungsstätte

§ 31 Abs. 3

VStättVGF RKB V&V E WF VL 50.000 EUR

Einhaltung der max. Zahl der Besucher:

Museum/Ausstellung: 1200

Ebene 1 / Atrium: 1200

Ebene 8 / Casino: 300

Gesamtes Museum: 1800

§ 32 Abs. 1

VStättV

---

BSO

Teil C Nr. 1.2

GF RMB FM (VL) 50.000 EUR

Einhaltung der genehmigten Anordnung der Besucherplätze§ 32 Abs. 1

VStättVGF RKB V&V E VL 50.000 EUR

Anbringung eines Bestuhlungsplans in der Nähe des

Eingangs des Versammlungsraumes

§ 32 Abs. 2

VStättVGF RKB V&V E VL -

Wer suchet, der findet…

Verzeichnisstrukturen

Listen

Archive

Projekträume

…

Alpträume

INVESTOR PLANERBAUUNTER-NEHMER

FACILITY-MANAGER

Viele Beteiligte – unterschiedlicher Standpunkt

Informationsbedarf versus Informationspflicht

Sicht auf Dokumentation

Die unterschiedlichen Rollen im Dokumentationsprozess bestimmen die

inhaltlichen und qualitativen Anforderungen

Rolle Beteiligte Inhalt Qualität

Auftraggeber Investor, Bauherr kostenorientiert, grob niedrig

Planer Architekt, Planer technisch, funktional mittel

Ausführender Errichter,

Dienstleister

fachspezifisch

detailliert

hoch

Betreiber Facility Manager durchgängig detailliert hoch

Service

Anbieter

Dienstleister intern/

extern

durchgängig detailliert mittel - hoch

Nutzer Mieter, Käufer Verfügbarkeit,

Funktion

Niedrig

Anforderungen heute

Rechtliche Anforderungen erfüllen – Betreiberverantwortung

Funktionssicherheit gewährleisten – Risikomanagement

Übersicht und Informationszugriff – humane Ressourcen

Effizienz und Betriebsoptimierung – Betriebskosten senken

Austausch 1 – Ausgangssituation in den Unternehmen

An welcher Stelle stehen Sie?

– Kenntnis der Anforderungen an FM Dokumentation

– Vollständigkeit

– Qualität

– Suchen und Finden

Fühlen Sie sich sicher?

Ausgangssituation

Dateiablage in Verzeichnisstruktur

FM-Team aus 7 Mitarbeitern

ReGIS im Einsatz

CAFM implementiert (wenig genutzt)

3 Service Anbieter

Webportal für Störmeldungen im Einsatz

Anlass:

Reorganisation/ Optimierung der FM-Prozesse

Reduzierungsanforderung der Daten im IT-Netz durch IT

Wo anfangen – wie weit gehen?

1. Herausfinden, wie die Mitarbeiter dokumentieren

1. Dateiverzeichnisse

2. Dateibezeichnungen

3. Archivierung

4. Suchkriterien

2. Entwicklung einer Matrix „Suchkriterien“ und Abfrage dieser

Analyse Dateiablage

Verzeichnisstrukturen bis zur 4. Ebene analysiert

Vermischung aus objektorientierter, prozessorientierter und zeitbezogener

Ablagestruktur

Kein definiertes Archivierungssystem

Vergleich der Struktur mit GEFMA 198

SOLL Struktur

Die Verzeichnispfade werden angelegt.

Basis bildet die Liste

„Dokumentationsstruktur“

Grundlage ist die GEFMA 198

Es wird vorerst eine 3 stufige Hierarchie

angelegt.

Im Kap F und G erfolgt eine 4-stufige

Gliederung

Reorganisation von Dateien

In Ordnern, Paketen oder einzeln werden Dateien in die neue Struktur

verschoben und dabei bei Bedarf codiert.

Vorschau

Zuweisung

Codierung

Ablauf der Vorbereitung und des Transports der Dokumente

Dokumentenzuordnung und -übergabe

Impressionen

Austausch 2 - Reorganisation und Aufgabenverteilung

Risiken und Aufgaben verteilen

Was kann delegiert werden?

Wie wirken sich Änderungen aus?

Wie wird kontrolliert?

1. Alle FM-Prozesse sind beschrieben Regelbetrieb ist organisiert, SLA`s beschreiben, wie

im Regelbetrieb gehandelt wird; techn. Dokumentation muss geprüft werden

2. Betreiberpflichtenmatrix existiert und Regelwerksverfolgung erfolgt (mit Regis) seit 2009

3. Mit ext. DL`s (Haustechnik, Medientechnik, Reinigung, Sicherheit) gibt es eine

ergebnisorientierte Leistungsvereinbarung, Aufgaben sind im Vertrag beinhaltet und

entsprechend delegiert.

4. Personalwechsel (bei AG + DL`s) sind ein Risiko für eine durchgängige Dokumentation

und für kontrolliertes Vorgehen im Schadensfall; Wochenend-Bereitschaftspersonal muss

für alle Risikofälle vorbereitet sein

5. Ein Notfallhandbuch beschreibt Risikoszenarien im Bereich Sicherheit, jedoch keine

Betrachtung von Risiken beim Anlagen-/ Gebäudebetrieb

Ausgangssituation für das (Projekt) Risikomanagement

1. Eine der größten Risiken im Betreiben einer Sonderimmobilie ist eine unvollständige,

nicht rechtssichere Dokumentation.

2. Dokumentation exkulpiert im Schadensfall die Verantwortlichen.

3. Hierbei ist unbeachtlich wer die Dokumentation zu verantworten

• Dokumente wirken in kausalen „Nachweisketten“

die Kette bricht an der schwächsten Stelle

• Betreiberverantwortung trägt i.d.R. der Eigentümer/ Auftraggeber

• Aufgaben sind delegierbar (auf z.B. ext. DL`s), somit stammt ein Großteil der

nachweisenden Dokumentation nicht von der

„der eine kann ohne den anderen nicht erfolgreich sein“.

4. Der Auftraggeber muss seine Kontrollpflichten (auch bei max. Aufgabenauslagerung)

ebenso wahrnehmen + dokumentieren

5. Gemeinsame Nomenklatur (Anlagenname, Ortsbezug etc.) + Ablagesystematik hilft eine

durchgängige Dokumentation darzustellen

Grundsätze für das (Projekt) Risikomanagement

1. Nachweisende + anweisende Dokumentation als Basis der Risikobetrachtung updaten

2. Priorisierung von Anlagen + Service nach Ihren Risiken hilft fokussieren im täglichen

Betrieb.

3. Beschreiben von Maßnahmen zur

• kontrollierten Beseitigung von Risiken im Eintritts-/ Schadensfall

• Schadens-Prävention + Stärkung des Ursachen-/ Wirkungs-Bewusstseins

Frühzeitiges Erkennen von Risikosituationen/ -anlagenzuständen hilft Schäden zu

vermeiden

4. Gemeinsames Bewusstsein in allen Bereichen der Organisation, wie im Schadensfall

vorzugehen ist jeder kennt seine Aufgabe und Vorgehensweise

5. Auswirkungen von Risiken sind im Vorfeld bekannt, beschrieben und quantifiziert (z.B.

Sperrung von Bereichen/ Schließung des Museums, Erstattung von Eintrittsgeldern)

6. Geschäftsführung, Marketing/ Presse und Facility Management haben ein

Informationslevel und sind adäquat auskunftsfähig (gegenüber Dritten)

Zielsetzung für das (Projekt) Risikomanagement

Verantwortlichkeiten festlegen

Für die Prozesse und Facilities wird auf

Seite des Betreibers und des Dienstleisters

ein Verantwortlicher für die Pflege

festgelegt.

Verschiedene

Dokumententypen

erfordern inhaltliche

Aussagen.

Diese „Metadaten“

sind entsprechend der

Typen relevant oder

nicht.

Die Prüfung von

Dokumenten kann

nach beistehender

Matrix erfolgen.

Prüfmatrix nach Dokumententypen

Pflichtfelder im Inhalt oder Dateinamen erfüllen

Kategorisierung der Dokumente nach Typen

Musterdokumente prüfen

Impressionen

Austausch 3 – Planung und Priorisierung

Wo fängt man an?

Was lohnt sich?

Wo besteht Gefahr sich zu verzetteln?

Ist ein Mehrwert erkennbar?

Ansätze für die Priorisierung von Dokumenten:

• Risikoklasse (technisch – organisatorisch)

• Schadenpotentiale

• Wertigkeit der fordernden Vorschrift (Vertrag Richtlinie Gesetz)

• Verfügbarkeit der Anlagen (ggf. aus Störhäufigkeit)

• Kundennahe Prozesse / Image

Priorisierung von Dokumenten

Klassifizierung von Schadensklassen nach Anlagen

Risiken ermitteln

Praxis Beispiele

Risiken ermitteln

30 Wünsche E8 Lüftungs-zentrale 15.10.14 9:58Brandlast, Klavier,

Müllsack,Reinigungswischer hoch entfernen 141015_30.JPG, 30.1, 30.2

31 Wünsche E6 M3 15.10.14 10:12 Angefahrenes Podest mittel Überarbeiten 141015_31.JPG

32 Wünsche E8 Stuhllager 15.10.14 9:56 Brandlast hoch entfernen 141015_32.JPG

33 Wünsche E8 Fluchtweg Kern A 15.10.14 9:57Brandlast im Fluchtweg und

Türe hoch entfernen 141015_33.JPG

34 Pfannenstein Z2 20 Technik EDV 15.10.14 8:45 Brandlast und Stolpergefahr mittelentfernen und Beschilderung 141015_34_1, 34_2.JPG

35 Pfannenstein E8 Gang / Fluchtweg 30.10.14 15:50 Fluchtweg verstellt hochentfernen,

Event-DL einweisen 141030_35_1, 35_2.JPG

36 Arvanitidou E0Gang / Richtung

Kern A 14.11.14 9:00Fehlendes

Feuerlöscherschild mittelSasse FM soll eins wieder anbringen 141114_36.JPG

37 Pfannenstein E0

Triebwerksraum Preshow Aufzug

Kern C 24.11.14 10:45Fensterscheibe falsch

gelagert gering entfernen 141124_37.JPG

Praxis Beispiele

Risiken ermitteln

Erweiterungsphase: Risikomanagement, my Regis

Auf Basis der rechtskonformen Dokumentation wird ein Risikomanagement

aufgebaut, d.h. Außergewöhnliches prio-/systematisiert + Schäden

vermieden. Effizienz wird erreicht durch Zuordnung von Pflichten zu

Objekten/ Anlagen.

Klassifizierung von Schadensklassen nach Service (Basis ist GEFMA 192)

x - alle für einen Prozess möglichen Schadenarten ankreuzen

Risiken ermitteln

x

x

Dokumententypen zur Sortierung und Priorisierung

Dokumentenbezeichnung

Die Benennung von Dokumenten kann analog REGIS erfolgen.

Die Bezeichnung ist in

anlagenspezifischen

Gruppen eindeutig zu

wählen.

Das kann durch eine

Ordnerstruktur erfolgen

Klassifizierung von Schadensklassen nach Anlagen

Risiken bewerten, Maßnahmen beschreiben und nachweisende Dokumentation festlegen

Fa. Sasse /Technik (alle Gewerke)

6.300-6.343 Anlagen & Einrichtungen nach der Instandsetzung prüfen

2095 Regelmäßige Dichtheitsprüfung, Überwachung und Kontrolle der Sicherheitseinrichtungen

[ohne Angabe] 698 DIN EN 378-4 I Geringer Umweltschaden ≤ 1.000.000 EUR 25



2159 Prüfen lassen einer Einrichtung mit fluorierten Treibhausgasen nach der Reparatur einer Undichtigkeit, um zu bestätigen, dass die Reparatur erfolgreich war

Betreiber <Anlagen mit fluorierten Treibhausgasen>

775 VO (EU) 517/2014 ≤ 50.000 EUR I Geringer Umweltschaden ≤ 1.000.000 EUR 25 2676 Aufzeichnung(en) <Anlagen mit fluorierten Treibhausgasen>



571 Sorge für die Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel vor der ersten Inbetriebnahme und nach einer Änderung oder Instandsetzung

Arbeitgeber (Unternehmer)

2945 DGUV-V 3 (ehem. BGV A3)

≤ 10.000 EUR L Sach-/ Vermögensschaden, Ordnungswidrigkeit

≤ 100.000 EUR 10 2843 Aufzeichnung(en) über Prüfergebnisse <elektrische Anlagen und Betriebsmittel>



2159 Prüfen lassen einer Einrichtung mit fluorierten Treibhausgasen nach der Reparatur einer Undichtigkeit, um zu bestätigen, dass die Reparatur erfolgreich war

Betreiber <Anlagen mit fluorierten Treibhausgasen>

775 VO (EU) 517/2014 ≤ 50.000 EUR L Sach-/ Vermögensschaden, Ordnungswidrigkeit

≤ 100.000 EUR 10 2676 Aufzeichnung(en) <Anlagen mit fluorierten Treibhausgasen>



1371 Durchführen von Prüfungen vor Inbetriebnahme sowie nach Änderungen und Instandsetzungen

[ohne Angabe] 6317 DIN 6280-13 P Erschwerte Exkulpation im Schadensfall mangels vorhandener Nachweise

- 3 2858 Prüfbericht <Stromerzeugungsaggregate>



2004 Prüfen elektrischer Geräte nach Instandsetzung oder Änderung nur durch eine Elektrofachkraft (EFK); Wiederholungsprüfen durch EFK oder durch elektrotechnisch unterwiesene Person unter Leitung und Aufsicht einer EFK

[ohne Angabe] 5954 VDE 0701-0702 (DIN VDE 0701-0702)

N Verlust des Versicherungsschutzes

je nach Schadenshöhe

55

Fa. Securitas: Objektschutz + (Verkehrs-) Sicherheit

6.300-6.300 Objekte, Anlagen & Einrichtungen bestimmungsgemäß betreiben

456 Einhalten der maximal genehmigten Besucherzahl und der genehmigten Anordnung der Besucherplätze

Betreiber (in NI: Brandschutz-beauftragter) <Versammlungsstätten>

4757 VStättVO ≤ 50.000 EUR A Zahlreiche (> 5) Menschenleben (ggf. mit gleichzeitig hohem Sachschaden und/oder Strafe/Bußgeld)

nicht quantifizierbar

100



492 Aufstellen eines Sicherheitskonzeptes und Einrichtung eines Ordnungsdienstes, sofern nach Art der Veranstaltung erforderlich

Betreiber <Versammlungsstätten>

4757 VStättVO ≤ 50.000 EUR A Zahlreiche (> 5) Menschenleben (ggf. mit gleichzeitig hohem Sachschaden und/oder Strafe/Bußgeld)


100 2263 Sicherheitskonzept (sofern nach Art der Veranstaltung erforderlich) <Versammlungsstätten>



493 Aufstellen eines Sicherheitskonzeptes und Einrichtung eines Ordnungsdienstes für Versammlungsstätten mit mehr als 5.000 Besucherplätzen

Betreiber <Versammlungsstätten>

4757 VStättVO A Zahlreiche (> 5) Menschenleben (ggf. mit gleichzeitig hohem Sachschaden und/oder Strafe/Bußgeld)


100 2263 Sicherheitskonzept (sofern nach Art der Veranstaltung erforderlich) <Versammlungsstätten>

Wer Wo Was € Risiko Dokument

Impressionen

Austausch 4 - Werkzeuge und Methoden

Unterstützen Normen und Gesetze das FM-Team?

Welche Tools helfen weiter?

Wie erreicht man anhaltende Aktivität und Qualität bei den Beteiligten?

Doku als Vertragsbestandteil

Die DokuRL wird ganz / in Auszügen als Anlage zu Verträgen an die

Vertragspartner übergeben.

Vertragsspezifische Übergabechecklisten werden generiert

Analog Dokumatrix der GEFMA 198

Für welche Dokumente wird eine qualitative Prüfung vorgenommen?

Neue Spalten in der Dokustruktur

Welche Informationen sind alphanumerisch und in welcher Form zu

übergeben?

Abhängig von zu verwendenden Tools (CAFM, ERP etc.)

Impressionen

Resümee

Durch die GEFMA Richtlinien und das Rechtskataster Regis stehen

ausreichend Grundlagen für das Risikomanagement im FM zur

Verfügung.

Teamarbeit im FM ist Basis und Garant für rechtssichere Dokumentation

der Leistungen.

Organisatorische Besonderheiten sind zu berücksichtigen – bauen Sie

darauf jedoch keine eigenen Standards auf.

Der Wert der Dokumentation liegt in der Minimierung von Risiken,

Schonung personeller Ressourcen und Wertsteigerung der Immobilie.

Impressionen

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Bitte kontaktieren Sie uns bei Fragen oder Projektideen.

Markus Tomiak Claus Biedermann

Mercedes-Benz Museum EBCsoft

[email protected] [email protected]

Besuchen Sie uns am Stand A31

mailto:[email protected]

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Workshop 1: FM-Dokumentation und Risikomanagement

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