zur Bestätigung des Zertifikatszum audit berufundfamilie

Senatsverwaltung für Finanzen

Re-Auditierung

Auditor/Auditorin:Elisabeth Mantl

Datum:30.09.2014

PräambelDurch eine familienbewusste Personalpolitik die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zuerleichtern, ist ein zentrales Anliegen der Senatsverwaltung für Finanzen. Im November 2010 fieldaher die Entscheidung, das audit berufundfamilie durchzuführen. Im Frühjahr 2011 wurde dieserEntschluss umgesetzt mit dem Ergebnis, dass der Senatsverwaltung für Finanzen am 25. August2011 das Zertifikat zum audit berufundfamilie offiziell beim Hoffest überreicht wurde. Im Sommer2014 erfolgte dann das Re-Auditierungsverfahren mit mehreren Workshops unter Beteiligung derobersten Leitungsebene, den Referatsleitern/-innen und Koordinatoren/-innen aller Abteilungensowie den Mitgliedern der AG-Audit. In den Workshops wurden die bisher umgesetztenMaßnahmen und Rahmenbedingungen überprüft und Ansatzpunkte für Ziele und Maßnahmenzur Weiterentwicklung der familienbewussten Personalpolitik für die nächsten drei Jahreerarbeitet. Auf der Basis der Ergebnisse dieser Workshops unterzeichnete der Senator Herr Dr.Ulrich Nußbaum am 24. September 2014 die Zielvereinbarung zur Bestätigung des Zertifikats zumaudit berufundfamilie für weitere drei Jahre.

Der Auditierungsprozess hat in der Senatsverwaltung für Finanzen ein stärkeres Bewusstsein fürdie Frage der Familienfreundlichkeit geschaffen und das Thema Vereinbarkeit von Beruf undFamilie sichtbar in den Fokus gerückt. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, durch das auditberufundfamilie die Themen Vereinbarkeit von Beruf und Familie als Querschnittsthemen beiallen Prozessen der Verbesserung der Arbeitsorganisation, der Personalentwicklung, aber auchder weiteren Gestaltung der Informations- und Kommunikationspolitik in der Senatsverwaltungzu verankern. Die vorhandenen Angebote sollen verstetigt und in der Kultur der Senatsverwaltungdauerhaft verankert werden. Einkommenssicherheit, flexible Arbeitszeiten sowie Telearbeit,Gesundheitskurse und Betreuungsangebote für Kinder sind bei uns eine Selbstverständlichkeit.Wir wollen, dass dies so bleibt. Die Senatsverwaltung für Finanzen soll weiterhin ein attraktiverArbeitgeber sein für alle, die eine Familie haben oder gründen wollen, die pflege- oderhilfebedürftige Angehörige haben, die versorgt werden müssen und gleichzeitig eineleistungsstarke und serviceorientierte Verwaltung für die Bürgerinnen und Bürger Berlins.Wir haben uns deshalb entschieden, das Re-Auditierungsverfahren „berufundfamilie“durchzuführen, um unsere guten Ansätze zu verbessern und weitere Maßnahmen einerfamilienbewussten Personalpolitik umzusetzen.

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1. HF1: Arbeitszeit

1.1 Ziel: Die dienstrechtlichen Rahmenbedingungen sind unter dem Aspekt der Vereinbarkeit von Berufund Familie überprüft und angepasst.Messkriterium: Wie Ziel.

1.1.1 Maßnahme:Die SenFin tritt mit SenInnSport erneut in die Diskussion über die dienstrechtlichenRahmenbedingungen zur Arbeitszeitgestaltung sowie zum Sonderurlaub unter dem Aspekt derVereinbarkeit von Beruf und Familie ein. Aufgegriffen wird erneut auch das Anliegen, Modelle zuentwickeln, die auf den demografischen Wandel reagieren. (Verantwortlich: Abt. IV C)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: Bericht 2

1.2 Ziel: Umsetzbarkeit und Akzeptanz von Teilzeitarbeit sind verbessert.Messkriterium: Die Mitarbeiterbefragung bestätigt, dass Umsetzbarkeit und Akzeptanz

gestiegen sind.

1.2.1 Maßnahme:Die Anpassung der Arbeitsinhalte an die reduzierte Arbeitszeit wird gewährleistet.(Verantwortlich: Führungskräfte)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: Bericht 3

1.2.2 Maßnahme:Um Akzeptanz von Teilzeitarbeit wird ausgehend von der Hausleitung geworben.(Verantwortlich: Führungskräfte)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: Bericht 3

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2. HF2: Arbeitsorganisation

2.1 Ziel: Möglichkeiten der Vertretung bzw. Kompensation von (familienbedingten)Arbeitszeitreduzierungen und Freistellungen sind verbessert.Messkriterium: Die Vertretungsmöglichkeiten sind verbessert.

2.1.1 Maßnahme:Best Practice Beispiele zur Organisation von Vertretung bei familienbedingten kurz- undmittelfristigen Freistellungen und Arbeitszeitreduzierungen werden im Rahmen einesErfahrungsaustausches auf Referatsleitungsebene gesammelt, zusammengestellt und derAG-Audit zur Verfügung gestellt. (Verantwortlich: Führungskräfte)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: Bericht 1

2.1.2 Maßnahme:Möglichkeiten des flexiblen Personaleinsatzes werden gefördert, wie z.B. Rotation undHospitation. Bereichsübergreifende Lösungsansätze sowie die Einbindung der nachgeordnetenBehörden werden gefördert. (Verantwortlich: VD D)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: Bericht 3

2.1.3 Maßnahme:Das Pilotprojekt „Wissenstransfer“ zur Doppelbesetzung wird realisiert. (Verantwortlich: VD Bi.V.m. IV C)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: Bericht 1

2.1.4 Maßnahme:Bei besonders zwingenden dienstlichen Anforderungen oder bei längerfristigen Ausfallzeitenund bei nicht rechtzeitig wiederbesetzbaren Stellen werden die Abteilungen bei der Organisationvon Vertretung organisatorisch wie finanziell besonders unterstützt. (Verantwortlich:Abteilungsleitungen i.V.m. VD)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: Bericht 2

2.1.5 Maßnahme:Arbeitsprozesse werden so dargestellt, dass Vertretung erleichtert wird. Die Unterstützung fürdie Darstellung der Prozesse wird im Rahmen des Wissenstransfers geleistet. (Verantwortlich: VDB)Zielgruppe: Alle Mitarbiter/innenUmsetzung bis: Bericht 2

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2.2 Ziel: Der Umgang mit familienbedingten Ausfällen ist verbessert und die Belastung der Teams durchÜbernahme nicht vertretbarer Ausfälle reduziert.Messkriterium: Familiengerechte Planbarkeit.

2.2.1 Maßnahme:Die Referatsleitungen berichten in regelmäßigen Abständen über Aufgaben und Überlastungenpro Referat an die Abteilungsleitungen. Gleiches gilt für die Abteilungsleitungen gegenüber derHausleitung. (Verantwortlich: Führungskräfte)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: Bericht 2

2.2.2 Maßnahme:Zur Steuerung eines familienbewussten Personalmanagements wenden Referats- undAbteilungsleitungen Instrumente der „Priorisierung“ und „Aufgabenkritik“ an. (Verantwortlich:Führungskräfte)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: Bericht 2

2.2.3 Maßnahme:Sind Mitarbeiter/innen während einer familienbedingten Freistellung bzw.Arbeitszeitreduzierung nicht vollumfänglich zu vertreten, wird die Erwartungshaltunghinsichtlich Qualitätsstandards und Responsezeiten nötigenfalls modifiziert. (Verantwortlich:alle Abteilungen)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: Bericht 3

2.3 Ziel: Die Umsetzung des Themas wird weiterhin als kontinuierlicher Verbesserungsprozess betrieben.Messkriterium: Die abteilungsbezogenen WS wurden wiederholt.

2.3.1 Maßnahme:Die abteilungsbezogenen Workshops werden wiederholt. Erneut werden die Ergebnisse an denStaatssekretär und die Abteilungsleitungen rückgekoppelt. (Verantwortlich: VD i.V.m. AG-Audit)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: Bericht 2

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2.4 Ziel: Das kollegiale Miteinander, das zur Realisierung eines familienbedingten Personalmanagementsnötig ist, wird kontinuierlich gefördert.Messkriterium: Die Mitarbeiterbefragung zeigt, dass Führungskräfte das Thema verstärkt in

und mit den Teams bearbeiten. Das kollegiale Miteinander wird gewürdigt.

2.4.1 Maßnahme:Die Umsetzung eines familienbewussten Personalmanagements wird anlassbezogen imRahmen von Dienstbesprechungen thematisiert, etwa im Nachklang zur Rezertifzierung bzw. imNachklang zu den abteilungsbezogenen Workshops. Das kollegiale Miteinander wird gewürdigt.(Verantwortlich: Führungskräfte)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: Bericht 3

3. HF3: Arbeitsort

3.1 Ziel: Umsetzbarkeit und Akzeptanz der Möglichkeiten zum dezentralen Arbeiten sind verbessert.Messkriterium: Die technischen Voraussetzungen sind optimiert und die

Mitarbeiterbefragung zeigt, dass die Akzeptanz gestiegen ist.

3.1.1 Maßnahme:Die technischen Voraussetzungen werden weiter optimiert, z.B. dadurch, dass der Zugang aufdas Intranet der SenFin von außen ermöglicht wird. (Verantwortlich: VD B)Zielgruppe: Mitarbeiter/innen mit familiären AufgabenUmsetzung bis: Bericht 2

3.1.2 Maßnahme:Es werden Workshops/Gesprächskreise für Führungskräfte zum Thema „Führen über Distanz“angeboten. U.a. werden hier auch Fragen der Entgrenzung von Leben und Arbeiten aufgegriffen.(Verantwortlich: VD D)Zielgruppe: FührungskräfteUmsetzung bis: Bericht 2

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4. HF4: Information und Kommunikation

4.1 Ziel: Es gibt eine systematisierte Informationsstrategie zum familienbewusstenPersonalmanagement bei der SenFin sowie zum audit berufundfamilie.Messkriterium: Die wiederholte Mitarbeiterbefragung bestätigt, dass sich die

Mitarbeiter/innen zu den familienbewussten Angeboten gut informiertfühlen.

4.1.1 Maßnahme:Die bereits etablierten Informationsmaßnahmen werden verstetigt. Diese sind:- Veröffentlichung aktueller Informationen auch zum audit berufundfamilie im Intranet unter„Aktuelles“- laufende Aktualisierung der Intranetseite zu Beruf und Familie- Kommunikation des Themas in Abteilungs- und Referatsrunden- Nutzung von Schwarzem Brett und Rundmails zur anlassbezogenen Kommunikation- Auslage von Informationsmaterialien zum audit bei der Frauenvertreterin und beimPersonalrat(Verantwortlich: VD i.V.m. AG-Audit)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: fortlaufend

4.1.2 Maßnahme:Mit Überarbeitung des Beschäftigtenportals wird eine eigene Seite zum Thema eingerichtet.(Verantwortlich: VD i.V.m. AG-Audit)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: fortlaufend

4.1.3 Maßnahme:Die besonderen Informationsbedarfe zum Thema Telearbeit und Unterstützung vonMitarbeiter/innen mit pflegebedürftigen Angehörigen werden besonders aufgegriffen.(Verantwortlich: VD i.V.m. AG-Audit)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: fortlaufend

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4.2 Ziel: Anlaufstellen für das Thema Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind konsolidiert. Messkriterium: Die Ansprechpartner/innen im Themenfeld sind den Mitarbeiter/innen

bekannt.

4.2.1 Maßnahme:Es wird weiterhin kommuniziert, dass die Führungskräfte erste Ansprechpartner/innen sind,gefolgt von den Mitgliedern der Projektgruppe audit, den Büroleitungen sowie denBeschäftigtenvertretungen. (verantwortlich: VD i.V.m. AG-Audit)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: Bericht 1

4.3 Ziel: Es finden Aktionen statt, die das Thema „Mitarbeiter/innen haben Familie“ sichtbarmachen/halten.Messkriterium: Wie Ziel.

4.3.1 Maßnahme:Vorbehaltlich des mitarbeiterorientierten Abstimmungsprozesses wird das Thema ins Leitbildder SenFin aufgenommen. (Verantwortlich: VD)Zielgruppe: Mitarbeiter/innen mit KindernUmsetzung bis: Bericht 3

4.3.2 Maßnahme:Es werden entsprechende Aktionen umgesetzt, z.B. neuerliche öffentliche Überreichung desZertifikates an den Senator unter Einbindung aller Beschäftigten. (Verantwortlich: VD)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innnenUmsetzung bis: Bericht 1

4.4 Ziel: Die Familienorientierung der SenFin ist weiterhin Thema in der externen Kommunikation undder Darstellung der SenFin als attraktiver Arbeitgeber.Messkriterium: Die familienbewusste Ausrichtung der SenFin ist nach außen sichtbar.

4.4.1 Maßnahme:Die bewährten Maßnahmen werden fortgeführt. Diese sind:- Verwendung des Zertifikatlogos im Internet (Verlinkung zu weiteren Informationen zum auditberufundfamilie)- Verwendung des Zertifikatlogos bzw. eines Hinweises auf die Zertifizierung inStellenausschreibungen, in Briefköpfen und E-Mail-Signaturen(Verantwortlich: VD)Zielgruppe: Öffentlichkeit, Bewerber/innenUmsetzung bis: fortlaufend

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5. HF5: Führung

5.1 Ziel: Vereinbarkeit ist als strategisches Thema etabliert.Messkriterium: Wie Ziel.

5.1.1 Maßnahme:Vorbehaltlich des mitarbeiterorientierten Abstimmungsprozesses wird das Thema in denLeitbildprozess der SenFin aufgenommen. (Verantwortlich: VD)Zielgruppe: Alle Führungskräfte und Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: Bericht 3

5.2 Ziel: Es gibt ein einheitliches Verständnis von den Anforderungen an ein familienbewusstesFührungsverhalten und Standards der Umsetzung sind definiert.Messkriterium: Die Mitarbeiterbefragung bestätigt, dass die Umsetzung des

familienbewussten Personalmanagements bei der SenFin nach erwartbarenStandards erfolgt.

5.2.1 Maßnahme:Es werden bei Bedarf Führungskräfteworkshops zum familienbewussten Führen angeboten.(Verantwortlich: VD D)Zielgruppe: Alle FührungskräfteUmsetzung bis: Bericht 2

5.2.2 Maßnahme:Es findet ein regelmäßiger, kollegialer Austausch für Referatsleitungen zur Bearbeitungverschiedener Umsetzungsherausforderungen statt. (Verantwortlich: Führungskräfte)Zielgruppe: Alle FührungskräfteUmsetzung bis: Bericht 1

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5.3 Ziel: Die Umsetzung eines familienbewussten Führungsverhaltens wird regelmäßig evaluiert.Messkriterium: Die Mitarbeiterbefragung bestätigt die Umsetzung eines familienbewussten

Führungsverhaltens.

5.3.1 Maßnahme:Die Evaluation erfolgt im Rahmen der Mitarbeiterbefragung. (Verantwortlich: VD i.V.m.AG-Audit)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: Bericht 3

5.3.2 Maßnahme:Familienbewusstes Führungsverhalten wird ins Jahresgespräch integriert. (Verantwortlich:Führungskräfte)Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innenUmsetzung bis: Bericht 1

5.4 Ziel: Führungskräfte werden bei der eigenen Vereinbarkeit von Beruf und Familie unterstützt.Messkriterium: Führungskräfte bestätigen, dass sie bei der SenFin bei der eigenen

Vereinbarkeit von Beruf und Familie unterstützt werden.

5.4.1 Maßnahme:Es wird auf Akzeptanz zur Unterstützung von Führungskräften mit Familie geachtet. DieMöglichkeiten zur familienbedingten Teilzeit auch für Führungskräfte sind gegeben und derAbbau von Zeitguthaben wird berücksichtigt. (Verantwortlich: VD i.V.m. Abteilungsleitungen)Zielgruppe: Führungskräfte mit FamilieUmsetzung bis: Bericht 3

5.4.2 Maßnahme:Es wird eine Leitlinie zur Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie für Führungskräfteerarbeitet, die Telearbeit nicht per se ausschließt und Umsetzungsvarianten von Teilzeit fürFührungskräfte beinhaltet. Best Practice aus anderen Bundes- und Landesbehörden werdeneingeholt und auf Übertragbarkeit auf die SenFin geprüft. (Verantwortlich: Abteilungsleitungenmit VD)Zielgruppe: Führungskräfte mit FamilieUmsetzung bis: Bericht 3

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6. HF6: Personalentwicklung

6.1 Ziel: Die Begleitung einer familienbedingten Freistellung ist standardisiert.Messkriterium: Familienbedingte Freistellungen werden nach einem einheitlichen Standard

begleitet.

6.1.1 Maßnahme:Die Abläufe rund um eine familienbedingte Freistellung sowie die Inhalte der begleitendenGespräche werden beschrieben und festgelegt. Best Practice-Beispiele anderer Arbeitgeberwerden ausgewertet und auf Übertragbarkeit geprüft. (Verantwortlich: VD D i.V.m.Büroleitungen)Zielgruppe: Mitarbeiter/ innen vor, während und nach einer familienbedingten

FreistellungUmsetzung bis: Bericht 2

6.2 Ziel: Es ist möglich, während einer familienbedingten Freistellung auf den geschützten Bereich desIntranets zuzugreifen.Messkriterium: Wie Ziel.

6.2.1 Maßnahme:In Kooperation mit dem BMI und in Zusammenarbeit mit dem ITDZ wird es ermöglicht, sich mitdem Personalausweis über Internet ins Intranet einzuloggen. (Verantwortlich: VD B)Zielgruppe: Mitarbeiter/ innen vor, während und nach einer familienbedingten

FreistellungUmsetzung bis: Bericht 2

6.3 Ziel: Eltern werden ermutigt, Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu nutzen.Messkriterium: Führungskräfte beobachten eine selbstverständlichere Inanspruchnahme von

Vereinbarkeit unterstützenden Maßnahmen bei Eltern.

6.3.1 Maßnahme:Bei der Weitergabe von Informationen werden stets „die Eltern“ adressiert. (Verantwortlich: alleAbteilungen)Zielgruppe: Mitarbeiter/innen mit KindernUmsetzung bis: fortlaufend

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7. HF7: Entgeltbestandteile und geldwerte Leistungen

7.1 Ziel: Es bestehen diverse Möglichkeiten, längerfristige Vertretungen von familienbedingtenFreistellungen bzw. Arbeitszeitreduzierungen zu honorieren.Messkriterium: Wie Ziel.

7.1.1 Maßnahme:Im Rahmen der Diskussion zur Leistungsgratifikation wird auch dieser Punkt für alleBeschäftigten weiter berücksichtigt. (Verantwortlich: StS + Abteilungsleitungen i.V.m. VD D)Zielgruppe: Insbes. MA, die andere MA während einer familienbedingten Freistellung

bzw. bei Arbeitszeitreduzierung längerfristig vertretenUmsetzung bis: Bericht 1

7.1.2 Maßnahme:Die Möglichkeiten werden genutzt. (Verantwortlich: Abteilungsleitungen)Zielgruppe: Insbes. MA, die andere MA während einer familienbedingten Freistellung

bzw. bei Arbeitszeitreduzierung längerfristig vertretenUmsetzung bis: fortlaufend

8. HF8: Service für Familien

8.1 Ziel: Die Maßnahmen zur Unterstützung bei der Kinderbetreuung sind konsolidiert.Messkriterium: Wie Ziel. Durch regelmäßige Bedarfsabfrage.

8.1.1 Maßnahme:Das Angebot zur Inanspruchnahme von Belegplätzen sowie zur Kurzzeit- und Ferienbetreuungwird weiterhin sichergestellt. (Verantwortlich: VD D)Zielgruppe: Mitarbeiter/innen mit Kindern im KitaalterUmsetzung bis: Bericht 1

8.1.2 Maßnahme:Das Angebot wird bedarfsorientiert erweitert. (Verantwortlich: VD)Zielgruppe: Mitarbeiter/innen mit Kindern im KitaalterUmsetzung bis: Bericht 1

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8.2 Ziel: Das Thema „pflegebedürftige Angehörige“ ist im Blick und es werden entsprechendeEntlastungsmaßnahmen angeboten.Messkriterium: Es gibt Angebote zum Thema Pflege.

8.2.1 Maßnahme:Die Zielgruppe der Mitarbeiter/innen mit pflegebedürftigen Angehörigen wird verstärktangesprochen. Zudem wird eine Übersicht erstellt, mit welchen Maßnahmen dieMitarbeiter/innen mit pflegebedürftigen Angehörigen bei der SenFin unterstützt werden.(Verantwortlich: VD D)Zielgruppe: Mitarbeiter/innen mit pflegebedürftigen AngehörigenUmsetzung bis: Bericht 2

8.2.2 Maßnahme:Es werden gezielt Veranstaltungen, Vorträge etc. insbes. von externen Trägereinrichtungen imThemenfeld angeboten. (Verantwortlich: VD D)Zielgruppe: Mitarbeiter/innen mit pflegebedürftigen AngehörigenUmsetzung bis: Bericht 2

8.2.3 Maßnahme:Es wird geklärt, inwiefern in Kooperation mit den Pflegestützpunkten Sprechstunden vor Ortangeboten werden können. (Verantwortlich: VD D)Zielgruppe: Mitarbeiter/innen mit pflegebedürftigen AngehörigenUmsetzung bis: Bericht 2

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Umsetzungsstrategie und -strukturProjektmanagementDie Umsetzung ist in der Abteilung VD im Referat VD D angesiedelt. Die Arbeitsgruppe zum audit berufundfamilie bleibt über den Zeitraum der Auditierung hinausbestehen. Sie setzt sich zusammen aus der Frauenvertreterin, dem Personalrat sowie den für dieorganisatorische Umsetzung betrauten Dienstkräften. Die Leitung obliegt dem StaatssekretärHerrn Feiler.

Einbindung der FührungsebeneDie Projektverantwortung liegt bei der Hausleitung. Es erfolgt eine regelmäßige Berichterstattung an den Senator, die Staatssekretärin und denStaatssekretär. Die Umsetzung ist über mehrere Kanäle als Führungsaufgabe definiert. Die Umsetzung wirderneut im Rahmen von KVP-Workshops bearbeitet und evaluiert.

RessourcenDie Mittel werden im erforderlichen und notwendigen Maß zur Verfügung gestellt. Es sindentsprechende Merkposten im Haushalt vorgesehen.

Es erfolgt eine Verknüpfung mit anderen Themen wie dem Demographiemanagement,Wissensmanagement, Gesundheitsmanagement, Gleichstellungsarbeit.

Die Umsetzungsarbeit wird im Rahmen der abteilungsbezogenen Workshops, vonMitarbeitergesprächen und im Rahmen der Mitarbeiterbefragung, die zum Ende des zweitenUmsetzungsjahres wiederholt wird, evaluiert.

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Hiermit erkläre ich mich mit den im Rahmen der Re-Auditierung definierten Zielen

und Maßnahmen sowie der Umsetzungsstrategie und –struktur einverstanden.

_________________________________________________________________________Name

_________________________________________________________________________Funktion

________________________________________ Unterschrift

________________________________________ Datum

________________________________________ Ort

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