Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen

Debitoren und Mahnwesen

Überblick

Bestellwesen, Debitoren-BH, Mahnwesen. Welche Geschäftsprozesse fallen hier an?

Lernziele

1 Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung.2 Kontrollen beim Auftragsbearbeitung.3 Geschäftsprozesse Debitoren-BH.4 Kontrollen in der Debitoren-BH.

Lernziel 1

Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung

Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung

Der Bestellwesen-Prozeß umfaßt folgende Aktivitäten:

– Anfragen (optional)– Kontaktierung (optional)– Bestellannahme– Versand– Fakturierung

Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung

Kontakt-Herstellung

Kontakt-Herstellung

AnfrageAnfrage

Bestell-annahmeBestell-

annahme

VersandVersand

FakturierungFakturierung

OptionaleSchritte

Enterprise Resource Planning

Ein ERP-System ist ein Informationssystem, welches umfangreiche Geschäftsdaten (u.a. auch) im Zusammenhang mit dem Bestellprozeß verwaltet.

Bekanntestes Produkt: SAP R/3 Alternativen: Baan, Navision, Movex (Intentia),

Peoplesoft, Oracle Financials, …

Kundenstammdaten

Kunden-Stammdaten stellen alle die einzelnen Kunden betreffenden Daten dar (Name, Adresse, Kreditkonditionen, …).

Diese Daten müssen zunächst angelegt werden, bevor Bestellprozesse angestoßen werden können.

Im SAP R/3 sind vier Arten von Stammdaten erforderlich.

Kundenstammdaten

Es handelt sich um folgende Datensatz-Strukturen:

1 Sold-to-customer records2 Ship-to-customer records3 Bill-to-customer records4 Payee customer records

Kundenstammdaten

Bei Neuanlage eines sold-to-customer master records, werden die anderen drei master records automatisch (mit identischen Kundendaten) angelegt.

Diese Datensätze sollten einzigartig sein. SAP R/3 setzt außerdem voraus, dass ein

Kunde als “kundenfähig” (approved to sales) eingestuft wird, bevor diese Datensätze generiert werden können.

Datenfelder

Die master records werden durch Dateneingabe angelegt.

In R/3 erfolgt die Eingabe durch eine Abfolge von Bildschirmmasken.

In jeder Maske werden bestimmte Kundenattribute erfaßt.

Welche Erfassungsmasken zur Kundenanlage existieren in R/3?

Datenfelder

Initial Screen Customer Address Control Data Marketing Payment Transactions Unloading Points

Datenfelder

Foreign Trade Contact Person Account Management Payment Transactions Correspondence Insurance

Datenfelder

Sales Shipping Billing Taxes Output Screen Partner Functions

Einmalkunden

R/3 gestattet auch die Anlage spezieller, einfacher master records für “Laufkundschaft”.

Diese master records enthalten lediglich minimale Informationen, nämlich:

Address, Sales, Shipping, Billing, Taxes, and Output Create Customer-Bildschirmmasken.

Auftragsbearbeitung in SAP R/3

Auftragsbearbeitung stellt den Vorgang da, bei dem die Kundenbestellungen vom Lager der Fertigprodukte bedient werden.

Ohne Kundenstammsatz kann keine Bestellung angelegt werden.

Lernziel 2

Kontrollen bei der Auftragsbearbeitung

Transaktionskontrollen bei der Auftragsbearbeitung

Kontrollen der Transaktionszyklen basieren auf der Funktionstrennung in Geschäftsprozessen.

Welche Funktionen sind das?– Bestellannahme– Kreditgewährung– Verwaltung der Fertigprodukte

Transaktionskontrollen bei der Auftragsbearbeitung

– Versand– Fakturierung– Mahnwesen– Hauptbuchkonten

BestelleingangCustomer

OrderCustomer

Order

SalesOrderSalesOrder

EnterOrderEnterOrder

CreateOrderCreateOrder

Master Price List

Order Database

KreditgewährungSalesOrderSalesOrder

ApproveCredit

ApproveCredit

RetrieveNew Orders

RetrieveNew Orders

Order Database

CreditProcessing

CreditProcessing

ApprovedSales Order

ApprovedSales Order

Credit Files

Approved Order Released

for Further Processing

Lagerverwaltung

PreparePicking

List

PreparePicking

List

PickingList

PickingList

PickOrderPick

Order

Order Database

DeliveryProcessing

DeliveryProcessing

Picking ListWith GoodsPicking ListWith Goods

Inventory Database

To Shipping

VersandPicking ListWith GoodsPicking ListWith Goods

PackingList

PackingListMatch Ship

OrderMatch Ship

Order

DeliveryProcessing

DeliveryProcessing

Packing ListWith GoodsPacking ListWith Goods

Bill ofLadingBill ofLading

Order Database

Finished Goods

Customer

FakturierungBilling

ListBilling

List

Order Database

PrepareJournalEntry

PrepareJournalEntry

PrepareInvoicePrepareInvoice

InvoiceProcessing

InvoiceProcessing

JournalVoucherJournal

Voucher

InvoiceInvoice

Customer

Periodically

General Ledger

Debitoren, Mahnwesen

ControlTotal

ControlTotal

InvoicePosting List

InvoicePosting List

InvoicePostingInvoicePosting

PreparePosting List

PreparePosting List

ReviewPost

ReviewPost

Order Database

General Ledger

Accounts Receivable

Ledger

HauptbuchControlTotal

ControlTotal

JournalVoucherJournal

VoucherAccounts

Receivable

ComparePost

ComparePost

GeneralLedger

Processing

GeneralLedger

Processing

General Ledger

Billing

Lernziel 3

Geschäftsprozesse Debitoren-BH

Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH

Der Debitorenverwaltungs-Prozeß beinhaltet Forderungen und Mahnwesen ebenso wie die Verwaltung von Anzahlungen.

Die Forderungen stellen oftmals den Löwenanteil des Working Capital eines Unternehmens dar.

Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH

Debitorenbuchhaltung beinhaltet auch die Kreditgewährung und die Zahlungs-History.

Diese Informationen sind zentral für die in diesem Bereich anfallenden Geschäftsprozesse.

Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH

Es existiert ein separater Rechnungskreis (“offene Posten”) mit Konten für die einzelnen Kunden, sowie ein Sammelkonto im Hauptbuch.

Die Zahlungs-Eingangsinformationen kommen zum Ausgleich von der Rechnungsabteilung.

Ebenso Zahlungserinnerungen und Wertberichtigungen.

Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH

Debitorenbuchhaltungen können nach zwei Prinzipien organisiert sein:

1 Open-item processing (Offene Posten)2 Balance-forward processing (eigener

Rechnungskreis mit Konten und Abschlüssen für jeden Kunden)

Lernziel 4

Kontrollen in der

Debitoren-BH

Kontrollen in der Debitoren-BH

Accounts Receivable

RemittanceAdvices

RemittanceAdvices

RemittanceAdvices

RemittanceAdvices

Cash Receipts

Kontrollen in der Debitoren-BH

InvoicesInvoicesControlTotalsControlTotals

ControlTotalsControlTotals

BillingGeneral Ledger

Accounts Receivable

Kontrollen in der Debitoren-BH

Cash Receipts

ControlTotalsControlTotals

ControlTotalsControlTotals

JournalVoucherJournal

Voucher

JournalVoucherJournal

Voucher

BillingGeneral Ledger

Kontrollen in der Debitoren-BH

ReceivingSales

ReturnMemo

SalesReturnMemo

SalesReturnMemo

SalesReturnMemo

SalesReturnMemo

SalesReturnMemo

CreditMemoCreditMemo

CreditMemoCreditMemo

Billing Accounts ReceivableCredit

Kontrollen in der Debitoren-BH

Customer

StatementsStatements StatementsStatements

Aged TrialBalance

Aged TrialBalance

Aged TrialBalance

Aged TrialBalance

Credit Accounts Receivable

Forderungsabschreibung

Auch bei den Forderungsabschreibungen ist eine Funktionstrennung wichtig.

Zuerst müssen die Kundenkonten mit fälligen Außenständen untersucht werden.

Dies wird mit einer speziellen Auswertung durchgeführt (aged trial balance report).

Forderungsabschreibung

Treasurer

Write-OffMemo

Write-OffMemo

FileFile

WorthlessAccount List

WorthlessAccount List

Credit

Accounts Receivable

Aged TrialBalance

Aged TrialBalance

Aged TrialBalance

Aged TrialBalance

1

Write-OffMemo

Write-OffMemo

Write-OffMemo

Write-OffMemo1 1

2

3

Forderungsabschreibung

Notifications

WorthlessAccount List

WorthlessAccount List

ControlTotal

ControlTotal

Credit Accounts Receivable

General Ledger

Internal Audit

Write-OffMemo

Write-OffMemo 3

Write-OffMemo

Write-OffMemo 3

ControlTotal

ControlTotal

WorthlessAccount List

WorthlessAccount List

Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen

Ein Anzahlungs-Prozeß wird angestoßen, wenn ein positiver Kundensaldo besteht.

Anzahlungen werden entweder bar oder durch Überweisungen getätigt (oftmals persönlich an Kassen).

Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen

Kundenzahlungen sollten stets durch Empfangsbestätigungen sowie monatliche Kundensaldenlisten dokumentiert werden.

Dokumentierte offene Forderungen ermöglichen Zuordnung und Kontrolle von Zahlungseingängen.

Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen

Die wichtigste Kontrollmöglichkeit des Anzahlungs-Prozesses besteht in der strikten Trennung folgender Aufgabenbereiche:

– Postempfang– Zahlungseingang– Debitorenbuchhaltung– Hauptbuch-Kontenführung

Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen

– Bank– Innenrevision Um Zahlungen, welche per Post eingehen, zu

kontrollieren, ist es erforderlich, dass niemand in der Postabteilung, beim Zahlungseingang oder in der Debitorenbuchhaltung den gesamten Vorgang steuern kann.

Geschäftsprozesse Barverkauf

Der wesentliche Unterschied zwischen einem Barzahlungsverkaufs-Prozeß und einem Anzahlungs-Prozeß besteht darin, dass beim Barzahlungsverkauf kein vorzeitiger Zahlungsmittel-Zugangs-Datensatz erfaßt wird.

Barzugänge müssen in einem Kassenbuch unter besonderen Sicherheitsvorkehrungen laufend dokumentiert werden.

Geschäftsprozesse Barverkauf

Empfangsbestätigungen werden erstellt und den Kunden übermittelt.

Was ist eine Kunden-Prüfung (customer audit)?

Die Beschreibung eines Vorgangs, bei dem der Kunde als Kontrollinstanz der originären Dokumentation eines Geschäftsfalls fungiert.

Geschäftsprozesse Barverkauf

Welche solche Vorgänge gibt es?– Eine Preisanzeige, die es dem Kunden

ermöglicht, das Retourgeld zu überprüfen– Kunden mit gratis-Waren zu belohnen, falls

ihre Rechnungen fehlerhaft sind