Neue Wege der Zusammenarbeit in der öffentlichen VerwaltungMicrosoft SharePoint

Andreas Radix, Principal Consultant 06/07.07.2010

Agenda

eGovernment-Portal für Informations- und Kommunikationsprozesse

Dokumentenmanagement mit Office-Integration (Versionsverwaltung, Excel Services, etc.)

Steuerung von Arbeitsabläufen und Genehmigungsprozessen

Integrationsplattform am Beispiel SAP

…mit Lösungsszenarien aus der Praxis

Gegründet 2001

mit 140+ Consultants

an sieben Standorten

Wirtschaftlich erfolgreich

über 30% der DAX 100 Unternehmen sind unsere Kunden

Das Unternehmen

Stuttgart

Frankfurt

München

Köln

Alegri International Group das führende IT Beratungsunternehmen und Lösungsanbieter für Microsoft Technologien.

Auslandsniederlassungen:

• Wien (Austria)

• Aarau (Schweiz)

• London (UK)

Unternehmensportfolio

Fachliche Beratung

Management Beratung (Pharmaceutical, Finance)

IT Strategie- /Portfolio und Architektur

FDA /Compliance Management

Projekt Management Methodiken

Optimierung von Geschäftsprozessen

Application Lifecycle Management

RelationshipManagement

SharePoint Lösungen

UnifiedCollaboration

Enterprise Content Management

Dokumenten Management Systeme

Workflow & Formular Management

BusinessIntelligence

Prozess- /Employee Self Service Portale

.Net Software Development & Silverlight

LOB Applikations-integration (SAP)

IT Management

Data Center Management (inkl. Audits)

Service & Provider Management (ITIL)

Global Migration & Rollout Management

UnifiedCommunications

System CenterSolutions

Core Infrastructure Optimization & Virtualization

Identity & Access Management

Strategische Partnerschaften

eGovernment-Portal für Informations- und Kommunikationsprozesse

Neue Wege von morgen mit SharePoint 2010

Die Collaboration Plattform fürdie Bundesbehörden und das Internet

Menschen verbinden und befähigen

Arbeitsgruppen, Suchen & Finden, Verstehen

Kosten senken mit einheitlicher Infrastruktur

Intranet, Extranet & Internet, Anwendungen

Rasches Reagieren auf Fachanforderungen

Prozesse, Dokumente & Daten, Technologie

Communities

Search

Sites

Composites

ContentInsights

Collaboration Portal & Content Management, DMS

•Verträge•Technische Angebote•Richtlinien•Projektinformationen

Kommunikation•Telefon und Mobiltelefon•Instant Messaging•Videokonferenz

ERP

Office Integration

•Termine•Aufgaben•Kontakte•…

CRM

•Kampagnenmanagement•Lead Management•Opportunity Management•Kontakt & Kunden

Management•Service Management

Project Management

•Projektplanung•Projektsteuerung•Projektcontrolling

BI - Business Intelligence

•Periodische Berichte•Export zu Excel•Data Mining

Mehrwert durch integrierte Geschäftsprozesse

Moderner Verwaltungsarbeitsplatz

DOMEA („Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang“): ein Konzept für Dokumentmanagement und elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung.

Dokumentenmanagement mit Office-Integration (Versionsverwaltung, Excel Services, etc.)

Dokumentenbearbeitung in SharePoint

Erstellen neuer Dokumente in einer SharePoint-Site

Definieren von Metadaten

Speichern und öffnen von Dateien in SharePoint-Sites

Überwachen von Dokumentversionen

Ein- und auschecken von Dokumenten

Hochladen mehrerer Dokumente

Definieren von Genehmigungsworkflows

Erstellen von Richtlinien (retention policies)

Neue Möglichkeiten in SharePoint 2010

‚Unique Document ID‘ innerhalb einer Serverfarm

Dokumenten Sets

Verwaltbare Metadaten

Ein neues Dokumenten Set wurde erstellt. Dieses basiert auf den Einstellungen in der Dokumenten Library , die vordefinierten Dokumente werden automatisch erstellt. Der Benutzer kann die vorhandenen Dokumente bearbeiten und neue Dokumente zum Dokumenten Set hinzufügen.

Dokumentenbearbeitung

Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente

0.1

Das Dokument wird in Version 0.1 erstellt und erhält eine eindeutige Dokument Nr.( z.B. datei_14_3) und zusätzliche Metadaten

Dokumentenbearbeitung

Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente

0.1

Das Dokument und/oder seine Metadaten werden in Word oder SharePoint bearbeitet und wieder eingecheckt als Entwurfsversion 0.2

0.2

Dokumentenbearbeitung

Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente

0.1

Das Dokument wird veröffentlicht und wenn nötig freigegeben (Freigabe Workflow). Jetzt ist eine Hauptversion vom Dokument vorhanden.

0.2

veröffent-lichen

1.0

Dokumentenbearbeitung

Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente

0.1

Das Dokument wird ausgecheckt.

0.2

1.0

1.0

auschecken

Dokumentenbearbeitung

Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente

0.1

Das Dokument und/oder seine Metadaten werden nochmal in Word /SharePoint bearbeitet und wieder eingecheckt als Entwurfsversion 1.1

0.2

1.0

1.0

1.1

Dokumentenbearbeitung

Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente

0.1

Das Dokument wird veröffentlicht . Eine neue Hauptversion wird erstellt.

0.2

1.0

2.0

veröffent-lichen

einziehen

1.0

1.1

Dokumentenbearbeitung

Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente

0.1

Das Dokument wird nach Richtlinien der Dokumenten Library archiviert.

0.2

2.0 2.0archivieren

1.0

1.1

Dokumentenbearbeitung

Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente

0.1

Der Zugriff des Dokumentes erfolgt nur noch über einen Link.

0.2

2.0 2.0Linkarchiv://document/abcd.doc

1.0

1.1

Metadatenbearbeitung in Word

Metadaten

Ribbon UI

Excel Services

Excel Services im SharePoint Veröffentlichung von ganzen Excel-Sheets oder Teile davon nach SharePoint

Verwenden von interaktiven Pivots sowie PowerPivots, Visual Slicers und Sparklines

Daten können über die SharePoint Sites gefiltert und sortiert werden

Über die neue Schnittstelle REST können die Excel Services Daten und Diagramme nun auch z.B. in Wikis oder Blogartikel eingebunden werden.

Besseres Reporting (sehr große Pivots), bessere Visualisierung

einfachere LoB Datenintegration (Business Connectivity)

Access Services

Performance Point Services

Excel Services

InteraktivePivot-Tabellen

Dashboards

Slicers

Nutzung von Berichten und Prozessbildern

Berichte

KPI-Listen/ Ampeldarstellung/ Kennzahlen

Webbasierte Reports via Excel Services

SQL Reporting Services für Reportgenerierung und –versand

Mit hierarchischen KPIs nur mit Zusatzprodukten/ Entwicklung

Prozessportale

hart-verlinkte Visio Graphiken

Dynamisch gefilterte Dokumentenbibliotheken je nach Prozess

Dynamische Silverlight Graphiken aus SharePoint Listen

Beispiel: Visualisierte Prozesse

Beispiel: Visualisierte Prozesse mit Verlinkung

Steuerung von Arbeitsabläufen und Genehmigungsprozessen

Arbeitsabläufe und Formulare

VisualStudio

SharePoint Designer

MOSS Workflows

Microsoft Office InfoPath

Benutzerfreundliche Dateneingabe

Leichtes und schnelles erstellen von XML-Formularen

Datenintegration nach Industriestandard (XML, XSD, Xpath, XSLT)

Flexibles Formular

Daten über Geschäftsprozesse hinweg zu verwenden

Digital signierbar

InfoPath Formulare

InfoPath Formulare

Formulare und Datenverteilung /-aufnahme mit InfoPath

Datenverteilung /-aufnahme über BCS InfoPath Webpart, Office LOB Daten, Listen

LOB Daten

Custom lists

InfoPathFormular

InfoPath Formulare

Arbeitsabläufe mit SharePoint

Formelle Dokumentenfreigabe:Bestellantrag wird vom Status „Entwurf“ in den Status

„genehmigt“ gehoben.

Erinnerungen / Eskalation:Der Vorgesetzte wird nach 3 Tagen daran erinnert, dass eine Bestellung zur Genehmigung ansteht. Die Workflowaufgabe wird nach 2 weiteren Tagen an jemand anderen delegiert.

Automatisierung:Die genehmigte Bestellung wird in das Bestellsystem

transferiert und dort ausgeführt.

Arbeitsabläufe - Komplexität und Kosten

Komplexität

Kosten

Standard

Nintex Arbeitsabläufe - Überblick

In SharePoint /WSS vollständig integrierte Workflow-Oberfläche

Definition von Arbeitsabläufen erfolgt deklarativ

Erweiterbar durch Eigenentwicklungen

Zielgruppe Poweruser / Entwickler

Beispiel: Mehrstufige Genehmigung

Anwender legt einen Bestellantrag an

Der Bestellantrag wird dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt

Wenn der Vorgesetzte die Bestellung genehmigt, erfolgt eine Prüfung des Bestellwerts:

Bestellwert < 1.000 €: Die Bestellung ist genehmigt

Bestellwert >= 1.000 €: Die Bestellung wird dem Bereichsleiter zur Genehmigung vorgelegt

Genehmigungsablauf visualisiert

Arbeitsabläufe können in Visio 2010 erstellt und in SharePoint Designer importiert werden

Der Benutzer kann jeder Zeit kontrollieren, in welchem Zustand der Arbeitsablauf ist.

Anwender legt einen Bestellantrag an

1. Mitarbeiter füllt Web- Formular aus

Anwender legt einen Bestellantrag an

2. Daten stehen in SharePoint zur Verfügung

Anwender startet Genehmigung

3. Workflow starten

Anwender startet Genehmigung

5. Workflow starten

4. Graphischer Workflowverlauf

Genehmigung durch Vorgesetzten

6. Taskliste mit Workflowaufgaben des Vorgesetzten

Genehmigung durch Vorgesetzten

7. Alle wichtigen Informationen zum Antrag

8. Genehmigung durch Vorgesetzten

9. Identifikation Bereichsleiter über AD

10. Genehmigung durch Bereichsleiter

Genehmigung durch Vorgesetzten

11. Genehmigung erfolgt

Genehmigung durch Vorgesetzten

Signatur von Dokumenten

Beim Abschluss von Arbeitsabläufen mit Dokumenten können diese vom Benutzer signiert werden:

Nutzung von Office (Word)

Nutzung von PDF Print Rendition

Signaturen einsammeln über einen Arbeitsablauf

Dokument signieren

Beispiel: Elektronische Signatur light

Signatur über PDF-Print-Rendition

Integrationsplattform am Beispiel SAP

Die Integrationsplattform - SharePoint

Unstrukturierter Content

SharePointArchiv

ComplianceBusinessIntelligenceProzess-

PortaleProject-SolutionsSales

Management 3.0

StrukturierteDaten

SearchManage

Edit

BizTalk XI/NetWeaverWeb Services

Solutions

Vertrags-Management

InformationWorker

(Office/Web)

MobileWorker

SAP-User

Microsoft SharePoint

Collaboration, schnelle Bereitstellung von Informationen

Dokumentenverwaltung mit Office Integration

SharePoint als „Portal“ / Zugang zu allen Informationen

Benutzerfreundliche Oberfläche, geeignet für „Gelegenheitsuser“

SAP

Prozesse (Herstellprozesse etc.)

Personal und Finanzdaten (SAP HR, SAP FI)

Stammdaten (Organisation & Personen)

Auswertungen (SAP BW)

Wie positionieren sich die Systeme zueinander?

Aktuelle Lösungen auf Basis SharePoint & SAP

BizTalk Adapter Pack

Direkter Aufruf der SAP BAPI aus .NET

„Umwandlung von BAPI in Web Service Aufruf“

Bei allen SAP Versionen möglich

Benötigt keinen BizTalk Server

SAP XI / PI

Zugriff über Web Service Schnittstelle

Nur wenn vorhanden

SAP NetWeaver Web Services

Nur wenn NetWeaver schon vorhanden

WS Proxy

Web Service

BizTalk Adapter Pack

Business Connectivity Services (BCS)

Datenintegration in SharePoint 2010

Lese- undSchreibzugriff

Offline mit Outlook

Offline mit InfoPath Formular

Beispiel: Erfassen von Daten mit SharePoint für SAP

Beispiel: Produkt Lebenszyklus PoC

Neu: SAP Integration mit Duet Enterprise

Clients

Auto -Deploy

Duet Enterprise SAP Add-on

Duet Enterprise SharePoint Add-on

SAP NetWeaver

Duet Enterprise Architektur & Framework

ClientsSAP Environment Microsoft Environment

SAP Netweaver 7.02 (ABAP)

Duet EnterpriseSAP Add-on

Administration and Monitoring

Application and Template Services

SAPBusiness

Suite

User Management Services

Microsoft SharePoint 2010

Duet EnterpriseSharePoint Add-on

ApplicationBuilding Blocks

Application and Template Services

Runtime Services

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!