MANAGEMENT 1 Elektronische Fahrtenbücher

WENIGER STRESS,

WENIGER STEUERN Dienstwagensteuer: Die einzige Möglichkeit, der Ein-Prozent-Pauschale zu entkommen, ist das Fahrtenbuch. Handschriftlich ist das mühsam - und gefährlich. Einfacher geht's mit elektronischen Fahrtenbüchern: 21 Produkte auf einen Blick. Text: Nicole Holzer

)~ Fahren sie schon oder schreiben 'I sie noch? Dienstwagenfahrer,

die ihr Fahrtenbuch per Hand Jühren, wissen, wie aufwendig dies ist. Datum, Uhrzeit, Reiseziel und -route müssen stets lückenlos eingetragen sein. Den­noch ist ein ordentlich geführtes Fahr­tenbuch die einzige Chance, der pau­schalen Ein-Prozent-Versteuerung durch das Finanzamt zu entkommen. Schließ­lich müssen Mitarbeiter, die ihren Fir­menwagen auch privat nutzen dürfen, für dieses Privileg bezahlen.

Bei der Ein-Prozent-Methode setzt das Finanzamt pauschal ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs mo­natlich als geldwerten Vorteil an. Zu­sätzlich werden noch 0,03 Prozent pro Kilometer für die Strecke zwischen Woh­nrmg und Arbeitsplatz dazugerechnet­egal wie oft man diesen Weg zurücklegt. Wer hingegen ein Fahrtenbuch führt, muss lediglich die Privatfahrten ver­steuern. Da liegt es auf der Hand, dass Mitarbeiter die kaum privat unterwegs sind; mit dieser Methode_ deutlich bes­ser fahren.

Grundsätzlich kann der Fahrer des Dienstwagens entscheiden, ob er seine private Nutzung pauschal versteuert oder sie mithilfe des Fahrtenbuchs ermittelt. Al­lerdings ziehen die meisten Unternehmen die pauschale Methode vor. »Wir raten grundsätzlich davon ab, dass Unterneh­men Fahrtenbücher einsetzen. Kommt der Betriebsprüfer und beanstandet das ge­führte Fahrtenbuch, bleibt das Unterneh­men gegebenenfalls auf den gesamten Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbei­trägen sitzen«, erklärt Oliver Braun, Steu­erberater bei Ecovis in Gräfing.

Finanzämter kontrollieren genau Das kommt vor allem zum Tragen, wenn der Mitarbeiter nicht mehr beim Unter­nehmen beschäftigt ist. Dazu kommt, dass die Finanzbeamten darauf geeicht sind, Fahrtenbücher genau unter die Lu­pe zu nehmen. Falls die Prüfer irgend­eine Unregelmäßigkeit feststellen, dür­fen sie es komplett venverfen. Bereits kleine Fehler werden so zum Verhängnis.

Abhilfe versprechen elektronische Fahrtenbücher. Vorausgesetzt, sie ent-

MANAGEMENT 1 Elektronische Fahrtenbücher

Elektronische Fahrtenbücher verursachen höchstens 30 Prozent der Kosten von manuellen Prozessen

werden. Karl-Theodor Hermann vom An­bieter Vispirion geht einen Schritt weiter: »Nur Systeme, die mit dem Fahrzeug ver­bunden sind und auf die CAN-Daten zu­greifen, bieten die Gewähr, manipulati­onsfest zu sein, Datenschutz zu leisten und wechselnde Fahrer abbilden zu kön­nen, ohne die Fahrstrecke zu erfassen.«

Allerdings stellt der Bundesfinanzhof in Deutschland keine Zertifikate für von ihnen als regelkonform akzeptierte Lö­sungen aus - letztlich lielit die Entschei­dung beim einzelnen Finanzamt. Absi-

ehern können sich Unternehmen und Fuhrparkleiter nur über eine Lohnsteu­er-Anrufungsauskunft: »Erst nach einer Lohnsteuer-Anrufungsauskunft und dem Bescheid des Bundesfinanzhofs kön­nen sich Fuhrparkleiter relativ sicher sein, dass das elektronische Fahrtenbuch den AnforderW1gen der Behörden entspricht(~, sagt Steuerberater Braun.

Private Daten werden nicht gesammelt Darüber hinaus wird das Thema Daten­schutz in deutschen Firmen großgeschrie-

Marktübersicht elektronische Fahrtenbücher

sprechen den Anforderungen des Finanz­amts. Hierzu gibt es verschiedene Lösill1-gen (siehe Marktübersicht), in die zu­nächst alle in einem Fahrtenbuchgesetz­lich vorgeschriebenen Daten eingetragen werden, also Datum, Kilometerstand bei Fahrtbeginn und -ende, Zweck der Fahrt, Fahrtziel inklusive Gesprächspartner am Zielort sowie die Gesamtkilometer.

Beim Ausdrucken der elektronischen Aufzeichnrmgen müssen laut Bundes­finanzhof nachträgliche Veränderungen der Angaben technisch ausgeschlossen sein, zumindest aber dokumentiert >

FAHRTENBUCH-TIPPS -·j Da schauen die Beamten besonders hin ' •Die Entfernung zwischen den Tankungen sollte nicht stark von der nonnalen Reichweite abweichen.

•Ölverbrauch muss zu den Kilometerangaben passen. ·Park-, Tank- und Bewirtungsbelege müssen mit Angaben im Fahrtenbuch Obereinstimmen. Das gilt auch für doku­mentierte Kilometerstände von Werkstätten-, UW- oder

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ben. So schützt beispielsweise Yellow-Fox die Privatsphäre mithilie eines »Privat­schalters«. Informationen, die keinen dienstlichen Zweck erfüllen, werden laut Anbieter nicht verarbeitet. Sichere Daten­banksysteme haben elektronische Schlüs­sel, mit denen die Daten vor Verändertmg geschützt werden. Zentral verwaltete Fahrtenbücher müssen darüber hinaus das Kennzeichen des jeweiligen Fahr­zeugs und den Fahrer aufführen.

Auch beim Anbieter Vimcar steht der Datenschutz auf der Agenda. Da das

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MANAGEMENT 1 Elektronische Fahrtenbücher

30 Prozent, verglichen mit manuellen Prozessen. Hinzu kommen eingeschlos­sene Funktionen wie Führerscheinkont­rolle, Tank- und Batteriedatenmanage­ment sowie Input für das Flotten­management«, sagt Hermann.

Systeme bieten me!lr als nur die Funk­tionen eines Fahrtenbuchs Auch Systeme wie Ctrack besitzen nicht nur eine Fahrtenbuchfunktion. »Unsere Hardware greift weiterhin auf Informa· tionen wie Motordrehzahl, Diagnose­meldungen zu, diese können die Fuhr­parkleiter einsehen und so beispiels­weise gleich einen Werkstatttermin ver­einbaren«, sagt Ralph Eb,binghaus von Ctrack.

Nicht jedes Unternehmen ist bereit, in fest installierte elektronische Fahrten­bücher zu investieren. Dann liegt die Möglichkeit einer Fahrtenbuch-App nahe: Das Smartphone ist immer dabei und kann per GPS seine Position und somit die Start- und Zielpunkte der Fahr­ten erfassen.

Probleme könnte es bei der Genauig­keit der Streckenerfassung geben: Allein die Start- und Ziel-Koordinaten einer Fahrt sagen noch nichts über d ie dazwi­schen tatsächlich gefahrene Strecke und die dabei zurückgelegten Kilometer aus. Zudem muss jede nachträgliche Ände­rung dokumentiert werden. Hier ist Vor­sicht geboten: Diese Anforderungen er­füllen nicht alle Fahrtenbuch-Apps.111

Marktübersicht elektronische Fahrtenbücher Anb- Tomlom Teltll18tia TomTomTtlemadcs

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So müssen Sie versteuern Ein-Prozent-Regelung: Monatlich wird pau­schal ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs plus 0,03 Prozent pro Entfernungs­kilometer zwischen Wohnull1J und Arbeitsplatz auf das zu versteuernde Einkommen aufge­schlagen.

Fahrtenbuch-Methode: Der Fahrer muss jede Fahrt akribisch dokumentieren. Es müssen zeit­nah folgende Angaben erfasst werden: Datum, Uhrzeit, Kilometerangaben, Reiseziel, -route und -zweck und Geschäftspartner. Außerdem müssen nachträgliche Änderungen als solche gekenn­zeichnet werden.

Kilometergeld: Nur für Selbstständige und Unternehmer, nicht für Dienstwagen, die vom Betrieb auch für Privatfahrten zur Verfügung ge­stellt werden. In diesem Fall werden betriebliche Fahrten mit 30 Cent pro Kilometer angesetzt. Vorsicht: Das Auto muss mehr als 50 Prozent be­trieblich genutzt werden.

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Fahrtenbuch bei der Fahrtaufzeichnung ohne Tracking auskommt~ Kilometer­stände direkt ausliest und GPS lediglich zur Erfassung von Start- und Zieladres­sen verwendet, setzen nach eigenen Angaben inuner mehr Firmen mit sen­siblen Arbeitnehmervertretungen auf diese Lösung.

Dennoch geht es am Ende immer um Kosten und Nutzen. Und da können viele Lösungen mit zusätzlichen Features punkten. »Modeme elektronische Fahr­tenbücher kosten lediglich maximal >

re Se<urysat

»Sobald Datensätze im Nachhinein veränderbar sind, kann der Finanzbeamte

das Fahrtenbuch verwerfen«

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