Christian IhleSAP-Projekte_Oesterreich.ppt Folie: 1 Change-Management mit (Standard)Software Am...

Folie: 1Christian Ihle SAP-Projekte_Oesterreich.ppt

Change-Management mit (Standard)Software

Am Beispiel des Einsatzes von SAP R/3 in der Bundesverwaltung der Republik Österreich

November 2003


AusgangslageErfolglose Verwaltungsreformvorhaben

Krise der öffentlichen Finanzen (Defizite)

Kritik an der Dimension der Verwaltung

fehlende Kenntnis über Nachfrage, Kosten, Nutzen der öffentlichen Leistungen

der Bürger wird immer mündiger

ganzheitliche Denkansätze treten in den Vordergrund

neue Techniken schaffen neue Lösungen

...


Outsourcing als alleinige Antwort?

Ewige Aufgabenkritik?

Was geschieht mit den (verbleibenden) Kernaufgaben?

Weitermachen wie bisher (mit reduziertem Aufgabenumfang)?

Realisierung der Verw-Innovation


AusgangslageDas Bundesministerium für Finanzen ist gemeinsam

mit dem Rechnungshof verantwortlich für ein einheitliches Haushalts- und Rechnungswesen des Bundes

Das BMF hat sich entschlossen das bestehende Altsystem (Eigenentwicklung) durch den Einsatz von Standard-Software (SAP R/3) bis 2004 breitflächig und und prozessorientiert abzulösen

Seit dem Jahr 2000 wird sukzessive implementiert bzw. umgestelltStatus 11/2003: 9 Ressorts produktiv

2 Ressorts in Vorbereitung


Standardsoftware -1Beseitigung von Anwendungsstaus

(Mahnwesen, Dauerzlg, etc.)

mehr Flexibilität in den Budget- und Verrechnungsstrukturen

frühzeitige ADV-Unterstützung auch in den Budgeterstellungsprozessen

On-line Zurverfügungstellung aktueller Daten in mit individuellen Auswertungsmöglichkeiten

Integration aller Organisationsebenen

Personaleinsparungen


Standardsoftware - 2verfügbare Funktionen, individuell mit

Customizing einstellbar

in funktionaler und technischer Sicht durch weltweite Installationen bewährt

kaum Diskussionen über Funktionen, Schnittstellen udgl.

Datenmodell konsistent und übergreifend (Datawarehouse)

Software/Hardware-Plattform unabhängig

Partizipation an technischen Weiterentwicklungen


Funktionelle HerausforderungBudgetmanagement (Planung, Vollzug)

klassische Buchführung

Cash-Management

Kostenrechnung

Einkauf, Vertrieb

Anlagenverwaltung

Reporting (operativ, Business Warehouse, MIS)

Projektmanagement

Schnittstellen, ......


Implementierte SAP-Funktionen

BudgetVorbereitung

BudgetErstellung

BudgetVollzug

Liquiditäts-management

Rechnungs-legung

Controlling

ISPSISPS

FIFI

BWBW

PSProjektsystem

PSProjektsystem

MM - Beschaffung

SD - Vertrieb

CO - KORE

.........

MM - Beschaffung

SD - Vertrieb

CO - KORE

.........


Haushaltsmanagement (IS-PS) Budgeterstellung/-änderungen

Unterstützung der Budget- Erstellungsprozesse auf allen Ebenen

Bottom-Up-Erstellung, Top-Down-Korrektur, Vorgabewerte

Budgetstände der jeweiligen Ebenen sind mit Versionen abbildbar und nur für die Zuständigkeitsbereiche einsehbar

Budgetvollzug

Unterstützung bei allen Budgetvollzugsprozessen(auch der anderen Module)

Buchung = "Abfallprodukt" des Geschäftsprozesses

aktive/passive Budgetverfügbarkeitskontrolle

Budgetstatus/forecast


Stand des Budgetvollzugs differenzierte Dokumentation des Ist-Standes und Ausblicks (Phase) des Budget-Vollzugsstandes

(Finanzbedarf) aus wertemäßiger, sachlicher und zeitlicher Sicht

Mittelbindung• einzelne finanzielle

Verpflichtung• Bestellung ohne MM• Darlehens- /

Förderungszusagen

Mittelvorbindungverwaltungsinterne Mittelbindung für späteren Bedarf, wie Ausschreibung, Kauf in der zweiten Jahreshälfte

Mittelreservierungaus Dauerschuldverhältnissen, Mieten, Wartungs- / Versicherungsverträgen, Energie, Telefon, Nutzungs- leasing, hochgerechnete Gehälter, Transfers

Rechnung/Vorerfassung (MM-Bezug)

Wareneingang/Leistungs-erbringung (MM-Bezug)

Obligo aus Bestellung(MM-Bezug)

Bestellanforderung(MM-Bezug)

Budgetplanung

Genehmigtes Originalbudget

Aktuelles BudgetZuweisung, Erhöhung,Verminderung, Umschichtung

Verfügbares (Rest-) BudgetAktive / Passive Verfügbarkeitskontrolle

Mittelsperre Vorläufige/endgültige Bindung des BMF, HHLO, ANWO

Rechnungseingangmit Bezug zu Mittelreser-vierung, -vorbindung,-bindung

ZahlungsanordnungZahlungsauftragserteilung

Zahlung

BUDGETSTEUERUNG

INFORMATION

Je Einzel- /Aggre-

gationselement


Organisatorische Herausforderung

Focus auf Prozesse über

-Standards

-Knowledge-Transfer

-Implementations-Coaching

-Akzeptanz

-Veranwortung

-Evaluierung

-Vermessung

-Nutzen


ARIS

Wie sieht der Zusammenhang zwischen Aufgaben,Organisationseinheitenund Medien aus?

Wann, innerhalb einesProzesses, soll wasgemessen werden?

ARIS Prozessmodelle sind die Basis für die Initialisierung einer kontinuierlichen Prozessverbesserung

OE-Werkzeug: ARIS


Ereignis gesteuerte Prozesskette (ePK)

Anweisungs-referent

Medien

Buchhaltungs-referent

Einnahme-buchungen

Anordnungs-befugter

Einnahmen

HV-SAP HV-SAP HV-SAP

Annahmean-ordnunganlegen

Annahmean-ordnungfreigeben

Annahmean-ordnungbuchen

Annahmean-ordnung

ist gebucht

Einnahmen-voraussetzung

ist gegeben

ARIS - Prozessdesign


Reorganisation des HaReWeDas Projekt zur bundesweiten Einführung von

Standard-Software ist in erster Line ein Prozess-Reengeneering-Vorhaben, Informations-Technologie ist Mittel zum Zweck

Das Reorganisationswerkzeug: SAP R/3

Software als ständiger Organisator von Abläufen

Vereinheitlichung/Standardisierung der Prozessschritte

Bereitstellung von Funktionalitäten, die typisch für die öffentliche Verwaltung sind


ReorganisationszieleEinheitliches Haushalts- und Rechnungswesen

durch Abbildung des gesamten Budgetkreislaufes

Redesign der Ablauf- und Aufbauorganisation

Schaffung der technisch-funktion. Basis für NPM

Integration der 1. und 2. Ebene der Haushalts-organisation:

oberste Organe, Ministerien, BKA

nachgeordnete Mittelbehörden

Deckung des Informationsbedarfes aller Ebenen (insbesondere BMF)


HV-SAP - Projektorganisation


Redesign der Ablauf-/Aufbauorganisation

Eigene Organisationsentwicklung

Standardisierung/Normierung von Geschäftsprozessen

Identifizierung geeigneter Prozesse:

durch mengen- und wertmässige Relevanz

bundesweiter Anfall bringt bundesweiten Nutzen

Umfang der identifizierten Prozesse (ca. 1,7 Mio)


Prozessbeispiel„Der“ Beschaffungsprozess


Dienststelle(jeweilige OE)

Wirtschaftstelle

Buchhaltung

IST-Prozess

Wirtschafts-

referat

Buchhaltung

SOLL-Prozess

Genehmigungs-

unterfertigen

Bestell-ZVAprüfen

Bestell-ZVAkontieren

Kontierungprüfen

Bestell-ZVA

in HV eingeben,Eingabe prüfen

pflichtigen Bedarf

Kreditprüfungdurchführen(manuell)

Bestell-ZVAerstellen und unterfertigen

Bestell-ZVAan Buchhaltung

weiterleiten

Papier FormulareHaushalts-verrechnung

Durchlaufzeit

Budgetvollzug / Ausgabenseitiger Geschäftsfall / 1

Medium

Medium

Tag 2 Tag 4 Tag 5Durchlaufzeit

Dienststelle(jeweilige OE)

Phase 3


Bestell-ZVAablegen

Rechnungs-ZVA

kontieren

Rechnungseingang/Lieferung

Kontierung prüfe

n

Rechnungs-ZVA in HVeingeben

Eingabe prüfen

Haushaltsverrechnung

Zahlungs-ZVAund Rechnung

an Besteller

Ware und Rechnungprüfen bzw.inventarsieren

Papier Formulare


Papier Formulare

Besteller

Lieferant &

informieren

Tag 6 Tag 7

SOLL-Prozess

IST-Prozess

Phase 4



IST-Prozess

SOLL-Prozess

ZVA prüfenund Zahlungs-vermerk setzen

Zahlungs-ZVAkontieren

Zahlungs-ZVA& Rechnung an

Buchhaltung

Kontierungprüfen

Zahlungs-ZVAunterfertigen

Zahlungs-ZVAund Rechnung

OE-Leiter

Papier Formulare

Zahlungs-ZVAin HV eingeben

Eingabeprüfen

Haushaltsverrechnung

Tag 9 Tag 10 Tag 11

Phase 5


SOLL-Prozess

Sammelauftragerstellen &

unterfertigen

Sammelauftragan ÖPSK senden

IST-Prozess

Tag 12

Prozess-Kennzahlen

Am Beispiel eines ausgabenseitigen Beschaffungsprozesses **)

Inhalte IST-Prozess SOLL-Prozess

Anzahl der Prozess-Schritte *) 25Org. Schnittstellen 6Medienbrüche *) 5Anzahl d. Mitarbeiter *) ca. 15Anzahl der Rollen ca. 20Durchlaufzeit ca. 12 TageBearbeitungszeit ca. 44 MinutenRaum/Zeitüberwindung zurKommunikation [*) je 5 Min] ca. 225 Minuten

**)Unter folgenden Bedingungen:- keine Ausschreibung/Anbotseinholung/Interessentensuche- keine weiteres Genehmigungsverfahren (finanz. Wirkungsbereich)- kein Eilnachrichtenverfahren

Basis: ca. 1,0 Mio Bestellvorgänge (Untergrenze)

Beschaffungsvolumen: ca. 60 Mrd ATS


Prozessoptimierung

Referenzvorgabe

Optimierungsmaßnahmen

Abweichungsanalyse

Bewertung der verbleibenden Abweichungen

Verbesserungs-potential

IST-Prozess

optimierter Prozess

Ereignis 1

Referenzprozess

Ereignis 2 Ereignis 3 Ereignis 4


OE - Umfeld

ProzesseProzesse

TechnologiTechnologiee

OrganisatioOrganisationn

•Wechselwirkungen

•Nutzung von Synergien

•Abhängigkeiten


Vorgehensmodell -1

betriebswirts

chaft-

liches W

issen

Sachkompetenz

Systemkenntnis

Vertretung der eig. Ziele

Kenntnis der

Unternehmensabläufe

Organisationsentwicklung

BMF/BRZ

Berater

Ressort-

ExpertenReferenz-Konzept

Ressortlösung


Vorgehensmodell - 2

Knowledgetransfer und Evaluierung

Projektteam - OE

•Tools

• Modus

•Demo-Lösung

•Referenzprozesse

Organisationsentwicklung (OE)

OE - Ressort

Wissen

Aktivität

4 - 6 Monate

Entwicklung(Ressort)

Evaluierung(Ressort, BMöLS)


RBE

Unterstützung bei:•Prozess-Analysen•Problemprüfungen•Prozessprüfungen•Zeitreihenprüfungen•Transaktionsprüfungen•Organisationsvergleiche•......

RBE als Tool zur Evaluierung und Vermessung von Prozessen im Vergleich mit Soll- oder Durchschnittswerten

Reverse Business Engineering

Einsatz noch offen


Zukunftsoptionen mit SAP R/3 (1)Technisch/funktionaler Bereich

vorhandene Software-Funktionalitäten - späterer Einsatz geplant

Organisatorischer Bereich

Einbeziehung aller Bereiche der Haushaltsführung (insbesondere Vorfeld)

Aufgehen aller Buchhaltungen in die neu zu schaffende Buchhaltungsagentur des Bundes

Integration der ca. 1500 Kassen in die Buchhaltungsagentur als virtuelle Organisation

„wirtschaftliche Macht des Bundes“ nutzen (Bundesbeschaffungseinrichtungen)


Zukunftsoptionen mit SAP R/3 (2)Organisatorischer Bereich (Fortsetzung)

flächendeckende (Bundes-)KLR

Förderdatenbank

Facility Management

Connectivity zur Aktenverwaltung (Bundes-ELAK)

Basis für ein gänzlich neues Rechnungswesen (Diskussion Kameralistik versus Doppik) - Globalbudget?

Einsatz von SAP HR in der Personaladmini-stration für Aktive und Pensionisten per 2005

Aufbau eines MIS (HV, PM, BKLR, sonst. Daten)

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