Enterprise Resource Planning in der Bundesverwaltung ... · • Personalinformation •...

Eidgenössisches Finanzdepartement EFDGeneralsekretariat GS

Informatikstrategieorgan Bund ISB

Enterprise Resource Planningin der Bundesverwaltung –Gesten, Heute und MorgenRichard Schären

Berner Architekten Treffen im Hotel Allegro Kursaal, Bern

17. November 2006

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Eidgenössisches Finanzdepartement EFD, Generalsekretariat GSInformatikstrategieorgan Bund ISB Richard Schären

News zum Thema Architektur in der Bundesverwaltung

Mitglied bei The Open Group http://www.opengroup.org/ seit Mitte 2006

Standardisiert im Oktober 2006 The Open Group ArchitectureFramework TOGAF als bundesweite Unternehmensarchitektur Methode

Die 12 ersten Mitarbeiter sind seit einer Woche „TOGAF 8 Certified“

Startet im Jahr 2007 ein bundesweites Unternehmensarchitektur Vorhaben

v.l.n.r.: Gloor Urs BIT, Griessen Roger ISB, Meister Beat GS-EJPD, Schären Richard ISB, Meyer Urs BAR, Jones Judith Architecting the Enterprise, BirrerAlfred EDA, Comment Jean-Marc BAR, Müller Willy ISB, Milde Oldrich ISCeco, Frutiger Bruno BAKOM, Treichler Jürg VBS, Perroud Thierry BIT

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Inhalt

• Wie ist die Informatik auf Stufe der Bundesverwaltung organisiert?• Was sind die Aufgaben des Informatikstrategieorgans Bund?• Wie sieht die Informatikunterstützung der Supportprozesse aus?

• Der Bundesratsbeschluss vom 19. Dezember 1997• Was sind die Supportprozesse der Bundesverwaltung?• Wichtige Projekte und Meilensteine der SAP Einführungen

• Übersicht der Standardisierung im Bereich Supportprozesse• Wie funktioniert die Steuerung und Führung der Supportprozesse ab

dem 1. Januar 2007?• Aktivitäten 2007

• Welche Stossrichtungen sind für die ERP Strategie erkennbar?• Wie sieht die ERP Architektur im 2008 aus?• Welche Aktivitäten sind im 2007 geplant?

• Zusammenfassung• Fragen und Antworten

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Informatikorganisation der Bundesverwaltung auf Stufe Bund

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LeistungsbezügerLeistungserbringer

Eidg. Finanzdepartement EFDGeneralsekretariat GS

Informatikbetreiber Konferenz IBK

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FFB

• Erarbeitet die Informatikvorgaben insbesondere die Strategien, Architekturen, Standards und Methoden des Bundes und stellt deren Umsetzung durch ein geeignetes Controlling sicher

• Erarbeitet die für die Planung der IKT erforderlichen Entscheidungsgrundlagen

• Leitet Informatikprogramme

• Koordiniert den Schutz von Daten und Informationssystemen

• Arbeitet mit Stellen ausserhalb der Bundesverwaltung zusammen

• Ist das Stabsorgan des Informatikrates Bund (IRB)

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Bundesratsbeschluss (BRB)vom 19. Dezember 1997

• Strategie für den Einsatz von SAP als Lösung für die IKT Unterstützung der Supportprozesse der Bundesverwaltung wird genehmigt

• Einführung anderen Lösungen zur Unterstützung von Supportprozessen ist nur mit einer Ausnahmebewilligung möglich

• Aufbau eines Competence Centers SAP BV mit Einbindung der Fachstellen

• REFICO Modell ist verbindlich für alle VE

• Supportprozesse in der BVerw. sind:• Finanz- und Rechnungswesen• Logistik ohne die Logistik der Armee• Personalwesen

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Prozessarten in der Bundesverwaltung

EDA EDI EJPD VBS EFD EVD UVEK BK

Steuerungs- und Führungs-Prozesse

KernprozesseFachanwendungen

SupportprozesseFinanz- und Rechnungswesen

PersonalwesenLogistik und Immobilen Management

7


EinführungBV-Plus

ZentraleEinkaufs-plattform

EinführungNRM

Staffel 1

Kontinuierliche Einführung REFICO

Kontinuierlicher Ausbau BV-Plus

1994 2003 20081995 2000 2001 2002 2004 2005 2006 2007 2009 2010

GründungCCSAP-BIT

ZertifizierungCCSAP-BIT

VerabschiedungHASAP

Erster SAPEinsatz in BV

2011

Einführung und Ausbau von SAP in der Bundesverwaltung

BRBSAP

FinanzenPersonal

Logistik & Immobilen

19981996 1997 1999

SAPKriterienKatalog

Harmonisierung

EinführungNRM

Staffel 2

Personalwesen

Logistik und ImmobilenmanagementProReMo

Logisitk@V

Führung und Reporting

Portal

Finanz- und Rechnungswesen

8


Standardeinsatzgebiet mit SAP als Einproduktstrategie

Bestehendes oder zukünftiges Standardeinsatzgebiet mit Mehrproduktstrategie

Nicht standardisiertes Einsatzgebiet

Portal

Supplier RelationshipManagement

Customer ReleationshipManagement

Exchange Infrastrutur

Personalwesen

Logistikund Immobilienmanagement

Strategic Enterprise Management

Tresorerie

Pensionskasse

Zutritt, Zeit-und Leistungserfassung

AusbildungsadminLehrplattformen

Laufbahn- und Kaderentwicklung

Help-Desk-Unterstützung

Personalverzeichnisse

Ressourcen- undPortfoliomanagement.

Monitoring und Controlling

Projekt-Management

Contract-Management

Kosten-, Leistungsverrechnung

Finanz- und Rechnungswesen

ERP Anwendungsbereiche –Positionierung der Einsatzgebiete

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ERP Einsatz in der Bundesverwaltung (1/3) –Einsatzgebiete mit SAP als Standard

Finanzwesen• Finanzplanung und Budgetierung• Jahresrechnung • Kreditorenabwicklung • Debitorenabwicklung• Controlling (interne Berichterstattung) inkl. Betriebsbuchhaltung• Kreditwesen• Investitionsmanagement • Hauptbuch (Bilanz, Erfolgsrechnung, Investitionsrechnung, Geld-

und Mittelflussrechung) • Vermögensbewirtschaftung • Zentraler Zahlungsverkehr• Rechnungswesensupport • Stammdatenverwaltung

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Personalwesen• Personalbedarfsplanung • Personalgewinnung • Personalführung • Personalhonorierung / -vorsorge• Personalaustritt • Personalcontrolling • Personalmarketing • Personalinformation • Personaldatenmanagement• Personaldatenadministration

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Logistik und Immobilien Management• Beschaffungslogistik • Produktionslogistik• Distributionslogistik • Instandhaltung • Immobilien-Management• Qualitätssicherung • Projektmanagement (im Logistik- und Immobilien-bereich) • Kundenservice • Stammdatenverwaltung • Personaldatenadministration

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ERP Einsatz in der Bundesverwaltung –Einsatzgebiete ohne SAP Produkt Standard

Einsatzgebiete ohne SAP Produkte Standard• Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und Zeitwirtschaft• Ausbildungsadministration, Lehrplattformen• Laufbahn- und Kaderentwicklung• Projekt-Management (im weiteren Sinne)• Contract-Management• Portale (Einsatzgebiete, Werkzeuge)• Personalverzeichnisse• Customer Relationship Management (CRM) (auserh. Kundenserv. Log.)• Ressourcen- und Portfoliomanagement.• Monitoring und Controlling (ausserhalb Finanz- und Personal-Controlling)• Verwaltung von Transferkrediten (Subventionen)• Tresorerie• Helpdesk (fachlich)• Dokumentenverwaltung• Unternehmensreporting• Enterprise Bus

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Übersicht Supportprozesseim Kontext Change Management

PD&

GER

EDA EDI EJPD VBS EFD EVD UVEK BK

Finanz Supportprozesse

Personal Supportprozesse

Logistik und Immobilien Supportprozesse

EFV

EPA

BBL

Steuerungsausschuss Logistik & Immobilien

HRK

Steuergruppe NRM / IDA FI

Fachamtsintern

Verwaltungsübergreifendje SupportprozessFI: Bsp. ZahlungsverkehrHR: Bsp. März ZulageLO: Bsp. Beschaffung

Verwaltungsübergreifendmehrere SupportprozesseHR/FI: Bsp. Neues Spesenreglement

Steuerungsausschuss Supportprozesse (SASP)Change Board Supportprozesse (CBSP)

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Change Management Supportprozesse Aufgaben und Organisation ab 1. Januar 2007

CC SAPLogistik & Immobilien

Bedürfnisträger• Beschreibung der

Anforderungen• Freigabe Stufe VE• Einreichen Bedürfnis

Fachämter• Entgegennahme Bedürfnis• Formelle Erfassung &

Admin.• Durchführen fachl.

Beurteilung• Einholen techn. Beurteilung

& Angebot• Annahme und

Auftragserteilung• Leadamt / Projekt• Ablehnung und Information

Change Board• Durchführen fachl.

Beurteilung• Einholen techn. Beurteilung

und Angebot• Annahme oder Ablehnung• Bestimmen Leadamt• Ressourcenplanung

Steuerung• Annahme oder Ablehnung• Bestimmen Leadamt /

Projekt• Ressourcenplanung

PersonalFinanzen

VE1 VE2 VE3 VE4 VE5 VE6 VEn

Change Board Supportprozesse (CBSP)

Steuerungsausschuss Supportprozesse (SASP)

EFVin Abstimmung mitSteuergruppeNRM / IDA FI

EPAin Abstimmung mit

HRK

BBLin Abstimmung mit

Steuerungs-Ausschuss

Logisitk & Immo.Zivil

EFD BITCC SAP

VBS FUB CC SAP

VE1 VE2 VE3 VEn

FI, HR, LO, IMMO Applikation Spezialapplikationen

Leistungsbezüger (LB) Leistungserbringer (LE)

VBSin Abstimmung mit

Steuerungs-Ausschuss

Logisitk & Immo.Militär

tech

n. B

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z. A

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15


Change Prozess Supportprozesse

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Strategische Stossrichtungen im ERP Bereich

Harmonisierung vorantreiben• Abbau von Insellösungen im Bereich Supportprozesse und Abbildung dieser

Prozesse in einer bundesweiten Standardlösung• Reduktion von Eigenentwicklungen und Ablösung von Modifikationen durch

Standards

Integrationsfähigkeit ausbauen• Fachanwendungen zentraler integrieren (Enterprise Bus)• Zentrale Services anstelle von Schnittstellen integrieren (Service Oriented

Architecture)• Zentrale Führung und Verwaltung von Stammdaten (Master Data)

Zukünftige Anwendungsbereiche vorbereiten• E-Government (Service Oriented Architecture)• Weitere Supportprozesse im ERP Abbilden (Innovation)

Business Intelligence weiter ausbauen• Reporting Möglichkeiten ausbauen (Basis besser nutzen)

ERP Nutzung professionalisieren und optimieren• Fähigkeiten der Anwender weiterentwickeln• Anbieten von Self Services ESS / MSS

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Strategische Stossrichtungen im ERP Bereich

Harmonisierung vorantreiben• Abbau von Insellösungen im Bereich Supportprozesse und Abbildung dieser

Prozesse in einer bundesweiten Standardlösung• Reduktion von Eigenentwicklungen und Ablösung von Modifikationen durch

Standards

Integrationsfähigkeit ausbauen• Fachanwendungen zentraler integrieren (Enterprise Bus)• Zentrale Services anstelle von Schnittstellen integrieren (Service Oriented

Architecture)• Zentrale Führung und Verwaltung von Stammdaten (Master Data)

Zukünftige Anwendungsbereiche vorbereiten• E-Government (Service Oriented Architecture)• Weitere Supportprozesse im ERP Abbilden (Innovation)

Business Intelligence weiter ausbauen• Reporting Möglichkeiten ausbauen (Basis besser nutzen)

ERP Nutzung professionalisieren und optimieren• Fähigkeiten der Anwender weiterentwickeln• Anbieten von Self Services ESS / MSS

„Creating a Foundation forBusiness Execution“aus „Enterprise Architecture as Strategy“ von Jeanne W. Ross, Peter Weill, David C. Robertson

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Fach-anwend-ungen

Fach-anwend-ungen

Fach-anwend-ungen

Fach-anwend-ungen

HR LO & IMMO FI HR LO & IMMO

Portal

ERP

FI/COSD/LO

ERP

HR

eRecutingeSales

BW

SEM

CRM

xRPM

Exchange Infrastructure (XI)

EBP

FI

xESS xMSS

Wilken

Zahl-Ungen

Ziel:Integration

inSAP

ERP

Fach-anwend-ungen

non ERP

Fach-anwend-ungen

Portal

ERP

V

ERP

VBS (-)

BW EBP

Exchange Infrastructure (XI)

Solution Manager Solution Manager

ZID

Supportprozesse der Bundesverwaltung: Finanzwesen / Personalwesen / Logistik & Immobilienverwaltung

Defense Logistic Package

www

SAP VBSSAP Bundesverwaltung (ohne VBS) non SAP + SAP non ERP

ERP Architektur im 2007 - 2008

FI

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App

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atio

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pezi

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www

19


Enable Enterprise Change

Enable Enterprise Development

FutureEnterprise

Business Vision and Strategy

Strategische Informatikplanung und Unternehmensarchitektur Planung

PortfolioPrograms

andProjects

Strategic IT Planning

Targets and Framework

EnvironmentAnalysis

SituationAnalysis

ITStrategy

ITPrinciples

MasterplanSWO

T

HighLevel

EA StrategyArchitecture

Enterprise Architecture Planning

EA Vision and Strategy

EA Assessment

EA Capability

EAPrinciples

EAPolicies

SWO

T

EnterpriseArchitecture

Plan

ArchitectureStrategic

EnterpriseArchitecture

TransitionalEnterprise

Architecture

TacticalEnterprise

Architecture

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Aktivitäten 2006 - 2007

Aktivitäten bis 31.12.2006Arbeitsausschuss Supportprozesse (AASP)

• Abschliessen der Vorbereitungsaktivitäten• Erstellen der Grobplanung und -vorgehens zur Erarbeitung der ERP

Strategie, Architektur und Releaseplanung

Aktivitäten im 2007Steuerungsausschuss Supportprozesse (SASP)

• 4 Sitzungen bereits geplant

Change Board Supportprozesse (CBSP)• Aufnahme „operativer“ Betrieb• 11 Sitzungen bereits geplant

Arbeitsausschuss Supportprozesse (AASP)• 10 - 12 Workshops zu 1-2 Tage

• ERP Strategie• ERP Architektur• Releaseplanung

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Zusammenfassung

Steuerung und Führung• Die ERP Anwendungen werden ab 2007 stärker und direkter

durch die Fachämter (EFV, EPA, BBL sowie VBS) geführt• Fachamtsübergreifende Changes werden immer über das

Changeboard Supportprozesse beurteilt. Eskalationsstufe ist der Steuerungsausschuss Supportprozesse

• Die ERP Strategie und Architektur sowie die übergeordnete Releaseplanung werden durch den Arbeitsausschuss Supportprozesse entwickelt. Lead beim ISB, vier+ Vertreter der Fachämter, zwei+ Vertreter der Leistungserbringer

Strategische Stossrichtungen• Harmonisierung vorantreiben• Integrationsfähigkeit ausbauen• Nutzung optimieren

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Fragen und Antworten

Schweizerische EidgenossenschaftConfédération suisseConfederazione SvizzeraConfederaziun svizra

Richard SchärenUnternehmensarchitekt.


Eidgenössisches Finanzdepartement EFDInformatikstrategieorgan Bund ISBArchitekturen, Standards und Technologie

Richard Schären, eidg. dipl. Wirtschaftsinf.Friedheimweg 14, 3003 BernTel. +41 31 325 58 97Mobile +41 31 702 37 87Fax +41 31 322 45 [email protected]

Herzlichen Dank

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