EU-REGULIERUNG DER ABSCHLUSSPRÜFUNG - … · DER ABSCHLUSSPRÜFUNG IDW POSITIONSPAPIER ZUR...

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  • EU-REGULIERUNG DER ABSCHLUSSPRFUNG IDW POSITIONSPAPIER ZUR AUSSCHREIBUNG DER ABSCHLUSSPRFUNG FR UNTERNEHMEN VON FFENTLICHEM INTERESSE (ZWEITE AUFLAGE, STAND: 09.01.2018)

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    Dieses Positionspapier wurde vom IDW Arbeitskreis Corporate Governance und Gesellschaftsrecht erarbeitet.

    Wir freuen uns ber Ihre Anmerkungen. Sie knnen diese direkt an das Institut der Wirtschaftsprfer in Deutschland e.V., Postfach 320580, 40420 Dsseldorf oder an [email protected] senden.

    Copyright Institut der Wirtschaftsprfer in Deutschland e.V., Dsseldorf 2018.

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    INHALTSVERZEICHNIS

    Vorbemerkungen 4

    1. Regulatorischer Rahmen fr Ausschreibungen Aktualisiert 6

    2. Verantwortlichkeiten und Arbeitsteilung Aktualisiert 9

    3. Ausschreibungsprozess 11 3.1. Ablauf 11 3.2. Anlass einer Ausschreibung 12 3.3. Festlegung von Anforderungen und entsprechenden Auswahlkriterien 13 3.3.1. Anforderungen an den Abschlussprfer 13 3.3.2. Ausschreibungsunterlagen Aktualisiert 13 3.3.3. Auswahlkriterien Aktualisiert 15 3.4. Ansprache der Bewerber Aktualisiert 21 3.5. Vorauswahl der Bewerber 22 3.6. Rckfragen und Informationsgesprche 22 3.7. Angebotsabgabe und Prsentation 22 3.8. Beurteilung der Angebote und Auswahlentscheidung 23

    4. Empfehlung des Prfungsausschusses an den Aufsichtsrat 23

    5. Vorschlag des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung 24

    6. Besonderheiten bei Konzernen Aktualisiert 24

    7. Abschlieende Hinweise 25

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    VORBEMERKUNGENDie EU-Reform der Abschlussprfung bringt umfangreiche Neuerungen nicht nur fr den Berufsstand der Wirtschaftsprfer, sondern auch fr die zu prfenden Un-ternehmen mit sich. Am 27.05.2014 wurden die genderte Abschlussprferrichtli-nie und die EU-Verordnung zur Abschlussprfung (AP-RiLi1 und EU-VO2) im Amts-blatt der EU verffentlicht. Sowohl die Richtlinie als auch die Verordnung sind am 16.06.2014 in Kraft getreten. Die Richtlinie musste von den EU-Mitgliedstaaten bis zum 17.06.2016 in nationales Recht umgesetzt werden. Die Verordnung ist seit dem 17.06.2016 unmittelbar anzuwenden. Sie setzt auf der AP-RiLi, die fr alle Ab-schlussprfungen gilt, auf und ergnzt sie fr den Bereich der Abschlussprfungen bei Unternehmen von ffentlichem Interesse (sog. Public Interest Entities PIE). Flankierend sind die nationalen Umsetzungsgesetze zu beachten (in Deutschland das Abschlussprfungsreformgesetz (AReG3) und das Abschlussprferaufsichtsre-formgesetz (APAReG4), die am 17.06.2016 in Kraft getreten sind).

    Die EU-VO stellt an das Verfahren zur Auswahl des Abschlussprfers detaillierte An-forderungen (v.a. in Art. 16 EU-VO). Hierdurch werden sowohl die sich bewerbenden Wirtschaftsprfer und Prfungsgesellschaften als auch die Aufsichtsrte bzw. Pr-fungsausschsse der zu prfenden Unternehmen gleichermaen vor neue Herausfor-derungen gestellt. Bei der Auswahl des Abschlussprfers, d.h. von der Ausschreibung bis zur Wahl des Prfers, muss ein faires, insb. transparentes und diskriminierungs-freies Vorgehen sichergestellt werden. Grundstzlich ist vor jedem Wechsel des Ab-schlussprfers eines PIE eine Ausschreibung erforderlich; auerdem muss eine Aus-schreibung erfolgen, wenn das Prfungsmandat nach Ablauf der Hchstlaufzeit verlngert werden soll. Durch die neue Pflicht zur externen Rotation des Abschluss-prfers eines PIE wird es knftig vermehrt zu Ausschreibungen kommen.

    Das vorliegende Papier erlutert die Anforderungen, die nach der EU-VO an die Ausschreibung der Abschlussprfung zu stellen sind; insofern findet es keine An-

    1 Richtlinie 2014/56/EU des Europischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 zur nderung der Richtlinie 2006/43/EG ber Abschlussprfungen von Jahresabschlssen und konsolidierten Abschlssen (Abl. L 158 vom 27.05.2014, S. 196).

    2 Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 ber spezifische Anforderungen an die Abschlussprfung bei Unternehmen von ffentlichem Interesse und zur Aufhebung des Beschlusses 2005/909/EG der Kommission (Abl. L 158 vom 27.05.2014, S. 77).

    3 Gesetz zur Umsetzung der prfungsbezogenen Regelungen der Richtlinie 2014/56/EU sowie zur Ausfhrung der entsprechenden Vorgaben der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 im Hinblick auf die Abschlussprfung bei Unternehmen von ffentlichem Interesse (Abschlussprfungsreformgesetz AReG) vom 10.05.2016, BGBl. I 2016 vom 17.05.2016, S. 1142).

    4 Gesetz zur Umsetzung der aufsichts- und berufsrechtlichen Regelungen der Richtlinie 2014/56/EU sowie zur Ausfhrung der entsprechenden Vorgaben der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 im Hinblick auf die Abschlussprfung bei Unternehmen von ffentlichem Interesse (Abschlussprferaufsichts- reformgesetz APAReG) vom 31.03.2016, BGBl. I 2016, S. 518.

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    wendung bei der bloen Verlngerung des Prfungsmandats (ohne Ausschreibung, z.B. Wiederbestellung des Abschlussprfers innerhalb der 10-Jahresfrist). Es be-schreibt Vorschlge zur praktischen Ausgestaltung des Auswahlverfahrens gem Art. 16 EU-VO. Darber hinaus gibt es Hinweise, wie diese Anforderungen im deut-schen System der Corporate Governance umgesetzt werden knnten. Insofern richtet sich das Papier vorrangig an die von der EU-VO betroffenen PIE, insb. an die Mitglieder der Aufsichtsrte und Prfungsausschsse. Im Folgenden wird unter-stellt, dass ein Prfungsausschuss gebildet wurde ( 107 Abs. 3 AktG); wenn dies nicht der Fall ist, sind die Aussagen des Papiers entsprechend auf den Aufsichtsrat anzuwenden. Soweit andere Unternehmen als PIE die Abschlussprfung freiwillig ausschreiben, kann dieses Papier als Orientierungshilfe verwendet werden.

    Wir weisen darauf hin, dass die gegebenen Empfehlungen und Hinweise weder An-spruch auf Vollstndigkeit erheben, noch in allen Fllen zwingend erforderliche Handlungsvorgaben darstellen. Das Papier soll nicht im Sinne einer verbindlichen Checkliste verstanden werden, sondern als Empfehlung des Berufsstands fr eine mgliche Ausgestaltung des Ausschreibungsverfahrens in der Praxis. Die gegen-ber der Erstverffentlichung dieses Papiers vorgenommenen nderungen sind durch den Zusatz aktualisiert gekennzeichnet, sofern es sich nicht lediglich um redaktionelle Anpassungen handelte. Die von der Aktualisierung betroffenen Text-ziffern sind zudem von einem Kreis umrundet.

    bergeordnetes Ziel dieses Positionspapiers ist es, den Aufsichtsrat bzw. Pr-fungsausschuss bei einer wirksamen Unternehmensberwachung zu untersttzen. Mit der Auswahl des Prfers und einer von Beginn an vertrauensvollen Zusammen-arbeit zwischen Aufsichtsrat, Prfungsausschuss und Abschlussprfer5 wird die Grundlage fr eine qualitativ hochwertige Abschlussprfung geschaffen.

    Die neuen Vorgaben fr das Auswahlverfahren sind grundstzlich seit dem 17.06.2016 anzuwenden.

    Aus Vereinfachungsgrnden wird im Folgenden nur noch von

    Abschlussprfer gesprochen, wenn der an dem Ausschreibungsprozess der Abschlussprfung teilnehmende Wirtschaftsprfer oder die teilnehmende Wirt-schaftsprfungsgesellschaft gemeint ist;

    Unternehmen gesprochen, wenn das zu prfende Unternehmen gemeint ist, welches nach dem Wortlaut des Art. 16 EU-VO dem geprften Unterneh-men entspricht.

    5 Vgl. hierzu ausfhrlich IDW Positionspapier zur Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Ab-schlussprfer (IDW FN 2012, S. 339 ff. sowie online verfgbar unter http://www.idw.de/idw/portal/n281334/n619666/n619954/index.jsp).

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    1. REGULATORISCHER RAHMEN FR AUSSCHREIBUNGEN AKTUALISIERT

    1 Art. 16 EU-VO6 regelt die Bestellung von Abschlussprfern durch PIE. Konkrete Vorgaben an das Auswahlverfahren macht Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 Buchst. a bis f EU-VO, soweit nicht ein bestehendes Mandat i.S.v. Art. 17 Abs. 1 und 2 EU-VO verlngert wird:

    Bei der Aufforderung von Abschlussprfern zur Abgabe eines Angebots ist darauf zu achten, dass eine Bestellung des Abschlussprfers nicht gegen die Regeln zur externen Rotation (Hchstlaufzeit und Cooling-off) verstt (Buchst. a, 1. Fall).

    Die Aufforderung von Abschlussprfern darf in keiner Weise solche Ab-schlussprfer ausschlieen, die im vorausgegangenen Kalenderjahr weniger als 15 % der von PIE im Mitgliedstaat gezahlten Gesamthonorare erhalten haben (Buchst. a, 2. Fall).

    Die Ausschreibungsunterlagen des Unternehmens mssen es ermglichen, dessen Geschftsttigkeit und die Art der durchzufhrenden Abschlusspr-fung zu erfassen; die Ausschreibungsunterlagen enthalten transparente, diskriminierungsfreie Auswahlkriterien (Buchst. b).

    Das Unternehmen kann das Auswahlverfahren frei gestalten und im Laufe des Verfahrens direkte Verhandlungen mit interessierten Bietern fhren (Buchst. c).

    Die Ausschreibungsunterlagen mssen die Qualittsstandards enthalten, deren Erfllung von der Abschlussprferaufsichtsstelle verlangt werden (Buchst. d).

    Die Angebote der Abschlussprfer sind anhand der in den Ausschreibungs-unterlagen festgelegten Auswahlkriterien zu beurteilen; in einem Bericht sind die im Auswahlverfahren gezogenen Schlussfolgerungen zu nennen, wobei alle Erkenntnisse und Schlussfolgerungen der von der zustndigen Aufsichtsbehrde verffentlichten Inspektionsberichte ber die bietenden Abschlussprfer zu bercksichtigen sind (Buchst. e).

    Das Unternehmen muss in der Lage sein, auf Verlangen der Abschlusspr-feraufsichtsstelle darzulegen, dass das Auswahlverfahren auf faire Weise durchgefhrt wurde (Buchst. f).

    6 Die EU-VO wirft auch in Art. 16 EU-VO zahlreiche Auslegungsfragen auf, die u.a. im IDW Positions- papier Auslegungsfragen der EU-Regulierung behandelt werden und nicht Gegenstand dieses Papiers sind. Online verfgbar unter https://www.idw.de/blob/86498/be1e59dead022ed8b374a26fb679 de79/down-positionspapier-zweifelsfragen-data.pdf.

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    2 Die Kriterien des Art. 16 Abs. 3 EU-VO fr das Auswahlverfahren gelten grundstzlich bei jeder Ausschreibung.

    Ausgenommen von der Pflicht zur Anwendung dieses Auswahlverfahrens sind kleine und mittelgroe PIE, die die Kriterien nach Art. 2 Abs. 1 Buchst. f und t der Richtlinie 2003/71/EG7 erfllen (Art. 16 Abs. 4 EU-VO), sowie Unternehmen, die alternative Systeme oder Modalitten fr die Bestellung des Abschlusspr-fers nach Art. 37 Abs. 2 AP-RiLi verwenden (Art. 16 Abs. 1 Unterabs. 2 EU-VO).

    Ein solches alternatives System oder eine alternative Modalitt i.S.v. Art. 37 Abs. 2 AP-RiLi besteht fr Versicherungsunternehmen, da bei ihnen der Ab-schlussprfer des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses vom Auf-sichtsrat und nicht von der Hauptversammlung bestimmt wird ( 341k Abs. 2 HGB). Allerdings vertritt der Finanzausschuss des Bundestags in seinem Be-richt zum Entwurf eines Gesetzes zur Umsetzung der zweiten Zahlungsdiens-terichtlinie abweichend vom Wortlaut des Art. 16 Abs. 1 Unterabs. 2 EU-VO die Auffassung, dass das alternative System nur fr das Bestellungsverfahren im engeren Sinne gilt und dass das nach Art. 16 Abs. 3 EU-VO vorgeschriebene Auswahlverfahren auch in dem von 341k Abs. 2 Satz 1 HGB vorgesehenen Be-stellungsverfahren durchzufhren ist, wenn die Prferbestellung nicht auf ei-ner Anordnung der BaFin beruht (vgl. BT Drucksache 18/12568, S. 166-168). Vor diesem Hintergrund ist grundstzlich davon auszugehen, dass der Aufsichtsrat eines Versicherungsunternehmens fr sein Auswahlverfahren die Vorgaben des Art. 16 Abs. 3 EU-VO entsprechend bercksichtigen wird. Sonderflle soll-ten mit der BaFin abgestimmt werden.

    3 Vertragliche Vereinbarungen zwischen einem Unternehmen und Dritten, die die Auswahlmglichkeiten der Hauptversammlung auf bestimmte Abschluss-prfer beschrnken, sind nichtig. Fr PIE ist dies in Art. 16 Abs. 6 EU-VO gere-gelt; 318 Abs. 1b HGB sieht dies fr alle Unternehmen vor.

    4 Weitere Regeln, die bei der Bestellung des Abschlussprfers zu beachten sind, finden sich insbesondere im HGB ( 318 ff.), AktG ( 111 Abs. 2 Satz 3) und Pu-blG ( 6 Abs. 3, 14 Abs. 2); fr Kreditinstitute und fr Versicherungsunterneh-men wird 318 HGB durch Spezialvorschriften ergnzt (vgl. 28 Abs. 1 KWG, 341k Abs. 2 HGB, 36 Abs. 1 VAG). Die nationalen Vorgaben zur Prfung ( 316 ff. HGB) sind auf die Abschlussprfung von PIE jedoch nur insoweit anzuwenden, als nicht die EU-VO einschlgig ist ( 317 Abs. 3a HGB).

    7 Richtlinie 2003/71/EG des Europischen Parlaments und des Rates vom 4. November 2003 betreffend den Prospekt, der beim ffentlichen Angebot von Wertpapieren oder bei deren Zulassung zum Handel zu verffentlichen ist, und zur nderung der Richtlinie 2001/34/EG (Abl. L 345 vom 31.12.2003, S. 64).

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    5 Bei Ausschreibung einer Konzernabschlussprfung ist zu beachten, dass die Vorgaben der EU-VO auch fr die Tochtergesellschaften in den EU-Mit-gliedstaaten gelten, sofern die Tochtergesellschaften dort PIE sind. Nach dem Territorialittsprinzip sind je nach Sitz der Tochtergesellschaft ggf. (je nach Ausbung der Mitgliedstaatenwahlrechte zur externen Rotation) unter-schiedliche Rotationszyklen und weitere nationale Vorschriften zu beachten. Entsprechende nationale Vorschriften in Drittstaaten knnen vergleichbare Wirkungen entfalten.

    6 Die Abschlussprferaufsichtsstelle kann von dem Unternehmen verlangen, die Ergebnisse sowie die Durchfhrung der Ttigkeit des Prfungsausschus-ses darzustellen und zu erlutern ( 324 Abs. 3 HGB). Mit dieser Vorgabe soll die Grundlage fr die in Art. 27 EU-VO vorgesehene berwachungsttigkeit der Aufsichtsbehrde geschaffen werden; letztere bewertet bei ihrer berwa-chung der Entwicklungen auf dem Markt fr Abschlussprfungsleistungen fr PIE u.a. die Ttigkeitsergebnisse der Prfungsausschsse (Art. 27 Abs. 1 Buchst. c EU-VO).

    7 Gegen Mitglieder von Aufsichtsrten (Prfungsausschssen) knnen bei Ver-sten gegen die EU-Verordnung, einschlielich der Vorgaben an das Aus-wahlverfahren des Abschlussprfers nach Art. 16 EU-VO, Sanktionen, z.B. in Form von Geldbuen bis zu 50.000 und in besonderen Fllen Freiheitsstra-fen bis zu einem Jahr, verhngt werden (vgl. 333a, 334 Abs. 2a, 340m, 340n, 341m, 341n, 341p HGB; 404a, 405 Abs. 3b bis 3d AktG; 86, 87 GmbHG; 151a, 152 GenG; 20 Abs. 2a bis 2c PublG). Ein Versto gegen die EU-Ver-ordnung fhrt nicht zur Nichtigkeit des festgestellten Jahresabschlusses des Unternehmens ( 256 Abs. 1 Nr. 3 Buchst. d AktG).

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    2. VERANTWORTLICHKEITEN UND ARBEITSTEILUNG AKTUALISIERT

    8 Fr die Leitung des Unternehmens8 ist der Vorstand verantwortlich ( 76 Abs. 1 AktG), fr die berwachung der Geschftsfhrung der Aufsichtsrat ( 111 Abs. 1 AktG). Ein wesentlicher Teil der berwachungsttigkeit des Aufsichtsrats ist sei-ne eigene Prfung des Abschlusses und Lageberichts sowie ggf. des gesonderten nichtfinanziellen Berichts ( 171 Abs. 1 AktG). Der Abschlussprfer untersttzt mit seinen Prfungsergebnissen aus der gesetzlichen Abschlussprfung sowie ggf. aus gesonderten Auftrgen zur Prfung, z.B. von CSR-Berichten, die nicht Gegenstand der gesetzlichen Abschlussprfung sind, den Aufsichtsrat mageb-lich bei der Erfllung seiner berwachungsfunktion ( 171 Abs. 1 Satz 2 AktG)9; beauftragt wird er durch den Aufsichtsrat ( 318 Abs. 1 Satz 4 HGB; 111 Abs. 2 Satz 3 AktG; ggf. 111 Abs. 2 Satz 4 AktG).

    9 Der Aufsichtsrat kann aus seiner Mitte einen Prfungsausschuss bestellen ( 107 Abs. 3 Satz 1 AktG), eine Pflicht hierzu besteht regelmig nicht.10 Je-doch empfiehlt Ziffer 5.3.2 Satz 1 DCGK allen brsennotierten Gesellschaften, einen Prfungsausschuss einzurichten.

    Falls der Aufsichtsrat keinen Prfungsausschuss einrichtet und selbst dessen Aufgaben wahrnimmt, gelten die in den Abschnitten 2 und 3 dargestellten An-forderungen zu Aktivitten und Entscheidungen im Rahmen des Ausschrei-bungsprozesses analog fr den Aufsichtsrat.

    10 Der Prfungsausschuss befasst sich u.a. mit der berwachung des Rechnungs-legungsprozesses und der Abschlussprfung, insb. der Auswahl und Unabhn-gigkeit des Abschlussprfers und der vom Abschlussprfer zustzlich erbrach-ten Leistungen ( 107 Abs. 3 Satz 2 AktG). In einer Geschftsordnung des Aufsichtsrats sollte geregelt werden, welche Aufgaben auf den Prfungsaus-schuss zur abschlieenden Behandlung delegiert werden bzw. inwieweit der Prfungsausschuss die ihm zugewiesenen Angelegenheiten fr den Aufsichtsrat nur vorbereiten soll. Dabei ist zu beachten, dass die Befassung mit dem Ab-schluss und Lagebericht sowie ggf. mit dem gesonderten nichtfinanziellen Be-richt ( 171 Abs. 1 AktG) nicht abschlieend auf den Prfungsausschuss delegiert

    8 Wir gehen im Folgenden von der Rechtsform der AG aus. Bei anderen Rechtsformen sind die jeweiligen Vorschriften zu beachten.

    9 Vgl. zur Arbeitsteilung und Zusammenarbeit ausfhrlich IDW Positionspapier zur Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Abschlussprfer, s.o.

    10 Eine gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung eines Prfungsausschusses kann sich allerdings aus branchenspezifischen Sonderregelungen, z.B. 25d Abs. 9 KWG, ergeben. Darber hinaus kann eine Verpflichtung zur Einrichtung eines Prfungsausschusses auch gem 324 HGB bestehen.

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    werden kann ( 107 Abs. 3 Satz 3 AktG), die Beauftragung des Abschlussprfers hingegen schon ( 107 Abs. 3 Satz 3 i.V.m. 111 Abs. 2 Satz 3 AktG).

    11 Das verpflichtende Auswahlverfahren wird unter der Verantwortung des Pr-fungsausschusses bzw. des Aufsichtsrats durchgefhrt und durch das Unter-nehmen organisiert (Erwgungsgrund (18) EU-VO). Soweit das geprfte Unter-nehmen das Verfahren durchzufhren hat (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 EU-VO), bedeutet dies bei einer Zustndigkeit des Prfungsausschusses (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 2 EU-VO), dass der Prfungsausschuss Herr des Verfahrens ist, die-ses berwacht und die Verantwortung dafr trgt, dass das Auswahlverfahren entsprechend der gesetzlichen Vorgaben, insb. der EU-VO, durchgefhrt wird. Alle fr die Ausschreibung wesentlichen Entscheidungen hat der Prfungsaus-schuss zu treffen bzw. zu verantworten; dies schliet die Mglichkeit zur Dele-gation von vorbereitenden Arbeiten bzw. Manahmen nicht aus.

    Zu den wesentlichen Entscheidungen, die der Prfungsausschuss selbst zu treffen hat, gehren die Fragen,

    fr welches Geschftsjahr eine Ausschreibung stattfinden soll,

    welches die wesentlichen Eckdaten des Ausschreibungsprozesses und des-sen Organisation sind,

    welche Mindestanforderungen und Auswahlkriterien angelegt werden und

    inwiefern eine Gewichtung dieser Kriterien vorgenommen werden soll,

    wie seine persnliche Beurteilung zumindest der Bewerber, die in die enge-re Wahl kommen, sichergestellt und der Bericht des Unternehmens (vgl. Tz. 54) validiert werden soll, sowie

    welche (mindestens) zwei Abschlussprfer dem Aufsichtsrat empfohlen werden sollen.

    12 Der Abschlussprfer wird in einem arbeitsteiligen Prozess ausgewhlt:

    Fr das Auswahlverfahren unter Einhaltung der Vorgaben nach Art. 16 Abs. 3 EU-VO ist der Prfungsausschuss zustndig und verantwortlich.

    Im Anschluss daran gibt der Prfungsausschuss eine eigenverantwortlich ge-troffene Wahlempfehlung mit mindestens zwei Vorschlgen und einer Prfe-renz an den Aufsichtsrat ab; sowohl die Wahlempfehlung als auch die Prfe-renz sind zu begrnden (Art. 16 Abs. 2 EU-VO).

    Der Aufsichtsrat unterbreitet der Hauptversammlung auf dieser Grundlage ei-nen Wahlvorschlag fr den Abschlussprfer (Art. 16 Abs. 5 EU-VO). Die Haupt-

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    versammlung beschliet ber die Bestellung des Abschlussprfers ( 119 Abs. 1 Nr. 4 AktG). Der Aufsichtsrat oder der Prfungsausschuss erteilen anschlie-end den Prfungsauftrag ( 111 Abs. 2 Satz 3 AktG).

    Der Abschlussprfer nimmt den Auftrag an und sendet ein Auftragsbestti-gungsschreiben11 zurck.

    13 Prfungsausschuss und Aufsichtsrat mssen ber angemessene Ressourcen verfgen, um ihren Verantwortlichkeiten gerecht werden zu knnen. Dabei ist es naheliegend, auf die personellen und materiellen Ressourcen im Bereich des Vorstands sowie nach vorheriger Abstimmung mit dem Vorstand auch der relevanten Abteilungen, z.B. Rechnungswesen, Controlling, Recht oder interne Revision, zurckzugreifen. Bei Bedarf kann auch die Untersttzung externer Berater in Anspruch genommen werden. Wird die Einkaufsabteilung in den Ausschreibungsprozess eingebunden, muss der gesetzlichen Aufgabe der Ab-schlussprfung, den damit verbundenen besonderen gesetzlichen und berufs-rechtlichen Anforderungen sowie der hohen Verantwortung von Aufsichtsrat, Prfungsausschuss und Abschlussprfer uneingeschrnkt Rechnung getragen werden.

    14 Ein klar geregeltes internes Verfahren zum Ablauf der Ausschreibung ist Vor-aussetzung fr ein effizientes und sachgerechtes Auswahlverfahren. Die Verant-wortlichkeiten der Beteiligten sollten vom Prfungsausschuss als Herr des Ver-fahrens festgelegt und mit den einbezogenen Personen abgestimmt werden.

    3. AUSSCHREIBUNGSPROZESS

    3.1. ABLAUF15 Der Ausschreibungsprozess luft in mehreren Phasen ab, die von Unterneh-

    men zu Unternehmen sowie von Ausschreibung zu Ausschreibung hinsichtlich Ausgestaltung und Dauer variieren knnen.

    Bei jeder Ausschreibung sind die folgenden Prozessschritte zu durchlaufen:

    Entscheidung, eine Ausschreibung durchzufhren (vgl. Abschnitt 3.2);

    Festlegung von Anforderungen und entsprechenden Auswahlkriterien (vgl. Abschnitt 3.3);

    11 Vgl. IDW Prfungsstandard: Beauftragung des Abschlussprfers (IDW PS 220) (Stand: 09.09.2009), Tz. 15.

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    Ansprache mglicher Bewerber sowie Aufforderung zur Angebotsabgabe und/oder ffentliche Ausschreibung (vgl. Abschnitt 3.4);

    Versand der Ausschreibungsunterlagen;

    ggf. Vorauswahl der Bewerber (vgl. Abschnitt 3.5);

    Angebotsabgabe, Prsentationen und Gesprche (vgl. Abschnitte 3.6 und 3.7);

    Beurteilung der Angebote und Auswahlentscheidung (vgl. Abschnitt 3.8).

    16 Der Prfungsausschuss achtet darauf, dass das gesamte Auswahlverfahren auf faire Weise, d.h. insb. diskriminierungsfrei und transparent, durchgefhrt wird (vgl. Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 2 i.V.m. Unterabs. 1 Buchst. c Satz 3, Buchst. f EU-VO).

    17 Das Ausschreibungsverfahren muss der Gre und Komplexitt des Unterneh-mens angemessenen sein. Dies gilt auch fr den Zeitrahmen, um die Ressour-cen im Unternehmen und bei den Abschlussprfern nicht zu lang zu binden.

    3.2. ANLASS EINER AUSSCHREIBUNG18 Anlass fr eine Ausschreibung kann sein, dass die zehnjhrige Hchstlaufzeit

    des Prfungsmandats abluft und mit einer Ausschreibung verlngert wer-den soll (Art. 17 Abs. 4 Buchst. a EU-VO bzw. 318 Abs. 1a HGB). In diesem Fall verlangt 318 Abs. 1a HGB ein im Einklang mit Art. 16 Abs. 2 bis 5 EU-VO durchgefhrtes Auswahl- und Vorschlagsverfahren fr das elfte Geschftsjahr. Zwar setzt Art. 17 Abs. 4 Buchst. a EU-VO fr die Verlngerungsoption ein f-fentliches Ausschreibungsverfahren voraus, hierfr muss aber keine f-fentliche Ausschreibung i.S. einer Ausschreibung ffentlicher Auftrge erfol-gen (so auch Blink/Kumm, BB 2015, S. 1067, 1069). Es muss aber fr jeden Wirtschaftsprfer die Mglichkeit gegeben sein, ber die Tatsache, dass das Unternehmen ausschreibt, Kenntnis zu erlangen (Publizitt der Ausschrei-bung). Es ist nicht geregelt, in welcher Weise die ffentlichkeit konkret her-gestellt werden muss. In Betracht kommt etwa eine Mitteilung im Bundesan-zeiger.

    19 Anlass fr eine Ausschreibung kann auch sein, dass unabhngig vom Erreichen der Hchstlaufzeit ein neuer Abschlussprfer bestellt werden soll. Auch in diesem Fall muss ein Auswahlverfahren nach Art. 16 EU-VO durchgefhrt wer-den, jedoch muss die Ausschreibung nicht ffentlich i.S.v. Art. 17 Abs. 4 Buchst. a EU-VO stattfinden (vgl. Tz. 18).

  • 13

    Allein bei der Erneuerung eines Prfungsmandats (Wiederwahl desselben Ab-schlussprfers innerhalb der Hchstlaufzeit) muss kein Auswahlverfahren statt-finden (vgl. Art. 16 Abs. 3 Satz 1 EU-VO); dies schliet indessen die Durchfh-rung eines Auswahlverfahrens nach Art. 16 EU-VO vor Ablauf der Hchstlaufzeit nicht aus, um z.B. die Leistungsfhigkeit des Abschlussprfers zu beurteilen.

    3.3. FESTLEGUNG VON ANFORDERUNGEN UND ENTSPRE-CHENDEN AUSWAHLKRITERIEN

    3.3.1. Anforderungen an den Abschlussprfer

    20 Die Ausschreibung hat sich an den Anforderungen an den Abschlussprfer zu orientieren, die sich auf Basis der gesetzlichen und berufsrechtlichen Grundlagen aus den individuellen Bedrfnissen des Unternehmens ergeben. Je nach Ge-schftsmodell, Gre, Komplexitt, Konzernzugehrigkeit (vgl. Abschnitt 6), Inter-nationalitt sowie weiteren Merkmalen des Unternehmens knnen die Anforde-rungen an den Abschlussprfer auch in ihrer Gewichtung variieren. Aus den Anforderungen an den Abschlussprfer werden die Auswahlkriterien (vgl. Ab-schnitt 3.3.3) entwickelt, die der Ausschreibung des Prfungsmandats und der an-schlieenden Auswahl des Abschlussprfers zugrunde liegen; dabei kann es Kriteri-en geben, die der Abschlussprfer aus Sicht des Unternehmens zwingend erfllen muss, und solche, die einer Gewichtung zugnglich sind. Die Anforderungen an den Abschlussprfer wird der Prfungsausschuss sinnvollerweise in Abstimmung mit dem Vorstand und anderen involvierten Unternehmensstellen festlegen.

    3.3.2. Ausschreibungsunterlagen

    21 Die zu erstellenden Ausschreibungsunterlagen enthalten die festgelegten An-forderungen an den Abschlussprfer und sind somit die Informationsbasis fr die Bewerber. Die Unterlagen mssen es insb. ermglichen, die Geschfts- ttigkeit des Unternehmens sowie die Art und den Umfang der durchzufh-renden Abschlussprfung, d.h. ein den tatschlichen Unternehmensverhltnis-sen nahekommendes Bild, zu erfassen (Art. 16 Abs. 3 Buchst. b EU-VO). Art und Umfang der den Bewerbern zur Verfgung gestellten Ausschreibungs- unterlagen werden bestimmt durch das Geschftsmodell, die Branche, die Gre und Komplexitt sowie die Internationalitt des Unternehmens.

    22 Die Ausschreibungsunterlagen sollten insb. betriebswirtschaftlich und (gesell-schafts-)rechtlich relevante Informationen enthalten. Zu diesen Unterlagen zhlen u.a.

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    Informationen zur Fhrungs- und Geschftsbereichsorganisation ein-schlielich Organigramm des zu prfenden Unternehmens bzw. Konzerns,

    die letzten zwei Jahres- und Konzernabschlsse einschlielich (Konzern-)Lageberichte (ggf. auch von wichtigen Tochtergesellschaften),

    eine bersicht mit relevanten Daten der einzelnen Konzerngesellschaften, insb. Bilanzsumme, Mitarbeiterzahl und Umsatzerlse,

    Informationen zur Organisation des Rechnungswesens, insb. zu Shared Service Centern bzw. der Inanspruchnahme externer Dienstleistungsunter-nehmen,

    Beschreibung der Internen Revision und

    verfgbare Informationen zu mageblichen Systemen, insb. zum rech-nungslegungsbezogenen internen Kontrollsystem, zum Risikomanage-mentsystem sowie zum IT-System und relevanten Subsystemen.

    Organisatorische Informationen betreffen etwa die Terminplanung sowie die Namen und Kontaktdaten der Ansprechpartner fr die Bewerber.

    23 Nur hinreichend przise Leistungsbeschreibungen knnen einen fairen Ver-gleich der Bewerber, insb. mit Blick auf das Preis-Leistungs-Verhltnis, ermgli-chen. Dazu gehren auch eine Auflistung der in die Konzernabschlussprfung einzubeziehenden Teileinheiten einschlielich einer Einschtzung ber die Be-deutung dieser Teileinheiten fr den Konzernabschluss und dessen Prfung. Auch hat die Leistungsbeschreibung mglichst detaillierte Anforderungen an Art und Umfang der mndlichen und schriftlichen Berichterstattung (z.B. die Hufigkeit der Teilnahme an Besprechungen und Sitzungen) zu enthalten.

    24 Wenn Leistungen jenseits der gesetzlichen Anforderungen in Form von sonstigen Besttigungs- und Prfungsleistungen das Unternehmen vom Ab-schlussprfer erwartet werden (z.B. Prfung von CSR-Berichten, Review von Halbjahresabschlssen und Quartalsberichten, MaBV-Prfungen, Besttigungen im Zusammenhang mit regulierten Entgeltsystemen, Prfungshandlungen in Bezug auf Financial Covenants), dann sollte dies in den Ausschreibungsunterla-gen deutlich und konkretisiert benannt werden.

    25 Die Ausschreibungsunterlagen enthalten auerdem jene Qualittsstandards, deren Einhaltung von dem Abschlussprfer durch die in Art. 20 EU-VO genann-ten zustndigen Behrden gefordert wird (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 Buchst. d EU-VO). Diese zustndige Behrde ist in Deutschland seit dem 17.06.201612 die

    12 Vgl. Art. 12 Abs. 1 APAReG.

  • 15

    Abschlussprferaufsichtsstelle (APAS) beim Bundesamt fr Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) ( 66a Abs. 2 WPO). Es bleibt abzuwarten, ob die Ab-schlussprferaufsichtsstelle ber die Regeln der Wirtschaftsprferordnung (WPO), der Berufssatzung fr Wirtschaftsprfer/vereidigte Buchprfer (BS WP/vBP), der Satzung fr Qualittskontrolle ( 57c WPO) und ber die IDW Ver-lautbarungen13 hinaus eigene Qualittsstandards fordern wird, die dann den Ausschreibungsunterlagen beigefgt werden mssten.14

    26 Der Abschlussprfer unterliegt hinsichtlich der im Rahmen der Ausschreibung erhaltenen Informationen der gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht ( 43 WPO). Eine in der Praxis teilweise vorzufindende zustzliche vertragliche Verschwie-genheitsverpflichtung des Abschlussprfers ist daher nicht erforderlich.

    3.3.3. Auswahlkriterien

    27 Die Ausschreibungsunterlagen mssen transparente und diskriminierungs-freie, d.h. insb. sachlich begrndete, Auswahlkriterien fr die Bewertung der Bewerbungen der Abschlussprfer enthalten (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 Buchst. b Satz 3 EU-VO). Anhand der Auswahlkriterien beurteilt der Prfungs-ausschuss spter, welche Bewerber er dem Aufsichtsrat empfiehlt.

    28 Um die Abschlussprfer sinnvoll und nachvollziehbar anhand der festgelegten Auswahlkriterien beurteilen und auf dieser Grundlage eine Empfehlung an den Aufsichtsrat aussprechen zu knnen, gewichtet der Prfungsausschuss so-weit mglich (vgl. Tz. 20) die Auswahlkriterien und entwickelt ein Auswer-tungsverfahren zur Bewertung der Abschlussprfer. Es entspricht einem fai-ren Vorgehen, Gewichtung und Verfahren auf alle Bewerber gleichermaen anzuwenden. Eine quantitative Gewichtung ist nicht erforderlich, kann aber fr die sptere Beurteilung der Bewerber anhand der Kriterien hilfreich sein.

    29 Ziel des Auswahlverfahrens muss es sein, den am besten geeigneten Ab-schlussprfer fr das Unternehmen und seine individuellen Bedrfnisse zu identifizieren.

    30 Die Qualitt der Ttigkeit des Abschlussprfers zeigt sich aus Sicht des Unter-nehmens bzw. Prfungsausschusses darin, dass der Abschluss ordnungsgem geprft und der Aufsichtsrat in seiner berwachungsfunktion durch den Ab-

    13 Die Verlautbarungen des IDW umfassen: IDW Prfungsstandards (IDW PS), ISA-DE, IDW Qualitts- sicherungsstandards (IDW QS), IDW Stellungsnahmen zur Rechnungslegung (IDW RS), IDW Stan-dards (IDW S), IDW Prfungshinweise (IDW PH), IDW Rechnungslegungshinweise (IDW RH).

    14 Die Verlautbarungen der APAS sind unter dem folgenden Link verfgbar: http://www.bafa.de/DE/ Abschlussprueferaufsichtsstelle/abschlussprueferaufsichtsstelle_node.html (Stand: 20.11.2017).

  • 16

    schlussprfer bestmglich untersttzt wird. Die nachfolgend vorgestellten Kriterien konkretisieren diese Qualitt.15

    Sie erheben weder Anspruch auf Vollstndigkeit, noch wird der Anspruch auf zwingende Anwendbarkeit erhoben. Dem Unternehmen steht die Zusammen-stellung der Auswahlkriterien frei, solange sie transparent und diskriminie-rungsfrei, d.h. insb. sachlich begrndet, sind. Die vorgeschlagenen Auswahlkri-terien sind nicht formelhaft anzuwenden, sondern vor dem Hintergrund der Besonderheiten des Unternehmens anzulegen und knnen dazu dienen, Fra-gen an den Abschlussprfer zu entwickeln.

    31 Unabhngigkeit Von besonderer Bedeutung ist die Unabhngigkeit des Ab-schlussprfers, weil es sich um ein Kriterium handelt, das keiner Gewichtung zugnglich ist. Die Unabhngigkeit des Abschlussprfers schliet neben seiner persnlichen Unabhngigkeit auch die seiner Mitarbeiter mit ein.

    Prfungsausschuss und Aufsichtsrat haben die Unabhngigkeit des Abschluss-prfers auch im Rahmen des Auswahlverfahrens zu berwachen (vgl. insb. 107 Abs. 3 Satz 2 AktG).

    Zur Beurteilung der Gefhrdungen fr seine Unabhngigkeit hat der Ab-schlussprfer, bevor er ein Mandat zur Jahresabschlussprfung eines Unter-nehmens fortsetzt, gem Art. 6 Abs. 1 EU-VO Folgendes zu beurteilen und zu dokumentieren:

    ob er die Bedingungen zu den Hchstlaufzeiten des Prfungsmandats er-fllt hat (sog. interne und externe Rotationspflichten, Art. 17 EU-VO);

    ob er die Anforderungen an Prfungshonorare (Art. 4 EU-VO), insb. zur maximal zulssigen Hhe der Gesamthonorare fr zulssige Nichtpr-fungsleistungen16 (sog. 70%-Cap, Art. 4 Abs. 2 EU-VO) sowie zur Umsatzab-hngigkeit (Art. 4 Abs. 3 EU-VO), erfllt hat;

    15 Bei der Entwicklung der Kriterien wurden auch internationale berlegungen bercksichtigt. Vgl. u.a. > http://www.fee.be/images/publications/company_law/

    160115_Impact_of_audit_reform_on_audit_committee.pdf > http://www.fee.be/images/Auditor_selection_Towards_best_practices_1310.pdf > http://www.thecaq.org/docs/reports-and-publications/

    annualauditorevaluationtoolinteractive.pdf?sfvrsn=2 > https://frc.org.uk/Our-Work/Publications/Audit-and-Assurance-Team/

    Audit-Quality-Practice-Aid-for-Audit-Committee-(1).pdf > http://pcaobus.org/Rules/Rulemaking/Docket%20041/Release_2015_005.pdf > http://www.thecaq.org/docs/default-source/reports-and-publications/

    auditqualityindicators_journeyandpath2016.pdf?sfvrsn=4

    16 Vgl. IDW Positionspapier zu Nichtprfungsleistungen des Abschlussprfers, https://www.idw.de/blob/ 98172/c4906f2a0e4ed3d00c43ded59198b633/down-positionspapier-nichtpruefungsleistungen-data.pdf (Stand: 09.01.2018).

  • 17

    ob er die Anforderungen im Zusammenhang mit den verbotenen Nicht-prfungsleistungen im zu prfenden Geschftsjahr (sog. Blacklist, Art. 5 EU-VO) eingehalten hat und

    ob er beachtet hat, dass Nichtprfungsleistungen im Zusammenhang mit der Gestaltung und der Umsetzung interner Kontroll- und Risikomanage-mentverfahren i.S.v. Art. 5 Abs. 1 Satz 2 Buchst. e EU-VO auch in dem Ge-schftsjahr, das dem zu prfenden Geschftsjahr vorangeht, nicht erbracht werden drfen (sog. Cooling-in);

    die Integritt der Mitglieder des Aufsichtsrats und des Vorstands des Un-ternehmens (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c EU-VO).

    Mchte ein Abschlussprfer ein Mandat zur Abschlussprfung eines Unter-nehmens erstmalig annehmen, hat er zur gem Art. 6 Abs. 1 EU-VO erfor-derlichen Beurteilung der Gefhrdungen fr seine Unabhngigkeit von den zuvor genannten Kriterien nur die drei letztgenannten zu beurteilen und zu dokumentieren.

    Im Rahmen des Auswahlverfahrens kann der Abschlussprfer zudem folgende Informationen ber seine Unabhngigkeit liefern:

    Erklrung des Abschlussprfers in seinem jhrlich zu verffentlichenden Transparenzbericht17, mit welchen Manahmen er seine Unabhngigkeit zu wahren sucht, und Besttigung, dass eine interne berprfung der Ein-haltung von Unabhngigkeitsanforderungen stattgefunden hat (Art. 13 Abs. 2 Buchst. g EU-VO);

    sog. Unabhngigkeitserklrung nach Ziffer 7.2.1 Abs. 1 DCGK, die der Auf-sichtsrat bzw. der Prfungsausschuss vor der Unterbreitung des Wahlvor-schlags des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung einzuholen haben.

    Neben den Vorschriften der EU-VO zur Gewhrleistung der Unabhngigkeit des Abschlussprfers ist diese auch nach den Unabhngigkeitsvorgaben der 319, 319a, 319b HGB sowie der BS WP/vBP zu beurteilen.

    Mit Blick auf die Anforderungen an die Unabhngigkeit des Abschlussprfers, insb. zur Erlaubnis von Nichtprfungsleistungen, empfiehlt es sich, das Aus-wahlverfahren frhzeitig durchzufhren.

    32 Qualittssicherungssystem Der Abschlussprfer sollte das in seiner Praxis im-plementierte Qualittssicherungssystem beschreiben. Hierzu gehren z.B. Dar-stellungen zu den Auswahlverfahren und Fortbildungsmanahmen in Bezug auf

    17 Vgl. APAS, Verlautbarung Nr. 2 vom 7. Mrz 2017 zum Zeitpunkt der erstmaligen Verffentlichung eines Transparenzberichts nach Art. 13 Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 537/2014.

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    die in der Prfung eingesetzten Mitarbeiter, zur Sicherstellung der Einhaltung der Unabhngigkeit der Mitarbeiter, zur Durchsetzung einer positiven Qualitts-kultur (sog. tone from the top), zum Umgang mit Beschwerden von Mitarbeitern und Dritten sowie Informationen zu den Nachschaumanahmen in der Praxis.

    33 Geschftsverstndnis Der Abschlussprfer sollte darlegen knnen, dass insb. das verantwortliche Prfungsteam ber relevante (auch hnliche) Branchen-expertise verfgt, um das Geschftsmodell des Unternehmens sowie die ty-pischen Risiken zu verstehen. Ein gutes Geschftsverstndnis schliet ein Ver-stndnis des rechtlichen und wirtschaftlichen Umfelds18 des Unternehmens sowie seiner klassischen Geschfts- und Fehlerrisiken19 mit ein.

    34 Prfungsteam Die Zusammensetzung und Struktur des Prfungsteams mit den jeweiligen praktischen Erfahrungen, Qualifikationen und spezialisierten Fach-kenntnissen der Mitglieder des Prfungsteams sollten vorgestellt werden. Zeitli-che, personelle und rumliche Verfgbarkeiten sind wichtige ergnzende Infor-mationen; insb. bei internationalen Konzernprfungen sollte dargestellt werden, in welcher Form auch auslndische Kollegen einbezogen werden.

    Hilfreich sind Ausfhrungen darber, ob und wie der Abschlussprfer bei Be-darf Fachexpertise zur Beurteilung fachlicher Spezialthemen in den Prfungs-ablauf einbindet.

    35 Organisation des Prfungsprozesses Der Abschlussprfer sollte ber die notwendigen personellen und materiellen Ressourcen verfgen. Hierzu ge-hrt je nach Gre und Struktur des zu prfenden Unternehmens bzw. der Un-ternehmensgruppe auch die Fhigkeit, eine Konzernabschlussprfung unter Einbeziehung der Teilbereichsprfer zu organisieren sowie globale und lokale Prfungshandlungen durchzufhren und zu koordinieren.

    Der Abschlussprfer sollte zudem nachweisen knnen, dass sein Prfungspro-zess den aktuellen gesetzlichen und berufsstndischen Standards entspricht, und erlutern, wie sein Prfungsprozess mit dem Abschlusserstellungsprozess zeitlich und inhaltlich abgestimmt wird.

    Er sollte die zeitliche Prfungsplanung vorstellen und dabei insb. auf die sachliche und zeitliche Abstimmung seiner Prfungsdurchfhrung mit den Ab-

    18 Vgl. IDW Prfungsstandard: Kenntnisse ber die Geschftsttigkeit sowie das wirtschaftliche und rechtliche Umfeld des zu prfenden Unternehmens im Rahmen der Abschlussprfung (IDW PS 230) (Stand: 08.12.2005).

    19 Vgl. IDW Prfungsstandard: Feststellung und Beurteilung von Fehlerrisiken und Reaktionen des Abschluss-prfers auf die beurteilten Fehlerrisiken (IDW PS 261 n.F.) (Stand: 13.03.2013), Tz. 13-18.

  • 19

    lufen des Unternehmens eingehen.

    36 Prfungsansatz und -strategie Der Abschlussprfer sollte nicht nur sein all-gemeines Prfungsvorgehen vorstellen, sondern insb. das konkrete in Bezug auf das Unternehmen geplante Prfungsvorgehen. Bei der Beschreibung des Prfungsansatzes sind auch die verwendeten Prfungstools, wie z.B. Check-listen oder Prfungsprogramme (vgl. Tz. 37), sowie der Prfungsumfang und die Prfungstiefe zu erlutern. Dabei kann der aktuelle, d.h. sich wieder bewer-bende Abschlussprfer auch auf Mglichkeiten der Effizienzverbesserung der Prfungsdurchfhrung eingehen.

    Ergnzend kann auf unternehmensindividuelle Bedrfnisse eingegangen werden, z.B. wenn das Unternehmen auf Shared Service Center bzw. andere Dienstleistungsunternehmen zurckgreift.

    37 IT-Systeme und Prfungs-Tools Der Abschlussprfer sollte die von ihm ver-wendete Technologie zur Prfungsabwicklung, d.h. z.B. die verwendete Pr-fungssoftware, den Einsatz IT-gesttzter Datenanalyseverfahren oder andere IT-Tools, vorstellen. Dabei knnte auch auf den Umgang mit Schnittstellen zwischen den IT-Systemen des Unternehmens und des Abschlussprfers ein-gegangen werden. Der Abschlussprfer sollte dazu in der Lage sein, seine IT-Systeme und Prfungs-Tools auf die Anforderungen des Unternehmens einzu-stellen und auf die individuellen Herausforderungen fr das Unternehmen im Zusammenhang mit Digitalisierung einzugehen.

    38 Kommunikationsstrategie Der Abschlussprfer sollte Vorschlge fr Regeln und Ablufe zur Mandantenkommunikation, d.h. insb. zur Zusammenarbeit mit Prfungsausschuss, Aufsichtsrat und in die Prfung eingebundenen Mitar-beitern des Unternehmens, vorlegen. Dies betrifft z.B. auch die Art der Kom-munikation von Prfungsfeststellungen, insb. Art, Zeitpunkte und Umfang der Berichterstattung (z.B. Sitzungsteilnahmen).

    39 Honorarvorschlag Der Abschlussprfer ist bei seiner Vergtung an gesetz-liche (insb. 55 WPO zum grundstzlichen Verbot eines Erfolgshonorars) und regulatorische (insb. 27 Abs. 2 BS WP/vBP zur grundstzlichen Unzu-lssigkeit eines Pauschalhonorars) Vorgaben gebunden. Bei der Ermittlung seines Honorarvorschlags hat der Abschlussprfer das Geschftsmodell und die Risikosituation des Unternehmens einzuschtzen und zu bercksichti-gen.

    Bei der Beurteilung des in diesem Rahmen angeforderten Honorarvorschlags sollte das Unternehmen das Preis-Leistungs-Verhltnis vor dem Hintergrund

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    des angebotenen Prfungsumfangs und der Prfungstiefe bewerten. Hierzu ist es erforderlich, Preis-Mengen-Gerst und Team-Mix der Angebote zu verglei-chen. Sollten die Angebote der Abschlussprfer im Preis deutlich auseinander liegen, liegt es nahe, kritisch zu hinterfragen, welchen Prfungsumfang und welche Prfungstiefe die Bewerber zugrunde legen und welche Auswirkungen die unterschiedlichen Honorare auf die Prfungsqualitt haben knnen. Stun-denstze sollten im Verhltnis zu vergleichbaren Dienstleistern (z.B. Steuerbe-rater, Rechtsanwlte, Unternehmensberater) sowie den Erwartungen an die Expertise des Prfungsteams beurteilt werden.

    Die Zusammensetzung des Honorars des Abschlussprfers sollte transparent sein. Die Honorarschtzung beruht auf den zuvor vom Unternehmen in den Ausschreibungsunterlagen angegebenen Informationen und hngt damit von deren Verlsslichkeit ab. In der Praxis kann es durch vernderte Umstnde zu nderungen, z.B. Ausweitungen des Prfungsumfangs und der Prfungshand-lungen, und damit verbunden des Honorars kommen.

    40 Angebotsprsentation Die Art und Weise der Prsentation des Angebots ein-schlielich der Diskussion mit den Unternehmensvertretern und dem Prfungs-ausschuss sollte als Auswahlkriterium in die Beurteilung miteinbezogen werden.

    41 Arbeitsproben Bei Arbeitsproben ist zu beachten, dass sie die Unabhngig-keit des Abschlussprfers beeintrchtigen knnen, wenn dadurch eine Bin-dung des Prfers an die Beurteilung des Sachverhalts erzeugt wird. Sollte das Unternehmen ausnahmsweise dennoch zur Einschtzung der Expertise der Be-werber Arbeitsproben verlangen, muss darauf geachtet werden, dass keinerlei Beziehung zu tatschlichen Unternehmenstransaktionen bestehen und die rein abstrakten Arbeitsproben in einem angemessenen Verhltnis zur ausge-schriebenen Abschlussprfung stehen.20 Im Rahmen der Abschlussprfung sind Manahmen zur Begrenzung der Unabhngigkeitsrisiken vorzunehmen.

    42 Externe Nachweise Der Prfungsausschuss kann bei seiner Beurteilung des Abschlussprfers auch auf externe Nachweise, z.B. den Bericht ber die letzte Qualittskontrolle oder ISO-Zertifizierungen des Qualittssicherungssystems, zurckgreifen.

    Zudem haben das Unternehmen und der Prfungsausschuss auch alle Erkennt-nisse oder Schlussfolgerungen aus Inspektionen der in Art. 26 Abs. 8 EU-VO

    20 Vgl. hierzu auch den Praxishinweis der WPK zur Einforderung von Arbeitsproben im Rahmen von Ausschreibungen berufsrechtliche Grenzen, https://www.wpk.de/mitglieder/praxishinweise/ ausschreibungen/ (Stand: 20.11.2017).

  • 21

    genannten und gem Art. 28 Buchst. d EU-VO von der Abschlussprferauf-sichtsstelle verffentlichten Kontrollberichte ber bietende Abschlussprfer zu bercksichtigen (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 Buchst. e EU-VO). Die Gesamt-aussage des Inspektors21 zum Qualittssicherungssystem der Prfungsgesell-schaft i.S.d. 62b Abs. 3 Satz 3 i.V.m. 57a Abs. 5 WPO ist insofern ein Nach-weis, auf den der Prfungsausschuss zurckgreifen wird.22 Es ist zu beachten, dass Feststellungen bei den Inspektionen nicht zwangslufig etwa mit einer mangelnden Fhigkeit, ordnungsgeme Abschlussprfungen durchzufhren, gleichzusetzen sind, vielmehr ist die Relevanz der Feststellungen fr das Un-ternehmen konkret zu beurteilen.

    3.4. ANSPRACHE DER BEWERBER43 Bei der Gestaltung des Auswahlverfahrens und auch bei der Frage, welche Be-

    werber anhand der objektiven Kriterien als potentielle Abschlussprfer ange-sprochen werden sollen, ist das Unternehmen grundstzlich frei (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 Buchst. c und a EU-VO).

    44 Einschrnkungen entstehen aber etwa dadurch, dass die Vorgaben zur Unab-hngigkeit zu bercksichtigen sind. Auerdem darf die Teilnahme von Pr-fungsgesellschaften nicht von vornherein ausgeschlossen sein, die im vergan-genen Kalenderjahr im betroffenen Mitgliedstaat weniger als 15 % der von PIE gezahlten Gesamthonorare erhalten haben (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 Buchst. a EU-VO). Zur Identifikation dieser Prfungsgesellschaften ist die Abschlusspr-feraufsichtsstelle verpflichtet, eine jhrlich aktualisierte Liste der betreffenden Abschlussprfer und Prfungsgesellschaften zu verffentlichen (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 3 EU-VO); in Deutschland nimmt diese Aufgabe die Abschlusspr-feraufsichtsstelle wahr.23

    45 Im Fall einer Verlngerung des Prfungsmandats nach Ablauf der Hchstlauf-zeit ist darauf zu achten, dass es sich um ein ffentliches Ausschreibungs-verfahren i.S.v. Art. 17 Abs. 4 Buchst. a EU-VO handeln muss (vgl. Tz. 18).

    21 In der Vergangenheit wurde eine solche Gesamtaussage in den Berichten der Abschlussprferauf-sichtskommission (APAK) nicht getroffen. Insofern ist eine solche Aussage erst verfgbar, wenn die neue Abschlussprferaufsichtsstelle erstmals Berichte auf der Grundlage von 62b Abs. 3 Satz 3 i.V.m. 57a Abs. 5 WPO erstellt.

    22 In Deutschland werden keine Kontrollberichte bezogen auf einzelne Abschlussprfer verffentlicht. Bisher gibt er nur einen allgemeinen jhrlichen Ttigkeitsbericht der APAK sowie die nichtffentlichen Sonderuntersuchungsberichte fr einzelne WP-Praxen.

    23 Vgl. APAS, Verlautbarung Nr. 3 vom 9. Juni 2017 Liste der Abschlussprfer gem Artikel 16 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 537/2014, http://www.bafa.de/DE/Abschlussprueferaufsichtsstelle/ abschlussprueferaufsichtsstelle_node.html (Stand: 20.11.2017).

  • 22

    3.5. VORAUSWAHL DER BEWERBER46 Im Verlauf des Auswahlverfahrens werden die Abschlussprfer anhand der

    festgelegten Auswahlkriterien bewertet und bei Erfllung der Anforderungen in die engere Wahl genommen. Eine solche Vorauswahl kann auf verschiede-nen Stufen des Bewerbungsprozesses und bei Bedarf auch in mehreren Schrit-ten durchgefhrt werden.

    47 Die Letztverantwortung fr die Vorauswahl verbleibt auch dann beim Pr-fungsausschuss, wenn er sie nach Abstimmung mit dem Vorstand auf Mitar-beiter des Unternehmens delegiert.

    3.6. RCKFRAGEN UND INFORMATIONSGESPRCHE48 Im Stadium zwischen dem Versand der Ausschreibungsunterlagen und der An-

    gebotsabgabe bedeutet ein transparentes und diskriminierungsfreies Aus-wahlverfahren, dass die Bewerber grundstzlich auf dem jeweils gleichen In-formationsstand gehalten werden.

    Dies knnte bspw. gewhrleistet werden, indem hufige Rckfragen in einem Q&A-Papier gebndelt werden, das allen Bewerbern zur Verfgung gestellt wird, oder Datenrume eingerichtet werden, auf die alle Bewerber Zugriff ha-ben. Hiermit kann auch die Transparenz des Auswahlverfahrens erhht werden.

    49 Im Laufe des Auswahlverfahrens kann das Unternehmen direkte Verhandlungen mit interessierten Bietern fhren (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 Buchst. c EU-VO).

    50 Es entspricht einem fairen Verfahren, allen in die engere Wahl kommenden Bewerbern die Mglichkeit eines persnlichen Gesprchs zu geben. Diese Mglichkeit des gegenseitigen Kennenlernens ist insb. fr die Bewerber hilf-reich, die das Unternehmen nicht aufgrund frherer Auftrge kennen. Es emp-fiehlt sich, dass mindestens der Vorsitzende des Prfungsausschusses an ei-nem solchen persnlichen Gesprch teilnimmt. Den nicht teilnehmenden Mitgliedern ist ber die Gesprche zu berichten.

    3.7. ANGEBOTSABGABE UND PRSENTATION51 Der Prfungsausschuss legt einen transparenten und diskriminierungsfreien

    Ablauf fest, wie die in die engere Auswahl kommenden Abschlussprfer ihre Angebote prsentieren. Er regelt auerdem, welche seiner Mitglieder sowie wer sonst von Seiten des Unternehmens bei der Prsentation der Angebote anwesend ist.

  • 23

    52 Der Prfungsausschussvorsitzende sollte die Diskussionen leiten. Dauer und Inhalt von Prsentation und Diskussion richten sich nach den Anforderungen des Unternehmens an den Abschlussprfer.

    53 Der Prfungsausschuss hat sich zumindest von den Bewerbern, die in die en-gere Wahl kommen, persnlich ein Bild zu machen, um diese selbst beurtei-len (vgl. Tz. 55) und aus ihnen mindestens zwei Bewerber fr seine Empfehlung an den Aufsichtsrat auswhlen zu knnen (vgl. Tz. 56).

    3.8. BEURTEILUNG DER ANGEBOTE UND AUSWAHLENTSCHEIDUNG

    54 Das Unternehmen beurteilt die Vorschlge der sich bewerbenden Ab-schlussprfer anhand der in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Aus-wahlkriterien (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 Buchst. e Satz 1 EU-VO).

    ber die im Auswahlverfahren gezogenen Schlussfolgerungen erstellen die in das Verfahren einbezogenen Mitarbeiter des Unternehmens einen Bericht (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 Buchst. e Satz 2 Halbsatz 1 EU-VO).

    55 Dies ersetzt nicht die eigenverantwortliche Auswahlentscheidung des Pr-fungsausschusses. Vielmehr muss der Bericht durch den Prfungsausschuss validiert werden (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 Buchst. e Satz 2 Halbsatz 2 EU-VO).

    4. EMPFEHLUNG DES PRFUNGSAUSSCHUSSES AN DEN AUFSICHTSRAT

    56 Der Prfungsausschuss legt dem Aufsichtsrat eine Empfehlung fr die Bestel-lung des Abschlussprfers vor (Art. 16 Abs. 2 Unterabs. 1 EU-VO). Die Empfeh-lung muss begrndet sein und mindestens zwei Vorschlge fr das Prfungs-mandat enthalten. Fr einen der beiden Vorschlge hat der Prfungsausschuss eine Prferenz anzugeben und zu begrnden (Art. 16 Abs. 2 Unterabs. 2 EU-VO).

    57 In seiner Empfehlung muss der Prfungsausschuss auerdem erklren, dass seine Empfehlung frei von ungebhrlicher Einflussnahme Dritter ist und ihm keine Klausel auferlegt wurde, die die Auswahl auf bestimmte Prfungsgesell-schaften begrenzt (Art. 16 Abs. 2 Unterabs. 3 EU-VO).

    58 Die Auswahlentscheidung des Prfungsausschusses ist im Prfungsaus-schussprotokoll zu dokumentieren.

  • 24

    5. VORSCHLAG DES AUFSICHTSRATS AN DIE HAUPTVERSAMMLUNG

    59 Der Aufsichtsrat unterbreitet der Hauptversammlung den Wahlvorschlag fr den Abschlussprfer. Der Aufsichtsrat sttzt seinen Vorschlag auf die Wahl-empfehlung des Prfungsausschusses. Dabei entscheidet24 er eigenstndig, ob er der Prferenz des Prfungsausschusses folgt oder nicht.

    60 Der Wahlvorschlag des Aufsichtsrats enthlt Empfehlung und Prferenz des Prfungsausschusses (Art. 16 Abs. 5 Unterabs. 1 EU-VO). Weicht der Vor-schlag des Aufsichtsrats von der Prferenz des Prfungsausschusses ab, hat der Aufsichtsrat die Grnde anzugeben, warum er der Empfehlung nicht ge-folgt ist (Art. 16 Abs. 5 Unterabs. 2 Satz 1 EU-VO). Der Aufsichtsrat darf jedoch keinen Abschlussprfer vorschlagen, der nicht an dem vom Prfungsausschuss durchzufhrenden Auswahlverfahren teilgenommen hat (Art. 16 Abs. 5 Unter-abs. 2 Satz 2 EU-VO).

    61 Es bietet sich an, im Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung auf das Auswahlverfahren einzugehen ( 171 Abs. 2 Satz 2 AktG).

    6. BESONDERHEITEN BEI KONZERNEN AKTUALISIERT62 Bei einer Ausschreibung im Konzern ist darauf zu achten, dass der Prfungs-

    ausschuss jeder Konzerngesellschaft die Zustndigkeit und Verantwortung fr das Auswahlverfahren des Abschlussprfers fr seine Gesellschaft behlt.

    Die Ausschreibung von Abschlussprfungen kann im Konzern fr alle Konzern-gesellschaften zentral organisiert werden, wobei die jeweiligen Prfungsaus-schsse in das Verfahren einzubeziehen sind.25 Eine zentrale Organisation des Auswahlverfahrens bedeutet nicht, dass es einen konzerneinheitlichen Ab-schlussprfer geben muss.

    24 Vgl. IDW Positionspapier zur Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Abschlussprfer, s.o. (Fn. 5), Tz. 13.

    25 Vgl. Antwort der EU Kommission zur Zulssigkeit der Koordination der Ausschreibung in einem Konzern mit mehreren PIE-Konzernunternehmen http://www.europarl.europa.eu/sides/getAllAnswers.do?reference=E-2017-001176&language=EN (Stand: 20.11.2017).

  • 25

    7. ABSCHLIESSENDE HINWEISE63 Die Auswahlentscheidung sollte nicht nur den ausgewhlten Bewerbern, son-

    dern auch den nicht ausgewhlten Bewerbern mitgeteilt werden. Nachdem der Prozess der Ausschreibung der Abschlussprfung nicht nur fr das Unter-nehmen, sondern auch fr die teilnehmenden Bewerber zeit- und kostenauf-wendig ist, entspricht es einem fairen Verfahren, dass das Unternehmen den nicht ausgewhlten Bewerbern qualifizierte Rckmeldung zur jeweiligen Be-werbung gibt.

    64 Das Unternehmen ist verpflichtet, auf Anforderung der Abschlussprferauf-sichtsstelle die Ordnungsmigkeit des Ausschreibungsverfahrens nachzuwei-sen (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 Buchst. f EU-VO). Daher empfiehlt es sich, die Ausschreibungsunterlagen, die erhaltenen Angebote, die gehaltenen Prsen-tationen, die vorgenommenen Auswertungen der Angebote, den Bericht des Unternehmens ber die im Auswahlverfahren getroffenen Schlussfolgerungen, die Erwgungen zur Empfehlung des Prfungsausschusses sowie den Be-schluss des Aufsichtsrates fr den Vorschlag an die Hauptversammlung zu-sammenfassend zu dokumentieren.

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