November 2012 © Experton Group www.experton-group.de

Fokusthema: Social Business

SharePoint 2010: Die Fähigkeiten von SharePoint als

zentrale Plattform bleiben häufig ungewürdigt 10.02.2012

Axel Oppermann 0561 506975-24

Axel.oppermann@experto

n-group.com

SharePoint wird in vielen

Unternehmen bereits als unternehmensweite

Plattform eingesetzt und ist teilweise auch als

Mitarbeiterportal etabliert.

Anwenderunternehmen können den erzielten

Mehrwert jedoch noch erhöhen, wenn sie auch

für die Kommunikation mit Kunden und

Partnern im Extranet sowie für den

öffentlichen Unternehmensauftritt auf die

Lösung zurückgreifen. Allerdings lassen viele

Business- und IT-Entscheider diese

Möglichkeit noch ungenutzt.

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„Zu viele Köche verderben den Brei!“ Dieses

alte Sprichwort trifft, in vielen Unternehmen

in Deutschland, auch auf das Content- und

Web-Content-Management zu. So werden

häufig unterschiedliche Lösungen und

Konzepte für Internet, Intranet und Extranet

parallel eingesetzt und betrieben. Hierdurch

werden enorme finanzielle und personelle

Ressourcen gebunden. Ferner sinkt oftmals die

Anwenderzufriedenheit, da Inhalte nicht oder

nicht ausreichend bereitgestellt oder gefunden

werden - Reibungsverluste sind

vorprogrammiert. Durch die nicht vorhandene

Interoperabilität dieser Systeme entstehen

neue Aufwände bei der Konsolidierung von

Inhalten und der Integration von Line-of-

Business-Anwendungen. Die Probleme

verstärken sich, wenn das Unternehmen ein

großes Markenportfolio hat, welches dezentral

auf Produktebene organisiert wird, oder die

Steuerung der Unternehmensauftritte aus

einzelnen Länderorganisationen heraus erfolgt.

Die Experton Group schätzt, dass durch

konsolidierte Plattformen im Bereich CMS-

/WCM-Infrastrukturen ca. 30 bis 35 Prozent

der Kosten eingespart werden könnten.

Zahlreiche Content-Strategen, Marketingprofis

und insbesondere die IT-Abteilungen haben

dieses Problem auch bereits identifiziert. So

steht die Konsolidierung von Content- und

Web-Content-Plattformen sowie die

Erweiterung und Modernisierung im Fokus

vieler IT-Entscheider. Diese sehen in der

Schaffung einer einheitlichen und

konsolidierten Kommunikationsplattform eine

Herausforderung, die sie in den kommenden 12

bis 18 Monaten bewältigen müssen. Durch eine

solche Vereinheitlichung in den Plattformen

und Redaktionssystemen sollen Skaleneffekte

bei der nahtlosen Verknüpfung von Freigabe-

Workflows und der Rechteverwaltung der

internen Dokumentenverwaltung erfolgen. In

diesem Zusammenhang gilt es gleichfalls, eine

umfassende Integration zwischen

Businessapplikationen und Web-Frontend zu

ermöglichen.

Strömungen im Gebiet des Web Content

Managements

Die von der Experton Group durchgeführten

Analysen und Gespräche mit Entscheidern

zeigen drei zentrale Themenbereiche auf,

welche die IT-Abteilungen im Speziellen und

das Management im Besonderen im Bereich

Web Content Management und moderne

Nutzung von Webanwendungen in den

kommenden 12 bis 18 Monaten lösen wollen

und/oder müssen. Hierbei geht es um einen

Paradigmenwechsel von der Betrachtung

einzelner Systeme (Multi-Plattform-

Umgebungen) hin zu integrierten Lösungen.

Des Weiteren geht es um eine strategische

Neupositionierung des Web Content

Managements unter besonderer

Berücksichtigung des Anwenders mit seinen

individuellen Bedürfnissen als zentrales

Element sowie um die Integration von

Endgeräten jeglicher Art.

Diese hieraus entstehenden

Herausforderungen sollen durch interoperable

Plattformen ermöglicht werden, die sowohl die

Integration von Line-of-Business-

Anwendungen ermöglichen, als auch eine

Bereitstellung der Inhalte losgelöst vom

Formfaktor abbilden.

Key Performance Indikatoren

Im Online-Marketing gibt es eigentlich nur

drei zentrale Key Performance Indikatoren:

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Visitors (Besucher), Conversions (Erreichung

des Ziels der Marketingmaßnahme –

exemplarisch: Bestellen eines Newsletters oder

der eigentliche Einkauf) und Retentions

(Intensivierung der Kundenbeziehung und

Steigerung des Wiederkaufverhaltens). Diese

drei Indikatoren sind für Unternehmen auch in

den Bereichen Intranet-, Extranet- und

allgemeinen Internetauftritten von

entscheidender Bedeutung. Allerdings wird

hier der „Besucher“ durch den „Nutzer“ ersetzt

und Ziele von Marketingmaßnahmen in

Prozess- oder Unternehmensziele. Um diese

erfolgskritischen Faktoren zu erfüllen, geht es

immer mehr darum, Inhalte effektiv und

effizient zu erstellen, bereitzustellen und zu

pflegen. Durch die zunehmende Anzahl an

Websites in Internet- und Intranet-Konzepten

und die Tatsache, dass die durchschnittliche

Zahl von verlinkten HTML-Seiten und

Datenquellen stark wächst, sind auch die

Komplexität und die Anforderungen an die

Content-Systeme nachhaltig gestiegen. Es hat

sich gezeigt, dass Multi-Plattform-

Umgebungen diesen Anforderungen nicht

mehr gerecht werden. Aus diesem Grund ist

eine Konsolidierung der eingesetzten Lösungen

unabdingbar. Hierfür eigenen sich

insbesondere Plattformen, die einerseits

bereits im Unternehmen eingesetzt werden

und/oder auch für weitere

Anwendungsszenarien eingesetzt werden

können.

Skalieren mit SharePoint

In vielen Unternehmen verbindet Microsofts

SharePoint Menschen mit geschäftskritischen

Informationen, Fachwissen und untereinander.

Hierdurch konnte die Produktivität der

Mitarbeiter und die Qualität des Outputs in

den letzten Jahren nachhaltig verbessert

werden. Wollen Mitarbeiter jedoch mit Kunden

kollaborieren oder Inhalte im Web publizieren,

müssen sie oftmals auf weitere Systeme

zugreifen. Für den Anwender bedeutet dies

zusätzlichen Aufwand. Auch stehen in diesen

Systemen mangels Integration von

geschäftsprozessrelevanten Daten häufig nicht

die benötigten Informationen bereit. Ein

einheitliches Tool für Internet, Intranet und

Extranet könnte dem entgegenwirken und die

Agilität verbessern, indem Mitarbeiter die

Möglichkeit erhalten, zusammenzuarbeiten

und schnellere, besser fundierte

Entscheidungen zu treffen. Eine solche

Plattform kann - und das wissen viele

Entscheider in Anwenderunternehmen, die

bereits SharePoint einsetzen nicht - auch eben

SharePoint sein.

Der Nutzen liegt insbesondere darin

begründet, dass durch die Standardisierung

der Prozesse und der damit verbundenen

Zentralisierung von Datenbanken, Zeit- und

Kostenvorteile erzielt werden können.

Anwender können unabhängig vom Ort und

losgelöst von technischem Wissen sowohl auf

Vorlagen als auch auf Line-of-Business-

Anwendungen zugreifen. Von den Vorteilen,

die SharePoint 2010 bietet, profitieren somit

Anwender (Nutzer), Autoren und Redakteure

von Inhalten, die IT-Abteilung sowie das

Marketing.

Neben einer Reduzierung der Lizenzkosten

und des allgemeinen Supports profitieren die

IT-Abteilungen insbesondere von der

Möglichkeit, das Berechtigungsmanagement

über das bestehende Active Directory (AD)

umsetzen können. Auch eine Anbindung an

Drittsysteme ist über bestehende

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Schnittstellen oder durch von Dienstleistern

entwickelte Konnektoren möglich. Die laufende

Verwaltung wird durch dieselbe

Managementkonsole und das identische

Konzept für mehrere Portale ermöglicht.

Aber nicht nur für die IT-Abteilungen stellt

sich SharePoint als eine charmante Option dar.

Vielmehr profitieren auch die Autoren und

Manager der Inhalte. Hier zahlen sich

insbesondere die bekannte Umgebung aus der

Office-Client-Welt und die etablierten

Workflowgestaltungsmöglichkeiten aus.

Die Verantwortlichen für das Content

Management und die Marketingstrategen

profitieren durch konsolidierte und

kontrollierbare Prozesse sowie effiziente und

effektive automatisierte Workflows.

Fazit

Unternehmen können durch einen

konsolidierten Ansatz Schulungs- und

Supportkosten reduzieren, die Ausgaben für

Lizenzen optimieren und den Nutzen aus den

eingesetzten und integrierten Lösungen

erhöhen.

IT-Verantwortlichen wird empfohlen, im

Rahmen einer Score Card die

unterschiedlichen Kosten- und

Leistungsbestandteile der eingesetzten

Lösungen zu erfassen, gegenüberzustellen und

zu bewerten. Bei einer Entscheidung für eine

konsolidierte Plattform müssen die

Anforderungen der internen und externen

Anwender genauso berücksichtigt werden wie

die langfristigen Betriebskosten (Wartung,

Support, Integrationsaufwände, laufende

Lizenzkosten) der ausgewählten Lösung.