GoBD / Ersetzendes Scannen / Verfahrensdokumentation...= Hilfe, die einem Sachverständigen Dritten...

Melzer & Kollegen Steuerberatungsgesellschaft GmbH & Co. KG | Standorte Lahr & Freiburg | www.melzer-kollegen.de

10. April 2018 10. April 2018

GoBD / Ersetzendes Scannen /

Verfahrensdokumentation

Was Sie wissen sollten

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10. April 2018

Wer wir sind:

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Boris Melzer

Dipl.-Betriebswirt (BA)

MBA (International Taxation)

Fachberater für Unternehmens-

nachfolge (DStV e. V.)

Steuerberater

Partner

Arnold Klumpp

Steuerberater

Fachberater für Vermögens- &

Finanzplanung (DStV e. V.)

Partner

Jürgen Fahrner

Steuerberater

Fachberater für Vermögens- &

Finanzplanung (DStV e. V.)

Partner

Roland Melzer

vereidigter Buchprüfer

Steuerberater

Partner

Thomas Haegele

Dipl.-Betriebswirt (FH)

Steuerberater

Partner


10. April 2018

Wer wir sind:

• Gegründet 1978 als Einzelkanzlei, seit 1988 in Lahr, seit 2010 auch in Freiburg

• Seit 1990 gesamte Kanzlei mit allen Arbeitsplätzen auf aktuellstem EDV-Niveau als eine der ersten Kanzleien in der Region

• Team mit mehr als 40 Spezialisten, darunter 10 Steuerberater(innen), 1 Wirtschaftsprüfer

• Seit 2015 zertifiziert nach dem DStV-Qualitätssiegel

• April 2016 FOCUS-MONEY TOP-Steuerberater 2016 unter den TOP 100 der großen Kanzleien in Deutschland

• 25.04.2017 FOCUS-MONEY TOP-Steuerberater 2017 unter den TOP 100 der großen Kanzleien in Deutschland

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Was wir tun:

• Für Unternehmen:

• Laufende Steuerberatung

• Rechnungswesen und Controlling

• Personalwesen

• Unternehmensberatung

• Gestaltungsberatung & Transaktionen

• Unternehmensbewertung

• Unternehmensnachfolge

• Internationales Steuerrecht

• Wirtschaftsprüfung

• Vorsorge & Notfallplanung

• IT-Prozess- und Organisationsberatung

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Für Privatpersonen:

• Steuerberatung Privat

• Finanz- & Vermögensplanung

• Existenzgründungsberatung & Startups

• Testament & Erbschaft

• Vermögensübertragungen

• Immobilien


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GoBD: wirklich alles neu?

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GoBD = GOBS und GDPdU ?

Grundsätze ordnungsgemäßer

DV-gestützter

Buchführungssystem - GOBS

BMF vom 07.11.1995

Grundsätze zum Datenzugriff

und zur Prüfbarkeit digitaler

Unterlagen – GDPdU

BMF vom 14.09.2012

Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung

von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer

Form, sowie zum Datenzugriff – GoBD

BMF vom 14.11.2014 ergibt nicht 20

sondern 37 Seiten?

16 Seiten 4 Seiten


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Was bedeutet die GoBD?

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GoBD steht für:

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von

Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie

zum Datenzugriff“.

Die Grundsätze definieren wie die Buchführung und ordnungsgemäße

Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Daten erfolgen muss – z.B.:

• Wann muss gebucht werden?

• Wie und was kann elektronisch gespeichert werden?

• Wie sehen die Dokumentationspflichten im Einzelnen aus?

• Welche Technologien dürfen eingesetzt werden?


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Belege GoBD konform archivieren

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GoBD Verantwortlicher

Als Steuerpflichtiger sind Sie „für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer

Bücher” selbst verantwortlich und müssen darauf achten, im Bedarfsfall

alle Belege im vorgeschriebenen Format vorlegen zu können.

Im Kern schreiben die GoBD die „Unveränderbarkeit von Buchungen und

Aufzeichnungen“ vor.

Das bedeutet, dass steuerrelevante Ausgangsbelege (Rechnungen,

Angebote, Lieferscheine, …) so aufbewahrt werden müssen, dass diese

unveränderbar sind bzw. Veränderungen nachvollzogen werden können.


10. April 2018

Formelle GoBD Anforderungen

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Betriebsprüfung

Bei einer Betriebsprüfung wird die Konformität Ihrer Buchhaltung mit den

Vorgaben der GoBD abgeglichen.

Anforderungen

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

• Vollständigkeit und Richtigkeit

• Zeitnahe Erfassung und Ordnung

• Unveränderbarkeit


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Formelle GoBD Anforderungen – Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

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Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit:

Ein Betriebsprüfer muss die steuerrelevanten Buchungen verstehen und

überprüfen können.

Voraussetzungen

• Belegprinzip eingehalten

• Ein Sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit

einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des

Unternehmens verschaffen können

• Verfahrensdokumentation


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Formelle GoBD Anforderungen – Vollständigkeit und Richtigkeit

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Vollständigkeit und Richtigkeit:

Alle steuerlich relevanten Buchungen müssen vollständig und lückenlos

und korrekt aufgezeichnet werden.

Voraussetzungen

• Geschäftsvorfälle sind nach den tatsächlichen Verhältnissen abzubilden

• Lückenlose Aufzeichnungen über Wert, Inhalt und Geschäftspartner

• Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet werden

• Verdichtungen müssen aufschlüsselbar sein

• Keine mehrmalige Verbuchung ein und desselben Geschäftsvorfalles


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Formelle GoBD Anforderungen – Zeitnahe Erfassung und Ordnung

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Zeitnahe Erfassung und Ordnung:

Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt bzw. aufbewahrt werden,

sondern müssen geordnet sein und auch zeitnah gebucht werden.

Voraussetzungen

• Laufende Verbuchung (innerhalb von 10 Tagen ist unbedenklich)

• Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden

• Periodengerechte Verbuchung (Rechnungsabgrenzungen)

• Systematische Erfassung und nachvollziehbare Buchungen

• Getrennte Aufzeichnung von baren und unbaren Geschäften


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Formelle GoBD Anforderungen – Unveränderbarkeit

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Unveränderbarkeit:

Im Grundsatz dürfen laut GoBD Daten nicht geändert werden. Die Historie

muss aus Gründen der GoBD immer nachvollziehbar sein. Veränderungen

müssen daher deutlich kenntlich gemacht werden.

Voraussetzungen

• Protokollierung von Änderungen und Löschungen

• Durchgehende Protokollkette vom Beleg bis zur Buchung

• Historie sowohl für Bewegungsdaten (Buchungen) als auch für

Stammdaten, Metadaten oder Schlüssel erforderlich

• Die Vorgaben sind durch eine Verfahrensdokumentation und

Verarbeitungsprotokolle zu verifizieren.


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Papierbeleg oder elektronischer Beleg?

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Aufbewahrung elektronischer Belege

Je nach Erstellung gelten die Belege als Papierbelege oder elektronische

Belege. Für elektronische Belege gilt: eine Aufbewahrung von

Rechnungen nur in Papierform nicht mehr zulässig!

Erstellung Format

Rechnungserstellung per Hand oder Schreibmaschine Papierform

Rechnungserstellung mit Textverarbeitungsprogramm. Nach dem

Ausdruck wird die verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den

Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben.

Papierform

Rechnungserstellung mit Textverarbeitungsprogramm. Jede Rechnung

wird gedruckt und separat abgespeichert

elektronisch

Rechnungserstellung im DV-System mit Druck und Archivierung elektronisch


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Einsatz von Word und Excel

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Nicht GoBD konform

Für Unternehmen, die ihre Ausgangsbelege mit Word und Excel oder

vergleichbaren Textverarbeitungssystemen erstellen besteht

Handlungsdarf!

Achtung

• Word und Excel sind Dateiformate, die leicht änderbar sind. Sie erfüllen

die GoBD Anforderungen der Unveränderbarkeit nicht

• Die Speicherung und Ablage von Word oder Excel-Dateien in einem

Datei-System (z.B. Windows Explorer, Dropbox oder ähnliches)

entsprechen nicht Ordnungsmäßigkeitskriterien sind regelmäßig nicht

GoBD-konform.


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Anwendung Verstoß gegen GoBD

Abspeichern auf Festplatte im normalen

EDV-System

Änderungen jederzeit möglich Verstoß gegen Unveränderbarkeit

Tabellen können – auch unbeabsichtigt –

gelöscht werden

Fehlender Schutz vor Löschen Verstoß gegen Vollständigkeit

Bei Änderungen werden die alten Texte

oder Zellen überschrieben

• Ursprünglicher Inhalt ist nicht mehr feststellbar

• Fehlende Protokollierung und Historisierung: der Zeitpunkt der

Änderung ist nicht mehr feststellbar

Verstoß gegen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Unter einem alten Dateinamen kann ein

neues Dokument abgespeichert werden

Kein Schutz vor Überschreiben Verstoß gegen Unveränderbarkeit

Daten bzw. „Belege“ gelangen nicht automatisch

vom allgemeinen EDV-System in

ein geschlossenes Buchführungssystem

Die Daten werden nicht festgeschrieben

Verstoß gegen Zeitgerechtheit und Unveränderbarkeit

Automatische Aktualisierungen beim

Öffnen (Einstellen des aktuellen Datums,

Verknüpfungen zu anderen Dateiinhalten)

Ursprünglicher Inhalt ist nicht mehr feststellbar

Fehlende Protokollierung (s. o.)


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Maßnahmen zur Weiternutzung

Werden Belege (z. B. eine Rechnung) mit Word und Excel erstellt, werden

die Anforderungen der GoBD nicht mehr erfüllt. Hier sind

Ersatzmaßnahmen gefragt, um negative Folgen zu vermeiden.

Erstellung Format

Berechtigungskonzepte und

Änderungsschutz

Es muss sichergestellt sein, dass keine unberechtigten Änderungen

durchgeführt werden können.

Versionierung Dokumente dürfen nicht überschrieben werden können. Stattdessen muss

bei Änderungen eine Version erzeugt werden.

Protokollierung Änderungen an Dokumenten, Daten und Systemeinstellungen müssen

protokolliert werden. Es müssen Zusatzfunktionen zur Nachvollziehbarkeit

von Änderungen (z. B. Hashwerte, Zeitstempel) eingeführt werden.

Verfahrensdokumentation Der Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Belegen und Dokumenten muss

dokumentiert beschreibt und bei Änderungen (Mitarbeiterwechsel,

Softwareänderungen, …) aktualisiert werden


10. April 2018

Folgen bei Nichtbeachtung

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Negative Folgen

Werden die GoBD nicht eingehalten, kann im Falle einer Steuerprüfung

die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt oder

verworfen werden.

Folgen Begründung

Verlust von Steuerbefreiungen Das Finanzamt unterstellt manipulierte Befreiungsnachweise auf der

Rechnung

Zuschätzungen der Höhe nach Das Finanzamt unterstellt:

• Bei nicht fortlaufenden Rechnungsnummern nicht verbuchte Einnahmen

• Bei nicht sachgerechter Speicherung (vgl. Unveränderbarkeit) nicht

verbuchte Rechnungen mit bereits in der Buchführung einmal vergebenen

Rechnungsnummern

• Nachträgliche Reduzierung der Mengenangaben in der verbuchten

Rechnung gegenüber dem Original

Verlust des Vorsteuerabzugs Bei nicht ordnungsmäßigen Gutschriften


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Rechtsfolgen - Schaubild

Buchführung/Aufzeichnungen

vorhanden

Mängel

formell gering

materiell

unwesentlich schwerwiegend

nichts Korrekturschätzung Vollschätzung

ja nein


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GoBD-Zertifizierung moglich?

Nein. Insbesondere die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung

und Kombination der DV-Systeme sowie deren individueller

praktischer Einsatz lassen keine allgemein gültigen Aussagen der

Finanzverwaltung zur Konformität der verwendeten oder geplanten

Hard- und Software zu. „Zertifikate“ Dritter entfalten gegenüber der

Finanzverwaltung keine Bindungswirkung (GoBD Rz. 179).

Aber: Konstruktiver Umgang mit der Finanzverwaltung im Rahmen

der Planung kann helfen. Möglichkeit der „Zeitnahen Betriebsprüfung“

nutzen. GGf. BP in Abstimmung mit dem FA vorziehen! Erfahrener

Berater mit gutem Draht zu den Behörden ist hilfreich.

Besteht die Möglichkeit, das vorhandene oder geplante IT-

Buchführungssystem (Gesamtheit aus Hardware / Software / Organisation)

von der Finanzverwaltung als „GoBD-konform“ zertifizieren zu lassen?

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Die Verfahrensdokumentation:

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Verfahrensdokumentation

Mit ersetzendem Scannen Ohne Ersetzendes Scannen

… … … …


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Allgemeines zur Verfahrensdokumentation (VFD)

Knüpft an den GoBD-Tatbestand der Nachvollziehbarkeit und der Nachprüfbarkeit an

= Hilfe, die einem Sachverständigen Dritten (z. B. einem Betriebsprüfer) innerhalb

kürzester Zeit einen Überblick über die Abläufe des Unternehmens verschafft, damit er

diese verstehen, nachvollziehen und prüfen kann!

Deshalb sollte die VFD:

a. verständlich formuliert sein,

b. Prozesse transparent und lückenlos beschreiben (auch digitale Prozesse) und

c. Änderungen dokumentieren.

Die in der VFD beschriebenen Maßnahmen müssen dann auch den tatsächlichen

durchgeführten Maßnahmen unverändert entsprechen! Dies zu kontrollieren ist

Aufgabe des innerbetrieblichen Kontrollsystems (IKS)!

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Wesentliche Bestandteile der VFD

Die VFD besteht i. d. R. aus einer allgemeinen Beschreibung der Abläufe, einer

Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und der Dokumentation

der Aufbewahrung.

I. Allgemeine Beschreibung der Abläufe

Beschreibung der gesamten organisatorischen Prozesse und Abläufe des

Unternehmens, die im Zusammenhang mit der Entstehung steuerrelevanter

Daten stehen.

Beispiel:

Vorgang Beschreibung System

Auftrags-

eingang

Die Aufträge werden persönlich oder per Telefon besprochen. n. a.

…bis … …

Verbuchung

Zahlungs-

verkehr

Der Zahlungsverkehr wird anhand der Kontendaten verbucht.

Hierzu ist ein direkter Zugriff durch den Steuerberater

eingerichtet.

DATEV

Schnittstelle

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II. Anwenderdokumentation

Zuordnung der Zuständigkeit der Mitarbeiter zu den einzelnen Teilprozessen,

inklusive entsprechender Vertretungsregelungen

Eine Ergänzung der allgemeinen Beschreibung um die jeweiligen Anwender ist dabei

ausreichend:

*Allgemeine Vertretungsregelung: Sollte sowohl der Anwender als auch seine Vertretung

verhindert sein, wird der jeweilige Teilprozess entweder von der Geschäftsführung selbst

durchgeführt oder es wird ein Mitarbeiter bestimmt der die Vertretung übernimmt.

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Vorgang Beschreibung System Anwender Vertretung

Auftrags-

eingang

Die Aufträge werden persönlich oder per Telefon

besprochen.

n.a. Herr Müller Frau Weber


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III. Technische Systemdokumentation/Systemkontrollen

Dokumentation der im Unternehmen eingesetzten Hard- und Software, inklusive

deren aktuelle Versionen und Programmierungen.

Wichtiger Bestandteil: Einrichtung eines internen Kontrollsystems (IKS), sowie deren

Ausübung und Protokollierung.

Beispiel:

Programm Beschreibung Version/Pro-

grammierung

Auftrags-

wesen pro

Anbieter ist die AW GmbH mit Sitz in Hamburg.

Das Anwenderhandbuch liegt in gedruckter Version vor und befindet sich

in Zimmer 06. Zusätzlich ist eine Hilfefunktion im Programm eingerichtet.

Die Installation wurde durch die Firma IT-Tech AG vorgenommen. Die

Programmieranleitung liegt ebenfalls in gedruckter Form vor und wird mit

dem Anwenderhandbuch aufbewahrt. Der Zugriff erfolgt online mit

persönlichen Zugangs-Passwörtern.

6.1.4/2

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III. Technische Systemdokumentation/Systemkontrollen

Die Systemkontrollen bzw. das innerbetriebliche Kontrollsystem beinhaltet folgende

Bestandteile:

a. Zugangs- und Zugriffskontrollen

b. Erfassungs- und Plausibilitätsprüfungen

c. Verarbeitungskontrollen

d. Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte sowie unbeabsichtigte Verfälschung

von Programmen, Daten und Dokumenten (Datensicherung)

Auslagerungen:

z. B.: Buchführung und Steuerberatung

„Sämtliche Buchführungsarbeiten sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung,

Steueranmeldungen und Steuererklärungen sind ausgelagert an den StB B. Melzer in 77933

Lahr. Ein Steuerberatungsvertrag mit allen notwendigen Regelungen liegt vor und wird in

Zimmer 06 aufbewahrt.“

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IV. Belegablage/Aufbewahrung

Beschreibung wie steuerlich relevante Dokumente und Informationen abgelegt und

aufbewahrt werden.

Dabei werden Grundregeln für die Aufbewahrung festgelegt sowie Regelungen zum Schutz

der Daten vor Verlust.

a. Grundregel

Steuerrelevante Dokumente werden grds. In Papierform aufbewahrt. Digitale

Dokumente werden sofern möglich vermieden. Die Belegverarbeitung erfolgt

ausnahmslos auf Papier.

b. Ausnahmeregelungen

(…)

c. Datensicherung

Die Daten des Auftragswesen pro sowie des Zahlungsverkehrs werden vierteljährlich

als gesonderte Sicherung abgespeichert und aufbewahrt. (…)

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Die VFD zum ersetzenden Scannen

In ihren Bestandteilen sind die allgemeine VFD und die zum ersetzenden Scannen

nahezu gleich

Die Zielsetzung macht den Unterschied:

Während die allgemeine VFD dazu ausgelegt ist einem Sachverständigen Dritten in

angemessener Zeit einen Überblick über die Betriebsabläufe zu verschaffen, liegt die

Intention der VFD zum ersetzenden Scannen einzig in der Vernichtung der Papierbelege

(Papierloses Büro).

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Die VFD zum ersetzenden Scannen

Grundlegend gelten die gleichen Regeln wie bei einem traditionellen Aktenordner:

a. Unveränderbarkeit (nach Scanvorgang), falls doch: genaue Protokollierung

b. Vollständigkeit

c. Nachvollziehbarkeit geordnete Aufbewahrung, Daten lassen sich zeitlich

und logisch einordnen!

d. Verfügbarkeit D. h. Daten sind aufbewahrt und es kann effizient

darauf zugegriffen werden!

Möglichkeiten des Betriebsprüfers zur Überprüfung der Daten:

i. Direkt aus dem System

ii. Mitarbeiter des Unternehmens recherchiert

iii. Aushändigung maschinenlesbarer Datenträger


10. April 2018

Wesentliche Bestandteile der VFD zum ersetzenden

Scannen a. Beschreibung der Art & Weise wie steuerrelevante Dokumente empfangen, erfasst,

verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden

Dringend benötigt wird ein GoBD – konformes digitales Archiv zur

Aufbewahrung!

Exkurs: Welche Dokumente sind aufbewahrungspflichtig bzw. steuerrelevant?

a. Steuerrelevant sind bspw. Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, etc.

b. Nicht relevant sind bspw. Erfolglose Angebote, Werbebriefe, Prospekte und

Terminkalender

Achtung! Folgende Dokumente können gescannt dürfen jedoch nicht vernichtet werden:

a. Notariell beurkundete Verträge

b. Wertpapiere

c. Vollmachten

d. Dokumente mit besonderer Haftung, Siegel, Prägestempel oder

Wasserzeichen

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Scannen

b. Eingesetztes IT-System

c. Indizierung & Speicherung der Dokumente

d. Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verfälschungen, Datenverlust oder

unautorisierten Änderungen (Datenschutz)

e. IKS

f. Gesamter Prozess der digitalen Archivierung, inklusive Posteingang, Scanvorgang &

Belegvernichtung

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Scannen

Beispiel:

„Die Vornahme der Digitalisierung erfolgt an folgenden Orten: (…)“

„Die Ablage der Originalbelege bis zur Vernichtung erfolgt an folgenden Orten: (…)“

„Für die Ablage bzw. Archivierung der digitalisierten Belege kommt folgende Software zum

Einsatz: (…)“

„Für den Schutz vor Schadprogrammen wird das folgende Viren-Schutzprogramm eingesetzt:

(…)“

„Die Digitalisierung, Vollständigkeits-/Lesbarkeits- und Plausibilitätskontrolle ist nur folgenden

Personen gestattet: (…)“

„Der Zugang auf den Export-Datenpfad ist nur diesen Personen gestattet: (…)“

„Die Freigabe zur Vernichtung der Papierbelege erfolgt wöchentlich durch: (…)“

„Stichprobenartige Kontrollen des Archivierungsprozesses, die regelmäßig monatlich

durchgeführt werden, obliegen folgenden Personen: (…)“


10. April 2018


Scannen g. Die am Prozess beteiligten Mitarbeiter, Abteilungen & externen Dienstleister und deren

Aufgaben (Auslagerungen)

h. Bestehende Zugriffsrechte

i. Eingesetztes Datensicherungskonzept

Wichtig!

Die VFD zum ersetzenden Scannen ist immer auf dem neusten Stand zu halten!

Wechseln zum Beispiel Zuständigkeiten oder das Personal, ist umgehend eine

neue Version der VFD zu erstellen und diese zu archivieren!

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Referenten

Boris Melzer

Dipl.-Betriebswirt (BA)

MBA (International Taxation)

Steuerberater

Fachberater für Unternehmens-

nachfolge (DStV e. V.)

Partner

Telefon: 0 78 21 / 91 83 - 0

Mail: [email protected]

Johannes Pilgram

Bachelor of Arts

Telefon: 0 78 21 / 91 83 - 111

Mail: [email protected]

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10. April 2018

Standort Lahr Schwarzwaldstraße 32

77933 Lahr

+49 (0) 7821/91 83 - 0

+49 (0) 7821/91 83 - 83

[email protected]

Standort Freiburg Heinrich-von-Stephan-Straße 20

79100 Freiburg

+49 (0) 761/611 6479 – 0

+49 (0) 761/611 6479 – 49

[email protected]

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