Groupwarefunktionen mit Outlook 2007 - uni- · PDF file• Anlegen und Nutzen gemeinsamer...

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    Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    Eine Übersicht

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 2Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    Inhalt 1. Allgemeines über Outlook und Exchange

    1.1. Wo liegen meine Daten

    1.2. Der Aufbau von Outlook 2007

    2. Kontakte verwalten

    2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.1. Bevorzugtes Adressbuch festlegen

    3.2. Der Regel-Assistent

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    3.2. Der Regel-Assistent

    4. Arbeiten mit Kalender und Aufgaben

    4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen

    4.2. Besprechungen und Termine planen

    5. Ordner und Elemente verwalten

    5.1. Die Berechtigungsstufen

    5.2. Die Stellvertretungsfunktion

    5.3 Freigabe des Postfachs

  • 3Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    • Ohne Exchange:

    • Outlook legt Daten in lokalen Ordnern (PST-Dateien) ab

    • Mit Exchange:

    • Outlook greift auf zentrale Daten zu (Exchange Cluster)

    1. Allgemeines über Outlook und Exchange

    1.1. Wo liegen meine Daten

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 4Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    1. Allgemeines über Outlook und Exchange

    1.1. Wo liegen meine Daten

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 5Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    • Exchangekonten werden zentral auf dem Server gesichert

    • Allerdings:

    • Wenn Autoarchivierung aktiviert, erfolgt diese zusätzlich lokal in

    Datei „archive.pst“

    1. Allgemeines über Outlook und Exchange

    1.1. Wo liegen meine Daten

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    Datei „archive.pst“

    • Alle Outlook-Datendateien (Endung: .pst) werden lokal auf dem

    Client abgelegt

    • Anleitungen zur Benutzung von Outlook 2007 mit Exchange im Zivwiki unter:

    • https://zivwiki.uni-muenster.de/cgi-bin/view/Exchange/WebHome

  • 6Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    • Beantragen eines Exchangekontos:

    • wenn Benutzer in Gruppe „u0mitarb“, kann er Postfach unter

    https://mein-ziv.uni-muenster.de/ selbst beantragen

    • ansonsten per Email unter: [email protected]

    1. Allgemeines über Outlook und Exchange

    1.1. Wo liegen meine Daten

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • Ansprechpartner im ZIV:

    • Christian Müller-Böhm

    • Oliver Winkelmann

  • 7Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    1. Allgemeines über Outlook und Exchange

    1.1. Wo liegen meine Daten

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 8Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    1. Allgemeines über Outlook und Exchange

    1.2. Der Aufbau von Outlook 2007

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 9Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    • neben globalem Exchange Adressbuch, Möglichkeit eigene Kontakte zu pflegen und diese für andere Benutzer freizugeben

    • unter Exchange serverseitige Verteilergruppen (legt Admin an) und Verteilerlisten (legt Benutzer an)

    • bei freigegebenem Kontaktordner sind private Kontakte für

    2. Kontakte verwalten

    2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • bei freigegebenem Kontaktordner sind private Kontakte für andere nicht sichtbar

    • Anlage Verteilerliste (Modul Kontakte):

    • Menü Datei, Befehl Neu, Verteilerliste

  • 10Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    2. Kontakte verwalten

    2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 11Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    2. Kontakte verwalten

    2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

    • Anlegen und Nutzen gemeinsamer Kontakte (Modul Kontakte)

    • Anlegen: Menü Datei, Befehl Neu, Ordner

    • Freigeben: Rechter Mausklick auf neuen Kontaktordner, im

    Kontextmenü Befehl „Ordnernamen“ freigeben wählen

    • nun Benutzer, Verteilergruppe oder Verteilerliste für den Zugriff

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • nun Benutzer, Verteilergruppe oder Verteilerliste für den Zugriff

    auswählen

    • bestimmen, ob Benutzer Kontakte editieren dürfen

    • Anmerkung:

    • Rechte auf Ordner können im Nachhinein wieder entzogen und

    angepasst werden

  • 12Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    2. Kontakte verwalten

    2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

    • Anlegen und Nutzen gemeinsamer Kontakte (Modul Kontakte)

    • andere Benutzer erhalten Email, dass sie auf die Kontakte

    zugreifen dürfen, inklusive Link zur Freigabe

    • nach anklicken des Links erscheint der Kontaktordner in der

    Kontaktansicht des Benutzers

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    Kontaktansicht des Benutzers

    • Vorgehen beim Anlegen und Freigeben von Kalendern und

    Aufgaben analog

  • 13Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    2. Kontakte verwalten

    2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 14Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    2. Kontakte verwalten

    2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 15Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.1. Bevorzugtes Adressbuch festlegen

    • als Voreinstellung bietet Outlook in Verbindung mit Exchange das globale Adressbuch als Standardadressbuch an:

    • dieses bildet die Gruppen und Benutzer des Active-Directory (der

    Windowsumgebung) ab

    • Benutzer hat keinerlei Möglichkeiten dieses zu editieren

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • Benutzer hat keinerlei Möglichkeiten dieses zu editieren

    • daher kann es sinnvoll sein, eigene Kontakte zu pflegen und diese standardmäßig anstatt des globalen Adressbuchs zu benutzen

  • 16Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.1. Bevorzugtes Adressbuch festlegen

    • Einbinden eigener Kontakte als Standardadressbuch (Modul Kontakte)

    • bei selbst erstelltem Kontaktordner: Rechter Mausklick

    Eigenschaften, Reiter Outlook Adressbuch, Diesen Ordner als E- Mail Adressbuch anzeigen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    Mail Adressbuch anzeigen

    • Standardadressbuch setzen: Menü Extras, Befehl Adressbuch, im Adressbuchfenster: Menü Extras, Befehl Optionen

    • nun unter Punkt diese Adressliste zuerst anzeigen, das bevorzugte Adressbuch auswählen

    • im unteren Teil des Fensters die Reihenfolge so ändern, dass

    der Kontakteordner über globalem Adressbuch angeordnet ist

    • Anmerkung:

    • funktioniert nur mit eigenen Kontaktordnern und öffentl. Ordnern

  • 17Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.1. Bevorzugtes Adressbuch festlegen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 18Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.2. Der Regel-Assistent

    • Outlook bietet verschiedene Möglichkeiten der automatischen Bearbeitung von Emails

    • diese werden mit dem Regel-Assistenten konfiguriert

    • es gibt serverseitige Regeln und Regeln, die nur funktionieren, wenn Outlook läuft:

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    wenn Outlook läuft:

    • bei serverseitigen Regeln ist keinerlei Möglichkeit gegeben, den

    Benutzer über das Ausführen dieser zu informieren

  • 19Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.2. Der Regel-Assistent

    • Anlegen einer Email-Regel (Modul E-Mail)

    • einen Unterordner im Posteingang anlegen

    • Menü Extras, Befehl Regeln und Benachrichtigungen, auf Neue Regel klicken

    • Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben wählen, Weiter klicken

    • auf unterstrichene Werte klicken, entsprechende Wörter

    angeben und Zielordner auswählen

    • evtl. Benachrichtigung aktivieren (im Benachrichtigungsfenster..Text anzeigen), Regel vervollständigen, Fertig stellen klicken

  • 20Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.2. Der Regel-Assistent

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 21Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.2. Der Regel-Assistent

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 22Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.3. Der Abwesenheits-Assistent

    • wenn man für eine Zeit nicht per Email erreichbar ist, so kann Exchange automatisch eine Email als Antwort auf evtl. Anfragen senden

    • bei der Konfiguration mit dem Abwesenheits-Assistenten:

    • Empfängerkreis einschränken, um nicht auf Spam zu antworten

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • Empfängerkreis einschränken, um nicht auf Spam zu antworten

  • 23Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    4. Termine und Aufgaben

    4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen

    • Aufgabenordner können freigegeben