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Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

Eine Übersicht

Matthias Wagner, 24.08.2009

2Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

Inhalt1. Allgemeines über Outlook und Exchange

1.1. Wo liegen meine Daten

1.2. Der Aufbau von Outlook 2007

2. Kontakte verwalten

2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

3. Nützliche Funktionen rund um Emails

3.1. Bevorzugtes Adressbuch festlegen

3.2. Der Regel-Assistent



4. Arbeiten mit Kalender und Aufgaben

4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen

4.2. Besprechungen und Termine planen

5. Ordner und Elemente verwalten

5.1. Die Berechtigungsstufen

5.2. Die Stellvertretungsfunktion

5.3 Freigabe des Postfachs


• Ohne Exchange:

• Outlook legt Daten in lokalen Ordnern (PST-Dateien) ab

• Mit Exchange:

• Outlook greift auf zentrale Daten zu (Exchange Cluster)

1. Allgemeines über Outlook und Exchange




• Exchangekonten werden zentral auf dem Server gesichert

• Allerdings:

• Wenn Autoarchivierung aktiviert, erfolgt diese zusätzlich lokal in

Datei „archive.pst“




Datei „archive.pst“

• Alle Outlook-Datendateien (Endung: .pst) werden lokal auf dem

Client abgelegt

• Anleitungen zur Benutzung von Outlook 2007 mit Exchange im Zivwiki unter:

• https://zivwiki.uni-muenster.de/cgi-bin/view/Exchange/WebHome


• Beantragen eines Exchangekontos:

• wenn Benutzer in Gruppe „u0mitarb“, kann er Postfach unter

https://mein-ziv.uni-muenster.de/ selbst beantragen

• ansonsten per Email unter: [email protected]




• Ansprechpartner im ZIV:

• Christian Müller-Böhm

• Oliver Winkelmann



1.2. Der Aufbau von Outlook 2007



• neben globalem Exchange Adressbuch, Möglichkeit eigene Kontakte zu pflegen und diese für andere Benutzer freizugeben

• unter Exchange serverseitige Verteilergruppen (legt Admin an) und Verteilerlisten (legt Benutzer an)

• bei freigegebenem Kontaktordner sind private Kontakte für




• bei freigegebenem Kontaktordner sind private Kontakte für andere nicht sichtbar

• Anlage Verteilerliste (Modul Kontakte):

• Menü Datei, Befehl Neu, Verteilerliste




• Anlegen und Nutzen gemeinsamer Kontakte (Modul Kontakte)

• Anlegen: Menü Datei, Befehl Neu, Ordner

• Freigeben: Rechter Mausklick auf neuen Kontaktordner, im

Kontextmenü Befehl „Ordnernamen“ freigeben wählen

• nun Benutzer, Verteilergruppe oder Verteilerliste für den Zugriff


• nun Benutzer, Verteilergruppe oder Verteilerliste für den Zugriff

auswählen

• bestimmen, ob Benutzer Kontakte editieren dürfen

• Anmerkung:

• Rechte auf Ordner können im Nachhinein wieder entzogen und

angepasst werden




• Anlegen und Nutzen gemeinsamer Kontakte (Modul Kontakte)

• andere Benutzer erhalten Email, dass sie auf die Kontakte

zugreifen dürfen, inklusive Link zur Freigabe

• nach anklicken des Links erscheint der Kontaktordner in der

Kontaktansicht des Benutzers


Kontaktansicht des Benutzers

• Vorgehen beim Anlegen und Freigeben von Kalendern und

Aufgaben analog




• als Voreinstellung bietet Outlook in Verbindung mit Exchange das globale Adressbuch als Standardadressbuch an:

• dieses bildet die Gruppen und Benutzer des Active-Directory (der

Windowsumgebung) ab

• Benutzer hat keinerlei Möglichkeiten dieses zu editieren


• Benutzer hat keinerlei Möglichkeiten dieses zu editieren

• daher kann es sinnvoll sein, eigene Kontakte zu pflegen und diese standardmäßig anstatt des globalen Adressbuchs zu benutzen




• Einbinden eigener Kontakte als Standardadressbuch (Modul Kontakte)

• bei selbst erstelltem Kontaktordner: Rechter Mausklick

Eigenschaften, Reiter Outlook Adressbuch, Diesen Ordner als E-Mail Adressbuch anzeigen


Mail Adressbuch anzeigen

• Standardadressbuch setzen: Menü Extras, Befehl Adressbuch,

im Adressbuchfenster: Menü Extras, Befehl Optionen

• nun unter Punkt diese Adressliste zuerst anzeigen, das

bevorzugte Adressbuch auswählen

• im unteren Teil des Fensters die Reihenfolge so ändern, dass

der Kontakteordner über globalem Adressbuch angeordnet ist

• Anmerkung:

• funktioniert nur mit eigenen Kontaktordnern und öffentl. Ordnern




• Outlook bietet verschiedene Möglichkeiten der automatischen Bearbeitung von Emails

• diese werden mit dem Regel-Assistenten konfiguriert

• es gibt serverseitige Regeln und Regeln, die nur funktionieren, wenn Outlook läuft:


wenn Outlook läuft:

• bei serverseitigen Regeln ist keinerlei Möglichkeit gegeben, den

Benutzer über das Ausführen dieser zu informieren




• Anlegen einer Email-Regel (Modul E-Mail)

• einen Unterordner im Posteingang anlegen

• Menü Extras, Befehl Regeln und Benachrichtigungen, auf Neue Regel klicken

• Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner


• Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben wählen, Weiter klicken

• auf unterstrichene Werte klicken, entsprechende Wörter

angeben und Zielordner auswählen

• evtl. Benachrichtigung aktivieren (im Benachrichtigungsfenster..Text anzeigen), Regel

vervollständigen, Fertig stellen klicken



3.3. Der Abwesenheits-Assistent

• wenn man für eine Zeit nicht per Email erreichbar ist, so kann Exchange automatisch eine Email als Antwort auf evtl. Anfragen senden

• bei der Konfiguration mit dem Abwesenheits-Assistenten:

• Empfängerkreis einschränken, um nicht auf Spam zu antworten


• Empfängerkreis einschränken, um nicht auf Spam zu antworten


4. Termine und Aufgaben


• Aufgabenordner können freigegeben und gemeinsam benutzt werden

• Aufgaben können vom Benutzer erstellt oder anderen zugeteilt werden

• bei Zuteilung kann der Empfänger zusagen oder ablehnen


• bei Zuteilung kann der Empfänger zusagen oder ablehnen

• sich wiederholende Aufgaben können als Serienelement eingetragen werden

• private Aufgaben in freigegebenen Aufgabenordnern sind für andere Benutzer nicht sichtbar




• Erinnerungen an Aufgaben koppelbar

• Versand von Statusberichten zu Aufgaben möglich

• Details und Fortschritte der Bearbeitung können angegeben werden


• viele Optionen herkömmlicher Outlook Emails auch unter den Aufgaben verfügbar




• Aufgaben erstellen (Modul Aufgaben):

• entweder: direkt in Vorgangsliste in Aufgabenansicht

• oder: Menü Datei, Befehl Neu, Aufgabe bzw. Aufgabenanfrage(Aufgaben delegieren)

• beim Delegieren Nutzer oder Verteilergruppen, bzw. –listen


• beim Delegieren Nutzer oder Verteilergruppen, bzw. –listen

angeben

• bei Annahme erscheint Aufgabe in Liste des anderen Nutzers

• Anmerkung:

• wurden delegierte Aufgaben erledigt, erhält der Absender eine

Nachricht hierüber




• Verwaltung von Terminen, Ereignissen und Besprechungen:

• Details privater Einträge werden anderen nicht angezeigt

• Kalender können freigegeben und gemeinsam genutzt werden:

• überlappende Ansicht von Kalendern möglich

• Erinnerungen erfolgen nur an Termine in Kalendern des


• Erinnerungen erfolgen nur an Termine in Kalendern des

Benutzers (bei gemeinsamen Kalendern: Einladung zum Termin

erforderlich)




• Ressourcen (Räume, Geräte) können in die Planung von Terminen und Besprechungen mit einbezogen werden

• Anzeige der Frei- und Gebucht Zeiten der Teilnehmer zur besseren Planung von Besprechungen und Terminen

• Zusammenfassen von Benutzern in Gruppenzeitplänen


• Zusammenfassen von Benutzern in Gruppenzeitplänen (Frei-/Gebucht)




• Anlegen eines Kalendereintrages (Modul Kalender):

• per Doppelklick auf Wochentag

• mit einem Formular (rechte Maustaste Wochentag oder Menü

Aktionen)

• wiederkehrende Einträge können als Serie angelegt werden


• wiederkehrende Einträge können als Serie angelegt werden




• Neue Besprechung anlegen (Modul Kalender)

• Menü Aktionen, Befehl Neue Besprechungsanfrage( Zeitplanung mit Terminplanungs-Assistenten)

• alternativ: Menü Aktionen, Befehl Besprechung planen

• hier Teilnehmer einladen und Ressourcen einplanen


• hier Teilnehmer einladen und Ressourcen einplanen

• Anzeige der freien und gebuchten Zeiten der Teilnehmer,

Möglichkeit eines automatischen Terminvorschlags

• Teilnehmer bekommen nun Email mit Terminvorschlag

• hierbei Zusage, Absage, Zusage unter Vorbehalt und andere Zeit vorschlagen möglich




• Planung mit Gruppenterminplänen/Gruppenzeitplänen (Modul Kalender):

• hinzufügen von Benutzern in Gruppenterminplänen

• Planung einfacher bei konstanter Konstellation von Teilnehmern

• Terminpläne werden pro Kalender festgelegt und an diese


• Terminpläne werden pro Kalender festgelegt und an diese

gebunden (bei Freigabe auch für andere sichtbar)

• Verwaltung über: Menü Aktionen, Befehl Gruppenterminpläne ermitteln oder Symbol Gruppenzeitpläne




Symbol Gruppenzeitpläne





• Keine

• kein Zugriff möglich

• Stufe 1 (Teilnehmer):

• Elemente und Dateien lediglich erstellen

• der Inhalt des Ordners wird nicht angezeigt


• der Inhalt des Ordners wird nicht angezeigt

(Gilt nicht für Stellvertreter)

• Stufe 2:

• Elemente und Dateien nur lesen

• Stufe 3:

• Elemente und Dateien lesen, erstellen und eigene löschen




• Stufe 4:

• Elemente und Dateien erstellen und lesen sowie eigene

Elemente und Dateien ändern und löschen

• Stufe 5:

• wie Stufe 4, jedoch können zusätzlich Unterordner erstellt


• wie Stufe 4, jedoch können zusätzlich Unterordner erstellt

werden (Gilt nicht für Stellvertreter)

• Stufe 6:

• alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen





• Stufe 7:

• alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen

sowie Unterordner erstellen (Gilt nicht für Stellvertreter)

• Stufe 8 (Besitzer):

• wie Stufe 7, jedoch kann der Besitzer zusätzlich über die


• wie Stufe 7, jedoch kann der Besitzer zusätzlich über die

Berechtigungen anderer Personen in dem Ordner verfügen


• Anmerkung:

• eine benutzerdefinierte Abwandlung dieser Stufen ist ebenso

möglich




• Stellvertreter können Kalender, Aufgaben, E-Mails, Kontakte, Notizen sowie das Journal eines anderen Benutzers verwalten

• hierbei vier Berechtigungsstufen:


• Keine: kein Zugriff möglich

• Stufe 1: Elemente lesen

• Stufe 2: Elemente lesen und erstellen

• Stufe 3: Elemente lesen, erstellen und ändern




• Einrichtung einer Stellvertretung (global erreichbar):

• Menü Extras, Befehl Optionen, Registerkarte Stellvertretungen

• Registerkarte Stellvertretungen auf Hinzufügen

• Dann Benutzer auswählen und Zugriffsrechte anpassen





• auf Seiten des Stellvertreters:

• Menü Datei, Befehl Öffnen, dann Ordner eines anderen Benutzers dort den Namen hinzufügen


• andere Möglichkeit:

• bei einzelnen Elementen wie Kalender, Kontakte etc. auf

entsprechende Option (z.B. Freigegebenen Kalender) klicken



5.3. Freigabe des Postfachs

• Alternative zur Stellvertretungsfunktion

• allerdings:

• Möglichkeit dem anderen Benutzer jede der acht

Berechtigungsstufen zuzuweisen (z.B. Besitzer möglich)


Berechtigungsstufen zuzuweisen (z.B. Besitzer möglich)




• Vorgehen:

• rechter Mausklick auf Postfach in der Ordneransicht

(Schnellstartleiste), im Kontextmenü Befehl

Freigabeberechtigungen ändern wählen

• Reiter Berechtigungen im Eigenschaften Dialogfeld


• Reiter Berechtigungen im Eigenschaften Dialogfeld

• hier auf Hinzufügen klicken, um Benutzer hinzuzufügen

• dann Berechtigungsstufe für Benutzer setzen oder diese selbst

definieren

• Anmerkung:

• jeder Unterordner des Postfachs muss danach separat

freigegeben werden




• Anstatt das Postfach komplett freizugeben, können auch einzelne Unterordner freigegeben werden

• für Stellvertreter dann nicht nutzbar:


• Option Zusätzliches Postfach unter Kontoeinstellungen (Keine

Anzeige der Unterordner des Postfachs)

• stattdessen möglich:

• Menü Datei, Befehl Öffnen, Ordner eines anderen Benutzers




Einbinden

fremdes

Postfach:

(nur wenn


komplett

freigegeben)



Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Fragen?

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