Groupwarefunktionen mit Outlook 2007 - uni-muenster.de · • Anlegen und Nutzen gemeinsamer...

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1 Groupwarefunktionen mit Outlook 2007 Eine Übersicht Matthias Wagner, 24.08.2009
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  • 1

    Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    Eine Übersicht

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 2Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    Inhalt1. Allgemeines über Outlook und Exchange

    1.1. Wo liegen meine Daten

    1.2. Der Aufbau von Outlook 2007

    2. Kontakte verwalten

    2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.1. Bevorzugtes Adressbuch festlegen

    3.2. Der Regel-Assistent

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    3.2. Der Regel-Assistent

    4. Arbeiten mit Kalender und Aufgaben

    4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen

    4.2. Besprechungen und Termine planen

    5. Ordner und Elemente verwalten

    5.1. Die Berechtigungsstufen

    5.2. Die Stellvertretungsfunktion

    5.3 Freigabe des Postfachs

  • 3Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    • Ohne Exchange:

    • Outlook legt Daten in lokalen Ordnern (PST-Dateien) ab

    • Mit Exchange:

    • Outlook greift auf zentrale Daten zu (Exchange Cluster)

    1. Allgemeines über Outlook und Exchange

    1.1. Wo liegen meine Daten

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 4Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    1. Allgemeines über Outlook und Exchange

    1.1. Wo liegen meine Daten

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 5Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    • Exchangekonten werden zentral auf dem Server gesichert

    • Allerdings:

    • Wenn Autoarchivierung aktiviert, erfolgt diese zusätzlich lokal in

    Datei „archive.pst“

    1. Allgemeines über Outlook und Exchange

    1.1. Wo liegen meine Daten

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    Datei „archive.pst“

    • Alle Outlook-Datendateien (Endung: .pst) werden lokal auf dem

    Client abgelegt

    • Anleitungen zur Benutzung von Outlook 2007 mit Exchange im Zivwiki unter:

    • https://zivwiki.uni-muenster.de/cgi-bin/view/Exchange/WebHome

  • 6Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    • Beantragen eines Exchangekontos:

    • wenn Benutzer in Gruppe „u0mitarb“, kann er Postfach unter

    https://mein-ziv.uni-muenster.de/ selbst beantragen

    • ansonsten per Email unter: [email protected]

    1. Allgemeines über Outlook und Exchange

    1.1. Wo liegen meine Daten

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • Ansprechpartner im ZIV:

    • Christian Müller-Böhm

    • Oliver Winkelmann

  • 7Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    1. Allgemeines über Outlook und Exchange

    1.1. Wo liegen meine Daten

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 8Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    1. Allgemeines über Outlook und Exchange

    1.2. Der Aufbau von Outlook 2007

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 9Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    • neben globalem Exchange Adressbuch, Möglichkeit eigene Kontakte zu pflegen und diese für andere Benutzer freizugeben

    • unter Exchange serverseitige Verteilergruppen (legt Admin an) und Verteilerlisten (legt Benutzer an)

    • bei freigegebenem Kontaktordner sind private Kontakte für

    2. Kontakte verwalten

    2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • bei freigegebenem Kontaktordner sind private Kontakte für andere nicht sichtbar

    • Anlage Verteilerliste (Modul Kontakte):

    • Menü Datei, Befehl Neu, Verteilerliste

  • 10Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    2. Kontakte verwalten

    2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 11Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    2. Kontakte verwalten

    2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

    • Anlegen und Nutzen gemeinsamer Kontakte (Modul Kontakte)

    • Anlegen: Menü Datei, Befehl Neu, Ordner

    • Freigeben: Rechter Mausklick auf neuen Kontaktordner, im

    Kontextmenü Befehl „Ordnernamen“ freigeben wählen

    • nun Benutzer, Verteilergruppe oder Verteilerliste für den Zugriff

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • nun Benutzer, Verteilergruppe oder Verteilerliste für den Zugriff

    auswählen

    • bestimmen, ob Benutzer Kontakte editieren dürfen

    • Anmerkung:

    • Rechte auf Ordner können im Nachhinein wieder entzogen und

    angepasst werden

  • 12Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    2. Kontakte verwalten

    2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

    • Anlegen und Nutzen gemeinsamer Kontakte (Modul Kontakte)

    • andere Benutzer erhalten Email, dass sie auf die Kontakte

    zugreifen dürfen, inklusive Link zur Freigabe

    • nach anklicken des Links erscheint der Kontaktordner in der

    Kontaktansicht des Benutzers

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    Kontaktansicht des Benutzers

    • Vorgehen beim Anlegen und Freigeben von Kalendern und

    Aufgaben analog

  • 13Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    2. Kontakte verwalten

    2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 14Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    2. Kontakte verwalten

    2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 15Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.1. Bevorzugtes Adressbuch festlegen

    • als Voreinstellung bietet Outlook in Verbindung mit Exchange das globale Adressbuch als Standardadressbuch an:

    • dieses bildet die Gruppen und Benutzer des Active-Directory (der

    Windowsumgebung) ab

    • Benutzer hat keinerlei Möglichkeiten dieses zu editieren

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • Benutzer hat keinerlei Möglichkeiten dieses zu editieren

    • daher kann es sinnvoll sein, eigene Kontakte zu pflegen und diese standardmäßig anstatt des globalen Adressbuchs zu benutzen

  • 16Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.1. Bevorzugtes Adressbuch festlegen

    • Einbinden eigener Kontakte als Standardadressbuch (Modul Kontakte)

    • bei selbst erstelltem Kontaktordner: Rechter Mausklick

    Eigenschaften, Reiter Outlook Adressbuch, Diesen Ordner als E-Mail Adressbuch anzeigen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    Mail Adressbuch anzeigen

    • Standardadressbuch setzen: Menü Extras, Befehl Adressbuch, im Adressbuchfenster: Menü Extras, Befehl Optionen

    • nun unter Punkt diese Adressliste zuerst anzeigen, das bevorzugte Adressbuch auswählen

    • im unteren Teil des Fensters die Reihenfolge so ändern, dass

    der Kontakteordner über globalem Adressbuch angeordnet ist

    • Anmerkung:

    • funktioniert nur mit eigenen Kontaktordnern und öffentl. Ordnern

  • 17Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.1. Bevorzugtes Adressbuch festlegen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 18Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.2. Der Regel-Assistent

    • Outlook bietet verschiedene Möglichkeiten der automatischen Bearbeitung von Emails

    • diese werden mit dem Regel-Assistenten konfiguriert

    • es gibt serverseitige Regeln und Regeln, die nur funktionieren, wenn Outlook läuft:

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    wenn Outlook läuft:

    • bei serverseitigen Regeln ist keinerlei Möglichkeit gegeben, den

    Benutzer über das Ausführen dieser zu informieren

  • 19Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.2. Der Regel-Assistent

    • Anlegen einer Email-Regel (Modul E-Mail)

    • einen Unterordner im Posteingang anlegen

    • Menü Extras, Befehl Regeln und Benachrichtigungen, auf Neue Regel klicken

    • Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben wählen, Weiter klicken

    • auf unterstrichene Werte klicken, entsprechende Wörter

    angeben und Zielordner auswählen

    • evtl. Benachrichtigung aktivieren (im Benachrichtigungsfenster..Text anzeigen), Regel vervollständigen, Fertig stellen klicken

  • 20Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.2. Der Regel-Assistent

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 21Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.2. Der Regel-Assistent

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 22Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    3. Nützliche Funktionen rund um Emails

    3.3. Der Abwesenheits-Assistent

    • wenn man für eine Zeit nicht per Email erreichbar ist, so kann Exchange automatisch eine Email als Antwort auf evtl. Anfragen senden

    • bei der Konfiguration mit dem Abwesenheits-Assistenten:

    • Empfängerkreis einschränken, um nicht auf Spam zu antworten

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • Empfängerkreis einschränken, um nicht auf Spam zu antworten

  • 23Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    4. Termine und Aufgaben

    4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen

    • Aufgabenordner können freigegeben und gemeinsam benutzt werden

    • Aufgaben können vom Benutzer erstellt oder anderen zugeteilt werden

    • bei Zuteilung kann der Empfänger zusagen oder ablehnen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • bei Zuteilung kann der Empfänger zusagen oder ablehnen

    • sich wiederholende Aufgaben können als Serienelement eingetragen werden

    • private Aufgaben in freigegebenen Aufgabenordnern sind für andere Benutzer nicht sichtbar

  • 24Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    4. Termine und Aufgaben

    4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen

    • Erinnerungen an Aufgaben koppelbar

    • Versand von Statusberichten zu Aufgaben möglich

    • Details und Fortschritte der Bearbeitung können angegeben werden

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • viele Optionen herkömmlicher Outlook Emails auch unter den Aufgaben verfügbar

  • 25Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    4. Termine und Aufgaben

    4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen

    • Aufgaben erstellen (Modul Aufgaben):

    • entweder: direkt in Vorgangsliste in Aufgabenansicht

    • oder: Menü Datei, Befehl Neu, Aufgabe bzw. Aufgabenanfrage(Aufgaben delegieren)

    • beim Delegieren Nutzer oder Verteilergruppen, bzw. –listen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • beim Delegieren Nutzer oder Verteilergruppen, bzw. –listen

    angeben

    • bei Annahme erscheint Aufgabe in Liste des anderen Nutzers

    • Anmerkung:

    • wurden delegierte Aufgaben erledigt, erhält der Absender eine

    Nachricht hierüber

  • 26Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    4. Termine und Aufgaben

    4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 27Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    4. Termine und Aufgaben

    4.2. Besprechungen und Termine planen

    • Verwaltung von Terminen, Ereignissen und Besprechungen:

    • Details privater Einträge werden anderen nicht angezeigt

    • Kalender können freigegeben und gemeinsam genutzt werden:

    • überlappende Ansicht von Kalendern möglich

    • Erinnerungen erfolgen nur an Termine in Kalendern des

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • Erinnerungen erfolgen nur an Termine in Kalendern des

    Benutzers (bei gemeinsamen Kalendern: Einladung zum Termin

    erforderlich)

  • 28Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    4. Termine und Aufgaben

    4.2. Besprechungen und Termine planen

    • Ressourcen (Räume, Geräte) können in die Planung von Terminen und Besprechungen mit einbezogen werden

    • Anzeige der Frei- und Gebucht Zeiten der Teilnehmer zur besseren Planung von Besprechungen und Terminen

    • Zusammenfassen von Benutzern in Gruppenzeitplänen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • Zusammenfassen von Benutzern in Gruppenzeitplänen (Frei-/Gebucht)

  • 29Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    4. Termine und Aufgaben

    4.2. Besprechungen und Termine planen

    • Anlegen eines Kalendereintrages (Modul Kalender):

    • per Doppelklick auf Wochentag

    • mit einem Formular (rechte Maustaste Wochentag oder Menü

    Aktionen)

    • wiederkehrende Einträge können als Serie angelegt werden

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • wiederkehrende Einträge können als Serie angelegt werden

  • 30Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    4. Termine und Aufgaben

    4.2. Besprechungen und Termine planen

    • Neue Besprechung anlegen (Modul Kalender)

    • Menü Aktionen, Befehl Neue Besprechungsanfrage( Zeitplanung mit Terminplanungs-Assistenten)

    • alternativ: Menü Aktionen, Befehl Besprechung planen

    • hier Teilnehmer einladen und Ressourcen einplanen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • hier Teilnehmer einladen und Ressourcen einplanen

    • Anzeige der freien und gebuchten Zeiten der Teilnehmer,

    Möglichkeit eines automatischen Terminvorschlags

    • Teilnehmer bekommen nun Email mit Terminvorschlag

    • hierbei Zusage, Absage, Zusage unter Vorbehalt und andere Zeit vorschlagen möglich

  • 31Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    4. Termine und Aufgaben

    4.2. Besprechungen und Termine planen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 32Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    4. Termine und Aufgaben

    4.2. Besprechungen und Termine planen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 33Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    4. Termine und Aufgaben

    4.2. Besprechungen und Termine planen

    • Planung mit Gruppenterminplänen/Gruppenzeitplänen (Modul Kalender):

    • hinzufügen von Benutzern in Gruppenterminplänen

    • Planung einfacher bei konstanter Konstellation von Teilnehmern

    • Terminpläne werden pro Kalender festgelegt und an diese

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • Terminpläne werden pro Kalender festgelegt und an diese

    gebunden (bei Freigabe auch für andere sichtbar)

    • Verwaltung über: Menü Aktionen, Befehl Gruppenterminpläne ermitteln oder Symbol Gruppenzeitpläne

  • 34Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    4. Termine und Aufgaben

    4.2. Besprechungen und Termine planen

    Symbol Gruppenzeitpläne

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 35Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    4. Termine und Aufgaben

    4.2. Besprechungen und Termine planen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 36Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    5. Ordner und Elemente verwalten

    5.1. Die Berechtigungsstufen

    • Keine

    • kein Zugriff möglich

    • Stufe 1 (Teilnehmer):

    • Elemente und Dateien lediglich erstellen

    • der Inhalt des Ordners wird nicht angezeigt

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • der Inhalt des Ordners wird nicht angezeigt

    (Gilt nicht für Stellvertreter)

    • Stufe 2:

    • Elemente und Dateien nur lesen

    • Stufe 3:

    • Elemente und Dateien lesen, erstellen und eigene löschen

  • 37Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    5. Ordner und Elemente verwalten

    5.1. Die Berechtigungsstufen

    • Stufe 4:

    • Elemente und Dateien erstellen und lesen sowie eigene

    Elemente und Dateien ändern und löschen

    • Stufe 5:

    • wie Stufe 4, jedoch können zusätzlich Unterordner erstellt

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • wie Stufe 4, jedoch können zusätzlich Unterordner erstellt

    werden (Gilt nicht für Stellvertreter)

    • Stufe 6:

    • alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen

    (Gilt nicht für Stellvertreter)

  • 38Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    5. Ordner und Elemente verwalten

    5.1. Die Berechtigungsstufen

    • Stufe 7:

    • alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen

    sowie Unterordner erstellen (Gilt nicht für Stellvertreter)

    • Stufe 8 (Besitzer):

    • wie Stufe 7, jedoch kann der Besitzer zusätzlich über die

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • wie Stufe 7, jedoch kann der Besitzer zusätzlich über die

    Berechtigungen anderer Personen in dem Ordner verfügen

    (Gilt nicht für Stellvertreter)

    • Anmerkung:

    • eine benutzerdefinierte Abwandlung dieser Stufen ist ebenso

    möglich

  • 39Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    5. Ordner und Elemente verwalten

    5.2. Die Stellvertretungsfunktion

    • Stellvertreter können Kalender, Aufgaben, E-Mails, Kontakte, Notizen sowie das Journal eines anderen Benutzers verwalten

    • hierbei vier Berechtigungsstufen:

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • Keine: kein Zugriff möglich

    • Stufe 1: Elemente lesen

    • Stufe 2: Elemente lesen und erstellen

    • Stufe 3: Elemente lesen, erstellen und ändern

  • 40Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    5. Ordner und Elemente verwalten

    5.2. Die Stellvertretungsfunktion

    • Einrichtung einer Stellvertretung (global erreichbar):

    • Menü Extras, Befehl Optionen, Registerkarte Stellvertretungen

    • Registerkarte Stellvertretungen auf Hinzufügen

    • Dann Benutzer auswählen und Zugriffsrechte anpassen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 41Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    5. Ordner und Elemente verwalten

    5.2. Die Stellvertretungsfunktion

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 42Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    5. Ordner und Elemente verwalten

    5.2. Die Stellvertretungsfunktion

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 43Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    5. Ordner und Elemente verwalten

    5.2. Die Stellvertretungsfunktion

    • auf Seiten des Stellvertreters:

    • Menü Datei, Befehl Öffnen, dann Ordner eines anderen Benutzers dort den Namen hinzufügen

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • andere Möglichkeit:

    • bei einzelnen Elementen wie Kalender, Kontakte etc. auf

    entsprechende Option (z.B. Freigegebenen Kalender) klicken

  • 44Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    5. Ordner und Elemente verwalten

    5.3. Freigabe des Postfachs

    • Alternative zur Stellvertretungsfunktion

    • allerdings:

    • Möglichkeit dem anderen Benutzer jede der acht

    Berechtigungsstufen zuzuweisen (z.B. Besitzer möglich)

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    Berechtigungsstufen zuzuweisen (z.B. Besitzer möglich)

  • 45Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    5. Ordner und Elemente verwalten

    5.3. Freigabe des Postfachs

    • Vorgehen:

    • rechter Mausklick auf Postfach in der Ordneransicht

    (Schnellstartleiste), im Kontextmenü Befehl

    Freigabeberechtigungen ändern wählen

    • Reiter Berechtigungen im Eigenschaften Dialogfeld

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • Reiter Berechtigungen im Eigenschaften Dialogfeld

    • hier auf Hinzufügen klicken, um Benutzer hinzuzufügen

    • dann Berechtigungsstufe für Benutzer setzen oder diese selbst

    definieren

    • Anmerkung:

    • jeder Unterordner des Postfachs muss danach separat

    freigegeben werden

  • 46Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    5. Ordner und Elemente verwalten

    5.3. Freigabe des Postfachs

    Matthias Wagner, 24.08.2009

  • 47Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    5. Ordner und Elemente verwalten

    5.3. Freigabe des Postfachs

    • Anstatt das Postfach komplett freizugeben, können auch einzelne Unterordner freigegeben werden

    • für Stellvertreter dann nicht nutzbar:

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    • Option Zusätzliches Postfach unter Kontoeinstellungen (Keine Anzeige der Unterordner des Postfachs)

    • stattdessen möglich:

    • Menü Datei, Befehl Öffnen, Ordner eines anderen Benutzers

  • 48Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    5. Ordner und Elemente verwalten

    5.3. Freigabe des Postfachs

    Einbinden

    fremdes

    Postfach:

    (nur wenn

    Matthias Wagner, 24.08.2009

    komplett

    freigegeben)

  • 49Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

    Matthias Wagner, 24.08.2009

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