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Kurzanleitung zur TaxMetall StartUp Version ERP für kleine Unternehmen: Auftragsbearbeitung • Kalkulation • Warenwirtschaft am Beispiel der Vectobike GmbH

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Kurzanleitung zur

TaxMetall StartUp Version

ERP für kleine Unternehmen:

Auftragsbearbeitung • Kalkulation •

Warenwirtschaft

am Beispiel der Vectobike GmbH

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Inhaltsverzeichnis

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INHALT

EINFÜHRUNG ........................................................................................................................................... 3

Systemvoraussetzungen der TaxMetall Demoversion .................................................................... 3

Über dieses Demohandbuch ........................................................................................................... 3

Der Arbeitsbildschirm .............................................................................................................................. 5

Die Aktivierung eines Menüs........................................................................................................... 6

Kontextmenüs ................................................................................................................................. 6

Statuszeile ....................................................................................................................................... 6

Die Funktionsleiste .......................................................................................................................... 6

Die Auftragsbearbeitung ......................................................................................................................... 7

Beispiel Auftragsbelegkette: Vom Angebot zur Rechnung ............................................................. 9

Mehrsprachige Belege erstellen ............................................................................................................ 28

Der Rahmenauftrag / Abrufauftrag ....................................................................................................... 31

Erstellen eines Rahmenauftrags .................................................................................................... 31

Erstellen eines einzelnen Abrufauftrages ..................................................................................... 33

Einzelabrufe ................................................................................................................................... 35

Anzahlungsanforderungen .................................................................................................................... 36

Zahlung der Rechnungssumme in Teilraten .......................................................................................... 42

Teilrechnung bei Teillieferungen ........................................................................................................... 43

Unterschiedliche Liefer- und Rechnungsanschriften ............................................................................ 45

Zeichnungen über die Dokumentenverwaltung mit TaxMetall Verbinden........................................... 48

Artikelstamm - Artikel anlegen .............................................................................................................. 53

Automatische Bestellung aus der Stückliste ......................................................................................... 59

Stücklistenberechnung .......................................................................................................................... 63

Bestellung der Kaufteile ........................................................................................................................ 64

Die Inventur ........................................................................................................................................... 67

Branchenspezifische Kalkulationen ....................................................................................................... 73

Kalkulation im Metallbau und die DIN EN1090 ............................................................................. 73

Kalkulation in der Metallbe- und verarbeitung / als Lohnfertiger ................................................ 73

Kalkulation als Feinwerkmechaniker ............................................................................................. 73

Arbeiten mit Titeln (speziell Maschinenbauer) ............................................................................. 73

Kalkulation in der Oberflächenbeschichtung ................................................................................ 73

Diskrete Fertigung: Sondermaschinenbau, Anlagenbau, und für alle Unternehmen, die Ihre

Produkte aus Baugruppen zusammenbauen ................................................................................ 74

Die Wiedervorlage in TaxMetall ............................................................................................................ 75

Einstieg Formularbearbeitung ............................................................................................................... 77

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EINFÜHRUNG

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EINFÜHRUNG

Systemvoraussetzungen der TaxMetall Demoversion

Bevor Sie die TaxMetall-Demoversion auf Ihrem Rechner installieren, überprüfen Sie bitte, ob Ihr System den von uns empfohlenen Anforderungen entspricht:

• Betriebssysteme ab Windows 7 Service Pack 1 • Administrationsrechte • 1 GB freier Speicherplatz • Bildschirmauflösung: Mindestanforderung 1024 x 768, empfohlen 1280 x 960 • Microsoft Office-Paket ab 2007: Word, Excel, Outlook, für die Nutzung der integrierten MS

Office-Funktionen

Über dieses Demohandbuch

Das vorliegende Handbuch unterstützt Sie beim Kennenlernen von TaxMetall. Ziel dieser Unterlagen ist, Ihnen einen ersten Eindruck der Bedienbarkeit und Funktionalität von TaxMetall zu vermitteln.

Dieses Demohandbuch ist multimedial gestaltet, d.h. Sie finden immer wieder Links zu weiteren Online-Dokumenten im PDF-Format oder zu Videos in unserem YouTube Kanal, die tiefer in die jeweilige Thematik einführen. Sie erkennen dies am entsprechenden Symbol am Seitenrand.

In der Demoversion ist eine Musterfirma, die Vectobike GmbH, angelegt. In diesem Mandanten haben wir bereits einige Daten hinterlegt mit denen Sie üben bzw. Vorgänge nachvollziehen und ergänzen können.

Der Fertigungsbereich dieser Firma umfasst den Schneidwerkzeugbau, den Vorrichtungsbau, Formenbau und die Einzelteil- sowie die Kleinserienfertigung im Sondermaschinenbau und in der Automobilindustrie. Die Vectobike GmbH ist tätig in der Einzel-, Auftrags- und Serienfertigung, somit können alle Geschäftsprozesse demonstriert werden. Verarbeitet werden nahezu alle Werkstoffe: NE-Metalle, Edelstahl, Kunststoff als Plattenmaterial oder in Stäben. Die Veredelung (Härten, Galvanik, Brünieren) vergibt das Unternehmen in Fremdarbeit. Als weiteres Geschäftsfeld betätigt sich die Vectobike GmbH als Fahrradhersteller.

Durch diese Konstellation ist es möglich, alle Geschäftsprozesse anhand der Vectobike GmbH zu demonstrieren. Sie können dieses Demohandbuch nutzen, um die Geschäftsprozesse selbst nachzuvollziehen oder natürlich auch als Informationsschrift.

Klicken Sie sich zunächst einfach durch die Programm-Masken, um einen persönlichen Eindruck von strukturiertem Aufbau und von der Übersichtlichkeit der Oberflächen zu erhalten.

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Mit diesem Demohandbuch bekommen Sie wesentliche Bedienfunktionen erklärt und erfahren immer am Anfang eines Kapitels, was im Folgenden dargestellt wird.

Wir haben einige einfache Geschäftsprozesse und einige komplexere Themen zusammengestellt, damit Sie einen Überblick über verschiedene Funktionen erhalten. Da die einzelnen Geschäftsprozesse an dieser Stelle beispielhaft dargestellt sind, sind die Strukturen teilweise vereinfacht.

Komplexe Geschäftsprozesse und Funktionen gerade in Bezug auf Kalkulation, Stücklisten und/oder Lager, Materialwirtschaft zeigen wir Ihnen gerne – abgestimmt auf Ihr Unternehmen – in einer persönlichen Präsentation.

Falls Sie noch nie mit einem Datenbanksystem gearbeitet haben, sollten Sie in jedem Fall bedenken:

Eine Datenbankanwendung ist keine Textverarbeitung. Mit TaxMetall können komplexe Geschäftsprozesse (z.B. eine durchgängige Auftragsbearbeitung oder ein automatisches Bestellwesen) nachvollzogen werden. Denn über das Datenbankmanagementsystem (DBMS) greift die Datenbankanwendung TaxMetall auf die einzelnen Datenbanktabellen (z.B. den Artikelstamm) zu. Als Abfragesprache verwendet Vectotax dabei SQL. SQL ist die Standardsprache, um relationale Datenbanken zu erzeugen.

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DER ARBEITSBILDSCHIRM

Erfahren Sie in diesem Kapitel:

Wie TaxMetall prinzipiell aufgebaut ist

Wie man TaxMetall bedient

Wie die Suchfunktionen arbeiten

Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint der Arbeitsbildschirm von TaxMetall mit folgenden Elementen:

Einen Überblick über TaxMetall erhalten Sie auch über folgendes Video:

Einfache Menü -Bedienung in TaxMetall über Explorer-Fenster, Seitenreiter und Symbole.

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Die Aktivierung eines Menüs

Um ein Menü zu aktivieren, gibt es grundsätzlich vier Möglichkeiten:

1. Sie wählen das entsprechende Menü aus der Menüzeile.

2. Sie verwenden die entsprechende Tastenkombination. Drücken Sie immer den unterstrichenen Buchstaben in Kombination mit der Shift-Taste.

3. Sie klicken die gewünschte Karteikarte mit der Maus an.

4. Sie wählen das gewünschte Menü aus der Navigationsleiste links aus und aktivieren es durch einen Klick mit der linken Maustaste.

Kontextmenüs

Kontextmenüs öffnen Sie mit der rechten Maustaste. Abhängig von der Bildschirmmaske in der Sie gerade arbeiten, können Sie sehr schnell auf Befehle oder Werkzeuge zugreifen. Es ist also durchaus lohnenswert, ab und zu einen Klick mit der rechten Maustaste durchzuführen.

Statuszeile

In der Statuszeile am unteren Fensterrand finden Sie Informationen über Dateioperationen oder Datensätze. Je nachdem in welchem Menü Sie sich befinden, zeigt TaxMetall, welche Dateioperation Sie gerade durchführen. In den Suchdialogen bekommen Sie die Anzahl der erfassten Datensätze angezeigt.

Die Funktionsleiste

Die Funktionsleiste unter der Menüleiste enthält Symbole, über die Mausbenutzer die wichtigsten Befehle von TaxMetall auf einfachste Art und Weise aktivieren können. Die Funktionsleiste passt Ihren Inhalt je nach Bedarf immer der entsprechenden Programmseite an.

Unter den einzelnen Symbolen finden Sie teilweise Bezeichnungen für Funktionstasten, die Sie stattdessen verwenden können. Wenn Sie mit der Maus über die Symbole gehen, erscheinen „Hints“,

die Hinweise auf die jeweiligen Symbole geben, so bedeutet z.B. das „einen neuen Datensatz anlegen“. Alternativ können Sie die Funktionstaste F2 betätigen.

Eine vollständige Liste mit allen Symbolen und ShortCuts finden Sie in diesem Dokument.

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DIE AUFTRAGSBEARBEITUNG

Erfahren Sie in diesem Kapitel:

Wie man Kunden in TaxMetall anlegt

Wie man Artikel anlegt, ihnen Lieferanten zuordnet und Preise einträgt

Wie man ein Angebot schreibt

Wie man einen Auftrag generiert

Wie man einen Lieferschein generiert

Wie man eine Rechnung erstellt

Wie man den Zahlungseingang verbucht

Wie man das Druckmenü aufruft

Nach dem Programmstart erscheint die Hauptmaske von TaxMetall:

Über die Seitenreiter gelangen Sie zu den eigentlichen Menüpunkten von TaxMetall.

Im Seitenreiter „Stammdaten“ befindet sich der Menüpunkt „Kunden“. Dort haben Sie die Möglichkeit einen Kunden anzulegen oder Ihre bereits vorhandenen Kunden zu bearbeiten.

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Sie gelangen in folgendes Menü:

In der Demoversion haben wir Ihnen im Kundenstamm bereits einige Kunden hinterlegt. Unter der Kundennummer 10012 finden Sie beispielsweise die Müller Werkzeugbau GmbH. Mit diesen können

Sie gerne arbeiten oder klicken auf das Symbol, um einen neuen Kunden mit seinen Kontaktdaten anzulegen. So haben Sie unter anderem auch die Möglichkeit, eine abweichende Lieferadresse einzutragen, Notizen hinzuzufügen oder Zahlungsdaten zu hinterlegen.

Tipp: Befindet sich hinter einem Eingabefeld

eine Schaltfläche, können Sie alternativ zur Eingabe durch einen Klick auf diese Schaltfläche einen Suchdialog aufrufen.

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Und so legen Sie einen neuen Kunden an:

Beispiel:

Die Vectobike GmbH konnte als neuen Kunden die Firma Rad Speiche GmbH mit Firmensitz in 67663 Kaiserslautern gewinnen. Dieser Kunde muss nun angelegt werden.

Gehen Sie bei der Kundenanlage wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Symbol, um eine neue Kundennummer zu erzeugen 2. Tragen Sie den Namen des Kunden ein und ergänzen Sie diesen mit den Ihnen bekannten

Daten. ( Adresse, Telefonnumer, Branche,…) 3. Tragen Sie im Reiter „Versand/ Faktura“ die vereinbarten Bedingungen ein. 4. Tragen Sie im Reiter „Zahlung/Bank“ die Zahlungskonditionen und die Bankverbindung ein.

5. Nachdem Sie die wichtigsten Daten eingetragen haben, speichern Sie mit ab.

Beispiel Auftragsbelegkette: Vom Angebot zur Rechnung

Beispiel:

Nachdem der Kunde Rad Speiche angelegt wurde, erhält die Vectobike GmbH auch die erste Angebotsanfrage des Kunden. Der Kunde benötigt 100 Werkzeugtaschen Leder verstärkt mit Gurt.

Dieser Artikel ist neu und deshalb noch nicht im Artikelstamm angelegt. Nun muss als Erstes die Werkzeugtasche mit einer Artikelnummer versehen werden, bevor ein Angebot geschrieben werden kann.

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Und so legen Sie einen neuen Artikel an:

Im Seitenreiter „Stammdaten“ finden Sie das Menü Artikelstamm. Klicken Sie darauf öffnet sich der Artikelstamm. Auch hier haben wir bereits einige Artikel angelegt, welche Sie für Ihre Bearbeitung verwenden können.

Klicken Sie auf das Symbol, um einen neuen Artikel anzulegen.

Im Artikelstamm können ggf. sehr viele Informationen hinterlegt werden. Welche für Sie wichtig sind, hängt vom Artikel und den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Einige Eingabefelder können deshalb auch frei definiert werden, um für spätere Suchen oder Auswertungen ein für Ihr Unternehmen zutreffendes Ergebnis zu erhalten.

Geben Sie eine Artikelnummer und anschließend eine Artikelbezeichnung ein. Im Feld Langtext können Sie eine Beschreibung zum Artikel erfassen, die auch später in den Belegen angezeigt werden kann. Wichtig ist für die Kalkulation das Fertigungskennzeichen. Wählen Sie beim obigen Beispiel „Kaufteil“ für die Werkzeugtasche. Kaufteile können über TaxMetall bestellt werden.

Sie können im Seitenreiter „Lieferanten“ anschließend den gewünschten Lieferanten zuordnen, oder mehrere Lieferanten, die den Artikel liefern. Führen Sie einfach einen Doppelklick im Feld „Lieferant-Nr.“ aus, so gelangen Sie in den Lieferanten-Suchdialog. Die Werkzeugtasche wird von der Fahrradtextil GmbH (Lieferantennr.: 60002) hergestellt. Neben wichtigen Infos, wie die Bestellnummer des Lieferanten, können hier auch die Einkaufspreise hinterlegt werden.

Der Preis beträgt 22,00 € pro Tasche. Geben Sie diesen Einkaufspreis in der rechten Seite der Maske ein, wird er automatisch in den Seitenreiter „Preise“ vorgetragen, wenn Sie den Button „Preisvortrag“ betätigen.

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Wechseln Sie auf die Seite „Preise“ im Artikelstamm. Dort sehen Sie den Preisvortrag von 22,00 € als Einkaufspreis. Sie können nun einfach einen Zuschlag für den Verkaufspreis eingeben oder die detaillierte Verkaufskalkulation öffnen.

Ein Doppelklick auf die „VK-Gruppe“ öffnet eine detaillierte Verkaufskalkulation.

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Von den Selbstkosten zum Nettoverkaufspreis:

Wenn Sie neben Gewinnzuschlag mit Skonto und Provisionen arbeiten, können Sie über einen Doppelklick auf die jeweilige VK-Gruppe das entsprechende Kalkulationsmenü aufrufen. Mit einem Klick auf den grünen Haken übernehmen Sie den kalkulierten Nettoverkaufspreis in den Artikelstamm.

Der Einkaufspreis kann natürlich auch händisch eingetragen werden. Markieren Sie dazu die Eingabe hinter EK-Preis pro Stück. Tragen Sie einen Preis ein und wechseln Sie mit der Tabulatortaste zum Feld Zuschläge. Hier sehen Sie die in den Firmentabellen definierten VK-Gruppen. Wenn Sie bei Stammkunden mit 20 % Gewinnzuschlag kalkulieren, tragen Sie hier einen Faktor von 1,2 ein. Verlassen Sie mit der Tabulatortaste das Feld, um den VK-Netto berechnen zu lassen. Das

Abspeichern mit nicht vergessen.

Verlassen Sie den Artikelstamm, um wieder zum Hauptmenü zu gelangen.

Das Angebot

Der Artikel ist nun angelegt und Sie können dem Kunden ein Angebot erstellen.

Sie befinden sich im Hauptmenü und wechseln von dort in den Seitenreiter „Auftragsabwicklung“.

Hier klicken Sie auf „Angebot“, um das Angebotswesen zu öffnen:

Und so erstellen Sie mit TaxMetall ein Angebot:

1. Klicken Sie auf das Symbol, um ein neues Angebot zu erstellen. 2. Wählen Sie anschließend den Kunden aus. Hierzu betätigen Sie neben der Kunden-Nr. den

Button. Es öffnet sich der Kunden Suchdialog. 3. Tragen Sie den Namen des Kunden, in unserem Beispiel die Firma Rad Speiche, ein und

bestätigen den Eintrag mit einem Doppelklick:

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4. Nachdem der Kunde übernommen wurde, können Sie die Werkzeugtasche einfügen. Dazu doppelklicken Sie in das Feld unter „Artikel-Nr.“. Es öffnet sich der Artikelsuchdialog in dem Sie sowohl nach der Artikel-Nr. als auch nach der Bezeichnung suchen können. Mit einem Doppelklick erscheint der Artikel nun im Angebotswesen.

5. Geben Sie als Anzahl 100 Stück ein und legen Sie einen Artikelpreis fest. Geben Sie den Preis

pro Stück ein. Danach bestätigen Sie mit dem Symbol.

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Wenn Sie nun das Vorschau-Symbol betätigen, bekommen Sie das Angebot so angezeigt, wie Sie es an Ihren Kunden versenden würden:

Nachdem Sie der Firma Rad Speiche das Angebot geschickt haben, ruft der Kunde an, um die Werkzeugtaschen in Auftrag zu geben. Er beruft sich bei der Bestellung auf die Angebots-Nr.: 1018 und bittet um eine Auftragsbestätigung.

Erstellen Sie nun einen Auftrag über die 100 Werkzeugtaschen und senden dem Kunden eine Auftragsbestätigung zu.

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Und so generieren Sie aus dem Angebot einen Auftrag:

Gehen Sie wieder im Seitenreiter „Auftragsabwicklung“ auf den Menüpunkt „Angebot“. Das Angebotswesen öffnet sich:

1. Betätigen Sie mit dem Symbol die Angebotssuche. Es öffnet sich ein Suchdialog und Sie können bei „Angebot-Nr.“ die Nummer Ihres Angebotes eintragen. Doppelklicken Sie auf das daraufhin angezeigte Angebot.

2. Übergeben Sie das ausgewählte Angebot mit dem Symbol in einen Auftrag.

3. Es erscheint nun folgendes Fenster, welches Sie mit „OK“ bestätigen:

TaxMetall generiert dabei automatisch eine Auftragsnummer und wechselt selbstständig ins Auftragswesen. In unserem Beispiel erhält der Auftrag die Nummer 10014.

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Nachdem Sie den Auftrag erstellt haben, können Sie sich diesen wieder durch das Vorschau-Symbol

anzeigen lassen. Mit einem Klick auf das Druck-Symbol können Sie sich den Auftrag ausdrucken und der Firma Rad Speiche zukommen lassen.

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Da die Vectobike GmbH die Werkzeugtaschen nicht selbst herstellt und diese auch nicht im Lager verfügbar sind, müssen sie bei dem Lieferanten bestellt werden.

Mit TaxMetall können Sie ganz einfach Bestellanfragen an mehrere Lieferanten oder Bestellungen direkt aus dem Auftrag auslösen und bei Bedarf auch direkt per Mail versenden.

Und so veranlassen Sie eine Bestellung:

Rufen Sie den Auftrag mit der Nummer 10014 auf.

Sie bekommen nun den Auftrag über 100 Werkzeugtaschen für die Firma Rad Speiche angezeigt.

1. Klicken Sie dieses Symbol an, um eine Bedarfsliste zu erzeugen.

2. Daraufhin öffnet sich die Auftragsbestellung. Hier bekommen Sie sowohl die Fehlmengen, als

auch die Bestellvorschläge angezeigt. Da wir bei der Artikelanlage den Lieferanten 60002 bereits hinterlegt haben, wird dieser automatisch übernommen.

3. Betätigen Sie dieses Symbol, um eine Bestellung zu generieren. Es erscheint das folgende Fenster, welches Sie mit „Ja“ bestätigen.

4. TaxMetall wechselt nun automatisch in das Bestellwesen und Ihre Bestellung wird mit der Bestell-Nr.: 106 versehen.

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Lassen Sie sich die Bestellung anzeigen und klicken Vorschau-Symbol .

In unserem Beispiel geht die Bestellung an die Firma Fahrradtextil GmbH & Co. KG.

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Diese Bestellung kann nun ausgedruckt und versendet oder als pdf abgespeichert und per Mail versendet werden. Wenn Sie im Druckmenü den Button „mailen“ drücken, öffnet sich Ihr E-Mail Programm und Sie können die Bestellung direkt per Mail versenden.

Mittlerweile haben Sie die bestellten Werkzeugtaschen von der Firma Fahrradtextil GmbH & Co. KG geliefert bekommen und können diese nun an Ihren Kunden, die Firma Rad Speiche, versenden.

Einfach in TaxMetall „mailen“ auswählen, dann generiert TaxMetall ein pdf aus Ihrer Bestellung und öffnet Ihr E-Mail-Programm.

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Sie benötigen also einen Lieferschein, damit die Ware ausgeliefert werden kann. Diesen können Sie ebenfalls wieder aus dem Auftrag heraus erstellen.

Und so erstellen Sie einen Lieferschein:

1. Rufen Sie den Auftrag, zudem der Lieferschein erstellt werden soll, auf. In unserem Beispiel ist dies der Auftrag 10014 über 100 Werkzeugtaschen für die Firma Rad Speiche.

2. Betätigen Sie als nächstes dieses Symbol um an den Lieferschein zu übergeben. 3. Bestätigen Sie die Abfrage mit „OK“. Sie sehen, dass TaxMetall auch hier wieder

automatisch eine Lieferschein-Nr. generiert und direkt in den Lieferschein wechselt.

Wählen Sie das Vorschau-Symbol und lassen Sie sich den Lieferschein anzeigen.

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Inzwischen haben Sie die Lieferung an die Firma Rad Speiche ausgeführt. Nun können Sie dem Kunden eine Rechnung über die gelieferten Werkzeugtaschen stellen.

Um Ihrem Kunden eine Rechnung zu stellen, sollten Sie sich auf die vorhandenen Belege stützen. Auch hier generieren Sie bestenfalls wieder aus dem Auftrag heraus.

Und so stellen Sie in TaxMetall eine Rechnung:

1. Rufen Sie den zu berechnenden Auftrag auf.

2. Klicken Sie dieses Symbol an, um eine Rechnung zu erzeugen. Sie erhalten wieder automatisch eine Rechnungsnummer und werden im Auftragswesen in die Rechnungen weitergeleitet. In unserem Beispiel hat die Rechnung die Nummer 1004. Bestätigen Sie mit „OK“:

Wählen Sie das Vorschau-Symbol und lassen Sie sich die Rechnung anzeigen.

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Sie haben der Firma Rad Speiche die Rechnung zukommen lassen. Nun prüfen Sie auf Ihrem Geschäftskonto den Zahlungseingang. Wenn das Unternehmen zahlt, können Sie den Zahlungseingang verbuchen. Damit taucht die Rechnung in den Offenen Posten nicht mehr auf.

Um den kompletten Vorgang abzuschließen, können Sie nun die Rechnung verbuchen.

Und so verbuchen Sie den Zahlungseingang:

Im Seitenreiter „Auftragsabwicklung“ finden Sie den Menüpunkt „Zahlungseingang“.

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1. Klicken Sie auf Zahlungseingang, um das Menüfenster zu öffnen. 2. Tragen Sie unter „Rechnungs-Nr.“ die entsprechende Nummer der Rechnung ein. In unserem

Beispiel hat die Rechnung die Nummer 1004. Sollten Sie die Rechnungsnummer nicht

kennen, können Sie auch nach dieser suchen. Betätigen Sie hierzu das Symbol. 3. Es öffnet sich der Suchdialog und Sie können nach dem Kunden suchen. 4. Nachdem Sie die Rechnungs-Nr. eingetragen haben, gehen Sie mit der Tabulator-Taste

weiter. TaxMetall trägt danach automatisch die Rechnungsbeträge ein.

5. Sie gleichen den Zahlungseingang mit der auf Ihrem Konto eingegangenen Zahlung ab und

klicken auf „Verbuchen“

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6. Sie erhalten nun die Info, ob das nicht genutzte Skonto gutgeschrieben werden soll. Im

Demobeispiel können Sie einfach mit „Nein“ bestätigen. 7. Auch eine weitere Buchung müssen Sie an dieser Stelle nicht vornehmen, weshalb Sie auch

hier „Nein“ anklicken.

Hinweis: Wenn eine Feldbeschriftung rot ist, bedeutet dies, dass durch einen Doppelklick bzw. einen Rechtsklick auf das Feld ein Suchdialog bzw. ein zugehöriges Unternehmen aufgerufen werden kann. So können Sie z.B. im Feld Vorlauftext durch einen Rechtsklick die Auswahl für die Textbausteine aufrufen.

Natürlich brauchen Sie kein Angebot, um eine Rechnung zu erstellen. Sie können mit TaxMetall beliebig entweder einzelne Belege erstellen oder die Auftraggbelegkette durchspielen. Bei Ersatzteilen beispielweise möchten Sie vielleicht nur Lieferschein und Rechnung erzeugen oder nur eine Rechnung während Sie bei Eigenfertigungen Angebote oder Auftragsbestätigungen schreiben.

Sie haben bisher mit Ihrem Demo-Mandanten, der Vectobike GmbH, eine vollständige Auftragsbelegkette durchgearbeitet.

An dieser Stelle können Sie nun:

einen Neukunden anlegen einen Artikel anlegen und mit Preisen versehen ein Angebot an einen Kunden verfassen aus einem Angebot einen Auftrag generieren aus dem Auftrag eine Bestellung erstellen aus dem Auftrag einen Lieferschein erzeugen eine Rechnung stellen und einen Rechnungseingang verbuchen

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Anzahlungsanforderung

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Zur besseren Übersicht dient Ihnen das Historyboard. Sie können es aus nahezu jedem Beleg aufrufen und erkennen, welche Belege zusammengehören und welcher ggf. noch aussteht. Öffnen

Sie z.B. das Angebot 1006 und rufen hier über das entsprechende Symbol oder die Tastenkombination „Strg + H“ das Historyboard auf.

Sobald sich das Historyboard beispielsweise im Angebotswesen öffnet, werden Ihnen alle Belege angezeigt, die zu dem Angebot 1006 existieren.

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Anzahlungsanforderung

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In diesem Beispiel besteht die Belegkette aus einem Angebot 1006, dem Auftrag 10005, einem Lieferschein 1001 und der Rechnung 1002.

Mit einem Doppelklick auf die Nummer öffnet sich der jeweilige Beleg.

Sie haben auch die Möglichkeit über den Seitenreiter „Systemveraltung“ auf das Historyboard zurückzugreifen. Dort können Sie die Belegart, sowie die Belegnummer eingeben und mit einem Klick auf das „Analyse-Symbol“ erhalten Sie auch hier die Info über alle zum Beleg zugehörigen Vorgänge.

Unumgänglich für ein ERP-System ist der Reportdesigner für die individuelle Gestaltung der Formulare. Er ermöglicht das wunschgerechte Ausdrucken Ihrer Belege. Sie können bestehende Druckvorlagen ändern oder beliebig viele neue Druckvorlagen erstellen.

An dieser Stelle soll Ihnen der Aufruf des Reportdesigners lediglich einen kleinen Einblick in die Möglichkeiten der Beleggestaltung von TaxMetall bieten.

Sie rufen den Reportdesigner mit dem Symbol neben der Vorschau auf und gelangen in folgendes Menü:

Durch den Reportdesigner sind Sie in der Lage, sämtliche Informationen aus TaxMetall individuell zusammenzustellen, um z.B. Arbeitspapiere, Listen, Belege in Fremdsprachen oder statistische Auswertungen zu gestalten.

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Anzahlungsanforderung

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Über ESC bzw. das Symbol gelangen Sie wieder in die Reportauswahl; mit wechseln Sie wieder zum Druckmenü.

Ein beispielhafter Report könnte so aussehen:

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TaxMetall StartUp • Mehrsprachige Belege erstellen

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MEHRSPRACHIGE BELEGE ERSTELLEN

Haben Sie Kunden im Ausland? Dann können Sie mit TaxMetall StartUp auch mehrsprachige Artikeltexte hinterlegen und die Belege in Englisch oder beliebiger Fremdsprache versenden. Bitte beachten Sie, dass Sie dafür eine mehrsprachenfähige Druckvorlage benötigen. In der Testversion ist dies bereits hinterlegt. Öffnen Sie beispielsweise Angebot 1015. Über die Vorschau sehen Sie den englischsprachigen Beleg.

Erfahren Sie in diesem Kapitel:

Wie man in TaxMetall StartUp Artikeltexte in Fremdsprachen anlegt

Wie man diese Texte in den Belegen der Auftragsabwicklung aufruft

TaxMetall ist mehrwährungs- und mehrsprachenfähig. Haben Sie ausländische Kunden oder Lieferanten, möchten diese natürlich die Artikel auch in ihrer Sprache ausgewiesen haben. TaxMetall bietet diese Möglichkeit:

Im Artikelstamm erfassen Sie im Seitenreiter Fremdsprache Ihren Artikeltext:

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TaxMetall StartUp • Mehrsprachige Belege erstellen

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Möchten Sie in der Auftragsbearbeitung dann in der Fremdsprache fakturieren, wählen Sie z.B. im Angebot den Menüpunkt Ansicht und dort die „erweiterte Ansicht“. Dadurch öffnen Sie die Menüpunkte „Fremdsprachen“. Klicken Sie nun Fremdsprache 1 (in unserem Beispiel schon abgeändert zu Englisch) an, um den eben erfassten Artikel in Fremdsprache aufzuführen.

Angebot 1015 ist beispielsweise ein englischsprachiges Angebot.

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TaxMetall StartUp • Mehrsprachige Belege erstellen

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Ein Doppelklick auf das Feld Artikel-Nummer öffnet den Suchdialog. Wählen Sie dort den gewünschten Artikel aus. Ist die Fremdsprache eingestellt, wird der Artikel nun in Englisch aufgeführt. Ein Doppelklick auf das „?“ öffnet den Artikellangtext.

Um weitere Artikel hinzuzufügen, fügen Sie über die -Taste eine weitere Zeile hinzu und öffnen dann mit einem Doppelklick den Artikelsuchdialog. Haben Sie weiteren Artikeln englischsprachige Artikeltexte zugeordnet, erscheinen diese nun im Angebot.

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Rahmenauftrag

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DER RAHMENAUFTRAG / ABRUFAUFTRAG

Der Rahmenauftrag wird erstellt, wenn Ihr Unternehmen einen Auftrag über eine bestimmte Anzahl eines Artikels erhält, der dann in Teilmengen über einen bestimmten Zeitraum abgerufen wird. TaxMetall ermöglicht Ihnen mit dieser Funktion, stets die noch zu liefernden Auftragsmengen des Rahmenauftrags bzw. dessen Abrufaufträge zu überwachen.

Beispiel:

Rahmenauftrag: über 100 Stück; zu einem bestimmten Liefertermin

(Abruf-) Auftrag 1 zu Rahmenauftrag: über 70 Stück lieferbar

(Abruf-) Auftrag 2 zu Rahmenauftrag: über 30 Stück lieferbar

1. Erstellen eines Rahmenauftrags

Wechseln Sie im Hauptmenü von TaxMetall auf die Seite Auftragsabwicklung und wählen Sie dort „Projekt/Auftrag“.

1. Drücken Sie „F2“ oder den Button , um einen neuen Auftrag anzulegen. 2. Wählen Sie einen Kunden aus. 3. Wählen Sie als Belegart „Rahmen“ aus. 4. Erfassen Sie die Positionen des Rahmenauftrags, in diesem Fall 100 Lenkmodule.

Wechseln Sie auf die Seite Versand-Termine und tragen Sie dort unter Liefertermin ein Datum ein, an dem der gesamte Auftrag erfüllt sein soll.

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Rahmenauftrag

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Verlassen Sie das Datum-Feld mit der Tabulator-Taste, um die bereits erfassten Positionen zu aktualisieren.

Bestätigen Sie mit Ja.

Ihre Auftragspositionen sind nun in der Terminüberwachung eingebucht.

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Rahmenauftrag

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2. Erstellen eines einzelnen Abrufauftrages

Innerhalb der vereinbarten Rahmenlaufzeit erhalten Sie nun einzelne Abrufaufträge Ihres Kunden über Teilmengen. Um einen „Abrufauftrag“ zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Wechseln Sie im Hauptmenü von TaxMetall auf die Seite Auftragsabwicklung und wählen Sie dort „Projekt-Auftrag“.

Suchen Sie den entsprechenden Rahmenauftrag über den Suchdialog(F12).

Klicken Sie anschließend auf den Button „Abrufauftrag“.

Es erscheint folgender Dialog:

Bestätigen Sie mit OK, um einen Auftrag zu erstellen.

Sollte der freie Bestand zu gering sein, erhalten Sie darüber eine Meldung.

Anschließend ändern Sie die Menge im Auftragsfenster ab und vervollständigen Ihre Angaben um den entsprechenden Liefertermin des Abrufs. Geben Sie beispielsweise 30 Lenkmodule ein, mit einem festgelegten Liefertermin.

In der Terminüberwachung wurde nun die Abrufmenge vom Rahmenauftrag weggebucht und dem Abrufauftrag zugebucht. Bis zur Lieferung bleibt nun dieser Abruf offen.

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Rahmenauftrag

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Auf der Seite „Information“ finden Sie den Bezug zum Rahmenauftrag:

Tipp: Sie können natürlich vor dem Erstellen eines

Auftrags Positionen selektieren.

Gehen Sie dabei wie folgt vor:

Rechtsklicken Sie auf das Positionsgitter und wählen Sie Übernahmespalte. Es erscheint eine neue Spalte „Akzeptieren“. Durch Anhaken der Checkboxen wählen Sie die gewünschten Positionen für die Übernahme aus.

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Rahmenauftrag

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3. Einzelabrufe

Sie können mit TaxMetall einen Auftrag erstellen, der Abrufe unterschiedlicher Rahmenaufträge beinhaltet. Dazu legen Sie zunächst einen einfachen Auftrag an.

Wenn Sie die Positionen erfassen, können Sie in der Spalte Rahmenauftrag und RA-Pos. einen Bezug zu einem Rahmenauftrag erstellen. Sie können sich pro Positionen auf einen anderen Rahmenauftrag beziehen.

Sie finden diese Spalten weiter hinten in der Positionsleiste. Sie können jede Spalte an eine beliebige Stelle positionieren.

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Anzahlungsanforderungen

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ANZAHLUNGSANFORDERUNGEN

Bei Anzahlungsanforderungen wird im Gegensatz zu Rechnungen die Umsatzsteuer erst fällig, wenn der Betrag beglichen wird, spätestens jedoch mit der Schlussrechnung. Wenn Sie berechtigt sind, Anzahlungsanforderungen zu stellen, bietet TaxMetall verschiedene Möglichkeiten, AZ-Anforderungen bzw. Teilrechnungen zu generieren. Wir stellen Ihnen an dieser Stelle die gängigste Methode vor, die Druckvorlagen sind in der Demoversion entsprechend angepasst. Gerne zeigen wir Ihnen bei Bedarf weitere Möglichkeiten, Anzahlungsanforderungen oder Teilzahlungen mit TaxMetall abzuwickeln.

AZ-Anforderung

TaxMetall bietet die Möglichkeit einem Kunden mehrere Anzahlungsanforderungen zu erstellen und den Auftrag mit einer Endrechnung abzuschließen. Dies ist z.B. hilfreich bei Ratenzahlungen.

Zum Erstellen einer Anzahlungsanforderung wechseln Sie in das Menü Projekt-Auftrag.

Wählen Sie wie gewohnt einen Kunden aus.

In unserem Beispiel möchte der Kunde 10 Dreiklang Gongs kaufen und diese in mehreren Raten abbezahlen. Um die erste Teilrechnung zu erstellen, wählen Sie den Reiter „Konditionen“.

Im Feld „Teilzahlungen“ haben Sie die Möglichkeit verschiedene Zahlungsanteile zu bestimmen. Sie können diese entweder individuell oder aber auch zu gleich großen Anteilen bestimmen.

So können Sie beispielsweise Zahlungsanforderungen von 30% in einem Rhythmus von 15 Tagen veranlassen.

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Anzahlungsanforderungen

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Mit einem Klick auf das Symbol rechnet TaxMetall automatisch die einzelnen Fälligkeitsdaten und den Prozentanteil der Endzahlung aus:

Mit einem Klick auf das Symbol, erstellen Sie die AZ-Anforderungen.

Es öffnet sich folgendes Fenster:

Die Belegart „AZ-Anforderung“ ist bereits ausgewählt - bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“. Sie können diese Rechnung nun drucken:

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Anzahlungsanforderungen

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Für jede weitere Anzahlungsanforderung wiederholen Sie den eben beschriebenen Vorgang so lange bis die Endrechnung gestellt wurde.

Klicken Sie wieder auf . Es erscheint folgende Meldung:

Bestätigen Sie mit „Ja“.

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Anzahlungsanforderungen

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Auch hier klicken Sie „AZ-Anforderung“ an und bestätigen mit „OK“.

Im Ausdruck der Rechnung finden Sie auch die bislang abgerechneten Teilzahlungen:

Wenn Sie an eine AZ übergeben, wird das Übergabedatum bzw. Verteildatum im Auftrag im Seitenreiter Konditionen eingetragen. Es wird bei der nächsten Übergabe somit die Zeile übergeben, die kein Verteildatum hat und als nächstes abzurechnen wäre.

In unserem Beispiel entscheidet der Kunde, nachdem er bereits 60% des geforderten Betrages beglichen hat, dass er zusätzlich noch 10 Schaltbuchsen braucht.

Im entsprechenden Auftrag erstellen Sie unter den bereits bestellten 10 Dreiklang Gongs mit „ “ eine neue Position und fügen die Schaltbuchsen ein.

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Anzahlungsanforderungen

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Um nun eine Endrechnung zu stellen klicken Sie das Symbol oder wahlweise Strg. + G und bestätigen mit „Ja“, dass Sie eine weitere Rechnung erstellen wollen.

Klicken Sie im darauffolgenden Menü auf „AZ-Endrechnung“. Alle offenen Posten (40 % des Betrages für die ersten 10 Dreiklang Gongs, sowie 100% der nachbestellten Schaltbuchsen) werden in der Endrechnung als fälliger Betrag aufgelistet.

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Anzahlungsanforderungen

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Zahlung der Rechnungssumme in Teilraten

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ZAHLUNG DER RECHNUNGSSUMME IN TEILRATEN

Wenn Sie Ihrem Kunden die Möglichkeit bieten, die Rechnungssumme in Teilraten zu zahlen, können Sie einfach bei der Übergabe aus dem Auftrag den gewünschten Übergabesatz eintragen:

TaxMetall erstellt dann automatisch die Teilrechnung mit dem eingetragenen Übergabesatz:

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Teilrechnung bei Teillieferung

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TEILRECHNUNG BEI TEILLIEFERUNGEN

Eine Teilrechnung können Sie erstellen, wenn Ihr Kunde beispielsweise einzelne Elemente aus einer Bestellung vorab benötigt oder aber die Lieferung in Teilen erfolgen soll.

In unserem Demobeispiel hat die Radial Hannover GmbH mehrere Artikel in Auftrag gegeben. Da der Kunde die Grundplatten (GP) und die 6-Kantschrauben (6K-Schr) vorab benötigt und die restlichen Artikel noch nicht auf dem Lager verfügbar sind, wurden die Artikel bereits zu einem früheren Zeitpunkt verschickt. Nun soll eine Teilrechnung zu den bereits gelieferten Positionen gestellt werden.

Mit dem Symbol erstellen Sie einen neuen Auftrag und geben alle Positionen ein, die der Kunde in Auftrag gegeben hat. Anschließend setzen Sie den Haken bei „Akzeptieren“, um die Positionen auszuwählen, die bereits ausgeliefert werden können und zu denen eine Teilrechnung erstellt werden soll.

Erstellen Sie zunächst einen Lieferschein mit dem Symbol und aus dem Lieferschein heraus

betätigen Sie das Symbol, um eine Rechnung zu erstellen.

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Teilrechnung bei Teillieferung

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Der bereits gelieferten Positionen werden nun aus dem Lieferschein in eine Rechnung übergeben.

Wechseln Sie anschließend zurück in den Auftrag, um die restlichen Positionen zur Auslieferung freizugeben, sehen Sie, dass die Positionen gelb angezeigt werden, welche der Kunde bereits erhalten hat und zu dem eine Teilrechnung gestellt wurde.

Akzeptieren Sie mit dem Haken die restlichen Artikel und übergeben diese ebenfalls an den Lieferschein. Aus dem Lieferschein generieren Sie wieder eine Rechnung und erhalten die Teilrechnung über die restlichen Artikel.

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Unterschiedliche Liefer- und Rechnungsanschriften

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UNTERSCHIEDLICHE LIEFER- UND

RECHNUNGSANSCHRIFTEN

Erfahren Sie in diesem Kapitel:

Wie Sie alternative Rechnungs- und Lieferanschriften hinterlegen

In TaxMetall können Sie nicht nur eine Rechnungsanschrift und eine Lieferanschrift hinterlegen, sondern beliebig viele. So können Sie im Kundestamm dem Kunden neben der üblichen Rechnungs- und Lieferanschrift weitere Empfängeranschriften zuordnen. Diese können dann später in den Belegen der Auftragsbearbeitung alternativ zu den Hauptanschriften des Kunden ausgewählt werden.

Wechseln Sie dazu im Hauptmenü in den Kundenstamm und rufen Sie dort den Seitenreiter "Lieferadresse“ auf.

Wenn Sie beispielsweise den Kunden „BikeCenter GmbH“ aufrufen, sehen Sie, dass diesem Unternehmen 2 weitere Adressen hinterlegt wurden. In der unteren Tabelle können Sie weitere zusätzlichen Anschriften erfassen. In den ersten drei Spalten können Sie wählen, ob die erfasste Adresse als alternative Rechnungsadresse und/oder alternative Lieferadresse erscheinen soll.

Nachdem die zusätzlichen Anschriften des Kunden erfasst wurden, können Sie nun im Angebot, dem Auftrag, der Rechnung oder dem Lieferschein wie folgt aus den Alternativen wählen. Wechseln Sie z.B. im Hauptmenü auf dem Seitenreiter Auftragsabwicklung in das Menü Rechnung:

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Unterschiedliche Liefer- und Rechnungsanschriften

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Wenn Sie die Rechnung 1003 auswählen und dort rechts auf das Eingabefeld für die Kundennummer klicken erscheint folgender Dialog:

Wenn Sie einen Rechtsklick in das Feld Kundennummer durchführen, erscheint ein Dialogfeld:

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Unterschiedliche Liefer- und Rechnungsanschriften

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Wenn Sie weitere Anschriften anklicken, e rscheint ein Auswahldialog, der Ihnen alle zuvor als Rechnungsanschrift (Rg) gekennzeichneten Einträge dieses Kunden auflistet.

Per Doppelklick auf die entsprechende Zeile ersetzen Sie die Anschrift im Beleg.

Um die Lieferanschrift auszutauschen, wechseln Sie im Menü Rechnung auf die Seite Liefer-Adresse und rufen dort per Rechtsklick auf das Feld Kundennummer entsprechend den Auswahldialog für die alternativen Lieferanschriften aus.

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Unterschiedliche Liefer- und Rechnungsanschriften

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ZEICHNUNGEN ÜBER DIE DOKUMENTENVERWALTUNG MIT

TAXMETALL VERBINDEN

Erfahren Sie in diesem Kapitel:

Wie man Zeichnungen mit TaxMetall verknüpft

Wie die Dokutasche aufgebaut ist

Wie man die verknüpften Dokumente in Belegen der Auftragsabwicklung aufruft

Die Dokumentenverwaltung von TaxMetall ermöglicht das Verknüpfen elektronischer Belege, PDFs, eingescannter Zeichnungen und Dokumente oder E-Mails mit beliebigen Geschäftsvorgängen, Belegen oder Stammdaten.

Im Artikelstamm können Sie beispielsweise die Zeichnungsnummer einer Zeichnung abspeichern und diese mit TaxMetall verknüpfen.

Legen Sie einfach einen beliebigen Artikel mit Artikelnummer an, geben Sie dann im Feld „Zeichnung“ die Zeichnungsnummer an und speichern den Artikel mit F8 ab. TaxMetall übernimmt die Zeichnungsnummer automatisch in den Artikelkopf.

Um Dokumente auf Ihrem Rechner verknüpfen zu können, gehen Sie folgendermaßen vor:

Zunächst müssen Sie in den Systemeinstellungen einen Pfad für die Dokumentenverknüpfungen hinterlegen. Wechseln Sie in den Seitenreiter „Systemverwaltung Systemeinstellungen und dort in den Seitenreiter „Office“.

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Hinterlegen Sie hier ein Standard-Verzeichnis, in dem die Verknüpfungen auf Ihrem Rechner gespeichert werden sollen. Verlassen Sie die Systemeinstellungen wieder mit „ESC“ und wechseln wieder in das Menü „Artikelstamm“ und dort in Ihren zuvor angelegten Artikel oder den Beispielartikel 24-Gang-Schaltung.

Betätigen Sie hier das Symbol für die Dokumententasche.

Haben Sie eine Zeichnung in der Dokumententasche hinterlegt ändert sich das Symbol der

Dokumententasche.

In diesem Beispiel wird die Zeichnung dem Artikel 24-Gang-Schaltung zugeordnet. Natürlich können Sie über die Dokumentenverwaltung beliebigen Stammdaten wie Artikel oder Kundenstamm oder natürlich auch Belegen gewünschte Dateien zuordnen.

Suchen Sie über den Explorer auf der rechten Seite eine gewünschte Datei auf Ihrem PC:

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Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste eine beliebige Datei in das Fenster „Direkte Verknüpfungen“.

Ein Doppelklick auf die Datei öffnet diese:

Sie können alle hinterlegten Zeichnungen in den Belegen aufrufen. In unserem Bespiel rufen wir die Zeichnung über eine Bestellung auf. Dafür führen Sie eine Bestellung über den Artikel GS-24 aus. Wechseln Sie über den Seitenreiter „Bestellwesen“ in den Menüpunkt „Bestellung“. Gehen Sie nun wie folgt vor:

1. Legen Sie mit einen neuen Datensatz an. 2. Wählen Sie den gewünschten oder zugeordneten Lieferanten aus, indem Sie den Suchdialog

öffnen und hier einen hinterlegten Lieferanten mit der Maus doppelt anklicken 3. Öffnen Sie mit einem Doppelklick den Artikelstamm-Suchdialog und wählen Sie dort den

Artikel GS-24 aus.

In den Positionsspalten finden Sie weiter rechts die Spalte „Doku“. Diese können Sie sich zur besseren Übersicht mit gedrückter linker Maustaste nach vorne ziehen. So werden Sie auf hinterlegte Dokumente hingewiesen.

In vielen Menüs kann man die Spaltenreihenfolge selbst so einstellen und sortieren, wie man sie benötigt. Diese Einstellungen sind nutzerabhängig und bleiben erhalten.

Voraussetzung dafür ist, dass Sie die Option in den Systemeinstellungen aktiviert haben:

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Sollten Sie das nicht haben, finden Sie diese unter „Anzeige“ Positionshinweis bei hinterlegten Dokumenten.

Starten Sie anschließend die Demoversion „Neu“, um zu garantieren, dass die Einstellungen auch übernommen wurden.

Ein Doppelklick in die Zeile dieser Spalte öffnet die Dokumententasche zum jeweiligen Artikel.

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Über „ESC“ verlassen Sie die Dokumententasche und befinden sich wieder im Menü Bestellung.

Nachdem Sie die Bestellung abgespeichert haben, können Sie sich die entsprechende Vorschau über

das Symbol anzeigen lassen:

Die erstellte Bestellung können Sie wahlweise ausdrucken und versenden oder aus TaxMetall an Lieferanten mailen oder faxen.

TaxMetall kann man über die Systemeinstellungen so einstellen, dass Zeichnungen, die über die Dokutasche verknüpft sind, automatisiert mitversendet werden.

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ARTIKELSTAMM - ARTIKEL ANLEGEN

Erfahren Sie in diesem Kapitel:

Welche Artikeltypen man in TaxMetall unterscheidet

Wie Sie Material anlegen und Preise vortragen

Wie man Fertigungskennzeichen vergibt

Wie man Artikel aus den Belegen in den Artikelstamm übernimmt

Welche Möglichkeiten der Artikelnummernvergabe TaxMetall bietet

Wie Sie Einkaufspreis und den kalkulatorischen Preis hinterlegen

In TaxMetall werden alle im Unternehmen genutzten Artikel, die gekauft oder verkauft werden, im Artikelstamm angelegt. Dazu gehören neben Eigenfertigungen auch Dienstleistungen, Halbzeuge und Normteile. Grundsätzlich unterscheiden sich die folgenden Gruppen in der Artikelanlage:

Normteile

Elektrische Bauteile

Dienstleistungen

Verkaufsartikel

Halbzeuge/Materialien

Um Ihnen eine Übersicht über die verschiedenen Artikeltypen zu geben, haben wir in der Demoversion alle möglichen Artikeltypen angelegt.

Sehen Sie sich folgende Artikel an:

P-001-PZ: Der Pneumatikzylinder

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Unterschiedliche Liefer- und Rechnungsanschriften

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Der Pneumatikzylinder ist eine Eigenfertigung und auch entsprechend gekennzeichnet. Ebenso ist der Pneumatikzylinder eine Stückliste, die Stücklistenstruktur können Sie direkt aus dem Artikelstamm aufrufen. Über die Artikelinformation können Sie sehen, in welchen Belegen der Artikel bereits auftaucht.

Im Seitenreiter „Preise“ sehen Sie, dass ein EK-Preis von 102,02 Euro eingetragen ist. Da der Pneumatikzylinder in Angebot 1014 angeboten wurde und in diesem Angebot auch kalkuliert wurde, wurde der kalkulierte Preis aus dem Angebot in den Artikelstamm zurückgeschrieben und steht nun als Basis zur Verfügung. Der Preis kann natürlich jederzeit überschrieben werden.

Sehen Sie sich beispielhaft noch folgende Artikel an, um die Anlage in TaxMetall zu verstehen. Klicken Sie sich einfach durch die einzelnen Seitenreiter:

Kaufteil: P-002-BG01-T15 – Gehäusedichtring

Baugruppe: P-003-BG02 – Baugruppe Deckel

Material, das in kg bestellt und im Meter kalkuliert wird: - HEA 100 – HEA Träger 100

Vielleicht sind folgende Videos für Sie interessant:

Welche Artikeltypen man in TaxMetall unterscheidet

Fertigungskennzeichen

Artikel aus den Belegen in den Artikelstamm übernimmt

Welche Möglichkeiten der Artikelnummernvergabe TaxMetall bietet

Normteile anlegen

Die Anlage von Halbzeugen wird im Folgenden detailliert beschrieben:

Material, Halbzeuge anlegen

So erfolgt auch die Anlage von Material im Artikelstamm. Neben der Anlage von Material in Stück können Sie Material auch als Meterware anlegen. Wechseln Sie dafür in den Artikelstamm. Wechseln Sie in den entsprechenden Seitenreiter. Hier können Sie Halbzeuge wie Blech, Flachstahl oder Rundprofile anlegen.

Wenn Sie Materialien bei Onlineshops bestellen, die eine OCI-Anbindung haben, können Sie auch einfach die OCI-Schnittstelle nutzen und darüber Materialien bestellen. OCI ist die Abkürzung für Open Catalog Interface; es handelt sich dabei um eine offene Katalogschnittstelle, die eine Kommunikation zwischen TaxMetall und dem Onlineshop eines Lieferanten ermöglicht.

Wie das funktioniert, sehen Sie in folgendem Video:

Video OCI-Schnittstelle

Wenn Sie Materialien händisch in TaxMetall anlegen möchten:Häufig wird in den Shopsystemen der Werkstoff, der Einkaufspreis pro Einheit und ein spezifisches Gewicht angegeben. Wenn Sie diese Informationen nun in die Material-Maske eintragen, kann TaxMetall automatisch den kalkulatorischen Preis ermitteln. Diesen können Sie wiederum in Ihrer Kalkulation berücksichtigen.

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Unterschiedliche Liefer- und Rechnungsanschriften

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Beispiel: Wir legen ein Flachprofil aus Stahl mit den Maßen 60*100 mm an.

Im Artikelstamm im Reiter „Bezeichnung“ legen Sie Artikelnummer und Bezeichnung fest. Anschließend wechseln Sie zum Reiter „Material“ und wählen den Werkstoff aus: Baustahl NR.: 1.0037 und tragen den EK-Preis (hier: 4,50€) und dessen Preisbezug (hier Kilogramm), das spezifische Gewicht (hier Gewicht pro Meter = 0,800 KG) und den Preisbezug (hier Meter), in dem Sie gerne kalkulieren möchten, ein. Sobald Sie dann über die TAB-Taste in ein anderes Feld springen, wird der kalkulatorische Preis pro gewünschten Preisbezug errechnet und angezeigt (hier 3,60€/m).

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Unterschiedliche Liefer- und Rechnungsanschriften

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Möchten Sie nun den Preis unter dem Reiter „Preise“ angezeigt bekommen, drücken Sie auf Preisvortrag. Es erscheint folgende Meldung:

Bestätigen Sie mit „Ja“ erscheint der vorgetragene EK-Preis im Reiter „Preise“.

Im Seitenreiter „Lieferanten“ müssen Sie jedoch die Preise für den jeweiligen Lieferanten manuell eintragen, da hier die lieferantenspezifischen Preisen eingetragen werden.

Bei Artikeln, in denen Sie diese Materialien verwenden, errechnet TaxMetall den kalkulatorischen Preis, sowohl in der Artikelproduktionskalkulation (siehe nächste Seite), als auch in der

Auftragsproduktionskalkulation (im Auftrag über den Button ). Tragen Sie in diesem Fall den kalkulatorischen Preis vor.

Produktionskalkulation

Im Artikelstamm finden Sie den Artikel „Bl 1000 x 2000 x 12 St 37-2“. Dieser wurde auf dieselbe Weise wie der Flachstahl im vorigen Kapitel angelegt. Es ergibt sich ein kalkulatorischer Preis von 49,93 €/qm.

Dieser Artikel wird als Material für den Artikel „Artikel mit Bl 1000 x 2000 x 12 St 37-2“ verwendet. Wählen Sie diesen Artikel über die Suchfunktion aus, indem Sie im Suchfeld „Artikel“ eingeben.

Möchten Sie nun den Preis für eine bestimmte Länge errechnen, klicken Sie über den Reiter „Kalkulation“ in die Produktionskalkulation:

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Unterschiedliche Liefer- und Rechnungsanschriften

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Die Produktionskalkulation öffnet sich. Das Blech ist bereits eingetragen. Die Länge beträgt 350mm. Sie können diese gegebenenfalls abändern, um die preislichen Auswirkungen zu sehen.

Fügen Sie nun eine weitere Position ein und ergänzen das eben kalkulierte Flachprofil. Als Länge tragen Sie 500mm ein.

TaxMetall errechnet nun den Materialpreis in Höhe von 1,80 €.

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Wie Sie Materialien mit TaxMetall anlegen und auch bestellen können, können Sie im Detail in folgendem Schnelleinstieg nachlesen:

http://www.vectotax.de/Download/HowTo/Material.pdf

Oder sich hier ansehen: Halbzeuge und Materialien anlegen

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Automatische Bestellung aus der Stückliste

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AUTOMATISCHE BESTELLUNG AUS DER STÜCKLISTE

Erfahren Sie in diesem Kapitel:

Wie man eine Stückliste anlegt und nach Bedarf abändert

Wie Sie eine Bestellung aus einer Stückliste generieren

Wenn Sie Erzeugnisse oder Objekte anhand von Stücklisten fertigen, können Sie diese mit TaxMetall verwalten und einzelne Teile bei Bedarf automatisch bestellen.

Zunächst wechseln Sie im Hauptmenü in den Artikelstamm um eine Stückliste anzulegen.

In unserem Beispiel wird ein „Dreiklang Gong“ als Stückliste angelegt. Die einzelnen Bauteile, aus denen der Gong besteht sind Zukaufteile, die Sie von einem oder verschiedenen Lieferanten beziehen. Der Gong selbst wird in Eigenfertigung anhand einer Stückliste produziert. Entsprechend erfolgt die Kennzeichnung im Artikelstamm.

Je nach Bedarf, kann man weitere Informationen wie Lieferantendaten bei Kaufteilen oder Bildinformationen wie z.B. eine Zeichnung hinterlegen bzw. mit der Dokumententasche als Datei verknüpfen.

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Automatische Bestellung aus der Stückliste

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Wechseln Sie über ESC in das Hauptmenü und von dort aus in die Stücklistenverwaltung:

Suchen Sie den „Dreiklang-Gong“ und wählen diesen durch Doppelklick an, um die Struktur zu betrachten.

Sie bekommen nun alle Artikel angezeigt, die Sie brauchen um einen „Dreiklang Gong“ herzustellen.

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Automatische Bestellung aus der Stückliste

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Über die Symbole können Sie nun Artikel zu Ihrer Stückliste hinzufügen oder wieder löschen. Hier besteht der Dreiklanggong aus 7 Zukaufteilen. Diese 7 Teile muss man vorher im Artikelstamm als „Kaufteil“ anlegen, um Sie dann zu einer Stückliste hinzuzufügen. Wie beispielsweise das fünfte Teil der Stückliste „Widerstand 82 k“:

Möchten Sie Ihre Standardstücklisten für bestimmte Aufträge oder Angebote abändern oder anpassen, können Sie die Stückliste im entsprechenden Angebot bzw. Auftrag einfrieren. Die Basis Ihrer Standardstückliste bleibt somit erhalten. Haben Sie ein Angebot über einen Dreiklanggong vorliegen und möchten die Stückliste speziell für dieses Angebot abändern, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie über den Seitenreiter „Auftragsabwicklung“ das Angebot.

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Automatische Bestellung aus der Stückliste

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Über einen Rechtsklick auf den Artikel „Dreiklanggong“ gelangen Sie über „Stückliste“ zu „Eingefrorene Stückliste anzeigen“. Daraufhin erscheint folgende Meldung:

Bestätigen Sie hier mit „Ja“. Es öffnet sich die Stücklistenverwaltung. Das erste Kaufteil Kantenschraube soll in diesem Angebot nicht in der Stückliste enthalten sein und wird über das

Symbol gelöscht. Dies gilt lediglich für das vorliegende Angebot.

Wenn Sie das nächste Mal einen Dreiklanggong verkaufen oder anbieten möchten, bekommen Sie im neu angelegten Angebot wieder Ihre in den Stammdaten angelegte Stückliste angezeigt.

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Automatische Bestellung aus der Stückliste

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Stücklistenberechnung

Möchten Sie nun den Preis für die Stückliste über alle Bestandteile errechnen, klicken Sie im Angebot, in dem Sie auch die Stückliste eingefroren haben, auf das Symbol für die

Auftragskalkulation.

Wechseln Sie in den Seitenreiter Materialien (Soll) und klicken dort das Taschenrechner Symbol an.

Dort wird der Preis neu berechnet und nach jeweiligen Zuschlägen von Ihnen an die Auftragskalkulation zurückgegeben.

Sie befinden sich noch immer in der Auftragskalkulation. Klicken Sie auf den Seitenreiter „Übersicht Kosten“ und anschließend auf „Zurückgeben“.

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Automatische Bestellung aus der Stückliste

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Der aktualisierte Preis erscheint dann im Angebot.

Bestellung der Kaufteile

Liegt nun ein Auftrag über einen Dreiklanggong vor, muss man wissen, welche Zukaufteile bestellt werden müssen. Wechseln Sie dazu in den Auftrag im Seitenreiter „Auftragsabwicklung“. Erstellen Sie einen neuen Auftrag über 10 Dreiklanggongs.

Über das „Einfache Bedarfsliste“ Symbol gelangen Sie aus dem Auftrag in die Bestellmaske.

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Automatische Bestellung aus der Stückliste

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Hier wird Ihnen ein Bestellvorschlag angeboten. Es werden alle Teile aufgelistet, die zur Bearbeitung des Auftrags bestellt werden sollten. Wenn Sie eine Lagerverwaltung haben, wird natürlich zunächst automatisch geprüft, was im Lager vorliegt und entsprechend im Bestellvorschlagssystem angezeigt. Da wir in diesem Beispiel ohne Lager arbeiten, werden von jedem benötigten Artikel der Stückliste 10 Fehlmengen angezeigt. Wenn wir nun alle Zukaufteile nach diesem Bestellvorschlag bestellen möchten, klicken wir für jeden zu bestellenden Artikel auf „OK“ oder direkt auf die Schaltfläche „Alle“ für die Markierung aller Artikel.

Sie müssen zwingend für jeden Artikel einen Lieferanten hinterlegen! Falls dies nicht der Fall ist, kann man in der Bedarfsliste per Doppelklick in die Spalte Lieferanten der jeweilige Lieferant hinzufügen.

Anschließend klicken Sie auf den Button , um die Bestellung zu generieren.

Es kommt eine Bestätigungsmeldung:

Die Bestellung öffnet sich automatisch. Diese lässt sich nun wie gewohnt mailen oder faxen.

Haben Sie Bestellungen bei mehreren Lieferanten aufgegeben, erscheint für jeden Lieferanten rechts im Feld eine eigene Bestellung, die Sie mit Doppelklick öffnen können.

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Automatische Bestellung aus der Stückliste

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Video: Umgang mit Stücklisten in TaxMetall

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Die Lagerverwaltung

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DIE INVENTUR

Erfahren Sie in diesem Kapitel:

Wie Sie in TaxMetall eine Inventur durchführen

Die Inventur ist die Bestandsaufnahme aller vorhandenen Vermögenswerte und Schulden eines

Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Jeder Kaufmann ist gemäß § 240 HGB und §§ 140, 141

AO im Rahmen der ordnungsmäßigen Buchführung zur Inventur verpflichtet, und zwar wenn er ein

Unternehmen gründet oder übernimmt, wenn er es schließt, sowie zum Schluss eines jeden

Geschäftsjahres. Das Ergebnis einer Inventur ist das Inventar, ein Bestandsverzeichnis, das alle

Vermögensteile und Schulden nach Art, Menge und Wert aufführt.

Um eine Inventur mithilfe von TaxMetall durchführen zu können, wählen Sie bitte im Hauptmenü

den Seitenreiter Lager/Service.

Dort wählen Sie die Lagerinfo, um eine Inventurliste drucken zu können.

Bevor Sie jedoch die Inventurliste ausdrucken, sollten Sie einen Kontrollverlauf starten, um alle

Lagerbuchungen einzubeziehen.

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Die Lagerverwaltung

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Markieren Sie den Punkt Kontrollverlauf und klicken Sie dann auf den Button Auswerten.

TaxMetall erstellt eine Liste mit allen Artikeln, die Sie sich dann ausdrucken können. Öffnen Sie dazu

den Druckdialog und wählen Sie die entsprechende Druckvorlage aus.

Klicken Sie hier auf die Vorschau, so erhalten Sie die Lagerbestandsliste:

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Die Lagerverwaltung

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Nachdem alle Artikel gezählt und die Inventur durchgeführt worden ist, gehen Sie auf den Punkt

Inventur.

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Die Lagerverwaltung

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Dort drücken Sie den Button Liste füllen und TaxMetall erstellt Ihnen eine Inventurliste, in die Sie die

Differenz Ihrer Zählung eintragen können. TaxMetall bietet Ihnen damit die Möglichkeit die

Differenzen direkt zu verbuchen.

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Die Lagerverwaltung

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Diese Liste können Sie sich entweder mit allen Artikeln anzeigen lassen oder Sie schränken sie auf

ausgewählte Artikel oder Artikelbezeichnungen ein.

In unserem Beispiel ist die Printplatte nicht ab Lager verfügbar. Während der Inventur wurden jedoch

noch zwei Stück gefunden.

Diese zwei Stück tragen Sie in die Spalte „oder Inventur gesamt“ ein und drücken dann auf den

Button Liste verbuchen.

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Die Lagerverwaltung

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Danach haben Sie die Möglichkeit, die Buchung im Punkt Lagerbuchung einzusehen.

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Branchenspezifische Kalkulationen

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BRANCHENSPEZIFISCHE KALKULATIONEN

Demo-Videos und PDFs

In unserem >>You-Tube-Kanal<< finden Sie hilfreiche Videos zu TaxMetall. Unter anderem können Sie sich eine >>Demo für Maschinenbauer<< und auch für >>Metallverarbeitende Unternehmen<< anschauen.

Kalkulation im Metallbau und die DIN EN1090

Ein Beispiel zur Kalkulation im Metallbau ist >>hier<< aufgeführt. Der Geschäftsvorfall beschreibt die komplette Kalkulation eines Korbstabgitters mit Arbeitsplan und Materialliste inklusive Nachkalkulation und Fremdarbeit.

Außerdem unterstützt TaxMetall Sie bei der Durchführung, Kontrolle und Dokumentation der Geschäftsprozesse im Rahmen der DIN EN1090. Dazu gehört beispielsweise auch die Rückverfolgbarkeit von Materialien. Einen Einblick wie dies in TaxMetall umgesetzt ist, bekommen Sie >>hier<<.

Hierzu können Sie sich auch ein hilfreiches Video anschauen. Dieses finden Sie >>hier<<

Kalkulation in der Metallbe- und verarbeitung / als Lohnfertiger

Ein Beispiel zur Kalkulation eines Stangenschiebers inklusive Bestellvorschlag für Kaufteile einer Stückliste, Fertigungsauftrag und Aufbau einer Stückliste finden Sie >>hier<<.

Kalkulation als Feinwerkmechaniker

Das Kalkulationsbeispiel für Feinwerkmechaniker beinhaltet die Produktion von 60 Schaltbuchsen inklusive Kalkulation im Artikelstamm sowie im Angebot. Lesen Sie >>hier<< nach.

Arbeiten mit Titeln (speziell Maschinenbauer)

Mit Hilfe von Titeln lassen sich Positionen besser strukturieren. Außerdem erhalten Sie über die Belegtitel ganz bequem die Gesamtkosten der jeweiligen Kategorie. >>Hier<< lesen Sie mehr darüber.

Kalkulation in der Oberflächenbeschichtung

Die Pulverbeschichtung von Werkstücken lässt sich in TaxMetall gut darstellen und nachvollziehen. Es ist möglich, die verschiedenen Pulver zu einem oder mehreren Herstellern zuzuordnen oder sie einer Ihrer eigenen Chargen zuzuordnen. Den Schnelleinstieg finden Sie >>hier<<.

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Branchenspezifische Kalkulationen

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Diskrete Fertigung: Sondermaschinenbau, Anlagenbau, und für alle Unternehmen, die Ihre Produkte aus Baugruppen zusammenbauen

Erfahren Sie in diesem Schnelleinstieg wie man in TaxMetall mehrstufige Stücklisten aufbaut und informieren Sie sich >>hier<< wie Stücklistenbau und Preiskalkulation, Fehlmengen und Bestellwesen, Lagerwesen und Lagerbuchung in TaxMetall funktionieren.

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Die Wiedervorlage in TaxMetall

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DIE WIEDERVORLAGE IN TAXMETALL

In TaxMetall haben Sie eine Terminübersicht zur Verfügung, die sich auch automatisch bei Programmstart öffnen kann.

Eingestellt wird dieses in den Systemeinstellungen im Seitenreiter „Anzeige“.

Wenn Sie den Kalender automatisch angezeigt bekommen möchten, klicken Sie das entsprechende Kontrollkästchen an. Darunter geben Sie an, welchen Zeitraum Sie automatisch sehen möchten und anschließend ob und in welchen Belegen Sie einen automatischen Vortrag der Wiedervorlage wünschen.

Ansonsten können Sie den Kalender auch jederzeit über den Explorerbaum auf der linken Programmseite unter „Optionen Termine“ auswählen.

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Die Wiedervorlage in TaxMetall

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Per Doppelklick auf die Belegnummer gelangen Sie in den entsprechenden Beleg.

Die Bedienung des Kalenders

Im oberen Bereich stellen Sie links den Zeitraum ein, von dem Sie eine Übersicht wünschen. Automatisch zeigt TaxMetall den in den Systemeinstellungen voreingestellten Zeitraum an.

Daneben haken Sie an, welche Belege Sie angezeigt haben möchten. Grundvoraussetzung ist natürlich, dass Sie einen Termin in TaxMetall auf Wiedervorlage gelegt haben, beispielsweise im Auftrag: Angebot Information.

Hier können Sie das gewünschte Wiedervorlagedatum im Kalender auswählen. Wollen Sie zusätzlich den Termin nach Outlook übergeben, klicken Sie außerdem das Outlook-Symbol an. Abspeichern nicht vergessen…

Diese Funktion gibt es in verschiedenen Masken: Angebot, Auftrag, Kunden-Verlauf, Akquise-Verlauf und Lieferanten-Verlauf.

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Einstieg Formularbearbeitung

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EINSTIEG FORMULARBEARBEITUNG

Erfahren Sie in diesem Kapitel:

erste Grundlagen im Reportdesigner, um eigene Belege und Auswertungen zu erstellen und zu drucken

An dieser Stelle können Sie einen bereits existierenden Reportentwurf auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Voraussetzung ist ein Reportentwurf mit korrekt eingestelltem Datenbanksetup und Reportbändern. Dieser Report kann dann ganz einfach im Aussehen angepasst werden.

Bei der Installation der Demoversion werden Ihnen Reports mitgeliefert, diese sind natürlich nicht an Ihr Unternehmen angepasst. Sie können die mitgelieferten Standardformulare verwenden oder Sie können diese natürlich auch an Ihre eigene Musterfirma anpassen. In der Demoversion können Sie einiges ausprobieren, grundsätzlich gilt:

Kleinere Änderungen können Sie ganz einfach selbst vornehmen. Größere Änderungen sollten Sie nicht direkt selbst vornehmen, sondern erst nachdem Sie sich eingearbeitet haben oder Sie unser Reportdesigner-Seminar bzw. eine firmeninterne Schulung besucht haben.

Es besteht aber auch die Möglichkeit die Druckvorlagen an Ihr Unternehmen von uns anpassen zu lassen. Sprechen Sie uns diesbezüglich einfach an.

Der folgende Screenshot ist der Reportentwurf eines Angebots. Sie gelangen in diesen Entwurf, indem Sie im Angebot das Druckmenü anwählen und dann im Druckmenü den Reportdesigner, dort gelangen Sie in die entsprechende Druckvorlage.

Dieser beispielhafte Report liefert folgenden Ausdruck eines Angebots:

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Einstieg Formularbearbeitung

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Der FastReport bietet Ihnen unzählige weitere Funktionen, wie z.B. den Filterdialog.

Ein Filterdialog ist beispielsweise im Auftrag integriert:

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Einstieg Formularbearbeitung

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Dieser Report generiert eine Auftragsliste nach Kunde und Zeitraum. Probieren Sie es einfach aus!

Außerdem können Sie mit Hilfe des Filterdialogs Belege mit und ohne Logo drucken, bzw. natürlich auch mailen und faxen.

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Kontaktdaten Vectotax

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Gefällt Ihnen die Testversion? Sie haben Fragen, Anregungen oder möchten ein Angebot?

Rufen Sie uns einfach an. Wir freuen uns auf Ihren Anruf.

Ihre Ansprechpartnerinnen:

Martina Bomm / Maren Stroh

Telefon: +49 261/394513-20

Montag bis Freitag 09:00 - 17:00Uhr

Oder nutzen Sie ganz einfach unser Callback-Formular:

http://www.vectotax.de/Callback.html

Das Vorteilspkaet können Sie übrigens auch ganz einfach über unseren Onlineshop bestellen: https://www.vectotaxshop.de

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