Rolf-Jürgen Krome, BBS Verden 1 Einführung in das Projektmanagement Die vier Phasen: Phase 1:...

Rolf-Jürgen Krome, BBS Verden 1

Einführung Einführung in dasin das

ProjektmanagementProjektmanagement

Die vier Phasen:Die vier Phasen:

Phase 1: DefinitionPhase 1: Definition

Nach: A. Beiderwieden: Projektmanagement

R-J Krome, BBS Verden

Einführung in das Projektmanagement2

Phase 1:Phase 1:Definition des ProjektsDefinition des Projekts

1. Problembeschreibung und Analyse

2. Klärung der Projektziele

3. Projektauftrag

4. Projektorganisation

5. Kick-Off-Meeting



1.1. Problembeschreibung1.1. Problembeschreibung

Welches Problem tritt konkret auf? Auf welche Weise kann die derzeitige

Situation dargestellt werden? Seit wann tritt das Problem auf? Welche Personen sind beteiligt?



1.1. Analyse1.1. Analyse

Wie konnte es zu der Abweichung zwischen „Ist“ und „Soll“ kommen?

Hängen die Ursachen mit den beteiligten Personen zusammen?

Liegt die Ursache in der Organisation des Unternehmens?

Liegen Ursachen in den verwendeten Sachmitteln, Verfahren oder technischen Hilfsmitteln?



1.2. Projektziele I1.2. Projektziele I

„Wer nicht weiß, wo er hin will, darf sich nicht wundern, wenn er nicht ankommt.“

(Volksweisheit)



1.2. Projektziele II1.2. Projektziele II

Auftraggeber und Auftragnehmer müssen gleiche Vorstellungen von den Projektzielen haben, um am Ende böse Überraschungen zu vermeiden.

Die Übereinstimmung der Ziele wird konkret über die Formulierung und Vereinbarung von Projektzielen erreicht.



1.2. Projektziele III1.2. Projektziele III

Bei den Zielen unterscheidet man in drei Gruppen:

Sachziel(was soll erreicht werden?)

Kostenziel(was darf das Projekt kosten?)

Terminziel(wann sind die Ergebnisse vorzulegen?)



1.2. Checkliste zur Formulierung der 1.2. Checkliste zur Formulierung der Projektziele:Projektziele:

Das Ziel muss verständlich und klar formuliert werden (keine undeutlichen Formulierungen, hinter denen sich weitere Ziele verstecken können)

Das Ziel muss tatsächlich erreichbar sein



1.2. Checkliste zur 1.2. Checkliste zur Formulierung der Projektziele:Formulierung der Projektziele:

Das Ziel soll positiv formuliert werden(„Was wollen wir erreichen“ statt „Was wollen wir vermeiden?“)

Das Ziel muss objektiv messbar sein.Das Ziel darf keine Lösungswege vorwegnehmen(nicht das „wie“ sondern das „was“ muss geklärt werden.



Übung: Internet-AuftrittÜbung: Internet-Auftritt

Darstellung einer Schulform im Internet - unter Einbezug der betroffenen SchülerInnen

Formulieren Sie die möglichen Projektziele.



Lösung: Projektziele InternetauftrittLösung: Projektziele Internetauftritt

Sachziel- Informationssammlung- Vorbereitung, Durchführung und Auswertung einer Befragung der entsprechenden Klassen- Veröffentlichung in Form einer Website auf der Schulhomepage. (Details im Lastenheft).

Kostenziel(mit der Schulleitung abzustimmen)

TerminzielDie website soll am 22. November hochgeladen werden.



LastenheftLastenheft

In einem Lastenheft werden die Projektziele genauer definiert.

Übung:

Formulieren Sie die Sachziele differenzierter aus.



Lösung: Sachziele im LastenheftLösung: Sachziele im Lastenheft Mindestens 8 Seiten Durchgehende Verlinkung der Seiten Einheitliches Lay-Out Eigene Buttons Mindestens ein thumb-nail Mindestens ein selbst animiertes gif Sprachausgabe SchülerInnen-Befragung Die Seiten haben Informationscharakter und sollen

dynamisch gestaltet werden Die Seiten sollen an Hand von Fotos die Lebendigkeit

der Schulform widerspiegeln Abgabe auf CD



1.3. Projektauftrag1.3. Projektauftrag

Er wird von beiden Beteiligten unterschrieben und ist für alle verbindlich!

Größtmögliche Genauigkeit! Beim Abschluss des Projektes wird später

überprüft, ob dieser Auftrag erfüllt worden ist.

Bsp. eines Formulars:



Formular: ProjektauftragFormular: Projektauftrag



1.4. Projektorganisation1.4. Projektorganisation

Wie ist das Projekt in das Unternehmen integriert?

Wer leitet das Projekt? Wer hält den Kontakt zum Auftraggeber? Wer arbeitet am Projekt mit? Wer informiert wen? Welche Arbeitsbedingungen sind erforderlich?



Wer informiert wen wann Wer informiert wen wann wie worüber?wie worüber?

Klärung der Informationswege(e-mail, Protokolle, ...)

Wo werden die bisherigen Informationen gesichert?(Einrichtung eines Projektordners)

Festlegung von festen Besprechungsterminen Terminfestlegung für das Darstellen von

Zwischenergebnissen



Kick-Off-MeetingKick-Off-Meeting

= Erste gemeinsame Sitzung des gesamten Projektteams

Kennenlernen der Teilnehmer Rolle und Erwartungen untereinander Vereinbaren von Spielregeln Verteilung von Aufgaben und

Qualifizierungsmaßnahmen



Übung: Internet-AuftrittÜbung: Internet-Auftritt

Treffen Sie sich als Projektgruppe „Internetauftritt“ zum Kick-Off-Meeting:

Erarbeiten Sie in 3er-Gruppen Antworten auf die Fragen zur Projektorganisation.

Vereinbaren Sie dann die notwendigen Spielregeln.

Verteilen Sie die Aufgaben und legen Sie die notwendigen Qualifizierungen fest.

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