TecArt-CRM Funktionsübersicht (klein)

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TecArt-CRM Funktionsübersicht

GERMANYMADE IN

Die beliebteste Cloud-Lösung Deutschlands,bereits mehrere tausend Mal im Einsatz!

TecArt® be clever

4. Platz 2012

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✓ Standardbildschirm für die Anzeige der neusten Informationen

✓ Anzeige der neusten E-Mails

✓ Anzeige der nächsten oder vergangenen Termine für bis zu 10 Tage

✓ Geburtstagserinnerungen an Kontakte für bis zu 10 Tage vor und nach dem Ereignis

✓ Möglichkeit für jede Abteilung einen eigenen Startbildschirm zu erstellen

✓ Individuelle Anpassung des Startbildschirms auf das Unternehmensdesign

✓ Einbindung individueller Texte mittels kleinem CMS

✓ Anzeige von eigenen Aufgaben bis 14 Tage im Voraus

✓ Individuelle Einblendung von Angaben zu jedem Modul

✓ Individuelle Einstellungen zu den Aktivitäten

✓ Individueller Startbildschirm bis zum eigenen Intranet

✓ Möglichkeit, mehrere Startbildschirme gruppenbezogen einzurichten

✓ Einbindung verschiedener Aktivitäten in den individuellen Startbildschirm

✓ Anzeige von verschiedenen News, auch gruppenbezogen

✓ Internes Telefonbuch mit Schnellsuche und direkter Wahlmöglichkeit bei verbundener Telefonanlage

✓ Automatische Aktualisierung der Startseite im gewünschten Intervall

Alle wichtigen Informationen auf einen Blick

Startbildschirm


Komfortable Kommunikation via E-Mail

✓ Komfortabler E-Mail-Client mittels POP3 / SMTP / IMAP

✓ Internes persönliches Adressbuch

✓ Nachverfolgung von E-Mails sowie deren Inhalten und Anhängen als Informationszeilen ✓ Filter- und Suchfunktionen

✓ Integrierte Rechtschreibprüfung, je nach Browser

✓ Filterfunktionalitäten auch u.a. zu den Kontakten und Projekten möglich

✓ Selbstlernender SPAM-Filter

✓ Möglichkeit des Faxempfangs per E-Mail

✓ Interne E-Mail-Weiterleitung spart Ressourcen und Zeit

✓ HTML- und Text E-Mails auch mit Vorlagen möglich

✓ Automatische Benachrichtigungen bei E-Mail Empfang

✓ Abwesenheitsnotizen, automatischer E-Mail Empfang, Versand, Signaturen, ind. einstellbar

✓ Nichtversand von E-Mail-Adressen aus der Verteilerliste, wenn diese in An... oder Cc... enthalten sind

✓ Farbliche Markierung von System-, Standard-, internen und wichtigen E-Mails

✓ Verwaltung von beliebig vielen E-Mail-Adressen, auch als zentraler Sammeldienst vieler E-Mail- Postfächer wie Google Mail, GMX, Web.de etc.

✓ Direkter Sprung aus einer System-E-Mail zu dem jeweiligen Anruf, Termin oder Aufgabe

✓ Verteilerlisten aus Kontakten und persönlichen Kontakten mit automatischer Aktualisierung bei Änderungen in einem Kontakt

✓ Empfang von Termindateien und Kontakten mit möglicher Eintragung

✓ Nutzung von öff entlich zugänglichen Ordnern über das Modul Projekte

✓ Ticketerstellung direkt aus einer E-Mail heraus und automatische Entnahme von Informationen

✓ E-Mails direkt in Aufgaben oder Termine umwandeln

✓ Einmaliger Versand, auch wenn die Adresse in mehreren Listen enthalten ist

✓ E-Mails als Dokument an eine beliebige Stelle im CRM kopieren oder verschieben

✓ Projekt- oder Kontaktordner abonnieren und E-Mails bequem verschieben

▷ Alle Funktionalitäten fi nden Sie online auf unserem Produkt-Portal

E-Mail Management


✓ Umfangreiche Datenbank mit Anschriften, Personen, Dokumenten und allen Aktivitäten wie z.B. Projekte, Anrufe, Angebote, Verträge etc.

✓ Ansicht und Eingabefelder individuell einstellbar für Benutzer und Gruppen

✓ Diff erenzierte Lese- und Schreibrechte für Felder je nach Rechtevergabe

✓ Individuell einstellbare Dublettenprüfung beim Anlegen und Importieren von Kontakten

✓ Zusammenfassen von Aktivitäten auf nur einer Registerkarte in chronologischer Reihenfolge

✓ Individuelle und unternehmensweite Filterung möglich

✓ Visitenkarten mittels VCF-Datei versenden

✓ Aktionen direkt aus den Kontakten aufrufbar, z.B. neue E-Mail, Dokument per Mail versenden,

Vertrag anlegen, Dokument erstellen etc. ✓ Telefonieren aus dem System über VoIP oder CallTo

✓ Alle Kontaktdaten beim Kunden, chronologisch sortier- und fi lterbar

✓ Klassifi zierung von Kunden und Ansprechpartnern, z.B. Branche, Kategorien

✓ Personen von einem Unternehmen zu einem anderen Unternehmen verschieben oder kopieren

✓ Mehrere Registerkarten mit frei verfügbaren Feldern

✓ Im- und Export von Kontaktdaten

✓ Automatische Benachrichtigung nach Änderung von wesentlichen Kontaktbestandteilen

✓ Anlegen von Buttonfeldern für beliebige Funktionen mit der Übergabe von Daten (z.B. Google Maps)

✓ Beziehungsmanagement zwischen Firmen in beidseitigem Verhältnis. (z.B. Mutter- und Tochterunternehmen)

✓ Eine Person gleichzeitig mehreren Firmen zuordnen, so ändern sich die Kontaktdaten bei allen Firmen gleichzeitig

✓ Anlegen von einfachen Formeln über beliebige Felder und Berechnung von Daten aus allen Feldern

✓ Suchfunktion und individuelle Filter über alle Felder

✓ Unterordner in E-Mails anlegen und Kontakte im Modul E-Mail abonnieren

✓ Kontakte oder Personen ins persönliche Adressbuch abonnieren


Übersicht aller kontaktspezifi schen Informationen

Kontaktverwaltung


Registerkarte Personen

✓ Zuordnung von Ansprechpartnern des Unternehmens

✓ Automatische Geburtstagserinnerung

✓ Fotofelder für Kontakte und Personen

Registerkarte Beziehungen

✓ Übersichtlichkeit durch Beziehungen zwischen Kontakten

Registerkarte Dokumente

✓ Erstellen von Dokumenten wie Briefen oder Rechnungen aus Kontakten heraus

✓ Sicherheit durch individuelle Rechtevergabe innerhalb von Ordnern und für Dokumente

Registerkarte Aktivitäten

✓ Zusammenfassung von Aktivitäten in chronologischer Reihenfolge

✓ Übersicht aller Aktivitäten (Aufgabe und Termine)

✓ Filterung von Aktivitäten zu jeder Person des Kontaktes

Registerkarte E-Mails

✓ E-Mails die diesen Kontakt betreff en im Überblick

Registerkarte Projekte

✓ Projekte, in denen der Kontakt eingebunden ist, im Überblick

✓ Direkter Wechsel in betreff ende Projekte per Mausklick möglich

Registerkarte Angebote / Verträge

✓ Ansicht von Angeboten und Verträgen, die diesen Kontakt betreff en

Übersicht aller kontaktspezifi schen Informationen

Kontaktverwaltung (geöff net)


✓ Übersichtlicher Terminkalender mit verschiedenen Ansichten

✓ Direkte Speicherung von Terminen in den Aktivitäten der Kontakte oder Projekte

✓ Verfügbarkeits- und Konfl iktprüfung beim Anlegen von Terminen

✓ Automatische Benachrichtigung bei Änderungen

✓ Diff erenzierte Zugriff srechte für die Terminansicht und für die Vergabe von Terminen

✓ Anzeige aller Feiertage auf Wunsch möglich

✓ Abrechnungsmöglichkeiten und Planung von Ressourcen durch Termine

✓ Termine zur Projektabrechnung heranziehen

✓ Terminübersicht über ausgewählte Mitarbeiter, ideal für den Gesamtüberblick

✓ Komfortable Auswahl der Zuständigkeiten durch Gruppen oder Abteilungen

✓ Automatische Eintragung von Abwesenheiten wie Urlaub und krankheitsbedingte Ausfälle in Verbindung mit der Urlaubsplanung

✓ Externe Benachrichtigung mittels E-Mail und ICF-Datei an Kunden senden, kompatibel für andere Kalender

✓ Termine mit Projekten, Tickets und Kontakten verknüpfbar

✓ Nachverfolgung von vergebenen und weitergeleiteten Terminen

✓ Bestehende Termine kopieren und Kontakten sowie Projekten zuweisen

✓ Vermeiden von Terminkonfl ikten durch Einbindung des Urlaubsplanes

✓ Ansicht des Terminkalenders von Kollegen

✓ Serienterminfunktion und private Termine

✓ Automatische Übernahme von Schulzeiten, Urlaubsanträgen und sonstigen Abwesenheiten

✓ Individuelle Anpassung zur Ansicht von Terminen und Einstellung neuer Termine

✓ Annehmen oder Ablehnen von Terminen

✓ Markierung der Termine mit Frei, Gebucht, unter Vorbehalt

✓ Farbliche Markierung von Terminen zur besseren Übersicht

✓ Terminübersicht aller Benutzer für den Tag, die Woche und den Monat


Terminierung inklusive Verfügbarkeitsprüfung

Terminverwaltung


✓ Verwaltung von eigenen Aufgaben allgemein oder in einer übersichtlichen Projektansicht

✓ Automatische Benachrichtigung bei Änderungen oder Fälligkeit möglich

✓ Abrechnungsmöglichkeiten und Planung von Ressourcen durch Aufgaben

✓ Einstellungen zum Bearbeitungsstand und Priorisierung der Aufgaben

✓ Aufgaben auf Wunsch mit Projekten, Tickets und Kontakten verknüpfen

✓ Aufgaben auf Wunsch nach Projekten sortieren

✓ Überwachung von vergebenen und weitergeleiteten Aufgaben

✓ Diff erenzierte Zugriff srechte für die Aufgaben- übersicht und für die Vergabe von Aufgaben

✓ Serienaufgaben erstellen

✓ Statusanzeige über den aktuellen Stand jedes Mitarbeiters in jeder Aufgabe

✓ Timerfunktion für automatische Zeiterfassung für geleistete Arbeit, auf Wunsch mit automatischer Start-Stopp-Funktion

✓ Vorbelegung von geplanter Zeit, besonders für Projekte und begrenzte Budgets

✓ Zuweisen von Aufgaben an Teammitglieder

✓ Bestehende Aufgaben beliebig kopieren und neu zuordnen

✓ Komfortable Auswahl der Zuständigkeiten durch Gruppen oder Abteilungen

✓ Aufgaben zur Projektabrechnung heranziehen

✓ Statusanzeige über den aktuellen Stand jedes Mitarbeiters in jeder Aufgabe

✓ Tägliche Arbeitszeiterfassung in Aufgaben mit längerer Laufzeit

✓ Auf Wunsch eigene Notizen in Aufgaben

✓ Möglichkeit der Protokollierung jeder Änderung, Revisionssicher

✓ Aus einer Aufgabe einen Termin oder einen Anruf erzeugen mit Übernahme der Daten

✓ Hinweis bei gleichzeitiger Bearbeitung eines Termins von mehreren Usern

Personenbezogene Aufgaben nach Prioritäten

Aufgabenverwaltung


✓ Speichern von allen möglichen Dateiformaten

✓ Eigener Dokumentenbereich, welcher persönlich genutzt werden kann

✓ Komplexe Rechtevergabe zu jedem einzelnen Dokument oder Ordner möglich

✓ Integrierte Bildbetrachtung

✓ Massenarchivierung und Import von Dokumenten

✓ Automatisches Erzeugen eines Dokumenten- index zur schnellen Suche / Volltextsuche von Dokumenten,

✓ OCR-Texterkennung integrierbar - Auslesung auch von Faxen und PDF-Dokumenten

✓ Persönlicher Papierkorb für Dokumente

✓ Ablegen von Dokumentenvorlagen zum Erzeugen von Dokumenten mit den Daten des Systems

✓ Verschiedene Ansichten von Dokumenten als Liste, Detail oder Vorschau

✓ Versionsverwaltung und Wiederherstellung von Dokumenten

✓ Klassifi zierung von Dokumenten z.B. nach Angebot, Bericht, Vorlage etc.

✓ Internes Kopieren und Verschieben von Dokumenten (auch mit Drag&Drop)

✓ Bearbeitung und Sperrung von Dokumenten in Bearbeitung direkt aus dem System heraus

✓ Verschieben mit Rechtevererbung

✓ Einbindung einer webbasierten Offi ce-Lösung zur Bearbeitung und Erstellung von MS Offi ce® Dateien

✓ Interne ZIP-Funktion um Dokumente im System zu packen und entpacken

✓ Direkter Dokumentenzugriff auf Anhänge an Aktivitäten oder Objekten wie Kontakte, Projekte etc.

✓ Möglichkeit eines automatischen Virusscans über alle Dokumente

✓ Quarantäne aller Dokumente, welche mit einem Virus belastet sind

✓ Integrierte Bearbeitung für Text- und HTML-Dokumente

✓ Einbindung der meisten Module als lokales Laufwerk mittels WebDAV

Ablage aller Dokumente inklusive Volltextsuche

Dokumentenverwaltung


✓ Zeiterfassung der Gespräche

✓ Anrufe Mitarbeitern zuweisen oder zur Kenntnis geben

✓ Anrufe direkt bei Kontakten, Tickets oder Projekten abspeichern

✓ Telefonieren aus dem System über VoIP oder CallTo

✓ Nachpfl egen von Informationen aus dem Gespräch

✓ Filterfunktion eingehender, ausgehender und nicht erledigter Telefonate

✓ Komfortable Auswahl der Zuständigkeiten, auch gruppen- oder abteilungsweise

✓ Erinnerungsfunktion an Anrufe

✓ Anrufe zur Projektabrechnung heranziehen, Notizen in jedem Anruf eintragen

✓ Erweiterung der Anrufnotizen durch die Markierung "Privat"

✓ Bestehende Anrufe beliebig kopieren und neu zuordnen

✓ Möglichkeit Änderungen in Anrufen zu protokollieren

✓ Aus einem Anruf einen Termin oder eine Aufgabe erzeugen mit Übernahme der Daten

✓ Hinweis bei gleichzeitiger Bearbeitung eines Termins von mehreren Usern

Direkte Zuweisung individueller Anrufnotizen

Anrufverwaltung


✓ Übersichtliche Darstellung aller Projektdaten, analog zu Kontakten

✓ Zuordnung von internen und externen Mitgliedern zu einem Projekt mit Festlegung von Kosten für bestimmte Arbeiten

✓ Diff erenzierte Lese- und Schreibrechte für Felder je nach Rechtevergabe

✓ Abrechnung der Aktivitäten möglich

✓ Schnelle Übersicht über alle Projekte, Projektarten, zu erledigende Aufgaben etc.

✓ Durch Rechteeinschränkung Mitarbeitern begrenzten Zugriff auf Projekte gewähren

✓ Geschäftspartnern (Externe Nutzer) Direktzugriff auf ein Projekt gewähren

✓ Anlegen von einfachen Formeln über beliebige Felder und Berechnung von Daten, auch aus selbst angelegten Feldern

✓ Mehrere Registerkarten mit frei verfügbaren Feldern

✓ Automatische Benachrichtigung nach Änderung von wesentlichen Projektbestandteilen

✓ Mehrere Elemente gleichzeitig bearbeiten (z.B. Rechte setzen)

✓ Nutzung von öff entlich zugänglichen Ordnern über das Modul E-Mail

✓ Individuelle und unternehmensweite Filterung möglich

✓ Budgetierung von Projekten

✓ Anlegen von Buttonfeldern für beliebige Funktionen mit der Übergabe von Daten (z.B. Google Maps)

✓ Einrichten individueller Filter zur gezielten Suche nach Projekten

✓ Unterordner in E-Mails anlegen und Projekte im Modul E-Mail abonnieren

✓ Individuelle Gestaltung mehrerer Ansichten durch eigene Templates (z.B. Kundenprojekt, Messe, Marketing)

✓ Direkte Zuordnung von Trouble-Tickets zu Projekten

✓ Nutzung der Dokumente über WebDAV

Umfassendes Projektmanagement mit Budgetüberwachung

Projektverwaltung


Registerkarte Mitglieder

✓ Zuordnung von Projektmitgliedern aus Kontakten oder Benutzern und Vergabe von Stundenlöhnen

✓ Freigabe und Sperrung von externen Nutzern

Registerkarte Dokumente

✓ Individuelle Rechtevergabe innerhalb von Ordnern und für einzelne Dokumente

✓ Projektbezogene Dokumentenablage

✓ Rechtevergabe innerhalb des Projektes

Registerkarte Aktivitäten

✓ Komplette Übersicht über alle Aktivitäten (Aufgaben, Termine, Anrufe und E-Mails)

✓ Personalkosten des betreff enden Projektes im Überblick

Registerkarte Angebote / Verträge

✓ Gesammelte Ansicht aller dieses Projekt betreff enden Angebote bzw. Verträge

Umfassendes Projektmanagement mit Budgetüberwachung

Projektverwaltung (geöff net)


✓ Zentrale Administration aller Einstellungen und Rechte der Mitglieder

✓ Vergabe der Module für Benutzer und Benutzergruppen

✓ Pfl ege des individuellen Startbildschirms

✓ Einfache Rechtevergabe über Benutzer und Gruppen

✓ Vorlagenverwaltung für E-Mails und das Dokumentenmanagement

✓ Pfl ege von Tarifverträgen und Vereinbarungen für die Urlaubsplanung

✓ Umfangreiche Importfunktion von E-Mails, CSV-Dateien, VCF-Dateien

✓ Individuelle Einstellungen zu jedem Modul und deren Feldern und Inhalten

✓ Allgemeine und weiterführende Sicherheitsrichtlinien für den Login

✓ Zentrale regionale Einstellungen wie Währungen und Sprachen, Sprachen darüber hinaus benutzerseitig einstellbar

✓ Führen von Protokollen über Änderungen

✓ Pfl egen von Schulzeiten für Auszubildende und Praktikanten

✓ Administration einer umfangreichen OCR-Texterkennung

✓ Administration der Module für weitere Felder und Zusammenfassung von Aktionen

✓ Globale Papierkorbfunktion für alle Objekte und Dokumente des TecArt-CRM Systems

✓ Abbildung von Unternehmenshierarchien

✓ Einbindung verschiedener Daten und so Nutzung als Unternehmens-Intranet möglich

✓ Interne Systemeinstellungen für E-Mail-Empfang, Dokumentenindizierung usw.

✓ Sicherheitseinstellungen und Überwachung der Aktivitäten

✓ Überwachung der Zugriff e und Fehlzugriff e

✓ Angabe von Passwortschwierigkeiten und Aktionen

✓ Automatische Systemaktionen auf Wunsch

✓ Gruppenhierarchien für Urlaubsplanung, Aufgaben, Termine, Anrufe


Systemeinstellung inklusive Rechteverwaltung

Administration

Die TecArt-CRM Web-Appfür mehr Mobilität

Echtzeit-Datenabruf via Browser-App

Wichtigste Informationen auch unterwegs dabei haben:

✓ E-Mails ✓ Dokumente

✓ Kontakte ✓ Aktivitäten

(inkl. Umkreissuche) (Aufgaben, Termine, Anrufe, Trouble-Tickets, Projekte, Verträge, Angebote)

* Kompatibel mit: Apple iOS 3+, Android 2.1+ und BlackBerry 6+

Jederzeit durch folgende TecArt-CRM Module erweiterbar:

Dienstplanung

Auswertungen

Trouble-Ticket

Forum

Accountverwaltung

Ihr Wunsch-Modul

Ressourcenplanung

Mehr Informationen zur TecArt-CRM Software fi nden Sie auf apps.telekomcloud.com

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Angebotsverwaltung

Vertragsverwaltung

Urlaubsplanung

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